CONCEPTOS BASICOS DE CONTABILIDAD

Conceptos de Contabilidad

INTRODUCCIÓN

Contabilidad, cuando se escucha tal palabra, un cúmulo de ideas comienzan a fluir dependiendo del tipo de persona que la escucha y se ha intentado a menudo definir tal concepto, sin embargo, su campo es demasiado amplio como para definirle de forma simple.

De tal suerte, resulta más sencillo limitar sus funciones, y dedicado a ellas, este escrito se enfoca en los principios básicos de la contabilidad, haciendo un interesante recorrido de cada uno de esos lineamientos que ponen bases específicas y limitadas

acerca de la forma de comunicar las finanzas entre las personas individuales o jurídicas con otras personas o bien con empresas.

Estos principios regulan la forma en que se hace contabilidad, poniendo estándares para facilitar la información financiera que se acumula, ya sea de una persona o negocio.

Por supuesto al igual que en cualquier rama o ciencia contable no hay acuerdos universales, por lo que se dan a conocer por medio de una investigación a grandes rasgos algunos de esos principios básicos de contabilidad, definiéndolos y describiendo su realización y funcionamiento.

Además, se incluyen algunos conceptos financieros que son vitales en el entendimiento de estos principios para llegar a su efectivo cumplimiento, y necesariamente se enlista una serie de las normas internacionales de contabilidad vigentes, como parte de esos lineamientos a seguir para un mejor control financiero de las contabilidades puestas en escena.

Se hace necesario también, para culminar el recorrido, proveer el conocimiento de algunos aspectos legales implicados dentro de estos principios, con el fin de que todo proceso contable, además de ser conocido, entendible y efectivo, sea desde luego, legal.

También se le dará a conocer la clasificación de las cuentas con su respectivo código de registro contable para la elaboración de la herramienta que utiliza el contador como borrador para analizar el estado financiero de una empresa con su proceso respectivo.

LOS PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD Los Principios de Contabilidad son los lineamientos que regulan la manera en que se cuantifica, trata y comunica la información financiera por parte de los profesionales de la contabilidad, se puede decir que, de alguna manera, constituyen la ley reglamentaria del contador. ¿Qué son? Se les menciona, con frecuencia, como Normas o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y se les define de la siguiente manera: Son una convención mínima de conceptos básicos y reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente, sobre asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados reglamentan el proceso de la contabilidad financiera, determinando la información que debe incluirse, cómo se organiza, mide, combina y ajusta y finalmente cómo se presenta en los estados financieros. ¿Cuáles son?

Principio de contabilidad básico: Equidad La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que los intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los

estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen, con equidad, los distintos intereses en juego en una empresa dada.

Principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente económico y sus aspectos financieros: Entidad Se utilizan para identificar, en una entidad, dos criterios: 1. Conjunto de recursos destinados a satisfacer alguna necesidad social con estructura y operación propios.

2. Centro de decisiones independientes con respecto al logro de fines específicos, es decir, a la satisfacción de una necesidad social.

Por tanto, la personalidad de un negocio es independiente de las de sus accionistas o propietarios y en sus estados financieros sólo deben incluirse los bienes, valores, derechos y obligaciones de este ente económico independiente. La entidad puede ser una persona física o una persona moral o una combinación de varias de ellas.

Moneda de denominador común Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión, que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad.

Devengado Las variaciones patrimoniales que se deben considerar para establecer el resultado económico, son los que corresponden a un ejercicio sin entrar a distinguir si se han cobrado o pagado durante dicho periodo.

Principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico: Período contable La necesidad de conocer los resultados de operación y la situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en períodos convencionales.

Valor histórico original Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente.

Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que les hagan perder su significado, aplicando métodos de ajuste en forma sistemática que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable.

Negocio en marcha La entidad se presume en existencia permanente salvo especificación en contrario, por lo que las cifras de sus estados financieros representarán valores históricos o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos.

Dualidad económica Se constituye de:

Los recursos de los que dispone la entidad para realización de sus fines y, las fuentes de dichos recursos, que a su vez, son la especificación de los derechos que sobre los mismos existen, considerados en sus conjuntos.

• La doble dimensión de la representación contable de la entidad es fundamental para una adecuada comprensión de su estructura y relación con otras entidades. El hecho de que los sistemas modernos de registro aparentan eliminar la necesidad aritmética de mantener la igualdad de cargos y abonos, no afecta al aspecto dual del ente económico, considerado en su conjunto.

Realización.

Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se consideran por ella realizados: • Cuando ha efectuado transacciones con otros entes económicos.

• Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes.

• Cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios.

Principios de contabilidad aplicables a los estados financieros: Revelación suficiente La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de la operación y la situación financiera de la entidad.

Prudencia Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente, se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo, que la participación del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo: “contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado”. La exageración en la aplicación de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentación razonable de la situación financiera y del resultado de las operaciones.

Importancia relativa La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de información contable como para la información resultante de su operación, se debe equilibrar el detalle y multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información.

Consistencia Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo.

•

Objetividad Los cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio neto, se deben reconocer formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esta medida en términos monetarios.

NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC): Son el conjunto de estándares creados en Londres, que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros. Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) no soy leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino más bien normas que el hombre, de acuerdo a experiencias comerciales ha considerado de suma importancia en la presentación de información financiera.

Son normas contables de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio.

Las normas se conocen con las siglas NIC y NIIF dependiendo de cuándo fueron aprobadas y se matizan a través de las "interpretaciones" que se conocen con las siglas SIC y CINIIF. Dentro de su periodo de labor (1973-1999) el IASC emitió 41 normas NIC (de las que 29 están en vigor en la actualidad) y luego de su reestructura (2000-actualidad) pasando a ser llamado IASB ha emitido 13 normas NIIF (de las que hay 9 en vigor y el resto en proceso de implementación), junto con 27 interpretaciones.

•Las NIC han sido creadas oficialmente por la Unión Europea como sus normas contables, pero sólo después de pasar por la revisión del EFRAG, por lo que para comprobar cuáles son aplicables en la UE hay que comprobar su status.

•En Estados Unidos las entidades cotizadas en bolsa tendrán la posibilidad de elegir si presentan sus estados financieros bajo US GAAP (el estándar nacional) o bajo las NIC. •Otros países asiáticos y americanos están adoptando también las NIC. •Más de 102 países requieren o permiten el uso de las NIC o están en proceso de convergencia entre sus normas nacionales y las NIC.

Las Normas Vigentes son las Siguientes: •NIC 1. Presentar estados financieros.

•NIC 2. Inventarios.

•NIC 7. Estado de flujos de efectivo.

•NIC 8. Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores.

•NIC 10. Hechos posteriores a la fecha del balance.

•NIC 11. Contratos de construcción.

•NIC 12. Impuesto sobre las ganancias.

•NIC 14. Información Financiera por Segmentos.

•NIC 16. Propiedades, Planta y Equipo.

•NIC 17. Arrendamientos.

•NIC 18. Ingresos brutos.

•NIC 19. Retribuciones a los empleados •NIC 20. Contabilización de las subvenciones oficiales e información a revelar sobre ayudas públicas.

•NIC 21. Efectos de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera.

•NIC 23. Costes por intereses.

•NIC 24. Información a revelar sobre partes vinculadas.

•NIC 26. Contabilización e información financiera sobre planes de prestaciones por retiro.

•NIC 27. Estados financieros consolidados y separados.

•NIC 28. Inversiones en entidades asociadas.

•NIC 29. Información financiera en economías hiperinflacionarias.

•NIC 30. Información a revelar en los estados financieros de bancos y entidades financieras similares.

•NIC 31. Participaciones en negocios conjuntos.

•NIC 32. Instrumentos financieros: Presentación.

•NIC 33. Ganancias por acciones.

•NIC 34. Información financiera intermedia.

•NIC 36. Deterioro del valor de los activos.

•NIC 37. Provisiones, activos y pasivos contingentes.

•NIC 38. Activos intangibles.

•NIC 39. Instrumentos financieros: reconocimiento y valoración.

•NIC 40. Inversiones inmobiliarias;

•NIC 41. Agricultura y ganadería.

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA El objetivo de esta Normas Internacionales De Información Financiera es asegurar los primeros estados financieros con arreglo a las Normas Internacionales De Información Financiera de una entidad, así como sus informes financieros intermedios, relativos a una parte del ejercicio cubierto por tales estados financieros, contiendo información de alta calidad.

