Julio de 2012 - Edición N° 004 w w w.c h a nnel p l a net .c om
La Tendencia Cero Papel, en línea con la evolución empresarial La normatividad impulsando las políticas empresariales Cero Papel Directiva Presidencial No. 04 de Abril 13 de 2012 Papel y COMPROMISO MEDIOAMBIENTAL empresarial Ciclo de Vida de la Información: ¿cuál es la información vital de su organización?
Seminario: Proyecto CERO PAPEL
¡Compromiso con la eficiencia, la rentabilidad y la sostenibilidad ambiental!
Editorial Cero Papel, una invitación a no desperdiciar Eliana Salgado A. Directora Revista ChannelPlanet BUSINESS®
Esta edición la orientamos a un tema algo controvertido pero que corresponde a la realidad que vivimos, la tendencia Cero Papel, la reducción de papel a usar e imprimir bajo las banderas de la productividad, el ahorro de gastos y la conservación del medio ambiente. Cada día desde que nos levantamos el papel, en sus diferentes formas y usos, está presente en nuestras vidas y puede que en un futuro sea transformado o remplazado con ciertos avances biotecnológicos, pero mientras eso ocurre, estamos en una fase de concientización, reglamentación y control para no desperdiciarlo. No se trata de no usarlo, sino de hacerlo cuando es indispensable, como en el caso de contratos, documentos de recursos humanos, contables y de impuestos, entre otros, que dadas condiciones normativas, jurídicas o comerciales deben imprimirse. El acelerado mundo de negocios en que vivimos requiere inmediatez en la toma de decisiones, propuestas comerciales, despachos de productos, en fin, todo es ‘para ya’ y por eso el flujo de información y documentos debe ser más ágil. Las tecnologías de la información y la comunicación —TIC— siguen innovando en servicios que son rápidamente adoptados por las empresas buscando impulsar su competitividad ante la globalización dada no sólo por su uso a nivel global sino por los acuerdos comerciales entre los países, como los TLC, con los beneficios y riesgos que esto implica. Con la consolidación de los sistemas de información, el uso masivo de redes empresariales e Internet, el correo electrónico, los avances en seguridad y el uso creciente de dispositivos móviles (computadores portátiles, tabletas y smartphones, etc.), las personas puede acceder y compartir su información de forma digital desde donde la necesiten, evitando imprimirla.
En ChannelPlanet BUSINESS® damos un vistazo a algunos aspectos conceptuales, normativos, medioambientales y tecnológicos alrededor de la tendencia Cero Papel que les permiten a las organizaciones ahorrar dinero e incrementar su productividad. Cambiando de punto, el daño medioambiental es asociado al consumo de papel por considerar que afecta los bosques y el agua. Los productores de pulpa de papel a partir de madera afirman que lo hacen de manera sostenible, cuidando los recursos renovables. ChannelPlanet está haciendo un llamado a la sensatez, al buen uso de los recursos, al aprovechamiento de las TIC y a la innovación, a la optimización de costos y al compromiso con la sostenibilidad ambiental alrededor del papel. Entendemos que con el seminario de ChannelPlanet®, Proyecto CERO PAPEL hemos tocado susceptibilidades en las industrias papelera y gráfica, pero no es nuestra intención afectarlos, solo somos coherentes con nuestro propósito empresarial de dar a conocer tendencias de vanguardia en diferentes ámbitos del conocimiento que aplicados al contexto empresarial impulsan su productividad y competitividad. La tendencia Cero Papel nos hace reflexionar en las decisiones y acciones responsables que tomamos como individuos y, hacer uso abusivo de los recursos como el papel y la energía usada en la impresión, termina siendo irresponsable con el planeta en que vivimos.
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Índice Disposición Final de los Residuos Asociados a la Impresión Documental
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La Tendencia Cero Papel, en línea con la evolución empresarial
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Seminario: Proyecto CERO PAPEL
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La normatividad impulsando las políticas empresariales Cero Papel
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Directiva Presidencial No. 04 de Abril 13 de 2012
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Minimizando Costos de Impresión Documental ¡7 Reglas Clave!
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Papel y COMPROMISO MEDIOAMBIENTAL empresarial
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Algunos mitos y realidades sobre el origen y la fabricación de papel
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Revista ChannelPlanet BUSINESS® Un producto editorial de ChannelPlanet®
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Diego Alejandro Gutiérrez Montilla
Disposición Final de los Residuos Asociados a la Impresión Documental Cumpliendo las disposiciones ambientales del decreto 4741 de 2005 Por: Diego Alejandro Gutiérrez Montilla. Experto en Administración Documental. Las compañías hoy por hoy en el camino de seguir la visión Cero Papel deben entender que la disminución de impresión no solo ayuda al planeta desde un pilar ambiental con lo ya conocido que son los recursos naturales —vegetales e hídricos— que la industria papelera demanda para sus productos. También deben velar por cumplir las disposiciones del Decreto 4741 de diciembre de 2005 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los
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residuos o desechos generados en el marco de la gestión integral. Dicho Decreto establece la gestión integral como el “Conjunto articulado e interrelacionado de acciones de política, normativas, operativas, financieras, de planeación, administrativas, sociales, educativas, de evaluación, seguimiento y monitoreo desde la prevención de la generación hasta la disposición final de los residuos o desechos peligrosos, a fin de lograr beneficios ambientales, la optimización económica de su manejo y su aceptación social, respondiendo a las necesidades y circunstancias de cada localidad o región”.
“Las disposiciones de del Decreto 4741 de 2005 se aplican a las personas o entidades que generen, gestionen o manejen residuos o desechos peligrosos, que desde el punto de vista de impresión somos todos los que tenemos algún dispositivo en nuestras instituciones”. Las disposiciones de este decreto se aplican en el territorio nacional de la República de Colombia, a las personas o entidades que generen, gestionen o manejen residuos o desechos peligrosos, que desde el punto de
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Pero ¿qué se entiende específicamente por Residuo o Desecho? Según el Decreto del que nos ocupamos aquí “es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad
“La visión Cero Papel va más lejos ambientalmente que solo una hoja de papel, pues debemos pensar que si conectamos menos equipos tendremos menos calentamiento global, cuanto menos papel se imprima menos transporte”. que lo generó o porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula”. Además, es preciso establecer también que un Residuo o Desecho Peligroso “es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes
que hayan estado en contacto con ellos”. En el proceso de impresión los desechos muy contaminantes como polvo de toner, carcasas y demás hardware deben disponer de la disposición final mediante el proceso de la incineración del polvo residual (tóxico), la recuperación del cartucho (Remanufacturación) y el aprovechamiento de su materia prima. En conclusión la visión Cero Papel va más lejos ambientalmente que solo una hoja de papel, pues debemos pensar que si conectamos menos equipos tendremos menos calentamiento global, cuanto menos papel se imprima menos transporte y, por último, la disposición final no solo es vender los tóner a $1.000 sino cumplir ya sea directa o indirectamente el decreto 4741 de dic/2005 del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
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vista de impresión somos todos los que tenemos algún dispositivo en nuestras instituciones y cuya disposición final controlada debe hacerla una empresa receptora, licenciada ambientalmente, con certificaciones (de almacenamiento, aprovechamiento, tratamiento o disposición final) que su empresa debe conservar hasta por un tiempo de cinco (5) años para demostrar ante la autoridad ambiental el cumplimiento de estas normas.
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La Tendencia Cero Papel, en línea con la evolución empresarial Impulsando productividad en las empresas y cambios en la industria de la pulpa y el papel
Por: Eliana Salgado, Directora Revista ChannelPlanet BUSINESS® La tendencia Cero Papel promueve que se reduzca la cantidad de papel que usamos, reemplazando, en el caso empresarial, su uso por documentos digitales que fluyen en sistemas de información bajo lineamientos de work flow permitiendo el acceso a los documentos en los diversos procesos requeridos en la organización. Hoy los documentos digitales pueden tener la misma validez jurídica que los físicos, dado el avance de la normatividad y las tecnologías informáticas de seguridad y control, pero con las ventajas de
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disponibilidad, trabajo colaborativo, agilidad, seguimiento, control, almacenamiento, seguridad, entre otros aspectos propios de los documentos electrónicos. Impulsando desde ChannelPlanet® el tema Cero Papel hemos visto el interés de muchas organizaciones que ya han avanzado en sus proyectos, y de otras que apenas están dando sus primeros pasos, pues además el tema se ha visto promovido en Colombia por la directiva presidencial 04 de abril de 2012 que establece como obligatorios los procesos Cero Papel en las entidades del sector público con un plazo de un año para su fase inicial.
