MAGAZINE
Colmar BelgiĂŤ kiest voor Microsoft Dynamics NAV van Christiaens om productieplanning aan te sturen voor 3,6 miljoen maaltijden per jaar
In het oog van de digitale storm. Waar ligt de echte toegevoegde waarde van going digital?
Drankenhandel Tommelin stapt vloeiend over op Microsoft Dynamics NAV
Bang voor de Grote, Slechte Beslissing?
Van Rapportage... ...tot Business Intelligence Jet Essentials is complete rapportage in Excel. Krijg antwoorden en bekijk bedrijfsinformatie in de gewenste opmaak — allemaal in Excel. Ververs Excel-rapporten automatisch, met de meest recente informatie uit uw database. Organiseer, toon en start rapporten op uw computer met onze Report Player.
• • • • •
Jet Essentials is helemaal Excel Automatiseer de distributie van rapporten Consolideer informatie Maak verbinding met uw gegevens Bekijk met één klik de onderliggende data
Als u Excel kent, zult u Jet Essentials geweldig vinden!
Jet Enterprise is Business Intelligence gemakkelijk gemaakt Jet Enterprise is een complete Business Intelligence oplossing die, binnen een programma dat u al kent - Excel, de antwoorden levert op al uw belangrijke bedrijfsinformatievragen. Met maar heel weinig training kunt u snel en vanuit veel verschillende invalshoeken zaken analyseren en trends in uw business ontdekken. Jet Enterprise levert u de strategische informatie die u nodig heeft om kansen te ontdekken en om pro-actief problemen op te sporen voordat deze escaleren.
•
Nauwelijks training nodig
•
Directe Return-on-Investment
•
Business Intelligence en rapportage in één tool.
Jet Enterprise: Direct inzicht in uw bedrijf Christiaens Computer Service NV Passendalestraat 199 B-8980 Passendale
Tel. +32 (0)51 78 83 83 Fax +32 (0)51 78 83 73 www.christiaens.net info@christiaens.net
EDITORIAAL INHOUD Colmar België kiest voor Microsoft Dynamics NAV van Christiaens om productieplanning aan te sturen voor 3,6 miljoen maaltijden per jaar Pag. 4 In het oog van de digitale storm. Waar ligt de echte toegevoegde waarde van going digital ? Pag. 7 Drankenhandel Tommelin stapt vloeiend over op Microsoft Dynamics NAV Pag. 10
Bang voor de Grote, Slechte Beslissing? Pag. 13
Christiaens Computer Service NV
Paradoxaal genoeg draait het in de ERP-wereld minder vaak dan vroeger om ERP. Steeds meer vallen de woorden ‘Business Intelligence’, ‘elektronisch documentbeheer’, ‘workflowbeheer’ en ‘CRM’, niet meer als randapplicaties van een centrale bedrijfstoepassing, maar als de hoofdreden waarom bedrijven willen investeren in een nieuw geïntegreerd systeem. Van Microsoft kan veel gezegd worden, maar niet dat ze niet weten waar ze naartoe willen. Het platformverhaal waarbij ERP-toepassingen, Office 365, SharePoint, SQL Server en Microsoft Dynamics CRM samen deel uitmaken van één geïntegreerd verhaal, blijkt een schot in de roos bij grote bedrijven én bij KMO’s. Bij Christiaens kunnen wij er alleen maar blij om zijn. Van onze kant investeren wij voortdurend om het kennisniveau van onze medewerkers op het allerhoogste peil te houden in alle domeinen die voor u van belang zijn. Dat vergt heel wat investeringen, maar onze inspanningen worden beloond met een groeiend aantal klanten die onze vernieuwende aanpak waarderen! Wij hopen dat u zal genieten van de bijdrages en klantengetuigenissen in dit magazine!
