Política nro. 117
DOCUMENTO DE POLÍTICA ESTÁNDAR DE LA CIUDAD DE FAYETTEVILLE
Política de dominio limitado del idioma inglés Fecha de entrada en vigor: 07/15/2011
Fecha de revisión: 07/15/2011
Cantidad de páginas: # 8
I. Propósito: El Título VI de la Ley de Derechos Civiles se aprobó en 1964 y prohíbe la discriminación sobre la base de la raza, el color o el origen nacional en cualquier programa o actividad que reciba asistencia económica federal. En agosto de 2000, el presidente Bill Clinton emitió el Decreto 13166 denominado “Fortalecimiento del Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964: Discriminación de origen nacional contra personas con dominio limitado del idioma inglés (LEP, por sus siglas en inglés)". El Decreto aclaró las responsabilidades existentes bajo la Ley de Derechos Civiles. Según lo estipulado por la ley y para cumplir con los requisitos del HUD, la FTA, el Departamento de Justicia y otras agencias federales, la ciudad aclara sus procedimientos y revisa su política relacionada con las personas con dominio limitado del idioma inglés. II. Definiciones: Lengua materna significa la lengua nativa de una persona o el idioma en que ésta se comunica mejor. Los funcionarios de la ciudad deben hacer todo el esfuerzo posible para constatar la lengua materna de una persona para garantizar la comunicación efectiva. Dominio limitado del idioma inglés (LEP) designa personas cuya lengua materna no es el inglés y que tienen capacidad limitada para leer, escribir, hablar o comprender el inglés. Las personas con LEP pueden ser competentes en determinados tipos de comunicación (p. ej., hablar o comprender), pero siguen teniendo LEP para otros propósitos (p. ej., lectura o escritura). En forma similar, las designaciones de LEP son específicas del contexto: una persona puede tener habilidades suficientes del idioma inglés para desempeñarse en un determinado entorno, pero éstas son insuficientes en otras situaciones. Interpretación es el acto de escuchar una comunicación en un idioma (idioma de origen) y convertirlo oralmente en otro idioma (idioma de destino), manteniendo el mismo significado. Traducción es el reemplazo de texto escrito en un idioma (idioma de origen) por un texto escrito equivalente en otro idioma (idioma de destino). Bilingüe se refiere a la capacidad de usar dos idiomas en forma competente. Intérprete Autorizado del Departamento (DAI, por sus siglas en inglés) es un empleado bilingüe de la ciudad que ha recibido autorización para interpretar a otras personas en determinadas situaciones. Lista de DAI es una lista de funcionarios de la ciudad que son bilingües y están autorizados para actuar como intérpretes voluntarios. El Departamento de Relaciones Humanas creará y
1
Política nro. 117
DOCUMENTO DE POLÍTICA ESTÁNDAR DE LA CIUDAD DE FAYETTEVILLE
Política de dominio limitado del idioma inglés Fecha de entrada en vigor: 07/15/2011
Fecha de revisión: 07/15/2011
Cantidad de páginas: # 8
mantendrá la lista y, a pedido, la proporcionará a los Supervisores del Departamento de la Ciudad.
III. Política y procedimiento: A. RESUMEN: la Ciudad de Fayetteville (COF, por sus siglas en inglés) ha desarrollado su Política de dominio limitado del idioma inglés y el memorando de procedimientos para ayudar a identificar los pasos razonables para ofrecer asistencia de idiomas a personas con LEP que buscan acceso significativo a los servicios de la COF, según lo requieren el Título VI de la Ley de Derechos Civiles y el Decreto 13166. Una persona con dominio limitado del idioma inglés es aquella que no habla inglés como su lengua materna y tiene capacidad limitada para hablar, leer, escribir o comprender inglés. Esta política detalla el procedimiento respecto a cómo identificar a una persona que pueda requerir asistencia de idiomas, las formas en que puede ofrecerse dicha asistencia, capacitar al personal, notificar a las personas con LEP que existe asistencia disponible y la información para actualizaciones de planes futuros. Al desarrollar la política, y para determinar el alcance de la obligación de la COF de ofrecer servicios de LEP, la COF llevó adelante el "Análisis de cuatro factores" del Departamento de Justicia, que considera: 1)
la cantidad o proporción de personas con LEP elegibles en el área de servicios de la COF, que pueden beneficiarse o que es probable que encuentren un programa, una actividad o un servicio de la COF;
2)
la frecuencia con la que las personas con LEP se ponen en contacto con un representante de la COF que ofrece los servicios;
3)
la naturaleza y la importancia del programa, la actividad o el servicio ofrecido por la COF a la población con LEP y
4)
los recursos disponibles para la COF y los costos generales para ofrecer asistencia de LEP.
