Relat贸rio
Relatório sobre a Organização do VII InternEJ
Evento realizado entre os dias 21 e 23 de setembro de 2012, na Universidade Federal de Viçosa. Esse relatório é para prestação de contas e gestão do Conhecimento do Núcleo CEEMPRE.
Viçosa/MG 2012
Nilda de Fátima Ferreira Soares Reitora da Universidade Federal de Viçosa - UFV Adriana Ferreira de Faria Diretora do CENTEV Magnus Luiz Emmendoerfer Professor Orientador da CEMP Ailton Arantes Diretor Presidente da CEEMPRE
Equipe Coordenadora do VII InternEJ: Caroline Stroppa Diana Costa Joelson Lopes Nathália Lopes Pedro Mariani Pedro Vargas Raquel Nuner Túlio Marcondes
Viçosa/MG 2012
Introdução
Este relatório foi desenvolvido pelos Coordenadores da Organização do VII Encontro Interno de Empresas Juniores de Viçosa – VII InternEJ – o maior evento do maior núcleo do país. A Coordenadoria era composta por: Caroline Stroppa, da SEC Jr. Consultoria, como Coordenadora de Eventos da CEEMPRE;: Diana Costa, da Consenso, como Coordenadora de Recursos e Finanças; Joelson Lopes, da EFICAP, como Coordenador de Integração; Nathália Lopes, da SEC Jr. Consultoria, como Coordenadora Geral; Pedro Vargas, da SEC Jr. Consultoria, como Coordenador de Infraestrutura; Pedro Mariani, da NoBugs, como Coordenador de Divulgação; e Raquel Nunes, da EmpNut, nomeada como Coordenadora de Conteúdo e Programação. Com isso, foi produzido um conteúdo completo com o objetivo de proporcionar um background satisfatório para os próximos organizadores. Promovendo assim, ano após ano, o melhor evento de empresas juniores de Viçosa, quem sabe de Minas Gerais. O MEJ UFV ainda tem um potencial imenso a ser explorado, e espera-se que cada vez mais cresça e se desenvolva, por isso uma Gestão do Conhecimento eficaz é essencial para proporcionar essa realidade e dar suporte às novas gerações. Boa sorte aos próximos organizadores e que usem sem limites as informações aqui depositadas.
Relatório de atividades da Coordenadoria Geral
Funções da coordenadoria:
Realizar reuniões semanais com todos os coordenadores do evento.
Participar das entrevistas dos staff.
Realizar duas reuniões com a Diretoria da CEEMPRE para repassar a situação da organização.
Postar a ata de cada reunião realizada no fórum da CEEMPRE.
Controlar e cobrar as atividades dos coordenadores.
Realizar, uma semana antes do evento, o treinamento de toda a equipe envolvida.
Elaborar a escala de trabalho do dia do evento.
Apoiar e colaborar com todas as outras coordenadorias, orientando-os para um excelente trabalho.
Representar o evento em reuniões e outros eventos em que esteja presente.
Reunir com o CENTEV para fechar a parceria com o InternEJ.
Manter a comunicação eficaz entre todos os integrantes da equipe do InternEJ.
Realizar pelo menos uma reunião geral.
Atividade 1: Reuniões semanais Responsável: Coordenadora Geral e Coordenadora de Eventos Prazo: Abril a outubro Status: Realizado
O que foi desenvolvido: foram realizadas reuniões semanais entre todos os coordenadores do InternEJ. As faltas foram devidamente justificadas, onde parte do Coordenador Geral o interesse de saber o porquê de cada falta e cobrar as atividades realizadas. Resultado esperado: realizar 4 reuniões por mês de maio a setembro. Total: 20 reuniões. Resultado alcançado: Foram realizadas 15 reuniões, considerando que os coordenadores foram escolhidos até o meio de maio, o que atrasou algumas atividades.
Atividade 2: Agendar e Reunir com o CENTEV Responsável: Coordenador de eventos Prazo: 02-06 ao dia 10-06 Status: Realizado O que foi desenvolvido: A reunião aconteceu no dia 05-06 no CENTEV, onde estavam presentes da organização do InternEJ: Ailton, Túlio, Carolina, Diana, Pedro, Nathália e Raíssa. Presentes do CENTEV: Wender, Magnus e Andreia (?). Foi apresentado qual o nosso propósito e tema para esse ano, ainda, qual o tipo de parceria faríamos com o CENTEV. Resultado esperado: 100% de apoio ao evento, tanto em contatos na UFV, recursos e serviços. Resultado alcançado: Apoio perante UFV, recursos relacionados a transporte e hospedagem dos palestrantes.
Atividade 3: Reunião geral Responsável: Coordenadora Geral Prazo: na semana do dia 17-09 Status: Realizado O que foi desenvolvido: foi apresentado as atividades e resultados de cada coordenadoria para todos os presentes, quase toda a equipe pode comparecer. Ainda, foi realizado o simulado dos Jogos Empresariais, para serem realizadas as melhorias da dinâmica e proporcionar uma atividade completa as participantes. A reunião aconteceu no DTA III – auditório do Departamento de Engenharia de Alimentos com a ajuda da staff Aline da AJC. Resultado esperado: ter a participação da maioria da equipe na reunião, manter uma comunicação eficaz e realizar o simulado dos jogos empresariais. Resultado alcançado: participação da maioria na reunião onde foi realizada e discutida a simulação dos Jogos, proporcionando melhorias e adaptações à dinâmica. Ainda os integrantes ficaram mais informados do que acontecia nas outras coordenadorias.
Atividade 4: Treinamento com a equipe Responsável: Coordenador Geral Prazo: 17-09 ao dia 20-09 Status: Realizado
O que foi desenvolvido: Foi realizado treinamentos dentro da disponibilidade da maioria. Para marcar os horários e datas foi enviado o doodle, um aplicativo que visa melhorar essa integração, onde todos podem marcar as melhores opções o que gera um relatório final dos melhores horários e datas (http://www.doodle.com/). Assim, realizou-se treinamento no horário do almoço e à noite, pois ainda estava em greve. O cronograma seguido para os treinamentos foram: Programação do treinamento:
Terça dia 18-09, DTA III às 19h. 19h às 19h15 – apresentação do pessoal e distribuição do material a ser usado. 19h15 às 19h30 – rápida leitura de um texto. 19h30 às 20h – primeiro dia de evento e uma parte do segundo. 20h às 20h15 – intervalo para lanche 15min. 20h15 às 20h30 – continuação – Dúvidas e sugestões. 20h30 às 20h45 – seção relaxamento. Quarta, dia 19-09, às 12h30, no DTA III Tarde 12h30 – 12h45 dinâmica agitada para descontrair. 12h45 às 13h15 – Continuação segundo dia de evento e início do terceiro dia. 13h15 às 13h30 – quiz 13h30 às 13h35 - seção relaxamento. Noite 19h às 19h15 – momento feliz (vídeo)
19h15 às 19h50 – terceiro dia finalizando e esclarecimentos de dúvidas e detalhes. 19h50 às 20h – (teremos coffee?) 20h às 20h15 – texto – avisos e FIM.
Como se pode perceber teve-se lanche em um dia e seções de Yoga como relaxamento, onde fez-se meditação e dinâmicas para melhorar a concentração e aperfeiçoar a paciência. Ainda realizou-se um quiz para saber como a equipe estava integrada sobre a programação e os palestrantes. Como suporte foi usado o seguinte material para treinamento do evento: Treinamento do InternEJ – dias 18, 19 e 20 de setembro de 2012. “Não acredite em algo simplesmente porque ouviu. Não acredite em algo simplesmente porque todos falam a respeito. Não acredite em algo simplesmente porque esta escrito em seus livros religiosos. Não acredite em algo só porque seus professores e mestres dizem que é verdade. Não acredite em tradições só porque foram passadas de geração em geração. Mas depois de muita análise e observação, se você vê que algo concorda com a razão, e que conduz ao bem e beneficio de todos, aceite-o e viva-o.” Buda
Geral: Hora de chegada e saída: No dia 21-09
Credenciamento: 13h30, porque começa às 14h. Auditório: 15h30, para organizar tudo e não deixar imprevistos acontecerem. Hora de saída: 23h – será feito uma minireunião com TODOS.
No dia 22-09 Para café da manhã e integração: Todos às 7h15. Hora de ir embora: às 22h, quando tudo tiver arrumado e organizado.– será feito uma minireunião com TODOS.
No dia 23-09 Almocem mais cedo! Todos 12h20. Hora de ir embora: às 23h, quando tudo tiver sido organizado!– será feito uma minireunião com TODOS.
*Impressora. * Computadores: Precisaremos de 5 computadores para fazer o TOP of Mind *Conferir pulseirinha TODOS os dias em TODAS as atividades do evento! Crachá será mais ou menos obrigatório, mas anunciaremos que será obrigatório! No cerimonial! * Fotografia – Planet Balada e Elza (Namorada do Joelson). Precisaremos de fotos dos logos dos patrocinadores nos materiais, no banner e onde estiver mais. Fotos do pessoal no auditório e nas atividades do evento todo. * Filmagem do evento – para vídeo de encerramento (três pessoas por conta) * Compilar resultados dos cases – (duas pessoas)
*Compilar resultados dos jogos – (três pessoas) *Relatório para patrocinadores – colocaremos as fotos, artes do face, print do site, link de vídeo, de acordo com os logos dos patrocinadores. ( Não percam essas informações, por favor). *Prestação de contas para FAPEMIG – guardem todas as listas de presença originais, tiraremos xerox. * Cases aprovados – apresentação e painel – ainda ideia de negocio – serão disponibilizados no site em forma de anais (livros), para colocarmos o logo da FAPEMIG, UFV, Centros de Ciências, FUNARBE, CEEMPRE, CENTEV e EJs organizadoras, para enviar para FAPEMIG. * Feedback: Mariani entrará em contato com o CENTEV para pegar o modelo de feedback usado pelo parque no inovar. Será um feedback entregue no credenciamento junto com o material, onde consta separadamente a avaliação de cada atividade do evento, deve ser entregue ao final do evento na secretaria para confirmar o e-mail na lista de inscritos, pois o certificado será enviado por e-mail. ( Algumas pessoas entregarão antes do evento terminar, não tem problema, mas ela precisa entregar e confirmar o e-mail na lista, essa lista deve estar pronta desde o início do evento no dia 21). * Arte do Certificado: teremos uma arte igual para certificado de participante e conferencista e outra arte para jogos empresariais e o TOP of Mind. Impressos: Conferencistas, TOP of Mind e Jogos. Virtual: participantes.
Outra coisa sobre o certificado: faremos um certificado de participação impresso para cada case, tanto apresentando, quanto painel, para ser entregue. A arte será igual a de participantes!.
Primeiro dia de programação: 21-09, sexta. *Colocar faixa e banner nos devidos lugares, organizar tendas, organizar material de secretaria, organizar iluminação da tenda e como recepcionar participantes.
Material: Uma pasta, um bloquinho, uma caneta, uma programação, um folheto da Number One, Aliança Française, Arte Buffet, Battle of Concepts, uma mochila Gook, um crachá com o nome da pessoa. Ainda a pulseira que deve ser colocada na hora.
Material para secretaria: 10
computadores, caneta, uma programação para cada pessoa que ficar lá.
Camisas Vermelhas: recolher o dinheiro, R$7 de cada pessoa (120 pessoas) e o alimento para doação.
(Para quem iremos doar?) - Pessoa ficará durante todo o
período de credenciamento e o restante do dia por conta das camisas e alimentos. Tem que viabilizar onde colocaremos esses alimentos ou se alguma instituição já poderá buscá-los. Precisamos de recibos de cada camisa.
Atendimento ao participante: Separar a lista de inscrição em 4 grupos de letras - dentro da melhor divisão apresentada no fechamento da lista de espera. Sugiro: A-E / F-J/ KO/ P-Z
Procedimento da lista de presença: Registrar-se no site da Eureca! Pois foi uma contrapartida pedida. Assinar a lista de presença, conferir o nome para o certificado se está realmente certo. Pegar o material e ir para o auditório.
Recepção dos palestrantes: Ver hora de chegada e saída de cada palestrante no hotel para ligar para ele. Recepciona-los perguntando: Se está tudo bem, como foi a viagem, se precisa de algo. Informações aos palestrantes: almoço e jantar por nossa conta. Temos a integração no sábado, se gostaria de ir. Precisamos fechar hora de cada almoço e cada jantar para buscá-los no hotel.
Almoço e janta. Tabela de restaurante, hora, quem vai e quem fica.
Sugiro: Na quinta, jantar logo após que o Mauri chegar. Quem vai: Diana e eu! Na sexta para jantar, depois do coffee end, perguntar para conferencista se eles gostariam de jantar. (espera-se que não porque eles terão comido).
No sábado, dia 22-09, hora de almoço: 11h30. Precisamos da lista de palestrantes, conferencistas e convidados que estarão presentes aqui em Viçosa para almoçar conosco. Jantar: 21h30, quais conferencistas (Lista) vão jantar conosco, quais gostariam de ir a festa (transporte interno terá que levá-los e buscá-los na integração). No domingo, dia 23-09, quais conferencistas almoçarão conosco, às 12h. Buscálos no hotel e perguntar se eles gostariam de ir para o evento ou voltar para o hotel. Jantar: às 22h, depois de toda a programação terminar. Lista de quais conferencistas estarão presentes, quem irá conosco. Segunda, dia 24, teremos que almoçar com alguém?
No auditório: Conferir todos os microfones, o Datashow e computador (todos os dias). Colocar o Banner da mesa. Ver se temos água para os conferencistas, isso pode ser conferido com as meninas da SEC (todos os dias). Ver se todos os componentes da mesa de abertura estão presentes. Devemos começar às 18h com o Hino Nacional Brasileiro e depois com a apresentação do Coral Voix-là.
Ainda antes da composição da mesa o vídeo de
abertura do evento.– Reitora sempre atrasa.
Conferir se o conferencista chegou no auditório e se a palestra dele está no computador. ( Para todas as etapas da programação)
Coffee break/end: quando faltar 30min para terminar a primeira palestra, o coffee break já deve começar a ser arrumado, a disposição das mesas, onde colocará cada coisa. Por favor, separe uma bandeja com salgados variados e dois refrigerantes ou sucos para os palestrantes e convidados, porque eles ficam presos dentro do auditório e não conseguem sair para comer direito. Ok? A Rose do buffet tem uma equipe bacana para nos ajudar.Local: espaço aberto em frente ao auditório, com duas tendas da Via Campus, e iluminação (Pedro Vargas). No espaço onde teremos o “estande” da True e a água, deixar reservado para os palestrantes um espaço mais vazio, tente direcionar mais o público para fora nas tendas.
Segundo dia de programação: 22-09, sábado.
Café da manhã: Chegar às 7h15, arrumar o espaço para o café da manhã a partir das 7h30. Começa às 8h em ponto! 8h20 começa a direcionar o pessoal para a atividade de integração.
Atividade de integração: a atividade acontecerá na grama do Itaú às 8h30. Depois que terminar, às 8h50, começar a direcionar o pessoal para o auditório. Teremos a primeira roda dos jogos empresariais.
Cases: Os cases acontecerão das 10h30 às 11h30. Será 15min de apresentação de cada case e 5min de perguntas. Teremos o texto para apresentá-lo como um minicerimonial. As salas onde ocorrerão os cases são: Os responsáveis pelos cases deverão se direcionar para suas respectivas salas às 10h, para conferir datashow, slide do pessoal que apresentará e som, caso necessite. Ainda teremos uma lista de presença do público daquele case. Teremos três presidentes de EJs de Viçosa para avaliar o case, ainda deve ser entregue na porta o formulário para o público preencher sobre a avaliação do case apresentado, esse formulário deve ser recolhido ao final. Deve ser entregue para os presidentes o formulário de avaliação e recolhido ao final. ( Entregar separado os formulários do público e dos presidentes para o responsável pela compilação do resultado).
Depois o almoço (teremos a tabela e escala das pessoas), e a galera volta para o auditório para começarmos em ponto 13h30, apresentação do case sênior. Os responsáveis devem seguir as instruções em: No auditório! Devem chegar ao local 13h para organizar tudo o que for necessário. Jogos empresariais: das 14h às 15h – Sugestão da Débora para divisão do tempo das atividades! SÁBADO 9:00 - 9:30: Explicação dos Jogos
9:30 - 9:50: Tempo para eles se reunirem de acordo com a empresa, decidirem um nome e um jingle. igual vcs fizeram naquela simulação. 9:50 - 10:00: Apresentação dos jingles e nomes. 14:00 - 14:30: rodada de negociação.
DOMINGO 14:00 - 14:30: Negociação final 14:30 - 15:00: encerramento com as colocações finais.
Roda de Discussão: às 14h30 os responsáveis do auditório devem conferir se os pósjuniores e o moderador já estão presentes. A dinâmica da roda de discussão será enviada previamente para eles. Deve ter água para todos eles na mesa e para o moderador.
A Dinâmica da roda: DINÂMICA RODA DE DISCUSSÃO DE PÓS-JUNIORES 14:30 – 14:40 - Apresentação - Vídeo: (empresários juniores ontem e hoje) 14:40 – 15:05 - Cite dois principais valores que você levou do Movimento de Empresas Juniores. (3 minutos para cada um responder) 15:05 – 15:30
- Cite duas principais vantagens que você teve, na inserção ao mercado de trabalho por ter sido empresário júnior. (3 minutos para cada um responder) 15:30 – 15:55 - Como o Pós Junior está hoje no mercado de trabalho? (5 minutos para cada um responder) Essa eu sugiro que seja interativa, tipo não indica, a primeiro vc depois vc etc etc, faça assim, avise-os que o que quiser responder primeiro o outro complementa, o moderador controla 10min no MÁXIMO! 15:55 – 16:00 - Defina em uma palavra ou uma frase: 1) Mauri: O que foi a CAMPIC para você? 2) Pablo: O que foi a Cace para você? 3) Léo Gazzola: O que foi a No Bugs para você? 4) Décio: O que foi a Agregar para você? 5) Bola: O que foi a No Bugs para você? 16:00 – 16:30 - Perguntas livres do público. Os congressistas que quiserem perguntar escrevem no papel e levanta a mão que terá um staff responsável por pegar e levar ao moderador.
Roda de Professores: Organizada pela Karoline Souza, Diretora de Desenvolvimento. Será concomitante à roda de pós – júnior. Não é obrigatória a participação do empresário júnior. Depois no coffee break os professores participarão e se integrarão com o público.
