Aan de slag met Office 365 Efficiënter werken dankzij cloud-computing
• Voordelen van werken in de cloud • Handleiding Office 365 • Praktische tips • Quick start • Praktijkverhalen
4
16
8
"Office 365 biedt u een volledige werkplek in de cloud, op maat van elke kmo."
Inhoud 4 De voordelen van cloudsoftware De cloud is hip & happening, al is het eerder een nieuwe manier van werken dan een trend die u kunt negeren. Of het woord binnen drie jaar nog bestaat, kunnen we niet garanderen, maar de manier waarop uw software draait, en in het verlengstuk daarvan uw IT-afdeling, kan beter ĂŠn goedkoper. 8 Aan de slag met Office 365 MS Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kantoorsoftware voor bedrijven en organisaties. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen, een relatief nieuwe telg in de Officeproductfamilie en de cloudversie van Microsofts populaire kantooromgeving, is een heel ander verhaal.
2I
16 Arf & Yes: Rock-’n-roll op maat van Office 365 Toen het Gentse designbureau Arf & Yes een oplossing zocht die de vertrouwde en productiviteit van Microsoft Office moest combineren met de flexibiliteit en beschikbaarheid van software in de cloud, lag de oplossing voor de hand: Office 365. Twee jaar na datum heeft Arf & Yes zich deze overstap naar de cloud nog geen moment beklaagd. 18 Praktische installatiegids voor de kmo Office 365 is een compleet kantoorpakket in de cloud. U hoeft in uw bedrijf dus lokaal geen servers en clientsoftware te voorzien. Deze gids loodst u in vijf eenvoudige stappen door de procedure om de hele werkomgeving in te stellen en alle software te installeren.
Welkom in de cloud! We moeten het u waarschijnlijk niet vertellen: het zijn uitdagende tijden. De economische situatie vraagt, ook voor kmo’s, heel wat creativiteit en efficiëntie. Die hebben ze, ook in hun manier van werken. Zo zetten in kmo’s namelijk de trends van toenemende mobiliteit en flexibel werken zich alsmaar verder door. De cijfers spreken boekdelen. Meer dan helft van de kenniswerkers werkt vandaag op drie toestellen of meer, bijvoorbeeld een smartphone, laptop en tablet. Bovendien werken we veel meer op andere plekken dan onze klassieke vaste bureau. We werken thuis, onderweg of op andere vestigingen van ons bedrijf. Dat is vandaag de realiteit: zestig procent van de werknemers werkt op twee of meerdere locaties per week. Technologie helpt u hierbij. Denk maar aan de trend van cloud-computing, die u op een snelle en kostefficiënte manier toegang verstrekt tot professionele IToplossingen. Van op elke plek en op elk moment. Het is in het licht van deze trend dat wij de vernieuwde versie van Office 365 voor bedrijven presenteren. Het biedt u een volledige werkplek in de cloud op maat van elke kmo. Deze ‘handleiding’ wil kmo’s wegwijs maken in de cloud. Wij vertellen u wat Office 365 omvat, we doen de oplossing helemaal uit de doeken en we praatten met klanten. We halen aan dat u onze oplossingen ook offline kunt gebruiken, we wijzen op de voordelen én we vertellen wat het u zou kosten. Kortom, na het lezen van deze Office 365-bijlage bent u helemaal klaar voor uw stap in de cloud. Wij wensen u alvast veel leesplezier! Steven Stokmans Directeur Small and Medium Business
Erik Pelemans Business Group Lead Office Divisie
Steven Stokmans & Erik Pelemans
I3
voordelen
Iedereen in de wolken
De voordelen van cloudsoftware De cloud is hip & happening bij bedrijven. Al is het eerder een nieuwe manier van werken dan een modetrend die u kunt negeren. Of het woord binnen drie jaar nog bestaat, kunnen we niet garanderen, maar de manier waarop uw software draait, en in het verlengstuk daarvan uw hele IT-afdeling, kan beter ĂŠn goedkoper.
A
ls voorbeeld van
dit de laatste versie van Office
downloaden en installeren op
zo’n evolutie naar
is die u moet kopen. In plaats
zijn werklaptop. In principe kunt
de cloud nemen we
van telkens een nieuwe versie
u zelfs zaken als de Outlook-
Microsoft Office. Met
aan te schaffen en uit te rollen,
instellingen automatisch laten
de stap naar Office 365 verhuist
is Office 365 een pakket dat u
configureren voor uw bedrijfs-
de kantoorsoftware naar de
huurt per gebruiker en dat dus
netwerk. Kortom: de IT-afdeling
cloud, en dat maakt het zowel
altijd beschikt over de nieuwste
moet minder tijd verspillen aan
voor gebruikers als voor de
functies.
dom klikwerk en heeft meer tijd
beheerder een pak makkelijker
4I
om nuttigere zaken te verrich-
en flexibeler. Maar wat moet de
Zelf configureren
ten. Tot hier de klassieke omge-
manager of IT-verantwoordelij-
Dat betekent ook dat er een
ving zoals we die reeds kenden.
ke weten vooraleer hij of zij de
groot deel van het werk uit
U huurt de software wel, maar
sprong waagt?
handen wordt genomen van de
werknemers kunnen ze nog
Office 365 is de opvolger van
beheerder. Zodra het domein
altijd installeren en dezelfde
BPOS en de online variant van
en de gebruikersaccounts
gebruikservaring hebben als
de klassieke MS Office-kantoor-
ingesteld zijn, kan de gebruiker
vroeger. Het grote voordeel zit
suite. Wat u als IT-beheerder of
met behulp van zijn professio-
voor hen in de online flexibiliteit,
bedrijfsleider moet weten, is dat
neel e-mailadres zelf software
waar we later op terugkomen.
Voordeel 1
Voordeel 3
Geen investering, geen erfenis
Goedkoper en minder complex
Een van de redenen om met
Wanneer er nadien een aantal
uw bedrijf naar de cloud te
werknemers vertrekken, dan
verhuizen, is dat u zich niet
brengt u het aantal gebruikers
Maar vertalen minder grote
langer zorgen hoeft te maken
weer naar omlaag en zit u niet
investeringen zich ook in
over uw eigen server-infra-
met overtollige licenties.
minder kosten? Want u
structuur. Alles draait in het
Het voornaamste struikelblok
betaalt wel degelijk voor
datacenter (of in de cloud)
is de controle uit handen
de software en de online
van uw softwareleverancier.
geven. Veel bedrijfsleiders en
diensten. Zij het als huurder,
Dat betekent dat er op voor-
IT-verantwoordelijken hebben
en niet als koper. Volgens
hand geen zware investerin-
liever een server binnenshuis
Robert Deltour, diensthoofd
gen in servercapaciteit moe-
waar ze zelf alle controle over
bij Global Facilities, alvast
ten gebeuren. En ook wanneer
houden. Dat is geen onlogi-
wel. Zijn bedrijf is gespeci-
u minder noden heeft, blijft
sche redenering, maar vaak
aliseerd in facility manage-
u niet met een (al dan niet
betekent meer eigen controle
ment van middelgrote en
oude) infrastructuur zitten.
ook meer kopzorgen. Boven-
grote ondernemingen. “Door
Bovendien staat alles klaar
dien is het in het geval van
de overstap kunnen we nu
op het moment dat u extra
Office 365 niet zo dat uw
jaarlijks tussen een kwart en
gebruikers wilt toevoegen en
werknemers hun software niet
de helft besparen op onze
moet de beheerder minder tijd
meer kunnen opstarten moest
IT-kosten”, klinkt het. Al
steken in zaken als onderhoud
uw kantoor plots zonder inter-
speelt niet alleen de kostprijs
en het uitrollen van updates.
net vallen.
