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La LEY ANTITRÁMITES en Colombia: Minimizando papel e impulsando los medios electrónicos Pág. 9
Novena versión de e-Document: Un encuentro para no perderse Pág. 13
CERO PAPEL: Compromiso con la eficiencia, la rentabilidad y el medio ambiente
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ISO 30300: La importancia de la gestión documental
Editorial
Eliana Salgado A. Directora Revista ChannelPlanet BUSINESS®
Estimado lector, es un gusto presentarle el nuevo proyecto editorial de ChannelPlanet® que, bajo un formato ágil y agradable, se constituye en una nueva forma de compartir todos esos temas relevantes que están impactando la competitividad empresarial en el mundo entero. En ChannelPlanet BUSINESS® le presentaremos tendencias, normatividad, tecnologías, procesos, modelos y estrategias en las cuatro verticales que maneja ChannelPlanet®: Gestión de Información y Documentación, Cadena de Abastecimiento, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y una cuarta que cubre temáticas integrando ventas, mercadeo y comunicaciones. Este nuevo proyecto editorial busca compartir información con datos relevantes para el sector empresarial, análisis y ejemplos en áreas del conocimiento diversas pero fundamentales, con el firme propósito de apoyar a los directivos, líderes y profesionales quienes con enfoque en estrategia y productividad buscan lograr decisiones mejor argumentadas, proyectos más asertivos y mejores resultados en su gestión.
estratégicos empresariales llega a miles de ejecutivos con temas de vanguardia de gran impacto corporativo. Hemos dedicado este primer número a la gestión electrónica de información y documentos, incluyendo temas como la reciente Ley Antitrámites en Colombia; el compromiso con la eficiencia, la rentabilidad y el medio ambiente a través de las iniciativas privadas y públicas que buscan el ‘Cero Papel’; la importancia de la gestión documental a través de la serie de normas ISO 30300, publicada recientemente, y la novena versión del reconocido seminario e-Document 2012 que se llevará a cabo en el mes de marzo. Nuestro objetivo es corresponder de forma novedosa, seria y dinámica a su necesidad de información estratégica y así fortalecer su desarrollo profesional y la COMUNIDAD ChannelPlanet®. ¡Bienvenido!
La información en ChannelPlanet BUSINESS® se conecta con publicaciones noticiosas en el Portal www.channelplanet.com, conceptos y datos de interés que compartimos en nuestras redes sociales, a través de Twitter (@channelplanetco) y Facebook (channelplanet); y por supuesto, con las temáticas que presentamos en ChannelPlanet® FORMACIÓN, unidad que a través de seminarios
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La LEY ANTITRÁMITES en Colombia: Minimizando papel e impulsando los medios electrónicos
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Novena versión de e-Document: Un encuentro para no perderse
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CERO PAPEL: Compromiso con la eficiencia, la rentabilidad y el medio ambiente
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ISO 30300: La importancia de la gestión documental
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Revista ChannelPlanet BUSINESS® Un producto editorial de ChannelPlanet® Creación y Desarrollo de Producto: ChannelPlanet SAS redaccion@channelplanet.com www.channelplanet.com Gerente General - Representante Legal: Juan Pablo Bárcenas M. barcenas@channelplanet.com Editora - Directora: Eliana Salgado A. salgado@channelplanet.com
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La LEY ANTITRÁMITES en Colombia: Minimizando papel e impulsando los medios electrónicos La recién aprobada ‘Ley Antitrámites’ –Decreto Ley 0019 de 2012- es una de esas cosas con las que los colombianos sueñan cuando se ven sometidos al suplicio de la ‘tramitología’, las filas, la complejidad de lo que en Colombia puede llegar a ser la relación de un ciudadano con sus instituciones. Y es evidente que en la necesidad de suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, -objetivo de dicha Leyexiste una visión en la que el papel de las tecnologías de la información y las comunicaciones tienen un protagonismo relevante. Una rápida búsqueda en el texto de dicha Ley con el término ‘medios electrónicos’, nos da una idea de hacia dónde apunta ese protagonismo: reemplazar cada vez más los trámites presenciales y físicos por medios electrónicos que faciliten, agilicen y economicen las actuaciones de la administración pública.
