INTRODUCCIÓN

La gestión de archivos es importante para la recuperación de la información y en ella tiene especial relevancia el estudio de los archivos de carácter publico y privado.

El estudio de las distintas técnicas de archivo y catalogación es muy importante para poder establecer sistemas de recuperación de la información.

Dentro del proceso documental es necesario seguir una serie de pasos para realizar el registro de esta. Los procedimientos de registro y posterior archivo de la documentación tienen que realizarse por personal cualificado que conozca las distintas formas de archivo y catalogación.

La gestión de archivos se puede realizar de forma manual o automatizada. Cuando se realiza de forma automatiza, es necesario utilizar un sistema operativo que sea optimo para recabar y guardar información. Los responsables del mismo deberán configurarlo y saber operar para conseguir los fines de archivo.

Los datos archivados deben poder ser recuperados en caso de que la información sufra danos; por este motivo, hay que realizar copias de seguridad que garanticen el rescate de los datos, estableciendo sistemas que garanticen la confidencialidad de los mismos.

Los profesionales que sean responsables de los archivos automatizados deben conocer las principales características de los sistemas operativos en redes locales, así́ como la configuración básica de un sistema de red, actualización y acciones para compartir recursos.

El estudio de las diversas formas de archivo debe establecer un mecanismo que garantice el mantenimiento de información, así como la introducción, la ordenación, los asistentes para formularios de introducción de información y actualización de datos en los sistemas de archivo. Debemos tener en cuenta que, en el proceso de archivo, uno de los principales objetivos es la recuperación

de forma eficiente de la información. Por este motivo, en el archivo de la información se debe garantizar distintas formas de búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos. Los asistentes para consultas son herramientas muy útiles para recuperar la información.

Por ultimo, es necesario hacer hincapié en la protección de los datos de carácter personal que estén guardados en las bases de datos mediante sistemas de catalogación y archivo. La normativa actual establece una serie de medidas de seguridad que deben ser cumplidas por los responsables de los ficheros.