También, otro objetivo de las Normas Internacionales de Información Financiera es mejorar la relevancia, fiabilidad y comparabilidad de la información sobre combinaciones de negocios y sus efectos que una entidad que informa proporciona en sus estados financieros. Para la consecución del señalado objetivo esta Normas Internacionales de Información Financiera establece principios y requerimientos sobre cómo la entidad adquirente: a) reconocerá y valorará en sus estados financieros los activos adquiridos identificables, los pasivos asumidos y cualquier participación no dominante en la entidad adquirida; b) reconocerá y valorará el fondo de comercio adquirido en la combinación de negocios o una ganancia procedente de una compra en condiciones muy ventajosas; y c) determinará qué información se ha de revelar para permitir a los usuarios de los estados financieros evaluar la naturaleza y los efectos financieros de la combinación de negocios.

Las Normas Internacionales de Información Financiera se aplican en los primeros estados financieros con arreglos a las Normas Internacionales de Información Financiera. También son los primeros estados financieros anuales en los cuales la entidad adopta las Normas Internacionales de Información Financiera, mediante una declaración, explícita y sin reservas, contenida en tales estados financieros, del cumplimiento con las Normas Internacionales de Información Financiera.

ASPECTOS LEGALES DE CONTABILIDAD Art. 33. El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio, pero en todo caso deberá satisfacer los siguientes requisitos mínimos: a) Permitirá identificar las operaciones individuales y sus características, así como conectar dichas operaciones individuales con los documentos comprobatorios originales de las mismas.

b) Permitirá seguir la huella desde las operaciones individuales a las acumulaciones que den como resultado las cifras finales de las cuentas y viceversa. c) Permitirá la preparación de los estados que se incluyan en la información financiera del negocio. d) Permitirá conectar y seguir la huella entre las cifras de dichos estados, la acumulación de las cuentas y las operaciones individuales. e) Incluirá los sistemas de control y verificación internos necesarios para impedir la omisión del registro de operaciones, para asegurar la corrección del registro contable y para asegurar la corrección de las cifras resultantes.

Art. 34. Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a-posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante.

Art. 35. En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total de movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el periodo y su saldo final. Podrán llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la entidad.

Art. 36. En el libro o los libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración. Art. 37. Todos los registros a que se refiere este capítulo deberán llevarse en castellano, aunque el comerciante sea extranjero. En caso de no cumplirse este requisito el comerciante incurrirá en una multa, no excederá del cinco por ciento de su capital y las autoridades correspondientes podrán ordenar que se haga la traducción al castellano por medio de perito traductor debidamente reconocido siendo por cuenta del comerciante todos los costos originados por dicha traducción.

Art. 38. El comerciante deberá conservar debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga y deberá conservarlos por un plazo mínimo de diez años.

GLOSARIO DE CUENTAS 1.

2.

3.

4.

5.

Activos Pasivos Capital Ingreso Egreso

ACTIVOS A: P + B O ACTIVO: PASIVO + CAPITAL Activos: Son todos los bienes y necesidades que posee una empresa o persona. Por lo tanto, siempre comenzarán con un débito o cargo y sus saldos deben ser deudores.

Activos circulantes: son los de poca permanencia en la empresa.

Caja (Dinero). Es el dinero en efectivo, propiedad de la empresa, el cual está representado por monedas y billetes de banco, así como cheques, pagares (buches) de tarjetas de crédito, giros postales, bancarios y telegráficos recibidos de otras entidades; esta cuenta aumenta cuando la empresa recibe dinero en efectivo, disminuye cuando paga con dinero en efectivo; es cuenta del activo porque representa el dinero en efectivo propiedad de la entidad.

Caja Chica: por medio de caja chica se realizan los gastos menores que no ameritan la elaboración de un cheque; la cantidad del fondo fijo, y el monto máximo de pago por caja chica dependen de la naturaleza del negocio, de su volumen de operaciones y de la frecuencia con que se use caja chica; el dinero de caja chica puede ser guardado en un pequeña caja fuerte; se entiende por fondo fijo de caja chica la cantidad con la cual se crea esta cuenta y la cantidad a la cual debemos llevar después de reembolso.

Bancos. Representa el valor de los depósitos hechos en instituciones bancarias a favor de la entidad; esta cuenta aumenta cuando la empresa deposita dinero o valores al cobro, disminuye cuando expide cheques en contra del banco; es cuenta del activo porque representa el valor del dinero depositado en instituciones bancarias que es propiedad de entidad.

Cuentas por cobrar. Para controlar los créditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de la aceptación de letras de cambio o pagarés sino por medio de facturas emplearemos Cuentas por Cobrar.

Efectos por cobrar. La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente formalizados que representen créditos a favor de la empresa. Los documentos negociables más importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta son las denominadas letras de cambio o giros y los pagarés. Para que sean registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o a la vista.

Inventarios de mercancías. Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancías o simplemente Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancías propiedad de la empresa adquirida o producida con la intención de venderlas.

Inversiones temporales. Son las que están representadas por acciones y otros valores de inmediata realización, que la empresa adquiere en casas de bolsa o en otros organismos del sector financiero, con el propósito de obtener un rendimiento o ganancia en plazo corto, y evitar con ello que su efectivo disponible no produzca un beneficio; esta cuenta aumenta cuando la entidad adquiere acciones, bonos, obligaciones, cédulas hipotecarias, bonos de prenda, etcétera, disminuye cuando los vende; es cuenta del activo porque representa el importe de las acciones y otros valores de inmediata realización que son propiedad de la entidad.

Mercancías, inventarios o almacén. Mercancías son todos aquellos valores que se hacen objeto de compra o venta; esta cuenta aumenta cuando la empresa compra o le devuelven mercancías, disminuye cuando los vende o devuelve mercancías; es cuenta del activo porque representa el valor de las mercancías que son propiedad de la entidad, aunque lo es únicamente al principal y al terminar el ejercicio; más adelante se explicará que, durante el ejercicio es cuenta mixta.

Clientes. Son las entidades que deben a la empresa por haberles vendido mercancías a crédito, sin exigirle especial garantía documental; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa vende mercancías a crédito, disminuye cuanto los clientes pagan total o parcialmente su cuenta, devuelven mercancías o se les concede algún descuento o rebaja; es cuenta del activo porque representa el valor de las ventas efectuadas a crédito que la empresa tiene el derecho a cobrar.

Documentos por cobrar . Son los títulos de crédito a favor de entidad, tales como letras de cambio y pagarés; esta cuenta aumenta cada vez que la entidad recibe letras de cambio o pagares a su favor, disminuye cada vez que la empresa cobra, endosa o cancela uno de estos documentos; es cuenta del activo porque representa el valor nominal de las letras de cambio y pagarés que la empresa tiene el derecho de cobrar.

Deudores diversos. Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto al de venta de mercancías; esta cuenta aumenta cada vez que a la empresa le quedan a deber por un concepto distinto de la venta de mercancías, por ejemplo al prestar dinero en efectivo, al vender a crédito cualquier valor que no sea mercancía, etcétera, disminuye cuando dichas entidades pagan total o parcialmente su cuenta o devuelven los valores que estaban a su cargo; es cuenta del activo porque representa el importe de los adeudos que no sean por venta de mercancías a crédito que la empresa tiene el derecho de cobrar.

Cargos diferidos a corto plazo. Los cargos diferidos a corto plazo representan erogaciones que deben ser aplicadas a gastos o costos de periodos futuros, por lo que tienen que mostrarse en el balance a su costo no devengado. Es decir, se acostumbra mostrar únicamente la cifra neta y no la cantidad original deducida de la parte ya devengada.

Este grupo lo forman principalmente los pagos anticipados, como primas de seguros, rentas anticipadas, etc., que van a ser usados dentro del término de un año o en el ciclo financiero a corto plazo.

Anticipo a proveedores . Es el valor del anticipo a cuenta de pedidos que la empresa entrega a proveedores; su finalidad es asegurar el suministro oportuno de mercancías o servicios que requiere; esta cuenta aumenta cada vez que la empresa efectúe anticipos a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios; disminuye por el importe de la amortización o cancelación del anticipo cuando la entidad liquida el saldo a favor de los proveedores y ellos entreguen facturado el pedido; también disminuye por la devolución del importe del anticipo cuando se cancela algún pedido debido al incumplimiento del proveedor; es cuenta del activo porque representa el importe de los anticipos entregados a cuenta de pedidos de mercancías o servicios que la entidad tiene el derecho de exigir le sean devueltos si los proveedores no cumplen oportunamente con la entrega de lo convenido en el contrato celebrado.

Activo fijo tangible : Está constituido por cuentas que representan activos de carácter permanente destinados a la producción de bienes y servicios. Sus componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como: TERRENOS. La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones (Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).

-La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para rentarlos o bien con fines de especulación a corto o a largo plazo.

Edificios. Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa para la producción de bienes o servicios.

-Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo.

Maquinaria. En las empresas de tipo industrial (fabricación de productos) y en determinadas empresas de servicios, como, por ejemplo: producción de energía eléctrica, etc., empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de máquinas empleadas en la producción de bienes y servicios.

