UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD SECCIÓN DE CONTABILIDAD
EL PRESUPUESTO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SALUD INFANTIL Y SALUD DE LA MUJER (PCMI): UN ENFOQUE DE CONTROL
ALBERTO MIRANDA ENCISO
MEMORIA FINAL DE LA EXPERIENCIA DE TRABAJO PROFESIONAL PRESENTADA PARA LA OBTENCIÓN DEL TITULO PROFESIONAL DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD.
LIMA, 1999
ÍNDICE DE MATERIAS Dedicatoria
II
Agradecimiento
III
Índice de Materias
IV
Lista de Tablas
VI
CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN
1
1.1
El Porqué del tema
3
1.2
Descripción del PCMJ
9
CAPÍTULO II. EL PRESUPUESTO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SALUD INFANTIL Y SALUD DE LA MUJER (PCMI)
20
11.1 El objetivo del Presupuesto del PCMI
20
11.2 La Estructura del Presupuesto del PCMI
21
11.2.1 Proyección de Ingresos
22
11.2.2 Proyección de Gastos
22
11.2.2.1
23
Metodología
11.222 Descripción de las cuentas de gastos
25
11.2.3 El pago del Overhead
28
11.3 Factores utilizados para el control del Presupuesto del PCMI
29
11.3.1 La Estructura Organizacional del PCMI
29
11.3.2 Definición de Centros de Responsabilidad
30
11.3.3 Diseño de un Sistema de Información Gerencial de Costos (SIGC)
33
11.3.3.1
Análisis de las características de la organización
33
11.3.3.2
La definición de objetivos del SIGC
34
11.3.3.3
Estudio y análisis del flujo de las operaciones del PCMI
35
11.3.3.4
Adaptación del sistema al flujo de las operaciones del PCMI
39
11.3.3.5
Funcionamiento operativo del Sistema de Información Gerencial de Costos 43
11.3.4 Manual de Normas y Procedimientos Contables y Presupuestarios
45
11.3.5 Diseño de Informes de Desempeño
47
CAPÍTULO 111. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DEL PCMI
51
111.1 La Gerencia del Flujo de Efectivo
51
111.1.1
Control de Ingresos de Efectivos
53
111.1.2
Control de Egresos de Efectivos
55
111.2 Organización del Manejo de Efectivo al Interior del PCMI
59
111.3 Selección de la entidad financiera con la que se abrirá la cuenta de Caja 61 CAPÍTULO IV. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SALUD INFANTIL Y SALUD DE LA MUJER - ANÁLISIS DE VARIACIONES 63 IV. 1 Modificaciones del Presupuesto del PCMI administrado por la Universidad Peruana Cayetano Heredia 63 IV.2 Modificaciones del Presupuesto del PCMI administrado por Pathfinder International
64
IV.3.Análisis de Variaciones
66
CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
71
V.1 Conclusiones V.2 Recomendaciones
71 75
ANEXOS Manual de Normas y Procedimientos
77
INTRODUCCION
La presente memoria está referida a mi experiencia profesional como Asistente Contable desempeñado en el Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer (PCMI), el cuál es realizado por el Consorcio formado entre la Universidad Peruana Cayetano Heredia y la ONG Pathfínder Internacional con el objetivo de capacitar al personal médico de las regiones del Programa: Piura, Cajamarca (Chota), Cusco y Lima (San Juan de Lurigancho) en los temas de Salud Infantil y Salud de la Mujer. El tema denominado “El Presupuesto del Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer (PCMI): Un enfoque de control” está dividido en cinco capítulos. El primer capítulo denominado Introducción, explica los motivos de la elección del tema y la descripción del Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer. El segundo capítulo describe el Presupuesto del PCMI, comienza con el análisis del objetivo principal del Presupuesto del PCMI, luego se detalla su estructura y por último se especifican los factores utilizados en el control del Presupuesto del PCMI. El tercer capítulo, denominado Ejecución del Presupuesto del PCMI, analiza los siguientes temas: la gerencia del flujo de efectivo, la organización del manejo de efectivo al interior del PCMI y la selección de la entidad financiera con la que se abrirá la cuenta de gestión financiera. El Análisis de las Variaciones de las cuentas presupuestarias es el tema principal del cuarto capítulo y en el último capítulo se analizan las Conclusiones y Recomendaciones referentes a la ejecución del Programa. Como se puede observar, la presente memoria de experiencia profesional resalta la importancia de El Presupuesto como herramienta de control y ayuda gerencial para la toma de decisiones en las operaciones del Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer.
