CODIGO: PR.1-111.03
ADMINISTRACION DE PETICIONES Y QUEJAS
VERSION: 4.0 FECHA: MAYO 10 DE 2013
1. OBJETIVO Tramitar y direccionar las Peticiones, Denuncias y Quejas, presentadas por la ciudadanía a la Contraloría General de Caldas y dar respuesta oportuna al ciudadano sobre su evolución y resultados. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la radicación de las Peticiones, Quejas y Denuncias que presenten los ciudadanos y termina con la respuesta final al quejoso y el auto de archivo del expediente. 3. ABREVIATURAS PQD: Peticiones, Quejas y Denuncias GRI: Grupo de Reacción Inmediata 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Constitución Política de Colombia, Ley 42 de 1993, Ley 100 de 1993, Ley 115 de 1994, Ley 134 de 1994, Ley 136 de 1994, Ley 190 de 1995, Ley 472 de 1998 por la cual se desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia en relación con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones, Ley 489 de 1998, Ley 610 de 2000, Ley 715 de 2001, Ley 734 de 2002, Decreto 1599 de Mayo de 2005 “MECI 1000:2000, Ley 134 de 1994, Ley 850 de 2003, Ley 872 de 2003 Por la cual se reglamenta la NTCGP 1000:2004, Ley 1474 de 2011, Resolución interna 0648 de Noviembre de 2012 por medio de la cual se ajusta el sistema de Denuncias, Peticiones y Quejas en la Contraloría General de Caldas. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5.1 RECEPCIÓN Y CLASIFICACIÓN ACTIVIDAD 1 Clasificación de la Información Recepcionada en el Subproceso de Participación Ciudadana: a.) b.) c.) d.)
Derecho de Petición. Denuncia Queja Consulta de Información
Responsable: Profesional Universitario Grado 02, Subproceso de Participación Ciudadana.
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ACTIVIDAD 2 Clasificación del medio de llegada o participación a través del cual se recepciona la petición, queja o denuncia. a) b) c) d) e) f)
Escrita o por correo físico Página Web de la Entidad Personalmente Medio de Comunicación Anónima Llamada Telefónica
ACTIVIDAD 3 Diligenciamiento del formato radicación de peticiones, quejas o denuncias, en el cual se consignan los datos de las denuncias, peticiones o quejas recepcionadas por el subproceso de participación ciudadana. Responsable: Profesional Universitario Grado 02 y Técnico Operativo Subproceso de Participación Ciudadana ACTIVIDAD 4 Evaluación de contenido Responsable: Profesional Universitario Grado 02, Subproceso de Participación Ciudadana ACTIVIDAD 5 Comunicación al peticionario, denunciante o quejoso informando inicio de trámite. Responsable: Profesional Universitario Grado 02. 5.2 ANALISIS DE LA INFORMACIÓN ACTIVIDAD 1 Se evalúa la pertinencia de llevar la petición, queja o denuncia al comité de evaluación de peticiones, quejas y denuncias. De no ser necesario se define uno de los siguientes trámites: 1. Respuesta directa.
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2. Traslado externo (otras entidades) por tratarse de un asunto de no competencia de la Contraloría General de Caldas. 3. Traslado proceso de Responsabilidad Fiscal. 4. Traslado al subproceso Auditorias Integrales
5. Archivo por improcedencia. 6. Solicitud de información, soportes o ampliación de la denuncia, petición o queja. Responsable: Profesional Universitario Grado 02, Subproceso Participación ciudadana.
ACTIVIDAD 2 Se define enviar al comité de evaluación de peticiones, quejas y denuncias. Responsable: Profesional Universitario Grado 02. Subproceso Participación ciudadana.
5.3 ANÁLISIS EN COMITÉ DE EVALUACIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y DENUNCIAS ACTIVIDAD 1 Se cita a los miembros del comité (Subcontralor General de Caldas, Asesora Jurídica, Profesional Especializado de Responsabilidad Fiscal, Control Fiscal Micro, Control Fiscal Macro y Profesional Universitarios Grado 02 del Subproceso de Participación Ciudadana). Responsable: Profesional Universitario Grado 02, Subproceso de Participación Ciudadana.