Passendalestraat 199 B-8980 Passendale Tel. +32 (0)51 78 83 83 Fax +32 (0)51 78 83 73 www.christiaens.net info@christiaens.net
COLOFON Uitgever: Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 contact@lemarco.be
Redactie: Patrick Dalle Advertenties: JetReports, HP, Microsoft, Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange
Alexander Christiaens, Marc Christiaens, Olivier Christiaens, Christiaens Computer Service
Keyboard
3
Colmar België kiest voor Microsoft Dynamics NAV van Christiaens om productieplanning aan te sturen voor 3,6 miljoen maaltijden per jaar Met meer dan 30 restaurants onder verschillende
NAV. De oplossing weet de gebruikers - zowel in de
labels is de Colmar-groep al tientallen jaren aan een
financiële afdeling als in de productie - te charmeren
gestadige opmars bezig in België en Frankrijk. De
met gebruiksvriendelijke rapporteringsmogelijkheden:
groep draait echter niet enkel om restaurants alleen.
van ieder artikel kent het management met enkele
In de centrale keuken van de Colmar in Oudenaarde
muiskliks de kostprijs en de winstmarge.
worden dagelijks, op basis van een uitgekiende
De geschiedenis van Colmar België begon meer dan 50 jaar geleden met de oprichting van zelfbedieningsrestaurants die doorheen de jaren evolueerden naar grill- en buffetrestaurants. Vandaag ligt de focus op themarestaurants met gezonde en dagverse producten.
planning, kant-en-klare gerechten en sauzen bereid; iedere dag opnieuw vertrekken vanuit de productiesite vrachtwagens om dagverse bereidingen te leveren aan restaurants in België en Frankrijk. Om de productie en logistiek te ondersteunen had Colmar, als vervanging voor het bestaande ERP-systeem, nood aan een flexibel ERP-systeem dat standaard een antwoord kon bieden op vereisten van een voedingsbedrijf. Christiaens Computer Service kon het management overtuigen met hun oplossing op basis van Microsoft Dynamics
4
Keyboard
Naast 9 Colmar-vestigingen in België exploiteert de familiale groep in eigen beheer tientallen restaurants in België en Frankrijk onder de merknamen Restaurants Crocodile, Sbarro, Café Muffin, Smoothiebar en Wok-A-Way. Het financieel gezond bedrijf bouwt elk jaar 3 nieuwe restaurants en plant dit jaar een vernieuwing van al zijn Colmar-restaurants.
Productieprocessen centraal
Eerst automatiseren, dan optimaliseren
Colmar België serveert jaarlijks meer dan 3,6 miljoen maaltijden; heel wat gerechten en sauzen worden dagvers klaargemaakt in de productiesite in Oudenaarde, waar continu een 40-tal verschillende bereidingen lopen. Dagelijks vertrekken dan ook vanuit Oudenaarde vrachtwagens van gemiddeld 7 ton voor de leveringen aan de restaurants.
Na een evaluatie van verschillende pakketten stonden twee oplossingen uit de Microsoft-stal op de shortlist: Microsoft Dynamics AX en Microsoft Dynamics NAV. Een referentiebezoek bij een enthousiaste klant van Christiaens Computer Service gaf voor Colmar de doorslag.
Helmut Verdegem, IT manager en Supervisor bij Colmar België: “We zijn niet alleen een restaurantketen, maar evenzeer een productie- en logistiek bedrijf. De automatisering van onze productieprocessen krijgt dan ook heel wat aandacht.”
Lessen uit implementatie van Baan Eind vorige eeuw werd Baan ingevoerd als centraal ERPsysteem. Het project bleek echter geen onverdeeld succes: “Baan was onze eerste grote ERP-project en we waren duidelijk onvoldoende voorbereid op de complexiteit ervan; het project werd dan ook weer afgevoerd. Het positieve is dat we er veel uit geleerd hebben”, vertelt Helmut Verdegem. In 2012 besliste het management om te investeren in een nieuwe ERP-oplossing. Colmar stelde hiervoor een externe consultant aan die een gedetailleerd lastenboek zou voorbereiden. Hermut Verdegem: “Bij het selectietraject werden lokale softwaretoepassingen niet in overweging genomen. Het moest een internationaal ontwikkeld platform worden: we wilden immers niet het risico lopen dat we in de kou zouden blijven staan, mocht er iets gebeuren met de softwareleverancier. Ten tweede wilden we zo weinig mogelijk maatwerk. De oplossing moest met andere woorden grotendeels ‘out of the box’ aan onze eisen voldoen.”