Quiero agradecer en forma especial al Profesor Pedro Franco, por su asesoramiento en el desarrollo de la presente memoria, quién con su ayuda, estímulos y sugerencias provechosas contribuyó a mejorar la forma y contenido de este trabajo. No puedo dejar de mencionar a mi ALMA MATER: UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO. A ella le expresó mi sincero agradecimiento por haber contribuido en mi formación profesional. Finalmente, sea este párrafo portavoz de mi infinito agradecimiento a mis seres queridos: a mi madre, por su paciencia, empuje y tenacidad para que yo pueda concluir con éxito la obtención de mi Licenciatura; a mi padre, que desde el cielo está junto a mí para compartir esta meta de nuestras vidas: La Licenciatura en Contabilidad y que fue tantas veces postergada en mi vida; a mis hermanos, en especial a Javier Oswaldo por sus incansables, valiosas y oportunas muestras de apoyo y aliento que estimularon mis esfuerzos a concretar la presente memoria.
CONCLUSIONES Mi participación en el Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer (PCMI) amplió mi perspectiva en el campo profesional de la Contabilidad. En este programa asumí la responsabilidad del desarrollo de la información financiera y del control del Presupuesto del PCMI. Este aspecto del Control me sirve de base para el enfoque propuesto para la elaboración de la presente memoria como una descripción de mis laborales profesionales en el PCMI. Al realizar la preparación total de la información financiera del Presupuesto del PCMI, pude resaltar el papel de la Contabilidad como facilitador de la planeación y el control de las acciones gerenciales, es decir el aprovechamiento del Sistema de Contabilidad como medio indispensable para la Toma de Decisiones Gerenciales. Si describimos los procesos administrativos desde la planeación de las decisiones gerenciales del PCMI, como por ejemplo realizar los talleres de capacitación. Este objetivo es representado financieramente en los presupuestos asignados para cada una de las cuentas que corresponden a los Talleres de Capacitación. Luego viene el control que comprende dos momentos. El primer momento es: la acción gerencial, por ejemplo: generar las actividades del taller de capacitación, las cuáles producen los costos para su realización. Estos costos, los registró sobre la base de los documentos fuentes y clasificó de acuerdo a la codificación que implementé para el Sistema de Información Gerencial de Costos, diseñado por mí para el Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer. En el segundo momento: la Evaluación del Rendimiento, utilizó los Informes de Desempeño, que formulé para analizar las comparaciones entre los costos reales y los costos presupuestados y que además permite a los directivos del PCMI tomar medidas correctivas para lograr los objetivos del PCML Para vigilar los procedimientos de las acciones desarrolladas, preparé un Manual de Normas y Procedimientos Contables y Presupuestos para uso interno del PCMI.