een rol. “We zouden ook moeite gehad hebben om de complexiteit van dergelijke systemen intern te behande-
Voordeel 2
len. Het is een groot voordeel
Documenten overal beschikbaar
dat Microsoft nu volledig
Omdat ook uw documenten,
ware en het softwareonder-
heid weg.”
data en de SharePoint-omge-
houd”, verduidelijkt Christophe
De besparing zit dus niet
ving in de cloud zitten, hoeft
Lempereur, head of Desktop
enkel in de tijdswinst voor
u eigenlijk geen bijkomende
Management bij TECTEO-VOO.
uw eigen systeembeheerder
infrastructuur aan te kopen
“Ook het probleem van de
of het niet moeten aankopen
voor de te gebruiken kantoor-
verschillende netwerken wordt
van extra hardware. De kans
software. Dat ondervonden
dankzij SharePoint online
wordt ook kleiner dat u een
ze ook bij TECTEO-VOO, een
overbrugd. De gebruikers wer-
beroep moet doen op een
bedrijf dat in Brussel en Wallo-
ken intern op zes beveiligde
externe specialist.
nië kabeldiensten aanbiedt en
netwerken die niet met elkaar
reeds overgeschakeld is naar
kunnen praten, maar aangezien
Office 365.
ze met SharePoint werken via
“Een groot pluspunt van een
een internetverbinding is dat
cloudoplossing is dat er geen
geen probleem. Alle gebruikers
grote investeringen nodig zijn.
kunnen met hun login op eender
We betalen per gebruiker, per
welke pc toegang krijgen tot
maand, en we hoeven ons niet
hun informatie, op basis van
te bekommeren om de hard-
hun gebruikersrechten.”
instaat voor het onderhoud en het beheer. Dit neemt veel van onze zorgen omtrent stabiliteit en beschikbaar-
“Een groot pluspunt van een cloudoplossing is dat er geen grote investeringen nodig zijn.” I5
Voordelen
“In de praktijk is SkyDrive Pro vooral handig wanneer u met meerdere collega’s aan een document werkt.”
Voordeel 4 Voordeel 5 Flexibel en alomtegen- Efficiënt gebruik woordig van e-mail Voor gebruikers wordt alles
Het is dus gedaan met het
zijn. Ook op dat vlak heeft
vooral beter beschikbaar.
heen-en-weer mailen van
een bedrijf er voordeel bij dat
Stel dat uw werknemer op
documenten. Maar ook al
hun mailbox in de cloud zit in
locatie zit zonder bedrijfslap-
hebben sociale media en sa-
plaats van op een mailserver
top, dan kan hij of zij gewoon
menwerkingsplatformen anno
in de kelder. Want de weinige
inloggen op de webversie
2013 al veel interne communi-
keren dat er iets fout loopt in
van Office, waar exact
catie overgenomen, toch blijft
uw bedrijf, is het net cruciaal
dezelfde functionaliteiten
e-mail een van de populairste
dat iedereen even vlot bereik-
aanwezig zijn als op de
communicatiemiddelen op de
baar is. Een tweede voordeel
desktop.
werkvloer en in de communi-
is de capaciteit. Zo hebt u
We wensen het u niet toe,
catie naar partners of klanten.
als Office 365-gebruiker een
maar in principe kunt u met
Zeker wanneer die werkvloer
online archiefruimte van 25
Office 365 zelfs blijven door-
niet bestaat uit één kantoor-
gigabyte. De combinatie van
werken wanneer uw bedrijf
ruimte op één locatie. Het is
die twee zorgt ervoor dat uw
in vlammen opgaat. Al raden
dus van groot belang dat die
mailbox altijd beschikbaar en
we eerst een evacuatie en
mailboxen altijd beschikbaar
bereikbaar is.
medische bijstand aan. Zo kan elke gebruiker van thuis uit inloggen op de webversie van Office. Daarbij verliezen ze zelfs geen bestaande documenten. Die worden immers bewaard in SkyDrive Pro, de online opslagplaats
Voordeel 6
Opex in plaats van capex
van Microsoft.
6I
In de praktijk is SkyDrive
Vroeger kocht uw bedrijf licen-
cloudoplossing om op die
Pro vooral handig wanneer
ties voor Office aan één prijs,
manier investeringskosten te
u met meerdere collega’s
ongeacht of u de software
minimaliseren en de flexi-
aan een document werkt.
twee jaar of een decennium
biliteit optimaal te houden.
Of wanneer een werkne-
gebruikte. Met Office 365
Bestaande ondernemingen
mer vaak op verschillende
huurt u de software, inclusief
zitten altijd met een IT-erfenis,
toestellen werkt. U moet als
de online diensten. Dat bete-
en dat verander je niet op
bedrijf niet investeren in een
kent een verschuiving van de
twee maanden. Maar op
eigen bestandsserver, want
kosten van capex naar opex.
het moment dat er nieuwe
in SkyDrive Pro is altijd de
U betaalt een maandelijks
software aangekocht moet
recentste versie aanwezig.
bedrag per gebruiker, en in ruil
worden, loont het om te kijken
Al kunt u ook altijd oudere of
hebt u altijd de nieuwste ver-
naar de meerwaarde van
verwijderde versies oproe-
sie. Zit uw bedrijf na een jaar
een flexibel pakket. U geeft
pen. Dat voorkomt dat werk-
met veel minder werknemers,
een deel van de controle uit
nemers eindeloos heen en
dan zegt u die overtollige
handen aan een betrouwbare
weer mailen met de zoveel-
abonnementen gewoon op.
softwareleverancier, maar in
ste versie van een bestand,
Toch verloopt een overstap
ruil krijgt u dan wel een veel
of dat iemand per ongeluk
naar de cloud slechts heel
betere beschikbaarheid en
een document verwijdert
geleidelijk. Een nieuw bedrijf
minder kopzorgen wanneer
dat later cruciaal blijkt te zijn
kiest, ongeacht de leveran-
er iets fout loopt met de
voor uw onderneming.
cier, best meteen voor een
software.
Voordeel 7
Meer (of minder) personeel Een van de interessantste
Ook als u op voorhand perfect
kosten. Dat is goed voor onze
voordelen van een cloudop-
weet dat het aantal werkne-
exploitatiecijfers.”
lossing is de mogelijkheid
mers in uw onderneming door-
E-mail mag anno 2013 dan
om snel te schalen. U betaalt
heen het jaar zal schommelen,
wel een commodity geworden
meestal enkel voor wat u
bijvoorbeeld door seizoensdruk-
zijn, het is nog altijd cruciaal,
gebruikt, en stijgen uw IT-
te, is een huurmodel handig om
en een foutmelding omwille
noden onverwacht of tijdelijk,
zowel de stijging als de daling
van een volle mailbox of een
dan kunt u eenvoudig extra
op te vangen, zonder zware
onbereikbare mailserver is
cloudruimte huren. Dat is han-
kosten of een grote verspilling
meer dan ooit een signaal
dig om piekmomenten op te
van middelen.
dat uw infrastructuur niet
vangen, bijvoorbeeld wanneer
Zo stapte Aviapartner over van
afgestemd is op de noden van
uw bedrijf een nieuw product
Exchange Server 2003 naar
uw bedrijf.
lanceert of wanneer uw web-
Microsoft Exchange Online, een
In dat opzicht biedt software
dienst op specifieke dagen,
dienst uit het Office 365-pak-
in de cloud een altijd-en-
zoals in de koopjesperiode,
ket. Dat laat hen toe om vrij snel
overal ervaring. Zeker voor
plots veel meer gebruikers
nieuwe gebruikers toe te voegen
werknemers die op verschil-
verwacht.
en weer te schrappen, naarge-
lende toestellen of locaties
Dat is ook bij Office 365 het
lang de seizoensdrukte. En dit
werken, is dat bijzonder
geval. Als uw bedrijf doorheen
zonder dat er extra capaciteit
handig. Zij kunnen de software
het jaar een dalend perso-
voorzien moest worden met ei-
op hun eigen toestel instal-
neelsbestand heeft, dan is een
gen hardware. “Office 365 gaat
leren, maar ze kunnen hun
cloudoplossing een pak goed-
over het optimaliseren van onze
documenten even goed buiten
koper dan gewone licenties
IT-uitgaven”, zegt Toon Martens,
het bedrijfsnetwerk bewer-
die u bij aanvang duur aan-
CIO bij Aviapartner. “We kregen
ken, zonder die installatie, op
koopt, maar nadien misschien
een up-to-date en flexibele
eender welk toestel met een
ongebruikt moet afschrijven.
e-mailservice voor minder
internetbrowser.