Muebles y enseres. La cuenta Muebles y Enseres, también denominada Mobiliario, la emplearemos para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas de la empresa.

Equipos de oficina . Debido, primero a la mecanización y actualmente a la computarización de los sistemas administrativos y como consecuencia del elevados costos de estos equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computación, tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rápidos en su tecnología) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que controlará la inversión en

co0mputadoras, calculadoras, fotocopiadoras, etc.

procesadores

de

palabras,

máquinas

de

escribir,

Activos intangibles: Son Aquellos bienes de naturaleza inmaterial, susceptibles de ser gestionados, que aportan valor a la empresa. Por ejemplo, la marca, la imagen, la reputación, el conocimiento o know how, las capacidades y la motivación de los empleados, etc.

Patentes. Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o jurídica, a nivel nacional o internacional, con carácter de exclusividad, para su explotación o venta, por un determinado número de años. (En nuestro país 15 años).

Marcas de fábrica . Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de exclusividad para el uso, explotación o venta de la marca.

Plusvalía o fondo de crédito . El término plusvalía se aplica para indicar el excedente o diferencia entre el valor pagado en la compra de una empresa y el valor independiente de sus activos tangibles e intangibles.

Derecho de autor . Son activos intangibles como aquellos identificables, sin substancia física, utilizados para la producción o abastecimiento de bienes, prestación de servicios o para propósitos administrativos que generaran beneficios económicos futuros controlados por la entidad.

Cargos diferidos: Gastos de constitución diferidos . En la constitución y legalización de una empresa se suelen incurrir en una serie de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relación a los ingresos de esa empresa, no deberán cargarse al primer período, sino diferirlos para ser repartidos en varios períodos futuros. Los gastos de constitución se realizan con la intención de que la causa que los motivó la creación de la empresa, generara ingresos.

Depósitos de garantía: Contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar.

Gastos de instalación: Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación.

Papelería y útiles: Son los materiales útiles que se emplean en labores de la empresa, siendo los principales el papel tamaño carta u oficio, papel carbón, bloques de remisiones, talonarios de factura o recibos, libros, registros, tarjetas, lápices, borradores, tintas, secantes, etc.

Propaganda o publicidad: Son los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio o producto que el negocio proporciona, produce o vende.

Los medios más conocidos son los folletos, prospectos, volante, anuncios en diarios, radiodifusoras y otros vehículos de divulgación.

Primas de seguros: Son los pagos que hace el comerciante a las compañías aseguradoras, por los cuales adquieren bienes de su negocio contra incendios, robos y accidentes.

Rentas pagadas por anticipado: son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, correspondientes al local que ocupa el negocio, que aun no estando vencidas se hayan pagado anticipadamente. Estos pagos anticipados se hacen por estipularlo así el contrato de arrendamiento o por convenir a los intereses del comerciante.

Intereses pagados por anticipado : Son los intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crédito. Este caso se presenta en los préstamos en el que los intereses se descuentan a la cantidad originalmente recibida.

Gastos de desarrollo. Antes de la empresa comenzar a realizar operaciones que generen ingresos, necesita de un lapso, denominado preoperatorio, en el cual se incurrirá en una serie de gastos. En esta etapa, parecería ilógico mostrar unas pérdidas, cuando la empresa aún no ha comenzado su etapa operacional. En consecuencia, se considera que los ingresos que se pudieran obtener en el futuro se podrían asociar con los gastos preoperatorios ocasionados para obtenerlos. Por lo tanto, los gastos de desarrollo preoperatorios pueden diferirse.

Mejoras de inmuebles arrendados. Cuando una empresa alquila un terreno, edificio, locales comerciales, etc., es normal que trate de acondicionarlos de acuerdo a sus necesidades, lo cual le ocasionará una serie de desembolsos que beneficiarán a períodos futuros. Por otra parte, en algunas ocasiones, para obtener el contrato de arrendamiento, bien sea por la situación de la propiedad que se desea alquilar o por cualquier otra circunstancia, se cancela una determinada cantidad por anticipado. Estos gastos no deben cargarse al período en que se realizan, será necesario diferirlos, salvo que su monto sea tan insignificante que no lo ameriten.

Cuentas de orden : Las cuentas de orden son cuentas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Entre las más comunes se encuentran: Deudoras Bancos cuentas giros al cobro . Es la cuenta que representa la cantidad de efectos o giros que se encuentran al cobro en los bancos.

Mercancías en consignación. Son mercancías que podemos obtener sin ningún costo, luego al venderlas incurrimos en obligaciones con dicho proveedor.

Acreedoras Giros al cobro en bancos . Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efectúe su cobro, pero que aún no han sido cobrados.

Otros activos: Inversiones a largo plazo: Estas inversiones están formadas por elementos que permanecen en la empresa a lo largo de varios períodos productivos, por lo que también

se les denomina activo fijo o inmovilizado. Algunas se van incorporando a los costes a través del proceso de amortización.

PASIVOS (P: A-B) PASIVOS: Son todas las deudas y obligaciones que posee una empresa o persona. Por lo tanto, siempre comenzarán por un crédito o abono, y sus saldos deben ser acreedores.

Pasivo circulante: Conjunto de cuentas dentro de los pasivos de una empresa que deben cancelarse en un período menor a un año.

Impuestos por pagar. Representa la ascendencia de las obligaciones a pagar a terceros por las cuales se han extendido o están respaldadas por letras de cambio u otros documentos crediticios.

Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance.

Cuentas por paga: Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

Los Sueldos y Salarios: se consideran como el segundo elemento del Costo de Producción, y se refiere al esfuerzo humano necesario para transformar el material en productos. Este esfuerzo debe ser remunerado en dinero en efectivo del cuño corriente, según lo establece nuestra Constitución, valor que interviene como una parte importante en la formación del Costo de Producción.

Impuestos por pagar. Se utiliza cuando se ha devengado un impuesto que recae directamente sobre la persona que lleva la contabilidad.

Impuestos retenidos se utiliza cuando se es agente retenedor, por lo tanto, la obligación impositiva recae sobre un tercero distinto al que lleva la contabilidad, siendo la obligación de este último la de depositar la plata al fisco solamente Documentos por pagar a Bancos . Es algún préstamo o pago pendiente que tengas que hacer a un banco, desde un punto de vista contable.

Cuentas por pagar a proveedores: Son las personas o casa comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental.

Acreedores diversos: Son las personas a quienes debamos por un concepto distinto de la compra de mercancía.

Intereses cobrados por anticipado : Son los intereses que, aun no estando vencidos, se hayan cobrado anticipadamente.

Efectos y cuentas por pagar . Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por supuesto, en lugar de controlar los créditos a favor de la empresa, estas cuentas controlarán deudas de la empresa.

Gastos acumulados. Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades.

Impuestos pendientes de pago Sueldos devengados por pagar Gastos diversos por pagar Pasivos a largo plazo: Los pasivos a largo plazo está representado por los adeudos cuyo vencimiento sea posterior a un año (1), o al ciclo normal de las operaciones de éste es mayor. Se originan de la necesidad de financiamiento de la empresa ya sea, para la adquisición de activos fijos, cancelación de bonos, redención de acciones preferentes, etc.

Deuda a medio plazo: cumple la misión de conseguir fondos para la financiación de gastos ordinarios, en España cumple este papel Los bonos del Estado.

Deuda a largo plazo : tiene la misión de financiar gastos extraordinarios y de dilatada rentabilidad, dentro del largo plazo pueden tener una duración muy variada e incluso puede ser de duración ilimitada, dando lugar a la deuda perpetua. En España están representados por las obligaciones del Estado.

Hipotecas por pagar. Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarán por intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian hipotecas por cobrar, pero en este caso, y está de más decirlo, no se presentará en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una Hipoteca por pagar (porción circulante), esta se colocará no en el pasivo a largo plazo sino en el pasivo circulante.

Pasivo exigible a largo plazo: Comprende las deudas contraídas por la empresa con vencimiento superior a un período.

Pasivo exigible a corto plazo: Es la financiación obtenida gracias a entidades ajenas que tiene un vencimiento menor o igual a un período.

Pasivo contingente es una obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia puede ser consecuencia, con cierto grado de incertidumbre, de un suceso futuro o que no está recogida en los libros por no obligar a la empresa a desprenderse de recursos o no ser susceptible de cuantificación en ese momento.

Apartados. Existen distintos tipos de apartados, pero todos están constituidos por cuentas que representen montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o más ejercicios precedentes y destinados a reflejar las obligaciones de carácter eventual o contingente que mantienen la empresa tales como prestaciones sociales, garantías otorgadas a terceros, litigios pendientes, etc.

Créditos diferidos. Todas las cuentas que representan los créditos diferidos, como lo son los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios.

