9786074816396 Principios de Contabilidad, Enfoque Emprendedor. 1a. Ed. Juárez. Cengage by Cengage

Principios de

Contabilidad Enfoque emprendedor

Luis Felipe Juárez Valdés

Principios de

Contabilidad Enfoque emprendedor

Luis Felipe Juárez Valdés Revisión técnica

Ana Lilia Contreras Villagómez Coordinadora de Contabilidad básica y avanzada Facultad de Contaduría y Administración Universidad Nacional Autónoma de México

Australia • Brasil • Corea • España • Estados Unidos • Japón • México • Reino Unido • Singapur

Principios de contabilidad. Enfoque emprendedor Luis Felipe Juárez Valdés Presidente de Cengage Learning Latinoamérica Fernando Valenzuela Migoya Director de Producto y desarrollo Latinoamérica Daniel Oti Yvonnet Director editorial y de producción Latinoamérica Raúl D. Zendejas Espejel Editor senior Javier Reyes Martínez Coordinadora de producción editorial Abril Vega Orozco Editora de producción Gloria Luz Olguín Sarmiento Coordinador de manufactura Rafael Pérez González Diseño portada Punto 5 Margarito Sánchez Cabrera Composición tipográﬁca Punto 5 Margarito Sánchez Cabrera

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© D.R. 2012 por Cengage Learning Editores, S.A. de C.V., una compañía de Cengage Learning, Inc. Corporativo Santa Fe Av. Santa Fe núm. 505, piso 12 Col. Cruz Manca, Santa Fe C.P. 05349, México, D.F. Cengage Learning™ es una marca registrada usada bajo permiso.

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CONTENIDO

CAPÍTULO 1 Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales .......................................

Generación de una idea de negocio .................................................................... La oportunidad del nuevo negocio ...................................................................... Cálculo del rendimiento .......................................................................................... Implementación de la idea: el nuevo negocio comienza a funcionar ...................................................................................

2 3 4

Resumen ................................................................................................................................. Términos clave ....................................................................................................................... Ejercicios ................................................................................................................................

23 24 25

CAPÍTULO 2 Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios ............................................... 26 Registro de las transacciones ............................................................................... El libro diario.............................................................................................................. Registro en el libro diario........................................................................................ El libro mayor............................................................................................................. Cómo calcular los saldos de cada cuenta T....................................................... Las cuentas T con sus saldos y la balanza de comprobación .......................................................................................... Cuentas T con sus saldos.......................................................................................

27 27 29 39 54

61 62 63

55 57

CAPÍTULO 3 Proceso de ajustes contables................................................................. 64 Qué es el proceso de ajustes contables y por qué es necesario incluirlo en la información ﬁnanciera ................................................................................. 65 Tipos de ajustes ........................................................................................................ 66 Gastos pagados por anticipado ............................................................................ 66 Otros gastos pagados por anticipado .................................................................. 72 Ingresos cobrados por anticipado ....................................................................... 72 Gastos acumulados ................................................................................................. 75 Ingresos acumulados .............................................................................................. 76 Depreciación............................................................................................................. 78

Balanza ajustada ...................................................................................................... La hoja de trabajo.....................................................................................................

80 85

88 90 91

CAPÍTULO 4 Proceso de cierre de cuentas................................................................. 92 El proceso de cierre contable ...............................................................................

Resumen ................................................................................................................................. 100 Términos clave ....................................................................................................................... 101 Ejercicios ................................................................................................................................ 102

CAPÍTULO 5 Los estados ﬁnancieros básicos ............................................................ 103 Los estados ﬁnancieros básicos .......................................................................... Estado de variaciones en el capital contable .................................................... Balance general ....................................................................................................... Flujo de efectivo .......................................................................................................

104 107 109 111

Resumen ................................................................................................................................. 115 Términos clave ....................................................................................................................... 116 Ejercicios ................................................................................................................................ 117

CAPÍTULO 6 Normatividad y legislación contable ..................................................... 118 Normatividad y legislación contable.................................................................... 119 Normas de información ﬁnanciera....................................................................... 119 Características básicas ............................................................................................................. Postulados básicos....................................................................................................................

119 120

Normas de información ﬁnanciera Serie A ........................................................ 121 NIF A-1. Estructura de las normas de información ﬁnanciera ........................................................................... 122 NIF A-2. Postulados básicos .................................................................................. 122 Postulado de sustancia económica .......................................................................................... Postulado de entidad económica ............................................................................................. Postulado de negocio en marcha ............................................................................................. Postulado de devengación contable......................................................................................... Postulado de periodo contable ................................................................................................. Postulado de asociación de costos y gastos con ingresos ......................................................

123 123 123 123 123 123

NIF A-3. Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados ﬁnancieros .......................................................................... 124

NIF A-4. Características cualitativas de los estados financieros .................. 126 NIF A-5. Elementos básicos de los estados financieros .................................. 126 El balance general ..................................................................................................................... Estado de resultados................................................................................................................. Estado de variaciones en el capital contable........................................................................... Estado de flujos de efectivo y estado de cambios en la situación financiera .............................

127 128 129 129

NIF A-6. Reconocimiento y valuación .................................................................. 130 Normas básicas de reconocimiento ......................................................................................... Criterios de reconocimiento ..................................................................................................... Momentos de reconocimiento .................................................................................................. Reconocimiento inicial .............................................................................................................. Reconocimiento posterior ......................................................................................................... Normas básicas de valuación ................................................................................................... Valores de entrada .................................................................................................................... Valores de salida .......................................................................................................................

130 130 131 131 131 132 132 132

NIF A-7. Presentación y revelación...................................................................... 133 Los estados ﬁnancieros y sus notas .................................................................... 134 Presentación ............................................................................................................. 135 Agrupación de partidas ............................................................................................................. Políticas contables .................................................................................................................... Otras revelaciones ....................................................................................................................

135 136 136

NIF A-8. Supletoriedad ............................................................................................ 136 Requisitos de una norma supletoria..................................................................... 137 Reglas de la supletoriedad..................................................................................... 138 Resumen ................................................................................................................................. 139 Términos clave ....................................................................................................................... 140 Ejercicios ................................................................................................................................ 141

CAPÍTULO 7 Control y administración del efectivo y equivalentes de efectivo.............................................................. 142 Deﬁnición de efectivo ............................................................................................. Manejo de la caja chica ......................................................................................... Arqueo de caja chica .............................................................................................. Reposición del fondo de caja chica ..................................................................... Manejo de las cuentas de cheques en los bancos y la conciliación bancaria ........................................................................... Apertura de la cuenta de cheques ...................................................................... Efecto de los depósitos ........................................................................................... Preparación de la conciliación bancaria ............................................................ Proceso de conciliación .........................................................................................

143 144 145 147 149 149 151 158 161

Resumen ................................................................................................................................. 163

Términos clave ....................................................................................................................... 164 Ejercicios ................................................................................................................................ 165

CAPÍTULO 8 Cuentas por cobrar .................................................................................... 166 Cuentas por cobrar .................................................................................................. Registro de las cuentas por cobrar ...................................................................... Factoraje ﬁnanciero ................................................................................................ Cuentas incobrables................................................................................................ La tarjeta de crédito................................................................................................. Pago con cheque bancario .................................................................................... Transferencia bancaria electrónica.....................................................................