Voordeel 8
Geen ad-hoc oplossingen Maar wat als uw bedrijf geen
In een groot bedrijf zijn er
bestand. Dat wordt dan weer
honderden werknemers telt
meestal richtlijnen uitgestip-
gecounterd door SharePoint.
die half de wereld rondtrek-
peld rond documentmanage-
Hier kunt u zonder veel tech-
ken en van op verschillende
ment, maar in een kleinere
nische kennis een eenvoudige
toestellen hun werk verderzet-
organisatie hebben gebruikers
interne site opbouwen waar
ten? Wat als uw organisatie
sneller de neiging om bestan-
elke werknemer van op elk
vandaag geen dure servers
den op hun eigen manier te
internettoestel documen-
nodig heeft? Ook dan biedt
bewaren. Sommigen doen dat
ten kan bekijken, bewerken
het huurmodel een oplossing,
met Dropbox, anderen werken
of goedkeuren. Het grote
omdat u immers maar betaalt
in Google Docs, maar als de
cloudvoordeel is hier opnieuw
naargelang het aantal mensen
werknemer in kwestie wegvalt,
dat de gegevens buitenshuis
die op dat moment in uw on-
hetzij door ontslag hetzij door
bewaard worden. Zelfs als er
derneming zitten.
ziekte, bestaat het risico op
binnen het bedrijf een ramp
Maar er zijn meer voorde-
verloren documenten of op
gebeurt, blijven de data online
len die vooral in een kleine
zijn minst een tijdrovende
beschikbaar, maar wel enkel
organisatie naar boven komen.
zoektocht naar het juiste
voor uw eigen werknemers.
“Het grote cloudvoordeel is dat de gegevens buitenshuis bewaard worden.” I7
handleiding
Aan de slag
Office 365 for dummies O
m te beginnen:
(voor bedrijven met 11 tot 250
de bekende Office Web Apps
Office 365 is niet
werknemers) en Office 365
en Skype om te communiceren
één product. Net
Enterprise & Government (voor
met anderen. In deze handlei-
zoals bij zijn grotere
organisaties met meer dan 250
ding richten we ons op Office
Office-broer zijn er ook hier
medewerkers of geavanceerde
365 voor bedrijven, en wat het
verschillende versies beschik-
wensen).
voor hen kan betekenen.
baar. Er is de basisversie voor
8I
Office 365 is dus de combinatie
eenmanszaken en zelfstandi-
Combinatie
van een traditionele software-
gen, en er is de meer uitgebreide
Microsoft verkoopt onder de
oplossing en een online compo-
versie voor grotere bedrijven. In
naam Office 365 al een tijdje
nent. Het geeft u de mogelijk-
beide versies zijn er bovendien
abonnementen aan bedrijven,
heid om pc-onafhankelijk met
nog verschillende niveaus van
maar met de lancering van het
een virtuele kantooromgeving
functionaliteit, met natuurlijk
nieuwe Office 365 Home Pre-
aan de slag te gaan. Zo kunt u
elk hun eigen abonnements-
mium, voor thuisgebruikers dus,
Outlook volledig online behe-
prijskaartje.
komt het hele aanbod opnieuw
ren. Overigens staat Office 365
Concreet is er Office 365
in de spotlight. Het nieuwe
niet los van de andere produc-
University (voor studenten), Of-
Office 365 Home Premium
ten van Microsoft. Office 365
fice 365 Home Premium (voor
wordt een abonnementsdienst
bundelt verschillende produc-
thuisgebruik), Office 365 Small
voor thuisgebruikers. U krijgt
ten op het gebied van kantoor-
Business Premium (voor bedrij-
in die formule onder meer een
automatisering. Het product
ven met 1 tot 10 werknemers),
online account met toegang tot
(of beter: de dienst) bestaat
Office 365 Midsize Business
SkyDrive (met 20 GB ruimte),
uit de laatste versie van het
Microsoft Office is met vlag en wimpel de belangrijkste kantoorsoftware voor bedrijven en organisaties. De toepassing is in zijn klassieke vorm wereldberoemd in het zakenleven. Office 365 daarentegen, een relatief nieuwe telg in de MS Office-productfamilie en de cloudversie van Microsofts populaire kantooromgeving, is een heel ander verhaal. Gaat u zitten voor een beknopte handleiding van Office 365, oftewel Office in de wolken.
traditionele Microsoft Office,
het abonnement maken ook li-
dat u niet beschikt over een
aangeboden in een abonne-
centies voor Office Professional
internetconnectie hebt). Daar-
mentsformule, aangevuld met
Plus deel uit van uw Office 365
naast laat SkyDrive Pro ook
diensten voor bedrijven zoals
abonnement. Op die manier
toe om samen te werken met
e-mail, het delen van documen-
kunt u gebruikers dus de keuze
collega’s, klanten en partners
ten, presence management,
geven of zij met lokale of met
op dezelfde documenten. Want
instant messaging en HD video
cloudapplicaties willen werken.
juist in de samenwerking met
conferencing.
klanten en leveranciers bewij-
Concreet biedt het een volledig
Breed
zen deze tools hun nut. Het mag
geïntegreerde suite met de
Office 365 gaat heel erg breed.
duidelijk zijn dat dit hele andere
online varianten van Exchange
Met Office Professional Plus
eisen stelt aan de beveiliging,
(voor e-mail), SharePoint (het
kunt u bijvoorbeeld ook toepas-
maar daarover later meer. Eerst
delen van documenten) en Lync
singen zoals OneNote, InfoPath
wilt u natuurlijk weten wat u
(telefonie en video confe-
en SkyDrive Pro gebruiken voor
precies krijgt. Een goed begin is
rencing). Daarnaast is Office
informatiebeheer, maar ook om
overigens om eerst een gratis
Web Apps een geïntegreerd
samen te werken met collega’s
proefabonnement te nemen.
onderdeel, waarmee u vanuit
en andere externe partijen.
Neem hiervoor een kijkje op
een browser kunt werken met
SkyDrive Pro is een toepassing
www.office365.com.
Word-, Excel- en PowerPoint-
die toelaat om de documenten
Verschillende smaken
bestanden. Verder kunt u ook
gestockeerd in de cloud ook off-
Office 365 bestaat in verschil-
de desktopversie van Office
line beschikbaar te maken voor
lende varianten, variërend
gebruiken, en afhankelijk van
gebruikers, voor die momenten
in prijs €1,60 tot €20,75 per
“Office 365 bundelt verschillende producten op het gebied van kantoorautomatisering.”