Patrimonio: Se considera patrimonio el conjunto de los bienes y derechos pertenecientes a una persona, física o jurídica. Históricamente la idea de patrimonio estaba ligada a la de Herencia. Así, por ejemplo, la RAE da como primera acepción del término «Hacienda que alguien ha heredado de sus ascendientes».

Capital social . Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.

Superávit. El término superávit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte sobrante después de satisfacer un uso o necesidad.

-El superávit es el término más apropiado para las utilidades no distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones normales - superávit operacional-; b) operaciones relacionadas con los aumentos del capital - ganancias en la emisión de acciones - superávit de capital-; c) por donaciones - superávit por donación-; d) por revalorizaciones de activos - superávit por revalorización de activos.

Reser vas . Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento económico de la empresa o bien para un fin determinado como podría ser: Reser vas Legales. Las leyes de una nación pueden establecer que determinados entes, si obtienen utilidades, deberán apartar una determinada cantidad de esas ganancias para la creación de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de esas utilidades.

Reser vas Estatutarias . Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que regulan la vida de la sociedad.

Reser vas Voluntarias. Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte de las ganancias para reservas con distintos fines.

Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Pérdidas. En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer están de más describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc., - trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen una mayor complejidad.

Gastos de ventas. Controlará todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios realizados por la empresa.

-Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viáticos. La propaganda a su vez se desglosa en Televisión, Radio, Cine y Prensa.

Gastos de administración . Los gastos de administración son de la misma naturaleza que la cuenta anterior, pero en este caso controlará los costos ocasionados por concepto de administración. También se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de administración, de alquileres, de limpieza, de depreciación, etc.

CAPITAL (C: P-A) CUENTAS DE CAPITAL: Las cuentas de capital representan el patrimonio de los dueños o accionistas y están representadas principalmente por sus aportaciones y por las utilidades retenidas o pérdidas que se hayan producido en años anteriores, así como por el resultado de las operaciones del ejercicio en curso.

Una cuenta personal. Es aquella que es de una sola persona, no comercial o de negocios. En ella puedes ahorrar, tienes una tarjeta débito/crédito, cheques y en muchas te pagan intereses, la utilizas para pagar y ahorrar. No tiene tantas restricciones.

Clasificación del capital contable . El capital contable se divide en dos categorías: capital contribuido y capital ganado.

Capital contribuido . El capital contribuido se constituye por: Capital social: está representado por títulos que han sido emitidos a favor de los accionistas o socios como evidencia de su participación en la entidad. En aquellas empresas que estén constituidas como sociedades de responsabilidad limitada, el capital social está representado por partes sociales. En las sociedades anónimas, el capital social está representado por acciones.

Existen dos tipos de acciones, cada una de las cuales les confiere a sus tenedores diferentes derechos: Acciones comunes: los dueños de las acciones comunes son generalmente los que controlan la dirección de la empresa; si la empresa sólo tiene un tipo de acciones, éstas son comunes. Los accionistas comunes participan en el riesgo de pérdida y reciben los beneficios del éxito, pero no tienen garantía de dividendo ni de recibir activos específicos en caso de disolución.

Acciones preferentes : los accionistas preferentes tienen ciertos derechos especiales, a cambio de los cuales sacrifican parte de los derechos inherentes a las acciones, como el derecho al voto o a participar en la administración de la empresa. Algunos derechos de los que gozan los accionistas preferentes son: Tienen preferencia en cuanto a dividendos en relación con los accionistas comunes.

El dividendo para los accionistas preferentes se estipula de antemano en el cuerpo de la acción y es acumulable, de manera que, si un año no se reparten dividendos, éstos se acumulan para el siguiente periodo.

Tienen preferencia en cuanto a activos si hay una liquidación, en cuyo caso tienen derecho a ellos después de los acreedores externos y antes de los accionistas comunes.

Sus acciones pueden convertirse a comunes cuando así se haya estipulado en la acción.

Prima en venta de acciones : las acciones generalmente tienen un valor nominal, que es el valor que está estipulado en el título de la acción, por ejemplo $120. Algunas empresas venden sus acciones en la Bolsa de Valores, las cuales son compradas por el público inversionista a su valor de mercado, es decir, al precio que se cotizan en los mercados financieros dependiendo de la oferta y la demanda. Ese valor de mercado puede llegar a estar por encima de su valor nominal, por ejemplo $145, por lo que al

comprar las acciones los accionistas estarían pagando un excedente de $25 sobre su valor nominal, al que se le denomina prima en venta de acciones.

Donaciones: en ocasiones puede ocurrir que la empresa se vea beneficiada por un donativo, sobre todo si es de beneficencia; esos donativos se incluyen dentro de capital contribuido en un rubro llamado capital donado.

Capital ganado . Corresponde al resultado de las operaciones de la empresa y de otros eventos o circunstancias que la afectan. Como vimos en el capítulo 5, el capital contable se ve incrementado por las utilidades de la empresa o disminuido por las pérdidas.

Pérdidas acumuladas: representan lo contrario a las utilidades retenidas, es decir, las pérdidas que ha acumulado la empresa en periodos pasados y que ocasionan un decremento en el capital ganado de la empresa.

Pérdidas acumuladas: representan lo contrario a las utilidades retenidas, es decir, las pérdidas que ha acumulado la empresa en periodos pasados y que ocasionan un decremento en el capital ganado de la empresa.

Utilidad o Pérdida : Resultados brutos obtenidos en las operaciones de venta. Se calculan al deducir de los ingresos operacionales el costo de los bienes o servicios sentidos.

INGRESO INGRESO PRINCIPAL: Ventas: es un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero, o sea, el precio que el comprador da por la cosa vendida.

Menos: Devoluciones en Ventas: es la cuenta que representa el menor valor de la venta de bienes causados o recibidos por el ente público, como consecuencia de las devoluciones, rebajas y descuentos, originados en desarrollo de su cometido estatal.

Descuentos en Ventas : es la disminución en el precio de venta de un bien; o la rebaja que se hace al valor de una cuenta, factura, documento, etc.

Bonificación o Rebajas en Ventas.

Ingresos Secundarios: Alquileres Ganados Comisiones Ganadas Intereses Ganados Ganancia por Venta de Activo Fijo : Ingresos que reciben los establecimientos públicos, por concepto de la venta de activos no corrientes de su propiedad, incluidos los títulos valores de vencimiento mayor a un año.

Cuentas Malas Recuperadas

Egreso Egresos. También llamados Gastos, constituyen la expresión monetaria de los valores causados, pagados o consumidos como resultado de erogaciones aplicadas en funcionamiento, administración, operación y financiación, en desarrollo de las actividades financieras, económicas y sociales del ente público, que, además, son susceptibles de disminuir el patrimonio público. Estos se dividen en: Costo de adquisición de la Mercancía: Compra: Contrato mediante el cual el vendedor se obliga a entregar una cosa al comprador, transferirle su dominio y a la vez éste se obliga a pagarle un determinado precio en dinero.

Más (+): Fletes en Compras : Precio que se paga por el alquiler de una nave para el transporte de mercancías.

Gastos de Importación: los gastos en los que incurre el ente al introducir en el país bienes producidos en el exterior para su uso y consumo interno.

Menos (-): esta cuenta que representa el menor valor de la compra de bienes recibidos por el ente público, como consecuencia de las devoluciones, rebajas y descuentos, originados en desarrollo de su cometido estatal.

Descuentos en compras.

Devoluciones en compras.

Rebajas en Compras Gastos de Operación: Cuentas representativas de los valores que se causen o paguen como resultado del desarrollo directo de la operación básica o cometido estatal del ente público en su actividad de servicio a la comunidad.

De venta: Sueldos de Vendedores Comisiones de Vendedores : porcentaje que se le da a los vendedores por venta que realicen.

Gastos de viajes Gastos de Propaganda Fletes en Ventas Impuesto Municipal: Tributo obligatorio que exige el Estado a los individuos y empresas que la ley señala como contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos y la provisión de bienes y servicios públicos. Patente Municipal.

De Administración: son las cuentas representativas de los valores que se causen o paguen para el ejercicio del funcionamiento y normal desarrollo de la actividad administrativa del ente público. En este grupo, deben registrarse, además, los valores

correspondientes a la disminución gradual de los activos diferidos, siempre que se trate de gastos administración, con el propósito de reconocer y causar el gasto económico.

Sueldo y Salarios Gastos de Artículos de escritorio Gastos Generales Gastos de Alquileres Gastos de Luz Depreciación Edificio: es el decremento continuado en valor, cantidad o calidad del edificio, debido al transcurso del tiempo, al desgaste, a la obsolescencia, a baja en los precios de mercado o cualquiera otra causa que deteriore el valor del activo en cuestión.

Depreciación Vehículo: decremento del valor del vehículo.

