Reglam proc adm y contables 2014

REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES DEL COLEGIO DE INGENIEROS CIVILES DE CHIHUAHUA, CHIH., A. C. I. NORMATIVIDAD GENERAL EL CONSEJO DIRECTIVO ES RESPONSABLE DE APLICAR EL PRESENTE REGLAMENTO SEGร N LO NORMA LOS ESTATUTOS EN LAS DISPOSICIONES DE LOS SIGUIENTES CAPITULOS: VII.5-C, VII.5-G, VII.5-K, VIII.1-A, VIII.1-C, VIII.1-E, VIII.3.1-1 Y VIII.3.1-2 1. Contar con los servicios de un despacho de Contadores Pรบblicos Certificados (CPC) de reconocido prestigio y con autorizaciรณn de la Secretaria de Hacienda para emitir dictรกmenes que establezca las mejores prรกcticas contables de acuerdo a la situaciรณn cambiante del colegio y que dictamine los estados financieros.

2. Implementar el uso de un paquete contable profesional tal como el CONTPAQ o similar, A) Contar con el equipo de cรณmputo adecuado para su ejecuciรณn B) Capacitar a las personas responsables de su aplicaciรณn.

3. Operar las cuentas de cheques con firmas mancomunadas de dos funcionarios, los cuales serรกn en orden prioritario y sรณlo por ausencia de los primeros: a) Presidente y Tesorero b) Presidente y Sub-tesorero c) Vicepresidente y Tesorero 4. Las trasferencias bancarias deberรกn ser realizadas bajo una orden escrita para su emisiรณn y autorizadas con dos firmas bajo el mismo criterio del punto anterior 5. Sรณlo los funcionarios del Consejo Directivo antes mencionados, por principios de responsabilidad y autoridad, estarรกn facultados para la firma de cheques o autorizaciรณn de Trasferencias Interbancaria del Colegio, y por tal motivo, la gerencia no tendrรก dicha facultad.

II. INGRESOS 1. Todos los ingresos que se perciban deberรกn contar con un comprobante, clasificarse y registrarse de acuerdo al programa contable.

2. Todos los ingresos deberรกn depositarse en la cuenta operativa de cheques del Colegio.

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3. No se recibirán pagos en efectivo, la recepción de pagos en las oficinas el Colegio será únicamente con comprobante de depósito bancario, cheque con la leyenda “abono a cuenta del beneficiario”, tarjeta de débito/crédito o trasferencia interbancaria.

4. Los pagos mediante Cheque deberán depositarse siguiente de su recepción.

a más tardar el día hábil

5. A las pólizas de ingresos deberá anexarse una copia del recibo o factura elaborado y emitido al respecto, donde este especificado el motivo del ingreso, fecha, etc.

6. Cuando el usuario no solicite comprobante fiscal del ingreso, comprobante fiscal al público en general.

se hará

III. EGRESOS 1. Los egresos serán realizados bajo la premisa de “sólo aquéllos estrictamente necesarios” para la operación del Colegio.

2. Si el Consejo Directivo lo considera necesario, la gerencia del Colegio podrá manejar un fondo de 2,000.00 pesos de “Caja Chica” 3. La reposición del fondo de Caja Chica será autorizada y firmada por el presidente y/o el tesorero.

4. Las compras se efectuarán, sin excepción, en los establecimientos que emitan facturas con requisitos fiscales.

5. Los gastos se clasifican como menores si no exceden de 2,000 pesos.

6. Todo gasto mayor será autorizado y firmado por el Presidente y el Tesorero.

7. Para efectuar gastos mayores a $10,000.00 deberán recabarse cotizaciones cuando menos con tres proveedores, en igualdad de condiciones, y las cotizaciones se anexarán a la póliza correspondiente.

8. El Presidente y el Tesorero son responsables de recibir a plena satisfacción el producto o servicio motivo del gasto efectuado.

9. Aquellos gastos menores que operativamente resulte muy complicado realizar mediante cheque nominativo, se pagarán con el fondo de caja chica, de manera excepcional.

10. Los gastos realizados para representación del colegio, serán personales bajo el concepto de viáticos de viaje, y serán exclusivamente para hospedaje, 2

alimentos y transportación. Detallando la comisión asignada con un reporte de la misma. Serán reembolsados a su presentación, debiendo cumplir con los requisitos comprendidos en este reglamento.