I9
handleiding
“Het kloppend hart van Office 365 is Exchange Online, met de basisfuncties e-mail en agenda.”
gebruiker per maand afhankelijk
terprise & Government-versie,
(ADFS) installeren in uw eigen
van de gekozen functionaliteit
diverse soorten abonnementen:
infrastructuur.
en de opslagcapaciteit. Om
E1 tot en met E4 voor reguliere
even te illustreren: indien u
gebruikers en K1 en K2 voor
Exchange Online
enkel een mailbox van 25 GB
zogenaamde kioskmedewer-
Het kloppend hart van Office
nodig hebt zal een bedrag van
kers die geen vaste werkplek en
365 is Exchange Online, met de
€3,30 aangerekend worden
geen kantoorfunctie hebben,
basisfuncties e-mail en agenda.
per gebruikers. Indien u een
zoals verkopers, stewardessen
Exchange Online biedt alle
geïntegreerde oplossing voor
en andere ambulante functies.
mogelijkheden van de reguliere
de typische kmo wilt gebruiken
Deze mensen consumeren
Exchange-server, van web-
(Office inbegrepen), zal uw
vooral informatie, en hebben
mail tot e-mail en agenda op
abonnement ongeveer €15 kos-
daarom niet de volledige suite
uw mobiel. Gebruikers krijgen
ten per gebruiker per maand.
aan mogelijkheden nodig. Het
standaard een mailbox van 25
Er zijn drie hoofdabonnements-
draait bij hen voornamelijk om
GB, wat veel gebruikers zal aan-
vormen voor bedrijven: Small
e-mailen en documenten lezen
spreken. De meeste bedrijven
Business Premium, Midsize
op het intranet. De mailbox voor
houden de mailboxen van hun
Business en Enterprise & Go-
deze medewerkers is 1 GB groot,
gebruikers immers tussen 100
vernment. Elk van de drie biedt
in tegenstelling tot de 25 GB die
MB en 1 GB, waardoor ze hun
e-mail, zoals dat ook vervat zit
reguliere gebruikers ter beschik-
mail eerder zullen archiveren
in de eerdere Hosted Exchange,
king hebben.
naar de lokale schijf, met alle
dat door veel hostingpartijen
Naast de tweedeling tussen de
nadelen van dien.
wordt aangeboden. Daarnaast
K- en de E-abonnementen is er
Het beheer verloopt via een
bieden de drie hoofdabonne-
ook een duidelijk verschil tussen
eenvoudige webinterface. Hierin
mentsvormen voor bedrijven
E1 enerzijds (voor Midsize Busi-
kunt u postvakken, distributie-
ook SharePoint Online en Lync
ness) en E3 en E4 anderzijds
groepen en het adresboek voor
Online aan. Het verschil tussen
(voor Enterprise & Govern-
externe gebruikers beheren. Ook
deze drie abonnementen zit on-
ment). Binnen het E3 abon-
kunt u de beveiliging regelen,
der meer in de ondersteuning,
nement zijn de Office Client
archiveringsregels instellen en
die in de Enterprise-variant
toepassingen inbegrepen. E4
instellingen doen voor logging
bestaat uit telefonische onder-
bevat integratie met telefonie
en auditing. De beveiliging van
steuning de klok rond, 7 dagen
en de Office Client toepassin-
Exchange zelf wordt aange-
op 7. Bij de Midsize Business-
gen. Het aardige van die licentie
vuld door Exchange Online
variant is er support tijdens
is dat de gebruiker Office op
Protection. Tot slot kunt u ook
de werkuren, terwijl Small
vijf apparaten mag installeren,
telefoon en spraak instellen,
Business Premium-gebruikers
bijvoorbeeld ook op zijn thuis-
waaronder het apparaatbeleid
kunnen rekenen op ondersteu-
pc. De afgenomen diensten van
van toestellen die koppelen
ning tijdens de opstart (de eer-
Office 365 worden allemaal
met ActiveSync. Dit is allemaal
ste zestig dagen). Deze laatste
beheerd vanuit het Microsoft
een stuk overzichtelijker dan de
groep kenmerkt zich verder door
Online Services Dashboard.
Exchange-beheerconsole die u
het ontbreken van synchro-
Bij de E-abonnementen
krijgt als u zelf Exchange host.
nisatie met de interne Active
kunt u gebruik maken van de
Directory (AD). Het idee achter
zogenaamde Active Directory-
Lync Online
het ontbreken van AD-synchro-
synchronisatie, zodat gebruikers
Allerlei faciliteiten rond com-
nisatie is dat kleine organisaties
uit de eigen Active Directory ook
municatie zijn verzameld in Lync
dit eigenlijk niet nodig hebben
bekend zijn in Office 365. Dat is
Online. De basis is een messen-
en genoeg hebben aan de versie
nog niet meteen hetzelfde als
ger-applicatie die binnen het
die Office 365 zelf biedt.
Single Sign-On (SSO), maar
bedrijf en met partners gebruikt
dat is de volgende stap. Moeten
kan worden. U kunt echter ook
Tweedeling
gebruikers via SSO kunnen
voice- en webcamchats voeren
Overigens circuleren er, vooral
inloggen, dan moet u Active Di-
via VoIP en online vergaderen
bij de grotere bedrijven in de En-
rectory Federation Services 2.0
met groepen mensen. Daarnaast kunt u ook uw desktop delen met anderen, zodat u bijvoorbeeld presentaties kunt
Versie van Office 365
Doelgroep
geven. Bij de duurdere abon-
Office 365 University
studenten
nementen kunt u ook gebruik
Office 365 Home Premium
consumenten
maken van Lync-to-Phone,
Office 365 Small Business Premium
bedrijven met 1 tot 10 werknemers
waarmee u integreert met
Office 365 Midsize Business
bedrijven met 11 tot 250 werknemers
regulier telefoonverkeer. Dat
Office 365 Enterprise & Government
organisaties met meer dan 250 medewerkers
werkt ook in vergaderingen,
10 I
waardoor deelnemers aan online meetings daarvoor niet per se Lync nodig hebben. Lync Online integreert met Outlook en Exchange, waardoor u vanuit Outlook kunt zien of mensen beschikbaar zijn. En als u vanuit een e-mail contact legt, wordt ook het onderwerp van het bericht meegenomen, zodat de persoon die u oproept meteen weet waarover u contact zoekt. Ook integratie met Skype is voorzien zodat alle Skype-gebruikers ook zijn te contacteren. SharePoint Online Wie al bekend is met SharePoint Enterprise Edition, zal snel van start kunnen gaan met SharePoint Online. Dit een toepassing die het toelaat om op een efficientere manier met elkaar samen te werken. Samen Werken op documenten, deze delen met medewerkers zowel binnen als buiten het bedrijf (drop-box like functionality), team/project sites om de samenwerking waardige vervanger van Office.
in teams te ondersteunen en
Office 365. Een andere optie is
de informatie overal en altijd
om Office Web Apps te gebrui-
toegankelijk te maken. My Sites,
ken. Office Web Apps zijn brow-
Overstappen?
Business Connectivity Servi-
sergebaseerde varianten van
Er zijn tal van redenen waarom
ces, Excel Services en InfoPath
Outlook, Word, Excel, Power-
de overstap naar Office 365
Forms Services zijn maar een
Point en OneNote. Natuurlijk
voor een organisatie beslist het
paar van de onderdelen die u
hebben die niet dezelfde moge-
overwegen waard is. Een hele
gewoon tot uw beschikking
lijkheden als de desktopversies,
belangrijke is dat het gebruik
hebt. SharePoint was natuurlijk
maar ze bieden wel voldoende
van Office 365 de zorgen om de
al web-based, waardoor het
functionaliteit voor het maken
interne kantoorautomatisering
beheer van de omgeving niet
en bewerken van simpele do-
wegneemt. Als u als systeem-
significant anders is dan bij een
cumenten. De Office Web Apps
beheerder al bekend bent met
eigen server. Wel is de scope
zijn uitstekend geschikt voor
Exchange, SharePoint en Lync,
beperkt tot de eigen Site Col-
het nakijken en aanpassen van
dan weet u dat het aardig wat
lection.
documenten, maar kunnen niet
inspanning kan kosten om
De extra functionaliteiten zitten
altijd de volledige rijkheid tonen
deze producten naadloos te
in de zoekcapaciteiten (FAST
van complexe documenten die
laten samenwerken. Daarnaast
Search), Business Intelligence
met de desktopvariant gemaakt
moet u als systeembeheerder
(PerformancePoint) en de mo-
zijn. Toch komt u in de browser
ook nog eens zorgen voor de
gelijkheden om third-party tools
aardig in de buurt. Office Web
onderliggende fysieke omge-
of eigen ontwikkelde compo-
Apps werkt mooi geïntegreerd.
ving. Is er genoeg rekenkracht?
nenten te installeren.