No cerimonial do primeiro dia, nos avisos, falar sobre a roda de professores e que tal staff, que estará na frente no auditório, recolherá o nome dos interessados, pois teremos X vagas. Não é uma atividade obrigatória.
Coffee break: das 16h às 16h30 veja coffee break no Primeiro Dia.
Painel: ainda Será decidido. Mas seria interessante usar o espaço coberto do hall do prédio para colocar cavaletes. Junto com Coffee break!
Palestra/Workshop: das 16h30 às 20h. O responsável deve chegar às 16h15 para conferir se está tudo certo com som, computador, microfone. Veja No auditório. Perguntar ao Marcelo Vieira se precisará de mais staff para ajudar.
Festa: Local: Galpão Hora: das 22h às 3h Som: DJ da Junina Jr. Tema: Livre Caipirinha liberada Convites para vender: 100 ( Valor R$15) – a pessoa receberá uma pulseirinha de cor diferente. Não podemos de forma alguma vender na hora! Será anunciado no
cerimonial do primeiro dia e do segundo. Terá uma única pessoa responsável por vender e queremos recibo de cada venda! Cada Staff e coordenador têm direito a levar 1 (um) acompanhante de fora do evento. (Não divulguem essa informação).
Verificar com: palestrantes e convidados (todos) se têm interesse em ir a integração e conferir com os patrocinadores se teriam interesse em assistir alguma parte da programação e ir à integração. (A parte de assistir é só caso tenhamos lugar disponível).
Terceiro dia de programação: 23-09, domingo
Atividade de Integração: às 13h30 devemos chegar 12h45, para arrumar as coisas e organizar para a apresentação do teatro - Temos que divulgar para o pessoal durante o evento que teremos um teatro bacana.
Jogos empresariais: Débora como será o esquema do último dia? (pessoas responsáveis pela organização dos jogos)
Workshop: Vamos ter que acrescentar 30min para o Workshop. (Caso a Battle Compareça). Começa às 15h. Então os responsáveis devem chegar às salas às 14h30 para verificar Datashow, computador e slide. Além dos materiais que serão necessários. Providenciar água para o palestrante também.
Coffee break: Confira acima! Começará 17h e vai até às 17h30.
Palestra: começa às 17h30 e vai até às 18h30. Confira No auditório. A pessoa responsável deve chegar 17h no auditório para conferir tudo e ajudar o palestrante.
Encerramento e Premiação:
Começará às 18h30, então os responsáveis às 18h,
devem organizar todo o material dessa parte do evento. Coloquem os troféus, certificados e medalhas organizados, na sala ao lado do auditório – nossos bastidores. (será mostrada na quinta feira). E veja No auditório! Teremos vídeos e slides, precisamos estar sincronizados! Acontecerá na seguinte ordem: Espaço CEEMPRE – 10min para apresentar o PS. Premiações: 1º Cases – 1 projeto externo, 1 projeto interno e 1 modelo de gestão – 10min ( Certificado) 2º Jogos Empresariais – Medalha e certificado – 20min 3º TOP of Mind – Troféu – 10min (O TOP of Mind sera realizado no credenciamento por formulário no Docs) 4º Copa Jr. – Medalhas e troféus – 30min Encerramento: 20min - Agradecimentos - Vídeo de encerramento
Recolher feedback e confirmar o e-mail na lista para enviar o certificado: Ao final de tudo (mas pode ocorrer antes), os participantes deverão entregar o questionário de feedback e assinar na frente do nome e e-mail, conferindo o e-mail para enviarmos o certificado online.
TODOS ajudam a organizar as coisas.
Texto 2
FILHOS BRILHANTES ALUNOS FASCINANTES - Augusto Cury
Bons filhos conhecem o prefácio da história de seus pais Filhos brilhantes vão muito mais longe, conhecem os capítulos mais importantes das suas vidas. Bons jovens se preparam para o sucesso. Jovens brilhantes se preparam para as derrotas. Eles sabem que a vida é um contrato de risco e que não há caminhos sem acidentes. Bons jovens têm sonhos ou disciplina. Jovens brilhantes têm sonhos e disciplina. Pois sonhos sem disciplina produzem pessoas frustradas, que nunca transformam seus sonhos em realidade, e disciplina sem sonhos produz servos, pessoas que executam ordens, que fazem tudo automaticamente e sem pensar.
Bons alunos escondem certas intenções, mas alunos fascinantes são transparentes. Eles sabem que quem não é fiel à sua consciência tem uma dívida impagável consigo mesmo. Não querem, como alguns políticos, o sucesso a qualquer preço. Só querem o sucesso conquistado com suor, inteligência e transparência. Pois sabem que é melhor a verdade que dói do que a mentira que produz falso alívio. A grandeza de um ser humano não está no quanto ele sabe mas no quanto ele tem consciência que não sabe. O destino não é frequentemente inevitável, mas uma questão de escolha. Quem faz escolha, escreve sua própria história, constrói seus próprios caminhos. Os sonhos não determinam o lugar onde vocês vão chegar, mas produzem a força necessária para tirá-los do lugar em que vocês estão. Sonhem com as estrelas para que vocês possam pisar pelo menos na Lua. Sonhem com a Lua para que vocês possam pisar pelo menos nos altos montes. Sonhem com os altos montes para que vocês possam ter dignidade quando atravessarem os vales das perdas e das frustrações. Bons alunos aprendem a matemática numérica, alunos fascinantes vão além, aprendem a matemática da emoção, que não tem conta exata e que rompe a regra da lógica. Nessa matemática você só aprende a multiplicar quando aprende a dividir, só consegue ganhar quando aprende a perder, só consegue receber, quando aprende a se doar. Uma pessoa inteligente aprende com os seus erros, uma pessoa sábia vai além, aprende com os erros dos outros, pois é uma grande observadora.
Procurem um grande amor na vida e cultivem-no. Pois, sem amor, a vida se torna um rio sem nascente, um mar sem ondas, uma história sem aventura! Mas, nunca esqueçam, em primeiro lugar tenham um caso de amor consigo mesmos.
Resultados esperados: Ter a maioria da equipe em cada dia de treinamento, melhorar a comunicação interna e fazer todos se conhecerem, aliviando o estresse e motivando-os. Resultado alcançado: teve-se a maioria presente em cada dia, onde a comunicação foi trabalhada, melhorando o desempenho no dia do evento. Ainda o estresse foi diminuído e as dinâmicas realizadas foram eficazes. Sugestão: Realizar o treinamento com mais antecedência, preferencialmente um final de semana antes do evento. Elaborar um guia mais completo para o treinamento, motivando-os a exercer as atividades. Acrescentar o lanche no orçamento do evento. Isso contribui para a motivação de todos.
Atividade 5: Escala de trabalho Responsável: Coordenador de eventos Prazo: 20-09 Status: realizado O que foi desenvolvido: Foi feita a escala de trabalho de modo a equilibrar as atividades entre todos e posicionar os responsáveis por cada atividade de acordo com a sua coordenadoria. Ainda foi adequada aos horários e disponibilidades dos staff e coordenadores, uma vez que tiveram compromissos inadiáveis ao longo do evento.
A escala utilizada está anexada, junto com a tabela de contatos da equipe. Atividade 6: Contato com os fotógrafos – Carol escreverá. Atividade 7: Desligamento Responsável: Coordenadora Geral e demais coordenadores Prazo: -Status: Realizado O que foi desenvolvido: A staff de Coordenadoria de Infraestrutura – Vanessa, da TETU, não realizou as atividades pedida pelo Coordenador e não respondia aos emails, isso em dois meses. A Coordenadora de Conteúdo e Programação , Raíssa da Consenso, não realizou as atividades propostas pela coordenadoria, não orientou os seus staff quanto às atividades e atrasou com prazos de orçamento. Mais detalhes nas cartas que seguem: Carta para Vanessa: Viçosa, 20 de agosto de 2012.
Senhorita Gabriela Toledo Rodrigues: A organização do VII InternEJ – Encontro Interno das Empresas Juniores de Viçosa -, composta por 30 empresários juniores de Viçosa, onde se dividem em 5 integrantes para cada coordenadoria, exceto a Coordenadoria Geral, comunica que a staff Vanessa Cipolleta, integrante de sua empresa, a Tetu, não apresentou um bom
desempenho ao longo dos dois meses, desde que foi aceita na coordenadoria de infraestrutura. Participar de situações e desafios como esse, é algo que nos põe a prova de até onde podemos chegar. Nossos staff e coordenadores estão se dedicando integralmente para que o evento seja um sucesso, e alcance nosso objetivo, o de formar jovens líderes conscientes de um mercado em transformação e mudar a sociedade para melhor. A Coordenadoria de Infraestrutura é uma das que mais precisa de uma atuação presente e antecipada, visto que dependemos dos prazos da Universidade para organizar a estrutura do evento e gerar o material necessário. As atividades de qualquer coordenadoria não podem ficar prejudicadas por atrasos e absenteísmos, pois queremos proporcionar um evento que supere expectativas do MEJ - UFV. Com isso, as atividades propostas são delegadas de forma a não sobrecarregar qualquer integrante da coordenadoria. São marcadas reuniões semanais, tanto entre os coordenadores, quanto entre coordenador e staff para conversarem sobre as atividades e dificuldades enfrentadas. Nesse período de greve, muitas reuniões foram virtuais, devido à distância e o local em que se encontravam. Houve barreiras a serem enfrentadas como um bom sinal de internet e uma data e hora compatíveis, porém a todo o momento o Coordenador de Infraestrutura, Pedro Vargas da SEC Jr. Consultoria entrou em contato por e-mail, Skype ou facebook com seus staff para realização de atividades e reuniões, não os deixando desamparados. Mesmo assim, Vanessa, não apresentava interesse, por mais que tivesse declarado que estava interessada em ajudar, não tivemos resultados.
Foram enviados 4 e-mails referentes a agendamento de reunião, onde ela participou de uma, somente, porém os outros staff não estavam presentes. Sobre as outras 3 reuniões, o e-mail não foi respondido e não teve a participação de Vanessa. As tarefas não foram delegadas para ela por falta de confiança da equipe, uma vez que não houve qualquer tipo de manifestação por parte da staff em questão. No início de julho, nos foi reclamado problemas de saúde por parte de Vanessa, assim o Coordenador aguardou até o momento para analisar se o desempenho melhoraria, e se teríamos algum resultado, visto que não nos foi reportado mais o problema citado acima. Acreditamos plenamente na empresa em relação a comprometimento com os projetos em que atua, esse fato não nos coloca em dúvida sobre a organização Tetu. E estamos reportando esse ocorrido porque foi acordado que a empresa entraria junto com o candidato à organização do InternEJ, sendo assim nossa responsabilidade entrar em contato com a Presidente para eventuais situações como essa. Dentro dessa análise repassada, os Coordenadores do VII InternEJ se reuniram no último dia 18 de agosto, e chegaram a conclusão de que a staff Vanessa Cipolleta será desligada
da
Coordenadoria
de
Infraestrutura
por
falta
de
compromisso,
comprometimento e por falta de resultados. Estaremos abertos a qualquer dúvida ou esclarecimento mais detalhado sobre o assunto. Atenciosamente, Nathália Lopes, Coordenadora Geral.
Carta à Raíssa: Viçosa, 16 de setembro de 2012. Senhor Felipe Augusto Franco Fabres:
A Organização do VII InternEJ, composta por 30 empresários juniores de Viçosa, comunica o desligamento da Coordenadora de Conteúdo e Programação, Raíssa Vasconcelos, eleita no mês de Abril desse ano, pelo Conselho Deliberativo do Núcleo CEEMPRE. A Coordenadora, integrante de sua empresa júnior, a Consenso, apresentou um desempenho muito ruim nas duas últimas semanas, o que nos levou a melhor opção em afastá-la de vez do cargo assumido. O VII InternEJ, esse ano, vem com o propósito de integrar, desenvolver colaborativamente, potencializar lideranças e atingir o mercado. Dentro desses fatores, nossa equipe tem trabalhado integralmente para oferecer o melhor Encontro de Empresas Juniores de Viçosa já visto, e trazer de forma satisfatória esses valores. Então, não é correto de nossa parte agir contra o que foi proposto ao público. Prezamos pela clareza das informações passadas e pela transparência, fazendo com que o público se sinta realmente parte do evento. A Coordenadoria de Conteúdo e Programação tem uma participação crucial no evento, ela que trará de forma tátil os valores propostos. Que desenvolverá o conteúdo adequado ao aperfeiçoamento e treinamento de nossos jovens líderes. No início, a Raíssa, apresentou um desempenho inesperado, com várias ideias, disponibilidade em atender ao que estava sendo pedido, disposta a trazer o melhor
conteúdo para o nosso evento, de forma a proporcionar todos os quesitos acima mencionados. Porém, desde o final de agosto, segundo registro nos e-mails a Coordenadora vem apresentando falhas em suas atividades e atribuições que prejudicaram e muito as outras coordenadorias e seus staff. As atividades propostas pela Coordenadoria de Conteúdo e Programação foram: elaborar a programação, convidar palestrantes, recolher todas as informações sobre os palestrantes, elaborar os editais de cases, ideias de negócio e artigos, receber os cases, enviá-los aos avaliadores convidados e repassar o resultado, convidar os componentes da mesa de abertura, os avaliadores dos cases, os conferencistas, organizar os jogos empresarias, elaborar um manual dos jogos, receber as ideias de negócio, enviar as ideias para avaliação do CENTEV, entre outras. Fizemos a lista de atribuições dos staff essa semana, caso tenha interesse, posso enviá-la a você. Assim, uma boa parte dessas atividades não tinham sido completamente cumprida ou sequer iniciada, e isso chegou até a mim, como coordenadora geral, na segunda feira dia 10-09. Vamos aos acontecimentos: - O orçamento para hospedagem, transporte e alimentação dos palestrantes sempre mudava, porque Raíssa ficou responsável por entrar em contato com os conferencistas, mas não negociou corretamente, perguntávamos os detalhes em reunião e ela afirmava, com certeza, que ou não tinha acompanhante ou poderia ficar no mesmo quarto, etc. E nos últimos dias, descobrimos os acompanhantes, os quartos, diárias, transporte a mais. O que nos onera em torno de R$1000,00 de gasto extra, não calculado, para o orçamento do evento. E nosso recurso está à conta, não teremos lucro.
- Os editais publicados no site do InternEJ e da CEEMPRE estão com erros ortográficos, de concordância e formatação. Foi enviado com antecedência para mim e para outro coordenador avaliar, enviei todos os ajustes e formatações a serem feitas, não foram feitas. Tenho os e-mails para provar. Isso acarretou muitas dúvidas entre o público e dificuldade de divulgação. - Os cases não foram enviados aos avaliadores, por isso estendemos o prazo para o resultado. Primeiro, o edital consta, resultado dia 02-09, não foi repassado ao público externo que mudaríamos para o dia 08-09. Depois, ainda assim, como abrimos uma semana para o pessoal fora de Viçosa enviar os cases, tivemos que ampliar nosso prazo de resultado para o dia 12-09, divulgado há quatro dias. Assim, no dia 10-09, descobri que os cases estavam parados, sem nenhuma avaliação. É estranha essa situação, pois quando conversei com Raíssa pelo telefone, no dia 31-08, ela me confirmou que estava separando os cases para cada avaliador e que iria enviar ainda naquele dia. Dentro disso, resolvemos a situação estendendo um prazo de 3 dias para divulgar os cases. Essa foi uma das piores situações criadas, pois isso é algo que todo o empresário júnior espera, e nossa imagem ficou muito fragilizada externamente dentro dessa perspectiva. Quando acessei ao e-mail de Conteúdo e Programação, vi que tinham e-mails desde 01-09 que não foram respondidos, e-mails importantes, sobre contato com palestrantes, com avaliadores, jogos empresariais e as atividades da Coordenadoria. Estava totalmente desorganizado. - A comunicação com os staff da coordenadoria foi péssima, todos me relataram estarem muito perdidos, não tinha qualquer tipo de orientação em relação às tarefas e
ou controle das atividades de cada um. Isso os deixou desorientados e frustrados com a coordenadoria. Dentro da perspectiva abordada, chego a pensar sobre como isso pôde acontecer? A Raíssa possui um conhecimento e uma persuasão que devem ser exploradas. Mas dentro desse tipo de comportamento, não seria uma pessoa a qual confiaria às atividades até então passadas. Infelizmente a imagem dela está muito ruim com todos da organização do InternEJ. Sabemos que a tendência é crescer e aprender mais a cada dia, e que esse espírito colaborativo e dinâmico nunca se perca. Porém, pedimos que Raíssa Vasconcelos não compareça ao VII InternEJ e que repense sobre os últimos acontecimentos. Não estamos aqui para sermos carrascos ou críticos ao extremo, mas prezamos por aqueles que realmente são sérios e comprometidos com o seu trabalho, que assumiram a responsabilidade da qual se candidatou. Compreendemos que caso tenha acontecido algo de grave e que a Raíssa não daria conta de participar da Coordenação do evento, poderia ter nos avisado, porque a ajudaríamos, daríamos todo o suporte necessário. Mas simplesmente desaparecer sem ao menos explicar o porquê, não é uma atitude digna de respeito e reconsideração da decisão a ser tomada. Agradeço pela compreensão e estou disponível para conversar sobre o assunto. Atenciosamente, Nathália Lopes, Coordenadora Geral.
Atividade 6: Contratação de fotógrafo para a cobertura do evento.
Responsável: Carolina Stroppa
Prazo: 23-08 ao dia 19-09 Status: Realizado
O que foi desenvolvido: Foi cogitada a possibilidade de se contratar um fotógrafo para cobrir todo o evento. Diante disso, foram indicadas três agências especializadas em fotografar festas e outros eventos: “Planet Balada”, “Descubrame” e “Flash Universitário”. Primeiramente, a única agência com a qual foi possível entrar em contato, foi a “Planet Balada”, cujo preço cobrado seria de R$60,00 por dia trabalhado. No dia 14 de setembro, a partir de uma ligação feita para a agência, foi marcada uma reunião para o dia 17 de setembro, às 14h, onde seriam discutidos preços e horários para que o fotógrafo fosse contratado. No dia 17 de setembro, foram à reunião Carolina, Diana e Joelson. Porém, o responsável pelo serviço que seria contratado não apareceu. Diante disso, houve duas novas tentativas: Primeiro, tentou-se entrar em contato com as outras agências, havendo sucesso somente com a “Flash Universitário”, porém o fotógrafo já tinha sido contratado para outros dois serviços nos mesmos dias do evento.