Perdida en Cuentas Malas Gastos de Representación Prestaciones Sociales Seguro Social Obligatorio: cantidad o porcentaje fijo que se debe pagar a esta entidad pública.

-Para Forzoso -Ley de Política Habitacional -Amortización de Campaña Publicitaria Otros Egresos: Intereses Gastos Pérdida en Venta de Vehículo Pérdida en Efectos en Litigio Egresos extraordinarios: casos de pérdidas especiales, o muy poco corrientes. Estás ya quedan fueran del rango de acción de la empresa, es decir, por causas externas.

Pérdida de Mercancía en Incendio Pérdida de Vehículo por Robo Existen otros tipos de cuentas, que no entran en las clasificaciones que antes se ha expuesto. Estas son: Cuentas de Valuación o de Valoración.

Provisión de Cuentas Malas Efectos por Cobrar Descontados Depreciación Acumulada de Activos Amortización Acumulada Cuentas de orden (Deudor) Efectos Enviados al Cobro Efectos Enviados al cobro Per-contra Mercancía Pignorada Fianza otorgada Mercancía en Consignación Cuentas Auxiliares o Transitorias/Puente: es el registro utilizado transitoriamente cuyo valor se traslada a otro posteriormente.

Costo de Ventas

Ganancias y Pérdidas Utilidad o Pérdida del Ejercicio

Por qué y Como las cuentas de Activo deben tener saldo Deudor: El razonamiento es muy sencillo. En efecto, si inspeccionamos la ecuación patrimonial de cualquier tipo de negocio, el Activo siempre será más alto que el Pasivo. Ya vimos, así mismo, que estos primero se cargan, es decir se le anotan cantidades del lado izquierdo del esquema de una T gráfica y que jamás, de ningún registro puede salir más de lo que ingreso. Por eso los activos en la generalidad de los casos tienen saldo deudor.

Por qué las cuentas patrimoniales y de pasivo tienen saldo acreedor: Los intereses financieros, ya sea estos del propietario o de los acreedores, identificados por una cuenta de contabilidad, primero se acreditan o se abonan y después se debitan o cargan. En otras palabras, primero se crea la obligación la acreedora y después se afecta.

En ningún caso se le puede cancelar más a un acreedor. Hasta el hecho mismo de identificar con la denominación de acreedores a las personas o entidades que conceden préstamos o mercaderías al crédito, consolida el crédito que las tipifica como cuentas de saldo acreedor.

Determinación de un Saldo: Así como el capital de un negocio se establece por la diferencia entre el activo menos el pasivo, el saldo de cualquier cuenta se determina también comparando los cargos y los abonos. Es decir, deduciendo el total del DEBE el total del HABER para las cuentas de activo y gastos, pasivo, capital y productos. En ambos casos, el, margen constituye el saldo de una cuenta en particular. Es necesario insistir que los renglones de activo y gastos, por regla general tienen saldo deudor, en tanto que los rubros de pasivo, capital y productos tienen un saldo acreedor.

Concepto de lo Devengado y lo Percibido Devengado: Son transacciones realizadas, independientemente de la fecha de pago, por ejemplo: Son derechos adquiridos por servicios prestados, ventas efectuadas al crédito, seguros y alquileres pagados por anticipado, alquileres cobrados por anticipado, los cuales se registran durante un periodo contable.

-

Lo Percibido: Son ingresos reales por venta de bienes y servicios causados en el momento que se cobran, estando pendiente el servicio o entrega de los bienes.

Conforme a lo que establece el Artículo 47 de la ley del impuesto sobre la renta, decreto No. 26-92 del congreso de la república, define que los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad completa, deben atribuir los resultados que obtengan en cada periodo de imposición, de acuerdo con el sistema contable de lo devengado, excepto casos especiales autorizados por la Dirección de Rentas Internas.

Por lo anterior los registros contables del presente texto, se encuentran operados de acuerdo a lo devengado.

Diferencia entre Gastos e Inversiones Al acto de entregar a cambio de equipo, materiales o servicios provoca un EGRESO o DESEMBOLSO. En Contabilidad, es necesario distinguir entre lo que es un gasto propiamente y lo que es una inversión. El gasto no se recupera, mientras la inversión es por lo general de naturaleza permanente.

Entre los gastos típicos se mencionan: el pago de sueldos, alquiler de local, publicidad, comisiones a vendedores, impuestos, correo y telegramas, energía eléctrica, agua y limpieza. Etc. Las inversiones son de larga duración. Cuando no se trata de bonos, acciones u otros valores, si no de activo permanente, con la excepción de los terrenos, una parte del costo se aplica a los resultados de cada ejercicio según la vida útil. Como ejemplo de las inversiones se numeran: Maquinaria, Mobiliario y Equipo, Terrenos, Edificios, vehículos.

INVENTARIO El inventario del patrimonio de una empresa al cierre del ejercicio se configura como una relación descriptiva y valorada de los elementos patrimoniales que lo integran.

Para llevar a cabo su confección se debe establecer previamente: •

El nivel de desagregación de los elementos patrimoniales que se pretende relacionar.

•

El criterio valorativo de cada clase de elementos patrimoniales, bajo el principio general del precio de adquisición o coste de producción.

Elaboración:

El método para confeccionar un inventario consiste, en primer lugar, en proceder a la identificación y recuento físico de todos y cada uno de los elementos que componen el patrimonio de la empresa, tanto de los bienes y derechos, como de las obligaciones, para proceder al registro de su descripción, cuantificación (número de unidades del elemento) y valoración (precio unitario y valor global).

Precisiones: 1. En nuestra opinión, si el nivel descriptivo y de desagregación en contabilidad es suficiente para cumplir con la obligación legal de trascripción del inventario basta complementar al cierre del ejercicio el balance de comprobación de saldos, después de los ajustes y de la regularización y antes del asiento de cierre, con los inventarios parciales que resulten preciso, existencias y de inmovilizado material, al menos, transcribiendo tan solo estos últimos.

2. En principio, el inventario no incluye la descripción de los fondos propios de la empresa, sino que más bien permite calcularlos por diferencia entre la suma de los valores de los elementos patrimoniales de activo, bienes y derechos y de los de pasivo, obligaciones para con terceros.

El inventario consta de tres partes: Encabezamiento: Este contiene normalmente los siguientes datos: -

El número de orden,

-

La fecha,

-

El nombre y apellidos del comerciante o razón social,

-

El domicilio.

Cuerpo: Contiene las cuentas con detalle de unidades, precio por unidad, cantidades parciales y totales. Dividiendo activo y pasivo, detallando al final del mismo, en el resumen, el valor del neto.

Pie: Contiene una diligencia, firmada por el comerciante o gerente, en la que se certifica el neto patrimonial, expresándolo en letra. Suele firmar también el jefe de contabilidad.

SISTEMA DE CL ASIFICACIÓN DE INVENTARIOS ABC.

La mayor parte de las empresas comerciales y de manufactura manejan por lo general varios artículos, para los cuales no serían practico llevar un modelo detallado de inventarios para cada uno de ellos, pues esto sería muy complejo e implicaría un costo elevado. Ante esta situación existen sistemas de clasificación para los artículos del inventario.

El sistema ABC consiste en clasificar los artículos del inventario en 3 tipos conforme a algún criterio de selección, el cual la mayoría de las veces es el valor monetario de los mismo. Esos tipos son:

Artículos tipo A: Los de mayor valor monetario, control de inventarios máximo.

Artículos tipo B: De valor monetario intermedio, control de inventarios normal.

Artículos tipo C: Los de valor monetario mínimo, control de inventarios mínimo.

Se recomienda que los artículos que queden dentro de la categoría A se vigilen minuciosamente con un modelo de inventarios adecuado: por su parte los del tipo B, podrían administrarse con un modelo sencillo como el de la cantidad económica de pedido; mientras que los del tipo C, no justifican el uso de ningún modelo de inventarios para su manejo, el cual puede hacerse simplemente basado en la experiencia y el sentido común.

JORNALIZACIÓN Consiste en registrar las operaciones contables en pólizas de diario, libros de primera entrada o diario. Jornalizar es sinónimo de partida. En la jornalización interviene directamente la teoría del cargo y del abono. Técnicamente no hay registros en la que no intervenga los cargos contra los abonos.

Elementos del Libro de Diario o de Primera Entrada.

Todo registro en el libro de primera entrada o diario debe contener: a. Número correlativo de registros. b. Fecha en orden cronológico en que se realiza la transacción o se tuvo conocimiento de ello. c. Cuentas deudoras y cantidades cargadas. d. Cuenta o cuentas acreedoras y cantidad o cantidades abonadas. e. Breve descripción del significado del registro.

MAYORIZACIÓN. En libro mayor o centralizador se lleva por separado cada una de las cuentas que se registraron en el libro diario. En su forma más simple se representa con una “T” gráfica.