167 168 177 177 181 184 186

Resumen ................................................................................................................................. 188 Términos clave ....................................................................................................................... 189 Ejercicios ................................................................................................................................ 190

CAPÍTULO 9 Control y administración del inventario ................................................ 191 Inventarios ................................................................................................................. 192 Sistema de control de inventarios perpetuo ...................................................... 193 Compras de mercancía.............................................................................................................. Devoluciones de mercancía adquirida ..................................................................................... Boniﬁcaciones sobre compras .................................................................................................. Flete sobre compras .................................................................................................................. Ventas a crédito bajo inventario perpetuo ............................................................................... Devolución sobre ventas ........................................................................................................... Ventas en efectivo..................................................................................................................... Boniﬁcaciones sobre ventas ..................................................................................................... Flete sobre ventas .....................................................................................................................

193 195 196 197 198 199 200 202 203

Sistema de control de inventarios periódico...................................................... 203 Compras a crédito ..................................................................................................................... Devoluciones sobre compras .................................................................................................... Boniﬁcaciones sobre compras .................................................................................................. Flete sobre compras .................................................................................................................. Ventas a crédito......................................................................................................................... Devolución sobre ventas ........................................................................................................... Ventas en efectivo..................................................................................................................... Boniﬁcaciones sobre ventas .................................................................................................... Flete sobre ventas .....................................................................................................................

204 204 205 205 206 206 207 208 208

Resumen ................................................................................................................................. 212 Términos clave ....................................................................................................................... 213 Ejercicios ................................................................................................................................ 214

CAPÍTULO 10 Control y administración de los activos ﬁjos o activos a largo plazo ............................................................ 215 Control y administración de los activos a largo plazo ...................................... 216 Métodos de depreciación ...................................................................................... 219 Métodos de depreciación por el paso del tiempo ...................................................................

220

Métodos de depreciación acelerada .................................................................. 222 Doble saldo decreciente ........................................................................................................... Suma de los dígitos de los años ............................................................................................... Retiro de los activos a largo plazo............................................................................................

222 223 224

Normatividad contable............................................................................................ 225 Normas de valuación de activos a largo plazo .................................................. 226 Retiro de activos a largo plazo ................................................................................................. Normas de presentación...........................................................................................................

227 227

Resumen ................................................................................................................................. 228 Términos clave ....................................................................................................................... 229 Ejercicios ................................................................................................................................ 230

CAPÍTULO 11 Pasivos .......................................................................................................... 231 Pasivos ....................................................................................................................... 232 La palanca ﬁnanciera ................................................................................................................

235

Pasivos a corto plazo .............................................................................................. 239 Pasivos a corto plazo sin costo ................................................................................................. Pasivos a corto plazo con costo ................................................................................................

239 241

Normatividad contable de los pasivos ................................................................ 243 Reglas de valuación de los pasivos .......................................................................................... Reglas de revelación .................................................................................................................

244 244

Resumen ................................................................................................................................. 245 Términos clave ....................................................................................................................... 246 Ejercicios ................................................................................................................................ 247

CAPÍTULO 12 Capital contable .......................................................................................... 248 Capital ........................................................................................................................ 249 Tipos de acciones ......................................................................................................................

253

Normatividad contable sobre el capital .............................................................. 256 Reglas de valuación .................................................................................................................. Reglas de presentación.............................................................................................................

257 258

Resumen ................................................................................................................................. 259 Términos clave ....................................................................................................................... 260 Ejercicios ................................................................................................................................ 261

CAPÍTULO 13 Análisis ﬁnanciero ..................................................................................... 262 Análisis ﬁnanciero ................................................................................................... Análisis horizontal .................................................................................................... Activos a largo plazo ............................................................................................... Pasivos ....................................................................................................................... Capital ......................................................................................................................... Estado de resultados ............................................................................................... Análisis vertical ........................................................................................................

266 266 276 278 280 280 284

Activos a largo plazo ................................................................................................................ Pasivos .......................................................................................................................................

285 286

Capital ......................................................................................................................... 287 Estado de resultados.................................................................................................................

287

Razones financieras ................................................................................................ 289 Razones de liquidez................................................................................................................... Razones de actividad ................................................................................................................ Efectivo ..................................................................................................................................... Cuentas por cobrar .................................................................................................................... Razones de actividad. Inventarios ............................................................................................ Ciclo del efectivo a corto plazo................................................................................................. Rotación de activo a largo plazo, o fijo .................................................................................... Rotación del activo total ........................................................................................................... Razones de financiamiento a largo plazo ................................................................................. Razones de rendimiento............................................................................................................ Método DuPont .........................................................................................................................

290 294 295 296 299 302 305 307 307 312 315

Resumen ................................................................................................................................. 320 Términos clave ....................................................................................................................... 321 Ejercicios ................................................................................................................................ 322

Capítulo 1

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá:

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

1. Desarrollar la idea básica de un nuevo negocio. 2. Entender el concepto de rendimiento sobre la inversión (ROI) para calcular la rentabilidad esperada de la nueva inversión y seleccionar la alternativa más conveniente. 3. Realizar ejercicios de registro contable de las primeras operaciones de una empresa. 4. Describir la función de la contabilidad en el establecimiento de nuevas empresas. 5. Entender el efecto de las transacciones de negocios en la ecuación contable.

Principios de contabilidad

Generación de una idea de negocio En los tiempos recientes se ha utilizado, cada vez con más frecuencia, la idea del emprendedor como la actitud de un individuo encaminada a generar una idea de negocio y llevarla a cabo con éxito. Pero, ¿cómo se logra ese proceso que en lo básico parece tan sencillo? Comencemos por de nir qué es un emprendedor. Un emprendedor es aquella persona u organización capaz de generar un nuevo proyecto de negocio (entendiendo como negocio aquella actividad que crea valor). Puede hacerlo funcionar en lo establecido, y dicho negocio logra sostenerse por sí mismo durante un tiempo razonable, generando un rendimiento adecuado para sus inversionistas. Existe un gran número de instituciones públicas y privadas y sitios web que se dedican a promover el desarrollo empresarial, y que se hacen llamar aceleradoras o incubadoras de negocios, todas con el objetivo de aumentar cada vez más el número de personas emprendedoras que deciden autoemplearse creando su propio negocio. De igual forma, la mayoría de las universidades e instituciones de educación media superior y superior ha incorporado en sus planes de estudio el concepto de emprendedores, ya sea con cursos especí cos, talleres, laboratorios, etc., o con una orientación general hacia dicho concepto. Desafortunadamente, existen pocos libros de texto que apoyen tales iniciativas, tanto particulares como institucionales, y que combinen los conceptos clásicos de áreas económico-administrativas con este nuevo término de emprendedurismo o desarrollo del espíritu emprendedor para permitir al estudiante, o emprendedor, desarrollar una idea de negocio que le produzca un merecido éxito y a la vez llevar el control contable y nanciero respectivo. La crisis económica y nanciera mundial de 2008, caracterizada por despidos masivos, llevó a muchas personas afectadas a considerar la posibilidad de trabajar por su cuenta. Sin embargo, no sólo se requiere una buena idea de negocio para llevarla a cabo. No siempre una buena idea resulta en un negocio exitoso. Se requieren también conocimientos técnicos y administrativos para implementar dichos planes. Este es el espacio que se busca cubrir con este libro: proveer el conocimiento técnico y el soporte teórico necesarios para realizar un adecuado registro de las operaciones de inicio del negocio y de las transacciones que se realizarán con clientes, proveedores, empleados, socios, inversionistas, etc., así como para reportar, en forma de estados nancieros, los resultados obtenidos por esa nueva empresa. El objetivo es lograr una adecuada interpretación de la información nanciera que ayude en la toma de decisiones de inversión y nanciamiento para retroalimentar la operación exitosa de la entidad. Todo este último proceso se conoce como contabilidad.