A segunda tentativa deu-se quando, no dia 19 de setembro, saindo da sede da CEEMPRE, Carolina e Nathália encontraram com o responsável pela agência “Descubra-me”, expuseram a situação e, no mesmo dia mandaram-lhe um e-mail descrevendo o serviço que deveria ser feito, os dias e as horas que seriam necessárias. Porém, o orçamento enviado pela agência, de R$ 120,00 por dia, estava muito além do que o evento poderia dispor para o serviço.
O problema foi levado à reunião com todos os coordenadores do evento e ficou decidido que quem cobriria o evento seria a namorada do Joelson , Elza, a empresa júnior Intermídia e dois staff de divulgação.
Resultado esperado: Cobertura total do evento por um fotógrafo profissional, cujo custo do serviço não fosse tão alto.
Resultado alcançado: Cobertura do evento por uma voluntária, dois staff da coordenadoria de divulgação e por uma EJ parceira, que não cobraram pelo serviço realizado.
Relatório de atividades da Coordenadoria de Conteúdo e Programação
Funções da coordenadoria:
Definir a programação;
Definir conteúdo e temas abordados;
Buscar contatos de conferencistas;
Fechar com todos os conferencistas para: palestras, workshops, rodas de discussão e outras atividades;
Escrever editais;
Desenvolver métodos de avaliação e de apresentação de cases;
Recepcionar conferencistas;
Confeccionar certificados.
Atividade 1: Definir a grade da programação Responsável: Raíssa Status: Realizado O que foi desenvolvido: Definir a estrutura da programação, com horários e dias, quantos coffee breaks, quais os melhores dias e horários para palestras e fazer uma tabela esboçando a programação inicial. Ao longo do tempo essa programação foi um pouco alterada, aumentando o espaço para os jogos empresariais, definindo horários de apresentação do case sênior, dos cases das Empresas Juniores e dos workshops. Apesar dessa planilha ser a base para as próximas tarefas de todas as coordenadorias, ela tem que ser bem flexível durante o período de organização do
evento, já que os Conferencistas ainda não estavam confirmados nessa época, então poderia haver alteração para adequar à disponibilidade de horário e data do conferencista. Essas decisões foram tomadas junto com todos os outros coordenadores.
Atividade 2: Sugestões de parcerias estratégicas Responsável: Raíssa Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi uma atividade desenvolvida junto a Coordenadoria de Recursos e Finanças. As ideias sobre as possíveis empresas parceiras eram repassadas para a coordenadoria de Recursos para que fosse estabelecida a possibilidade de parceria. Algumas das empresas são:
- Choice e Artemísia: contato feito através do Ailton. Proposta: Pedido de um workshop para a Artemísia e o Caio Braz para a Choice. - Diálogos Universitários: contato feito pelo site Proposta: Patrocínio ou vinda de um palestrante - Elo Group: contato feito através do Luiz. Proposta: patrocínio ou palestrante - Sebrae/Bota pra Fazer/Endeavor: proposta para trazer o Cristiano Lopes - Red Bull
Atividade 3: Procurar palestrantes
Responsável: Raíssa Status: Realizado O que foi desenvolvido: Alguns contatos foram feitos através do site de empresas ou do facebook, a procura foi por pessoas que tenham alguma semelhança com o tema do evento e que se destacam em sua área de atuação, muitos deles não puderam vir pela falta de recursos oferecidos, e com outros, o contato não foi eficaz. Alguns deles são: - Silvio Meira Tema proposto: Inovação - Eiran Simis Tema proposto: Inovação C.E.S.A.R - Sidnei Oliveira Tema proposto: Geração Y – Talento - Ronnan Del Rei Tema proposto: Mercado de trabalho - Flávio Augusto Tema proposto: Empreendedorismo - José Rafael Medeiros Filho (fechado) - Cristiano Lopes (Sebrae) - Elo Group (Luiz) Tema proposto: Gerenciamento de Processos - Diálogos Universitários - Artemísia
- Choice - Marcelo Salim Tema proposto: Empreendedorismo - Ricardo Eletro - Robinson Shiba (China in Box) - Heloisa Moura (LUZ Consultoria) - Marcelo Vieira (Eureca!) (fechado) - Rafael Zatti (CROWD o que?) (fechado) Resultado esperado: Ter mais recursos para ter maiores opções de escolha. Resultado alcançado: Três palestrantes fechados: - José Rafael Medeiros Filho: cobrou honorário e custos de passagem, alimentação e hospedagem. - Rafael Zatti: não cobrou, apenas custos de passagem, alimentação e hospedagem. - Marcelo Vieira: parceria fechada com Eureca! – pagamos passagem aérea, hospedagem e alimentação de duas pessoas.
Atividade 4: Definir áreas do Conteúdo Responsável: Raíssa Status: Realizado O que foi desenvolvido: Essa atividade foi desenvolvida junto aos outros coordenadores. As temáticas definidas foram: - Inovação (talento, jovens empreendedores) - Mercado (busca por diferencial)
- Motivação (coragem para levar o diferencial para o mercado)
Atividade 5: Dividir os staff por área da programação Responsável: Raíssa Status: Realizado O que foi desenvolvido: Já na primeira reunião, dia 13-6-2012, foram feitos os primeiros repasses sobre como estava o andamento da coordenadoria e foi decidido dividir os staff por área da programação a fim de facilitar a realização das atividades. A divisão foi feita da seguinte forma: - Gabriela: Cases, Artigos e Projetos (Ideia de Negócio) - Esther: Workshop - Raquel: Rodas de Discussão - Débora: Jogos Empresariais - Bráulio: Auxiliar Raíssa no contato com os palestrantes e enviar convites. - Raíssa: Palestras Resultado esperado: Otimizar as atividades e o tempo para que as atividades fossem desenvolvidas da melhor forma. Resultado alcançado: Com a saída da coordenadora as atividades ficaram comprometidas, pois os staff não tinham uma visão sistêmica da coordenadoria, mas só da sua área. Além disso não havia um controle do andamento de cada atividade o que dificultou buscar essas informações.
Atividade 6: Roda de Discussão de Professores
Responsável: Raquel Status: Não realizado O que foi desenvolvido: Essa atividade da programação era um projeto da Karoline, diretora de desenvolvimento da CEEMPRE, por isso as idéias e o desenvolvimento em si foram feitos por ela. Entretanto, a coordenação do InternEJ chegou a conclusão de que essa Roda de Discussão não se adequava ao tema do evento e ela foi retirada da programação. Porém, em reunião com a Diretoria Executiva da CEEMPRE, eles pediram para que voltasse com a Roda de Discussão de professores para o evento, já que envolveria só professores e os Diretores da CEEMPRE que a organizariam. Resultado esperado: Participação dos professores para que eles vissem a paixão e o envolvimento dos empresários juniores durante o InternEJ. Resultado alcançado: A Roda de Discussão não aconteceu, pois apenas dois professores confirmaram presença.
Atividade 7: Roda de Discussão de Pós Juniores Responsável: Raquel Status: Realizado O que foi desenvolvido: A ideia inicial era reunir pós juniores que marcaram diversas épocas do movimento de empresas juniores da UFV. O principal desafio seria encontrar alguém de 1992, ano de fundação da primeira Empresa Junior da UFV, a UFV Jr. Florestal.
O vídeo PEMEJ ofereceu uma orientação, indicando as empresas mais antigas que são: UFV Jr. Florestal, Cace, Ejesc e Alimentos Jr. Fez-se contatos com elas, mas foi percebido que essa é uma informação que poucas empresas têm. Muitas tentaram ver na ata de fundação o nome, porém não conseguram o contato. O Ailton, presidente da CEEMPRE, passou alguns nomes. Foram eles Pablo Murta Baião Albino e Francisco Leonardo Gazzola. Eles foram os primeiros convidados e os primeiros a confirmarem presença, se mostraram muito entusiasmados e felizes pelo convite. Pablo fez parte da CAMPIC de 1998 a 2001 e Leo, da No Bugs de 2001 a 2004. A partir de então, foi comunicando-se com ex-presidentes das empresas mais antigas e eles foram passando nomes que marcaram períodos. Ailton continuou mandando informações de pessoas que participaram da fundação da CEEMPRE. Com essas buscas conseguiu-se fazer contato com Mauri Barros Pimentel, Gervasio Taniguchi, Timotheo Silveira, Flavia Andrade, Manuela Aguiar, Pedro Augusto Mendes e Silva, Décio Pessoa, Geane Nazaré Ferreira. Contatos feitos, dada a disponibilidade deles, e a adequação aos períodos que desejávamos. Confirmou-se a presença de Mauri Pimentel, Décio Pessoa e Pedro Augusto. Totalizando cinco pós juniores de diferentes épocas. Decidimos não aumentar mais o número de pessoas, pois os orçamentos de hospedagem e transporte estavam ficando inviáveis e com um número muito grande de participantes, nem todos conseguiriam participar bem das discussões. A dinâmica proposta foi:
(14h30 – 14h35) Apresentação de currículos e cargos no MEJ pelo cerimonial. (14h35 – 14h50) Pergunta 1: Cite o principal valor que você levou do Movimento de Empresas Juniores. (3 minutos para cada um responder. A ordem de resposta será dos que a mais tempo ingressaram no MEJ para os que tiveram uma participação mais recente.) (15h05 – 15h20) Pergunta 2: Cite a principal vantagem que você teve, na inserção ao mercado de trabalho por ter sido empresário júnior. (3 minutos para cada um responder. A ordem de resposta será dos que a mais tempo ingressaram no MEJ para os que tiveram uma participação mais recentemente.) (15h20 – 15h30) Pergunta 3: Como o Pós Junior está hoje no mercado de trabalho? (10 minutos para todos responderem. Nesse momento não terá uma ordem de quem vai responder primeiro, o ideal é que cada um complemente a fala do outro.) (15h30 – 15h35) - Defina em uma palavra ou uma frase: 1) Mauri: O que foi a CAMPIC para você? 2) Pablo: O que foi a CempJr. para você? 3) Léo Gazzola: O que foi a No Bugs para você? 4) Décio: O que foi a Agregar para você? 5) Bola: O que foi a No Bugs para você? (15h35 – 16h00) - Perguntas livres do público.
Organizou-se as informações sobre os cinco convidados em uma planilha no Google docs para que todos da coordenadoria se inteirassem da programação. Colocou-se
o nome, época, empresa, contato, de onde viria, se necessitava de hospedagem e transporte. Essas informações foram fornecidas por eles. Também enviaram seus currículos para uma breve apresentação no dia do evento. Quanto ao mediador teve-se muitas dúvidas se seria algum professor, alguém da CEEMPRE ou algum outro empresário. A melhor opção foi um atual empresário Junior, pois através dele pode-se fazer um paralelo interessante sobre o MEJ-UFV ontem e hoje. A opção que pensamos foi a Carolina Frade da Alimentos Junior, pois a AJC além de ser uma empresa antiga na UFV, tem grande representatividade e sempre se mostrou muito disponível em ajudar quando pesquisou-se sobre os pós juniores, entretanto ela não pode. Buscou-se então fazer contato com a Midhyã, expresidente da CEEMPRE e pós-júnior da SEC Jr., como ela já viria para ministrar o workshop foi mais fácil o contato, assim aceitou o convite. A dinâmica foi enviada com uma semana de antecedência para os pós juniores e para a mediadora, para que pudessem se preparar para a atividade. Resultado esperado: Esperava-se que as empresas teriam mais informações sobre seus antigos integrantes, essa foi uma dificuldade grande para fazer a busca por pós juniores. Resultado alcançado: Os pós juniores superaram as expectativas do público, a paixão pelo MEJ demonstrada por eles fez com que a Roda de Discussão ficasse ainda mais completa.
Atividade 8: Elaboração de Editais Responsável: Gabriela e Raíssa
Status: Realizado O que foi desenvolvido: O primeiro passo foi definir as metodologias de seleção, a partir disso os editais de cases, artigos e projetos foram sendo escritos. Depois de prontos, eles foram revisados e os prazos determinados para divulgação. Resultado esperado: Editais claros e coesos. Resultado alcançado: Os editais tiveram ambigüidade e falta de clareza em diversos aspectos, além de erros ortográficos e gramaticais.
Atividade 9: Cases Responsável: Gabriela Status: Realizado O que foi desenvolvido: Depois que a metodologia de seleção estava definida, através do edital, o próximo passo foi gerenciar os e-mails com os cases recebidos. A partir de então, foi realizado contato com os avaliadores, que foram núcleos de empresas juniores do Paraná, Uberlândia, Juiz de Fora, São João Del Rey e Belo Horizonte, enviando a metodologia de avaliação, os cases e o prazo para que reenviassem. Com a planilha de avaliação completa, divulgamos os cases selecionados para apresentação e enviamos feedbacks aos que não foram aprovados. A definição da metodologia de avaliação durante a apresentação foi a de usar a média de três notas: público e dois presidentes de empresas juniores. A compilação das notas foi feita para a premiação no encerramento do evento.
Atividade 10: Artigos
Responsável: Gabriela Status: Realizado em partes O que foi desenvolvido: Depois que a metodologia de seleção e apresentação estavam prontas e divulgadas em edital o próximo passo foi gerenciar o recebimento de e-mail. Tivemos apenas um artigo recebido e ao conversar com a pessoa que nos enviou achamos melhor não apresentar já que não teria uma seleção. Resultado esperado: Fomentar a pesquisa científica para o evento. Resultado alcançado: Número insuficiente de artigos recebidos.
Atividade 11: Projetos (Ideia de Negócios) Responsável: Gabriela Status: Realizado O que foi desenvolvido: Essa atividade foi desenvolvida com o apoio do Wender do CENTEV, já que o CENTEV que premiou o projeto vencedor. O envio de projetos foi feito através do programa Spinoff. Após o recebimento de projetos e gerenciamento de emails, a avaliação também foi de responsabilidade do CENTEV. Foi divulgado o projeto vencedor no encerramento do evento com a entrega de um certificado. Resultado esperado: Maior número de projetos recebidos. Resultado alcançado: Apesar do recebimento de apenas um projeto, o CENTEV achou viável e interessante premiar essa idéia de negócio.
Atividade 12: Coffee-Bench
Responsável: Raquel Status: Realizado O que foi desenvolvido: O Coffee-Break de sábado a tarde estava reservado para apresentação de artigos em painéis, entretanto, não teve-se artigos selecionados. A partir de então, houve a idéia de que, ao invés de artigos, seriam apresentados cases em painéis, devido ao número considerável de cases recebidos. Outro motivo que levou a tomar essa decisão foi a de que depois das notas dos cases selecionados para apresentação, as seis próximas notas, quantidade de painéis planejados, eram de empresas juniores da UFV, uma forma de valorizar o que o Movimento Empresa Júnior de Viçosa tem de melhor. As tarefas desenvolvidas para a realização do Coffee-Bench foram: 1) Elaboração de edital de apresentação de cases em painéis, realizado pela Diana, coordenadora de recursos e finanças. 2) Estabelecer como seria o nome dessa atividade da programação, a idéia que melhor se adequou foi: “Coffee-Bench”. 3) Divulgação via facebook. 4) Envio de e-mail aos responsáveis pelos cases com o edital de apresentação de cases em painéis. 5) Auxiliar a montagem dos painéis durante o evento. 6) Entregar os certificados às Empresas Juniores que tiveram cases apresentados. 7) Pedir aos responsáveis pelos cases apresentados que repassasse um feedback, para ter uma idéia se essa atividade foi realmente válida e adequada ao evento.
Resultado esperado: Atingir o público com mais conteúdo sobre práticas de gestão das empresas juniores. Resultado alcançado: Como o local do Coffee-break não tinha grande espaço, o público teve dificuldade para visualizar todos os painéis.
Atividade 13: Workshop Responsável: Esther Status: Realizado O que foi desenvolvido: O primeiro passo foi iniciar os contatos sugeridos e buscar novas opções. Os contatos iniciais consistiram em uma apresentação do evento, do tema e da programação relacionada aos workshops, junto com essas informações foram enviados os temas sugeridos para cada ministrante, além do convite padrão do evento. Inicialmente, alguns temas foram sugeridos para os workshops e eles foram sendo definidos de acordo com os contatos que eram realizados com êxito. O número de workshops também foi definido ao longo do processo. Foram fechados os seguintes temas: - Inovação: Paulo César Coelho Ferreira - Liderança e Coaching: Midhyã Alves - Gestão Eficaz do Tempo: Felipe César Pinto - Plano de Negócios: Gabriel Guerra Costa (Empreendemia) - Marketing: Gabriel Almeida e Izabella de Morais (Aiesec) Após a confirmação dos ministrantes interessados em participar do evento, questões específicas foram discutidas em diversos e-mails para: estruturar os temas, definir
datas de vinda e volta dos ministrantes, definir a infraestrutura necessária (transporte,
alimentação,
hospedagem
e
materiais
necessários
para
cada
workshop). Também foram enviados e-mails para esclarecer aos ministrantes algumas questões sobre local, data, horário, duração e número de participantes. Foi confeccionado um roteiro de cada workshop para divulgação e para facilitar no momento da escolha dos congressistas.
Atividade 14: Jogos Empresariais Responsável: Débora Status: Realizado O que foi desenvolvido: Para ter uma idéia inicial de como funcionaria a estruturação dos jogos empresariais foi usado como modelo básico na questão de segmentação e avaliação de jingles, os Jogos Empresariais do EPEJ 2008. Em contato com ex-congressista do evento, foi explicado sobre a cadeia produtiva do mercado de madeira que foi o contexto dos Jogos que eles realizaram. Em outro contato, dessa vez com um professor do SEBRAE de Nova Lima, foi sugerido que avisasse o cumprimento de metas e não a questão financeira de cada empresa. Primeiro Esboço: A ideia inicial foi a segmentação de um mercado de venda e manutenção de softwares, tendo 4 empresas por segmento, com 25 colaboradores cada. Estes seriam divididos em quatro departamentos: Marketing, Inovação, RSE e Vendas. O Departamento de Marketing seria responsável por criar e colocar em prática políticas que divulgassem o nome da empresa durante todo o evento.