IV. FACTURAS, RECIBOS Y COMPROBANTES 1. Sin excepción, todo comprobante de gastos deberá contener todos los requisitos fiscales, independientemente de las excepciones que puedan contemplar los códigos fiscales para las asociaciones civiles como la nuestra.

2. Cada factura deberá describir con detalle, por unidades y precios unitarios, el concepto del cobro respectivo.

3. Los conceptos facturados deberán corresponder fielmente a los productos o servicios adquiridos.

4. Por ningún motivo se aceptará factura de un servicio o de una compra amparada con facturas de giros comerciales diferentes.

Cada factura o comprobante fiscal deberá ser autorizado para su pago por el presidente y/o el tesorero. La gerencia deberá revisar que cumplan con todos los requisitos establecidos antes de la elaboración del cheque respectivo o trasferencia interbancaria.

5. La Gerencia será responsable de la emisión de folios fiscales del Colegio. (el que es válido es el que asigna el SAT) 6. Todos los recibos de nómina deberán estar debidamente firmados y además se incluirá el documento con firma y huella digital de las entradas y salidas de los empleados, con sus respectivos horarios de trabajo. Lo anterior para evitar contratiempos a la hora de una renuncia del personal administrativo.

7. Todos los recibos de nómina deberán contener folio fiscal emitido por el SAT. 8. Todos los Comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) deberán estar archivados junto con su archivo XML. 9. Todos los archivos electrónicos fiscales deberán ser respaldados.

V. POLIZAS DE CHEQUE, CHEQUES Y TRASFERENCIAS Los cheques se autorizarán y elaborarán sólo contra la presentación de los comprobantes fiscales.

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1. Todo cheque debera ser autorizado por el presidente y/o el tesorero y revisado previamente por la gerencia, para lo cual ésta firmará la póliza correspondiente.

2. Sin excepción, todo cheque deberá ser nominativo y tener la leyenda “para abono en cuenta del beneficiario”.

3. Cada cheque será elaborado con su póliza integrada y se anexará a ésta una fotocopia del cheque ya firmado.

4. Cada trasferencia interbancaria será elaborada con su póliza integrada y se anexará a ésta foto copia de la trasferencia con firma de quien autorizo.

5. La cantidad impresa en el cheque debe coincidir con la cantidad expresada en la factura o comprobante fiscal.

6. El beneficiario del cheque deberá de ser la misma persona física o moral correspondiente a la cedula fiscal que emite la factura correspondiente.

7. Los cheques para reposición de caja chica deben ser sólo para eso: “reposición de gastos de caja chica” y ésta no se debe usar para pagos que deben ser con cheque nominativo. Aquellos gastos realmente menores que operativamente sea complicado realizar con cheque se pagarán con el fondo de caja chica de manera excepcional.

8. Los cheques para reposición de la caja chica se harán siempre por cantidades menores a 2,000 pesos y los comprobantes respectivos deberán contener todos los requisitos fiscales.

9. Los cheques elaborados para viáticos de viaje, deberán estar comprobados totalmente en un término no mayor de 5 días hábiles, contados a partir del término del mismo, con comprobantes válidos fiscalmente y correspondientes al propósito del viaje. En caso de no ejercer el total de los viáticos, se hará un depósito del excedente y la copia se anexará a la póliza respectiva. En ningún caso deberán quedar saldos pendientes.

10. Al hacer entrega de cada cheque, quien lo recibe debe identificarse con documento oficial, anotando en la póliza nombre y firma y anexando copia de la identificación oficial. Si es persona moral, además de lo anterior, debe presentar carta poder de la empresa donde se le autoriza recoger cheques.

11. El funcionario que autoriza el pago será el responsable de verificar que el producto o servicio realmente está entregado o realizado.

VI. LINEAMIENTOS GENERALES 4

Para evitar favoritismos, confusiones y malas interpretaciones, no se realizarán erogaciones que beneficien a personas o familiares del consejo directivo, ni a personas o familiares del personal administrativo.

No se realizarán erogaciones del Colegio que beneficien a grupos pequeños o selectivos de socios, ni para aquellas actividades distintas de los objetivos del Colegio.

Todos los trabajadores firmarán una carta donde se autorice al Colegio a que se les hagan los descuentos por créditos de Infonavit. (El Infonavit entrega una carta a los patrones donde están obligados).