La siguiente sección presenta una breve descripción de estas consideraciones.
2
Política nro. 117
DOCUMENTO DE POLÍTICA ESTÁNDAR DE LA CIUDAD DE FAYETTEVILLE
Política de dominio limitado del idioma inglés Fecha de entrada en vigor: 07/15/2011
Fecha de revisión: 07/15/2011
Cantidad de páginas: # 8
B.
ANÁLISIS DE CUATRO FACTORES
1)
La cantidad o proporción de personas con LEP elegibles en el área de servicios de la COF, que pueden beneficiarse o que es probable que encuentren un programa, una actividad o un servicio de la COF.
La COF examinó los informes del censo de los EE. UU. de 2000 y pudo determinar que existen tres poblaciones de uso significativo del idioma que hablan otros idiomas aparte de inglés. Esas poblaciones son las personas de habla hispana (16,536 – 5.9% de la población del área), otras personas que hablan indoeuropeo (7,916 – 2.8% de la población del área) e idiomas de Asia y las islas del Pacífico (5,040 – 1.8% de la población del área). De las personas que indicaron que hablan español, aproximadamente 2,415 indicaron que hablan inglés "no muy bien” o “nada", lo que significa que esas 2,415 probablemente cumplan con los requisitos de personas con LEP. Nota: en julio de 2011, los datos del censo de 2010 de habilidades de habla del idioma aún no están disponibles. 2)
La frecuencia con la que las personas con LEP se ponen en contacto con un representante de la COF que ofrece los servicios.
La ciudad ha evaluado la frecuencia con la que generalmente el personal ha logrado o podría entrar en contacto con clientes, ciudadanos u otras personas con LEP. Estos contactos ocurren a menudo cuando se prestan servicios de transporte, a través del contacto con las fuerzas del orden público y mediante el contacto con invitados o visitantes en el Ayuntamiento de la ciudad y las instalaciones de recreación. La mayoría de los departamentos de la COF no reciben solicitudes de intérpretes. El Departamento de Policía y el Departamento de Bomberos usan los servicios de traducción telefónica de la “línea de idiomas” e intérpretes del personal cuando se requieren servicios de traducción, además tienen acceso al asesoramiento sobre derechos en español y muchos otros idiomas a través del Palacio de Justicia del Condado de Cumberland. El Departamento de Transporte usa el sitio web de la FTA y el Departamento de Desarrollo de la Comunidad usa el sitio web del HUD para tener acceso a documentos traducidos al español y otros idiomas. El Departamento de Relaciones Humanas y el Departamento de Desarrollo de Recursos Humanos usan el sitio web del DOJ, el sitio web de la EEOC y el sitio web de la ADA. La COF también ofrece, por voluntad propia, algunos documentos importantes traducidos al español, incluidos avisos por escrito sobre los servicios de traducción disponibles a pedido. En resumen, la mayor parte de los empleados de la COF tiene poco contacto con personas con LEP.
3
Política nro. 117
DOCUMENTO DE POLÍTICA ESTÁNDAR DE LA CIUDAD DE FAYETTEVILLE
Política de dominio limitado del idioma inglés Fecha de entrada en vigor: 07/15/2011
Fecha de revisión: 07/15/2011
Cantidad de páginas: # 8
La mayoría de los turistas extranjeros que visita el área de servicios de la COF es bilingüe y no tienen LEP cuando buscan ayuda de los empleados de la ciudad. 3)
La naturaleza y la importancia del programa, la actividad o el servicio ofrecido por la COF a la población con LEP.
De acuerdo con la Oficina de Censos de los Estados Unidos, Encuesta de comunidades estadounidenses 2005-2009, la COF no tiene una concentración geográfica grande de ningún tipo de personas con LEP en su área de servicios. La abrumadora mayoría de la población, el 91%, sólo habla inglés. La población de habla hispana es predominantemente bilingüe, el 72%, sin embargo, 2,415 personas de habla hispana indicaron que hablan inglés “no muy bien” o “nada”. Las disposiciones de “puerto seguro” establecidas en las pautas federales de LEP requieren que los proveedores de servicios traduzcan los documentos importantes a los idiomas de las poblaciones de personas con LEP mayores al 5% de la población total, o poblaciones de más de 1,000 personas. El Departamento de Relaciones Humanas de la ciudad ofrece servicios de extensión a personas con LEP dentro del área de servicio de la COF.
4)
Los recursos disponibles para la COF y los costos generales para ofrecer asistencia de LEP.