Capítulo 1

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

La contabilidad, entonces, forma parte integral del proceso de inicio, gestión y retroalimentación de la nueva empresa.

La oportunidad del nuevo negocio Todo nuevo negocio inicia como una buena idea, la cual deberá estar asociada con la oportunidad, es decir, la existencia de una necesidad no satisfecha en nuestros futuros clientes, la cual puede consistir en la no disponibilidad en el mercado de algún bien o servicio que en este momento satisfaga dicha necesidad. Existe un gran debate en marketing acerca de si las necesidades de los consumidores se crean o sólo se descubren. En mi opinión como autor, sólo se descubren; ya existen. Descubrirlas es nuestra función como empresarios. Una vez detectadas, debe generarse el satisfactor para cubrirlas. Así, la idea de un nuevo negocio deberá estar relacionada con la satisfacción de una necesidad, lo cual crea la oportunidad para iniciarlo. Es proporcionando ese satisfactor que la nueva empresa generará valor para el consumidor y, por consiguiente, un rendimiento para los inversionistas que nanciaron la iniciativa de negocio.

El emprendedor tiene una inquietud para establecerse por su cuenta. Analiza la factibilidad de su idea.

Identiﬁca la oportunidad de negocio y analiza el proyecto. Determina su rentabilidad.

La idea es implementada y el nuevo negocio empieza a funcionar.

Figura 1 Proceso de generación de un nuevo negocio

El proceso de generación de un nuevo negocio representado en la gura 1 requiere lo siguiente. Análisis de factibilidad de la idea. No toda buena idea es un buen proyecto de negocio. Debe analizarse el bien o servicio que se desea ofrecer, así como la tecnología actual o futura a corto plazo que se requiere para elaborar dicho producto, las materias primas, la mano de obra cali cada, los equipos, maquinaria e instalaciones necesarios, las habilidades y conocimientos administrativos, y el proceso logístico con que se cuenta para la adecuada distribución del nuevo producto. En el caso de un servicio, el análisis es muy similar, salvo en lo referente a la materia prima, pues no hay elaboración de productos.

Principios de contabilidad

Identi cación de la oportunidad de negocio y análisis del proyecto. Una vez identi cada la oportunidad, se realiza el estudio de mercado, en el cual se tratará de cuanti car el potencial de ventas con base en el bien o servicio a ofrecer y los precios que se hayan determinado. De igual forma, se de nirán los costos y gastos que dicho bien o servicio requieran. En el caso de varios productos, se debe determinar su mezcla (porcentaje a vender de cada uno) y los precios de venta. Surge la pregunta sobre cuál será el precio de venta. Ahí es donde la contabilidad resulta muy útil. En esta parte del estudio del proyecto deberán quedar claramente cuanti cados los ingresos esperados por el nuevo bien o servicio. Una vez determinado el potencial de ventas, se realiza el estudio técnico, que reportará qué tipo y cantidad de inversiones en equipo, maquinaria, instalaciones, recursos humanos, materia prima, etc., se requieren para el monto esperado de ventas. Estos dos últimos análisis no se incluyen en este libro y recomendamos al lector interesado consultar textos de marketing e ingeniería industrial, en los que se detalla este tipo de estudios para el inicio de un nuevo negocio. Ya calculado el monto de la inversión requerida, corresponde buscar el nanciamiento del proyecto, es decir, de dónde obtendremos el dinero para iniciar el negocio. Acudimos entonces con los accionistas. Una de las primeras preguntas que nos formularán es: ¿Ese negocio me conviene? La respuesta estribará en calcular el rendimiento que le ofrece esa alternativa de inversión y compararla con otras para seleccionar la que mejor ganancia reporte. Pero surge una disyuntiva: a mayor rendimiento, el negocio parece ser más riesgoso. Entonces debemos seleccionar la combinación que ofrezca el mejor balance entre rendimiento y riesgo.

Cálculo del rendimiento Piense por un momento en qué podríamos hacer con una cantidad de dinero que tuviéramos disponible para invertir. ¿Cuál sería nuestra primera opción de inversión? Seguro pensaríamos en una cuenta de ahorros en un banco comercial de la localidad. Pero, ¿cuánto paga de intereses (rendimiento) una cuenta de ahorros? Por tradición, este ha sido el tipo de inversión que paga menos intereses. En la actualidad la tasa debe ser cercana a 1% anual. Y no es un error de impresión. Por cada $100 que usted invierta en una cuenta de ahorros ¡le pagarían $1 al año! (le corresponde actualizar este dato preguntando en los bancos de su ciudad cuánto aportan hoy). Parece un rendimiento muy bajo, ¿no es así? Necesitamos otro tipo de inversiones que pague un poco más de intereses.

Capítulo 1

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

En términos generales, este es el razonamiento que sigue cualquier inversionista: por cada peso invertido, ¿qué rendimiento obtengo? Si no se está de acuerdo con la ganancia ofrecida por determinada alternativa de inversión, seguramente se buscará una de mayor rendimiento. Al continuar con nuestro ejemplo, la siguiente opción disponible será seguramente invertir en Certi cados de la Tesorería, conocidos como Cetes. Este tipo de inversión reditúa una tasa de interés de poco más de 4.5%. Ésta es mejor que el 1% que pagaría la cuenta de ahorros. Pero, ¿es su ciente? Seguramente todavía no. Un inversionista promedio en países como el nuestro, en vías de desarrollo, esperará ganar entre 20 y 35% al año, pero manteniendo un riesgo también promedio. Cuando se habla de riesgo, nos referimos a la posibilidad de que los resultados que esperamos sean muy diferentes de los que en realidad obtengamos. Entre más grandes sean estas posibilidades, diremos que la inversión es más riesgosa. ¿Cómo controlamos este riesgo? Eso depende de cada tipo de inversionista. Habrá quienes acepten asumir un riesgo más alto que otros, y esta actitud se llama disposición al riesgo. Al nal, todo depende de qué tan dispuesto esté usted a aceptarlo, pero algo importante a señalar es que, en negocios, entre más riesgo asumamos, mayor rendimiento de esa inversión esperaremos. Nuestra siguiente opción pudiera ser participar en los llamados fondos de inversión, en los cuales un gran número de inversionistas deposita su dinero en una institución nanciera que se encarga de manejar esos fondos y toma decisiones por ellos en torno a en qué instrumentos de inversión se participará y cuánto se colocará en ese instrumento en particular, lo que se conoce como portafolio de inversión. Cada cierto periodo se calcula el rendimiento obtenido del portafolio y se reporta a los participantes del fondo. Su nivel oscila, en la actualidad, entre 5 a 30% en el mejor de los casos. ¿Suena bien, no? Pero, en mi opinión, tiene dos desventajas: la primera radica en que los resultados pueden ser muy variables, de 5 hasta 30%. Esto es muy riesgoso. La segunda implica que no podemos intervenir en las decisiones de dónde se invertirá nuestro dinero. Eso queda en manos de los ejecutivos bancarios, quienes tratarán de buscar una combinación de instrumentos de inversión que maximice el rendimiento y disminuya el riesgo. Está bien para una persona que no quiere tener más problemas que acudir a cobrar sus intereses, ya sea al banco o a la institución nanciera en la que invirtió. Pero estamos hablando de que seremos futuros empresarios. No podemos limitar nuestra actividad de negocios a acudir a cobrar los intereses. Eso está bien para “viudas y huérfanos”, como se denomina a este tipo de inversiones, pero nosotros queremos algo con un poco más de reto y riesgo y, por tanto, mayor rendimiento. La siguiente opción, en orden de rendimientos crecientes, será invertir en la bolsa de valores, un lugar al que se acude a comprar o vender acciones de diversas empresas que aparecen listadas en ella. El inversionista no compra directamente en la bolsa de valores. Utiliza a los llamados corredores de bolsa