O Departamento de Inovação seria responsável por pesquisar novas tecnologias que poderiam ser aplicadas na cadeia de produção da empresa de forma a aperfeiçoar o produto e diminuir gastos, e por explicar, detalhadamente, através de relatórios todo esse processo. O Departamento de RSE seria responsável por fazer Coleta Seletiva durante o evento, nos momentos de integração. O Departamento de Vendas seria responsável por todas as negociações. Seus membros intercalariam entre si no momento de representarem a empresa na Roda de Negociação. Cada empresa teria Pontos Fortes e Pontos Fracos representados em variáveis, estas sendo: Relacionamento com o Cliente, Qualidade, Tecnologia e Preço. O Objetivo dos Jogos seria a empresa criar estratégias para gerenciar estes Pontos Fracos e Fortes de forma a se tornarem líder de mercado. Resultado Final: O mercado segmentado foi o de papel reciclado. Com quatro empresas por segmento, 28 colaboradores por empresa que foram divididos entre dois departamentos: Marketing e Vendas. O Departamento de Marketing foi responsável por criar e colocar em prática políticas que divulgassem o nome da empresa durante todo o evento. O Departamento de Vendas foi responsável por todas as negociações. Seus membros se intercalaram no momento de representarem a empresa na Roda de Negociação.
Cada empresa teve Pontos Fortes e Pontos Fracos que foram divididos entre quatro variáveis: Relacionamento com o Cliente, Qualidade, Preço, Tecnologia. Cada empresa teve 200 internej que foram divididos, não necessariamente igualmente, entre as 4 variáveis. Se uma variável possuísse 75 internej, ou mais, ela era considerada um Ponto Forte e referência positiva no mercado por este quesito. Se uma variável possuísse 50 internej, ou mais, esta era um Ponto Forte da empresa. Se a empresa possuísse uma variável com 49 internej até 25 internej, esta era considerada um Ponto Fraco da empresa. Se uma variável possuísse um valor abaixo de 25 internej, ela era considerada um Ponto Fraco pelo qual a empresa era referencia negativa no mercado. O Objetivo dos Jogos foi cada empresa negociar com outras empresas de segmentos diferentes e realocar os internej negociados entre suas variáveis, de forma a tornar uma variável, antes considerada um Ponto Fraco, uma referencia de mercado, ou seja, possuir um valor superior ou igual a 75 internej. E manter todas as outras variáveis com um valor superior a 25 internej. Além de se tornarem a empresa mais conhecida durante o evento. A empresa mais reconhecida durante os Jogos ganhou como O Melhor Departamento de Marketing. E a empresa com a maior nota das negociações ganhou como O Melhor Departamento de Vendas. A empresa com a maior Nota Final Geral era a vencedora dos Jogos Empresariais. Resultado esperado: Promover integração entre os congressistas, estimulando a participação de todos na simulação de práticas empresariais que serviriam para
agregar conhecimento, além de promover benchmarking entre os integrantes das empresas. Resultado alcançado: Houve grande participação, integração e empenho durante a realização das atividades dos jogos pelos congressistas, porém em alguns momentos houve dificuldade em relação à complexidade dos Jogos.
Atividade 15: Convites Responsável: Bráulio Status: Realizado em partes O que foi desenvolvido: A arte padrão, feita pela coordenadoria de divulgação, foi usada para a maioria dos convites. Para cada convidado ou para cada área de interesse, apenas o texto era modificado. Os convites feitos foram para: - Palestrantes; - Ministrantes de Workshop; - Pós-Juniores; - Case Sênior; - Núcleos de Empresas Juniores para participação e divulgação do evento. Outros convites foram feitos na forma de um documento formal: - Componentes da Mesa de Abertura; - Núcleos de Empresas Juniores para avaliação de cases; - Diretores Presidentes das Empresas Juniores de Viçosa, para avaliar apresentação de cases. Observação: O convite para a reitora foi feito na forma de ofício.
Resultado esperado: Todos os convites entregues no prazo correto. Resultado alcançado: Tivemos problemas no envio de convites aos núcleos. O convite para divulgação e vinda ao evento não foi enviado, pois ficou pronto depois do período de inscrições e para avaliação de cases foi enviado com um atraso considerável.
Atividade 16: Controle dos Conferencistas Responsável: Raquel Status: Realizado O que foi desenvolvido: Essa atividade foi desenvolvida junto com a Coordenadoria de Infraestrutura. As funções realizadas foram: - Definir o itinerário dos conferencistas; - Horário e data de saída e chegada de suas respectivas cidades e de Viçosa; - Definir quantas passagens seriam compradas, com horários, datas e locais de cada conferencista; - Definir a dinâmica de número de pessoas, horário e data dos carros que fizeram o transporte Belo Horizonte até Viçosa; - Conferir horários de check in e check out para quem ficaria hospedado em hotel; - Pegar endereço das hospedagens dos conferencistas que ficaram em casas, para facilitar o transporte dentro de Viçosa; - Definir os horários e a quantidade de refeições, no almoço e no jantar. - Organizar todas as informações em três planilhas: transporte, alimentação e hospedagem.
Resultado esperado: Dinâmica organizada e eficiente. Resultado alcançado: Tivemos muitos atrasos e erros nas informações. Essa atividade não foi desenvolvida desde o princípio pela mesma pessoa, portanto muitos detalhes ficaram perdidos e isso atrapalhou o desenvolvimento da atividade que teve que ser feita ás pressas e sem o controle desejado.
Atividade 17: Recepção dos Conferencistas Responsável: Raquel Status: Realizado O que foi desenvolvido: Quando todos os dados a respeito de horários de chegada e volta e a forma com que aconteceriam os transportes estavam fechadas, foi feito um documento com as datas e possíveis horários de chegada de cada conferencista. Neste documento estabeleceu-se os horários os quais deveriam ligar para cada um, perguntando se já estavam a caminho e depois se já estavam chegando. Quando os conferencistas chegavam, os recepcionava e acompanhava para que eles tivessem maior conforto e fossem bem recebidos. Resultado esperado: Tratar bem os conferencistas, para que eles ficassem a vontade e satisfeitos por terem participado do evento. Resultado alcançado: Atendeu-se as expectativas dos conferencistas, todos elogiaram a organização.
Atividade 18: Confecção de certificados Responsável: Bráulio e Esther
Status: Em andamento O que foi desenvolvido: A arte do certificado foi feita pela coordenadoria de Divulgação e enviada a essa coordenadoria. A atividade foi escrever o texto, imprimir os que seriam entregues durante o evento e mandar por e-mail os outros. Os certificados entregues durante o evento foram para todos os conferencistas, apresentações de cases, cases em painéis, cases premiados e projeto empresarial premiado. Os certificados de participantes e da organização serão enviados por email.
Relatório de atividades da Coordenadoria de Divulgação
Funções da coordenadoria: •
Definir principais meios de comunicação;
•
Criar o logotipo do evento;
•
Criar chamadas e moderar as redes sociais;
•
Criar o vídeo do evento;
•
Criar a arte das camisas e cuidar de sua venda e distribuição;
•
Elaborar cartaz;
•
Administrar o site institucional.
Atividade 1: Definir os meios eficientes de comunicação Responsável: Pedro Mariani Prazo: 19/05 – 31/05 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi discutido com os staff sobre os meios mais eficientes para atingir o público alvo do evento. Resultado esperado: Usar as redes sociais Facebook e Twitter como meio de comunicação virtual e usar cartazes pelos campi da UFV como meio impresso. Resultado alcançado: Usar o Facebook como meio principal de comunicação. O Twitter tem um alcance muito menor do que o Facebook e com a greve muitos
universitários ficaram nas cidades de seus familiares, colocar cartazes nos campi não teria tanta eficácia.
Atividade 2: Elaborar o logotipo do evento Responsável: Pedro Mariani Prazo: 09/06 – 07/07 Status: Resolvido O que foi desenvolvido: O logotipo do evento baseado no tema da sétima edição do InternEJ. As cores que compõe a logo foram decididas perante o significado de cada uma. Resultado esperado: Uma logo simples que apresente o desenvolvimento gradativo do empresário júnior dentro do MEJ. Resultado alcançado: O logotipo foi aceito por todos, com muitos elogios.
Atividade 3: Moderar as redes sociais Responsável: Aline Guimarães, Cleyton Rodrigo, Gabriel Koyro, Lais Bethania, Pedro Mariani e Rodrigo Oliveira Prazo: Durante a coordenação do VII InternEJ Status: Resolvido O que foi desenvolvido: A rede social Facebook possui um sistema que informa, em geral, o gênero, a idade e o local do público que mais acessa a página. Baseado nisso focamos, algumas publicações da página a atingir o público jovem de maneira mais descontraída. Ainda informando sobre os palestrantes, publicando vídeos
levando o tema do evento e fazendo ilustrações com frases motivacionais, lançamentos, promoções e resultados. Resultado esperado: Atingir um público além do MEJ-UFV, trazendo empresários juniores de outras Instituições. Aumentar o número de acessos na página. Fazer com que o evento tenha 300 inscritos. Resultado alcançado: Cerca de 20 empresários juniores são alunos de outras universidades. Aumentou o número de assinaturas da página de 192 para 400 em 4 meses de coordenadoria, chegando ainda a 515 depois do evento, e ainda teve mais de 300 visualizações em um dia. Pessoas fora do MEJ se inscreveram no evento. As inscrições foram encerradas em pouco mais de 24 horas.
Atividade 4: Criar vídeos de divulgação Responsável: Aline Guimarães, Cleyton Rodrigo, Gabriel Koyro, Lais Bethania, Pedro Mariani e Rodrigo Oliveira Prazo: Durante a coordenação do VII InternEJ Status: Resolvido O que foi desenvolvido: Vídeo de divulgação do evento, mostrando o conteúdo do evento. Vídeo de convite, chamando os empresários juniores para ir ao evento, mostrando resultados obtidos até aquele momento. Vídeo motivacional, com entrevistas feitas no JEWC 2012. Os vídeos de abertura e encerramento foram apresentados nos dias dos eventos. Resultado esperado: Não foi possível passar o vídeo de divulgação no último dia do JEWC 2012, mas ele ainda foi publicado no YouTube e Facebook. O vídeo de
convite foi para mostrar que o InternEJ está crescendo dentro e fora de Viçosa. O vídeo motivacional foi para chamar o MEJ do Brasil e animar todos empresários juniores de Viçosa. Resultado alcançado: O vídeo de divulgação alertou que o VII InternEJ será único e lendário. O vídeo de convite chamou atenção de possíveis patrocinadores. O vídeo motivacional atingiu pessoas do país todo, pois foram entrevistados em um evento mundial, que aconteceu no Brasil. O vídeo de abertura mostrou imagens referentes à palavras-chave relacionados ao evento e fez uma linkagem, no final, com o vídeo de encerramento e este mostrou fotos e vídeos dos três dias do evento.
Atividade 5: Criar arte das camisas Responsável: Aline Guimarães, Gabriel Koyro e Pedro Mariani Prazo: 20/07 – 30/07 Status: Resolvido O que foi desenvolvido: Camisas laranja para divulgar o evento no JEWC 2012 e em Viçosa. Camisas azuis para identificação da equipe organizadora durante os dias do evento. Camisas vermelhas como brinde para os palestrantes para serem vendidas ao público do evento. Resultado esperado: Atingir um público maior com a camisa laranja. Destacar a equipe organizadora durante o evento com a camisa azul. Levar o nome do InternEJ, mesmo depois do evento ter terminado com a camisa vermelha. Resultado alcançado: Com as camisas laranja, foi feito uma mobilização entre a equipe de usar a camisa no mesmo dia no JEWC 2012. Com as azuis, a equipe
organizadora ficou destacada entre os participantes, diferenciando dos presentes. Com a vermelha, algumas pessoas usaram durante o evento e algumas estão usando ainda depois do evento.
Atividade 6: Administrar venda e distribuição das camisas Responsável: Aline Guimarães, Gabriel Koyro e Pedro Mariani Prazo: 06/08 – 21/09 Status: Resolvido O que foi desenvolvido: Pedido e compra de todos os modelos das camisas. Resultado esperado: Entregar todas as camisas. Resultado alcançado: Foi entregue primeiro aos que participaram do JEWC 2012. No primeiro dia do evento foram entregues todas as outras camisas pedidas.
Atividade 7: Elaborar arte do cartaz Responsável: Gabriel Koyro Prazo: 15/07 – 22/08 Status: Resolvido O que foi desenvolvido: Várias artes para cartazes. No final foi escolhido um que usaria no letreiro eletrônico, perto do Restaurante Universitário, dentro do campus de Viçosa. Resultado esperado: Mostrar para os estudantes da UFV o evento. Resultado alcançado: A greve da universidade ainda não tinha terminado e o letreiro não estava ligado, logo não foi possível usá-lo. Não foi feito cartaz impresso,
pois o evento foi organizado, em sua maior parte, no período de greve, então concluímos que seria ineficiente a impressão de cartazes.
Atividade 8: Criar arte do certificado Responsável: Rodrigo Fuscaldi Prazo: 10/09 – 18/09 Status: Resolvido O que foi desenvolvido: Uma arte para o certificado de premiação e uma arte para o certificado padrão. Resultado esperado: Terminar a arte antes de começar o evento, para ser entregue no dia (os certificados dos congressistas foram enviados online). Resultado alcançado: Com as pequenas modificações do texto de cada certificado foi possível entregar todos os certificados aos ministrantes e ganhadores.
Atividade 9: Administrar o site Responsável: Pedro Mariani Prazo: Durante a coordenação do VII InternEJ Status: Resolvido O que foi desenvolvido: Um site pela No Bugs – Empresa Júnior de Informática. O site fala sobre o evento e informa quais os palestrantes terá o evento, a programação, os editais de cases, artigos e ideias de negócios, uma lista de hotéis
em Viçosa e uma sessão para tirar dúvidas. O sistema de inscrição e escolha de workshop e cases também foi feito através do site. Resultado esperado: Facilitar o acesso aos editais e ao envio do mesmo dos cases. Agilizar o cadastro das inscrições e pagamentos. Simplificar o modo de escolha da programação. Resultado alcançado: Rebemos 32 cases e as inscrições acabaram em poucas mais de 27 horas. O credenciamento foi mais rápido, pois as pessoas que haviam feito a escolha da programação não precisaram ficar muito tempo para se credenciar.
Imagens
Atividade 3:
(20/10/2012)
(20/10/2012)
(24/06/2012 – 21/09/2012) (24/06/2012 – 21/09/2012)
(Publicações com maior Efeito Viral - 20/10/2012)
(Fotos com maior Efeito Viral - 20/10/2012)
(24/06/2012 – 21/09/2012)
(24/06/2012 – 21/09/2012)
(24/06/2012 – 21/09/2012)
(24/06/2012 – 21/09/2012)
(24/06/2012 – 21/09/2012)
(24/06/2012 – 21/09/2012) Atividade 4:
(Vídeos com maior Efeito Viral - 20/10/2012)
Relatório de atividades da Coordenadoria de Infraestrutura
Período de referência: 2-6-12 a 20-10-12
Funções da Coordenadoria: •
Assegurar o apoio da UFV acerca da estrutura (reserva de salas, auditório, etc.);
•
Gerenciar a logística dos participantes e palestrantes, quanto à hospedagem,
transporte e alimentação (coffee break, almoços, jantares, etc.); •
Garantir conforto e um ambiente agradável, seja através da estética, seja
através da boa acomodação; •
Viabilizar material gráfico para todos os participantes do evento;
•
Manter a comunicação eficaz entre todos os integrantes da equipe da
Coordenadoria e com os Coordenadores do InternEJ.
Documentos da Coordenadoria: Os documentos da Coordenadoria de Infraestrutura, em todas as suas funções, encontram-se em: •
E-mail;
•
Google Drive;
•
Dropbox.
Atividades da Coordenadoria:
Obs.: As atividades encontram-se mais detalhadas na Planilha de Controle no Google Drive da conta da Coordenadoria no domínio da CEEMPRE.
Atividade 1: Reserva de auditório Responsável: Staff (Marcella) Prazo: 26-6 a 02-7 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Envio de e-mail à Coordenadora de Eventos da CEEMPRE, para conhecimento da situação e também ao Professor Magnus, Coordenador do Evento, para marcar uma reunião. Teve contato com a Divisão de Eventos e solicitar os documentos necessários para a reserva dos auditórios (encontra-se no site da UFV, na parte de Serviços e Sistemas, Formulários, Formulários Informatizados, documentos: Divisão de Eventos: "Proposição do Evento e "Termo de Responsabilidade de Divulgação do Evento"). Esses documentos foram levados para a assinatura do Coordenador do Evento. Resultado esperado: Reserva do Auditório do DEF para os três dias do evento. Resultado alcançado: Reserva do Auditório do DEF para os três dias do evento.
Atividade 2: Registrar eventos no RAEX Responsável: Coordenador (Pedro) Prazo: 02-7 a 6-7 Status: Realizado
O que foi desenvolvido: Reunião com o Coordenador da CEMP para registro do evento, pois o sistema só permite o acesso através de dados de Professor. Resultado esperado: Registro do evento no órgão em xeque. Resultado alcançado: Evento registrado com sucesso.
Atividade 3: Solicitar empréstimo de salas no DEF ( Departamento de Engenharia Florestal) Responsável: Coordenador (Pedro) Prazo: 02-7 a 6-8 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi enviado um CI para o Chefe do Departamento, em nome da CEMP. Resultado esperado: Deferimento da solicitação. Resultado alcançado: O pedido não foi deferido, uma vez que o Departamento não tem o costume de emprestar salas para eventos.
Atividade 4: Verificar como que é feito reserva para colocar banner do evento na reta da UFV Responsável: Staff (Natália) Prazo: 26-6 a 4-7 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi-se à Divisão de Eventos da UFV e verificou-se as datas disponíveis para utilização do banner horizontal. Deveria ser enviado um ofício
com assinatura da coordenadora do evento e do Prof. Magnus junto com a arte do evento (sem vínculos comerciais) para a Divisão de Eventos. O tempo máximo de exposição é de cinco dias. A colocação e retirada do banner é de responsabilidade dos organizadores do evento. Resultado esperado: Usar deste meio de comunicação, uma forma para divulgarmos o evento. Resultado alcançado: Não foi necessário o banner na reta da Universidade, pois foi pensado em estratégias de comunicação mais eficientes, devido à Greve.
Atividade 5: Solicitar a instalação de stands de patrocinadores durante o evento à PCD (Pró Reitoria de Extensão e Cultura) Responsável: Staff (Paula) Prazo: 26-6 a 29-7 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi elaborado um CI (Comunicação Interna) solicitando um espaço para patrocinadores, mas, devido às políticas da Universidade, preferiuse não concluir a atividade. Resultado esperado: Esperaria o espaço destinado para patrocinadores no campo na frente do DEF, mas a atividade não foi concluída. Resultado alcançado: O CI não foi enviado à PCD.
