SOBRE O SGC E SEUS BENEFÍCIOS O Sistema de Gestão de Contratos (SGC) é um software de administração compartilhada. Com ele, comprador e fornecedor compartilham, via web, informações sobre a execução contratual. Cada uma das partes garante que ambas informem como, quando, onde e por quem determinada obrigação contratual foi executada. O comprador administra, acompanha, fiscaliza e atesta em tempo real o desempenho do fornecedor, que por sua vez enxerga se o comprador atua de acordo com os termos do contrato. O SGC permite: 1. organizar a carteira de contratos por tipo de contratação, pelo objeto, fornecedor, produto e serviço, entre outros parâmetros; 2. planejar e documentar a execução das obrigações contratuais; 3. indexar e arquivar documentos, inclusive o contrato, termos aditivos e relatórios; 4. registrar contatos e comunicações, como comentários, recomendações técnicas e anotações gerais; 5. criar e integrar grupos de executores, gestores e fiscais de contratos por meio de matriz de responsabilidade; 6. fiscalizar a execução de contratos, termos aditivos, cláusulas gerais e específicas; 7. controlar acordos extra contratos e prazos; e 8. identificar e prever problemas, riscos, conflitos, litígios e prejuízos. O Sistema de Gestão de Contratos é um software multiusuário. Pode, por isso, ser acessado simultaneamente por vários departamentos e pessoas tanto do comprador como do fornecedor. É customizável - módulos, páginas e campos de inserção de dados são construídos sob encomenda, de acordo com cada necessidade organizacional e com o que se pretende administrar de forma compartilhada. 3
SITUAÇÃO ATUAL Compradores e fornecedores celebram contratos e avenças das mais diversas classificações e tipos, mas em muitos casos o nível de controle é deficiente. A falta de gestão e de fiscalização acarreta conflitos entre as partes contratantes, que muitas vezes levam a insatisfações, rescisões antecipadas, litígios, prejuízos e outras consequências, além das dificuldades de localizar a documentação dos contratos celebrados. Por falta de acompanhamento sistemático, é comum também as empresas não saberem as cláusulas contratuais executadas ou não. Se sua organização, pública ou privada, tem pelo menos uma das dificuldades acima, ela precisa do Sistema de Gestão de Contratos da Index Serv.
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SERVIÇOS A Index Serv disponibiliza uma solução completa de administração compartilhada de contratos, composta pelo SGC e pelos serviços 1, 2 e 3, a seguir descritos, que podem ser contratados em conjunto ou separadamente. Serviço 1 - Consultoria para elaboração do Ciclo de Vida de Contratos (CLM – Contract Lifecycle Management), utilizando a seguinte metodologia: a. elaboração de diagnóstico: compreende o levantamento de informações, com a finalidade de identificar e quantificar os tipos de contratos existentes na empresa e como serão administrados e fiscalizados; b. elaboração do mapeamento do ciclo de vida de contratos: compreende a análise e indicação das quantidades de cláusulas, obrigações, responsabilidades e outras avenças que precisam ser controladas; c. criação de módulos, página e campos de inserção de dados: compreende as tarefas de parametrizar e customizar o Sistema de Gestão de Contratos de acordo com o mapeamento do ciclo de vida dos contratos, com a finalidade de planejar e conhecer a abrangência da aplicação a ser customizada. Serviço 2 - Digitalização de documentos e gestão arquivística de contratos, com o objetivo de classificar, organizar em fases corrente, intermediária e permanente; armazenar e garantir a memória arquivística da negociação, celebração, execução, gestão e fiscalização do contrato. Serviço 3 - Consultoria para organização de departamento de gestão e fiscalização de contratos.
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EQUIPE DE PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS Os serviços oferecidos pela Index Serv são prestados por uma equipe de especialistas em Direito, Administração, Arquivologia, Comunicação, Tecnologia da Informação e Engenharia de forma presencial ou remotamente.
DEMONSTRAÇÃO Consulte-nos para agendar uma reunião sobre a administração compartilhada de contratos de sua organização e demonstração do nosso Sistema de Gestão de Contratos.
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INOVAÇÃO A contratação do SGC por empresas e instituições é um sinal claro de que essas organizações buscam inovação e qualidade na gestão e fiscalização de todo ciclo de vida dos contratos, tarefas fundamentais para garantir a correta e moderna administração. O fato inquestionável é que as organizações celebram, diariamente, contratos e avenças das mais diversas classificações e tipos, mas dezenas e até mesmo centenas de contratos não sofrem nenhum tipo de controle depois de celebrados. Essa falta de fiscalização e acompanhamento tem acarretado boa parcela dos conflitos entre as partes contratantes, que muitas vezes levam a insatisfações, rescisões antecipadas, não renovações, litígios, prejuízos e outras consequências. Outra atividade relevante e relacionada ao contrato, com a qual as organizações devem se preocupar, é a definição de estratégias de gestão arquivística do termo contratual e dos documentos correlatos em meio físico e digital, com o objetivo de classificar, organizar em fases corrente, intermediária e permanente; armazenar e garantir a memória arquivística da negociação, celebração, execução, gestão e fiscalização do contrato. Ao contratar o SGC, as empresas e instituições públicas também podem contratar a Index Serv para ministrar o curso de gestão arquivística para capacitar seus funcionários sobre esses procedimentos.
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COMO CONTRATAR A INDEX SERV A Index Serv é uma empresa privada. Quando contratada por outra empresa privada, prevalece o acordo de vontades e a contratação é direta, após detalhada discussão da proposta apresentada. Quando contratada por instituições públicas obedece as regras da administração pública.
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