Een eerste vaststelling: de financiële module met de nodige uitbreidingen ontwikkeld door Christiaens binnen Microsoft Dynamics NAV, bleek veel meer aangepast aan de Belgische wetgeving dan die van Microsoft Dynamics AX. Even belangrijk was echter dat Colmar België in de oplossing meteen een antwoord zag op haar specifieke vereisten als voedingsbedrijf. “Microsoft Dynamics NAV en de uitgebreide kennis van Christiaens in de voedingsindustrie, leverde de functionaliteiten die Colmar als bedrijf in de voedingssector nodig had - bijvoorbeeld lottracering, allergenenbeheer, … . De oplossing moest hoogstens hier en daar nog bijgestuurd worden, terwijl andere leveranciers basisfunctionaliteiten vanaf nul moesten ontwikkelen”, licht Hermut Verdegem toe. De scope van het project was duidelijk: in een eerste fase wilde Colmar met het nieuwe systeem enkel de huidige processen automatiseren: deze doelstelling werd begin 2014 tot een goed einde gebracht. In een tweede fase wil Colmar werk maken van het optimaliseren van bedrijfsprocessen.
Productieplanning: pull-model Colmar kan gebruik maken van ongeveer 400 recepten in totaal, waarvan op ieder ogenblik een 40-tal effectief bereid worden door het keukenteam van 7 à 10 personen. Samen met de voorraad worden ook de recepten in Microsoft Dynamics NAV beheerd. Colmar heeft zo’n 450 artikelen en ingrediënten op stock, verdeeld over 700 palletplaatsen in het magazijn. Het gaat zowel om ingrediënten voor de bereidingen (droog, vers en diepgevroren) als non-food artikelen, van wegwerpbekers tot kledij. De productie bij Colmar België vertrekt vanuit een pullmodel. Wekelijks wordt in Microsoft Dynamics NAV een planning ingevoerd voor de week die komen gaat. De picking van de nodige ingrediënten uit voorraad wordt geregistreerd via barcodescanners: zo blijft de voorraadsituatie in
“Microsoft Dynamics NAV en Christiaens boden standaard de functionaliteiten die Colmar nodig had. De oplossing moest hoogstens hier en daar nog bijgestuurd worden, terwijl andere leveranciers basisfunctionaliteiten vanaf nul moesten ontwikkelen.” vlnr: Helmut Verdegem, IT Manager, Yves Christiaens, CFO, Colmar NV
Keyboard
5
Microsoft Dynamics NAV steeds correct. In functie van de huidige voorraad worden door het systeem ook de nodige aankooporders voorgesteld. Helmut Verdegem: “Voor ons is het belangrijk dat een softwaresysteem over de nodige souplesse en flexibiliteit beschikt: in functie van marktomstandigheden of van het weer, moeten wij immers zeer snel onze planning kunnen aanpassen.”
Rapportering
Jet Reports moeten wij met enkele muiskliks weten hoeveel
“Alle vragen worden door Christiaens op een informele manier snel opgelost: wij vermijden liefst tijdrovende stuurgroepvergaderingen. Bovendien hadden wij het geluk dat wij vanaf de eerste dag met dezelfde persoon konden samenwerken.”
wij op ieder gerecht verdienen”, zegt Helmut Verdegem.
Helmut Verdegem, IT manager en Supervisor bij Colmar België
“Rapportering is ongetwijfeld één van de sterkhouders van ons nieuw systeem. Dankzij de Business Intelligence-module
Samenwerking met Christiaens: professioneel en no-nonsense Helmut Verdegem is tevreden over de samenwerking met Christiaens: “Correct, professioneel en no-nonsense. Alle vragen worden op een informele manier snel opgelost:
wij vermijden liefst tijdrovende stuurgroepvergaderingen. Bovendien hadden wij het geluk dat wij vanaf de eerste dag met dezelfde persoon konden samenwerken. Vrij uitzonderlijk in de IT-sector!,” besluit Helmut Verdegem.