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Ya lo dice claramente en los principios y normas generales el artículo 4 que se refiere a la celeridad en las actuaciones administrativas: “Las autoridades deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los pro-
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cesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible”. Esto, escrito en el papel, contrasta con el imaginario, y muchas veces la realidad, de lo que significa llevar a cabo algún trámite en suelo colombiano. Las tecnologías de la información y las comunicaciones y estas nuevas disposiciones incluidas en la Ley Antitrámites, así como la ya acogida Ley General de Archivos, siguen impulsando a la administración documental y de información como proceso relevante, necesario y fundamental en cualquier organización. Pero ¿cuál es la influencia de esta Ley para el sector privado? Para Diego Alejandro Gutiérrez Montilla, Jefe Nacional Administración de Documentos del Grupo Éxito, “esta Ley tiene impacto en algunos de los ocho procesos que comprenden la gestión documental, dos de ellos son Trámite y Distribución, pues como su nombre lo indica es ley Antitrámites. Para las empresas privadas será más fácil realizar trámites ante las entidades estatales con toda la iniciativa de Gobierno en Línea y visión cero papel del gobierno nacional”.
“La tarea para las empresas privadas es cumplir el valor de la simplicidad para que los procesos de producción y recepción también tengan efectos positivos. Con la optimización de esos procesos se podría pensar que tendremos un menor acervo documental y un proceso de conservación más económico”. Diego A. Gutiérrez, Jefe Nacional Administración de Documentos del Grupo Éxito.
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Este conferencista y experto en administración documental y tecnologías de la información, quien además estará como ponente en el seminario e-Document 2012 de Channelplanet, considera que “la tarea para las empresas privadas es cumplir el valor de la simplicidad y hacer lo mismo para que los procesos de producción y recepción también tengan efectos positivos”. Además, con “la optimización de los anteriores procesos se podría pensar que tendremos un menor acervo documental y con ello un proceso de conservación más económico”. Evitar la creación de toneladas de papel –y por consiguiente su almacenamiento, mantenimiento y acceso- y mejorar la calidad de la información son dos consecuencias directas en la adopción de medios electrónicos. El cambio que supone remplazar trámites presenciales y de medios físicos por medios electrónicos también supone un redireccionamiento en los programas de gestión documental que establezca unas condiciones de confianza en el uso de esos medios. Un primer ejemplo consiste en el uso de medios electrónicos para presentar solicitudes, que-
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jas, recomendaciones o reclamaciones en ciudades diferentes a la de la sede de la entidad u organismo. En el periodo entre agosto 2010 y agosto 2011 una entidad como la DIAN -Dirección de Aduanas e Impuestos Nacionales- atendió 3’538.466 de personas de forma presencial mientras que en el mismo periodo atendió apenas 6.339 consultas a través del Sistema Informático Electrónico de Quejas, Reclamos y Sugerencias. Esta es una de las entidades que durante 2010 y 2011 ha logrado un desarrollo tecnológico tendiente a una interacción en línea con los ciudadanos. Es indudable que las consultas a través de dicho sistema crecerán y los trámites vía electrónica tenderán a consolidarse cuando entre en vigencia la Ley Antitrámites. En el caso de las superintendencias y demás entidades que cumplan funciones de policía administrativa, impartirán instrucciones a sus vigilados para que no exijan más requisitos, trámites o procedimientos de los estrictamente necesarios. El artículo 37 es claro en afirmar que “las superintendencias recomendarán…, entre otros, el uso de las tecnologías de la información y el comercio electrónico; la implementación del sistema de turnos; la facilitación de trámites a través de sistemas no presenciales; la estandarización de formularios, trámites y procesos; el uso de mecanismos de comparación de productos, precios, calidades y servicios de manera que se hagan visibles las fortalezas y debilidades de los productos y servicios que se ofrecen en el mercado”, disposiciones que impactan la administración documental y que representan un reto enorme en esta nueva era tecnológica.
