APLICACIÓN DEL SISTEMA DE IDEAS CONCRETAS DE PROGRESO (ICP) AL MANTENIMIENTO
Departamento de Mantenimiento ALGECIRAS 1 de ABRIL de 2015
1.- Objetivo. Este documento trata de presentar el sistema ICP (Ideas Concretas de Progreso) y desarrollar su posible implantación en el mantenimiento integral de ACERINOX, como parte de las propuestas de mejora a aportar en la nueva licitación. En un futuro, si este sistema se aplicase y resultara exitoso, podría extenderse al conjunto de todos los contratos de mantenimiento.
2.- Antecedentes. Este sistema fue creado e implementado por RENAULT, y se viene empleando en todas sus factorías desde el año 2.000. Trata de fomentar la participación y la implicación de los trabajadores a la par de que toda la organización puede aprovecharse de ese conocimiento específico. Gracias a este sistema de innovación participativa, solo a nivel de la factoría de Sevilla y en términos estrictamente económicos se han conseguido ahorros próximos al millón de euros anuales de forma sostenida durante los últimos diez años. En cuanto a la parte no cuantificable económicamente, se ha logrado una mayor implicación y compromiso del personal con la empresa y sus valores.
3.- Descripción del sistema. Este sistema trata de fomentar, recoger y aplicar las sugerencias de mejora que los trabajadores, como mejores conocedores de la labor que desempeñan a diario puedan plantear a lo largo del tiempo.
¿qué es una sugerencia? Una “sugerencia” es la propuesta de una idea concreta de progreso que puede hacer cada trabajador, ya sea de una forma espontánea o dentro del marco de una acción específica, y que, una vez aplicada, aporta una mejora de los productos, de los servicios o de los métodos de trabajo. Las “sugerencias” hacen los trabajos más fáciles, más seguros y más eficaces, reducen errores y costes, mejoran el servicio y hacen que los clientes se sientan satisfechos. Las propuestas de sugerencias deben permitir: - Mejora de nuestra actividad global. - Satisfacción de cliente. -Mejora de la seguridad/Condiciones de Trabajo y Medio Ambiente.
Hacer una “sugerencia” es algo fácil, pues no hay que confundir sugerir con inventar. Fundamentalmente se trata de identificar los problemas rutinarios próximos a uno mismo e intentar solucionarlos uno a uno. Si cada uno de nosotros miramos atentamente alrededor de nuestro puesto de trabajo, seguro que encontramos situaciones de derroche. Una cosa está clara, la presentación y aplicación de sugerencias revitaliza el lugar de trabajo. Esto a su vez, hace que nos sintamos más entusiastas cuando vemos que nuestra idea ha sido aplicada.
Lo que se persigue es: -Implicación de los trabajadores: establecer un mínimo de sugerencias al año. -Alta tasa de aplicación de todas las sugerencias: Objetivo del 90% - Presentación de ideas sencillas que aporten soluciones fáciles de aplicar con criterio de rentabilidad y valor añadido demostrable. - Presentación de ideas que desarrollen la creatividad en el entorno de trabajo aplicadas por el propio autor.
Lo que ofrece la empresa a cambio a los trabajadores: -
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Reconocimiento significativo apropiado “retributivo” y “no retributivo”. Los trabajadores son recompensados con pequeños obsequios: ver detalles más adelante. El reconocimiento a nivel de la empresa en tablones, revistas corporativas,… Respuestas en plazo a sus propuestas. Implicación de la línea jerárquica.
¿sobre qué hacer sugerencias? Las propuestas recogidas en una sugerencia pueden referirse a los siguientes aspectos: · Mejora de la calidad de nuestro trabajo. · Mejora de los servicios. · Costos: reducción de materiales, economía de energía, etc. · Plazos: optimización de los plazos de las prestaciones. · Procesos de trabajo: mejora de los métodos operatorios, mejora de los medios utilizados, simplificación de procedimientos, etc. · Condiciones de trabajo: mejora del entorno de trabajo en lo relativo a seguridad, limpieza, etc.