Mocht de weergave niet geheel
Is er genoeg schijfruimte? Zijn
correct zijn, dan is er nog altijd
de back-ups goed geregeld?
Office Web Apps
geen probleem, want onder de
Dat zijn allemaal vragen die u
Zoals gezegd is Office Professi-
oppervlakte blijft alle complexe
moet kunnen beantwoorden
onal Plus een onderdeel van de
formattering bewaard. Office
en maatregelen die u moet
duurdere abonnementen.
Web Apps biedt ook een chat-
treffen als de continuïteit in het
Hebt u een eenvoudiger abon-
functie die aansluit op Lync. Die
gedrang komt. En dan is het up-
nement, dan kunt u Office uiter-
werkt zonder beeld en geluid,
graden naar de nieuwste versie
aard ook los aanschaffen
maar Office Web Apps is dan
van de verschillende producten
en gebruiken in combinatie met
ook niet bedoeld als een vol-
nog niet eens aan bod geko-
“Het gebruik van Office 365 neemt de zorgen om de interne kantoorautomatisering weg.”
I 11
handleiding
“Als systeembeheerder hoeft u nauwelijks nog stil te staan bij de infrastructuur en de configuratie die nodig is om alles soepel met elkaar te laten werken.”
men. Zeker voor een complex
u dezelfde producten zelf zou
handen en u wordt afhankelijk
product als SharePoint is het
hosten. Maar als u alle kosten
van een externe aanbieder. Toch
niet zo dat u gewoon eventjes
bij elkaar telt, is het eerder om-
is die aanbieder in de meeste
een server neerzet en klaar is
gekeerd. Zelfs de meest uitge-
gevallen in staat om een
Kees. Afhankelijk van het aantal
breide licentie (E4) kost €20,75
betere kwaliteit te leveren dan
gebruikers en de aangeboden
per gebruiker per maand, wat
wanneer alles door uw eigen IT-
features kan uw serverinrichting
neerkomt op €249 per jaar.
afdeling geregeld wordt. Tijdens
behoorlijk complex worden. Al
Daar zit het gebruik van Office
het implementatietraject zult u
deze zorgen behoren met Office
Professional Plus mee in op vijf
de organisatie dan ook moeten
365 tot het verleden.
toestellen van de gebruiker (dus
zien te overtuigen dat overstap-
Microsoft zorgt voor voldoende
bijvoorbeeld ook op zijn thuis-
pen naar clouddiensten een
capaciteit, back-ups enzovoort.
pc). Voor de interne kosten
positieve zaak is.
Daarnaast garandeert Microsoft
komt dit overeen met de licentie
Voor een aanzienlijke groep
een hoge uptime van 99,9%
voor Office Professional Plus, en
medewerkers, met name jon-
(minder dan zestien uur down-
de Client Access-licenties voor
gere medewerkers, zal dit geen
time per jaar), veel meer dan
SharePoint Enterprise Edition,
probleem zijn. Zij maken privé
de gemiddelde organisatie kan
Exchange Enterprise Edition en
al gebruik van allerlei cloud-
waarborgen. Als systeembe-
Lync Enterprise Edition.
diensten en vinden het zelfs
heerder hoeft u nauwelijks nog
Als u dat bij elkaar optelt, komt
vreemd als een werkgever dat
stil te staan bij de infrastructuur
u al heel snel tot de conclu-
tegenhoudt. Zij zien sneller de
en de configuratie die nodig
sie dat het vanuit de licenties
voordelen. Het interne ‘verkoop-
is om alles soepel met elkaar
gezien alleen interessant is
traject’ richt zich in de praktijk
te laten werken, wat betekent
om zelf te hosten als u bij het
vooral op twee groepen: het
dat uw rol verandert. U kunt
upgraden versies overslaat. En
management en de IT-organi-
gebruikers veel meer inhoudelijk
dan zijn hardware-, beheers-,
satie. Het management beseft
helpen en hen daarmee ook
elektriciteits- en upgradekosten
wel dat Office 365 niet alleen
stimuleren tot een beter gebruik
nog niet eens meegerekend! Al-
een kostenbesparing is, maar
van de IT-middelen. Dat is vaak
leen al de hardware kan met 25
ook daadwerkelijk de kwaliteit
een veel dankbaardere rol dan
GB aan mailopslag per gebrui-
verbetert.
nu, waarbij er eigenlijk alleen
ker flink duurder uitkomen, als u
maar aan de systeembeheerder
daar ook failover en back-up bij
Wet- en regelgeving
gedacht wordt wanneer het
rekent. Kortom, Office 365 is op
Soms nog belangrijker dan de
systeem onderuit gaat.
z’n minst het overwegen waard.
kwaliteit van dienstverlening, is
Duurder?
Overtuigen
hebben dat de wet- en regel-
Als er zoveel zorgen van u
Veel organisaties zijn terughou-
geving nageleefd worden. Denk
weggenomen worden, groeit al
dend als het om de cloud gaat.
bijvoorbeeld aan organisaties
gauw het idee dat het wel veel
Dat is logisch, want u geeft een
die ISO 27001, SAS70 (of
duurder zal zijn dan wanneer
deel van uw IT-infrastructuur uit
SSAE 16) of SOX-compliant
dat bedrijven de zekerheid
moeten zijn. Ook daar biedt Office 365 een antwoord op. In IT-organisaties wordt de migratie naar cloudoplossingen dikwijls als een bedreiging gezien, en als een motie van wantrouwen. Maar dat aanvoelen is onterecht. Bij veel organisaties draait het vaak om een aantal systemen die de core business ondersteunen, en dat zijn meestal specialistische en soms zelf ontwikkelde systemen. De focus van de IT-organisatie moet altijd bij die systemen liggen. Het outsourcen van andere elementen, zoals kantoorautomatisering, betekent dat de IT-organisatie zich beter kan focussen. Zoals al eerder
12 I
gezegd, verandert de rol van de systeembeheerder wanneer Office 365 ingezet wordt. Dit zou u echter eerder als een kans moeten zien dan als een bedreiging. Doordat de complexiteit van de kantoorautomatisering vermindert, kan er meer aandacht besteed worden aan de core-systemen of aan andere (business)taken in de IT-afdeling. Belangrijk is uiteraard wel dat IT’ers opgeleid worden om deze veranderde dienstverlening te kunnen bieden. Informatiebeveiliging De hamvraag voor menig bedrijf zal zijn: “Zijn mijn data wel veilig?”. Nu zou u Office365 kunnen vergelijken met een volledig intern gehoste omgeving, maar dat is niet realistisch. Office 365 biedt functionaliteit die u alleen kunt leveren vanuit een intern gehoste omgeving als u die omgeving ook openstelt
netwerk gehost wordt of via de
helpen, maar kunnen bij een
van buitenaf. Juist die open-
cloud. Kortom, informatiebe-
verkeerde configuratie ook pro-
heid is de toegevoegde waarde
veiliging is iets waarmee u als
blemen opleveren. Bij firewalls
van Office 365, omdat die een
organisatie zorgvuldig moet
kan zich hetzelfde probleem
samenwerking met derden
omgaan, ongeacht of u Office
voordoen. Daarnaast kan het
toestaat op een manier die niet
365 toepast of niet. Veilig-
ook meer eisen stellen op het
mogelijk is vanuit een gesloten
heid gaat overigens niet alleen
vlak van beschikbaarheid. Als
omgeving. De tijden dat er rond
over de toegang tot gegevens,
er in uw eigen omgeving al ap-
uw interne netwerk een grote
maar ook om wat er gebeurt
plicaties gehost worden die een
dikke muur stond, zijn voorbij.
met uw data wanneer er zich
hoge beschikbaarheid vergen
Firewalls hebben nog wel hun
een catastrofe voordoet. Om
voor uw klanten zal dit niet het
nut, maar alleen om bepaalde
dataverlies in derglijke gevallen
geval zijn, maar anders is het
systemen zoals mainframes te
te minimaliseren, maakt Office
belangrijk om vast te stellen wat
beschermen.