Otra de mis funciones principales fue ser el Tesorero del PCMI porque estaba a cargo de la supervisión de los fondos del Programa, desde el momento de recepción de los aportes del Banco Mundial hasta las salidas de efectivo para realizar los pagos de proveedores, honorarios profesionales y otros, motivo por el cual diseñé un programa informático de Caja para conocer la posición de caja en todo momento y prever las necesidades de efectivo del Programa, y de esta manera controlar el flujo de efectivo del PCMI, igualmente para controlar los egresos de efectivo diseñé los siguientes formularios: la Orden de Pago, la Liquidación de Caja Chica, la Liquidación de Gastos de Viaje, Resumen de Gastos de Oficinas Regionales, Vales de Caja. En el aspecto tributario, mis labores contables en el PCMI incluyen la responsabilidad de la preparación de los reportes de Retención de Cuarta Categoría y Fonavi de los Honorarios Profesionales de los médicos y el Registro de Compras del PCMI. En el plano laboral, era responsable de la preparación de la planilla del PCMI y del pago de los Beneficios Sociales de los empleados del PCMI. En el área Logística, estaba encargado de la supervisión de las compras pues determinaba si las compras de materiales o los servicios solicitados por la Gerencia del PCMI estaban asignados en el Presupuesto del PCMI, y si era afirmativo, se procedía a realizar el pedido de los materiales o servicios, en cuyo caso vigilaba el cumplimiento de los procedimientos y la existencia de todos los documentos necesarios para el registro de la compra de materiales o la solicitud del servicio. Como se puede apreciar mi labor como Asistente Contable es dinámica en todo momento en el PCMI y aunque mi cargo era de Asistente Contable dentro del Departamento de Contabilidad de la Universidad Peruana Cayetano Heredia, sin embargo dentro de la estructura organizativa interna del Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer tenía las funciones de Contador, Tesorero y Contralor, pues cualquier información financiera del PCMI solicitada ya sea por la Universidad Peruana Cayetano Heredia o por el Ministerio de Salud debía contar con mi visto bueno.
Esta responsabilidad asumida por la preparación de la información financiera que comprende tanto la información presupuestaria como la información contable, fue bien acogida por la Gerencia del PCMI y gracias al buen desempeño de mi responsabilidad, conseguí la renovación de contrato para seguir en mi Cargo para el periodo de ampliación del Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer. La satisfacción de mis labores profesionales realizadas en el PCMI, fue el impulso inicial para la elaboración de la presente memoria. Los pasos siguientes me hicieron reconocer la validez de los conocimientos adquiridos en la Universidad del Pacifico pues, todos los cursos de la profesión de Contabilidad están presentes en el desarrollo de mis labores ejercidas en el Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer. Por otro lado, toda la experiencia profesional adquirida antes del Programa de Capacitación pudo ser bien aprovechada en este Programa, pues es aquí donde a mi entender doy un salto cualitativo en mi carrera profesional por la responsabilidad asumida en forma total de la información financiera del PCMI. A continuación, se detalla las conclusiones obtenidas de la ejecución del Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer para el período comprendido de Junio 1996 a Junio 1997: 1)
Una estrecha cooperación es requerida con todas las partes del PCMI, los
cuáles proveen datos al Presupuesto. Esta es la principal razón, para que el Presupuesto sea totalmente y constantemente apoyado por la alta dirección. 2)
La estructura organizacional es un pre - requisito para el Presupuesto del
PCMI, desde que el plan de cuentas debe ser basado en esta estructura antes de que pueda ser utilizado para propósitos de planeación y control. 3)
El sistema presupuestario del PCMI permite comparar los resultados
actuales con los resultados esperados. 4)
El Presupuesto del PCMI cambian la perspectiva de los directivos hacia
adelante, es decir lo importante son sus decisiones futuras para lograr los objetivos trazados por el PCMI, al prever las dificultades y buscar formas de evitarlas.
