FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ACTIVIDAD 5 UNIDAD TEMÁTICA V
PROGRAMAS PARA AUTOMATIZACIÓN DE UNIDADES DE INFORMACIÓN
PRESENTADO POR:
JUAN CARLOS ACEVEDO RAMOS MARIA DEL SOCORRO OCAMPO DAZA CLAUDIA EUGENIA VACCA VARGAS
DOCENTE: ANDRY JOHAN MORENO GARZÓN
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1.
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………… 3
2.
OBJETIVOS………………………………………………………………………. 4
2.1 General………………………………………………………………………….. 4 2.2
Específicos……………………………………………………………………… 4
3.
DESARROLLO…………………………………………………………………… 5
4.
INSTALACIÓN DEL SOFTWARE PARA AUTOMATIZACIÓN DE UNIDADES DE INFORMACIÓN………………………………………….. 8
5.
SELECCIÓN DE UNA BIBLIOTECA (PÚBLICA, PRIVADA, UNIVERSITARIA ESCOLAR, ESPECIALIZADA, GUBERNAMENTAL ETC.)............................................
6.
9
CON EL SOFTWARE SELECCIONADO Y LUGAR DEFINIDO, AUTOMATIZAR LOS PRINCIPALES MÓDULOS QUE DEBEN INTEGRAR UN SIGB......................................................................................... 9
6.1
ADQUISICIONES………………………………………………………………. 10
6.2
PROCESOS TÉCNICOS……………………………………………………….. 13
6.2.1 Clasificación……..……………………………………………………………… 13 6.2.2 Catalogación……..……………………………………………………………… 13 6.3
OPAC……………………………………………………………………………. 18
6.4
USUARIOS…………………………………………………………………….. 22
6.5
PRÉSTAMOS…………………………………………………………………... 23
6.6
REPORTES Y ESTADÍSTICAS………………………………………………. 25
7.
CONCLUSIONES……………………………………………………………… 30
1. INTRODUCCIÓN
El software Koha es un sistema libre de navegación en red, que le permite al Bibliotecólogo manejar de manera eficaz y eficiente, una serie de procedimientos administrativos: Circulación, usuario, búsqueda avanzada, listas, catalogación, autoridades, publicaciones seriadas, informes, herramienta, administración de koha y acerca de koha. Igualmente nos brinda la posibilidad de obtener estadísticas de la Unidad de Información relacionadas con los diferentes procesos en ellas realizados.
Este sistema le facilita además a los usuarios el acceso al catálogo en línea, el cual puede ser utilizado por toda la comunidad en general para la consulta y préstamo del material bibliográfico disponible en la Biblioteca, como apoyo a los diferentes procesos de docencia, investigación y proyección.
2.
OBJETIVOS
2.1 General
➢ Asegurar a la comunidad en general, los recursos necesarios para la consulta y acceso apropiados a las diferentes fuentes bibliográficas como apoyo a los procesos de docencia, investigación y proyección, no sólo a nivel regional, sino nacional.
2.2. Específicos
➢ Realizar la práctica de implementación de un SIG en una Biblioteca seleccionada, para brindar a los usuarios un adecuado acceso a las fuentes bibliográficas por ellos solicitadas. ➢ Brindar a los usuarios a través de este sistema, acceso a la información de manera segura y eficaz, al igual que desarrollar en ellos habilidades para la consulta y uso de la misma.
3. DESARROLLO
El software que hemos seleccionado para el desarrollo del presente trabajo es el “KOHA”. KOHA es un Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas (SIGB), se destaca por ser el primero que se desarrolla en código fuente abierta. Koha fue creado en 1999 por Katipo Communications para la Horowhenua Library Trust en Nueva Zelandia. En el año 2000 se efectuó la primera instalación cuya versión era la 1.2, para esta actividad la version instalada es la 3.18.13.000 KOHA significa “obsequio” en Maorí, y como lo mencionamos anteriormente es un desarrollo completo de un Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (SIGB), ha sido liberado con licencia Open-Source, lo que permite que sea instalado en muchísimas Bibliotecas y Centros de Documentación en todo el mundo sin importar el tamaño y características de cada unidad de información que lo utiliza para disponer la información bibliográfica que reposa en los anaqueles y estanterías. SOFTWARE LIBRE, KOHA Y SUS COMPONENTES Gracias al avance tecnológico tanto bibliotecas como centro de documentación e información, debemos velar porque la comunidad en general (usuarios) cuenten con los recursos necesarios para acceder a las fuentes bibliográficas, por lo cual más que necesario es indispensable y primordial el uso de dichas herramientas tecnológicas, en aras de contribuir a la generación de nuevos conocimientos como también poder mediante un software lograr los objetivos para los cuales fueron creados(as) dichas unidades de Información. Si bien es cierto los costos que implica la adquisición de un servidor, terminales de acceso y trabajo, software (SIB) o Sistema Integrado para
Bibliotecas, como también las actualizaciones, renovaciones de licencia, soporte técnico, seguridad de la información, entre otros resulta muy elevados, también es cierto que actualmente podemos acceder a implementar software libres como Koha, el cuenta con varios módulos bastante funcionales que permiten cumplir con dichos objetivos en las unidades de información. Vale la pena recordar que el software libre surgió a comienzos de los años 80’s, como movimiento progresivo que va en contra del cerrado de códigos fuente del software privado.. Una de las ventajas del software libre es que puede modificarse o ampliarse los programas con el fin de adaptarlo a los requerimientos y necesidades de las Unidades de Información, sin que esto implique la apropiación del software; por otra parte permite compartir con otras comunidades las mejoras desarrolladas como también las nuevas aplicaciones, las cuales pueden ser integradas o adaptadas a este. Así Koha, se considera como una solución que permite administrar de manera eficiente, eficaz y efectiva actividades, funciones o servicios tales como: adquisición, circulación, préstamo, consulta, y hasta descarte de material bibliográfico. Características: Dentro de las principales tenemos las siguientes: ● Moderno y completo Sistema de Información Bibliográfico (SIB). ● Ganador de varios premios y Open-Source. ● Soporta plataformas Linux, Unix, Windows y MacOS. ● Basado en web. ● Posibilidad de integración en portales institucionales. ● Copia de los datos de catalogación y funcionalidades z39.50. ● Catalogación bajo formato MARC. ● Módulo de catalogación personalizado para los distintos recursos. ● Posibilidad de utilizar como gestor documental o biblioteca virtual.