Atividade 6: Solicitar tickets do Restaurante Universitário (RU) à Pró Reitoria de Assuntos Comunitários
Responsável: Staff (Paula) Prazo: 6-8 a 9-8 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi elaborado um CI solicitando os tickets do RU. Resultado esperado: Deferimento da CI. Resultado alcançado: O CI não foi deferido, pois a Pró-Reitoria alegou que não oferece esse tipo de ajuda a eventos, mas sim descontos na compra de tickets.
Atividade 7: Decidir empresa contratada para coffee-break Responsável: Staff (Laura) Prazo: 17-8 a 22-8 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foram feitos orçamentos, que se encontram no Google Drive da Coordenadoria de Infraestrutura. A partir dos orçamentos foi decidida a melhor opção. Resultado esperado: Contratar uma empresa. Resultado alcançado: Foi contratada a Arte Buffet.
Atividade 8: Buscar tenda para ficar na parte descoberta da entrada do Auditório do DEF (onde acontecerão os coffee-breaks) Responsável: Staff (Laura) Prazo: 16-8 a 22-8 Status: Realizado
O que foi desenvolvido: Foi feito pedido de patrocínio à Via Campus para as tendas, através da Coordenadoria de Recursos. Resultado esperado: Apoio através de tendas. Resultado alcançado: O patrocínio foi fechado e conseguiram-se duas tendas.
Atividade 9: Entrar em contato com a Coordenadoria de Divulgação para divulgar o InternEJ no telão do RU Responsável: Staff (Laura) Prazo: 16-8 a 22-8 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi enviado um e-mail com a arte do evento para: npi@ufv.br .O responsável é Fernando Campos e ele recomendou colocar só o necessário na arte do evento, porque a resolução do telão é ruim. Ele pediu pra mandar a arte no formato 720x480 pixels e resolução 70 no Photoshop. Se a arte estiver no Photoshop é melhor para enviar, mas se estiver no Corel não tem problema, que ele disse que passa para o Photoshop. Resultado esperado: Divulgação do evento no Telão. Resultado alcançado: A arte foi enviada, mas não foi divulgado, devido à greve.
Atividade 10: Viabilizar pulseiras de identificação Responsável: Coordenador (Pedro) e Coordenadora de Recursos e Finanças (Diana) Prazo: 16-8 a 06-9
Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi feito o pedido de 500 pulseiras à Via Alternativa, sendo 340 para congressistas, 25 para conferencistas e 35 para a organização. Resultado esperado: Confecção das pulseiras de identificação. Resultado alcançado: As pulseiras foram confeccionadas, em cores diferentes.
Atividade 11: Elaborar estratégia de almoço para Coordenadores e Palestrantes (transporte) Responsável: Staff (Natália) Prazo: 16-8 a 22-8 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Com insumos de restaurante decido para almoço e jantar, criou-se uma estratégia onde todos os Coordenadores terão direito a refeições todos os dias e os staff a refeições no Restaurante Universitário. Resultado esperado: Estratégia completa, por meio de uma disposição em um documento, para que fique mais visível. Resultado alcançado: A estratégia foi concluída e foi feita através de uma Planilha no Google Drive.
Atividade 12: Viabilizar transporte para recolhimento de galões de água com a Taconsede e das tendas com a Via Campus (patrocínios) Responsável: Staff (Natália) Prazo: 20-8 a 24-8
Status: Realizado O que foi desenvolvido: Devido aos patrocínios, foi feita uma triagem de transportadores na cidade de Viçosa. Resultado esperado: Transporte para coletar esses produtos. Resultado alcançado: As tendas foram carregadas e a Taconsede enviou os galões por transporte próprio da empresa.
Atividade 13: Viabilizar material gráfico Responsável: Staff (Marcella) Prazo: 16-8 a 4-9 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Usou-se as cotas do CENTEV na Gráfica da UFV. Lista de materiais pedidos: canetas - 400, blocos (média de 10 para cada pessoa) – 4000 folhas, pasta - 400, programação - 400, crachá – 400 Resultado esperado: Todo o material gráfico solicitado, deferido. Resultado alcançado: Foi deferido todo o material.
Atividade 14: Enviar ofício para Pró Reitoria de Extensão e Cultura, para reservar salas do PVA Responsável: Staff (Marcella) Prazo: 10-9 a 11-9 Status: Realizado
O que foi desenvolvido: Ligou-se para o Edson da PRE (1244), e pediu todas as informações necessárias para a reserva das salas do PVA. Resultado esperado: Todo o material gráfico solicitado, deferido. Resultado alcançado: A atividade foi realizada com sucesso.
Atividade 15: Elaborar estratégia de alocação de Empresários Juniores que vem de fora de Viçosa nos domicílios dos Empresários Juniores de Viçosa Responsável: Staff (Paula) Prazo: 16-8 a 20-8 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Foi enviado um formulário do Google Drive para os conselheiros repassarem para os integrantes das EJ’s. Acabado o prazo de pagamento do evento, entrou-se em contato com os participantes de fora, alocandoos. Resultado esperado: Alocação dos Empresários Juniores na “Casa MEJ” dos Empresários Juniores locais. Resultado alcançado: Alocação dos Empresários Juniores na “Casa MEJ” dos Empresários Juniores locais feita com êxito.
Atividade 16: Viabilizar iluminação para as tendas de coffee-break à noite. Responsável: Staff (Paula) Prazo: 11-9 a 14-9 Status: Realizado
O que foi desenvolvido: Procurou-se empresas e lojas que pudessem patrocinar o evento com fios elétricos, bocais de lâmpadas e todo o aparato para que houvesse iluminação nas tendas. O contrato foi assinado com a Elétrica Bicalho. Resultado esperado: Patrocínio com alguma empresa na área elétrica para suprir essa necessidade. Resultado alcançado: Patrocínio com a Elétrica Bicalho.
Atividade 16: Viabilizar o Restaurante Geraes para almoço de conferencistas Responsável: Staff (Natália) Prazo: 16-8 a 22-8 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Verificou-se com o Restaurante Geraes a possibilidade de abertura durante o evento para almoço. O restaurante não funciona em finais de semana. Mas caso haja mais de 100 clientes previstos e confirmados o restaurante pode ser aberto sim. O que precisa ser acordado é a forma de pagamento. Resultado esperado: Restaurante Geraes como local “oficial” para as refeições dos Conferencistas do evento. Resultado alcançado: O acordo não foi fechado, pois não havia possibilidade de ter 100 participantes confirmados para almoçarem no restaurante.
Atividade 17: Viabilizar restaurantes no centro da cidade para almoço de conferencistas
Responsável: Staff (Paula) Prazo: 6-8 a 24-8 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Procuraram-se restaurantes e foram solicitados orçamentos dos mesmos para que a Coordenadoria de Recursos e Finanças decidisse. O contrato de parceria foi fechado com o Restaurante Sabor e Cia. (Av. Santa Rita). Resultado esperado: Decisão do restaurante para elaboração da estratégia de transporte dos conferencistas para almoço e jantar. Resultado alcançado: Sabor e Cia. como restaurante para que os Conferencistas do evento se alimentassem.
Atividade 18: Solicitar cavaletes na Divisão de Assuntos Culturais (DAC) Responsável: Staff (Natália) Prazo: 13-9 a 14-9 Status: Realizado O que foi desenvolvido: Para conseguir os cavaletes, necessários para a apresentação de cases em painéis, é preciso fazer uma CI para o Geraldo Leandro Filho, endereçada à DAC, com nome do Departamento ou Órgão, explicando porque precisa dos cavaletes e especificando o número e dias de utilização (retirada e devolução). A CI precisa ter o nome, assinatura e telefone da Coordenadora Geral do Evento e a assinatura do Professor Coordenador do evento. A DAC fica na Vila Gianetti, na casa 3.
Resultado esperado: Empréstimo dos cavaletes. Resultado alcançado: Empréstimo dos cavaletes feita.
Relatório de atividades da Coordenadoria de Integração
Funções da coordenadoria:
Definir quais tipos de integração ocorrerá no evento; Definir as dinâmicas que ocorrerão no evento; Definir local e data da integração;
Atividade 1:Definir local, datas e horários da 2ª Copa jr. Responsável:Joelson Prazo:13/06 a 27/98 Status:Realizado O que foi desenvolvido: Foi encaminhado ofício para o Departamento de Educação Física da Universidade Federal de Viçosa solicitando as quadras externas e ginásio durante a semana e no final de semana, em determinados horários. Encaminhamos também oficio para a Secretária Municipal de Esportes de Viçosa, direcionado ao Adailson, solicitando as quadras da AEV (Associação Esportiva Viçosense) durante a semana e o final de semana para a realização da 2ª Copa jr. Resultado esperado:Conseguir um local adequado e datas suficientes para a realização da 2ª Copa jr. Resultado alcançado:O Ginásio Esportivo da Educação Física do dia 03 a 14 de Setembro de 08:00 as 12:00, exceto nos finais de semana.
Atividade 2: Definir regulamento da 2 ª Copa Jr. Responsável:Ícaro Prazo:02/07 a 20/07
Status:Realizado O que foi desenvolvido:Formatação do regulamento de futsal voltado exclusivamente para a Copa jr., ou seja, atendendo as necessidades da organização esportiva do evento. Resultado esperado:Criação de um regulamento que atenda totalmente todas as necessidades da organização do evento. Resultado alcançado:Regulamento aceito por todos os times inscritos na 2ª Copa jr.
Atividade 3:Elaborar ficha de inscrição e termo de compromisso da 2ª Copa jr. Responsável:Joelson Prazo:02/07 a 20/07 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Ficha de inscrição contendo nome do time, responsável, nomes dos jogadores, matricula, carteira de identidade, cargo na EJ e EJ. O termo de compromisso é uma forma dos participantes isentarem a organização de qualquer prejuízo físico ou não ocorrido durante a realização dos jogos. Resultado esperado:Que todos os participantes assinem o termo de compromisso e ficha de inscrição. Resultado alcançado:Todos os participantes assinaram o termo de compromisso e foram inscritos conforme a ficha de inscrição. Atividade 4:Definir valor da taxa de inscrição da 2 copa jr. e forma de aproximar o evento esportivo do VII InternEJ. Responsável:Joelson Prazo:02/07 a 16/07 Status:Realizado
O que foi desenvolvido:Foi estabelecido o valor de R$ 80,00 por equipe, através de uma estimativa sobre o numero de jogos que poderiam ocorrer de acordo com o numero de equipes inscritas no VII InternEJ. Estipulamos que a equipe que tivesse todos os seus jogadores inscritos no VII InternEJ estariam isentos da taxa de inscrição da 2ª Copa Jr. Resultado esperado:Realizar o pagamento da premiação e de arbitragem com recursos exclusivamente da 2ª Copa jr. não utilizando nenhum recurso financeiro do VII InternEj. Resultado alcançado:Não foi necessário nenhum recurso financeiro do VII InternEJ para custear as despesas advindas da 2ªCopa jr.
Atividade 5: Definir e orçar as premiações a serem entregues na 2 Copa jr. Responsável:Marcel Prazo:02/07 a 20/07 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Foi estabelecido que a premiação da 2ª Copa jr. seria troféus e medalhas para o 1º lugar masculino e feminino e medalhas para o 2º lugar masculino e feminino, troféus para artilheiro da competição e time Fair Play. Realizouse o orçamento dos itens de premiação citados acima e o menor preço encontrado foi na Galvão Esportes. Resultado esperado:Conseguir uma premiação satisfatória aos participantes e de baixo custo. Resultado alcançado:O valor dos dois troféus foi de R$ 63,00 cada e as medalhas R$ 3,00cada.
Atividade 6: Buscar parcerias para viabilizar as premiações da 2 Copa jr. Responsável:Leonice
Prazo:01/08 a 30/08 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Buscamos parcerias na cidade em dinheiro ou material de premiação, em empresas do ramo esportivo. Foi encaminhado um oficio para a Divisão de Esporte e Lazer da Universidade Federal de Viçosa solicitando 4 troféus e 48 medalhas para premiação da 2ª Copa jr. Resultado esperado:Conseguir apoio financeiro e custeamento completo de toda a premiação da 2ª Copa jr. Resultado alcançado:Conseguimos 4 troféus através da Divisão de Esporte e Lazer e R$ 150,00, da Galvão Esportes, que foi revertido 2 troféus e 8 medalhas de ouro.
Atividade 7:Elaborar quadro de arbitragem da 2ª Copa jr Responsável:Joelson Prazo:01/09 a 05/09 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Foram colocados para realizar a arbitragem dos jogos da 2ª Copa jr, em sua maioria, membros da EFICAP visando o menor valor cobrado e prestação de um serviço de qualidade. Resultado esperado:Serviço de arbitragem realizado com qualidade e menor preço possível. Resultado alcançado:Os jogos que foram arbitrados por membros da EFICAP, foi cobrado um valor de R$ 16,00 e nos demais R$ 24,00, destacando que o valor real do serviço seria de R$ 35,00 por jogo.
Atividade 8: Realizar congresso técnico Responsável:Ícaro
Prazo:31/08 a 01/09 Status:Realizado O que foi desenvolvido:O congresso técnico foi realizado no dia 01 de Setembro, na sala 158 do PVA (Pavilhão de Aulas A), onde foi abordado o regulamento e o modo de disputa da competição. Resultado esperado:Regulamento que atenda as necessidades da competição não gerando dúvida aos participantes e modo de disputa satisfatório que possa gerar uma maior integração entre seus participantes. Resultado alcançado:O modo de disputa adotado possibilitou uma maior integração às equipes, sendo que cada equipe masculina e feminina jogou pelo menos 3 vezes. O regulamento não apresentou nenhum erro e foi aprovado por todas as equipes participantes.
Atividade 9: Orçamento de locais para a realização da festa de integração Responsável:Joelson Prazo:01/07 a 30/08 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Foram realizados vários orçamentos de lugares em Viçosa, mas em sua maioria já estavam alugados, entre estes tem-se a ASAV e a Associação de Ex-alunos da UFV. Foi feito uma pré-reserva no sitio das Palmeiras. Resultado esperado:Conseguir um local o mais próximo do centro da cidade, com capacidade para 600 pessoas e de valor relativamente baixo. Resultado alcançado:Foi o reservado o Galpão para a realização da festa de integração. O aluguel ficou em R$ 900,00 e conseguimos oferecer caipirinha liberada durante toda a noite por R$ 1500,00.
Atividade 10:Orçamento de Buffet para a festa de integração Responsável:Jenifer Prazo:01/07 a 30/07 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Foi realizado o orçamento em dois Buffet diferentes buscando encontrar um menor preço e atendimento satisfatório para o andamento da festa de integração. Resultado esperado:Preço e produtos satisfatórios para a realização da festa de integração. Resultado alcançado:Identificamos que o serviço de Buffet é financeiramente inviável. Atividade 11: Orçamento de bebidas para a festa de integração Responsável:Lucas Prazo:01/06 a 30/07 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Foi feito o orçamento de cerveja, refrigerante, suco, água e vodka em 7 (sete) distribuidoras de bebida em Viçosa. Resultado esperado:Encontrar as empresas que ofereciam os produtos com menor preço de custo. Resultado alcançado:Identificamos as empresas que possuem menor preço nos itens citados acima, mas, no entanto, não foi necessária a compra de bebidas pelo fato do local da festa já possuir bar próprio.
Atividade 12:Orçamento de garçons para trabalharem durante a festa de integração Responsável:Jenifer
Prazo:01/06 a 30/07 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Foi realizado o orçamento de 5 garçons para trabalharem durante a festa de integração. Resultado esperado:Encontrar o menor preço pelo tipo de serviço prestado. Resultado alcançado:Foi fixado um preço total de R$ 250,00. Porém não foi necessário esse tipo de serviço, pois o local da festa já possui garçons.
Atividade 13: Definir tema da festa de integração Responsável:Joelson Prazo:01/09 a 16/09 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Foi elaborado um questionário em Docs. contendo 6 (seis) opções de tema para festa, sendo eles: a) b) c) d) e) f)
Black and White A Fantasia Baile de Máscaras Festa do Sinal Festa do Pijama Nenhuma
Resultado esperado:Realizar a festa com o tema escolhido pela maioria dos participantes do evento. Resultado alcançado:O questionário foi enviado a todos os inscritos no evento e após a data limite, 16 de Setembro, obteve-se um empate entre os itens Black and White e Nenhum Tema.
Devido a esse empate tornamos a aplicar o questionário contendo apenas os dois itens. Alcançamos um total de 440 respostas e o item Nenhum Tema foi o escolhido pela maioria.
Atividade 14: Orçamento de bandas para a festa de integração Responsável:Jenifer Prazo:01/06 a 30/07 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Foi realizado o orçamento da banda pura água e banda muito mais. Resultado esperado:Conseguir um preço acessível e uma banda de qualidade para a realização da festa. Resultado alcançado:Após a decisão do local e por questões financeiras foi decidido um corte de gastos na integração e de tal forma optamos por apenas contratar um DJ para tocar a festa toda.
Atividade 15: Orçamento de DJ’s para a festa de integração Responsável:Ícaro Prazo:01/06 a 30/07 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Entramos em contato com o Dj Thiago, Dj Morango, Dj Tic, Dj Bruno e Dj Vinicius.
Resultado esperado:Conseguir Dj e equipamentos por um preço julgado como ideal poupando gastos com sonorização e iluminação. Resultado alcançado:O melhor preço encontrado foi o do Dj Thiago, que cobrou o valor de R$750,00, para tocar a festa toda além de levar alguns equipamentos como som, luzes, TVs de Led e pista de dança.
Atividade 16: Orçamento de Barman para a festa de integração Responsável:Joelson Prazo:01/07 a 30/08 Status:Realizado O que foi desenvolvido: Fez-se contato com o Barmen Kadu e solicitou-se orçamento para uma festa com 300 pessoas, com 4 (quatro) horas de drinks liberados. Resultado esperado:Quantidade de drinks satisfatória e em preço acessível. Resultado alcançado:O orçamento enviado pelo Kadu era de R$ 2600,00 para apenas 2 (duas) horas de festa o que a coordenadoria de integração julgou como um preço alto e por isso dispensável. Optando então pela não contratação do serviço de Barman.