Principios de contabilidad

para que realicen la transacción de compra o venta. Los corredores cobran una determinada cantidad o comisión por cada operación efectuada. En esta alternativa seguramente esperaríamos obtener muy altos rendimientos, pero también incurriríamos en un gran riesgo, y necesitaríamos un gran capital para invertir en este tipo de instrumentos, porque no sería conveniente colocar todo el capital en una sola empresa; conviene hacerlo en varias para reducir el riesgo (recuerde el concepto de portafolio). Una alternativa intermedia entre los fondos de inversión e invertir en la bolsa es crear un negocio propio. Ahí es donde surge el concepto de emprendedor. Vamos a emprender la aventura de iniciar y hacer crecer nuestro negocio. Para ello requerimos un capital adecuado que reditúe un rendimiento con el que estaremos de acuerdo y, sobre todo, que nos permitirá participar en todas las decisiones que lo afecten. Pero veamos cómo se calcula el rendimiento. El rendimiento de una inversión consiste en cuánto recibo de intereses por la cantidad que tengo invertida, es decir:

Rendimiento = Intereses / Inversión

Si aplicamos estos conceptos en una idea de negocio, los equivalentes serían:

Rendimiento = Utilidad

Inversión = Capital contable

Pero, ¿qué signi can todos esos términos contables? Usted comprenderá cada uno de ellos conforme avancemos en el contenido del libro. Por el momento, pensemos que la utilidad es la diferencia que resulta del ingreso que obtenemos por ventas, al que se le resta el costo de las mercancías que entregamos al vender, así como lo que hemos pagado en sueldos, renta, energía eléctrica, papelería, teléfono, etc., para operar el negocio. El capital contable está conformado por la inversión inicial (capital aportado) más las utilidades de ejercicios anteriores (capital ganado) que hemos retenido para hacer crecer el negocio. Por supuesto que al inicio de las operaciones sólo tendremos capital aportado. A este rendimiento se le llama rendimiento sobre el capital contable (ROE), y será el indicador de qué tan conveniente es el negocio que pretendemos iniciar.

Capítulo 1

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

Es conveniente señalar en este momento que no es sólo el monto de la utilidad lo que nos ayuda a decidir emprender el negocio. Por lo general, para los no eruditos, se espera que el negocio reditúe una gran proporción de utilidad. En el capítulo de análisis de estados nancieros veremos que no necesariamente una mayor utilidad representará un mejor rendimiento. Lo importante a considerar es la relación que esta utilidad mantiene con respecto al monto del capital invertido. No es lo mismo ganar $1,000 invirtiendo $10,000, que ganar $1,000 invirtiendo sólo $2,000. ¿Puede ver cuál es la idea? Lo que buscaremos en el negocio no es sólo aumentar la utilidad, sino incrementar la proporción de ésta que genera el negocio con respecto a la proporción de aumento, o disminución, del capital invertido que requiere ese incremento en la utilidad. Si lo comparamos con lo que un banco paga de intereses, es el monto de intereses que éste paga con respecto al capital contenido en el monto de mi inversión. Es relevante mencionar ahora que ambos conceptos, utilidad e inversión, son cifras que obtendremos de la contabilidad. Será vital, entonces, que esta contabilidad sea adecuadamente realizada; de lo contrario obtendremos cifras erróneas y poco con ables, y quizá tomaremos decisiones equivocadas que pueden llegar a signi car la pérdida de todo nuestro dinero invertido. Debemos superar ya la idea de los antiguos empresarios cuyo principal motivador era pagar lo menos posible o no pagar impuestos, sin considerar el negocio como un todo, enfocándose sólo en reducir la utilidad. Con esa idea en mente se distorsionaba la contabilidad que no registraba ingresos, o que consignaba gastos que no correspondían en realidad a la empresa. Esta forma de hacer negocios debe ser superada. Consideremos los impuestos como un gasto más del negocio, como la renta, los sueldos, la energía eléctrica, etc., y evitemos manejar información errónea del negocio, o exponernos a riesgos de sanciones, o inclusive a la clausura, por minimizar el pago a la autoridad scal. Más adelante demostraremos que el rendimiento que obtiene el negocio está determinado por diversos factores, además de la utilidad que se logre, y que se puede generar un mejor rendimiento manejando de forma adecuada otras partes del negocio, más que alterando la contabilidad. La contabilidad es muy útil si la información que presenta es verdadera. En la siguiente sección comenzamos a registrar, “a llevar”, la contabilidad del nuevo negocio. Observe cómo se estructura la información nanciera en lo que se conoce como estados nancieros, ya que con ellos reportaremos y tomaremos decisiones sobre la empresa o entidad.

Principios de contabilidad

Implementación de la idea: el nuevo negocio comienza a funcionar Una vez analizado el proyecto y determinada su rentabilidad, decidimos iniciar el negocio. En este momento se reúnen los socios, o el propietario único (más adelante se valorará si conviene invitar a socios al negocio o emprenderlo como propietario único), para aportar el capital, es decir, el dinero o recursos con los cuales se adquieren los activos (equipo, maquinaria, inventarios) necesarios para iniciar operaciones. En algunas ocasiones lo aportado por los socios, o capital, no es su ciente para la compra de los activos, y entonces se decide por adquirir pasivos, es decir, préstamos con los cuales completar la inversión de los accionistas para comprar los activos necesarios. La primera actividad que los socios, o propietario único, realizan es aportar (entregar) recursos para comprar los activos. En toda iniciativa de negocios es muy recomendable registrar por escrito cualquier operación o acuerdo a que se llegue, con el n de hacer constar diariamente los eventos que afectan a la empresa. De esta manera tendremos la referencia para recordar más adelante los acuerdos o transacciones realizados. Para registrar las operaciones del negocio utilizaremos el siguiente formato.

Lo que la empresa tiene

Por qué lo tiene

La operación de la aportación inicial, suponiendo que los socios entregaron efectivo para pagar sus participaciones en el negocio, quedaría registrada como se indica enseguida.