Overzicht: Profiel: De familiale groep Colmar exploiteert in eigen beheer een 30-tal restaurants onder de merknamen Colmar Restaurants, Crocodile, Sbarro, Café Muffin, Smoothiebar en Wok-A-Way. Het financieel gezond bedrijf bouwt elk jaar drie nieuwe restaurants. Uitdaging: Colmar had nood aan een ERP-oplossing die de nodige souplesse en flexibiliteit zou bieden om de planning en logistiek te ondersteunen voor de productie van miljoenen maaltijden per jaar. Oplossing: Christiaens Computer Service bood met Microsoft Dynamics NAV een standaard oplossing voor een voedingsbedrijf die bovendien uitblinkt door krachtige rapporteringsmogelijkheden. Voordelen: •
Internationaal platform Microsoft Dynamics NAV zorgt voor continuïteit en toekomstgerichtheid
•
Minimum aan maatwerk dankzij standaardfunctionaliteiten van Microsoft Dynamics NAV, aangepast aan Belgische wetgeving
•
Zicht op de marge en winstgevendheid van ieder individueel product dankzij Business Intelligence
•
Professionele en no-nonsense samenwerking met Christaens Computer Service
6
Keyboard
In het oog van de digitale storm
Waar ligt de echte toegevoegde waarde van going digital ?
Mobiel
werken,
klantenrelaties
onderhouden, het aanboren van nieuwe online distributiekanalen... geen enkele sector ontsnapt aan de gevolgen van de digitale revolutie. Wie de toepassingsmogelijkheden onderzoekt
voor
zijn
bedrijf,
kijkt echter zelden verder dan de impact op louter klantgerichte processen. Maar ligt daar wel de grootste
toegevoegde
waarde
van de going digital ? Hoe zit het dan met activiteiten in de backoffice - de kostenbesparingen en efficiëntiewinst die men op de achtergrond kan realiseren zonder dat de klant er rechtstreeks iets van merkt? Laat de echte opportuniteiten van de digitale revolutie niet aan u voorbijgaan en maak een juiste inschatting van de potentiële impact op uw ganse waardeketen !
‘Digitaal’ wordt in bedrijfsomgevingen zonder verpinken in één adem vernoemd met processen zoals e-commerce, sociale media en mobiel werken. En inderdaad, over alle sectoren heen kan de verkoop via digitale kanalen tot een omzetverhoging leiden van gemiddeld 20 procent. Onderzoek toont echter aan dat de belangrijkste voordelen van de digitale revolutie optreden waar men ze het minst verwacht.
Keyboard
7
Hoe de digitale transformatie leidt tot waardecreatie
en de kostenstructuren in meer of mindere
bedrijven op vier niveaus: een betere van
het
manuele
automatiseren
handelingen,
het
nemen van betere beslissingen en tenslotte de innovatie in producten en diensten. In de praktijk blijkt dat technologieën als Big Data, cloud platformen, mobiele toepassingen, documentbeheersystemen en workflow-oplossingen
slechts
selectief
worden ingezet voor specifieke - vaak secundaire - processen in het domein van verkoop of CRM.
processen, wordt uw bedrijf bijzonder kwetsbaar voor nieuwe concurrenten operationele
verbeteringen
doorgevoerd hebben doorheen hun ganse en
waardeketen,
goedkopere
met
betere
producten,
een
snellere service en een efficiëntere administratieve afhandeling. Een
voorbeeld:
de
aan Free Record Shop !
toepassing
geassocieerd met klantensegmentatie, promotionele
acties en prijszetting. Maar evenzeer kan u Big Data inzetten om uw operationele processen beter aan te sturen en uw resources efficiënter in te zetten. Het slim toepassen van digitale investeringen kan, met andere woorden, bijdragen tot een betere informatiedoorstroming
en
een
meer gestroomlijnde uitvoering van operationele processen.
Bottom-line varieert van industrie tot industrie De impact van going digital hangt
Virtuele producten Andere
sectoren
-
banken,
verzekeringen, telecombedrijven en ICT-bedrijven - verkopen vaak eerder virtuele
dan
fysieke
producten.
Multichannel
Hun kostenstructuur is grotendeels
Een eerste categorie sectoren, zoals
en dienstverlening. Deze sectoren
de retail- en kledinghandel, zullen op middellange termijn niet naar een volledig digitaal model evolueren. Allicht
zal
binnen
enkele
jaren
hoogstens 10 tot 25% van de omzet online gebeuren. De eerste reden hiervoor is dat klanten in deze sectoren niet gemakkelijk van bestaande
gebaseerd op orderverwerking, beheer zijn veel gevoeliger voor de digitale transformatie: voor hen komt het erop neer om snel en besluitvaardig te handelen en te analyseren waar kapitaal
kan
vrijgemaakt
worden
om te investeren in een digitaal
winkelgewoontes
afstappen: shoppen blijft bij uitstek een sociale activiteit, en online social networking kan voorlopig niet tippen aan de fysieke interactie tussen mensen.
businessmodel. Indien
uw
onderneming
deze
categorie
bevindt,
het
automatiseren
van
zich
in
wordt bepaalde
processen - self-service, elektronische orderafhandeling essentieel.