Atividade 17: Definir atividades de integração a serem realizadas, em horário especifico, durante o VII InternEJ. Responsável:Marcel Prazo:01/06 a 20/08 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Foi escolhido duas atividades para serem realizadas durante o evento, no horário destinado à integração. As atividades possuem como objetivo
proporcionar uma maior integração entre os participantes e a permanência do estado de alerta com atividades que aumentem a frequência cardíaca. Resultado esperado:Proporcionar integração entre os participantes Resultado alcançado: Proporcionou-se uma maior integração entre os participantes do evento o que foi comprovado através de comentários pós a atividade e pelas respostas obtidas em um questionário (anexado) enviado aos participantes do evento. Atividade 18: Entrar em contato com grupo de teatro para elaboração de uma apresentação especifica para o InternEJ Responsável:Joelson Prazo:20/08 a 15/09 Status:Realizado O que foi desenvolvido:Fez-se contato com o grupo ELOSQUENTES para que os mesmos elaborassem uma apresentação abordando o tema de liderança. Resultado esperado:Proporcionar um momento de reflexão nos participantes do evento. Resultado alcançado:O tema da apresentação de teatro foi “Sem Autoridade autoritária” e de acordo com o questionário (anexado) enviado aos participantes do evento a atividade foi ótima e apropriada ao evento. Sinopse: Numa empresa fictícia, os Elosquentes pretendem fazer uma análise um tanto irônica sobre as principais características de um líder e por que não encontrar possíveis lideranças entre os jovens que procuram oportunidades de mostrarem seus talentos no primeiro emprego? Brincadeiras a parte, sabemos o quanto a figura do líder é temida, mas entendemos principalmente que uma boa liderança aliada à confiança dos demais companheiros de trabalho é o que proporciona o bom andamento de uma empresa.
DOCUMENTOS
Ao Sr. Adaílson Abranches Monteiro Secretaria Municipal de Esportes A Coordenação de Integração do VII Internej, encontro interno de empresas juniores da Universidade Federal de Viçosa, evento organizado pelas empresas do núcleo Ceempre, solicita através deste a reserva do ginásio da AEV nos dias 1, 2, 8, 9, 15 e 16 de Setembro deste ano no horário das 08:00 as 18:00 h e nos dias 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 12, 13 e 14 de Setembro de 11:00 as 14:00h, para a realização da II Copa jr. organizada pela empresa de Educação Física da UFV, EFICAP. Agradecemos desde já a atenção a nós dispensada. Viçosa, 17 de Julho de 2012.
______________________________ Joelson Silva Diretor Presidente - EFICAP Coordenador de Integração – VII Internej
Universidade Federal de Viçosa
CI
COMUNICAÇÃO INTERNA Nº ___/2012
De: Educação Física, Consultoria, Assessoria e Prestação de Serviços
Para: Chefia DES
Órgão: EFICAP Órgão: DES
Texto: A Educação Física, Consultoria, Assessoria e Prestação de Serviços – EFICAP solicita a reserva da quadra externa de futsal nos dias 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 12, 13 e 14 de Setembro de 11:30 as 14:00 para a realização da II Copa jr. de Futsal. Obs: Evento desenvolvido pela EFICAP em parceria com o núcleo de empresas juniores de Viçosa – Ceempre.
Atenciosamente, Viçosa, 27 de Junho de 2012.
Universidade Federal de Viçosa
CI
COMUNICAÇÃO INTERNA Nº __/2012
De: Educação Física, Consultoria, Assessoria e Prestação de Serviços
Para: Chefia DES
Órgão: EFICAP Órgão: DES
Texto: A Educação Física, Consultoria, Assessoria e Prestação de Serviços – EFICAP solicita a reserva da quadra externa de futsal nos dias 1, 2, 8, 9, 15 e 16 de Setembro de 08:00 as 18:00 para a realização da II Copa jr. de Futsal. Obs: Evento desenvolvido pela EFICAP em parceria com o núcleo de empresas juniores de Viçosa – Ceempre.
Atenciosamente, Viçosa, 27 de Junho de 2012.
Pesquisa de Satisfação da 2ª Copa Jr. O questionário foi enviado via doc’s para os responsáveis dos times e divulgado no evento criado no Facebook. 39 respostas Resumo 1. Qual foi o nível de organização do evento? Ótimo
7
18%
28
72%
Regular
4
10%
Ruim
0
0%
Péssimo
0
0%
Bom
2. Na sua opinião, os jogos da 2ª Copa Júnior serviram para integrar os membros das Empresas Juniores envolvidas? Sim 35 90% Não
4
10%
3. As suas expectativas sobre o evento foram atendidas? Sim
34
87%
5
13%
Não
4. Você deseja participar da próxima edição do evento ? Sim Não
39
100%
0
0%
5. Na sua opinião qual desses aspectos precisa melhorar na Coordenadoria de Integração, para o próximo ano?
Organização
6
15%
Comunicação
10
26%
Divulgação
21
54%
2
5%
6. Qual a nota você considera justa para a Coordenadoria de Integração? 1 0
0%
Other
2
0
0%
3
7
18%
4
25
64%
5
7
18%
7. Criticas e Sugestões As criticas foram em relação a divulgação dos resultados dos jogos como também a data das partidas. Como pode ser observado na pergunta de numero 5, sobre qual aspecto deve ser melhorado para a próxima edição da competição, o item de divulgação foi o mais votado com 54% dos votos.
Como sugestões os itens mais destacados são a não modificação do regulamento para a próxima edição, jogos na parte da noite ou tarde, maior tempo entre as partidas principalmente semi-final e final.
ORÇAMENTO DE BEBIDAS Orçamento para uma média de 250/300 pessoas. Cerveja 600 garrafas (1 Litro), 300 de Skol e 300 de Brahma. Brahma -> R$ 975,00 Skol -> R$ 975,00 *As cervejas serão compradas na Disk Cerveja e Gás Papaléguas, e estarão quentes. Refrigerantes e Água 40 garrafas (2 Litros) de Coca – Cola, 20 Garrafas de Kuat e 100 garrafas (1,5 Litro) de Água. Coca – Cola -> R$ 174,50 Kuat -> R$ 88,95 Água -> R$ 140,00 *Os refrigerantes e a água serão comprados na distribuidora Coca – Cola JB. Vodca e Suco 40 Garrafas de Vodca e 100 saquinhos de suco. Orloff -> R$ 504,00 *A Orloff será comprada no Depósito de Bebidas Paraíso.
Valor Total = R$ 2.857,45 (contando as garrafas de Orloff), sem Orloff fica R$ 2.353,45.
Orçamento da Fazendinha As opções eram fazer a festa aberta ou fechada. Aberta: 300/500 ingressos seriam vendidos pelo VII InternEJ, sendo vendidos como 1º Lote a R$10,00 e cerca de 250 convites seria vendido pela “Fazendinha” como 2º Lote no valor de R$15,00. A cada 5 ingressos vendidos pelo VII InternEJ ganharíamos 1 ingresso. Teríamos direito a: Dose dupla de big apple Área vip pra 70 pessoas, com 3 caixas de devassa Banda MUITO MAIS Festa Fechada: R$ 2500,00 Com DJ, segurança e limpeza por conta da “Fazedinha”.
Equipe KADU BARMAN FESTAS E EVENTOS www.kadubarman.com.br ...2012... “Orçamento para realização do serviço de bartenders”. A maior equipe de Minas Gerais Para 200 convidados. 02 horas de serviço. Open bar. barmens Decoração do bar Cobertura fotográfica p o site maquinas de frozen Sputinks Globos espelhados Copos de acrílico Luminárias decorativas tv de plasma na decoração Estrutura aluminio 16 tipos de drink´s Serviço do bar R$ 1700,00 Total R$ 1700,00 OBS: TODO MATERIAL A SER USADO É DE NOSSA RESPONSABOLIDADE. CARDÁPIO
1. FROZEN MORANGO 2. ICE PINK 3. MARACUJÁ EXÓTICO 4. CHOCOLOKO 5. LAGOA AZUL 6. VERDE LOKO 7. ILHA TROPICAL 8. MADE IN BRASIL
9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
MAÇA DO AMOR SEX ON THE BEACH KIR ROYAL JULIANA PAES PIÑA COLADA FROZEN DE LIMÃO COQUETEL DE COCO MIX VIÇOSA
ORÇAMENTO BUFFET PANORAMA
1- JANTAR Entrada: mesa mineira: mandioca, ovo de codorna, linguiça, torresmo Prato principal: arroz, strogonoff, batata palha, salada de milho verde e alface Bebidas: 73 litros de refrigerante (Coca cola e guaraná Antarctica) 150 LITROS de cerveja (Skol ou Brahma) Água à vontade Valor: R$ 22,90 por pessoa 2- PETISCOS Mandioca Ovos de codorna Linguiça Torresmo Salgadinhos (coxinha, quibe, risole, croquetes) Patês (3 tipos) Torradas Biscoitos salgados Bebidas: 73 litros de refrigerante (Coca Cola e guaraná Antarctica) 150 LITROS de cerveja (Skol ou Brahma) Água à vontade Valor: R$ 21,50 por pessoa
Pesquisa de locais para a festa ASAV – Estava alugado Associação de ex-alunos da UFV - Estava alugado Multiuso – INVIAVÉL( a festa só poderia acontecer até as 23h e não é permitido consumo de bebida alcoólica) Sede Campestre da ASPUV – INVIAVÉL ( a sede não possuiu estrutura satisfatória) Fazendinha – Inviavel (proposta do proprietário não é interessante para o evento) Galpão – R$900,00 de aluguel tendo incluso limpeza e segurança. O lucro do bar é do Galpão. Sitio Palmeiras – R$1000,00 de aluguel Sansara – INVIAVÉL (só trabalham com festas abertas para o publico) Campestre - Estava alugado Bandas: Banda muito mais : R$ 1250,00 DJ: DJ Dudu - R$ 400,00 DJ Vinicius - R$ 350,00 DJ Tic - R$ 500,00 a 3000,00(o preço varia porque pode ter várias coisas inclusas com o som). DJ Trevizano – R$900,00 Dj Thiago – R$750,00 (foi a opção escolhida pelo fato de ser o Dj que apresentou a maior quantidade de equipamentos e o único que tinha seu serviço já conhecido pela coordenadoria)
Tema da Festa Para definir o tema da festa de integração do VII InternEJ a Coordenadoria de Integração aplicou um questionário via doc’s aos participantes do evento, obtendo o seguinte resultado:
440 respostas Qual dos temas abaixo você acha ideal para a festa de integração? Black and White Nenhum tema
162 29% 278 49%
Atividades de Integração Após o evento enviamos um questionario via doc’s a todos os participantes do evento buscando identificar o nível de satisfação dos participantes em relação a atividade de integração ocorrida no sábado e a apresentação do grupo teatral ELOSQUENTES. 123 respostas
1. Na sua opinião, a atividade de integração realizada no sábado, dia 22 de Setembro, no estacionamento do PVA foi? Ótima
33
27%
Boa
39
32%
Regular
14
11%
Ruim
3
2%
Péssimo
1
1%
33
27%
Não participei
2. Na sua opinião, a apresentação do grupo de teatro ELOSQUENTES foi? Ótima
41
33%
Boa
32
26%
Regular
5
4%
Ruim
8
7%
Péssimo
1
1%
36
29%
Não participei
3. Criticas e Sugestões As sugestões apresentadas foram para aumentar o numero de atividades de integração no decorrer do evento e de preferencia de forma a intercalar as atividades com as palestras. De forma geral os participantes elogiaram ambas as atividades e destacaram a necessidade de um trabalho próximo a esse ser realizado na próxima edição do evento.
Relatório de atividades: Coordenadoria de Recursos
2. Funções da Coordenadoria:
A Coordenadoria de Recursos foi responsável, em síntese, pela Administração Financeira do VII InternEJ, tendo como objetivo imediato fornecer e gerenciar os recursos financeiros necessários à execução das atividades da Organização.
As principais responsabilidades desta Coordenadoria subdividem-se em: a. Planejamento: “definir como as atividades irão acontecer, identificar o volume de recursos necessários à sua realização e definir como esses recursos deverão ser obtidos e combinados. Está, portanto, dirigido para o que deverá acontecer, ou melhor, o que se deseja que aconteça.” a.1 Instrumento: Orçamento Geral. b. Controle: “comparar o que foi previsto (planejado) com o que está sendo realizado, isto é, verificar se as metas estão sendo atingidas.” b.1 Instrumento: Contabilidade; ou seja, manter o registro de “todas as transações ou movimentações de recursos que envolvam valores monetários”. c. Financiamento: obter os “recursos financeiros necessários à realização das atividades – ‘de onde vêm’ e como obtê-los.” b.2 Instrumento: Carta de Patrocínio. d. Alocação de recursos: direcionar os recursos disponíveis para a satisfação das atividades planejadas (‘para onde vão’), observando, principalmente, a ordem de
prioridade dos pagamentos. Os serviços de coffee-break e de confecção de camisas, por exemplo, exigem parte do pagamento no ato da contratação. d.1 Instrumento: Tesouraria; ou seja, definição de uma pessoa/equipe responsável por todos os pagamentos e recebimentos e que administre o dinheiro que é mantido em caixa ou em contas bancárias. e. Avaliação: examinar as atividades já terminadas ou adiantadas para “verificar se elas atingiram as metas fixadas ou estão se desenvolvendo em condições adequadas”. e.1 Instrumento: Orçamento Geral. 3. Descrição das atividades 1ª FRENTE DE ATUAÇÃO: Administração Financeira Prazo: 30/10 Responsáveis: Coordenadora de Recursos e o Staff designado especialmente para o apoio à administração financeira, com acompanhamento da Coordenadora de Eventos da CEEMPRE. Subdivisão de Atividades: Atividade: Orçamento Integrado de Atividades Prazo: 15/08 O que foi desenvolvido: Elaboração do Orçamento Geral do evento, conforme as ações planejadas por cada Coordenadoria. Os dados foram disponibilizados no Google Docs e compartilhados com toda a equipe. Resultado esperado: A coleta de informações financeiras que traduzissem a real situação do evento e o estabelecimento da dimensão monetária do VII InternEJ. Resultado alcançado: Reconhecimento do volume e dos tipos de recursos necessários para a realizaçao do projeto, com definição prévia de como eles seriam utilizados. Com esses dados, foi possível definir, ainda, o valor das inscrições e as datas limite para a finalização da Captação de Recursos. Atividade: Acompanhamento e execução do Orçamento Integrado de Atividades Prazo: 30/10
O que foi desenvolvido: Junto à Coordenadoria de Recursos, cada Coordenador era responsável por acompanhar a respectiva previsão orçamentária, indicando as falhas, as alterações e os acréscimos necessários. Resultado esperado: Controle dos custos e, consequentemente, da capacidade da organização pagar suas dívidas. Resultado alcançado: Maior organização das entradas e saídas do evento, com boa descrição de cada gasto de cada Coordenadoria. Além disso (e especialmente importante), a clareza do Orçamento permitiu agilidade na realocação de recursos em ocasiões de crise, facilitando a identificação e a correção de problemas. Atividade: Registro das movimentações financeiras Prazo: 30/10 O que foi desenvolvido: Diante da inexistência de autonomia jurídica do evento, foi negociada com a EFICAP (Empresa Júnior de Educação Físisca da UFV) a utilização de conta poupança de sua titularidade para movimentações bancárias do VII InternEJ. Também foi instituída, entre a equipe de trabalho, a necessária apresentação de recibo, nota ou cupom fiscal como meio de comprovação de gastos. Resultado esperado: Fortalecer os mecanismos de controle das atividades em andamento e, ao fim do evento, de avaliação das atividades já terminadas. Resultado alcançado: Com o registro dos gastos, foi possível assegurar que as atividades seguissem o caminho planejado e, ao fim, verificar que elas se desenvolveram em condições adequadas, conforme as metas financeiras planejadas. Atividade: Gestão de Inscrições Responsáveis: Atividade realizada em parceria com a Coordenadoria de Divulgação, que possuía o conhecimento necessário ao gerenciamento de dados recebidos pelo website do VII InternEJ. Prazo: 20/09 O que foi desenvolvido: Diante da dificuldade imposta pela greve ao cenário de Captação de Recursos, a Coordenação optou por não fazer as inscrições via convênio FUNARBE, porque seriam descontados 20% sobre o valor arrecadado. Assim, o controle das inscrições realizadas e dos respectivos pagamentos foi feito através do Sistema PagSeguro. Como complemento necessário, a Coordendadoria procedeu à
comunicação, por e-mail, com os participantes acerca da situação de seu cadastro no evento e ao controle da Fila de Espera. Resultado esperado: Registro completo dos participantes inscritos e pagantes do evento. Resultado alcançado: Boa organização e, ao final, a solução de todos os problemas de identificação dos pagamentos de participantes. Observação: Os empresários juniores que comprovaram situação de vulnerabilidade socioeconômica, com a apresentação de documentos que comprovassem benefício assistencial recebido da UFV (declaração de bolsa moradia e-ou manutenção, acompanhada de cópia dos documentos pessoais de identificação, quais sejam, identidade, CPF e carteirinha estudantil), receberam o reembolso de 50% do valor de sua inscrição no VII InternEJ. Dica para eventos futuros: Caso o PagSeguro seja utilizado novamente para o pagamento das inscrições, devem ser divulgadas para o público, com antecedência, instruções de uso do sistema. Apesar da organização e da facilidade para os participantes, as transações do PagSeguro são demoradas, o que atrasou o recebimento dos valores pela Organização. É interessante estudar a viabilidade de uso de outros sistemas, especialmente aqueles direcionados para eventos, como, por exemplo, o Eventioz (http://www.eventioz.com.br/), concentrando o gerenciamento em uma única coordenadoria, sem fragmentação da responsabiliadade. Atividade: Alocação de recursos Prazo: 20/09 O que foi desenvolvido: Tomada de decisões quanto à utilização dos recursos (“para onde vão”), especialmente na aquisição dos serviços e produtos necessários para a realização do evento. Resultado esperado: Oferecimento, a cada Coordenadoria, do volume e do tipo de recurso necessário para atingir seus objetivos. Cada Coordenador estava autorizado a fazer a retirada somente até o limite do valor previsto para cada atividade. Resultado alcançado: Adequação dos recursos disponíveis à implementação das atividades necessárias com equilíbrio entre receitas e despesas, o que garantiu a conclusão do evento sem prejuízo.