El directivo de una entidad pública afirma que en su organización usan al rededor de 70 mil resmas de papel, unas 37,5 millones de hojas al año y pese a que ya tienen un sistema de información digital desde hace varios años ahora están estructurando su estrategia para responder a la directiva buscando optimizar su productividad y ahorrar gastos los cuales sólo en papel representan alrededor de mil millones de pesos anuales. Empresas como Tecnoquímicas S.A. están en la tendencia de reducción del papel, Ana Milena Torres, Directora de Informática, nos compartió con orgullo que el año pasado iniciaron un proceso de reducción de impresiones logrando este año reducir la impresión de sus informes mensuales de ventas, que representan el cierre más grande de la empresa. El proceso demandaba la impresión de unas 20.000 hojas al mes y ahora usan sólo entre 500 y mil dado el acceso de la información vía intranet a las diversas áreas. Este ahorro se ve representado en 228.000 hojas de papel al año con sus correspondientes gastos asociados a la impresión. Otra empresa que ya lleva cuatro años en el proceso de reducción de impresión es Bancolombia, Marisol Giraldo, directora
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En la fase inicial del proyecto hicieron un análisis de lo que cada quien imprimía y con un primer paso de darle a conocer a cada persona y a su jefe lo que había impreso en un período de tiempo, además de darles ciertos lineamientos para el uso de los servicios de impresión, lograron ¡reducir en un mes, un millón de impresiones!. Otros dos puntos de gran impacto han sido la casi eliminación de impresiones de correos electrónicos y el uso de formato dúplex al imprimir. El banco optó por contratar los servicios de impresión bajo el esquema de outsourcing, logrando disminuir los equipos para tal fin de 7100 a 1800, evitando asumir el costo de su reemplazo por obsolescencia, lo cual les hubiese
Bancolombia redujo en unos tres millones sus impresiones anuales a partir de concientización, reglas, control y outsourcing de sus servicios de impresión. costado unos 5 mil millones de pesos. La reducción de alrededor de tres millones de impresiones al año le ha representado al banco ahorros millonarios. Para Franco Piza Gerente de Gestión Ambiental del Grupo Bancolombia “el proceso de reducción de papel también responde al compromiso ambiental de la entidad y se complementa con el uso de insumos ecológicos y la contratación de proveedores que demuestren compromiso con la sostenibilidad. La reducción de papel es uno de los varios proyectos del grupo que buscan mayor responsabilidad con el medio ambiente”. Diego Gutiérrez, Experto en Administración Documental y , además de destacar las ventajas del documento digital, indica que “el componente de costos asociado a la impresión es un punto relevante para impulsar políticas de Cero Papel, pues son muchos los gastos a tener en cuenta ya que además del papel, los insumos de impresión y el consumo de energía, están el soporte técnico, mantenimiento y reemplazo de equipos, gestión del documento físico, eliminación de desechos, entre otros, que también impactan el presupuesto”.
Reducir el uso del en las empresas papel es una tendencia mundial, la observamos en avances como el reemplazo de tiquetes aéreos impresos por e-tickets; en el reemplazo progresivo de mapas impresos por sistemas GPS (Global Positioning System) que se han constituido en una ayuda increíble para los viajeros; vemos cada vez más entidades educativas entregan las comunicaciones académicas y administrativas de forma digital; los bancos por norma deben poner a disposición de los clientes sus extractos vía web; la DIAN permite la diligencia y entrega de algunos formularios de impuestos de forma digital; los libros digitales crecen en miles día a día; al pagar con tarjeta de crédito en algunos establecimientos comerciales la firma del boucher se hace sobre una pantalla y no en papel; en muchos restaurantes los meseros toman las órdenes en tabletas digitales; así mismo las fuerzas comerciales de las empresas llevan sus dispositivos digitales a los establecimientos de sus clientes para presentar sus catálogos, revisar inventarios en línea y tomar sus pedidos; los médicos están usando medios digitales móviles para consultar la historia clínica de sus pacientes, los periódicos se han diversificado y ofrecen contenidos multimedia, inmediatez e interactividad complementando sus artículos de las versiones impresas; en fin son muchos los ámbitos en los cuales poco a poco los medios digitales están reemplazando el uso del papel brindando agilidad en los procesos además de estadísticas útiles para diversos análisis.
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de Logística Integral afirma que en este tiempo han pasado de hacer entre 8 y 9 millones de impresiones mensuales, a realizar entre 5,5 y 6 millones, sin incluir extractos ni formatos, lo cual representa una transformación en procesos y tecnología y en la concientización de sus 22.000 usuarios de impresión.
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e-tickets, sistemas GPS, extractos bancarios vía web, libros digitales, formularios de pagos de impuestos, son algunos casos en los que el papel ha sido sustituido por los medios digitales. Por otra parte la industria editorial ha innovado en sus productos didácticos, por ejemplo ahora encontramos libros con sonidos, texturas, fragancias y elementos que hacen que la lectura sea una experiencia más completa para los niños e inspire su imaginación a través de sus sentidos. Por supuesto aquí hay una fuerte competencia con los libros y juegos digitales que realmente cautivan a los pequeños, pero el desafío editorial se sigue abriendo un espacio. Sin lugar a dudas en los primeros años cuando los niños aprenden a escribir, el papel es indispensable, hacer trazos con lápiz y papel no solo es parte del proceso de aprendizaje sino que estimula su motricidad fina, le da fuerza a sus manos y desarrolla su habilidad, proceso que en medios digitales, no tiene el mismo efecto dado que la escritura en tabletas digitales, por ejemplo, no requiere la misma fuerza. Si por una parte se disminuye el uso de papel, en la industria de la pulpa hay otros factores que lo impulsan. En el campo de la higiene los pañales desechables para niños, por ejemplo, son un avance que muchas mamás agracede-
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mos, pues nos ha hecho la vida más amable. Al principio todos eran iguales, ahora vienen con variedad de diseños, tamaños y formas adecuadas para cada etapa y usos del bebé que se convierten en toda una moda. Los pañitos húmedos, los productos de limpieza, de higiene femenina, pañales para adultos, en fin, son productos que cada vez se demandan más en todo el mundo. El tema ambiental es otro punto que se relaciona con el con-
sumo del papel. Si bien nos sorprendemos con cifras de la WFN (Waterfoot Network - www. waterfootprint.org) que establece que el dato medio global de consumo en producir una hoja de papel tamaño A4 (80 g/ m2) es de 10 litros de agua, en una producción basada en celulosa de madera de un bosque. Cuando comparamos este dato con el medio global de 140 litros de agua para la producción de una tasa de café o de 2700 litros para una camiseta de al-
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godón, (según datos del informe “Una mirada a la agricultura de Colombia desde su Huella Hídrica” 2012, de la WWF), vemos que el consumo de agua no es exclusivo de la industria del papel. Sólo con preguntarnos ¿cuánta agua consumimos en la ducha hoy?, tendremos mucho para reflexionar. Según Diego Arévalo Uribe, Consultor especialista en Gestión Integral de Recursos Hídricos - WWF Colombia, líder del estudio sobre la Huella Hídrica en Colombia, “En términos generales, el concepto de huella hídrica no debe llevar a pensar si es mucho o poco el volumen de agua usado para producir un bien o servicio; la pregunta es más bien, ¿es sosteni-
La industria del papel está evolucionando y viéndose obligada a innovar en servicios ante el inminente crecimiento de las opciones digitales que minimizan el uso del papel.