De
en
facturatie
investeringen
die
gepaard gaan met het invoeren van
Daarnaast ligt de grootste kost van de retailer of groothandelaar in de goederen zelf die hij verkoopt en de achterliggende logistiek: deze kosten
van Big Data wordt traditioneel gepersonaliseerde
andere
tsunami... vraag het maar aan Kodak of
hun
Indien u enkel focust op klantgerichte
die
beïnvloed,
sectoren ondergaan min of meer een
Digitalisering creëert waarde voor connectiviteit,
mate
verdwijnen niet door een digitale transformatie.
deze nieuwe digitale processen zullen initieel een aanzienlijke impact hebben op uw rentabiliteit. Er is echter geen ontkomen aan... tenminste als u zich de kaas van het brood niet wil laten eten door nieuwe concurrenten met een innovatieve marktbenadering.
Verkoopt u dus een fysiek product waarbij de ‘shopping experience’ of het persoonlijk contact met de klant
Digitaal is het nieuwe normaal
deel uitmaakt van het aankooptraject,
Tenslotte zijn er de sectoren die in
dan blijft de impact van de digitale
hun kernprocessen getroffen worden
revolutie voor u al bij al beperkt. Een
door het digitale model: voor de
multichannel-toekomst is voor uw
fotografiewereld, de muziekhandel
onderneming en uw sector het meest
en de luchtvaartbusiness keren de
waarschijnlijke scenario.
businessmodellen uit het verleden nooit meer terug.
Al blijft u best op uw hoede: ambitieuze bedrijven (denk maar aan Zalando.be)
Nieuwe
leggen
het
iTunes
vuur aan de schenen door uit te
fysieke
pakken met een breed aanbod en
luchtvaartmaatschappijen
gepersonaliseerde online promoties.
knippen in de kosten door gebruik te
traditionele
retailers
paradigma’s en
duiken
op.
Spotify
hebben
geen
distributie
meer,
en
moeten
af van sector tot sector. In bepaalde
maken van elektronische check-in.
industrieën worden alleen de omzet
Zichzelf heruitvinden is de boodschap
8
Keyboard
voor wie zich in het oog van de digitale revolutie bevindt!
De meerwaarde van going digital voor uw bedrijf? Binnen uw sector wil u als bedrijf uitpakken met uw unieke troeven. Op welke manier u nieuwe technologieën als Big Data, cloud en mobiele toepassingen gaat inzetten, hangt daarom ook af van hoe u zich als organisatie wil onderscheiden van uw concurrenten. Om grip te krijgen op de impact van de digitale transformatie voor uw organisatie, kan u alvast vier regels volgen: 1. Hoe groot is de netto meerwaarde? Extra commerciële opportuniteiten en kostenreductie zijn twee bepalende
“Staat going digital gelijk aan meer macht en transparantie voor de klant? Ongetwijfeld. Maar dat betekent niet noodzakelijk dat er minder geld zal verdiend worden. Alleen zal het anders moeten verdiend worden.”
factoren. Per product of dienst evalueert u best het potentieel van de digitaal beïnvloede verkoop, rekening houdend met de reactie van uw concurrenten. Aan de kostenkant, kijkt u best naar uw administratieve en operationele processen om het mogelijke impact van
een
verdere
automatisering
te evalueren. De som van de extra commerciële
opportuniteiten
en
de kostenbesparingen vormen, na aftrek van uw investeringen, de netto
3. Behoud het totaalbeeld over uw back-office processen. Weersta aan de verleiding om plots uit te pakken met een flashy klantenportaal of andere vorm van nieuwe online interactie met uw klanten, indien uw processen in de achtergrond nog steeds op de oude, stroeve manier verlopen. Zo creëert u niets anders dan hoge verwachtingen en frustratie
meerwaarde die u kan halen uit going
bij uw klanten. Terwijl administratie,
digital.
logistiek en service minstens even
2. Stel uw prioriteiten.
belangrijk voor hun tevredenheid is!