365 verschillende kopieën en
de beschikbaarheidseis wordt
back-ups van data, zowel in het
van uw internetverbinding.
Beveiliging is in grote mate
primaire datacenter als offsite
verschoven van infrastructuur-
in een ander datacenter.
“De tijden dat er rond uw interne netwerk een grote dikke muur stond, zijn voorbij.“
Conclusie Als u alles bij elkaar bekijkt, is
beveiliging naar informatiebeveiliging. U kunt er gerust vanuit
Voorbereiding
Office 365 een indrukwekkend
gaan dat de infrastructuurbe-
Wanneer de keuze gemaakt is
samenspel tussen Microsofts
veiliging van Office 365 gigan-
om Office 365 te gaan gebrui-
verschillende producten voor
tisch is. De kans dat iemand bij
ken, zijn er een aantal randvoor-
kantoorautomatisering, die bo-
de onderliggende servers komt,
waarden die ingevuld moeten
vendien allemaal via de cloud te
is extreem klein. Wellicht een
worden. De meest voor de hand
benaderen zijn. De implementa-
pak kleiner dan bij een zelf ge-
liggende is het netwerk, en dan
tie en het beheer zijn zeker voor
hoste omgeving. Dat betekent
met name de verbinding met
de meest voorkomende taken
dat beveiliging bij Office 365
het internet. Netwerkverkeer dat
makkelijk te doorgronden. Wat
vooral gaat om de manier waar-
voorheen intern bleef, moet nu
organisaties en gebruikers met
op u als organisatie de informa-
over de internetverbinding. Dat
Office 365 krijgen, is de kosten
tiebeveiliging instelt. Dat geldt
betekent eerst en vooral een
absoluut waard, en al helemaal
natuurlijk niet alleen voor Office
grotere hoeveelheid internet-
als u dit afzet tegen de kosten
365, maar voor alle informatie
verkeer, hetgeen een grotere
die u zou hebben om intern een
die via het internet benaderbaar
bandbreedte vereist. WAN-
gelijkaardige infrastructuur in de
is, of die nu vanuit het interne
accelerators kunnen u daarbij
lucht te houden.
I 13
negen tips
Negen tips voor Office 365 Office 365 is de online werkomgeving van Microsoft. Dankzij deze dienst kunt u altijd en overal aan uw documenten werken, en dat samen met anderen. Wij zetten u met deze tips op weg naar meer efficiëntie. Tip 1
Eigen website Bij elke Office 365-account
Tip 2
Slimme vormen
komt automatisch een eigen
Hoewel u geen wonderen moet verwachten van
een object aanmaken, bijvoorbeeld ‘Titel en
website, zodat u snel bij
de Office 365-variant van
object’. Klik dan in het object op het pictogram
uw documenten geraakt.
PowerPoint, is er toch best wat mogelijk. De
‘SmartArt’, helemaal links, waarna u in het Lint
Het gekozen domein krijgt
interessantste optie is volgens ons ‘SmartArt’,
een type en een stijl kunt selecteren. Door op
de vorm <gebruikers-
voorgedefinieerde en professioneel ogende
een ingevoegd SmartArt-object te klikken, kunt
naam>@ <domeinnaam>.
‘autovormen’ die u volledig kunt aanpassen
u naar believen labels aanpassen, maar ook
onmicrosoft.com, waarbij u
aan uw eigen smaak. Om SmartArt te kun-
onderdelen toevoegen of verwijderen.
tijdens de registratie zowel
nen gebruiken, moet u een dia met minstens
de gebruikersnaam als de domeinnaam kiest. U bereikt uw websiteomgeving door op de Office 365-pagina
Tip 3
‘Startpagina’ te klikken, en
Berichten aan uzelf
daarna op de link onder
Teamsite is de centrale spil van Office 365.
fice 365 niet in teamverband gebruikt. In dat
‘Website’. Om de pagina
Niet alleen vindt u hier uw documenten terug,
geval gebruikt u dit veld gewoon om herinne-
te bewerken, klikt u binnen
u kunt ze ook van hieruit beheren. Klik op
ringen te noteren of een eenvoudige ‘todo’-lijst
Office 365 op ‘Beheerder’
een document, en er verschijnt een lint met
bij te houden. Tik een tekst in het veld onder
(weer helemaal bovenaan)
verschillende mogelijkheden. Zo kunt u onder
‘Berichten’ en klik daarna op ‘Bericht’ om de
en daarna onder ‘Website’
meer rechtstreeks uw collega’s mailen. Erg
tekst in de lijst van berichten en reminders te
op ‘Website bewerken’.
praktisch is het berichtenveld, zelfs als u Of-
plaatsen.
helemaal bovenaan op
Tip 4
Gebruik SkyDrive Pro SkyDrive Pro is een toepassing die toelaat om de documenten gestockeerd in de cloud ook offline beschikbaar te maken, voor die momenten dat u niet beschikt over een internetconnectie). Daarnaast laat SkyDrive Pro ook toe om samen te werken met collega’s, klanten en partners op dezelfde documenten.
14 I
Tip 5
Blijf bij de tijd We blijven nog even bij de
van het kopje ‘Berichten’.
berichten in Teamsite. Als u
Vervolgens klikt u op ‘Webon-
met meerdere mensen aan
derdeel bewerken’. Er opent
één project binnen Office 365
weer een contextmenu, met
werkt, dan kunnen zowel u als
fors wat meer opties. Klik op
uw medewerkers berichten
het plusje voor ‘AJAX-opties’
plaatsen. Er is maar één na-
en schakel daaronder de optie
deel: nieuwe berichten worden
‘Asynchroon automatisch
niet automatisch getoond. Om
vernieuwen inschakelen’ in.
singsfrequentie op, met als
den door personen waarmee
dat euvel te verhelpen, klikt u
Onder ‘Interval voor automa-
minimum 30 seconden. Klik
u Office 365 deelt, verschijnen
op het naar beneden gerichte
tisch vernieuwen (seconden)’
dan nog even op OK, en de
voortaan volautomatisch.
driehoekje helemaal rechts
geeft u de gewenste verver-
berichten die geplaatst wor-
Tip 6
Externe mailaccounts Bij Outlook 365 hoort ook een e-mailac-
Klik op de link, en vanaf dat moment lopen
count, maar hebt u al een eigen e-mailadres
alle berichten uit de toegevoegde accounts
of eentje via Gmail, dan kunt u die naadloos
via Outlook 365. Belangrijk: bij het toevoe-
integreren in het mailprogramma. Open
gen van een Gmail-adres worden gebruik-
Outlook en klik rechtsboven op ‘Opties’ en
ersgegevens niet altijd juist geconfigureerd.
daarna op ‘Alle opties weergeven’. Klik dan
Kijk dat even na door de nieuwe account
op ‘Verbonden accounts’ en op ‘Nieuw’.
te selecteren en dan op ‘Details’ te klikken.