Capítulo 1

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

Efectivo

Capital

$30,000

Con base en lo anterior, vemos que los activos con que ahora cuenta la empresa fueron adquiridos inicialmente con el capital aportado por los socios. Pero si esto no fuera su ciente, solicitamos un préstamo (pasivo) y adquirimos los activos faltantes. Por tanto, tenemos la siguiente igualdad. Activo –Bienes o derechos que la empresa posee (Lo que la empresa tiene)

Pasivo + Capital –Deudas u obligaciones que la empresa adquiere (Por qué lo tiene)

El monto de los Activos debe ser igual a la suma de los Pasivos más el Capital

Esta igualdad, que es la base de la contabilidad, se denomina ecuación contable y, como veremos más adelante, siempre se cumple. ¿Por qué siempre se cumple? Porque lo que la empresa tiene —inventario, maquinaria, equipo, edi cios, etc. (Activos)—, lo adquirió con recursos aportados por los socios (Capital), con recursos provenientes de un préstamo (Pasivos), o con una combinación de ambas fuentes. Todo activo tiene una razón de por qué lo tenemos. Hasta este momento seguro ha empleado la palabra efectivo como equivalente de capital. Cuando usted comenta con algún amigo o amiga que le invita a salir… “es que no tengo capital”, se re ere a que no tiene dinero en efectivo. En contabilidad, esos dos conceptos son muy diferentes. El capital consiste en los recursos aportados por los socios (que pueden ser o no en efectivo), y el efectivo es lo que la empresa tiene en billetes y monedas para realizar sus pagos. ¡No confunda la cuenta Capital con la cuenta Efectivo! Esta confusión es muy común en los nuevos estudiantes de contabilidad. Recuerde: el capital son los recursos aportados por los socios, o por el propietario único, que pueden estar o no en efectivo.

Principios de contabilidad

Tome en cuenta lo siguiente. Activo = Pasivo + Capital

Efectivo (lo que la empresa tiene)

Capital (por qué lo tiene)

$30,000

Si presentáramos esta información en un documento formal, lo podríamos llamar balance general. ¿Por qué balance? Como puede observar, al cumplirse la ecuación contable, el total de activo queda balanceado con la suma de pasivo y capital. De ahí el nombre de balance general para ese documento que la empresa presenta a los lectores interesados en conocer su funcionamiento, aunque desde hace algunos años el nombre cambió, con base en la norma de información nanciera (NIF) A-3, a estado de posición nanciera, o estado de situación nanciera. Por el momento lo seguiremos llamando balance general. Observe que la información que presenta el balance se puede agrupar en dos grandes columnas: del lado izquierdo están los recursos que tiene la empresa, y del lado derecho el porqué los tiene. Como puede notar, la contabilidad posee mucha lógica. Si listamos del lado izquierdo los activos que la empresa adquiere (qué tiene), y del lado derecho la forma en que obtiene esos activos (por qué los tiene), al nal tendremos un balance general que contendrá la ecuación contable, y ésta seguirá balanceada. Pero vayamos de vuelta a la creación de nuestra nueva empresa. Suponga que ya decidimos qué tipo de negocio estableceremos. Analizamos la idea, estudiamos el mercado, revisamos los procesos de producción, la estructura de la organización, el equipo necesario, la materia prima, etc., y decidimos establecer una pequeña fábrica de golosinas. El proceso es muy simple. Compramos malvaviscos y los cubrimos con chocolate para lograr una presentación agradable. Les colocamos un sujetador de madera y los ofrecemos como una paleta de malvavisco con chocolate.

Capítulo 1

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

El negocio iniciará con la modalidad de propietario único, debido a que la inversión es relativamente baja. Del estudio técnico se estimó un monto inicial de $30,000, los cuales son aportados por el propietario. Por el momento, funcionará en la cochera de su casa.

1. Registro de la aportación inicial.*

Activo

Pasivo + Capital

Efectivo

$30,000

Capital

$30,000

Total Activo

$30,000

Total Pasivo + Capital

$30,000

En el lado de los activos aparece la cuenta Efectivo con un saldo de $30,000. Por otro lado, la aportación del dueño por $30,000 se registra en la cuenta Capital. Observe cómo, después de cada operación que realiza la pequeña empresa, se cumple la igualdad Activo = Pasivo + Capital. Con estos recursos empezamos a adquirir activos para la operación del nuevo negocio.

2. Compramos materia prima por un importe de $5,000, más el impuesto al valor agregado (IVA de 16%) por $800, para la elaboración de las golosinas, lo cual pagamos en efectivo.

Activo Efectivo Inventario de materia prima

Pasivo + Capital $24,200

Capital

$30,000

Total Pasivo + Capital

$30,000

5,000

IVA pagado

800

Total Activo

$30,000

* En lo consecutivo, el número con el que se identiﬁca cada operación servirá de distintivo cuando se le reﬁera en ejemplos posteriores.

Principios de contabilidad

La materia prima se presenta como Inventario de materia prima y, por haberse pagado en efectivo, el monto de la cuenta Efectivo disminuye $5,800, dando como resultado un saldo de $24,200. Se puede observar ahora que la empresa tiene efectivo por $24,200, inventario de materia prima por $5,000 e IVA pagado por $800. ¿Por qué lo tiene? Porque el dueño aportó $30,000 en efectivo, el cual se utilizó para la compra mencionada. Observe que ahora el monto de efectivo es diferente del monto de capital. Se utilizó el efectivo disponible, y éste disminuye, pero el dueño mantiene su capital, pues no ha hecho retiros del mismo. Así, el saldo de la cuenta no sufre cambio alguno. El IVA efectivamente se mantiene en una cuenta de activo, ya que la empresa podrá acreditarlo al momento de realizar su pago provisional el 17 del siguiente mes. Debemos diferenciar el IVA efectivamente pagado de la cuenta IVA por acreditar, el cual será pagado en próximas fechas, pero por no haberse cubierto en efectivo, todavía no es acreditable. Lo será cuando sea “efectivamente” entregado en efectivo. Continuamos adquiriendo recursos para la empresa.

3. Compramos material de empaque para los productos elaborados por un importe de $2,500, más IVA ($400), el cual será pagado a 30 días.

Activo

Pasivo

Efectivo

$24,200

Inventarios Materia prima Material de empaque IVA pagado IVA por acreditar

$7,500 5,000 2,500 800 400

Total Activo

$32,900

Capital

Cuentas por pagar

$2,900

Capital

$30,000

Total Pasivo

$2,900

Total Capital

$30,000

Total Pasivo + Capital

$32,900

Ahora aparece el concepto pasivos porque el material de empaque no ha sido pagado todavía, y será cubierto en 30 días.

Capítulo 1

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

Se nos ha comentado siempre que las deudas (pasivos) no son convenientes, pero en el mundo empresarial sucede algo diferente. El efecto de adquirir más activos por medio de una deuda nos permite tener más activos de los que podríamos adquirir con el capital inicial aportado. Dado que todo activo tiene que generar activamente ujos de efectivo, (de ahí su nombre de activo), el resultado es que deberá producir un mayor ujo de efectivo y, por tanto, un mayor rendimiento del negocio. Interesante ¿verdad? Quizás usted se pregunte: ¿por qué no lo pagamos en efectivo si tenemos su ciente para hacerlo? Lo que conviene es aprovechar el crédito que nos otorgan los proveedores al permitirnos pagar en 30 días y aplicar en otras inversiones más productivas el efectivo que tenemos, en vez de “gastarlo” en inventarios que por lo general no reditúan ningún rendimiento y, por el contrario, “cuestan” inversión, espacio, cuidado, seguros, etcétera. En general, un pasivo bien manejado, invertido en la empresa a través de nuevos activos, genera más ventas y utilidades. En lugar de pensar que el préstamo nos cuesta intereses, debemos pensar en cuánto generará de utilidades. ¿Qué le parece? Una idea interesante ¿no es así? Más adelante retomaremos este tema del manejo de los pasivos. El impuesto al valor agregado se presenta ahora como un activo, porque permitirá reducir más adelante el pago que tengamos que efectuar por este concepto. Aparecen dos cuentas de este gravamen: IVA pagado en efectivo, e IVA por acreditar. ¿Por qué la diferencia? Según la legislación scal vigente, sólo se puede acreditar el impuesto efectivamente pagado en efectivo (el importe que aparece es el pago que efectuamos por la materia prima en la operación número 2). En la operación número 3, cuando adquirimos el material de empaque, lo quedamos a deber, por lo cual no podremos acreditar el impuesto sino hasta el momento en que sea liquidado, es decir, cuando sea “efectivamente pagado”. Esa es la razón del manejo de estas dos cuentas.