· Medio ambiente: Protección del medio ambiente en aquellos sectores relacionados con nuestra actividad. Toda sugerencia, como idea de progreso, no debería tener un coste de aplicación desproporcionado con relación a las mejoras esperadas.
¿Quiénes pueden hacer una sugerencia? Pueden ser autores de sugerencias todos los trabajadores de la empresa que en algún momento participen en el contrato de mantenimiento. Las sugerencias pueden ser fruto de una iniciativa individual o colectiva y pueden presentarse por tanto individualmente o de forma conjunta. En caso de tratarse de una iniciativa colectiva se consideraría dividida a todos los efectos entre los trabajadores que la presenten.
驴C贸mo se presentan las sugerencias? Una vez que el trabajador ha identificado la sugerencia, deber谩 rellenar un formulario establecido para ello (ANEXO I) como el que se expone a continuaci贸n:
Una vez correctamente cumplimentado, lo entregará al responsable del servicio que le firmará un recibí y procederá a su estudio junto con el departamento de mantenimiento, que decidirá si procede su aplicación y si es extrapolable a otros centros. Dado que las sugerencias se examinan y evalúan a partir de lo que escribimos en el impreso establecido para ello, de la información que proporcionamos la idea será aceptada, reconocida y premiada. Es fundamental expresar con claridad una sugerencia. Una sugerencia bien expresada favorece su valoración, mientras que otra expresada confusamente puede disminuirla considerablemente. Si la propuesta incumple alguno de los requisitos indicados en los apartados siguientes o bien no alcanza la puntuación mínima esta será desestimada. Elementos clave de una buena sugerencia. · Utilizar el impreso y rellenarlo correctamente. · Escribir y redactar de forma legible, breve y clara. · En el “Resumen de la idea” poner un título lo más concreto posible, para dar buena idea del contenido. · Destacar los puntos más importantes de la idea subrayando las palabras clave. · Describir la situación previa a la mejora y por qué es necesaria. · Describir el plan de mejora explicando todo lo que sea conveniente. Si es preciso podemos incluir nuestra propia opinión y añadir ilustraciones que faciliten la comprensión de la idea. · Describir los beneficios que la idea aporta en todas sus facetas: costos, calidad, plazos, servicio, seguridad, procesos, limpieza, condiciones de trabajo, medioambiente, etc.
Lo que NO ES una sugerencia y desestimará la propuesta. •
SUGERENCIAS ABSTRACTAS E IMAGINARIAS
Una sugerencia debe ser realista y proporcionar beneficios cuando se pone en práctica. Aunque la imaginación es libre en el momento de buscar una idea, antes de ser ésta expresada como sugerencia debe plantear una mejora concreta a un problema real, huyendo de todo tipo de abstracción que no aporte soluciones. •
EXPRESIÓN DE UNA OPINIÓN, UN DESEO O UNA QUEJA
Una afirmación subjetiva, es decir, una crítica hecha desde nuestro punto de vista, si no va acompañada de ninguna propuesta de mejora o medidas de solución, no es una sugerencia.
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SUGERENCIAS SOBRE PROBLEMAS DE PERSONAL
El sistema de sugerencias no tiene nada que ver con la política de relaciones humanas, puesto que la Empresa ya tiene establecidos los cauces correspondientes. •
SUGERENCIAS QUE NO APORTAN MEJORAS
No deben presentarse sugerencias que, mejorando aparentemente nuestro trabajo, perjudiquen a otros procesos o tengan una repercusión negativa en otros Departamentos. Las sugerencias deben ser evaluadas considerando una visión global de la Empresa. •
SUGERENCIAS SIMILARES O REPETIDAS
Cuando una idea ha solucionado un problema lo más conveniente es capitalizar la experiencia aplicándola en todos los puestos donde aparezca ese problema y no presentar sugerencias repetidas. ¿Qué beneficios obtiene la empresa? -
Dar cumplimiento al llamamiento del CLIENTE a potenciar las propuestas de mejora en los mantenimientos. Diferenciarse del resto de empresas apostando por la mejora continua y alejarnos del concepto del proveedor de servicios a precio/hora. Aumentar el compromiso y la implicación de los trabajadores con la empresa y su trabajo.