En la práctica contable por medio del libro mayor o centralizador podemos darnos cuenta de cuál ha sido el movimiento de débitos y créditos de una cuenta en particular que podría ser caja y bancos, documentos por cobrar, documentos por pagar, gastos de administración, etc. La cuenta esquemáticamente consta de dos lados, lado derecho haber y lado izquierdo debe.

BAL ANCE DE COMPROBACIÓN. También se conoce con el nombre de balance de saldos.

Para formar el balance de comprobación se lista las cuentas del libro mayor en atención a la naturaleza de su saldo (deudor, acreedor). Las sumas de todos los saldos deudores deben coincidir con la suma de los saldos acreedores. El Balance de Comprobación o de prueba, sirve para comprobar si los traslados que se hicieron al libro mayor son correctos, cumpliendo así con lo postulado de la partida doble, que en toda operación no hay operador sin acreedor y que el total de las cuentas deudoras debe ser igual a las acreedoras.

La fuente de donde se obtiene el Balance De Saldos, es el Libro Mayor. Se le conoce también como balanza de comprobación. Prácticamente es un listado de los saldos puestos en dos columnas, Debe y Haber. Su utilidad describe que a través del mismo se cuenta con la prueba matemática, de que todo el asiento anotado en él debe de todas las cuentas afectadas corresponden a todos los asientos anotados en el haber de todos los rubros implicados en el proceso contable. El pasivo previo a elaborar los estados financieros en cualquier tipo de contabilidad será entonces la preparación del balance de saldos.

EJEMPLO: El 16 de marzo del 2007 el señor José Cáceres, propietario del Almacén “La Costa” que se dedica a la compraventa de lencería, solicita que se elabore inventario.

Efectivo: Billetes Q.3, 510.00; Monedas Q 150.00 Cuentas Bancarias:

No. 761254-3 del Banco Celestial, S.A. Q 33,000.00No.081-98743-00 del Banco La Misericordia Q 17,600.00 Artículos para la venta: Bikinis marca Leonila: 90 grandes de Q50.00 c/u; 90 medianos Q45.00 c/u; 50pequeños Q40.00 c/u. Bloomers Marca Monita: 40 grandes Q.30.00 c/u; 30 medianos Q.25.00; 30 Pequeños Q.20.00 c/u; camisones Marca Matas: 30 grandes Q. 150.00 c/u; 50 medianos Q. 130.00 c/u; 20 pequeñosQ120.00Brasieres: 65 grandes Marca gordita Q.55.00 c/u; 65 medianos marca Elegante Q. 50.0075 pequeños marca Capricho Q. 40.00 c/u; Fustanes marca Intima: 60 grandes Q. 95.00 c/u; 60 medianos Q75.00 c/u; Pijamas marca Dulce Amanecer: 100 grandes variedad de colores Q225.00; 100 medianas variedad Q. 195.00; 100 pequeñas Q. 175.00. Se adeuda a Industrias Jiin Shuan Lee, S.A. Q. 3,500.00; y a el almacén Cosa Bella Q.2,000.00.

Muebles: 3 Estantes de metal con 6 compartimentos Q.800.00 c/u; 2 Mostradores de aluminio con vidrio Q.1000.00 c/u; 2 Escritorios secretariales de metal Q. 850.00 c/u;2 Sillas tipo secretarial Q. 350.00 c/u; 3 calculadoras marca Casio Q.500.00 c/u. De estos se adeuda a la Casa del Mueble, S.A. 4 letras de cambio de Q1,000.00 c/u.

Inmuebles: Se posee un Local de 15 * 10 m., ubicado de la 6ta Av. Y 13 Calle de la Zona 1 Capitalina, el cual está valorado en Q.300, 000.00; inscrito en el Registro de la Propiedad bajo el No. 2165, libro 490, folio 810. Se tiene hipotecado el local por Q 120,000.00 en el Banco La Felicidad.

Gastos de Instalación: Libros de contabilidad, trámites de documentación e instalación del negocio Q1,500.00.

Papelería Q1, 200.00 Documentos pendientes de cobro: 10 pagarés de Q.225.00 c/u

CATÁLOGO DE CUENTAS La práctica de la Contabilidad ha evolucionado a través de los tiempos, desde el inicio de los registros contables en papel, hasta el envío de la información a las autoridades, la cual en la actualidad se genera en formato digital. ¿Qué es el catálogo de cuentas?

Es el documento que forma parte de la Contabilidad y que contiene una lista analítica ordenada y sistemática de las cuentas que la integran.

También el catálogo de cuentas es considerado como una herramienta importante para la captura de los registros contables, a tal grado que al momento de analizarlo el usuario puede darse una idea del giro de la empresa.

Los catálogos de cuentas están ordenados por niveles escalonados, los cuales dependerán directamente del tipo de operaciones que desarrolle la organización.

Ejemplo: ……….……….……….Nivel 1———————–Cuenta ……….……….……….……….Nivel 2———————–Subcuenta ……….……….……….……….……….Nivel 3———————–Subsubcuenta ……….……….……….……….……….……….Nivel auxiliar

4———————–Cuenta

CATALOGO DE CUENTA CONTABLE

Código

Cuentas

1.

1.1.

1.1.1.

1.1.1.1.

1.1.1.1.001 1.1.1.1.002 1.1.1.2.

1.1.1.2.001

ACTIVO ACTIVOS CIRCULANTES ACTIVOS DISPONIBLES CAJA CAJA GENERAL CAJA CHICA BANCOS EMPRESA X CTA.CTE.#10012705215805 ACTIVOS EXIGIBLES CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR CLIENTES CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS CUENTAS POR COBRAR OTROS ANTICIPO A JUSTIFICAR ACTIVOS REALIZABLES INVENTARIO DE MATERIALES INV. DE ACCESORIOS INV. DE PAPERIA Y UTILES DE OFICINA INV. DE MATERIALES Y LIMPIEZA

1.1.2.

1.1.2.1.

1.1.2.1.001 1.1.2.1.002 1.1.2.1.003 1.1.2.1.004 1.1.3.

1.1.3.1.

1.1.3.1.001 1.1.3.1.002 1.1.3.1.003

1.1.3.2.

1.1.3.2.001 1.1.4.

1.1.4.1.

1.1.4.1.001 1.1.4.1.002 1.1.4.1.003 1.2.

1.2.1.

1.2.1.1.

1.2.1.1.001 1.2.1.1.002 1.2.1.2.

1.2.1.2.001 1.2.1.3.

1.2.1.3.001 1.2.1.3.002 1.2.2.

1.2.2.1.

1.2.2.1.001 1.2.2.1.002 1.2.2.2.

1.2.2.2.001 1.3.

1.3.1.

1.3.1.1.

1.3.1.1.001 1.3.1.2.

1.3.2.

1.3.2.1.

1.3.2.1.001 2.

2.1.

2.1.1.

2.1.1.1.

2.1.1.1.001 2.1.1.2.

2.1.1.2.001 2.1.1.3.

2.1.1.3.001

INVENTARIO DE MERCADERIAS GRANOS BASICOS OTROS ACTIVOS CIRCULANTES IMPUESTOS ANTICIPADOS Y RETENIDOS IVA CREDITO TRIBUNAL ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA ANTICIPO RETENCION EN LA FUENTE ACTIVOS FIJOS ACTIVOS TANGIBLES ACTIVOS DEPRECIABLES INMUEBLES INSTALACIONES ACTIVOS NO DEPRECIABLES TERRENO # 1 DEPRECIACION ACUMULDA INMUEBLES DEP INSTALACIONES DEP ACTIVOS INTANGIBLES MARCAS SERVICIO DE EMPRESA MARCA DE PRODUCTO SOFTWARE SOFTWARE CONTABLE OTROS ACTIVOS ACTIVOS DIFERIDOS GASTOS DE CONSTITUCION GASTOS DE CONSTITUCION GASTOS DE CONSTRUCCION OTROS ACTIVOS VARIOS DEPOSITOD ENTREGADO EN GARANTIA INMUEBLES ENTREGADOS EN GARANTIA PASIVO PASIVOS A CORTO PLAZO CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES NACIONALES INDUSTRIALES CXP PROVEEDORES LOCALES PROVEEDOR X CXP SERVICIOS POR PAGAR SERV. ENERGIA CXP

2.1.1.3.002 2.1.1.4.

2.1.1.4.001 2.1.2.

2.1.2.1.

2.1.2.1.001 2.1.2.1.002 2.1.2.1.003 2.1.2.2.

2.1.2.2.001 2.1.2.2.002 2.1.2.3.

2.1.2.3.001 2.1.2.3.002 2.1.2.3.003 2.1.3.

2.1.3.1.

2.1.3.1.001 2.1.3.1.002 2.1.3.2.