Doorloop de wizard en vul de gevraagde
Controleer of gebruikersnaam en wacht-
gegevens in. Ter controle wordt er een e-mail
woord in orde zijn en pas ze eventueel aan.
verzonden naar de toegevoegde account.
Tip 7
Tip 8
Statuscheck
Zakelijk chatten
Is Office 365 niet bereikbaar of
Via uw Office 365-account kunt u ook
loopt de site erg traag? Dan zou
de zakelijke IM-dienst Lync gebruiken.
het kunnen dat er onderhouds-
Die kunt u los op de desktop instal-
werkzaamheden bezig zijn. Bent
leren. U vindt hem onder ‘Startpagina’
u van plan om op een bepaald
en het kopje ‘Lync’. Volg de link ‘Lync
tijdstip aan een belangrijk docu-
installeren’ en kies de gewenste versie
ment te werken, controleer dan
(32 of 64 bit). Na de installatie meldt
even of er op dat moment geen
u zich aan met het e-mailadres dat u
onderhoudswerkzaamheden in
ook gebruikt voor Office 365. Tot slot
het verschiet liggen. Klik onder
blijken er wat problemen binnen Lync
worden er nog wat extra onderdelen
‘Beheerder’ op ‘Gepland onder-
te zijn op het gebied van beeld en ge-
van Lync binnengehaald. Vervolgens
houd’ in de menukolom links. Als
luid, getuige de blauwe i-tekentjes en
kunnen andere Office 365-gebruikers
bepaalde onderdelen niet goed
het oranje pijltje. Klik erop, en u krijgt
met Lync op hun pc toegevoegd wor-
werken, dan checkt u de status bij meer informatie.
den aan de lijst met contactpersonen.
‘Servicestatus’. In dit voorbeeld
Tip 9
Gebruikers toevoegen Werkt u met meerdere mensen aan een project,
u onder ‘Beheerder’ op ‘Gebruikers’. In de nieuw
maar bent u wel de beheerder? Dan kunt u
geopende pagina klikt u op ‘Nieuw’ en vervol-
eenvoudig meerdere gebruikers aan uw eigen
gens op ‘Gebruiker’. Het enige wat u nu nog moet
Office 365-account toevoegen. Daarvoor klikt
doen, is de wizard doorlopen.
I 15
case
Arf & Yes
Rock-’n-roll op maat van Office 365 Toen het Gentse designbureau Arf & Yes een oplossing zocht die de vertrouwde en productiviteit van Microsoft Office moest combineren met de flexibiliteit en beschikbaarheid van software in de cloud, lag de oplossing voor de hand: Office 365. Twee jaar na datum heeft Arf & Yes zich deze overstap naar de cloud nog geen moment beklaagd.
A
rf & Yes is geen
met Microsoft en zagen dit
liteit van Microsoft.
alledaagse kmo.
dus als een vanzelfsprekende
Office uit de cloud gebruiken,
Dit Gentse desig-
volgende stap”, aldus Giovani
betekent niet dat u ook alle
nbureau ontwerpt
De Schampheleire, zaakvoerder
controle moet prijsgeven. Net
voornamelijk voor de tv- en
van Arf & Yes.
zoals voor de lokaal geïnstal-
entertainmentwereld. Het heeft
Nochtans waagden nog niet
leerde Microsoft-software
een vijftiental vaste medewer-
veel bedrijven twee jaar geleden
kunt u een beroep doen op uw
kers in dienst en werkt verder
deze stap. “Arf & Yes is dan
plaatselijke ICT-partner voor de
nauw samen met een aantal
ook geen alledaags bedrijf”,
implementatie en ondersteu-
freelancers. Al deze werkne-
verklaart Bjorn Robbens, zaak-
ning van de software. Zo ook
mers werken zowel op kantoor
voerder van ICT-partner BRO
Arf & Yes, dat voor de migratie
als op andere locaties.
Consulting: “Het bedrijf is wel
van de lokale software naar de
Door de aard van het bedrijf
degelijk een buitenbeentje. Ik
cloud een beroep deed op BRO
– bijzonder veel projecten in
zou ze zelfs rock-’n-roll durven
Consulting, sinds jaar en dag
binnen- en buitenland die de
noemen: vandaag werken ze
hun ICT-partner.
aanwezigheid van de mede-
in Londen, morgen in Tokio, ...
De migratie naar de cloud nam
werkers vereisen – is een goede
Het is een hectische business,
zowat anderhalve week in
communicatietool een absolute
waarbij ze continu een beroep
beslag, inclusief voorbereiding,
noodzaak. Sommige medewer-
moeten kunnen doen op hun
synchronisatie en eindcontrole.
kers zien het kantoor zelden of
communicatie- en samenwer-
“Naar onze normen een lang
nooit, en dus moet de digitale
kingstools.”
traject,” herinnert Bjorn Robbens zich, “maar de activiteiten
communicatie wel optimaal Software as a Service
van Arf & Yes impliceren ook
High-availability is hierbij een
bijzonder veel grote bestan-
Tevreden klant
topprioriteit – niet alleen voor
den in de mailbox, waardoor
Mede daarom werd twee jaar
de Office-software trouwens,
de gemiddelde grootte van
geleden beslist om over te stap-
maar ook voor de rest van de
de mailbox per werknemer
pen naar Office 365, de door
ICT-infrastructuur. Maar Arf
vele malen groter is dan bij de
Microsoft gehoste en als een
& Yes wil zelf geen extra tijd
meeste andere klanten.”
dienst aangeboden productivi-
vrijmaken om die continue
De migratie verliep voor de
teitssuite. Arf & Yes was al jaren
beschikbaarheid te garande-
eindgebruiker volledig onge-
een tevreden Microsoft-klant
ren. Daarom was Office 365
merkt: het overzetten van de
en had dus alle vertrouwen in
voor hen de ideale oplossing:
gegevens gebeurde ‘s avonds
deze overstap naar een volledig
een extern gehost en beheerd
of in het weekend, zodat de
extern gehoste versie van de
platform met garanties rond de
medewerkers nooit enige
Office-software. “Voor ons was
uptime. Software as a Service
downtime hebben ervaren. Ook
dit geen bijzondere beslissing:
dus, maar dan wel met de ver-
sinds ze hun Office-software uit
wij werkten al jaren samen
trouwde interface en functiona-
de cloud afnemen, viel er geen
verlopen.
“Office 365 is de ideale oplossing: een extern gehost en beheerd platform met garanties rond de uptime.” 16 I
Giovani De Schampheleire, zaakvoerder van Arf & Yes: ”wij werken al jaren samen met Microsoft en zagen Office 365 dus als een vanzelfsprekende volgende stap.”
noemenswaardige downtime
Yes zich geen zorgen hoeft te
ker of tijdelijke freelancer de
te melden. “En als er toch
maken over hardware, beheer
software moet gebruiken, ma-
downtime zou zijn, dan wordt
en ondersteuning en waardoor
ken we eenvoudig een nieuwe
Arf & Yes daar financieel voor
de software van overal te ge-
account aan. En wanneer die
gecompenseerd”, voegt Bjorn
bruiken is, zowel op kantoor als
tijdelijke kracht weer verdwijnt,
Robbens eraan toe.
op verplaatsing, in binnen- en
wordt de account moeiteloos
BRO Consulting blijft ook
buitenland. Microsoft garan-
afgezet, waarna er niet langer
instaan voor de ondersteuning
deert ook high availability, een
voor die extra gebruiker betaald
van de Microsoft-software. Als
garantie die ze de voorbije twee
moet worden.”