Principios de contabilidad

4. Adquirimos equipo para la preparación de las golosinas con un costo de $16,000, más IVA. Pagamos 50% en efectivo y se rma un documento por la diferencia.

Activo Efectivo

Pasivo $14,920

Capital

Cuentas por pagar

$2,900 9,280

Inventarios Materia prima Material de empaque IVA pagado IVA por acreditar

7,500 5,000 2,500 2,080 1,680

Documentos por pagar

Equipo

16,000

Total Pasivo

Total Activo

$42,180

Total Pasivo + Capital

$12,180

Capital

$30,000

Total Capital

$30,000 $42,180

Comienza a complicarse un poco, ¿no es así? Es decir, el proceso de llevar las transacciones “en la mente” y calcular los saldos de cada una de las cuentas. ¿No hay un procedimiento formal para efectuar estos registros en forma más sistemática? En el capítulo 2 se presentan tales procedimientos contables. Con respecto al registro de los activos, también surge la pregunta: ¿a qué monto debo registrar, por ejemplo, el equipo? Si el equipo es adquirido nuevo, entonces no hay problema, éste se registra en libros al valor que presente la factura de compra. Pero si, como sucede en algunos pequeños negocios cuando inician, parte del activo, por ejemplo, fue proporcionado por un familiar del propietario o por este mismo, ¿a qué valor debe presentarse en los activos?, ¿a su costo original?, ¿a su costo actual?, ¿a su costo “apreciativo”? Aquí es donde serán de enorme ayuda los lineamientos generales que existen para el registro de las operaciones y la adquisición de activos. Esos lineamientos son las normas de información nanciera (NIF), en las cuales se detallan las reglas de valuación y presentación de cada uno de los activos, y cómo se debe registrar y calcular la pérdida de valor de los activos por su uso, lo cual se llama depreciación. Regresaremos a estos conceptos en capítulos subsecuentes. El impuesto al valor agregado que hemos pagado hasta el momento lo mantenemos como IVA por acreditar, y en los pasivos aparece el IVA por pagar, porque este impuesto lo tendremos que pagar, ya sea a nuestro proveedor cuando le cubramos el importe

Capítulo 1

Generación de una idea de negocio y registro de las operaciones iniciales

de la factura, o al gobierno en caso de que nos resulte saldo en contra al momento de efectuar nuestro pago parcial del IVA. Tenemos activos que utilizaremos más rápidamente que otros. Por ejemplo, el efectivo y los inventarios se deben utilizar en un plazo menor de un año, o incluso en menos de un mes. A este tipo de activos se le llama activo circulante o activo a corto plazo. Por otra parte, esperamos que el equipo dure varios años en operación, y por eso a este otro le llamaremos activo jo, activo no circulante, o activo a largo plazo. De igual modo, a los pasivos (deudas u obligaciones de la empresa) que se pagarán dentro del siguiente año les llamaremos pasivos a corto plazo. A los pasivos u obligaciones que se cubrirán a plazos mayores a un año los denominaremos pasivos a largo plazo. Para el caso de nuestra nueva empresa, observe que los activos a largo plazo (equipo) se adquirieron usando un pasivo a largo plazo (un documento por pagar). En este caso esperamos que el activo genere sus propios ujos de efectivo para poder pagar ese pasivo. Esa idea quedará establecida desde este momento. Todo activo debe generar los ujos de efectivo su cientes que justi quen su adquisición. Además, trataremos siempre de hacer coincidir los plazos de uso de los activos con los plazos de pago de los pasivos con que los adquirimos (en caso de que así haya sido) o con el capital aportado por el o los socios, el cual se supone es a un plazo muy largo. Continuamos en la siguiente página con las transacciones de nuestra empresa de golosinas.

Capítulo 2

OBJETIVOS Al concluir el estudio de este capítulo usted podrá: 1. Entender qué es una transacción de negocios. 2. Comprender la función de los libros de contabilidad y la mecánica del registro de las transacciones. 3. Registrar las operaciones que realiza una empresa. 4. Registrar las transacciones en el libro diario y en el libro mayor. 5. Obtener y explicar la balanza de comprobación.

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

Capítulo 2

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

La empresa, primero en formación y después en operación, debe registrar todas las transacciones económicas que lleva a cabo. Pero, ¿qué es una transacción económica de negocios? La transacción económica de negocios es una operación que realiza una empresa u organización con otra entidad durante el ciclo normal de actividades de ambas, en la cual hay una transferencia de activos o una generación de pasivos. Para que dicha operación pueda considerarse una transacción económica, deberán cumplirse varias condiciones. • Que la operación involucre el intercambio de recursos. • Que dichos recursos sean ciertos y cuanti cables en unidades monetarias. • Que exista un punto en el tiempo claramente determinado en el cual se realiza la operación. • Que genere derechos para una entidad y/o obligaciones para la otra.

Registro de las transacciones El registro de las transacciones económicas que realiza una entidad se lleva a cabo en los libros contables, los cuales servirán como memoria de dichas operaciones. Para dicho registro se utilizan dos libros contables: el libro diario y el libro mayor.

El libro diario El libro diario nos permite registrar las transacciones que realiza la entidad conforme éstas suceden en el tiempo. Tal vez usted, o alguno de sus amigos, acostumbren llevar un diario personal en el que anotan las vivencias compartidas con sus amigos y compañeros. De la misma forma, la empresa registra cada día, o lo más frecuentemente posible, cada una de las operaciones que realiza. Recordará del capítulo 1 que iniciamos el negocio de golosinas con una aportación inicial del dueño. El registro que realizábamos en esa ocasión agrupaba los movimientos en dos conceptos.

Principios de contabilidad

Lo que la empresa tiene

Por qué lo tiene

Si vamos a registrar por fechas, nuestro formato en el registro de las transacciones del libro diario deberá tener un espacio para registrar la fecha en que ocurre dicho movimiento de la siguiente forma.

Fecha

Lo que la empresa tiene

Por qué lo tiene

Parece conveniente agregar también un espacio donde podamos incluir una breve explicación de porqué se llevó a cabo dicha transacción. Con esto podríamos recordar más fácilmente la razón de la misma.

Capítulo 2

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

Descripción de la transacción

Registro en el libro diario ¿Cómo se registraría en el libro diario la transacción de la aportación inicial del propietario? El propietario entrega $30,000 en efectivo para iniciar el negocio. Suponga que esta transacción se llevó a cabo el 10 de enero de 2011. Recuerde que toda operación comercial debe reunir la serie de condiciones o características que mencionamos antes para que pueda considerarse una transacción económica y registrarse en los libros de contabilidad. Analicemos la transacción de la aportación inicial para determinar si es factible su registro en el libro diario de la empresa. • Que la operación involucre el intercambio de recursos. El propietario proporcionará efectivo a la empresa o entidad a iniciar. • Que dichos recursos sean ciertos y cuanti cables. Son ciertos y existe una cantidad determinada. En este caso, $30,000. • Que exista un punto en el tiempo claramente determinado en el cual se realiza la operación. La fecha de la operación es cierta y determinada: 10 de enero de 2011. • Que genere derechos para una entidad y/o genere obligaciones para la otra. La empresa adquiere el derecho de recibir el efectivo y el inversionista la obligación de entregar los recursos. Así, la operación de aportación de recursos para iniciar el negocio reúne las características necesarias para su registro en el libro diario de la nueva empresa. Se anota de la forma que se indica a continuación.