ACTIVIDAD 2 Se estudian las quejas, peticiones o denuncias y se determina su trámite así:
Traslado proceso de Responsabilidad Fiscal.
Traslado al subproceso Auditorias integrales
Traslado al Grupo de Reacción Inmediata (GRI) de la Contraloría General de Caldas y definición de profesionales que conformarán este grupo.
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Respuesta directa
Traslado externo por tratarse de un asunto de un asunto de no competencia de la Contraloría General de Caldas.
Archivo por improcedencia
Responsables: Subcontralor General de Caldas, Asesor Jurídico, Profesionales Especializados Procesos de: Responsabilidad Fiscal, Control Fiscal Micro y Control Fiscal Macro y Profesional Universitario Grado 02 del Subproceso Participación Ciudadana ACTIVIDAD 3 Elaboración del acta del Comité de peticiones, quejas y denuncias y aprobación del acta comité. Responsable: Elaboración del acta Profesional Universitario Grado 02 Subproceso Participación ciudadana y aprobación del acta Subcontralor General de Caldas. 6. FORMATOS Y REGISTROS Registro comunicación al peticionario informando el inicio del trámite.
Registro respuesta directa. Proyectado en el subproceso y firmado por el Contralor General de Caldas. Registro traslado externo. Proyectado en el subproceso y firmado por el Contralor General de Caldas. Registro solicitud de información, ampliación y soportes. Registro Auto de archivo. Registro Auto de traslado. Registro citación a comité. Registro actas comité. Registro Traslado interno. Formato radicación de peticiones y/o quejas orales Formato control quejas
7. GLOSARIO DERECHO DE PETICIÓN Solicitud respetuosas de información- copias, exámenes de documentos – certificaciones y consultas.
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DENUNCIA Aviso verbal o escrito sobre hechos o conductas con las que se pueda configurar un posible manejo irregular o eventual detrimento patrimonial de fondos o bienes públicos. QUEJA Acción para dar a conocer una situación irregular en el cumplimiento de las funciones de la entidad o contra funcionarios. FORMULACIÓN DE CONSULTA: Es la solicitud de pronunciamiento sobre el parecer o dictamen de la Contraloría General de Caldas, en relación con un hecho o asunto de su competencia. TRÁMITE DIRECTO: Cuando la Contraloría General de Caldas responde de fondo al peticionario, denunciante o quejoso. Si la respuesta requiere de visita especial o verificarse en el proceso auditor, se le informará al peticionario sobre la actuación que se adelantará para dar respuesta de fondo al asunto planteado.
PETICIÓN, QUEJA O DENUNCIA EN TRÁMITE: Es de competencia de la Contraloría General de Caldas y se responde directamente o la respuesta de fondo depende de una auditoria especial o proceso auditor.
QUEJA/DENUNCIA/DERECHO DE PETICIÓN ARCHIVADA: Son todas aquellas que se les dio trámite y por consiguiente se encuentran terminadas: • Por respuesta de fondo al peticionario. • Se trasladó a otra entidad que era la competente. (art 33 C:C.A)
DENUNCIA O QUEJA ANÓNIMA: Se desconoce la persona que pone en conocimiento hechos irregulares y se requiere acreditar por lo menos umariamente la veracidad de los hechos denunciados o cuando se refiera en concreto a hechos o personas claramente identificables. ( art 81 ley 962/05). RESPUESTA DE FONDO: Es resolver de fondo y de manera clara, precisa y congruente lo solicitado
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Elaboró: Luz Marina Revisó: Daliris Arias Marín Sanchez Franco Cargo: Profesional Cargo: Asesora Universitario Grado 02 Planeación
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ORIGEN DE LOS CAMBIOS
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Aprobó: Jorge Eber Wheeler Arcila
de Cargo: Contralor General de Caldas
FECHA
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Ajuste de responsables Marzo 19 de 2010 y actividades.
04
Cambio en las MAYO 10 DE 2013 actividades. Cambio de logo
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