La ciudad evaluó sus recursos disponibles que podrían usarse para brindar asistencia de LEP. Esto incluyó la identificación de cuánto costarían los servicios de interpretación y traducción profesional, en función de la necesidad, qué documentos deberían traducirse al español (que es la única población de LEP cuya cantidad muestra la necesidad de traducción de documentos importantes), la realización de un inventario de las organizaciones disponibles con las que la COF podría asociarse para realizar esfuerzos de extensión y traducción, y la determinación del nivel de capacitación necesario del personal. Después de analizar los cuatro factores, la ciudad desarrolló la política y los procedimientos descritos en la siguiente sección para ayudar a personas con dominio limitado del idioma inglés. C.
PROCEDIMIENTOS PARA EL DOMINIO LIMITADO DEL IDIOMA INGLÉS
1) Cómo identificar a una persona con LEP que requiere asistencia de idiomas – A continuación se muestran las herramientas que ayudan a identificar a las personas que requieren asistencia de idiomas:
4
Política nro. 117
DOCUMENTO DE POLÍTICA ESTÁNDAR DE LA CIUDAD DE FAYETTEVILLE
Política de dominio limitado del idioma inglés Fecha de entrada en vigor: 07/15/2011
Fecha de revisión: 07/15/2011
Cantidad de páginas: # 8
analizar los registros de solicitudes de asistencia de idiomas en circunstancias anteriores, para anticipar necesidades futuras. tener las tarjetas “I Speak” (tarjetas “Hablo”) de la Oficina de Censos en cada área de recepción de servicios de la ciudad o en áreas en las que los empleados de la ciudad atienden al público general. cuando la ciudad patrocina eventos, talleres o conferencias a los que se sabe que asistirán personas con LEP que puedan requerir asistencia: establecer una mesa con hojas de inscripción, tener un miembro del personal para dar la bienvenida y hablar brevemente a cada asistente, de manera de evaluar informalmente la capacidad del asistente para hablar y comprender inglés. o tener las tarjetas “I Speak” (tarjetas “Hablo”) en el evento. Aunque el personal no pueda prestar asistencia de traducción ese día en particular del encuentro, las tarjetas son una herramienta excelente para identificar las necesidades idiomáticas en futuras reuniones. o Encuestar a conductores de medios de transporte, oficiales de policía, personal de primera intervención del departamento de bomberos, personal de recepción del Ayuntamiento, personal de recreación y otro personal de primera intervención para evaluar todo contacto, directo o indirecto, con personas con LEP.
o
2) Medidas de asistencia de idiomas – La COF implementó o implementará los siguientes procedimientos de LEP. La creación de estos pasos se basa en el porcentaje muy bajo de personas que hablan otros idiomas o que no hablan inglés al menos “bien” y la falta de recursos disponibles en el área de servicios de la COF:
Traducción oral: la ciudad cuenta con varios empleados que hablan español u otros idiomas en forma fluida, que pueden prestar asistencia significativa a otros empleados cuando se da el contacto telefónico o cara a cara con personas con LEP. El Departamento de Relaciones Humanas llevará una lista de empleados multilingües e información de contacto de su cargo en la ciudad, de manera que se los pueda llamar para ayudar a traducir cuando sea necesario.
Cuando se requiera de un intérprete, ya sea en persona o por teléfono, y la COF haya agotado la opción de un empleado traductor que se explicó antes, el personal intentará determinar qué idioma se requiere usando la tarjeta “I Speak” (tarjeta “Hablo”). Luego, el personal usará el servicio de intérprete por teléfono – Servicio de la línea de idiomas en http://www.languageline.com. En la página de inicio de la Línea de idiomas, el personal
5
Política nro. 117
DOCUMENTO DE POLÍTICA ESTÁNDAR DE LA CIUDAD DE FAYETTEVILLE
Política de dominio limitado del idioma inglés Fecha de entrada en vigor: 07/15/2011
Fecha de revisión: 07/15/2011
Cantidad de páginas: # 8
seleccionará el vínculo “Necesito un intérprete ahora” y seguirá las indicaciones para recibir un código de acceso. La Línea de idiomas ofrece traducción en idiomas que pueda requerir la COF, como español, vietnamita, japonés, hmong, coreano, francés, alemán y ruso.
Interpretación escrita – Se traducirán al español documentos importantes identificados por la División de Transporte y los Departamentos de Policía y Bomberos de la COF. La COF puede usar los servicios de la “Línea de idiomas” para traducir otros materiales, según sea necesario.