Podrán otorgarse préstamos en efectivo al personal administrativo hasta por dos salarios mensuales, pagaderos en un máximo de ocho meses. No podrá otorgarse un nuevo préstamo si no ha liquidado el anterior. No podrán otorgarse préstamos en efectivo a ninguna otra persona.

El Colegio no pagará gastos personales que correspondan sólo a los empleados, tales como teléfonos celulares, viajes, combustibles, vehículos, festejos personales, comidas dentro o fuera de las instalaciones, celebraciones particulares, etc.

El uso de los teléfonos del Colegio, tanto fijo como celular, se reserva para uso exclusivo de llamadas relacionadas con las actividades propias del Colegio y de ninguna manera para uso personal.

El vehículo del Colegio es sólo para el uso oficial del mismo y no para asuntos personales o familiares.

Cuando existan inversiones importantes del colegio, en sus instalaciones o en compromisos en desarrollo de eventos, El Consejo Directivo deberá presentar un análisis de factibilidad económica y utilitaria. Y Mancomunadamente el Consejo Directivo y el Consejo Consultivo, Normativo y de Vigilancia, podrán realizar inversiones cuando el valor exceda a los cuatrocientos salarios mínimos diarios vigentes para la ciudad de Chihuahua, Chihuahua. Estas deberán ser aprobadas por la asamblea, para su ejecución. Evitando acciones que pongan el riesgo el patrimonio del colegio o su tesorería.

Debe hacerse hincapié que si algunos gastos contrarios a los presentes lineamientos generales fueron realizados en anteriores administraciones, esto no representa motivo suficiente para validarlos y, por lo tanto, se consideran como malas prácticas, las cuales no deben repetirse y es necesario erradicar.

En igual forma, los presentes lineamientos se establecen en beneficio de la transparencia y certeza de la buena aplicación de las cuotas de los socios. Los ahorros así obtenidos, sumados a otros recursos, deben canalizarse a la obra social, 5

a la cual está obligado el Colegio y establecido claramente en el convenio signado con el Municipio, a cambio de la retención del 10% sobre el costo de los permisos de obra.

Los presentes lineamientos son enunciativos mas no limitativos.

Chihuahua, Chih., a 11 de agosto del 2014.

POR EL CONSEJO CONSULTIVO, NORMATIVO Y DE VIGILANCIA DEL CICCH, A.C.

I.C. Pompeyo Eduardo Portillo Edwards.

I.C. Miguel Arturo Rocha Meza.

I.C. Luis Carlos Riosvelasco Moreno.

I.C. Víctor Manuel Portillo Vargas.

I.C. Dora Yamile Floresafa Valdes

I.C. Rita Anchondo Villalva

I.C. Pedro Romero Solís

I.C. Juan Carlos Cano del Val.

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FONDO DE CAJA:    

1.- Oficio de asignación, que firma el encargado o responsable 2.- Caja de seguridad 3.- Entrega de vales de caja firmados contra entrega efectivo 4.- Cortes de caja o arqueos regulares.

     

EFECTIVO QUE SE RECIBE Relación o reporte de pagos Deposito Caja de seguridad Vigilancia Servicio de traslado de valores Lugar y ubicación del cajero CUENTAS POR COBRAR

    

Relación Facturas Archivo adecuado Bitácora Personal afianzado MATERIALES

    

Tarjetas de almacén Vales de salida y entrada Inventario Físico Instalaciones adecuadas Accesos restringidos

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HERRAMIENTAS     

Bitácoras Inventario Vales de entrega Lugar de almacenamiento adecuado Mantenimiento EQUIPO Y MAQUINARIA

    

Seguros Capacitación al personal Lugar adecuados Mantenimiento Resguardos

CUENTAS DE CHEQUES AUTORIZACIÓN  Firmas mancomunadas  Autorización de pagos x arriba X cantidad CUENTAS POR PAGAR AUTORIZACIÓN  Monto del pago  Requerir orden de compra anexa para su pago REQUISITOS PARA LA AUTORIZACIÓN DE ADQUISICION DE ACTIVOS  Acuerdo del Consejo de Admón.  X numero de cotizaciones  Justificar las razones para la adquisición CONTROL PARA LA UTILIZACIÓN DE FORMAS, INFORMES, ETC  Pólizas: que se anexen los documentos  Formas para importes de gastos de viaje  Reporte de gastos x programas 8

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