2ª FRENTE DE ATUAÇÃO: Captação de Recursos Atividade: Contatato com a Pró-Reitoria de Extensão e Cultura Prazo: 31/08 Responsáveis: Colaboração da Presidência da CEEMPRE O que foi desenvolvido: Elaboração de ofício apresentando os fins do VII InternEJ, o número de estudantes atingidos e, ainda, a intenção de fornecer gratuidade na inscrição de estudantes carentes. Resultado esperado: receber auxílio financeiro da PEC. Resultado alcançado: a PEC alegou não possuir, na oportunidade, condições de oferecer apoio ao VII InternEJ. Atividade: Contato com os Centros de Ciências da UFV e CENTEV Prazo: 14/09 Responsáveis: Em conjunto com a Coordenadoria Geral e a de Infraestrutura O que foi desenvolvido: Apresentação do Projeto e do Orçamento do VII InternEJ para a Direção do CENTEV e os Diretores dos Centros de Ciências da UFV. Resultado esperado: Apoio para o uso de diárias de carro oficial (transporte trecho BHViçosa) e hospedagem de conferencistas no hotel CEE. Resultado alcançado: Autorização para a utilização dos serviços oficiais da UFV, com economia estimada de R$2.520 entre gastos com transporte e hospedagem de palestrantes. Atividade: Submissão do projeto do VII InternEJ à FAPEMIG Prazo: 21/06 (60 dias antes do início do evento) O que foi desenvolvido: Contato com o Professor Magnus para que assumisse, perante a instituição, o título de Coordenador do InternEJ; elaboração do Projeto e do Orçamento do Evento, nos moldes definido no Manual da FAPEMIG (observação: é necessário que cada item cujo financiamento é solicitado à FAPEMIG seja orçado por, no mínimo, 3 empresas diferentes). Resultado esperado: Captação de, aproximadamente, R$13.000 (treze mil reais). Esse valor abrangia itens não Orçados como indispensáveis no Orçamento Geral (conferir anexos). Resultado alcançado: Captação de R$2.850 (dois mil, oitocentos e cinquenta reais). Desse valor, foram utilizados R$ 2,683 para a compra de passagem aérea. O restante não pôde ser utilizado, em razão da limitação dos itens em que o dinheiro poderia ser gasto.
Atividade: Submissão do projeto à FUNARBE Prazo: 21/06 (60 dias antes do início do evento) O que foi desenvolvido: Elaboração de ofício, assinado pelo professor Magnus, solicitando o apoio da FUNARBE em produtos do Supermercado Escola ou Laticínios. Resultado esperado: Apoio no montante de R$1.000,00 (Cota Ouro). Resultado alcançado: Autorização para compra no valor de até R$500,00 no Supermercado Escola. Este valor foi utilizado para a aquisição de brindes para os palestrantes (Doce de Leite), materiais de higiene e limpeza para manutenção do DEF durante o evento. Atividade: Captação de Patrocínio Responsáveis: Coordenadora de Recursos e Staff Prazo: 07/09 O que foi desenvolvido: Definição de estratégias de abordagens a parceiros potenciais, com a elaboração da Carta de Patrocínio padrão e respectivas cotas de investimento, a adoção da personalização do texto de apresentação da proposta; a possibilidade de negociação em produtos e/ou serviços; e, por fim, a elaboração de instrumento de contrato padrão, para registro das negociações concluídas. Foco: negociação colaborativa. Resultado esperado: Financiamento de 15,10% do valor total do Orçamento Geral. Resultado alcançado: Financiamento de 19,25% do valor total do Orçamento Geral, além da captação de parcerias que juntas agregaram ao VII InternEJ, aproximadamente, R$6.532,50 em produtos e serviços. Subdivisão da atividade: Atividade: Mapeamento de patrocinadores potenciais Prazo: 07/09/2012 O que foi desenvolvido: Listagem de empresas que, conforme seu core business e/ou posicionamento de mercado, teriam interesse em patrocinar o VII InternEJ. Dentre elas, explorou-se a possibilidade de transferência de patrocinadores que apoiam eventos da UFV-Campus Rio Paranaíba para o VII InternEJ. Resultado alcançado: Do campus Rio Paranaíba, recebeu-se indicação das empresas SICCOB Credicarpa, C&T e Cedro Finances como potencias patrocinadores do VII InternEJ. Desenvolvimento padrão: personalização da carta de patrocínio
Prazo: 07/09/2012 Centralização dos contatos no email recursos.internej Atividade: Convite de patrocínio à True Experience O que foi desenvolvido: Apresentação personalizada da Carta de Patrocínio, com demonstração dos resultados da divulgação do evento (gráficos da FanPage do Facebook). Resultado alcançado: Conclusão de contrato de patrocínio no valor de R$1.000 (mil reais), com a cessão de espaço para estande e, ainda, o sorteio de uma bolsa de estudos no Canadá, por duas semanas, para o participante que tirasse a foto mais criativa durante o VII InternEJ e recebesse mais likes no Facebook. O ganhador da promoção alcançou o apoio de mais de 5.000 (cinco mil) pessoas, superando todas as expectativas de repercussão viral do patrocinador. Atividade: Realizar convite de patrocínio à Ambev O que foi desenvolvido: Preenchimento do formulário padrão de solicitação de patrocínio disponível no website da Ambev, incluindo o valor somatório de todas as cotas disponíveis na carta de patrocínio padrão. Resultado alcançado: A Ambev afirmou não ter interesse no patrocínio, mas insistiram que o Projeto seja enviado novamente em próxima ocasião. Importante ressaltar que a empresa patrocinou o JEWC, ocorrido em agosto de 2012. Logo, já era de se esperar que não investiriam em um mesmo público alvo e de maneira semelhante em tão curto espaço de tempo. Atividade: Convite de patrocínio a Chocolates Garoto O que foi desenvolvido: Negociação de cotas conforme a carta de patrocínio, com a opção de oferta de produtos Garoto no valor do investimento devido. Resultado alcançado: A Chocolates Garoto relatou que possui projetos de patrocínios pré-determinados e, portanto, não patrocinaria o VII InternEJ. Atividade: Convite de patrocínio à Braskem O que foi desenvolvido: Personalização da carta de patrocínio para a referida empresa. Proposta de cota de patrocínio personalizada no valor de R$2.000,00 (dois mil reais). E o contato feito realizado via site institucional da Braskem. Resultado alcançado: A Braskem retornou ao contato realizado, informando que as cotas de patrocínio já estavam encerradas e ressaltaram a importância de estabelecer o contato com antecedência, nas palavras da empresa: “Avaliamos seu projeto
cuidadosamente com as áreas de interesse e reconhecemos a importância do encontro, porém, neste momento não será possível a participação da Braskem. (...) Lembrando que projetos de patrocínio com verba direta serão analisados em até 30 dias após a inscrição e, projetos de patrocínio com verba incentivada e Investimento Social Privado poderão ser inscritos a qualquer momento, porém propostas inscritas a partir de 1º de junho de 2012, serão analisados somente no próximo ano no período de junho e julho ou a critério da Braskem.” Atividade: Convite de patrocínio à Cedro Finances O que foi desenvolvido: Personalização da carta de patrocínio para a referida empresa. E negociação de cotas conforme carta de patrocínio. Resultado alcançado: No momento, a Cedro Finances não se interessa por eventos dessa tipologia. Atividade: Convite de patrocínio à SICOOB Credicarpa O que foi desenvolvido: Personalização da carta de patrocínio para a referida empresa. Negociação de cotas conforme carta de patrocínio. E contato realizado via email institucional. Resultado alcançado: A SICCOB Credicarpa não se interessa por eventos deste tipo. Atividade: Convite de patrocínio à JBS O que foi desenvolvido: Personalização da carta de patrocínio para a referida empresa. Negociação de cotas conforme carta de patrocínio. E contato realizado via site instucional da JBS. Resultado alcançado: JBS sequer retornou contato. Atividade: Convite de patrocínio à Kraft Foods O que foi desenvolvido: Personalização da carta de patrocínio para a referida empresa. Negociação de cotas conforme carta de patrocínio. Resultado alcançado: Kraft Foods sequer retornou contato. Atividade: Convite de patrocínio à Red Bull O que foi desenvolvido: Estudo do posicionamento da marca e personalização da carta de patrocínio para a Red Bull. Resultado alcançado: A Red Bull demonstrou interesse no mercado estudantil de Viçosa e inclusive estava se planejando para organizar processo seletivo de representantes universitários locais. Contudo, com a situação da greve, não julgaram
obter retorno com o patrocínio e, por isso, não realizaram nenhum investimento. Atividade: Convite de patrocínio à Taconsede O que foi desenvolvido: Contato com um dos proprietários por telefone e envio da carta proposta. Ao longo do mês de agosto foram feitos contatos por telefone, na tentativa de conseguir, além de apoio com concessão de água, contribuição financeira dessa empresa. Resultado alcançado: Disponibilização de quantos galões de água fossem necessários para o evento e empréstimo de dois suportes simples pela distribuição de cartões da empresa na pasta dos congressistas. A justificativa da impossibilidade de patrocinar o evento seguiu a mesma para todos os que não contribuíram em dinheiro: devido à greve e ao encerramento de cotas de patrocínio para o início do ano, não poderiam financiar nenhuma das cotas propostas. Atividade: Convite de patrocínio à Yogo Fruz O que foi desenvolvido: Contato com o proprietário por telefone e envio da carta proposta. Negociação da disponibilização de produtos, frozen yogurt, em um dos dias do evento e tentativa de apoio financeiro. Resultado alcançado: 330 frozen yogurt com um topping para o segundo dia da programação em troca da distribuição do material da empresa nas pastas dos congressistas, divulgação do logo da empresa no site do evento, atrelado ao link do site da franquia e veiculação do logo no vídeo de encerramento. Atividade: Convite de patrocínio à Café Universitário O que foi desenvolvido: Contato com um dos proprietários por telefone, visita à empresa uma semana depois. Negociação de apoio financeiro ou concessão de produtos. Resultado alcançado: A empresa estava passando por reestruturações e mudanças na administração. Estavam com alguns problemas na documentação, após o falecimento do proprietário anterior. Se interessaram muito pela proposta, manifestaram profundo interesse em ajudar, porém, segundo um dos donos, as suas condições não permitiam. Pediram que os procurássemos para o ano seguinte.
Atividade: Convite de patrocínio ao CPT O que foi desenvolvido: Contato com a secretária do Diretor por telefone e envio da carta proposta. Negociação da veiculação de material na pasta dos congressistas por R$2,00 cada uma e de um curso a ser sorteado entre os participantes. Resultado alcançado: Obtivemos a contra proposta de R$1,00 por pasta, no entanto, não foi possível fecharmos patrocínio com esta instituição devido ao encerramento de cotas que haviam destinado para eventos “acadêmicos”. Atividade: Convite de apoio à Academia Via Campus O que foi desenvolvido: Contato com um dos responsáveis pelas tendas da empresa. Negociação de empréstimo das mesmas, bem como a tentativa de “vender” a cota de distribuição dos materiais impressos na pasta dos participantes do evento. Resultado alcançado: Conseguimos o empréstimo das tendas, porém, não poderiam transportá-la, o que foi feito pelos responsáveis do evento. Atividade: Convite de patrocínio à Number One O que foi desenvolvido: Contato com a proprietária por telefone e pessoalmente. Negociação de cotas a escolha da patrocinadora e concessão de brindes e canetas para as pastas dos congressistas. Resultado alcançado: Aquisição do valor de R$400,00, dez brindes para sorteio e 350 canetas em troca da veiculação da marca nas mídias sociais, afixação de banner e distribuição de bloquinhos personalizados nas pastas dos participantes. Atividade: Realizar convite de patrocínio à ComunEX O que foi desenvolvido: Contato com o proprietário por telefone e envio da carta por email. Negociação de cotas à escolha do patrocinador e concessão de um curso a ser sorteado para os participantes do evento. Resultado alcançado: Não obtivemos resposta. Após um tempo de tentativas para marcar uma reunião não foi mais possível encontrar os responsáveis pela empresa. A princípio se mostraram interessados. No penúltimo contato realizado, disseram que não poderiam ajudar pois o valor era muito alto, porém, foi explicado que poderiam escolher o valor de acordo com as cotas divididas, disseram que iriam pensar, então. Não foi possível encontrá-los mais por telefone, nem marcar um horário para reunião, visto que
o proprietário tinha uma agenda “muito apertada”, como dito por telefone, e, por fim, não responderam ao e-mail. Atividade: Convite de patrocínio à Goodyear O que foi desenvolvido: Envio de carta proposta por e-mail com o objetivo de obter concessão de ecobags. Resultado alcançado: Falha no envio (e-mail do destinatário errado). Não houve prejuízo, pois obtivemos resposta da Góoc. Atividade: Convite de patrocínio à Goóc O que foi desenvolvido: Estudo do posicionamento de marca, com envio de carta proposta por e-mail, com o foco na obtenção de ecobags. Resultado alcançado: Desde o primeiro contato a Goóc afastou a possibilidade de realizar investimentos em espécie, mas apoiaram o evento com a oferta de 350 sacolas de algodão cru, entregues para todos os participantes. Atividade: Convite de patrocínio à Clic Clic O que foi desenvolvido: Contato pessoal e exposição oral do projeto do evento. Resultado alcançado: A empresa justificou a impossibilidade de bancar qualquer auxílio financeiro, em razão da greve, mas forneceram brindes de alta qualidade para sorteio entre os participantes. Atividade: Convite de patrocínio à Livraria Nobel O que foi desenvolvido: Contato pessoal e exposição oral do projeto do evento para o gerente responsável, com posterior envio da Carta de Patrocínio para o proprietário da empresa. Resultado alcançado: A Nobel afastou a possibilidade de qualquer patrocínio, em razão dos prejuízos causados pela greve, mas demonstrou interesse em investir nas próximas oportunidades. Atividade: Providenciar suporte elétrico para água O que foi desenvolvido: Solicitação de contatos de pessoas que poderiam nos disponibilizar à Taconsede; procura no Departamento de Engenharia Florestal;
solicitação verbal à SIF. Resultado alcançado: Empréstimo do suporte para os três dias de evento (Taconsede). Atividade: Convite de patrocínio à Pif Paf e Tial O que foi desenvolvido: Negociação com a responsável pela Comunicação Interna, a partir de 20/07, e um integrante da Seção de Faturamento da empresa, a partir de 13/08, para conseguir patrocínio em dinheiro, ou, principalmente, em produtos, especialmente sucos. E mail enviado no dia 17/07 para o e mail de comunicação geral da empresa não foi respondido. Resultado alcançado: Não conquistou-se o patrocínio. A justificativa foi de que a empresa estaria realizando ações já programadas, e qualquer aumento comprometeria suas verbas orçamentárias. Atividade: Realizar convite de patrocínio à Minas Colonial O que foi desenvolvido: Negociação com respeito à modalidade e valor do patrocínio. Teoricamente, seria em produtos. A empresa demonstrou interesse, inicialmente. Resultado alcançado: Não foi obtido o patrocínio. Motivo alegado: falta de recursos, devido à greve. Observação: A Interminas é uma agência de comunicação, publicidade e marketing responsável pela marca da Minas Colonial e de diversas outras empresas de Viçosa (http://www.interminas.net/). Em contato realizado diretamente com a Interminas, deixaram claro haver ordem expressa dos clientes para que não realizassem gastos com patrocínio enquanto perdurasse a greve da UFV. Atividade: Convite de patrocínio a Editoras O que foi desenvolvido: Envio de carta de patrocínio personalizada para a Rocco (através do e-mail geral), Aprenda Fácil (através do e mail específico de vendas), Gente, Sextante, Leya (através dos canais de comunicação com o público nos sites, já que não foram encontrados endereços de e-mail) Resultado alcançado: Nenhuma empresa retornou o contato. Atividade: Convite de patrocínio ao Itaú-Unibanco O que foi desenvolvido: Resposta enviada com menos de 5 minutos, negando, por não haver meio de incluir este patrocínio em seu orçamento. Mandamos novo email, perguntando quando fecham as cotas de patrocínio para o próximo período (ano), mas não obtivemos resposta. Resultado alcançado: Contrato não realizado. Motivo alegado: não foi possível incluir essa despesa em seu calendário promocional.
Atividade: Convite de patrocínio à Aliança Francesa de Viçosa O que foi desenvolvido: Negociação de cotas de patrocínio, sendo que o interesse maior da AF era um patrocínio que possibilitasse a divulgação de seus materiais, forma mais efetiva, em sua opinião, de propaganda, após o próprio boca-a-boca. Observação: As conversas via e-mail se deram em francês. Resultado alcançado: Conclusão de contrato de patrocínio no valor de R$350,00. Atividade: Convite de patrocínio à GE O que foi desenvolvido: Não houve negociação. Foi enviado um email bem sucinto em que o responsável alegava não possuir espaço em seu orçamento para este ano, em que ressaltam a possibilidade de patrocínio em futuras oportunidades. Resultado alcançado: Não foi conseguido o patrocínio. Motivo: sem espaço no orçamento. Atividade: Realizar convite de patrocínio à Haskell (para o e mail de comunicação geral com a empresa). O que foi desenvolvido: Não houve negociação. A empresa sequer retornou o contato inicial. Atividade: Realizar convite de patrocínio à Mundi Center O que foi desenvolvido: Contato com a filial da PH Rolfs, cuja responsável remeteu o contato diretamente para a loja do Calçadinho. Foi entregue a carta impressa, com a sugestão de patrocínio, ou apoio, com a doação de brindes, por exemplo, vale-compras da loja. Alguns dias depois, a gerente explicou que o responsável gostou muito da carta, mas que já estava patrocinando dois eventos grandes na cidade, e que não poderia nos patrocinar. Que, com essas palavras, “quando ele aceitava, gostava de dar bastante dinheiro, e não patrocinar com pouco”. Resultado alcançado: Não foi obtido o apoio, ou patrocínio. Atividade: Convite de patrocínio a outras empresas, como Suzano e Marilan. O que foi desenvolvido/Resultado alcançado: Tentamos conseguir o e-mail do presidente da Marilan, que esteve na UFV, para palestra, recentemente. Contudo, não tivemos sucesso. Optamos, então, por focar em empresas com maior expectativa de retorno, aquelas das quais possuíamos contato diferente dos canais de comunicação “aberta”, “geral”, através dos quais, em todas as ocasiões, não obtivemos qualquer retorno.