2.1.3.2.001 2.1.3.2.002 2.1.3.2.003 2.1.3.2.004 2.1.3.3.

2.1.3.3.001 2.1.3.4.

2.1.3.5.

2.1.3.5.001 2.2.

2.2.1.

2.2.1.1.

2.2.1.1.001 3.

3.1.

3.1.1.

3.1.1.1.

3.1.1.1.001 3.1.2.

TELEFONO E INTERNET CXP OTRAS CUENTAS POR PAGAR CUENTAS VARIAS POR PAGAR NOMINA POR PAGAR REMUNERACIONES POR PAGAR SUELDOS POR PAGAR DESCUENTOS POR ATRASOS LIQUIDACIONES POR PAGAR INSS E INATEC POR PAGAR APORTES PERSONAL Y PATRONAL CXP INATEC POR PAGAR PROVICIONES POR PAGAR DECIMO TERCER MES POR PAGAR VACACIONES POR PAGAR INDEMNIZACIONES POR PAGAR OBLIGACIONES FISCALES POR PAGAR IMPUESTOS POR PAGAR IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR IVA POR PAGAR (15%) RETENCIONES FUENTE POR PAGAR 2% RET.FTE. SERVICIOS 5% RET.FTE. SERVICIO 2% RET. FTE DE COMPRAS 10% RET.FTE.HONORARIOS PROFESIONALES RETENCIONES IVA POR PAGAR 15% RET. IVA VENTAS OTROS IMPUESTOS POR PAGAR RETENCIONES SOBRE SALARIO RETENCIONES SOBRE SALARIO DGI XP PASIVOS A LARGO PLAZO PRESTAMOS A LARGO PLAZO PRESTMOS SOCIOS LARGO PLAZO R.G. PMO LARGO PLAZO PATRIMONIO PATRIMONIO NEGOCIO X CAPITAL SOCIAL CAPITAL PAGADO CAPITAL NEGOCIO X RESERVAS

3.1.2.1.

3.1.2.1.001 3.1.2.1.002 3.1.2.1.003 3.1.3.

3.1.3.1.

3.1.3.1.001 3.1.3.1.002 3.1.3.1.003 3.1.3.2.

3.1.3.2.001 4.

4.1.

4.1.1.

4.1.1.1.

4.1.1.1.001 5.

5.1.

5.1.1.

5.1.1.1.

5.1.1.1.001 6.

6.1.

6.1.1.

6.1.1.1.

6.1.1.1.001 6.1.1.1.002 6.1.1.1.003 6.1.2.

6.1.2.1.

6.1.2.1.001 6.1.2.1.002 6.1.2.1.003 6.1.3.

6.1.3.1.

6.1.3.1.001 6.1.3.1.002 6.1.3.1.003 6.1.4.

6.1.4.1.

RESERVAS PATRIMONIALES RESERVA FACULTATIVA RESERVA DE CAPITAL RESERVA LEGAL RESULTADOS RESULTADOS ANTERIORES UTILIDADES ANTERIORES PERDIDAS ANTERIORES AMORTIZACION PERDIDAS ANTERIORES RESULTADOS DEL EJERCICIO UTILIDADES DE EJERCICIO INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES VENTAS GENERALES VENTAS NETAS VENTAS DE GRANOS BASICOS COSTOS COSTOS OPERACIONALES COSTO DE VENTA COSTOS DE VENTAS GRANOS BASICO COSTO GRANOS BASICO GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE ADMINISTRACION SUELDOS Y SIMILARES ADMON SUELDOS Y SALARIOS ADMON COMPONENTE SALARIAL ADM HORA EXTRA ADM GASTOS DE VENTAS SUELDOS Y SIMILARES SUELDOS Y SALARIOS DE VENTAS COMPROBANTE SALARIAL DE VTA HORAS EXTRAS VTAS GASTOS FINANCIEROS GASTOS BANCARIOS GTOS BANC.X CHEQUERA GAST.X SERV.BANC. GAST. X DEVALUACION DE LA MONEDA FIN. GASTOS GENERALES MANTENIMIENTO DE MUEBLES Y ENSERES GEN

6.1.4.1.001 6.1.4.1.002 6.1.4.2.

6.1.4.2.01 6.1.4.3.

6.1.4.3.003 6.1.4.3.004

MANT. DE MUEBLES GEN MANT. DE ENSERES GEN CONS. DE ENEGIA ELECTRICA GEN CONS.ENEGIA ENEL GEN MOVILIZACIONE LOCALE GEN VIATICOS GEN PASAJES AEREOS GEN.

L A CUENTA

Es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. La cuenta contable es la representación valorada en unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la evolución de los elementos en el tiempo. Por lo tanto, hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. y en consecuencia el conjunto de cuentas de una empresa supone una representación completa del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa.

Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función y por su estructura.

Clasificación por su función: a) Cuentas reales o de balance b) Cuentas nominales o de resultado c) Cuentas de orden Clasificación por la estructura de las cuentas

Cuentas principales o de mayor Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances Cuentas auxiliares Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales a. Cuentas reales o de balance

Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios.

En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminología Patrimonio, es decir, obligaciones internas.

Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una fotografía instantánea tomada a la empresa cuando pasó por un punto del continnum espaciotiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografía muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces un Estado Financiero estático.

b. Cuentas nominales o de resultado Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Se puede considerar el Estado de Resultados con una vídeo grabación del resultado de la explotación económica del objeto social de la empresa durante un período contable. Es por tanto un estado dinámico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma. c. Cuentas de orden Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando.

Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después de las sumas

iguales, las de naturaleza débito debajo del total del activo y las de naturaleza crédito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como característica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotación de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan la misma denominación, pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo “por contra”.

EL ACTIVO En contabilidad, un activo es un bien tangible o intangible que posee una empresa. Por extensión, se denomina también activo al conjunto de los activos de una empresa.

Se considera activo a aquellos bienes que tienen un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos que otorgue. Eso no significa que sea necesaria la propiedad ni la tenencia ni el dinero. Los activos son un recurso, bien económico o propiedad de una empresa, con el cual se obtienen beneficios. Los activos de las empresas varían de acuerdo con la naturaleza de la actividad desarrollada y a cobrar.

EL PASIVO En contabilidad, un pasivo es una deuda o un compromiso que ha adquirido una empresa, institución o individuo. Por extensión, se denomina también pasivo al conjunto de los pasivos de una empresa.

Mientras el activo comprende los bienes y derechos que tiene la persona o empresa, el pasivo recoge sus obligaciones: es el financiamiento provisto por un acreedor y representa lo que la persona o empresa debe a terceros, como el pago a bancos, proveedores, impuestos, salarios a empleados, etc.

CAPITAL El capital contable representa las aportaciones de los propios dueños del negocio, las aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado. Al invertir en un negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una empresa.

EL PATRIMONIO Se considera “patrimonio” el conjunto de los bienes y derechos pertenecientes a una persona, física o jurídica. Históricamente la idea de patrimonio estaba ligada a la de Herencia. Así, por ejemplo, la RAE da como primera acepción del término «Hacienda que alguien ha heredado de sus ascendientes».

La palabra es también utilizada para referirse a la propiedad de un individuo, independientemente como sea que la haya adquirido.

Desde este punto de vista, el individuo puede ser ya sea una persona natural o jurídica. Así se habla de Patrimonio empresarial: El conjunto de bienes, derechos y obligaciones, pertenecientes a una empresa -como persona jurídica- y que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus objetivos.

En referencia a personas reales -y desde un punto de vista de uso amplio, menos preciso del término- “lo heredado” generalmente se refiere a los bienes y derechos a los que los individuos acceden como miembros de alguna comunidad. Así, por ejemplo, se suele hablar del patrimonio como la herencia debido a la pertenencia a una familia. Pero también hay “patrimonios” a los cuales los individuos tienen acceso como miembros de comunidades más amplias, tales como los patrimonios regionales y/o nacionales (por ejemplo: Patrimonio industrial; Patrimonio Nacional de España ; Patrimonio histórico (España))- pero además hay los denominados patrimonios culturales e incluso Patrimonio de la humanidad.

En el ámbito legal el concepto significa algo así como “el conjunto de relaciones jurídicas pertenecientes a una persona, que tienen una utilidad económica y por ello son susceptibles de estimación pecuniaria, y cuya relaciones jurídicas están constituidas por deberes y derechos” (activos y pasivos). Desde este punto de vista la consideración del valor de un bien patrimonial se descontará del mismo el valor de las cargas que se hallen gravando los bienes patrimoniales.

CL ASIFICACIÓN DE PATRIMONIO Patrimonio de destino o administrativo: Es un patrimonio de tipo excepcional, liberado de alguna relación de dependencia con uno de los titulares. Existe un titular interino el cual se caracteriza por la destinación aun fin jurídicamente valido, por la temporalidad de la situación que lo ha originado, por la vigilancia y conservación a que se somete durante el tiempo que sea necesario y mientras dure la situación que le dio origen.