ble la explotación de materias primas en donde se está llevando a cabo la producción?. De esta forma, consumir poco papel producido a partir de la tala de un bosque nativo casi imposible de recuperar o de un bosque plantado en una zona donde el agua es escasa, es mucho peor que consumir más papel producido a partir de un bosque creado para este fin, ubicado en una zona con suficiente recurso hídrico disponible y sin mucha competencia y conflicto por el uso del agua y con un manejo y explotación sostenible”. El punto aquí es que el agua y la madera son recursos renovables y no es malo producir papel con base en ellos siempre y cuando se garantice la sostenibilidad de estos recursos. En la industria papelera colombiana hay dos grandes proveedores de pulpa para la elaboración de papel, por un lado está Smurfit Kappa Cartón de Colombia que tiene 70.000 hectáreas de bosques sobre los que afirma hace un proceso sostenible cuidando los recursos hídricos con todo un proyecto social alrededor de la fabricación de pulpa; y por otro está Carvajal Pulpa y Papel cuya materia prima es el bagazo de caña aprovechando así un desecho de la producción de azúcar. Pese a lo anterior, en un planeta donde ya somos más de siete mil millones de personas y sólo el 1% del agua es apta para el consumo humano, es indiscuti-
ble que hay que conservarla al máximo, por esto los temas de sostenibilidad, cuidado y conservación del medio ambiente se han tomado un espacio creciente de discusión, generando políticas y conciencia que nos llevan a optimizar consumos, eliminar la generación de desperdicios e impulsar el reciclaje que en el caso del papel es algo relevante porque ayuda a la industria, aunque por supuesto es importante que este se haga con productos amigables con el medio ambiente, para ser coherentes con el propósito. Es una realidad que las industrias de la música y el video se revolucionaron a partir de iTunes y otras plataformas; que el uso de internet y de dispositivos móviles han impactado el acceso a la televisión tradicional; que la telefonía móvil afectó a la fija y que las empresas de estos sectores, y de otros, que se han visto afectadas por diversos avances tecnológicos y gracias a esto se han transformado, así lo han entendido muchas organizaciones de la industria de papel que han incrementado su oferta con servicios relacionados con procesos de impresión, logística, gestión de documentos y de información, entre otros. Con seguridad llegar literalmente a Cero Papel será muy difícil y llevará años, pero lo que impulsamos es no desperdiciar, ser conscientes y preguntarse antes de imprimir si realmente es necesario hacerlo!
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En un planeta donde ya somos más de siete mil millones de personas y sólo el 1% del agua es apta para el consumo humano, es indiscutible que hay que conservarla al máximo! Sostenibilidad y reciclaje son dos puntos esenciales para lograrlo.
Seminario: Proyecto CERO PAPEL 26 y 27 de Julio en Bogotá D.C.
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Seminario: Proyecto CERO PAPEL
Además de lo anterior, el 3 de abril de este año el Gobierno colombiano
publicó la Directiva Presidencial No. 04 en la cual indica los pasos a cumplir con la “Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública”, lo que demuestra que Colombia está a tono con las tendencias mundiales para acelerar su competitividad también en la gestión publica, donde el exagerado uso de papel es sin lugar a dudas un punto a controlar.
26 y 27 de Julio en Bogotá, ¡Cupos limitados!
Para apoyar a las empresas privadas y públicas en aspectos como justificación, desarrollo y evolución de los proyectos de reducción del uso del papel, ChannelPlanet® ha creado el seminario Proyecto CERO PAPEL 2012, en el que de la mano de especialistas en temas normativos, gestión documental y tecnologías de la información, dará a conocer los conceptos, procesos, ejemplos, prácticas recomendadas y experiencias, para que quienes tienen la responsabilidad de sacar estos proyectos adelante sean más asertivos en sus procesos de toma de decisiones y logren mayor éxito!
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Son miles las empresas privadas y públicas en el mundo que tienen el propósito de disminuir el uso de papel e incluso de llegar a eliminarlo, lo cual no es sencillo pero se ha convertido en un objetivo relevante, no sólo por el compromiso social con el medio ambiente y el gran impacto en la disminución de gastos y generación de eficiencia, sino por una serie de normas locales e internacionales que exigen acelerar y pasar de las intenciones a los hechos.
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Seminario: Proyecto CERO PAPEL 26 y 27 de Julio en Bogotá D.C.
Contenido Temático NORMATIVIDAD: NORMAS COLOMBIANAS que impulsan el cero papel. Posición del Archivo General de la Nación ante la tendencia CERO PAPEL. NORMAS INTERNACIONALES y COMPROMISO MEDIO AMBIENTAL empresarial. Beneficios y sanciones. ¿En los TLC firmados por Colombia hay compromisos con el Cero Papel? PRODUCTIVIDAD Y COSTOS: EFICIENCIA administrativa y control. Impacto en otras áreas: legal, correspondencia, comercial, producción, logística. … Mejoramiento de Procesos. CASO. Optimización de costos y efectividad con FACTURACIÓN electrónica. Análisis COSTO BENEFICIO. CASO. TECNOLOGÍAS DE APOYO: Seleccionando SISTEMAS DE INFORMACIÓN documental y complementarios. Ejemplos reales. DIGITALIZACIÓN Escaneo y/o microfilmación. Eficiencia, organización y control. Puntos clave para el éxito. ALMACENAMIENTO, seguridad y disponibilidad. Opciones de vanguardia. CERTIFICADOS digitales. PUNTOS CLAVE PARA EL DESARROLLO: CASO de ESTUDIO PASO a PASO. Roles, fases, evolución. ¿Cuál es la información VITAL de su organización?. Selección, clasificación, confidencialidad. CICLO de VIDA de la información. PROCESOS y FLUJO de información. Alineación, control y retroalimentación constante.
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Conferencistas:
Liliana Gutierrez
Gerente del Convenio AGN - Mintic para el diseño e implementación de la Iniciativa Cero Papel. Archivo General de la Nación
Diego Alejandro Gutiérrez Montilla Experto en Administración Documental y Jefe Nacional Administración de Documentos Grupo Éxito
Franco A. Piza
Gerente de Gestión Ambiental Grupo Bancolombia
Marco Vinicio Lenci Serrano
Facilitador, Coach y Consultor Gerencial
Oscar Mauricio Moreno
Director de consultoría en FYM Technology
Sandra Paulina Becerra Rubio
Líder Gestión Documental Unidad de Efectividad Organizacional Vicepresidencia de Estrategia y Crecimiento. ECOPETROL
Ecuentre la ampliación de sus perfiles en el folleto del evento en: http://bit.ly/Ngdl0X
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Oscar Almanza Rodríguez
Líder funcional Iniciativa Cero Papel en la Administración Pública. Programa Agenda de Conectividad Gobierno en línea
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La normatividad impulsando las políticas empresariales Cero Papel Una mirada a la tendencia Cero Papel desde las leyes y demás acciones normativas en Colombia
Por: Luisa Rodríguez, Redacción ChannelPlanet® La documentación resultante de los ejercicios transaccionales y de la comunicación en los diferentes departamentos de una empresa y de esta con otros organismos públicos o privados representa, sin duda, uno de los procesos empresariales más importantes en el manejo de la información. Estas acti-
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vidades producen documentos que en muchas oportunidades requieren una aprobación en el papel, el cual va a parar a un archivo ocupando espacio, demandando tiempo para su procesamiento, traslado, organización, actualización, conservación y consulta. Una tendencia empresarial que se está impulsando alrededor del mundo es la denominada Cero
Papel, la cual promueve usar el mínimo de documentos impresos eliminando el desperdicio y valida el empleo de documentos electrónicos. Esta propuesta ha sido adoptada en países como España, principalmente en entidades públicas y puesta en práctica con proyectos de gestión documental electrónica, o en Argentina, en el sector privado a través de campañas corporativas internas. Pero no son estos los únicos países, Estados Unidos tiene una altísima cultura de sistematización, tal como algunos países asiáticos, entre otros de diversas regiones, esta tendencia se está extendiendo por el mundo entero bajo la bandera de la eficiencia empresarial. Para el desarrollo de Cero Papel en algunas empresas y países existen una serie de normas que precisan los lineamientos de su práctica. En Colombia hay leyes que tratan aspectos relacionados con esta iniciativa y un decreto ley que la menciona textualmente, la Directiva Presidencial 04 de 2012. Directiva Presidencial 04 de 2012 Esta es la más reciente actividad de tipo normativo relacionada con esta tendencia en Colombia, data del 3 de abril de 2012 y exige a entidades y organismos del Ejecutivo poner en práctica el uso
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La Directiva 04 impone un avance respecto a la implementación de tecnologías de gestión documental, exigiendo a entidades y organismos del Ejecutivo poner en práctica el uso de documentos y medios electrónicos para sustituir los impresos y así agilizar los procedimientos y servicios internos de cada uno de sus organismos.
de documentos y medios electrónicos para sustituir los impresos y así agilizar los procedimientos y servicios internos de cada uno de sus organismos con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación –TIC-. ¿Qué aporta la Directiva 04 de 2012?
¿Cuáles son los aspectos relevantes que aportó la Ley 527 de agosto de 1999? • El reconocimiento jurídico a los mensajes vía correo electrónico, entre otros mensajes de datos (Intercambio Electrónico de Datos -EDI-, Internet, correo electrónico, telegrama, télex o telefax). • Fuerza probatoria para los mensajes de datos. • Parámetros para el reconocimiento de la firma digital en mensajes de datos y documentos electrónicos. • La formación, oferta y aprobación de contratos que pueden ejecutarse a través de mensajes de datos sin perder su validez.