“La Ley Antitrámites va en favor de los procesos que se desarrollan al interior de los departamentos de administración documental, disminuyendo su frecuencia, severidad y fortaleciendo así el control de la gestión”. Diego A. Gutiérrez, del Grupo Éxito y conferencista en e-Document 2012.
Diego Alejandro Gutiérrez Montilla, del Grupo Éxito, concluye que “la Ley Antitrámites va en favor de los procesos que se desarrollan al interior de los departamentos de administración documental, disminuyendo su frecuencia, severidad y fortaleciendo así el control de la gestión”.
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La racionalización y eliminación de trámites y su reemplazo por procesos electrónicos optimiza la gestión de información y documentos en el sector público y le exige modernización. Esperamos que esta ley se haga realidad y con ello mejore la efectividad y transparencia de las instituciones y la vida de los ciudadanos.
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Novena versión de e-Document: Un encuentro para no perderse
Millones de e-mails, documentos adjuntos, formularios electrónicos, bases de datos, documentos impresos y archivos multimedia se constituyen en información estratégica que a través de diversos medios resulta necesario clasificar y archivar, constituyendo un reto diario para los responsables de administrar la información y la documentación en las organizaciones.
Además, paralelo a esa ‘explosión documental’, encontramos cada vez más y con mayor fuerza una concientización que busca proteger el medio ambiente, que no es más que proteger nuestras vidas y las de las futuras generaciones. Por eso, las empresas se están preocupando por algo que aunque suene muy bonito necesita acciones específicas y contundentes: el crecimiento sostenible. Y es que dicha convergencia entre el acelerado dinamismo empresarial, la alta dependencia de la tecnología, el exponencial volumen de información que se genera y se comparte, la protección de los recursos naturales y la necesidad de mejorar la administración de documentación e información están gene-
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Nos encontramos en un momento de la historia en el que observamos cómo crece cada día y de forma exponencial el volumen de información y el flujo de datos convirtiéndose prácticamente en una avalancha de información electrónica que las empresas está viendo cómo controlar.
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Desde 2003 e-Document ha venido consolidándose como el seminario más posicionado del ámbito documental en Colombia. La novena versión será el 8 y 9 de marzo en Bogotá.
La cita ya es un encuentro anual para los líderes de la gestión de información y de documentación que están obligados a actualizarse permanentemente en temas de vanguardia, en nuevos conceptos, en prácticas recomendadas y casos de ejemplo de organizaciones que han demostrado eficacia alrededor de esta importante temática.
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rando un creciente interés en el papel de la empresa como actor fundamental de la sociedad. La avalancha de información electrónica y el compromiso ambiental se erigen como los dos pilares sobre los cuales se desarrollará el exitoso y reconocido seminario e-Document, de ChannelPlanet®, que en su novena versión en 2012 seguirá consolidándose como encuentro obligatorio para seguir las tendencias y todo lo que está sucediendo alrededor de la administración y gestión documental y de la información. La cita ya es un encuentro anual para los líderes de la gestión de
información y de documentación que están obligados a actualizarse permanentemente en temas de vanguardia, en nuevos conceptos, en prácticas recomendadas y casos de ejemplo de organizaciones que han demostrado eficacia alrededor de esta importante temática. El encuentro se realizará en Bogotá, los días 23 y 24 de febrero, y además de las temáticas ya mencionadas se abordarán otras de vital importancia. Una de ellas es la reciente publicación de la serie de normas ISO 30300 de ‘Sistemas de gestión para los documentos’, primera serie de gestión documental que pertenece al rango Mana-
Los asistentes fortalecerán sus relaciones profesionales con colegas con quienes compartirán retos en la temática de estudio y con proveedores expertos en gestión documental y de la información.