Sistema de valoración de las sugerencias Todas las sugerencias se valorarán mensualmente por un jurado local, perteneciente al equipo de mantenimiento y estará compuesto por el responsable del servicio, jefes de obra, departamento de PRL, departamento de calidad y MA y representantes de los trabajadores. Cada idea de mejora se puntuará en base a los siguientes criterios (ANEXO II):
CRITERIO SEGURIDAD
5 DE ¿SUPONE UNA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO? gran mejora
CRITERIO DE CALIDAD CRITERIO DE MEDIO AMBIENTE CRITERIO DE PRODUCCIÓN
¿SUPONE UNA MEJORA DE CALIDAD? gran mejora ¿SUPONE UNA MEJORA DE MEDIO AMBIENTE? gran mejora ¿SUPONE UNA MEJORA EN PRODUCTIVIDAD? gran mejora
CRITERIO ECONÓMICO ¿SUPONE UNA MEJORA EN COSTES? CRITERIO DE REALIZACIÓN ¿ES UNA PROPUESTA REALIZABLE?
gran mejora realización segura
4 mejora sustancial mejora sustancial mejora sustancial mejora sustancial mejora sustancial muy probable
3 mejora leve mejora leve mejora leve mejora leve leve mejora
2 no afecta no afecta no afecta no afecta
no afecta poco probable probable
1 empeor a empeor a empeor a empeor a empeor a irrealiza ble
Toda idea que alcance una valoración promedio mayor o igual a un 3 “mejora leve”, será premiada con puntos. La cantidad de los mismos, dependerá de la nota final de valoración, de forma que, las “mejores ideas” serán las mejor puntuadas.
Cada IDEA con nota entre 3,0 y 3,5 será premiada con “1 PUNTO”. Cada IDEA con nota entre 3,5 y 4,5 será premiada con “2 PUNTOS”. Cada IDEA con nota mayor a 4,5 será premiada con “3 PUNTOS”. Los trabajadores que participen de esta propuesta, acumularán tantos puntos, como ideas presenten, y estos podrán canjearlos por los regalos Tipo Básico del catálogo generado al efecto. Los puntos acumulados serán canjeados por regalos del catálogo en 1 año, salvo que exista falta de stock.
¿Qué beneficios obtiene el trabajador? - Sistema de retribución de las sugerencias Se propone un sistema de retribución de carácter “simbólico”, Regalo de Tipo Básico, para todos los trabajadores que aporten ideas, mediante el canjeado de puntos del catálogo creado para este fin. Mensualmente, de entre todas las ideas recibidas, el jurado local elegirá la mejor y está será premiada con un Regalo de Tipo Medio. Semestralmente, de entre todas las ideas mensuales ganadoras, el jurado local elegirá una ganadora y está será premiada con un Regalo Tipo Alto. Y por último, anualmente, un jurado integrado por la dirección, elegirá de entre las 2 ganadoras semestrales de todos los centros, la “MEJOR IDEA DEL AÑO” y esta será premiada con un Regalo Tipo Premium. El alcance de los regalos(1) se agrupa por estas cuatro categorías: -
Regalo de tipo básico – Canjeado de puntos según catálogo (ANEXO III) Regalo de tipo medio – Cheque regalo por importe de 150€. Regalo de tipo alto – Cheque regalo por importe de 300€. Regalo de tipo Premium – Cheque regalo por importe de 600€.
Al margen de lo anteriormente descrito, en los tablones de cada centro se publicará mensualmente y semestralmente las mejores ideas y sus ganadores, así como, en la revista corporativa se publicaría el ganador de la “MEJOR IDEA DEL AÑO”.
(1)
“Los regalos percibidos estarán sujetos a la correspondiente cotización”
ANEXO I
ANEXO II
ANEXO III