El primer paso que exige la Directiva es nombrar un líder de Cero Papel en cada entidad, luego se debe formular un Plan de Eficiencia Administrativa; aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel y formular metas a cumplir que deben reportar periódicamente; así mismo deben realizar sus comunicaciones internas y entre entidades a partir de medios electrónicos. Con esto se espera que se disminuya de forma contundente el uso de papel, que en algunas entidades supera los 30 millones de hojas al año, con gastos asociados de miles de millones de pesos.
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Esta Directiva impone un avance respecto a la implementación de tecnologías de gestión documental, en el cual el Archivo General de la Nación, líder de la política archivística del país, se ha comprometido a través de convenios interadministrativos de asociación con el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para aportar soluciones de tipo formativo, técnico y tecnológico a los organismos que deben comenzar a ejecutar este proyecto.
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Las entidades también deben permitir que su interacción con la ciudadanía para efectos de trámites sea viable, eficiente a través de medios electrónicos, cumpliendo no sólo con esta directiva sino con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo, modificado en 2011 y también la Estrategia de Gobierno en línea. En esta edición incluímos el texto completo de la Directiva 04 con el fin de apoyar la gestión de los interesados. Colombia, además de esta directiva, tiene y continúa desarrollando leyes que no hablan directamente de iniciativas Cero Papel pero que han sido el punto de partida para iniciar el camino hacia la digitalización de documentos. Una de ellas es la Ley 527 de agosto de 1999. Ley 527 de 1999 También llamada “Ley de Comercio electrónico”, establece y unifica los parámetros y definiciones referentes a los mensajes de datos, comercio a través de mensajes de datos, firma digital, entidades de certificación, intercambio electrónico de datos y sistemas de información. Todos estos puntos que se plantearon con la necesidad de optimizar los procesos internos para las empresas, han afectado de manera positiva a organizaciones dándole validez a los documentos digitalizados y al intercambio de datos a través de Internet.
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¿Cuáles temas optimizaron los procesos de comunicación entre la administración y la ciudadanía a través de la Ley 1437 de 2011? • Presentación válida de peticiones por medios electrónicos. • Uso de las nuevas tecnologías para atención al público en trámites y resolución de peticiones ya sea presencial o virtual. • Realización de procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. • Validez de los documentos públicos electrónicos. • Trámites como notificaciones y actos administrativos pueden ser emitidos por medios electrónicos. • Creación y/o sostenimiento de archivos con documentos provenientes de procedimientos electrónicos. Creación de expedientes electrónicos con foliado y validación bajo el mismo medio. • Toda autoridad debe tener un medio electrónico de localización en el que se garanticen respuestas bajo pruebas de recepción y retroalimentación. • La ejecución de comités, juntas, consejos y demás actividades internas a través de medios virtuales.
A través de la Ley 1437 de 2011, las entidades administrativas, de carácter contencioso administrativo y empresas particulares están desarrollando la práctica interna y externa de sus actividades legales a través de medios electrónicos.
Otro aspecto para tener en cuenta en este tema del comercio electrónico es la reglamentación interna en las empresas privadas, la cual se ve obligada a una transformación que incluya normas para la creación, intercambio y almacenamiento de documentos en formato digital como órdenes de compra, facturas, entre otros formatos, cambio nece-
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sario debido a los requerimientos hechos por sus proveedores. Ley 1437 de 2011 Esta es otra norma colombiana que influye en el proceso hacia el Cero Papel, en ella se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, que establece normas para la optimización de los procesos que la ciudadanía deba adelantar con entidades y organizaciones del poder público, así como con entes particulares, algo que comienza a encaminar a estos organismos hacia la Ley Antitrámites. (Ver recuadro Ley Antitrámites). A través de esta ley, las entidades administrativas, de carácter contencioso administrativo y empresas particulares están desarrollando la práctica interna y externa de
sus actividades legales, como la retroalimentación de peticiones y otras acciones de la ciudadanía, a través de medios electrónicos. Ley Antitrámites Un avance positivo que trajo consecuencias favorables referentes a la atención ciudadana es la Ley Antitrámites o Decreto 0019 de 2012, en el que se suprimen varios procedimientos engorrosos y se difunde la aprobación del recibimiento de solicitudes vía online. A partir de estas y otras facilidades, las entidades públicas deben implementar apoyo tecnológico que soporte sus bases de datos, archivos y demás documentos digitales, lo cual debe ser respaldado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Mientras, las empresas privadas se
verán beneficiadas ya que, según el Presidente de la República, para la segunda mitad del año 2012 se les brindará herramientas virtuales que les permitan actualizar datos y presentar declaraciones. Las empresas del sector privado, pese a que no están obligadas a disminuir el uso de documentos impresos, están desarrollando proyectos para lograrlo, pues la misma competitividad empresarial, las necesidades de efectividad con su consecuente optimización de costos, así como la posibilidad de interactuar con validez de forma electrónica con entidades reguladoras, gubernamentales, socios de negocios y clientes, les hacen ver en el intercambio digital de documentos oportunidades de eficiencia e incluso de apoyo a la sostenibilidad del medio ambiente.
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Colombia tiene y continúa desarrollando leyes que no hablan directamente de iniciativas Cero Papel pero que han sido el punto de partida para la digitalización de documentos como la Ley de Comercio electrónico, que establece y unifica los parámetros y definiciones sobre intercambio de información y comercio a través de mensajes de datos.
¿Cuáles trámites se pueden realizar por medios electrónicos gracias a la Ley Antitrámites? • Presentación de solicitudes, quejas y reclamos. • Acceso a registros públicos. • Registro, verificación y procesos notariales mediante la huella dactilar. • Trámites de apostillaje en procesos de acreditación para colombianos fuera del país. • Divulgación de formularios oficiales para pagos y declaraciones con gratuidad para la ciudadanía. • Envío de certificaciones, documentos y formularios.
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Directiva Presidencial No. 04 de Abril 13 de 2012 Para Ministros, Directores de los Departamentos Administrativos, Directores de Entidades y Organismos del sector central y descentralizado de la Rama Ejecutiva del orden nacional Sobre eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero Papel en la administración pública De conformidad con las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014, es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz. Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada “Cero Papel” que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa. Con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, los organismos y entidades destinatarias de la presente directiva deberán identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades, para lo cual deberán atender los siguientes lineamientos generales:
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1. En un plazo de un mes, contado a partir de la expedición de la presente Directiva Presidencial, cada entidad designará un líder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, que podrá ser el mismo líder de Gobierno en Línea de la entidad, cuyo nombre y cargo debe ser informado a la Alta Consejería Presidencial para el Buen Gobierno y Eficiencia Administrativa. La persona designada será un funcionario del nivel asesor o directivo dentro de la entidad y será el responsable de coordinar la realización de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementación y avance de la presente directiva, así como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos en lo que respecta a Eficiencia Administrativa y Cero Papel por parte del Gobierno Nacional. 2. Las entidades deberán identificar y aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel, de acuerdo con la Guía que ya está disponible en el Programa Gobierno en Línea. Se debe promover el uso preferente de herramientas electrónicas, evi-
tando el uso y consumo de papel en los procesos de gestión al interior de la Entidad. Cada entidad debe formular metas de reducción de papel y acciones con indicadores que permitan monitorear el avance de los mismos. Los resultados de las prácticas aplicadas deberán ser entregados a la Alta Consejería del Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa, al Archivo General de la Nación y al Programa de Gobierno en Línea en el mes de octubre de cada año, a través del envío del reporte por correo electrónico. 3. Se debe implementar, a más tardar en los doce (12) meses siguientes a la expedición de la presente Directiva, la sustitución de los memorandos y comunicaciones internas en papel, por soportes electrónicos, sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente, en especial el Acuerdo No.060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Dichos soportes electrónicos deben garantizar las condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad a las que hace referencia el parágrafo 1 del Artículo 6 de la ley 962 de 2005 y los artículos 55, 56, 57, 58 Y59 de la ley 1437 de 2011. 4. Se deben implementar mecanismos que permitan el in-
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tercambio de correspondencia entre las entidades por medios electrónicos, a más tardar trascurridos doce (12) meses siguientes a la publicación de la presente Directiva y en atención a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación. 5. En lo que respecta a los trámites externos, el Plan de Eficiencia a cargo de las entidades destinatarias de esta directiva deberá indicar las actividades que permitan garantizar a sus usuarios el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En consecuencia, el Plan orientará las acciones para: • Garantizar la recepción, el acuse de recibo y el envío de mensajes de datos en las actuaciones administrativas a su cargo a través de la habilitación de casillas de correo electrónico con el debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso. • Avanzar en la producción de documentos públicos y actos administrativos por medios electrónicos, asegurando la autenticidad, integridad y disponibilidad de los mismos, así como en la integración de expedientes electrónicos
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• Implementar los mecanismos de notificación electrónica al servicio de los usuarios que así lo consientan. • Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electrónicas en las que se mantenga a disposición de toda persona información completa y actualizada sobre, entre otras, normas relacionadas con sus competencias, funciones de las dependencias, regulaciones, procedimientos, trámites y procedimientos a su cargo, horarios. 6. El Plan al que se alude en el texto de esta directiva, será enviado mediante correo electrónico a la Alta Consejería para el Buen Gobierno y la Eficiencia Administrativa a más tardar veinte (20) días contados a partir de la expedición de esta directiva, y deberá establecer indicadores de impacto y resultado que evidencien los avances. 7. Se promoverán acciones que permitan la participación de servidores públicos y los contratistas en la mejora de la eficiencia, la innovación y el Buen Gobierno. Lo anterior actuando bajo la premisa de que el compromiso con la eficiencia es responsabilidad de todos los servidores públicos. El Gobierno a su vez, ha desarrollado un espacio virtual, www.sirvoamipais.gov.co, orientado a la participación y promoción de las ideas innovadoras de los servidores públicos, que deberá ser promovido por cada entidad.
