TÍTULO DEL CASO
Evaluación de consultoras – Proyecto Tritón
Empresa Consultora
CGCE (www.cgce.es)
Empresa Cliente
Categoría
Gestión
Fecha
SITUACIÓN INICIAL
RESULTADO FINAL
COEPA necesitaba seleccionar un proveedor para el desarrollo de su nueva web, en base a dos objetivos: - Criterios objetivos e independientes - Minimizar los costes del proceso de selección
SOLUCIÓN PROPUESTA
Confederación de Empresarios de la Provincia de Alicante COEPA (www.coepa.es)
Agilidad en la toma de decisión (30 días) Transparencia en el proceso No soportó ningún
coste en el proyecto
DESARROLLO DEL PROYECTO
Externalizar la búsqueda de potenciales proveedores y El proceso se ha desarrollado en las siguientes etapas: desarrollar un proceso de evaluación de candidatos por - Elaboración de las bases del concurso, según los el CGCE requerimientos del cliente - Comunicación de la convocatoria: Mailing a los socios del CGCE y socios de Terciario Avanzado (144 impactos) - Recogida de ofertas. Candidatos interesados: 11. Candidatos finalmente presentados: 7 - Análisis y evaluación de ofertas - Presentación de informe final y toma de decisión por cliente
RELACIÓN CON EL CLIENTE La relación con el cliente ha sido muy fluida en todo momento, con comunicación constante sobre los resultados de cada una de las fases. La satisfacción de COEPA con este nuevo modelo de selección es absoluta, planteándose incluso la posibilidad de repetir el modelo ante necesidades de servicios similares.
UMH. Parque Científico Empresarial. Edificio Quorum III,. Avda. Universidad, s/n. 03202. Elche. Alicante
Tel. 965 457 739 Fax. 965 459 858 info@cgce.es www.cgce.es
TÍTULO DEL CASO
Evaluación de consultoras – Proyecto Tritón
Empresa Consultora
CGCE
Empresa Cliente
COEPA
Categoría
Gestión
Fecha
2010
1) Problema / Oportunidad a la que se enfrenta el cliente COEPA necesitaba encontrar un proveedor para el desarrollo de su nueva web. Al tratarse de una organización empresarial quería aplicar un procedimiento que asegurase la máxima transparencia, del tipo de concurso abierto, pero que al mismo tiempo no supusiera una carga de trabajo adicional en su organización. Además, a este problema se unía la necesidad de aplicar unos criterios objetivos e independientes, ante la gran oferta existente y la dificultad de realizar un análisis técnico adecuado.
2) Antecedentes Hasta este momento, la selección de proveedores de servicios de consultoría / Terciario Avanzado de COEPA se realizaba con los recursos propios de la organización, generando una carga de trabajo adicional, imposible de asumir en estos momentos. Esa carga de trabajo generaba un alargamiento de los procesos de selección o retraso en otras tareas de la organización. Se producían costes adicionales en el proceso. COEPA es socio fundador del Centro de Gestión del Conocimiento Empresarial de la Comunidad Valenciana, que es el centro tecnológico del sector Terciario Avanzado. El CGCE cuenta además entre sus socios con las principales
3) Solución Propuesta La solución propuesta fue externalizar la búsqueda de potenciales proveedores y desarrollar un proceso de evaluación de candidatos por el CGCE, de forma que COEPA solo tuviera que tomar la decisión final sobre un trío de ofertas finalistas.
4) Desarrollo del proyecto El proceso se ha desarrollado en las siguientes etapas: a) Elaboración de las bases del concurso, según los requerimientos del cliente b) Comunicación de la convocatoria. Se realizó un mailing a los socios del CGCE y socios de Terciario Avanzado, con las bases de la convocatoria y las especificaciones técnicas, pero sin informar del nombre del cliente ni del presupuesto disponible, como medida para ajustar más los precios. Se llegó a contactar con casi 150 empresas.
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c) Se abrió un plazo de presentación de ofertas de 11 días, en el que contactaron 11 candidatos interesados (7,3%). De los potencialmente interesados (15 en total), la tasa de interés fue del 74%. Finalmente, presentaron oferta en firme 7 candidatos pertenecientes a los sectores TIC y de Marketing / Comunicación. d) A partir de la información recogida, se analizaron individualmente las 7 propuestas presentadas, valorando los aspectos de capacidad técnica, oferta técnica y oferta económica en 10 días. Con esta información, se elaboró un informe final para el cliente, en el que aparecía una tabla comparativa de todas las propuestas presentadas valoradas y un informe individual de cada uno de los 3 finalistas. 5) Resultado final Gracias al proyecto TRITÓN, COEPA pudo tomar la decisión sobre su proveedor para la nueva web, de forma ágil y con mínimos costes: a) Todo el proceso de definición de requerimientos, concurso y evaluación duró únicamente 30 días. b) El nivel de respuesta fue muy alto por el mercado, y se contaron con diferentes ofertas donde elegir. c) Se ha transmitido una imagen de transparencia importante, al contar con un evaluador independiente y en base a un sistema objetivo y de igualdad de oportunidades para los candidatos. d) Al tratarse de un socio honorífico del CGCE, COEPA no soportó ningún coste en el proyecto, ya que los servicios fueron abonados por la empresa seleccionada. Esta condición quedaba reflejada en las bases del concurso
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