Uw bedrijf kan maar een beperkt
4. Do more with less.
aantal transformatieprojecten binnen
Op termijn zullen bepaalde activiteiten,
een bepaalde tijdspanne aan. Wees
producten of diensten nu eenmaal
daarom selectief en bepaal waar
verdwijnen
uw hoogste rendement ligt. Laat u
worden door digitaal te gaan. Durf ook
niet beïnvloeden door emoties of
afbouwen waar het nodig is. U zal de
impulsieve beslissingen: maar al te vaak
vrijgemaakte resources goed kunnen
leiden aantrekkelijke demonstraties
gebruiken voor nieuwe initiatieven -
en showcases tot een veelvoud aan
wie weet om een bedrijf, technologie
geïsoleerde initiatieven die niet door
of expertise extern in te kopen indien u
het bedrijf gedragen worden en dus tot
geen tijd heeft om de nieuwe activiteit
falen gedoemd zijn.
organisch te laten groeien.
of
Besluit Staat going digital gelijk aan meer macht en transparantie voor de klant? Ongetwijfeld. Meer druk op de marges? Vaak wel. Maar dat betekent niet noodzakelijk dat er minder geld zal verdiend worden. Alleen zal het anders moeten verdiend worden: door via technologie permanent uitvoerige analyses uit te voeren van het aankoopgedrag van uw klanten en van uw back-office processen, om uw producten serviceaanbod te versterken en uw marktbereik uit te breiden.
gekannibaliseerd
Keyboard
9
Drankenhandel Tommelin stapt vloeiend over op Microsoft Dynamics NAV Tommelin richt zich sinds 1958 als drankenhandel
verzorgde toen leveringen aan huis bij particulieren. 1984 was
zowel op privéklanten als op de horeca. Zaakvoerder
een belangrijke mijlpaal in de geschiedenis van Tommelin: om
Bernard Tommelin is tevens een sturende kracht in de groepering Prik & Tik. Vandaag haalt het bedrijf met 10
de steeds heviger wordende concurrentie voor te zijn, werd in Ieper een gloednieuwe vestiging met drive-in geopend. Tegelijk werd ook de horecamarkt actiever bewerkt.
werknemers een omzet van 3,5 miljoen euro. Tommelin haalt vandaag met 10 werknemers een omzet Tommelin uit Ieper, één van de sturende leden van de
van 3,5 miljoen euro. Het productgamma telt ongeveer
groepering Prik & Tik, wenste haar DOS-gebaseerde
1500 referenties, terwijl het bedrijf jaarlijks zo’n 6500
oplossing te vervangen door een Windows omgeving.
facturen uitschrijft. Vooral de horeca en de belevering van
Christiaens Computer Service uit Passendale is er op korte
feestbenodigdheden nemen een steeds belangrijker plaats
tijd in geslaagd om op basis van Microsoft Dynamics NAV
in: samen ongeveer 65% van de totale omzet.
een oplossing te bouwen. De standaardmodule Drink Suite ondersteunt de typische processen van een drankenhandel,
Jamadata
van kassaverkoop en barcodescanning, tot het beheer van
Tommelin werkte in het verleden met Jamadata, een
leeggoed en accijnzen. Tommelin waardeert in het bijzonder
softwarepakket dat specifiek voor drankenhandels ontwikkeld
de sterke rapporteringmogelijkheden van een oplossing die
werd. In combinatie met Jamadata maakte Tommelin gebruik
haar op het lijf geschreven is.
van het boekhoudpakket Cubic.
Drankenhandel Tommelin is als familiebedrijf sedert meer dan
Bernard Tommelin, zaakvoerder van Tommelin: “Functioneel
een halve eeuw uitgegroeid tot een bekende drankenhandel
gezien is Jamadata een uitstekende oplossing: alles zit erin
in en rond Ieper. Het bedrijf werd opgericht in 1958 en
wat de drankenhandel nodig heeft. Het probleem is dat
10
Keyboard
Jamadata de Windows trein compleet heeft genegeerd.” Toen Cubic de overstap naar versie Cubic for Windows aankondigde, nam Tommelin de beslissing om meteen ook Jamadata te vervangen. “We wilden volledig overstappen op een Windows omgeving; de combinatie met DOS leek ons echt niet optimaal”, aldus Tommelin.