8. Se debe cumplir con todos los lineamientos establecidos por la Estrategia de Gobierno en Línea que lidera el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como aquellos que en materia de gestión documental establezca el Archivo General de la Nación. 9. Se debe aceptar como evidencia suficiente de la realización de actividades, los documentos electrónicos de archivo que cumplan con los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad establecidos en las leyes 527 de 1999, 594 de 2000, 1437 de 2011 y las normas que las regulen o modifiquen. 10. Se debe sustituir, en lo posible, el uso de papel por documentos y canales electrónicos, en la elaboración y difusión de materiales informativos, publicaciones, guías, manuales, entre otros, dirigidos a servidores públicos, contratistas, ciudadanos o empresas. 11. Se deben adoptar los lineamientos relacionados con Eficiencia Administrativa y Cero Papel dispuestos en el “Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia”, con el objetivo de desarrollar estrategias para garantizar el adecuado uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la entidades del orden nacional.
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Minimizando Costos de Impresión Documental ¡7 Reglas Clave! Por: Eliana Salgado, Directora Revista ChannelPlanet BUSINESS® Son muchas las organizaciones que hoy son conscientes de la necesidad de minimizar sus costos de impresión documental a través de imprimir lo estrictamente necesario, además de otras reglas que pese a que pueden causar malestar en los trabajadores hay que respetarlas. Entre estas reglas en ChannePlanet® se destacan las siguientes:
Reducción: La ya indicada y principal, imprimir lo estrictamente necesario e indispensable porque según la normatividad al respecto los contratos y otros documentos que requieren firma deben diligenciarse de forma impresa. Si se imprime menos los costos se reducen y es necesario establecer qué se debe imprimir y qué no y así evitar el desperdicio.
2 Documentos electrónicos: Usar más documentos con su flujo documental electrónico. Los trámites de análisis de créditos bancarios, la construcción colectiva de documentos, el desarrollo, con-
3 Control: Lo que no se controla no se mejora y esa es la clave para que las personas piense un momento antes de imprimir y tomen una decisión consciente. La tecnología de hoy permite controlar todo: el nombre del documento, la fecha y hora de impresión, el usuario que envió la impresión, el número de páginas impresas en color o en ne-
gro, si se imprimió simplex o duplex (por una o las dos caras de la hoja), el tipo y tamaño de papel, etc. Algunos equipos permiten que sólo se imprima cuando la persona se acerca a la máquina con su tarjeta, código o huella digital para autorizar la impresión. Si se controla es necesario analizar los resultados del control y tomar medidas para mejorar, pues seguramente siempre habrá espacio para hacerlo.
4 Sensatez: Resulta increíble, pero cierto, que en algunas empresas cuando hacen revisión de los documentos que el equipo humano ha impreso encuentran tesis de grado (incluso varias copias), trabajos académicos, fotografías personales e incluso libros ente-
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trol y análisis de proyectos; los trámites de servicio al cliente; la documentación de procesos de abastecimiento e incluso la facturación ya son viables de realizar de forma electrónica, impulsando no sólo imprimir menos sino incrementar la eficiencia organizacional a partir de la agilidad en el flujo de información.
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ros, entre otros. “Lo que no nos cuesta hagámoslo fiesta”, dice un viejo refrán colombiano y parece que muchos caen en la tentación de imprimir documentos que nada tienen que ver con lo laboral porque sencillamente no les cuesta dinero. Cuando las empresas empiezan a controlar e impulsar la reflexión sobre el desperdicio, el respeto por los recursos de la empresa y la sensatez, la impresión baja de forma considerable.
5 Impresoras departamentales: pensaríamos que la época en que cada persona tenía una impresora al lado ya pasó, pero aún muchas organizaciones no dan el paso de tener impresoras departamentales ubicadas estratégicamente en la organización de tal manera que queden equidistantes de la mayoría de personas. Ya hay organizaciones con una impresora por cada 50 personas o una por cada 300 y más. Algunas empresas tienen dos por grupo, una de las cuales está preparada para entrar en operación si la primera falla.
6 Tecnología: Seleccionar las soluciones tecnológicas, de software, hardware y conectividad adecuadas que se adapten a sus necesidades, presten los servicios requeridos, sean eficientes,
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tengan un óptimo consumo de energía y una excelente relación costo - calidad. Hay muchas opciones a precios competitivos, pues en tecnología permanentemente hay mejores opciones de tal manera que siempre es posible comprar lo mejor a un precio equivalente o mejor al de un producto anterior.
7 Outsourcing: tomar la decisión de contratar los servicios de impresión en outsourcing en lugar de adquirir tecnología propia es una alternativa que cada vez toma más peso en las organizaciones, pues evita a la empresa inversiones fuertes, costos de
obsolescencia y le permite que la salida de dinero se considere un gasto lo cual les apoya en términos de impuestos. El reto aquí es medir todos los indicadores necesarios para que la negociación con el proveedor sea completa, con los mejores precios del mercado y el servicio impecable. Estas y otras reglas que les han funcionado a empresas de diversos sectores económicos, en su compromiso con la optimización de costos, serán socializadas y ejemplificadas en el seminario de ChannelPlanet®, Proyecto CERO PAPEL 2012, un seminario que mostrará los beneficios y retos de esta tendencia que está impulsando proyectos de reducción de consumo de impresión en empresas de todo el mundo.