Principios de contabilidad

Fecha Enero 10, 2011

Lo que la empresa tiene Efectivo

Por qué lo tiene

$30,000 Capital

$30,000

Aportación del propietario para iniciar el negocio.

Para cada uno de los movimientos contables se utiliza una la. Esto es lo que se conoce como un registro en el libro diario. ¿Cómo quedarían entonces las otras transacciones que realizamos en el capítulo 1?

2. Compramos materia prima para la elaboración de las golosinas, la cual se paga en efectivo.

Fecha

Lo que la empresa tiene

Enero 12, 2011

Inventario de materia prima $5,000 IVA pagado

Por qué lo tiene

800 Efectivo

$5,800

Compra de inventario de materia prima a la Cía. Distribuidora de Materias Primas, S.A., según factura núm. 222.

Capítulo 2

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

Al analizar el registro en el libro diario vemos que la empresa tiene un Inventario de materia prima por $5,000 y un Impuesto efectivamente pagado por $800. ¿Por qué lo tiene? Porque utilizó efectivo para pagar ese inventario.

3. Compramos material de empaque para los productos elaborados por un importe de $2,500, más IVA, el cual se pagará a 30 días.

Fecha Enero 12, 2011

Lo que la empresa tiene Material de empaque IVA por acreditar

Por qué lo tiene

$2,500 400 Cuentas por pagar

$2,900

Compra de material de empaque a la Cía. Distribuidora de Material de Empaque, S.A., según factura núm. H 25.

Al analizar la operación, registramos la cuenta Material de empaque que, como se ha mencionado, es un activo para la empresa porque le proporcionará flujos de efectivo en el futuro mediante la venta de los artículos, y nanciamos la compra de este material con la adquisición de un pasivo (porque se pagará más adelante), que llamaremos cuentas por pagar, en las que registramos la mayoría de nuestras compras a crédito. Observe que ahora aparece la cuenta IVA por acreditar, porque se pagará en el futuro y, según la legislación vigente, sólo se compensa el IVA pagado; por tanto, se mantiene como activo hasta que “efectivamente” sea cubierto.

4. Adquirimos equipo para la preparación de las golosinas por un costo de $16,000, más IVA ($2,560). Pagamos 50% en efectivo y rmamos un documento que cubre la diferencia.

Principios de contabilidad

Fecha Enero 15, 2011

Lo que la empresa tiene Equipo IVA pagado IVA por acreditar

Por qué lo tiene

$16,000 1,280 1,280 Efectivo Documentos por pagar

$9,280 9,280

Compra de equipo para la preparación de golosinas a la Cía. Distribuidora de Equipo, S.A., según factura núm. 123. Se cubre 50% en efectivo y se ﬁrma un documento por el resto.

Se registra el valor del equipo al costo histórico, es decir, lo que cuesta en valor en factura, más IVA. Se acredita el IVA efectivamente pagado ($1,280) y el resto se mantiene como IVA por acreditar ($1,280). Ahora debe resultar más fácil entender el manejo de este impuesto. Continuamos con las transacciones de nuestro negocio de golosinas.

5. La empresa renta un local comercial para usarlo como bodega de su producto terminado, con un costo mensual de $2,000. Esta transacción también causa el pago del IVA. El dueño del local solicita el pago anticipado de dos meses en efectivo.

El registro de esta operación en el libro diario se realiza como sigue.

Fecha Enero 17, 2011

Lo que la empresa tiene

Por qué lo tiene

Renta pagada por anticipado $4,000 640

IVA pagado

Efectivo

$4,640

Pago anticipado de la renta del local ubicado en la calle Oriente 23, núm. 16, ciudad capital, según contrato núm. 455 ﬁrmado con el Sr. Rodrigo Gómez.

Registramos el pago anticipado de la renta como un activo, porque nos dará bene cios en el futuro, y lo entregamos en efectivo, como fue requerido por el propietario del local.

Capítulo 2

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

6. Compramos insumos de o cina (papelería, bolígrafos, lápices) por $500, más IVA ($80).

Esta operación quedará registrada en el libro diario de la siguiente manera.

Fecha Enero 19, 2011

Lo que la empresa tiene Insumos IVA pagado

Por qué lo tiene

$500 80 Efectivo

$580

Compra de insumos en efectivo por $500.

7. Recibimos nuestro primer pedido. Se nos encarga la producción de 1,000 unidades de golosinas. A un precio de venta de $5, esto representa un ingreso de $5,000, más IVA ($800). Para cerrar el trato, solicitamos un adelanto de 50% en efectivo.

Fecha Enero 22, 2011

Lo que la empresa tiene Efectivo

Por qué lo tiene

$2,900 Anticipo de clientes IVA cobrado

$2,500 400

Recepción de 50% de la venta de $5,000.

Recuerde que al recibir el anticipo de nuestro cliente adquirimos un nuevo pasivo, porque ahora tenemos la obligación de entregar el producto o devolver el dinero recibido en caso de incumplimiento.

Principios de contabilidad

8. Elaboración del producto vendido en la operación anterior. Nuestros trabajadores proceden a producir la cantidad de artículos solicitados. Pagamos la mano de obra por un total de $1,500 que, junto con los costos de materia prima y del material de empaque, suman $3,500 (la materia prima, $1,500 y el material de empaque, $500). La orden de producción se elabora en su totalidad y se guarda en el almacén de producto terminado.

Fecha Enero 23, 2011

Lo que la empresa tiene Producto terminado

Por qué lo tiene

$3,500 Efectivo Materia prima Material de empaque

$1,500 1,500 500

Elaboración de la orden como nuestro primer pedido.

Esta operación genera un activo llamado producto terminado. Lo tenemos porque se utilizó la materia prima ($1,500), la mano de obra de los trabajadores ($1,500) y el material de empaque ($500), lo cual nos da el costo del producto elaborado por un total de $3,500.

9. La mercancía es entregada al cliente.

Fecha Enero 23, 2011

Lo que la empresa tiene Cuentas por cobrar Anticipo de clientes Costo de ventas

Por qué lo tiene

$2,900 2,500 3,500 Ventas IVA cobrado

Producto terminado Entrega de la orden colocada como nuestro primer pedido.

$5,000 400 3,500

Capítulo 2

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

Aparece el concepto costo de ventas que, como recordará, indica lo que nos costó elaborar el pedido que ahora estamos entregando, por ventas, a nuestro cliente. Por el momento lo estamos reduciendo del capital, porque al entregar el producto terminado nuestro capital disminuye. Hasta este momento hemos llamado a las columnas en las que colocamos la información Lo que la empresa tiene (columna izquierda) y Por qué lo tiene (columna derecha), tratando de explicar cada uno de los registros que la empresa realiza en sus libros contables. En realidad, a esas columnas se les llama debe (lado izquierdo) y haber (lado derecho). Por costumbre se les ha denominado así, y en realidad no representan lo que comúnmente entendemos por esas palabras cuando las utilizamos como parte de nuestro lenguaje cotidiano. Es decir, en la columna izquierda (debe) no se debe nada, y en la columna derecha no hay (haber) nada. Entonces, ¿por qué llamarlas así? La razón se funda en el hábito y, para respetarlo, seguiremos denominándolas así.