er een mailbox toegevoegd of
jaren probleemloos hebben
verwijderd moet worden, of er
waargemaakt, met nauwelijks
Vertrouwen
zijn andere ingrepen in de con-
of geen onbeschikbaarheid van
Hiervoor kan Arf & Yes zoals
figuratie vereist, kan Arf & Yes
de software. Bovendien kan
vanouds rekenen op de onder-
hiervoor op BRO Consulting re-
Arf & Yes rekenen op uiterst
steuning van zijn vertrouwde
kenen. Zo wordt cloudsoftware
grote volumes per gebruiker,
ICT-parter BRO Consulting, die
nooit een ‘ver-van-mijn-bed-
meer bepaald 25 gigabyte per
instaat voor de gemoedsrust
show’: in geval van problemen
mailbox. “Ook dat was een be-
die een jong en dynamisch
kunnen ze nog altijd terecht bij
langrijk argument voor Arf & Yes
bedrijf als Arf & Yes nodig heeft.
de partner uit de buurt.
met hun grote bestanden: als
Een vertrouwde en betrouwbare
je dat in je eigen infrastructuur
oplossing van de wereldleider
Beste van alle werelden
moet bewaren, heb je heel wat
in productiviteitssoftware,
Met Office 365 krijgt Arf &
capaciteit nodig”, merkt Giovani
steeds beschikbaar voor alle
Yes nu alle voordelen in één
De Schampheleire op.
medewerkers waar ze ook zijn,
oplossing. De vertrouwde en
En de flexibiliteit die de
en geholpen door een partner
krachtige Office-software
cloudsoftware biedt, past ook
die het bedrijf en zijn behoeften
wordt gecombineerd met de
uitstekend bij de dynamische
door en door begrijpt en onder-
vele voordelen van Software
werkomgeving van Arf & Yes,
steunt. Kortom, het beste van
as a Service. Office 365 wordt
voegt Bjorn Robbens er nog aan
alle werelden verenigd in één
extern gehost, waardoor Arf &
toe: “Als een nieuwe medewer-
oplossing.
“De flexibiliteit die cloudsoftware biedt, past uitstekend bij de dynamische werkomgeving van Arf & Yes.”
I 17
installatiegids
Office 365 in vijf stappen
Praktische installatiegids voor de kmo Office 365 is een compleet kantoorpakket in de cloud. U hoeft in uw bedrijf dus lokaal geen servers en clientsoftware te voorzien. Deze gids loodst u in vijf eenvoudige stappen door de procedure om de hele werkomgeving in te stellen en alle software te installeren.
stap Office 365-omge-
onmicrosoft.com. Die domein-
In het admin center kiest u voor
ving aanmaken
naam wordt voortaan gebruikt
de pagina â&#x20AC;&#x2DC;setupâ&#x20AC;&#x2122;. Daar kunt u
Office 365 staat in de
om uw Office 365-kantoorom-
kiezen tussen twee manieren
cloud, zodat u heel uw omge-
geving in de cloud te bereiken,
om uw Office 365-omgeving
ving van kantoorsoftware en
zowel voor u als beheerder als
in te stellen. In een klein bedrijf
productiviteitsdiensten kunt
voor de gebruikers. Als u dat
kunt u gerust voor de basis-
bereiken via het internet. En
wenst, kunt u deze domein-
instellingen opteren. Die zijn
ook starten doet u in de cloud.
naam later vervangen door uw
door Microsoft zelf uitgekozen,
Surf naar Office365.be om
eigen domeinnaam.
zodat u snel aan de slag kunt
1
een proefabonnement van 90 dagen op te zetten. Eerst en vooral moet u naast enkele bedrijfsgegevens ook een gewenst domein ingeven.
18 I
zonder al te veel aanpassingen Kies voor de Basic
stap Setup
2
te moeten doen. Later kunt u de instellingen altijd nog verder
Eens u van Office
verfijnen, wat betekent dat u
365 een eigen om-
met een gerust hart voor de
Dat is een uniek webadres dat
geving hebt aangemaakt, kunt
basisconfiguratie kunt kiezen.
er uitziet als bedrijfsnaam.
u beginnen met configureren.
U voegt een domeinnaam toe
die de plaats inneemt van het standaardadres bedrijfsnaam. onmicrosoft.com. Verder maakt u er ook gebruikersprofielen en
stap
4
Migreer bestaande mailboxen De kans is groot dat uw bedrijf nu
mailboxen in de cloud mee aan
al een mailsysteem heeft en
en kunt u bestaande mailboxen
dat elke gebruiker een heleboel
overzetten naar Office 365.
mails heeft die hij nog graag wil gebruiken. U kunt de bestaande
Gebruikers toevoe-
stap gen en licenties
3
mailboxen behouden en overzetten naar Office 365. Er zijn
toewijzen
drie mogelijke werkwijzen.
Gebruikers toevoe-
De makkelijkste migratie van
Zet de gebruikers
stap aan de slag
5
gen kan op twee manieren:
mailboxen is als u nu al een
individueel of in bulk. In de
Exchange Server in huis hebt. U
Als alle instellin-
beheertoepassing in de cloud
kunt de twee dan gewoon kop-
kunnen gebruikers inloggen
kunt u elke gebruiker afzonder-
pelen, waarna Exchange alles
op uw Office 365-omgeving in
lijk aanmaken door alle gege-
regelt met Office 365.
de cloud. Van daaruit kunnen
vens online in te voeren. Om
Twee andere manieren zijn het
ze zichzelf verder helpen. Ze
gebruikers in bulk aan te maken,
migreren van een IMAP-mailbox
kunnen de webmail gebruiken,
downloadt u een Excel-bestand
of het importeren van de PST-
maar ze kunnen er even goed
waarin u al uw gebruikers toe-
bestanden. De IMAP-migratie
voor kiezen om Outlook lokaal
voegt. Dat ingevulde bestand
gebeurt van op een server,
te installeren op hun computer.
voert u dan gewoon terug aan
de PST-bestanden staan op
Ze selecteren hun gewenste
Office 365.
de desktopcomputers van de
software zelf en installeren die
gebruikers zelf.
op hun computer. Van licenties
gen gebeurd zijn,
hoeft u zich als administrator niets aan te trekken, want die zijn met Office 365 automatisch geregeld. Ook de configuratie van de clientsoftware komt vanzelf in orde. Uw medewerkers zullen wel een woordje uitleg nodig hebben voor ze aan de slag kunnen in hun nieuwe kantooromgeving. Maar ook daar heeft Microsoft aan gedacht. In Office 365 staat voor de beheerder een hele welkomstkit klaar. Die bevat standaardmails in verschillende talen om gebruikers wegwijs maken in hun nieuwe kantoor.
I 19
EEN DOORSNEE DINSDAG Trein gemist, e-mail van het werk lezen op smartphone + Excel-graÀeken in real time bewerken samen met collega’s + Gegevens aanpassen met input uit Brussel + Videoconferentie met teams in Brussel, Antwerpen en Luik voor last-minute feedback + Link naar Ànaal document delen vanuit café + Reminder posten op newsfeed van het bedrijf
100 % Maria
JE VOLLEDIGE WERKPLEK IN DE CLOUD Videoconferenties in HD / E-mail op bedrijfsniveau / Eenvoudiger IT-beheer / Chatten met je collega’s / Overal toegang tot je documenten / Je volledige Office Ontdek hoe je anders kan werken met Office 365 op Office365.com Scan de tag en ontdek wat Office 365 nog meer kan. Download de gratis scannerapp op http://gettag.mobi Je hebt WiFi, een internetverbinding of een mobiel dataplan nodig om de tag te scannen (er kunnen kosten aangerekend worden). Een HD-ondersteunend toestel is vereist.