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Papel y COMPROMISO MEDIOAMBIENTAL empresarial Se manifiesta interés empresarial en la sostenibilidad, en el uso del papel y en el rol de la industria papelera
Por: Jóse Martin, Redacción ChannelPlanet® Asistimos con interés al creciente compromiso de las sociedades por lo que se ha llamado conciencia ecológica o responsabilidad ambiental, conceptos que si bien se empezaron a desarrollar hace varios años hoy se presentan como protagonistas en diversos escenarios. De todos los actores de la sociedad, las empresas son uno de los que han creado un panorama de políticas, planes, estrategias y desarrollos tendientes a demostrar sus intereses por la protección ambiental, en un afán por conectarse con consumidores cada vez
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más responsables e inteligentes y ante las cifras y los efectos que a diario nos recuerdan que todo lo que producimos, consumimos y hacemos se refleja —positiva o negativamente— en el planeta en que vivimos. En el mundo empresarial existe algo llamado Responsabilidad Social Corporativa —RSC— y Responsabilidad Social Empresarial —RSE— que difieren en cuanto la primera incorpora a todas las organizaciones, empresariales o no e independiente de su tamaño, aunque habitualmente ambas expresiones significan lo mismo. La RSE puede definirse como la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social,
económico y ambiental por parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva y valorativa y su valor agregado. Más allá de las normatividades gubernamentales que obligan a las empresas a tomar acciones para proteger el medio ambiente, existen políticas internas que ellas mismas han desarrollado y donde se involucra a accionistas, empleados y sus familiares, clientes y proveedores, generando así una cultura que promulga un papel como individuos no solo frente al rol que los une a la empresa, sino también como ciudadanos habitantes de un planeta que pese a sus recursos renovables se afecta cada día en su esfuerzo por mantenernos. Mucho se habla de la verdadera razón por la que las empresas están acogiendo estas iniciativas. Lo cierto es que según diversos estudios de reconocidas universidades, como la Universidad de Groningen (Países Bajos, Europa), se afirma que la responsabilidad social corporativa puede llegar a afectar directamente sobre el valor de las empresas. Una buena gestión de la empresa en este tipo de prácticas puede traerle importantes beneficios a mediano y largo plazo. Muchas grandes empresas han dejado de lado la visión de ‘cumplir con el
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•
Acciones hacia la reducción del uso de papel o hacia la cultura del Cero Papel
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Virtualización
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Digitalización
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Reciclaje
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Estrategias de desarrollo sostenible
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Exigencia de políticas sostenibles a los proveedores
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Reducción de la contaminación en producción industrial y transporte, entre otros, minimizando además la generación de residuos y desechándolos de forma adecuada
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Racionalización del uso de los recursos naturales como reducción del gasto de energía y correcto uso del agua
•
Evaluación de riesgos ambientales y sociales
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Supervisión de la adecuación de la cadena de suministro
•
Implicación a los consumidores, comunidades locales y resto de la sociedad de las iniciativas desarrolladas
La reducción del uso de papel es una acción que llevan a cabo diversas empresas y aunque tiene que ver con la protección ambiental también se involucran los beneficios que puede traer el uso de las TIC en remplazo del papel. No se trata simplemente de buscar acabar con el uso de papel, lo cual es realmente difícil, sino de racionalizar su consumo, usar insumos sostenibles y buscar alternativas en TIC y procesos que generen más productividad, eficiencia y control. Por supuesto la reducción de uso de papel y de impresión no es algo que hagan las entidades sólo por RSE sino porque además en el caso colombiano actualmente hay normatividad que exige a las entidades públicas minimizar al máximo la impresión. En nuestra sociedad el papel tiene múltiples usos que van mucho más allá del papel que se mueve en las organizaciones para el trabajo diario en oficinas; el uso del papel en empaques, en higiene, entre otros muchos usos, hace pensar que su sustitución será en los procesos documentales que requieren flujo de información. Las empresas de la industria papelera en Colombia son consientes de su rol como actores de la sociedad y han hecho énfasis en conjugar los aspectos social, económico y ambiental en sus pro-
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¿Cuáles son las acciones que las empresas están llevando a cabo en su compromiso medioambiental?
deber’ en materia de protección medioambiental y RSE y las han introducido dentro de su estrategia empresarial y comercial.
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No se trata simplemente de buscar acabar con el uso de papel, lo cual es realmente difícil, sino de racionalizar su consumo, usar insumos sostenibles y buscar alternativas en TIC y procesos que generen más productividad, eficiencia y control. cesos productivos buscando sostenibilidad, siendo amigables con el medio ambiente sin afectar su negocio.
te como materia prima para producir otros papeles o cartones: esto es lo que conocemos como reciclaje”.
Las empresas productoras de pulpa en Colombia utilizan madera de plantaciones de madera (pinos y eucaliptos) y bagazo de caña de azúcar, recursos renovables pues ambos son tipos de plantas cultivadas. Esta condición es muy importante para cumplir, por ejemplo, con el principio de sostenibilidad que, según el Informe Bruntland de la Comisión Mundial de Medio Ambiente y Desarrollo de Naciones Unidas, es “utilizar los recursos naturales para satisfacer las necesidades actuales sin comprometer la habilidad de las generaciones futuras para satisfacer las suyas”.
Según Uribe, de las 70 mil hectáreas de bosque con que cuenta la industria papelera colombiana, 30% son de bosque natural para conservación y el resto son bosques cultivados para aprovechamiento. Estas plantaciones cuentan con certificaciones internacionales FSC™ (Forest Stewardship Council) que avalan el manejo sostenible de las plantaciones forestales y los bosques naturales, garantizando:
Hay que destacar que la industria papelera también implementa acciones de reciclaje. Al respecto, Magdalena Uribe, Directora Ejecutiva Cámara de la Industria de Pulpa, Papel y Cartón de la ANDI, comenta que “el papel y el cartón después de usados pueden ser utilizados nuevamen-
• Cosecha y madera de uso legal
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• Manejo forestal responsable • Respeto a los derechos de tenencia y uso del suelo
• Respeto a los derechos de los trabajadores y las comunidades • Ecosistemas de alto valor de conservación
Una muestra de la importancia que está teniendo la preocupación ambiental a nivel global radica en el desarrollo de la recientemente celebrada Cumbre de la Tierra Río+20 — oficialmente Conferencia de Naciones Unidas sobre Desarrollo Sustentable— que se celebró del 20 al 22 de junio de 2012 en Río de Janeiro, Brasil. Dicha Cumbre planteó un objetivo amplio y ambicioso: desarrollar un marco que permita el desarrollo social y económico desde un punto de vista ambiental. Su importancia radica en que allí estuvieron las personas más poderosas del planeta y las que toman las decisiones más relevantes para la humanidad. De los resultados que salgan de allí en nombre de los Estados se abrirá el camino para que uno de los actores más importantes en una sociedad, el sector empresarial, le aporte al sostenimiento y conservación de la Tierra. Cabe destacar que se está recorriendo el camino hacia el compromiso ambiental empresarial íntegro, teniendo en cuenta la sostenibilidad, donde la reducción de impresiones no necesarias es apenas un paso. Las empresas comprometidas asientan nuevas formas beneficiosas de pensar y percibir no solo por lo que le aportan a la protección ambiental sino porque concientizan a la empresa como un todo de cara al compromiso ambiental integral hacia el futuro.
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Algunos mitos y realidades sobre el origen y la fabricación de papel*
Imágenes cortesia de Smurfit Kappa, Cartón de Colombia S.A.
ChannelPlanet® destaca tres mitos acerca del origen y la fabricación de papel que se han establecido en el imaginario colectivo y que es pertinente conocer su realidad. Mito Todo el mundo sabe que los pinos y eucaliptos secan el agua Realidad La cantidad de agua que utilizan los árboles ha sido objeto de estudio por más de un siglo, pero los debates sobre cuál o cuáles especies de árboles “consumen” más o menos agua han dominado las discusiones entre los grupos que se oponen a los culti-
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vos forestales y aquellos que los promueven. Los árboles —pinos, eucaliptos, o especies nativas— obtienen y pierden agua mediante dos procesos diferentes. Primero, el agua contenida en los espacios porosos del suelo es tomada por las raíces, y transportada hasta la copa, donde es evaporada a través de poros o estomas localizados en la superficie de las hojas. Este fenómeno que se conoce como transpiración, es un proceso fisiológico que está gobernado por factores del suelo y de la atmósfera. El segundo proceso, de naturaleza física, es la interceptación del agua lluvia por parte de las ho-
jas, ramas y troncos y su posterior evaporación. Tomados juntos, estos dos procesos se conocen como evapotranspiración, y son fuertemente influenciados por la cantidad de luz solar, la temperatura y la humedad en el aire y la velocidad del viento. Los árboles, sin importar su especie u origen, no consumen agua. Ellos, como toda especie vegetal, solo la transpiran. Mito Hay que usar solo papel reciclado, es el único ecológico Realidad La forma de garantizar que un papel sea más o menos ecológi-
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Es importante comprender que un papel reciclado no siempre otorga las especificaciones técnicas y de calidad que se requieren para ciertos productos o impresiones. Adicionalmente, el ciclo del reciclaje no es infinito. Porque con cada ciclo la fibra se va deteriorando. El reciclaje alarga la vida útil de la celulosa. Al ciclo se debe incorporar continuamente fibra virgen para mantenerlo en funcionamiento ya sea por deterioro de la fibra (se puede utili-
zar por siete veces) o porque su uso no puede ser recuperado (libros, documentos o papeles sanitarios). También es relevante tener en cuenta que los procesos de blanqueamiento del papel reciclado se hagan con productos amigables para el medio ambiente pues si se usan productos a base de cloro van a afectarlo. Mito
ques y ocupan el 31% de la superficie de la tierra. El 7% de esas áreas son plantaciones forestales (264 millones de hectáreas), 36% son bosques primarios (ninguna intervención humana) y el 57% son bosques regenerados naturalmente. En Colombia hay alrededor de 250,000 hectáreas en plantaciones forestales comerciales.