10. El propietario retira efectivo para sus gastos personales.

Fecha Enero 30, 2011

Lo que la empresa tiene Retiros

Por qué lo tiene

$3,000 Efectivo

$3,000

Retiro en efectivo del propietario.

Con esta última operación concluimos el periodo contable, que para el caso de nuestra empresa será de meses calendario. Los registros en el libro diario lucirán de la forma que se muestra a continuación.

Principios de contabilidad

Fecha

Cuentas

Debe

Haber

1 Enero 10, 2011

Efectivo

$30,000

Capital

$30,000

Aportación del propietario para iniciar el negocio. 2 Enero 12, 2011

Inventario de materia prima

$5,000

IVA pagado

800

Efectivo

$5,800

Compra de inventario de materia prima a la Cía. Distribuidora de Materias Primas, S.A., según factura núm. 222. 3 Enero 12, 2011

Material de empaque

$2,500

IVA por acreditar

400

Cuentas por pagar

$2,900

Compra de material de empaque a la Cía. Distribuidora de Material de Empaque, S.A., según factura núm. H 25. 4 Enero 15, 2011

Equipo

$16,000

IVA pagado

1,280

IVA por acreditar

1,280

Efectivo

$9,280

Documentos por pagar

9,280

Compra de equipo para la preparación de golosinas a la Cía. Distribuidora de Equipo, S.A., según factura núm. 123.

Capítulo 2

Fecha

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

Cuentas

Debe

Haber

5 Enero 17, 2011

Renta pagada por anticipado

$4,000

IVA pagado

640

Efectivo

$4,640

Pago por anticipado de la renta del local ubicado en la calle Oriente 23, núm. 16, de esta ciudad capital, según contrato núm. 455 ﬁrmado con el Sr. Rodrigo Gómez. 6 Enero 19, 2011

Insumos

$500

IVA pagado

Efectivo

$580

Compra de insumos en efectivo por $500. 7 Enero 22, 2011

Efectivo

$2,900

Anticipo de clientes

$2,500

IVA cobrado

400

Recepción de 50% de la venta de $5,000 más IVA. 8 Enero 23, 2011

Producto terminado

$3,500

Efectivo

$1,500

Materia prima

1,500

Material de empaque

500

Elaboración de la orden colocada como nuestro primer pedido.

Principios de contabilidad

Fecha

Cuentas

Debe

Haber

9 Enero 23, 2011

Cuentas por cobrar $2,900

Ingreso anticipado

2,500

Costo de ventas

3,500 Ventas IVA cobrado

Producto terminado

$5,000 400 3,500

Entrega de la orden colocada como nuestro primer pedido que se cobrará dentro de 30 días. 10 Enero 30, 2011

Retiros

$3,000

Efectivo

$3,000

Retiro del propietario para sus gastos personales.

Lo anterior es lo que se conoce como registros en el libro diario, que incluye el número de movimiento, la fecha, las cuentas del Debe y su monto, las cuentas del Haber y su monto, y una breve descripción que explica la operación. De esta forma tenemos las transacciones que realizó la entidad en forma cronológica, es decir, ordenadas según la fecha en que ocurrieron, lo cual permite “narrar” los eventos económicos que sucedieron y que han llevado a la empresa a la situación nanciera que ahora presenta. Pero ¿qué sucede si quisiéramos conocer cuáles son los saldos de las cuentas? Esto no lo podríamos conocer directamente de los registros en el libro diario. Tendríamos que recorrer cada uno de los movimientos en el libro diario e identi car cuáles de esas transacciones afectaron el saldo de la cuenta, o cuentas, de las cuales quisiéramos conocer los saldos. Parece mucho trabajo, ¿no es así? Suponga que lo realiza en una empresa grande que registra cientos de operaciones cada día. Esa es la nalidad del otro libro contable que se conoce como libro mayor, el cual conoceremos en la siguiente sección.

Capítulo 2

Los libros contables y el registro de las transacciones de negocios

El libro mayor En el libro diario se registran las transacciones en forma cronológica, es decir, conforme ocurren en el tiempo. De esta forma podemos leer una crónica de lo acontecido en la empresa. Pero esto tiene un inconveniente: no nos permite conocer el saldo de cada una de las cuentas afectadas. Para conocer dicho saldo, ahora las transacciones se presentan agrupadas por cuenta. Es lo que se conoce como libro mayor. En el libro mayor se utiliza un formato denominado cuenta T, porque recuerda la letra T mayúscula. Dicho formato permite registrar los efectos que origina cada transacción en la situación nanciera de la empresa con base en la siguiente mecánica.

Activo Cargos

Abonos

(Lo que la empresa tiene)

(Por qué lo tiene)

Para las cuentas de Activo, las operaciones que originan que se obtengan más activos en la empresa se registrarán del lado izquierdo de la cuenta T. Por el contrario, las operaciones que ocasionan que disminuyan nuestros activos se registrarán del lado derecho de la cuenta T. Veamos un ejemplo. En la operación 1 de nuestro nuevo negocio hicimos la aportación inicial. El registro en el libro diario quedó de la siguiente forma. Enero 10, 2011

Efectivo Capital

Aportación que realiza el propietario para iniciar el negocio.

$30,000 $30,000

Hasta hoy, la enseñanza de la contabilidad es considerada un campo conservador por seguir modelos y estilos sumamente ortodoxos que dan como resultado una enseñanza poco desafiante, tediosa y de difícil aplicación inmediata. Para ofrecer una alternativa a esta visión, la presente obra busca lograr dos objetivos: •

Introducir a estudiantes y profesionales, no sólo del área de negocios sino de todas las disciplinas, en el manejo de la contabilidad y en los conceptos básicos de finanzas.

•

Despertar en ellos el espíritu emprendedor que los conduzca a la creación de una empresa propia.

Entre las características del libro destacan las siguientes: •

Utiliza el aprendizaje dinámico con la finalidad de que el lector “aprenda haciendo”, lo cual propicia un aprendizaje más efectivo a largo plazo.

•

En la sección de ejercicios al final de cada capítulo se invita al lector a desarrollar sus propios ejemplos con base en sus expectativas personales. Al participar en el desarrollo de un problema y su posterior solución, aprenderá a plantear ejercicios reales, como le sucederá en su futuro desempeño profesional.

•

La contabilidad se enseña en forma muy práctica mediante la propuesta, a modo de ejemplo, de emprender y desarrollar un negocio: una microempresa. Esto evita la complejidad propia de una empresa de mayores dimensiones, lo cual complicaría el manejo de los conceptos esenciales. La sencillez con que se desarrolla el ejemplo no se contrapone con la formalidad que merece el proceso contable de toda empresa abordado en este libro.

•

Hace referencia a elementos básicos de finanzas, aquellos estrictamente necesarios para entender la rentabilidad y la sustentabilidad financiera del negocio, así como a los conceptos básicos de matemáticas financieras requeridos para la valuación de activos, sobre todo a largo plazo.

•

La utilidad de la información financiera en la toma de decisiones empresarial es un tema fundamental al que el autor le dedica especial atención. Por ende, enfatiza las decisiones a considerar en cada etapa de la formación del nuevo negocio, en vez de sólo centrarse en su utilidad contable.

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