5)
El Presupuesto del PCMI es una herramienta de planeación y coordinación
para la realización de las operaciones del PCMI. 6)
El Presupuesto del PCMI cuantifica los efectos financieros planeados de
las actividades dirigidas a un continuo mejoramiento y reducción de costos. 7)
El Presupuesto del PCMI también expresa los planes de gastos de los
directivos para los diferentes centros de responsabilidad de costos. 8)
El Presupuesto del PCMI es una expresión cuantitativa de las líneas de
acción y una ayuda para la coordinación e implementación de estas líneas de acción. 9)
El Presupuesto es formulado para el PCMI considerado como un todo y
para cada subunidad de la PCMI. 10)
El presupuesto del PCMI cuantifica las expectativas de la Administración
del PCMI sobre los aportes del Programa, El flujo de Caja y la posición financiera. 11)
El Presupuesto del PCMI y los Informes de Rendimiento ayudan a la
Administración para la Toma de Decisiones. 12)
El Presupuesto del PCMI es un medio para alcanzar los objetivos del PCMI
y no es el fin en sí mismo. En otras palabras, es más importante lograr los objetivos del PCMI y no estar totalmente preocupado en cumplir estrictamente los resultados esperados del presupuesto del PCMI. Para ello la administración del PCMI tiene criterio para tomar las decisiones adecuadas para el desarrollo del PCMI. 13)
El Presupuesto del PCMI es una herramienta de control que utiliza la
Administración del PCMI para la toma de las decisiones en el desarrollo del Programa. 14)
El Presupuesto del PCMI es un medio de comunicación entre los directivos
del mismo nivel y entre los distintos niveles de la administración. 15)
El Presupuesto del PCMI sirve a una variedad de funciones de
coordinación de actividades, implementación de planes, comunicación, acciones de autorizaciones, motivación, control y evaluación de resultados. Esta función de
autorización es importante porque el presupuesto sirve como medio de aprobación y límite para gastos de la Gerencia del PCMI. 16)
El Presupuesto del PCMI tiene una gran contribución a la administración
pues cuando existe un cambio de condiciones, el presupuesto ayuda a la planeación de actividades originadas por el cambio. 17)
El Presupuesto del PCMI ayuda a la gerencia por lo que la Alta Gerencia
debe apoyar al presupuesto como parte integrante de su sistema de control y promover la participación de todos los integrantes del PCMI para alcanzar los objetivos trazados. 18)
El Presupuesto del PCMI no es administrado rígidamente, ya que cambios
en las condiciones originan cambios en los planes del presupuesto. 19)
Un Centro de Responsabilidad de Costos del PCMI es una parte, una
subunidad de la organización, cuyo directivo es responsable por la realización de una serie de actividades del PCMI. 20)
El Presupuesto y los Centros de Responsabilidad de Costos del PCMI
proveen
sistemática
ayuda
para
los
gerentes
cuando
se
interpreta
adecuadamente la información de sus actuaciones en los Informes de Desempeño durante un período de tiempo.
RECOMENDACIONES Respecto a los ingresos del Programa de Capacitación en Salud Infantil y Salud de la Mujer, se observa que los montos de los ingresos de efectivo de las primeras cuotas de los fondos entregados por el Banco Mundial no son suficientes para el desarrollo de las actividades programadas en los primeros seis meses del PCMI. Es recomendable mejorar la estrategia de negociación de la entrega de fondos de parte del Banco Mundial y del Ministerio de Salud y para ello es necesario presentar un flujo de efectivo del PCMI en donde se muestre los posibles problemas por la insuficiencia de los fondos entregados. También se puede apreciar que los fondos no son entregados en los períodos fijados por el Banco Mundial al PCMI, lo que agrava la posición financiera del PCMI en la etapa de implementación
y que fue
superada
gracias
a
la
colaboración de los directivos del PCMI, de los consultores médicos y de los docentes y facilitadores de los talleres de capacitación que postergaron el cobro de sus honorarios profesionales y del sobregiro que solicitamos a la Universidad Peruana Cayetano Heredia. Es por ello que la recomendación anterior es válida también en esta situación. En concordancia con las anteriores situaciones, es recomendable evitar el desfase existente
entre los periodos de ingresos de efectivo y las salidas de
efectivo del PCMI. Respecto a los gastos es necesario mejorar el cálculo de asignación para algunos de ellos, para evitar la transferencia de fondos entre los gastos, ya que hubo casos en que fueron sacrificadas unas cuentas para llevar a cabo, aquellas que se consideró eran vitales para los objetivos del PCMI. Por ejemplo se tuvo que anular la cuenta de trípticos para asignar sus montos a la cuenta de realización de spots
radiales,
presupuestados.
cuyos
costos
fueron
superiores
a
los
originalmente