Realidad
Una de las condiciones de las certificaciones forestales —entre ellas la FSC (Forest Stewardship Council)— es comprobar que al establecer plantaciones comerciales no se haya deforestado bosque natural.
En el mundo existen cuatro mil millones de hectáreas de bos-
*Mitos recopilados por Smurfit Kappa, Cartón de Colombia S.A.
La gran cantidad de plantaciones forestales está acabando con los bosques naturales
Imagen cortesia de Smurfit Kappa, Cartón de Colombia S.A.
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co que otro es asegurar que su proceso de producción esté acorde con los principios de desarrollo sostenible y garantice un manejo responsable de sus materias primas e insumos.
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Ciclo de Vida de la Información: ¿cuál es la información vital de su organización? “La información es indispensable para tomar decisiones”. Identificar la información vital del negocio y darle el tratamiento adecuado le generará valor a la empresa y de esa forma ahorrará tiempo y recursos.
le aporta a la organización en los distintos estados de su ciclo de vida —entrada, migración, uso y disposición, continuidad—, lo que le permite asociar los recursos que generen una mayor seguridad, desempeño y disponibilidad al momento en el que sea más valiosa. Cuando una organización gestiona la información dependiendo de su valor se encuentra frente al Manejo del Ciclo de Vida de la Información (Information Lifecycle Management o simplemente ILM), un enfoque integral usado a gran escala en el mundo en cuestiones de almacenamiento, disponibilidad y seguridad de la información. ¿Qué es ILM?
Por: Jóse Martin, Redacción ChannelPlanet® La información es actualmente un valor poderoso que las empresas tienen y generan a diario y que resulta fundamental para su funcionamiento y toma de decisiones. No se trata solamente de montañas de papel, terabytes suficientes para la información virtual o de si es información nueva, de consulta frecuen-
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te o histórica. La información que es relevante para una empresa puede que no lo sea para otra, depende de cada su objetivo empresarial y del sector al que pertenezca, aunque existe información que generalmente es vital: contable, financiera, recursos humanos, clientes, productos, etc. La información debe ser clasificada de acuerdo con el valor que
El Manejo del Ciclo de Vida de la Información (ILM) se puede definir como las políticas, procesos, prácticas y herramientas usadas para alinear el valor de negocio de la información con la infraestructura tecnológica más apropiada y efectiva en costo, desde el momento en que la información es creada hasta su disposición final. El ILM provee las herramientas, estrategias y software necesarios para un adecuado manejo de la información en el que se obtendrá su control, clasificación, acceso, disposición, protección y eliminación. Esto permite no
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sólo una eficiente y segura gestión de los datos sino también una optimización de los costos en el almacenamiento y accesibilidad de la información. Imagine por un momento que nunca volverá a ver un documento repetido: reducirá el material de archivo, se acabarán las copias y sus empleados tendrán acceso desde cualquier puesto de trabajo a documentos electrónicos. ¿Qué se obtiene con las herramientas, estrategias y software que provee el ILM respecto a la información de la organización? • Control • Clasificación • Acceso
3. Infraestructura: para asegurar que se cuenta con recursos IT con el mejor nivel de eficiencia posible y al menor costo, con un alto grado de flexibilidad para dar rápida respuesta a las necesidades cambiantes del negocio. Pero no se trata sólo de tener la mejor tecnología, aunque este punto es relevante, lo indispensable es que los dueños dela información acompañados de los expertos en gestión documental hayan definido el ciclo de vida apropiado para cada tipo de información en las diversas áreas de la organización. Marco Vinicio Lenci, Coach y Consultor Gerencial con más de 30 años de experiencia en Gobierno de TIC y conferencista en seminarios ChannelPlanet®, destaca
la importancia que le están dando las organizaciones a la información como su mayor activo y se pregunta “¿Cuánta plata se gasta al no saber quién es mi cliente y qué es lo que necesita?, ¿Cuánto vale una facturación mal hecha?, ¿Cuáles son los sobrecostos de tener la información y no poder acceder a ella en el modo y tiempos requeridos?, todo eso afecta los negocios”. Para luego explicar que “la información depende de los ciclos de vida internos de cada empresa: los ciclos con los clientes, proveedores, accionistas y las relaciones con todo el entorno. La gran tendencia es la denominada inteligencia de gobierno corporativo que apunta a permitir la interconexión de todo el entorno de la empresa con base en los ciclos de vida de la información de dichos actores”.
• Disposición • Protección • Eliminación El Manejo del Ciclo de Vida de la Información se enfoca en tres puntos esenciales: 1. Aplicaciones: para asegurar que los procesos de negocio se soportan de manera correcta y eficaz.
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2. Información: para asegurar que es gestionada, compartida y protegida en los niveles apropiados y al menor costo posible, aunque el valor y requisitos de la información cambien en el tiempo.
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Ciclo de Vida de la Información 1. Entrada 2. Movimiento y Restructuración 3. Uso 4. Continuidad 5. Calidad 6. Seguridad Integración 7. Competencias de Manejo
Un aspecto relevante en el ciclo de vida de la información lo conforman los cambios de tecnología que se dan en el tiempo. Al cambiar dispositivos, hardware y software es importante revisar el estado en el que se va a acceder a esa información a la que se accedía con la anterior tecnología. En diversas organizaciones la información histórica resulta fundamental para los negocios, por ejemplo, con los historiales de relación con clientes o proveedores. Lenci recomienda dos aspectos relevantes en el Manejo del Ciclo de Vida de la Información: “debe buscarse el mismo nivel de inversión para lo que se utiliza (in-
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fraestructura tecnológica) y para quien lo utiliza (capacitación de los usuarios)”. Y respecto a que la información es el mayor activo de una organización, hace énfasis en tres puntos clave que es necesario evaluar detalladamente: servicios de integración, calidad y seguridad de la información.
“La información es indispensable para tomar decisiones”, y las decisiones son fundamentales para las organizaciones. Identificar la información vital del negocio y darle el tratamiento adecuado le generará valor a la empresa y de esa forma ahorrará tiempo y recursos.
¿Cuáles son los tipos de información?
El Ciclo de Vida de la Información será tema de un próximo seminario de ChannelPlanet®, en el que se abordarán con detalle sus ejes fundamentales presentando conceptos, experiencias, retos y recomendaciones, que le ahorrarán tiempo y esfuerzo a las organizaciones en sus proyectos, permitiéndoles ser más asertivos y eficaces.
1. Transaccional 2. Analítica y de resultados 3. Colaborativa y de gestión Marco Lenci, acorde a los principios empresariales afirma que
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Optimización de costos y efectividad con la facturación electrónica el tema de la facturación electrónica cobra mayor relevancia por cuanto se hace necesario que a través de ella las empresas locales se pongan a la altura de sus pares extranjeras. Existen países donde las regulaciones y normatividad sobre procesos de facturación electrónica ya están consolidadas y se conforman como un estándar; cabe mencionar a México, Costa Rica, Chile y países de la Unión Europea. ¿Cuáles son los BENEFICIOS de facturar electrónicamente? Por: Jóse Martin, Redacción ChannelPlanet® Cada vez es más frecuente que los medios electrónicos estén siendo utilizados por las empresas para agilizar diferentes procesos tanto a nivel interno como con clientes y proveedores. La invasión de la tecnología en las sociedades modernas, las ventajas de adoptar modelos tecnológicos a nivel empresarial y la preocupación por buscar nuevas dinámicas en las que se proteja el medio ambiente, están haciendo protagonistas a los medios electrónicos, dentro de los cuales se encuentra la facturación electrónica. En Colombia la factura electrónica se define como el documen-
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to que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, y que debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1929 de mayo de 2007. En el contexto de una economía mundial cada vez más globalizada y con el amplio panorama de Tratados de Libre Comercio —TLC— que tiene Colombia,
• Reducción de tiempo de envío y radicación de facturas. • Posibilidad de corregir errores en tiempo real y evitar rechazo de facturas. • Contribución a la protección del medio ambiente. • Automatización no sólo de las facturas enviadas sino de las recibidas. • Control del recaudo y control de pagos, cuando los sistemas están enlazados a servicios financieros en línea. • Retorno de la inversión entre seis y ocho meses en la mayoría de casos (dependiendo del volumen de facturas).
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¿Cuáles son las BONDADES de la factura electrónica? • Eliminar los costos logísticos de envío de las facturas. • Optimizar los tiempos y procesos de operación y administración de las facturas enviadas y/o recibidas.