Además, durante la provisionalidad, todos los bienes se encomiendan a un administrador que lo mantiene y salvaguarda.

Patrimonio Colectivo: Es aquel en el cual la titularidad de este patrimonio corresponde a más de una persona, en este caso, ninguno de los titulares tiene un derecho especifico, sino que todos unitariamente ejercen un derecho general sobre todos y cada uno de los elementos que conforman el patrimonio.

Patrimonio Residual: Es aquel en el cual el titular del patrimonio afecta algunos bienes a un fin específico o cometido especial. Cualquier sujeto aun desprovisto de bienes o con todos sus bienes afectados, es titular de un patrimonio residual en potencia.

Patrimonio Autónomo: Es un conjunto de derechos y obligaciones que no se atribuyen a una persona determinada, es decir, es aquel que tiene vida propia sin estar sujeto a una persona.

Responsabilidad Patrimonial: Es aquel que se considera objetivo sin calificación y sin condición alguna, es decir, no depende de una persona ni de la personalidad, sino de un conjunto de bienes que persigue un fin judicialmente tutelado. Este patrimonio es divisible, transmisible y enajenable.

HOJA DE TRABAJO Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos.

Manual o electrónica, la hoja de trabajo constituye la herramienta técnica donde se “despliega” el proceso de cierre del periodo contable. En ella se comprueba en primer término en el uso apropiado de la partida doble, se analizan los saldos en busca de posibles erros; se toma nota de los ajustes obligatorios de fin de año y se discriminan las cuentas reales de las nominales para proceder a cerrar esta últimas finalmente se preparan los borradores para la presentación de los Estados Financieros.

IMPORTANCIA La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros al cierre del período fiscal.

Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe.

Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió durante el período. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Pérdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.

Estructura La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura: Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza.

A su vez consta de dichas columnas:

Número de orden de las cuentas.

Nombre de las cuentas con su código.

Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes.

Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos Se obtienen los saldos ajustados Estado de pérdidas y ganancias Balance general TIC

Clasificación Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.

Hoja de trabajo -ajustes por inflación - a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas vigentes Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así: • •

Las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado, a su respectiva columna según sea débito o crédito Las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.

Hoja de trabajo -balance ajustado por inflación - en esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, sumadas de igual forma que la sección del balance ajustado.

Hoja de trabajo -balance general - a esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en él debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial; además, la pérdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio

que figura en la sección ganancias y pérdidas. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar sumas iguales.

Hoja de trabajo -columna cuentas y codificación - se registra ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor.

Hoja de trabajo -ganancias y pérdidas - a la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y pérdidas, como en el caso del sistema de inventario periódico. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.

Preparación Como sabemos la hoja de trabajo un estado auxiliar muy importante debe de seguir ciertos pasos en su preparación no se cometa errores al realizar el pase de estos datos a los principales estados financieros como lo son el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el estado de evolución del patrimonio.

Al referirnos a la metodología para preparar y emitir una hoja de trabajo queremos establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son: 1. Preparar en un papel de trabajo el diseño y conformación de la hoja de trabajo.

2. En la parte superior y central del diseño, incorporar el encabezamiento de dicho estado incluyendo lo siguiente: • • • •

Razón social (nombre de la empresa) Título del estado (hoja de trabajo) Fecha de preparación.

Moneda de cuenta.

3. En la columna No 1, registrar el número de página de la cuenta, reflejada en libros mayores.

4. En la columna No 2, registrar el código que tienen las cuentas que hayan arrojado saldo en balance de comprobación.

5. En la columna No 3, registrar títulos de las cuentas que hayan arrojado saldos en el balance de comprobación.

6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean tal información en el balance de comprobación.

7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que posean tal información en el balance de comprobación.

8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que deberán igualar con los saldos del balance de comprobación.

9. Clasificar los saldos de las cuentas que figuren, la nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la empresa.

de

acuerdo

a

10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7), con la finalidad de determinar el resultado obtenido. Si los ingresos son mayores a los gastos existirá una Utilidad económica. Si los gastos son mayores que los ingresos existirán una pérdida económica.

11. Cuantificando el resultado tenemos: • •

En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos, para de esa manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9) pasivo y patrimonio.

En caso de pérdida, dicho resultado, se deberá cerrar entre paréntesis y también transferido a la columna (9) y en vez de sumar se restará, puesto que los resultados (utilidad o perdida) necesariamente inciden en el patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este.

12. A continuación, se obtendrán las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo igualar automáticamente.

13. 13. Una vez concluida la preparación, en la parte inferior izquierda firmara el auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus respectivos sellos.

BAL ANCE DE COMPROBACIÓN O DE SUMAS Y SALDOS Recordemos que el balance de situación fue definido como la representación del patrimonio de la empresa –conjunto de bienes, derechos y obligaciones- que se realiza al

final del ejercicio, normalmente a 31 de diciembre. También sabemos que consta de activo (ordenado de menor a mayor liquidez) y pasivo (ordenado de menor a mayor exigibilidad), y que únicamente contiene cuentas de activo, pasivo y neto, no así cuentas de gasto e ingreso.

BAL ANCE DE SITUACIÓN

Es importante distinguir el balance de situación, al que nos acabamos de referir, del balance de comprobación, también denominado balance de sumas y saldos. El balance de comprobación es una relación de todas las cuentas abiertas en el mayor de la empresa, reflejado de cada una de ellas el total del debe y el total del haber, pro diferencia, su saldo acreedor o deudor. En dicho balance, habrán de coincidir la totalidad de las sumas del debe y la totalidad de las sumas del haber, del mismo modo que la totalidad de los saldos deudores con la totalidad de los saldos acreedores. La forma que adopta es la siguiente:

BAL ANCE DE COMPROBACIÓN

Podemos diferenciar el balance de comprobación del balance de situación en base a las siguientes notas:

1. Por su finalidad. Mientas que la finalidad del balance de situación es reflejar la composición del patrimonio de la empresa al final del ejercicio, la finalidad del balance de comprobación no es más que dar una visión general de la situación de la empresa en cualquier momento del ejercicio. Si se ha cometido algún error en la confección del libro diario (como un asiendo descuadrado) o en el traslado de la información del libro diario al libro mayor, la realización del balance de comprobación permitirá detectarla, podemos decir que esta es su finalidad fundamental.

2. Por las cuentas que lo integran. Mientras que el balance de situación esta formado por cuentas de activo, pasivo y neto, el balance de comprobación recogerá todas las cuentas abiertas en el libro mayor, de la empresa en ese momento, incluidas las de gasto e ingreso.

3. Por la ordenación de dichas cuentas. En el balance de comprobación las cuentas no siguen orden alguno.

4. Por las partes de que consta. Como consecuencia de la existencia de cuentas de gastos e ingreso, el balance de comprobación no se compone de activo y pasivo, sino que –al igual que la cuenta y el asiento- se compone de debe y haber. Además, en otra columna recoge el saldo deudor o acreedor de cada una de las cuentas.

Nótese que, a partir de un balance de comprobación, al conocer el saldo acreedor o deudor de cada cuenta (saldo final) sería muy fácil elaborar, tanto el balance de situación, como la cuenta de pérdida o ganancia. Bastaría con recoger las cuentas de activo con sus

saldos deudores, y las cuentas de pasivo y de neto con sus saldos acreedores, para confeccionar el balance de situación. Del mismo modo, recoger las cuentas de gastos con sus saldos deudores y las cuentas de ingreso con sus saldos acreedores para confeccionar la cuenta de resultados.

BIBLIOGRAFÍA

Contabilidad. CFGM de gestión administrativa

By Jorge José Varó Carbonell Fundamentos de investigación de operaciones para administración

By Juan Manuel Izar Landeta

Contabilidad. CFGM de gestión administrativa By. Jorge José Varó Carbonell Fundamentos de investigación de operaciones para administración By. Juan Manuel Izar Landeta JUST ANOTHER WORDPRESS.COM SITE CONTABILIDAD CLASIFICACION DE PATRIMONIO. CLUBENSAYOS.COM. RECUPERADO HTTPS://WWW.CLUBENSAYOS.COM/TEMAS-VARIADOS/CLASIFICACION-DEPATRIMONIO/383105.HTML

10,

2012,

DE

Introducción A LA CONTABILIDAD GENERAL Francisco A. Pellegrino Contabilidad: Iniciación práctica (e-book) Eladio Pascual Pedreño Borja Romero, María del Rosario (2003). Tutorial para la Asignatura de Contabilidad II. Fondo Editorial FCA. http://www.monografias.com/trabajos96/hoja-trabajo/hoja-trabajo.shtml#ixzz487nrKKqA