Microsoft Dynamics NAV De zoektocht naar een nieuw pakket leidde al snel naar Microsoft Dynamics NAV. Na een eerste minder succesvolle ervaring met een Microsoft Dynamics partner, klopte Tommelin aan bij IT-partner Christiaens Computer Service uit Passendale. Tommelin: “Christiaens hield vanaf het begin rekening met onze wensen: zij maken tijd om eerst te luisteren en hebben de goede elementen uit ons vorig systeem ingebouwd in de nieuwe oplossing. Op amper drie maanden tijd heeft Christiaens een volledig nieuwe oplossing ontwikkeld, van barcodescanning en leeggoedregistratie, tot kassabeheer.” Op 1 november 2007 ging met de facturatie de eerste fase van het project live. In januari 2008 volgde de tweede fase met de kassamodule, en in september 2008 het systeem met barcodescanners. Vandaag werkt Tommelin met 7 gebruikers op Microsoft Dynamics NAV .
Werken met eenheden “Typisch voor onze sector is het werken met verschillende eenheden”, aldus Tommelin, “Voor ieder specifiek artikel kunnen wij in het systeem verschillende verpakkingseenheden
en eenheidsprijzen naar keuze bepalen: per fles, per bak, per clip,… . Bovendien kunnen we alles ook nog eens omzetten naar liters. Dat is cruciaal voor de rapporteringen binnen onze sector.”
Voorraadniveau Tommelin beschikt nu steeds over correcte informatie over ieder artikel in voorraad. Barcodelezers helpen bij het upto-date houden van de stockgegevens, zowel bij het in ontvangst nemen, als bij de verkoop via de drive-in. Ook het voorraadbeheer voor de feestbenodigdheden gebeurt volledig in Microsoft Dynamics NAV. “Dat levert een belangrijke efficiëntieverbetering op in bijvoorbeeld het aankoopproces. We kunnen nu rechtstreeks vanuit het systeem bestellingen plaatsen bij leveranciers, zonder dat we eerst door het magazijn moeten lopen”, aldus Bernard Tommelin.
Statistieken Bernard Tommelin: “Eén van de grote voordelen van Microsoft Dynamics NAV is ongetwijfeld de flexibiliteit waarmee je statistieken kan opvragen. Je kan alle parameters instellen zoals je zelf wil, en het rapport wordt met enkele muisklikken op het scherm getoverd: aantal verkochte liters,
“Eén van de grote voordelen van Microsoft Dynamics NAV is ongetwijfeld de flexibiliteit waarmee je statistieken kan opvragen. Je kan eigelijk alle parameters instellen zoals je zelf wil, en het rapport wordt met enkele muiskliks op het scherm getoverd: aantal verkochte liters, omzet in euro, met of zonder accijnzen of BTW, en dat per individuele klant en per artikel.” Bernard Tommelin, zaakvoerder van Drankenhandel Tommelin
Keyboard
11
omzet in euro, met of zonder accijnzen of BTW. We kunnen ook per leverancier en per individueel artikel rapporten opvragen: dat laat ons toe om de eindejaarskortingen en groeibonussen te berekenen waar we recht op hebben. In het nieuwe systeem kunnen we ook financiële statistieken vergelijken met voorgaande boekjaren: de oude gegevens blijven toegankelijk.”
Efficiëntie Het Microsoft platform brengt voor Tommelin heel wat voordelen mee wat efficiëntie betreft. Aankoopbestellingen worden rechtstreeks in Microsoft Dynamics NAV opgemaakt, in pdf formaat omgezet en via email naar de leverancier doorgestuurd.
Maar we kunnen gerust zijn: de oplossing is er volledig klaar voor”, aldus Bernard Tommelin. Daarnaast wil Tommelin op korte termijn de voorraadmodule intensiever gaan gebruiken door locaties in het systeem te brengen.
Besluit “We hebben het geluk om een uitstekende samenwerking te hebben met onze informaticapartner Christiaens Computer Service: ze werken niet alleen professioneel en met kennis van zaken, maar ze spelen ook kort op de bal wanneer we om een interventie vragen. Kortom: een ideale combinatie voor een KMO zoals Tommelin”, besluit Bernard Tommelin.
Toekomst De wetgeving op voedselveiligheid zal binnenkort ook tracering in de drankendistributie verplicht maken. “Dat zal een volgend project worden met Microsoft Dynamics NAV.