• Informar a la DIAN sobre la decisión de facturar bajo esta modalidad, acreditando la certificación de calidad del proceso de facturación y precisando los procedimientos objeto de certificación. • Solicitar autorización numeración.
de
• Garantizar de manera oportuna la entrega y aceptación de la factura por parte de los clientes para mejorar el flujo de caja, y los indicadores de rotación de cartera.
• Obtener la clave técnica.
• Garantizar jurídicamente que la factura electrónica tiene la misma capacidad probatoria ante instancias jurídicas que una factura. convencional en caso de controversias con sus clientes.
3. ¿Cómo se informa la decisión de facturar en forma electrónica?
• Mitigar el riesgo de pérdida de documentos (costos, reprocesos e inconvenientes jurídicos). Preguntas frecuentes:
• Suscribir acuerdos entre el obligado a facturar y el adquirente para la expedición y aceptación de facturas electrónicas.
A través del formato dispuesto para ello por la DIAN, anexando la certificación o certificaciones de calidad, según el caso, del proceso de facturación, garantizando que los principios de autenticidad e integridad se cumplen a lo largo del mismo, esto es, en los procedimientos de expedición (generación numeración),
entrega, aceptación, conservación y exhibición. 4. ¿La factura electrónica tiene valor probatorio? ¿Para qué efectos? La factura electrónica que cumpla los requisitos señalados en el Decreto 1929 de 2007 y sus condiciones técnicas, servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos y/o deducciones, en el impuesto sobre la renta así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, según lo establece en forma expresa el artículo 11 del Decreto 1929 de 2007, norma que por lo demás se encuentra acorde con las disposiciones al respecto en materia tributaria, artículos 615, 617, 618 y en particular 7712 del Estatuto Tributario. En el seminario ‘Proyecto Cero Papel’ de ChannelPlanet® se desarrollará esta temática a través de la experiencia de importantes expositores que presentarán un panorama de beneficios, riesgos y prácticas recomendadas para el uso de la factura electrónica en Colombia.
1. ¿Quiénes pueden facturar en forma electrónica? Las personas naturales o jurídicas y demás sujetos obligados a expedir factura que opten por esta forma de facturación previo agotamiento del procedimiento señalado para ello.
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2. ¿Qué se debe hacer si se desea facturar en forma electrónica?
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Seguridad en los datos electrónicos de las empresas: tarea de los certificados digitales Cada día son más los documentos electrónicos que las empresas solicitan entre sí para realizar trámites en busca de acelerar sus procedimientos e incrementar su eficiencia. Los certificados digitales son una herramienta de seguridad que hace confiables los datos y documentos de las organizaciones y sus procesos de compra.
vés de los servicios electrónicos entre compañías es a través del uso de los certificados digitales.
Según el estudio ISI —Indicador de la Sociedad de la Información— realizado por la Escuela de Negocios IESE de Navarra, España —tomado como referencia en Colombia para medir el uso de las tecnologías—, Latinoamérica ha avanzado considerablemente frente a las Tecnologías de la Información y la Comunicación —TIC— y Colombia, particularmente, ha reportado crecimiento en el número de usuarios de Internet (128 por cada mil personas) y en el parque de servidores (1,7 cada mil habitantes), demostrando un crecimiento en la utilización de medios electrónicos que repercute favorablemente en el desarrollo del país.
Es un documento electrónico que garantiza la seguridad y veracidad de los mensajes de datos que genera una persona o empresa durante sus procesos organizacionales internos y externos a través de una clave que lo identifica. Un certificado digital comprueba que las contraseñas pública y privada para un suscriptor de este servicio concuerden, por lo tanto, la perso-
Mirando hacia el comercio electrónico, Colombia goza de leyes que sostienen conceptos claros sobre los diferentes componentes que resultan de las actividades organizacionales y comerciales, y que reconocen la fuerza probatoria de procedimientos vía electrónica para emprender cualquier acto jurídico como la Ley de Comercio electrónico y la reciente Directiva Presidencial
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04. A partir de este tema es necesario preguntarse ¿Cómo se valida la información electrónica entre dos o más organizaciones? y ¿Cómo brindar seguridad a la información que corre a través de intranet, correos electrónicos y demás medios electrónicos en una empresa? La forma de hacer seguros y válidos los datos que circulan a tra-
¿Qué es un certificado digital?
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Funciones de los certificados digitales
Función
Certificado de firma digital
Servidor Seguro o SSL (Secure Sockets Layer)
Identificar a un indiMantener una aplicaviduo o entidad. Este ción, servicio o sitio documento equivale web seguro encriptanlegalmente a una firma do la información. manuscrita.
na que envía la información está autorizada y no existe el riesgo de que un tercero intente intervenir en el proceso de envío y recepción de datos. Cada certificado digital tiene una función específica, sin embargo, todos están dirigidos a brindar seguridad y validez a la información que se envía y utiliza por medios electrónicos. Estos son: firma digital, servidor seguro y estampado cronológico. Las tarifas para los certificados son distintas debido a la función que cumple cada uno; el rango de valores para certificados digitales de servidor seguro y firma digital están entre los $90.000 y los $800.000 pesos más los impuestos correspondientes con vigencias desde los dos meses hasta los tres años, sin embargo, estos precios también pueden variar para una empresa privada, mixta o pública. Los certificados se pueden expedir aproximadamente en tres días dependiendo de la documentación que la entidad certificadora solicite.
Colombia goza de leyes que sostienen conceptos claros sobre los diferentes componentes que resultan de las actividades organizacionales y comerciales, y que reconocen la fuerza probatoria de procedimientos vía electrónica para emprender cualquier acto jurídico. Los precios para estampado cronológico son diferentes debido a que validan uno a uno los documentos, están aproximadamente entre $2000 y $4000 pesos cada uno y generalmente se pueden comprar por cupos de estampas, su duración depende de las necesidades del suscriptor y puede tener validez de uno a doce meses. ¿Quiénes pueden emitir un certificado digital? Estos certificados pueden ser tramitados a través de entidades certificadoras aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Existen dos tipos de
Estampado cronológico Garantizar la existencia de un documento o mensaje de datos especificando fecha y hora de creación del mismo.
entidades: las entidades certificadoras abiertas que validan las firmas y los documentos digitales para cualquier empresa, y las entidades certificadoras cerradas que son empresas con la capacidad en sus sistemas para certificar los documentos y firmas, únicamente, entre ellas y otras empresas. ¿Cómo se estructura el tema de certificados digitales en Colombia? La normatividad colombiana ofrece directrices para la conformación de una autoridad certificadora, cuyas funciones están reguladas por la Ley 527 de 1999 que indica requisitos como capacidad económica y financiera, además de elementos técnicos necesarios para la generación y emisión de firmas digitales así como su certificación. También el Decreto 1747 de 2000 hace referencia exclusiva a las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales con especificaciones sobre políticas, garantías, obligaciones, infraestructura y recursos, entre otros.
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Tipo de Certificado
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Un certificado digital es un documento electrónico que garantiza la seguridad y veracidad de los mensajes de datos que genera una persona o empresa autorizándola y evitando el riesgo de que un tercero intente intervenir en el proceso de envío y recepción de datos.
Existen dos tipos de entidades: las entidades certificadoras abiertas que validan firmas y documentos digitales para toda empresa interesada, y las entidades certificadoras cerradas que son empresas con la capacidad en sus sistemas para certificar documentos y firmas, únicamente, entre ellas y otras empresas.
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Entidades certificadoras Actualmente podemos encontrar varias Autoridades Certificadoras y es importante tener claro que todas deben estar aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, quien reporta tres entidades de certificación abierta hasta el año 2011: • Sociedad Cameral de Certificación Digital CERTICÁMARA, S.A. –Actúa como representante de la empresa Verisign en Colombia– • Gestión de Seguridad Electrónica S.A. - GSE S.A. • Andes Servicio de Certificación Digital S.A. ANDES SCD
Las entidades de certificación cerrada pueden ser estatales o privadas y están provistas de sistemas fuertes de seguridad electrónica que les permiten validar a las empresas con las que se relacionan y no se valen de terceros para establecer dicha confiabilidad de la información. Resulta fundamental para las empresas de todos los sectores tener en cuenta los diferentes requisitos para la adquisición de estos certificados, al igual que utilizarlos y exigirlos dentro de las actividades organizacionales que requieran medios electrónicos, de esta manera se evitan fraudes que pueden terminar por inmiscuirlas en situaciones de carácter judicial que impidan su eficiencia e inclusive, su funcionamiento.