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minuir su frecuencia y severidad y de esa forma fortaleciendo el control de la gestión.
gement System Standard (MSS) o Norma de Sistema de Gestión, lo que quiere decir que incide en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua. Por otro lado es necesario resaltar el impacto que tendrá en las organizaciones públicas y privadas la próxima entrada en vigencia del recientemente aprobado Decreto Ley 0019 de 2012 o Ley Antitrámites, en los procesos, calidad y ámbito de la gestión documental. Dicha Ley favorecerá los procesos que se desarrollan al interior de los departamentos de administración documental con vistas a dis-
El objetivo de e-Document 2012 se centra en actualizar con información estratégica, a través de conceptos, tendencias, experiencias y prácticas recomendadas, a los líderes de gestión documental de grandes y medianas empresas con el propósito de que puedan ser más asertivos en sus procesos de toma de decisiones y así optimizar los proyectos de gestión documental e información contribuyendo a la efectividad y competitividad de sus empresas. Además, los asistentes fortalecerán sus relaciones profesionales con colegas con quienes compartirán retos en la temática de estudio y con proveedores calificados expertos en gestión documental y de la información. Es evidente que con la actualidad tecnológica y con aspectos como la serie de normas ISO 30300 la gestión documental está tomando un papel más relevante al interior de las organizaciones. El seminario e-Document 2012 se convierte en la excusa perfecta para actualizarse y estar a la vanguardia de lo que se está haciendo en esta materia.
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CERO PAPEL: Compromiso con la eficiencia, la rentabilidad y el medio ambiente Parece una utopía pero en la sintonía con la eficiencia, la rentabilidad y el medio ambiente en las empresas y en la vida diaria, existe una tendencia que ha empezado a llamarse ‘Cero papel’. La sociedad, y dentro de ella las empresas, se ha percatado de los efectos de crear, administrar y almacenar millones y millones de documentos físicos que ‘asfixian’ no solo espacios y personas en las organizaciones –y por lo tanto procesos, tareas y resultados- sino también nuestro planeta y afectan de diferentes formas el medio ambiente. ‘Cero papel’ es un concepto que ya empieza a escucharse con más frecuencia y cada vez está más unido a acciones concretas y reales; aunque es una tendencia que ya se está poniendo en práctica tanto en empresas privadas como el sector público, aún le falta mucho para llegar a consolidarse y generar beneficios como el desarrollo de la intranet corporativa, reingeniería de procesos, disponibilidad de información 24 horas, centralización de la información, reducción de costos y mejora de la productividad, además de los beneficios propios al medio ambiente. El sector privado ha tenido un papel importante en el desarrollo de estas iniciativas que, como veremos más adelante, ahora tocan al sector público. Los sectores financieros, de educación y retail y dentro de las empresas las áreas jurídicas y de recursos humanos, donde existe un mayor flujo de documentos, ya están desarrollando iniciativas en búsqueda del cero papel. Además, en un momento coyuntural para la economía por los Tratados de Libre Comercio que ya se han firmado o que se están negociando, es importante consolidar temas como la facturación electrónica que pongan a las empresas a la altura de sus pares extranjeras.
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Una iniciativa para destacar es el Centro Electrónico de Negocios, producto de comercio electrónico desarrolla-
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La Ley de Comercio Electrónico (Ley 527 de 1999) proporciona avances que servirán en la búsqueda del ‘Cero Papel’ ya que le da valor legal y probatorio al uso de mensajes de datos y, además, establece la firma electrónica.
do por Carvajal Tecnología y Servicios -compañía de la Organización Carvajal-, que utiliza EDI - Intercambio electrónico de datos- y EDIFACT -Intercambio electrónico de datos para la Administración, Comercio y Transporte - como estándares para el intercambio de mensajes entre módulos empresariales. Dentro de las empresas clientes de Carvajal Tecnología y Servicios, a través de servicios de facturación electrónica, comercio electrónico, optimización de procesos, procurement, entre otras, se encuentran: Seguros Bolívar, Wyeth Consumer Health Care, Alpina, Almacenes Éxito, Bavaria, Olímpica S.A. y Tecnoquímicas. La Ley de Comercio Electrónico (Ley 527 de 1999), sin referirse expresamente al papel, proporciona avances que servirán en esta búsqueda ya que le da valor le-
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gal y probatorio al uso de mensajes de datos y, además, establece la firma electrónica. Por otro lado, El Gobierno, a través de la iniciativa Cero Papel, insertada en el Manual 3.0 de Gobierno en Línea, promueve la aplicación de políticas cero papel en la administración pública, pero no se reglamenta en detalle la forma de aplicar dicha política. Sin embargo, actualmente existen más de 313 trámites completamente virtuales que funcionan a través del portal de Gobierno en Línea. Otra Ley en la que podemos encontrar luces al respecto es el
nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, que empezará a regir en julio del 2012, y establece la realización de trámites, suministro de información y en general el manejo de la relaciones estado-ciudadano por medios electrónicos. Un ejemplo para destacar lo conforma el proyecto ‘Cero Papel Más Vida’, de Ecopetrol, que propone la gestión electrónica de información como alternativa al uso del papel en la ejecución de los procesos internos de la organización, para reducir el impacto ambiental, aumentar la productividad en los procesos y reducir los costos de operación asociados al uso de documentos físicos. El proyecto contempla realizar la compensación del volumen de papel consumido a través de pro-
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gramas de reforestación, reciclaje del papel desechado y sensibilización frente a comportamientos de uso responsable de papel tanto en la oficina como en el hogar.
