la planificación PARTE 3 de nuestras acciones
FORMULACIÓN EJECUCIÓN EVALUACIÓN Programa de Formación Política con Visión Estratégica
FORMULACIÓN
Se refiere a elaborar, en términos precisos, claros y oportunos, las decisiones y la forma en que éstas se llevarán a la práctica.
PASOS DE LA PLANIFICACIÓN
Pasos de la formulación
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Construcción de la situación a la que se desea llegar: consiste en caracterizar la situación presente con el propósito de superar la situación inicial; dejando de lado por un momento la situación futura que se desea alcanzar, para retomarla posteriormente. Es establecer los resultados deseados. Vamos a armar una lista de las cosas que queremos conseguir en nuestra planificación. Mirando nuestros problemas vamos a analizar si podemos resolverlos a todos. Cada problema resuelto es un paso más Resultado: es el problema solucionado. en dirección a nuestro objetivo. Vamos a Los resultados cuantifican y cualifican lo que listar todos los resultados esperados. deberá ser hecho para resolver el problema. Sabiendo a dónde queremos llegar es Deben ser formulados en presente. más fácil elegir el camino. Nudo crítico
Resultado esperado
¿Cuál es la situación ideal deseada? ¿Es necesario tener cuidado en no formular un resultado inalcanzable?
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RECORDEMOS SIEMPRE... SIN PROYECTO CLARO, NO HAY ACCIÓN TRANSFORMADORA
Diseño de estrategias: aquí es donde se define y delimita cuál es el proyecto de la organización. Cuál es su mayor deseo. Es el fruto del deseo de cambio en relación a una situación deseada. El proyecto es un emprendimiento con objetivos explícitos y delimitados, sus actividades, su durabilidad, su área de actuación (espacio), los recursos necesarios. Cuando hablamos de objetivos estamos respondiendo a la pregunta para qué se hace. Son los logros que se quieren alcanzar con la ejecución de las actividades que lo integran. Los objetivos son el punto central de referencia para entender la naturaleza más específica de cualquier proyecto y constituyen el elemento que da coherencia a la acción.
OBJETIVOS Claros deben estar enunciados en un lenguaje comprensible y preciso, de modo que sean fácilmente identificables. Realistas significa que deben ser factibles de alcanzar con los recursos disponibles, con la estrategia o metodología adoptada y dentro de los plazos que en el proyecto se fijan. Pertinentes significa que los objetivos deben tener una lógica relación entre su naturaleza y la naturaleza de la situación que se quiere resolver.
PASOS DE LA PLANIFICACIÓN
Metas
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Formular las metas: es señalar cuánto queremos alcanzar de cada objetivo. Deben ser claras y realistas y deben ser coherentes con los objetivos del proyecto. Las metas constituirán el punto final de referencia para el proceso de evaluación del proyecto. La comparación del resultado obtenido con las metas programadas, dentro de los plazos definidos en la programación, nos darán la medida del éxito o el fracaso.
Plan de acción
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Es la Programación, delinear el plan de acción. Es el conjunto de acciones con los respectivos plazos, las personas responsables, y los recursos necesarios para llegar a un resultado propuesto. El plan está compuesto por:
Acciones todo lo que necesitamos hacer para llegar a un resultado propuesto. Plazos fecha precisa en que el gerenciamiento o monitoreo será hecho. Responsable persona que no siempre tendrá que ejecutar una acción concreta pero que será fundamental para que esta acción sea cumplida. El responsable tiene nombre y apellido, no puede ser todo el grupo. todo lo que necesitamos para realizar una acción. No sólo recursos financieros, sino costos, recursos de conocimiento, tiempo en horas, infraestructura, sala y material necesario, recursos políticos de organización o hasta una acción realizada anteriormente.
Recursos
Plazo para la ejecución Resultado esperado Acción
Plazo
Responsable
Recursos necesarios
¿Qué necesitamos hacer para llegar a este resultado?
5
Analizar la viabilidad del plan de acción, es establecer la relación entre los recursos que necesitamos y los recursos que tenemos efectivamente. Si una acción es bastante estratégica, o sea, elimina nuestros principales problemas pero no tenemos los recursos necesarios para realizarla, entonces tenemos que construir un plan viable. Acción
Recursos necesarios
Recursos que tenemos y faltan
Viabilidad
Alta, media, baja
Qué hacer para aumentar la viabilidad
PASOS DE LA PLANIFICACIÓN
EJECUCIÓN
Consiste en poner en práctica las medidas formuladas. Esto implica considerar cómo organizar y administrar el trabajo, lo que implica el control y el seguimiento de las acciones que se realicen. Aquí se debe definir cómo se hará el gerenciamiento o monitoreo, el seguimiento de cómo se está llevando a cabo el plan trazado, y exige a cada uno el cumplimiento de la parte con la que se comprometió. Gerenciamiento es monitorear la realización de las acciones o modificarlas si es necesario. Tendremos entonces el día a día organizado por estrategias preestablecidas y la incorporación de nuevos desafíos que la práctica nos coloca. Debemos comenzar a acostumbrarnos a escribir, a dejar constancia de lo que decidimos entre todos, que nos ayude como “ayuda memoria”, porque en el correr de la actividad nos podemos confundir y alejarnos del objetivo que nos habíamos propuesto. Así vamos a tener una referencia desde dónde revisar nuestra acción. Plazo para la ejecución Resultado esperado Acción
Plazo
Responsable
Recursos necesarios
Gerenciamiento es monitorear la realización de las acciones o modificarlas si es necesario. Tendremos entonces el día a día organizado por estrategias preestablecidas. Debemos comenzar a acostumbrarnos a escribir. ana octubre/Estela, Juan y Manuel. Presentación al Municipio/3ra. sem Movilización al Ministerio/12/agosto/Carlos, María, Silvia y Rodolfo Elaboración informe mensual/abril/Equipo económico (Federico)
PASOS DE LA PLANIFICACIÓN
EVALUACIÓN La evaluación se realizará durante las reuniones de monitoreo o gerenciamiento. Ella irá a colocar nuestro plan de acción a prueba a fin de verificar los aciertos y errores para modificarlos si es necesario. Se concibe como un proceso integral y continuo que apunte no sólo a detectar irregularidades, sino también a proporcionar la información necesaria para implementar las medidas preventivas y correctivas necesarias a la formulación realizada. Comprende tres momentos:
Antes, durante y después de la ejecución Antes de la ejecución
Aquí se toma en consideración las posibilidades de cumplimiento de los propósitos perseguidos.
Durante la ejecución
Se considera el nivel de cumplimiento logrado de las medidas previstas.
Después de la ejecución
Se evalúa tanto el grado de cumplimiento de todo lo formulado, la aproximación a los propósitos expresados y el impacto de todo lo ejecutado. Esta evaluación permanente es percibir si las acciones planificadas están modificando la realidad problemática y llegando a resultados propuestos. Estos resultados deben garantizar la materialización en la práctica del proyecto que el grupo se propone realizar. La evaluación es un momento crucial para el plan. Si dejamos de hacer una acción importante, debemos investigar a fondo cuáles fueron los motivos de esta no-realización y los perjuicios que causaron para el proyecto de grupo. Planificado y realizado Planificado pero no realizado No planificado y realizado
EVALUACIÓN GLOBAL ¿Cuáles fueron los grandes problemas enfrentados por la organización a lo largo de éste último año? ¿Cuáles fueron los grandes avances de la organización? ¿Cuál es el gran desafío para el próximo año?
Planificando.