4. Considerações Finais Primeiramente, evidente a conclusão de que o volume das atividades estabelecidas como competência da Coordenadoria de Recursos é excessivo, o que coloca em risco a realização de um trabalho de excelência. Sugerimos que ocorra a divisão em duas equipes: uma de Administração Financeira e, outra, de Captação de Recursos. Por fim, vale ressaltar alguns pontos que merecem especial atenção da próxima Coordenadoria: - O estabelecimento de parcerias duradouras, com a fidelização de empresas, exige uma imagem institucional forte. Isso implica duas conclusões principais: é preciso que se defina a posição jurídica do InternEJ ou, ao menos, da CEEMPRE, para que os colaboradores se sintam seguros em firmar contratos. Além disso, é preciso dar sustentabilidade aos vínculos criados. O VII InternEJ não pode ser um fato acidental no calendário do MEJ-UFV. Acreditamos ser o caso de a CEEMPRE assumi-lo como “produto” de suas atividades e fortalecer seu posicionamento de mercado. - A maioria das empresas planejam as cotas de patrocínio entre os meses finais e iniciais do ano fiscal. Por isso, é importante que as negociações sejam realizadas antes do fechamento do Planejamento de Caixa do ano subsequente/corrente. Para isso, até o mês de dezembro, a equipe de captação já deve estar formada e posicionada estrategicamente. - Sobre Editais de Fomento: as oportunidades são ricas, basta estar atento às datas e às normas dos editais. É de extrema importância que o Projeto e o Orçamento do evento sejam elaborados com antecedência, evitando-se, assim, que o desrespeito às normas pré-estabelecidas desclassifiquem ou retardem a análise do trabalho.
Modelo de carta de PatrocĂnio
O que a XXXX (nome da empresa) tem a ver com essa ideia? PersuasĂŁo. (Descrever um texto de acordo com a empresa em questĂŁo, convencendo-a a patrocinar o evento) Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Aliquam vehicula magna ut felis pulvinar tempor. Sed porttitor interdum nibh id scelerisque. Phasellus varius interdum lorem, ut sagittis magna faucibus non. Sed eget odio ligula. Proin ut neque lacus. Proin sem odio, commodo convallis molestie sit amet, dictum et ipsum. Proin quis felis a enim sollicitudin aliquet id sit amet ipsum. Curabitur consectetur ligula dolor.
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Aliquam vehicula magna ut felis pulvinar tempor. Sed porttitor interdum nibh id scelerisque. Phasellus varius interdum lorem, ut sagittis magna faucibus non. Sed eget odio ligula. Proin ut neque lacus. Proin sem odio, commodo convallis molestie sit amet, dictum et ipsum. Proin quis felis a enim sollicitudin aliquet id sit amet ipsum. Curabitur consectetur ligula dolor.
Vem com a gente?
Nas próximas páginas está a oportunidade de fazer mais de 200 jovens se apaixonarem por sua marca. O VII InternEJ O Núcleo de Empresas Juniores de Viçosa, CEEMPRE, juntamente com o Centro Tecnológico de Desenvolvimento Regional de Viçosa, CENTEV, realizará, entre os dias 21 a 23 de setembro de 2012, o VII InternEJ, Encontro Interno de Empresas Juniores, na Universidade Federal de Viçosa. Em sua sétima edição, com o intuito de descobrir novas perspectivas de visão e ação, o Movimento Empresa Júnior abre o encontro para todas as pessoas dispostas a compartilhar ideias para transformar o meio em que vivem. Com o tema “Um novo líder, um novo mercado!” o evento promoverá a integração de mais de 200 jovens de alto potencial, motivando a reflexão sobre inovação, empreendedorismo e mercado. Focado na troca de experiências pessoais e profissionais, o VII InternEJ participa da formação de pessoas capazes de gerir conhecimentos e ações coletivas que atendam, de forma sustentável, as demandas do mercado e da sociedade.1
1
Confira informações adicionais ao fim deste documento.
O que o InternEJ oferece para sua empresa? Público-alvo Os patrocinadores do VII InternEJ terão a oportunidade de colocar sua marca em
contato
direto
com
aproximadamente
230
participantes
com
visão
empreendedora. São homens e mulheres jovens, entre 18 e 30 anos, enérgicos, dedicados ao sonho de uma sociedade transformada por trabalhos criativos, éticos e sustentáveis. Vindos de um ambiente colaborativo, nossos convidados são formadores de opinião, usuários frequentes de redes sociais, aptos a colocar o conhecimento em movimento e capazes de propagar sensações e resultados com alto impacto. Entre eles: Empresários juniores, principalmente estudantes dos três Campi da
UFV
(Viçosa,
Rio
Paranaíba
e
Florestal),
além
de
representantes da Federação Mineira de Empresas Juniores do
Estado de Minas Gerais (FEJEMG) e da Confederação de Empresas Juniores do Brasil (Brasil Júnior). Pós-juniores: estudantes ou profissionais que já pertenceram ao corpo de uma empresa júnior e hoje, ao mesmo tempo em que empreendem suas ideias em outros projetos, continuam a contribuir para o MEJ. Jovens pesquisadores e gestores de incubadoras de empresas de base tecnológica (notadamente, CENTEV/UFV). Demais interessados da comunidade acadêmica da UFV e das faculdades da região.
Exposição da marca nos meios de divulgação: Material impresso: ● Fixação de cartazes e distribuição de folders nos três Campi da UFV (Viçosa, Rio Paranaíba e Florestal), bem como no Parque Tecnológico de Viçosa; ● Distribuição de cartazes e folders para: a) Empresas juniores do MEJ-UFV;
b) Empresas juniores vinculadas à federação de seus respectivos estados; c) Núcleos parceiros da CEEMPRE; d) Empresas em fase de pré-incubação ou já incubadas no CENTEV/UFV; e) Parques tecnológicos mineiros; f) Faculdades das cidades próximas a Viçosa/MG. Material Virtual:
● Vídeos: a) De divulgação do evento; b) De abertura do evento; c) De encerramento do evento.
● Sites institucionais: UFV, CENTEV/UFV, CEEMPRE, FEJEMG, Brasil Júnior; ● Mídias sociais: Proporções da Divulgação em Mídias Sociais Meio de divulgação
Seguidores/Participantes
Facebook - Grupo MEJ Brasil
8.272 membros
Facebook - Grupo MEJ-UFV
618 membros
Facebook - Página Brasil Júnior
3.632 seguidores
Facebook - Página FEJEMG
1.204 seguidores
Facebook - Página CEEMPRE
349 seguidores
Twitter - Brasil Júnior
3.580 seguidores
Twitter - CEEMPRE
1.027 seguidores
Twitter - FEJEMG
1.376 seguidores
Twitter - CENTEV/UFV
684 seguidores
03 dias de exposição intensa da marca O InternEJ construirá, durante três dias de evento, um ambiente de estímulo à criatividade e à paixão empreendedora. Conheça a programação e escolha o espaço que a missão da sua marca terá nessa experiência:
Programação
2
21 de setembro (sexta-feira) 14h às 18h
Credenciamento
18h
Apresentação do Coral Voix La
18h20
Mesa de Abertura
19h
Ambientes de Desenvolvimento:
2
Todas as alterações que se fizerem necessárias serão informadas imediatamente aos patrocinadores.
Espaço Brasil Júnior, FEJEMG, Ceempre e CENTEV 20h
Palestra Magna: Empreendedorismo de Alto Impacto Sobre o Convidado: Rafael Zatti é especialista em Crowdsourcing, autor de mais de 150 artigos, 4 e-books e mais de 11 mil tweets. Foi o primeiro estrangeiro a entrar no grupo Crowdsortium, que regula o crowdsourcing nos EUA. Fundador da plataforma ideias.me, considerada pela revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios como uma das 45 startups que estão mudando a cara da internet brasileira. Apontado pelo projeto Brasil20 como um dos 100 novos empreendedores brasileiros de alto impacto. Acredita na inovação aberta como o melhor caminho para um mundo melhor.
21h
Coffe-End
Dia 22 de setembro (sábado) 8h
Café da manhã
8h30
Atividades de Integração
9h
Jogos Empresariais: Rodada I
10h 12h
Apresentação de Cases Intervalo para almoço
14h
Jogos Empresariais: Rodada II
14h30
Roda de Discussão com Pós Juniores
16h
Coffe-Break Apresentação de Painéis
16h30
Palestra: Salve-se quem puder! Como sobreviver no mercado de trabalho Ronnan Del Rey é analista de Sistemas graduado em Ciência da Computação, com foco em Sistemas WEB para Gestão do Conhecimento, pela Universidade Federal de Viçosa. Pós-Graduado em MBA de Gestão de Projetos de Tecnologia da Informação pela Universidade Federal de Juiz de Fora. Premiado nacionalmente pelo Sistema de Gestão do Conhecimento, no Movimento de Empresas Juniores. Programador do Polo de Excelência em Florestas da Secretaria de Estado de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior de Minas Gerais. Tem participado de projetos de Ensino à Distância, Gestão de Processos, ECommerce, entre outros, em organizações brasileiras e estrangeiras, públicas e privadas como: Grupo MBC, ASC Accountants, Via Acamari - Nestlé Até Você, Centro Brasileiro de Conservação da Natureza, Meloni Consultoria, Instituto Agrojuris de Educação e Portal do Agronegócio.
17h30
Oficina:
Design Thinking: inovação com impacto social Sobre a Consultoria Convidada: A Design Echos
acredita na inovação como
fruto de um processo criativo e colaborativo. Trabalham com empresas, governos e ONG’s, fortalecendo seus negócios e tornando-os competitivos e com significado. 22h00
Confraternização
23 de setembro (domingo) 13h30
Atividades de Integração
14h
Jogos Empresariais: Rodada Final
15h
Workshop (simultâneos): - Liderança e Coaching - Negociação e Vendas - Gerenciamento de Processos - Marketing
16h30
Coffee-Break
17h
Palestra: Liderança Prática – Como inserir o DNA da sua empresa no seu colaborador
Sobre
o
Convidado:
Rafael Medeiros Filho
é
professor
formado
em
Administração de Empresas com especialização em Recursos Humanos. Já ministrou palestras motivacionais em 23 Estados do Brasil. Possui vasta experiência na área de consultoria organizacional. É sócio proprietário da JRM Inovação Empresarial, empresa que já realizou palestra para os maiores congressos e organizações do Brasil, tais como: Coca-Cola, Dupont, Oi, Vivo, Claro, Brasil Telecom, Caixa Econômica Federal e Banco do Brasil. 18h
Encerramento e Premiações: Melhor Case Ideia vencedora do Concurso de Projetos de Negócios Equipe vencedora dos Jogos Empresariais
19h
Coffee-End
Investimento As empresas patrocinadoras do VII InternEJ terão a oportunidade de divulgar sua marca nos meios listados abaixo. Cada item da tabela a seguir é vendido por um valor correspondente. OBS.: Só será garantida a exclusividade na área de atuação para empresas que investirem o valor mínimo de R$4.000,00 (quatro mil reais).
Item 01
Especificação Divulgação da logo da empresa em folders,
Valor (R$) 2.000,00
cartazes (material impresso e virtual) e pasta a ser distribuída aos participantes 02
Blocos de rascunho
600,00
03
Certificados
600,00
04
Homepage – divulgação do logotipo da empresa
900,00
com seu link 05
Veiculação semanal das ideias da empresa nas
600,00
mídias sociais 06
Camisetas da comissão organizadora -
500,00
divulgação do logotipo da empresa 07
Espaço externo (hall de entrada) para fixação
600,00
de material de publicidade 08
Espaço interno para fixação de material de
700,00
publicidade no local de realização do evento 09
Material de divulgação próprio dentro das
700,00
pastas dos participantes 10
Estande da empresa no local do evento, sendo
1.500,00
a montagem do mesmo de responsabilidade da empresa 11
Veiculação de vídeo próprio, de até 2 minutos
700,00
de duração, durante o evento 12
Divulgação do logotipo da empresa nos vídeos
500,00
de divulgação e de abertura do evento 13
Divulgação
do
logotipo
da
empresa
na
700,00
contracapa dos anais online
Plus Ao investir no VII InternEJ sua empresa contribui para a formação de lideranças conscientes, aptas a conectar aspirações e desenvolver ideias por um desenvolvimento humano equilibrado. Para celebrar o trabalho de realização desse ideal, as marcas de todas as empresas patrocinadoras do InternEJ serão veiculadas no vídeo de encerramento do evento, sem custo adicional. É importante registrar quem são os atores que acreditam e trabalham por “Um novo líder, um novo mercado!”
Contate-nos! Nome do Staff Responsável Staff - Coordenadoria de Recursos
Diana Costa
Telefone
Coordenadora de Recursos
INFORMAÇÕES ADICIONAIS O Movimento Empresa Júnior O Movimento Empresa Júnior (MEJ) chegou ao Brasil por volta da década de 80 e trouxe a oportunidade para estudantes entrarem em contato com o mercado de trabalho ainda enquanto universitários, e, assim, conquistarem diferencial na sua formação. As Empresas Juniores são associações civis, sem fins econômicos, gerenciadas exclusivamente por estudantes, que, conforme suas áreas de estudo, desenvolvem projetos e prestam serviços, sob orientação de professores, para empresas, entidades e sociedade em geral. Têm como finalidade promover o desenvolvimento técnico, acadêmico, pessoal e profissional dos alunos associados, fomentando o espírito empreendedor e favorecendo o desenvolvimento econômico e social da comunidade. A Universidade Federal de Viçosa sedia a CEEMPRE, que é hoje o maior núcleo de empresas juniores do Brasil. Contamos com mais de 30 empresas e aproximadamente 500 empresários juniores, integrados em um ambiente de muito aprendizado e geração de novas ideias e, no âmbito estadual, correspondemos a 25% do total de empresas juniores da Federação de Empresas Juniores de Minas Gerais (FEJEMG).
Por uma educação cotidiana: Responsabilidade Ambiental Buscando melhores alternativas para a destinação dos resíduos produzidos,
durante o VII InternEJ será realizada coleta seletiva, em parceria com o Projeto Reciclar (http://www.projetoreciclar.ufv.br/), que promoverá atividades educativas pontuais. Com o intuito de conscientizar o público, o VII InternEJ distribuirá aos participante canecas em acrílico, diminuindo o consumo de copos plásticos descartáveis durante o evento. Além disso, os artigos, cases e projetos de negócio selecionados para o evento serão divulgados em formato de anais online.
Compartilhamento e reconhecimento de boas iniciativas A previsão é que cerca de 50 (cinquenta) trabalhos sejam inscritos para o evento, entre cases, artigos e ideias de negócios.
Serão selecionados para
apresentação 08 (oito) cases e 06 (seis) artigos, estes expostos em painéis, além de serem registrados nos anais online do evento. A melhor ideia de negócio recebe, como prêmio, o estudo da Viabilidade Técnica, Econômica, Comercial e de Impacto Ambiental (EVTECIA) das tecnologias prospectadas,
a
ser
executado
Tecnológica (CENTEV/UFV).
Realização:
pela
Incubadora
de
Empresas
de
Base
VII InternEJ - Orçamento Geral Resumo
Entradas
Entradas
R$ 20,212.80
Custo total do VII InternEJ Saldo
R$ 21,902.50 -R$ 1,689.70
Total
INSC. R$55.76 X 280
15612.8
FAPEMIG
2850
Subtotal
18462.8
Patrocínios Fundo de Reserva: Empréstimo Ceempre
R$ 900.00
Number One
R$ 400.00
Aliança Francesa
R$ 350.00
True Experience
R$ 1,000.00
Saidas Divulgação
R$ 1,780.00
Conteúdo e Programação Recursos
R$ 10,433.50 R$ 68.00
Infraestrutura
R$ 5,822.00
Integração
R$ 3,799.00 Saída Total
R$ 21,902.50
Subtotal
R$ 1,750.00
Entrada Total
R$ 20,212.80
OBS: Os gastos marcados de amarelo são custos NÃO PRIORITÁRIOS.
Coordenadoria de Divulgação Ação
Materiais
Quantidade
Valor Unitário
Total
Divulgação Impressa Banner - Entrada do DEF
1 1 R$ 250
Banner - Faixa da Mesa Camisas Participantes
R$ 250.00
R$ 250.00 R$ 250.00 R$ 1,080.00
120 R$ 9
Fotografia
200 TOTAL
R$ 1,780.00
Coordenadoria de Conteúdo e Programação Ação
Materiais
Quantidade
Valor Unitário
Total
Palestras e Workshops Honorários de Palestrante - Rafael Medeiros
1
R$ 2,000.00
Material do Workshop - Eureca!
1
R$800,00
R$ 800.00
Passagem aérea (ida e volta)
3 (SP-BH)
R$ 550.00
R$ 1,650.00
Passagem aérea (ida e volta)
1 (Porto Alegre-BH)
R$ 600.00
R$ 715.00
Passagem aérea (ida e volta)
2 (Brasília-BH)
R$ 226.50
R$ 226.50
Passagem terrestre (ida e volta)
2 (Juiz de Fora-Viçosa)
R$ 40.00
R$ 80.00
Passagem terrestre (ida e volta)
20 (BH-Viçosa)
R$ 65.00
R$ 1,430.00
Passagem terrestre (ida e volta)
10 (Conexão Confis-Rodoviária BH)
R$10,00
R$ 100.00
13 diárias
R$ 80.00
R$ 1,040.00
Alimentação Conferencistas
56 refeições
R$25,00
R$ 1,400.00
Alimentação Equipe Organizadora
62 refeições
R$16,00
R$ 992.00
TOTAL
R$ 10,433.50
Hospedagem
R$ 2,000.00
Organização
Coordenadoria de Recursos e Finanças Ação
Materiais
Quantidade
Valor Unitário
Total
Controle de Saídas Bloco de Recibo
1
R$ 3.00
R$ 3.00
15
R$ 3.00 0.1
R$ 45.00
TOTAL
R$ 68.00
Captação de Recursos Cartas de Patrocínio - impressão a laser, colorida Impressões Diversas
200 páginas em PB
R$ 20.00
Coordenadoria de Infraestrutura Ação
Materiais
Quantidade
Valor Unitário
Total
Alimentação dos Participantes Coffee-break
400 (4 intervalos) = 1600 refeições
R$ 3.00
R$ 4,800.00
Cerimonial Mestre de Cerimônia
1
153
153
Cerimonialista
1
139.4
139.4
Identificação Pulserinhas de Identificação Cordinhas para crachás
540
0.5
270
5 rolos
R$24,00
120
10
15
150
1
100
100
TOTAL
R$ 5,822.40
Premiações Plaquinhas Aluguel PVA Manutenção DEF Diversos
2d. faxina (R$50/dia) + 1 d. porteiro (R$60)
160
Contratação de Faxineira Materiais de limpeza, de escritório, etc.
200
Coordenadoria de Integração Ação
Materiais
Quantidade
Valor Unitário
Total
Atividades de Integração Balões
7
R$ 7.00
R$ 49.00
Grupo de Teatro
1
200
200
Espaço para festa (Galpão)
1
2400
2400
DJ
1
R$ 750.00
R$ 750.00
TOTAL
R$ 3,799.00
Festa