Es una época de cambio, de adaptaciones y adopciones tecnológicas, y en un país en el que existe tanta ‘tramitología’ aún desconfiamos de la transacción electrónica, del soporte virtual y nos acomodamos plácidamente con la hoja de papel que nos ha acompañado toda la vida. La novedad en la materia surge de la recientemente aprobada Ley 0019 de 2012 o comúnmente llamada Ley Antitrámites, que sacará a los colombianos de largas filas y tediosos procesos, y que al promulgar el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones se convierte en un paso más hacia el ‘Cero papel’. El Sistema Electrónico de Contratación Pública es otra de las iniciativas que a través de audiencias y subastas en líneas busca el cero papel. Los proveedores recibirán avisos vía e-mail de acuerdo con sus intereses.
La presentación de la información y los medios por los cuales estamos accediendo a ella están cambiando e indudablemente tienden a llevarnos a un punto en que no exista el papel. Algunas entidades públicas y grandes organizaciones empresariales están empezando a adaptarse, a cambiar sus prácticas para dirigirse a la cultura del Cero Papel. Otros de los ejemplos son la Administración Distrital en Bogotá y el Archivo General de la Nación que se encuentran trabajando en reglamentaciones que tienen que ver con el ‘Cero papel’. En las metas del Plan de Acción 2011-2014 de Gobierno en Línea se busca una normatividad que regule la estrategia cero papel, el 60% de entidades del orden nacional y el 15% de entidades del orden territorial (Alcaldías y Gobernaciones) implementando acciones de cero papel. En el terreno del entretenimiento, y así mismo del acceso a la información, las ‘tabletas’ se constituyen en dispositivos que abogan también por el cero papel. La presentación de la información y los medios por los cuales estamos accediendo a ella están cambiando e indudablemente tienden a llevarnos a un punto en que no exista el papel. El tema está planteado y es un reto para toda la sociedad en general; para el sector público y las organizaciones privadas, para los gobernantes y también para los ciudadanos. El conjunto de estas acciones deberá llevar a una gran estrategia que convierta a la sociedad en una sociedad ‘Cero papel’.
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En diversas entidades públicas, cuando realizamos trámites como simples ciudadanos encontramos que existen formas de realizarlos electrónicamente, pero la realidad nos cae con todo su peso cuando nos solicitan soportes físicos u otros papeles que, al parecer, terminan garantizando el soporte electrónico o virtual.
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ISO 30300: La importancia de la gestión documental La gestión documental está adquiriendo cada vez más un papel protagónico en el funcionamiento de las organizaciones y se perfila como un aspecto relevante que hace posible la eficiencia, la gestión de riesgos y la rendición de cuentas, la continuidad del negocio y la preservación de la memoria colectiva. A este hecho se suma el de que las tecnologías de la información y las comunicaciones están provocando una explosión de documentos en las empresas en múltiples medios y formatos y las han hecho adoptar políticas y estrategias para encaminar el uso de esas tecnologías a través de la gestión documental. El panorama para el sector se presenta como un reto que ya tiene
Para la Organización Internacional de Normalización –ISO- esta es una norma de rango Management System Standard (MSS) o Norma de Sistema de Gestión pues incide en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua.