12
Keyboard
"Op amper drie maanden tijd heeft Christiaens een volledig nieuwe oplossing ontwikkeld, van barcodescanning en leeggoedregistratie, tot kassabeheer." Bernard Tommelin, zaakvoerder van Drankenhandel Tommelin
Bang voor de Grote, Slechte Beslissing? Vaak vinden wij het moeilijk om beslissingen te nemen. Vooral wanneer het gaat om Grote Beslissingen: mensen hebben van nature immers een hekel aan het nemen van risico’s. Toch is een remedie: u kan Grote Beslissingen verdelen in kleinere, handelbare componenten. Zodat u de risico’s beter kan inschatten en geen kostbare tijd verliest bij het verzamelen van informatie.
Keyboard
13
dagelijks
best op in verschillende elementen
massa’s beslissingen nemen - van
die samen de onzekerheidsfactor
het
van
uitmaken. U zal daarbij merken dat
investeren
bepaalde factoren ofwel zeker zijn
in een nieuw product, machine of
(bijvoorbeeld de groei of daling van
magazijn. Iedere beslissing brengt
uw omzet in het voorbije jaar), ofwel
een bepaald risico met zich mee. De
verschillende mogelijke uitkomsten
schrik voor de negatieve impact van
hebben (bijvoorbeeld de evolutie
een beslissing kan tot gevolg hebben
van uw marktaandeel binnen 3 jaar),
dat men beslissingen uitstelt... of zelfs
ofwel totaal onzeker zijn (bijvoorbeeld
helemaal niet neemt.
de reacties van klanten op een totaal
Een
manager
moet
aanwerven
medewerkers,
of
tot
ontslaan het
nieuwe productcategorie). Om nog beter te beslissen verzamelen we liefst zoveel mogelijk informatie.
Wanneer u de bronnen van onzekerheid
Alleen vraagt dit een pak tijd, energie
beter begrijpt en analyseert, kan
en resources. En wanneer u eindelijk
u ook het reële risico dat u neemt,
de informatie in handen heeft, is de
beter inschatten. Beslissen is op zich
omgeving veranderd, waardoor de
een eenvoudig proces: u berekent de
informatie irrelevant geworden is. Eén ding is echter duidelijk: geen beslissing nemen is bijna even slecht als een slechte beslissing - en in veel gevallen nog slechter.
Deel de Grote Beslissing op in meerdere kleinere
risico’s, neemt de beslissing, meet en past aan. Onzekerheid vormt de basis van het risico; dus voelt u zich comfortabeler bij minder onzekerheid !
U kan steeds de "Undo" knop indrukken
Om beter om te gaan met het risico dat u
De meest eenvoudige definitie van
echt neemt, deelt u een Grote Beslissing
beslissen: ‘Het keuzeproces tussen
twee of meer alternatieven’. Het is echter altijd mogelijk dat er zich tussen de beschikbare keuzemogelijkheden geen correcte beslissing bevond. Misschien werd een beter alternatief niet in overweging genomen, of was de juiste informatie nog niet beschikbaar. Durf daarom de “Undo” knop indrukken als het moet. We maken onszelf wijs dat Grote Beslissingen niet ongedaan kunnen gemaakt worden. Dat is echter vooral het gevolg van onze trots: het zou immers betekenen dat we toegeven dat we verkeerd waren. De meeste managers maken de fout om kost wat kost de verkeerde beslissing te blijven verdedigen. Daarnaast houdt u best een historiek bij van vroegere beslissingen en documenteert u die met de redenen waarom deze beslissingen genomen werden. U zal er misschien geen fouten uit het verleden mee rechttrekken, maar wel toekomstige fouten mee vermijden !
Breng risico en snelheid in balans Iedere beslissing is en afweging tussen snelheid en risico. Te snel willen beslissen betekent dat u onvoldoende tijd heeft om informatie te verzamelen. Teveel tijd verliezen bij de informatieverzameling leidt dan weer tot opportuniteitskosten en nieuwe bronnen van onzekerheid en risico. Wanneer u dit delicate evenwicht aanvaardt en begrijpt, zal u sneller beslissingen nemen met minder schrik om fouten te maken !
“Geen beslissing nemen is bijna even slecht als een slechte beslissing - en in veel gevallen nog slechter.”
14
Keyboard