3) Capacitación del personal de la COF – Todo el personal de la COF recibirá la Política de LEP durante las reuniones programadas del personal. Se distribuirán folletos que contengan información de acceso de personas con LEP a todo el personal, y se actualizarán según sea necesario. 4) Técnicas de extensión – Desde el primer boceto de la Política de LEP de la COF, con fecha de mayo de 2011, la ciudad no cuenta con una práctica formal de técnicas de extensión debido a la falta de población con LEP y los recursos disponibles en el área de servicios. La ciudad traducirá e imprimirá los materiales clave y los pondrá a disposición en varios Departamentos de la COF, incluidos el Departamento de Transporte, el Departamento de Desarrollo de la Comunidad, el Departamento de Parques y Recreación, el Departamento de Policía, el Departamento de Bomberos y el Departamento de Relaciones Humanas, cuando se identifique una población específica con LEP o una necesidad relacionada. 5) Monitoreo y actualización del Plan de LEP – Esta política está diseñada para ser flexible y puede actualizarse fácilmente. La ciudad ha identificado al Departamento de Relaciones Humanas como el departamento responsable e identificará claramente un miembro del personal de Relaciones Humanas responsable de asistir a los clientes con problemas idiomáticos y para responder a todas las inquietudes y quejas de acceso al idioma. La ciudad revisará y actualizará las políticas y los procedimientos de LEP cada tres años comenzando en mayo de 2011, y revisará y actualizará las políticas de LEP cada vez que se publiquen las Estadísticas de idiomas de la Oficina de Censos de los EE. UU. 6) Difusión del Plan de dominio limitado del idioma inglés de la COF – Se brindarán, a pedido, copias del memorando de la Política de LEP a cualquier persona que solicite el documento vía telefónica, en persona, por correo electrónico o por correo postal. Las personas con LEP pueden obtener copias/traducciones del plan a pedido. D.
PLANES DE LEP ESPECÍFICOS DE DEPARTAMENTOS Y DIVISIONES
Esta política general de la ciudad puede tener planes complementarios específicos de cada departamento y división, pero no podrán reemplazarla.
6
Política nro. 117
DOCUMENTO DE POLÍTICA ESTÁNDAR DE LA CIUDAD DE FAYETTEVILLE
Política de dominio limitado del idioma inglés Fecha de entrada en vigor: 07/15/2011
E.
Fecha de revisión: 07/15/2011
Cantidad de páginas: # 8
RESPONSABILIDADES
1) Personal de Relaciones Humanas – El personal de Relaciones Humanas proporcionará a los departamentos información relacionada con los servicios de traducción y la asistencia de idiomas. 2) Directores/supervisores de la ciudad – Los supervisores y directores de la ciudad se reunirán con los empleados para explicar la Política de LEP y brindar información relacionada con los servicios de traducción y la asistencia de idiomas. 3) Personal de la secretaría de la ciudad – El personal de la secretaría de la ciudad será el contacto primario para recibir preguntas e inquietudes relacionadas con la política de LEP general de la ciudad. El personal de la secretaría de la ciudad remitirá las preguntas e inquietudes a los departamentos y las divisiones, según sea necesario y adecuado. 4) Personal de departamentos y divisiones – Los departamentos y las divisiones identificarán aquellos empleados que son multilingües y que pueden ofrecer traducción oral, si es necesario, y proporcionará al Departamento de Recursos Humanos los nombres de dichos empleados para generar un archivo. Los departamentos y las divisiones también serán el contacto primario y los funcionarios de repuesta en caso de preguntas o inquietudes relacionadas con:
los Planes de LEP específicos dentro de un departamento o división
la actividades de extensión comunitaria realizadas por el departamento y
los servicios que el departamento o división ofrece a las personas
5) Empleados – Los empleados brindarán información a las personas con LEP según se indica en esta política, además aconsejarán y consultarán a su director o supervisor del Departamento cuando se presten dichos servicios. Todas las preguntas o los comentarios relacionados con este plan deben dirigirse a la Oficina del Secretario de la Ciudad: Ciudad de Fayetteville Secretario de la Ciudad 433 Hay Street P.O. Box 1513 Fayetteville, NC 28302 Teléfono: (910) 433 - 1989 Fax: (910) 433 - 1980
7
Política nro. 117
DOCUMENTO DE POLÍTICA ESTÁNDAR DE LA CIUDAD DE FAYETTEVILLE
Política de dominio limitado del idioma inglés Fecha de entrada en vigor: 07/15/2011
Fecha de revisión: 07/15/2011
Cantidad de páginas: # 8
Departamento Inicial: Departamento de Relaciones Humanas __________________ Aprobado por: ____________________________________________________ Dale Iman, Administrador de la Ciudad
8
Fecha
The City of Fayetteville, North Carolina does not discriminate on the basis of race, sex, color, age, national origin, religion, or disability in its employment opportunities, programs, services or activities.
www.cityoffayetteville.org www.facebook.com/cityoffayettevillegovernment Twitter @CityOfFayNC