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una nueva herramienta para afrontar el futuro: La serie de normas ISO 30300 de‘Sistemas de gestión para los documentos’. Publicada en noviembre de 2011, la familia ISO 30300 ya cuenta con las normas ISO 30300:2011 (principios esenciales y vocabulario) e ISO 30301:2011 (requisitos). La pregunta que el lector ya se debe estar haciendo es ¿cuál es la novedad que trae esta nueva serie de normas con respecto a otras como la ISO 15489 de gestión de documentos? Para la Organización Internacional de Normalización –ISO- y según su terminología, esta es una norma que pertenece al rango Management System Standard (MSS) o Norma de Sistema de Gestión, lo que quiere decir que incide en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema organizacional para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora continua. Esta es la primera de las normas de gestión documental que posee este rango pues las anteriores ISO 15489 de gestión de documentos o las ISO 23081 de metadatos no lo tienen. Además, otro de los aspectos característicos de las normas de rango Management System Standard(MSS) es que son certificables a través de una entidad certificadora acreditada. Mientras que en las Generalidades de la ISO 15489 el tema de la evaluación se encuentra con muy poca profundidad en la ISO 30301 este aspecto tiene fuertes requisitos que posteriormente hacen posible la
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Cuando la ISO 30300 se presenta en forma de requisitos la ISO 15489 lo hace en forma de buenas prácticas. Por otro lado, para la primera la audiencia es la alta dirección de cualquier organización en tanto que para la segunda lo son profesionales de la gestión documental. A su vez, la ISO 30300 posee un nivel estratégico, está centrada en la organización y está enfocada en abrir procesos de certificación mientras que la ISO 15489 está en un nivel operativo, está centrada en la gestión de documentos y no se puede certificar. Es así que la serie de normas que le da título a este artículo se basa en la ISO 15489, pues es su fuente principal, pero como se puede apreciar tiene un enfoque diferente. El objetivo de ISO, con respecto a la Norma 30300, ha sido crear una forma unificada para que las compañías gestionen sus documentos, de forma que se pueda
unanimidad entre organismos y empresas a la hora de la creación y tratamiento de los registros, en su forma, en su contenido y en su tratamiento.
El objetivo de la ISO 30300 ha sido crear una forma unificada para que las compañías gestionen sus documentos y poder mostrar la información corporativa de forma eficaz. mostrar la información corporativa de forma eficaz. A su vez el objetivo de la Norma como tal es que las organizaciones y empresas utilicen una estructura igual y un vocabulario común para la gestión de sus informaciones. Con esta medida se persigue agilizar la consulta y facilitar su comprensión como una forma común de organización y un acuerdo para mejorar su entendimiento. Por su parte, la Norma ISO 30301 está pensada para regular específicamente los sistemas de gestión de los registros y está encaminada a que se mantenga una organización común a la hora de crear, almacenar, proteger y destruir cualquier nuevo registro de información. Permite que haya
El desarrollo de la serie de normas ISO 30300 contó con la participación de expertos de 27 países en los 5 continentes y apunta a que estas nuevas normas han sido desarrolladas para estar en consonancia con otras leyes sobre la gestión de registros, reflejadas en estándares como: ISO 9001 (gestión de la calidad), ISO 14001 (gestión medioambiental) e ISO/IEC 27001 (gestión de la seguridad de la información). Es entonces una forma de mejorar y estandarizar la gestión, ampliando las competencias ya establecidas. Sectores como el estatal, educativo y de manufactura, como farmacéuticas y mineras, además de compañías involucradas en programas de responsabilidad social y sectores con una fuerte necesidad de demostrar el cumplimiento, como la energía nuclear y las telecomunicaciones, hacen parte de los sectores a los cuales va orientado este nuevo estándar y que se espera se beneficien a partir de su aplicación efectiva.
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certificación por terceras partes independientes. Los requisitos se agrupan a través de la supervisión y medición, el análisis y evaluación de los resultados obtenidos anteriormente, la auditoría interna y la revisión por la alta dirección.