● Feed RSS de las nuevas adquisiciones. ● Avisos a usuarios por email cuando solicitan préstamos, renovaciones, o efectúan devoluciones y otros eventos como por ejemplo reservas de material bibliográfico. ● Impresión de códigos de barras. ● Módulo de gestión de publicaciones seriadas. ● Módulos completos de catalogación, circulación y adquisiciones para la gestión del inventario de la biblioteca. ● OPAC basado en web (permite al público consultar el catálogo desde cualquier ubicación siempre y cuando se cuente con acceso a internet) y es igualmente compatible con estándares para permitir lectores de pantalla (para usuarios no-videntes). ● Posee una interfaz de búsqueda simple y fácil para todos los usuarios. ● La opción de un módulo de adquisiciones simple o complejo, dependiendo de las necesidades. ●
El entorno multitarea, permite que las actualizaciones de circulación, catálogo y adquisiciones pueden ocurrir simultáneamente.
● Igualmente brinda la opción de generar reportes estadísticos de consulta, de préstamos, por tipo de usuarios, por libros más prestados, por tiempo promedio de préstamo, entre otros, para lo cual se pueden generar a través del asistente de informes guiados o a través de informes previamente diseñados. ● Koha, por ser un software de fácil utilización permite además implementar repositorios digitales, como también digitalizar la portada del material bibliográfico para que el usuario tenga una mejor visualización de dicho material.
● 4. Realizar la instalación del software para automatización de unidades de Información seleccionado en el punto anterior.
Una vez ingresamos con la clave de administrador asignada nos aparece la siguiente imagen, en la cual podemos ver los diferentes módulos que Koha nos ofrece.
Como podemos ver en la imagen anterior Koha nos ofrece los módulos de: ➢ Circulación ➢ Usuarios ➢ Búsqueda avanzada ➢ Listas ➢ Catalogación ➢ Autoridades ➢ Publicaciones seriadas ➢ Adquisiciones ➢ Informes ➢ Herramientas ➢ Administración de Koha ➢ Acerca de Koha
5. Seleccionar un lugar (Biblioteca pública, biblioteca privada, biblioteca universitaria, biblioteca escolar, biblioteca especializada, biblioteca gubernamental, etc.) Para la instalación del software Koha el lugar donde nos permitieron realizar la actividad fue el Centro de Documentación de la Corporación Autónoma Regional de Boyacá “Corpoboyacá”.
6. Con el software seleccionado y el lugar definido, proceder a automatizar los principales módulos que deben integrar un SIGB, los cuales son:
6.1 Adquisiciones: Compras, donaciones y canjes, realizados para incrementar la cantidad de volúmenes que integran la colección de la biblioteca.
El módulo de Adquisiciones es un sistema completo que incluye presupuesto e información de tasación y nos permite llevar a cabo las siguientes tareas: ● Configurar presupuestos anuales y fondos temporales; para el caso de los presupuestos los podemos duplicar para ser modificados posteriormente y usados al siguiente año. ● Crear fichas con datos de proveedores. La comunicación con proveedores se hace más rápida. La gestión permite hacer un seguimiento sencillo de cada orden de compra puesta a través del sistema, lo que facilita la ejecución del presupuesto.
El
seguimiento se fortalece además con la integración del módulo de informes, y permite crear listados por estado de las órdenes emitidas. igualmente brinda la opción de generar comunicaciones (cartas, correos) automáticamente para libros que no hayan sido recibidos. ● Por otra parte ofrece una función que permite a los usuarios hacer sugerencias de compra, quienes podrán monitorear cada etapa del proceso de adquisición e incluso hacer reservas para los libros que están en proceso de compra.
Dicho módulo cuenta con las características que se relacionan a continuación: ● Creación de proveedores y pedidos de manera automática. ● Gestión de sugerencias de compra. ● Gestión de recepción de pedidos. ● Gestión de reclamos y pedidos atrasados. ● Permite el control de las adquisiciones por centros de costos o presupuestos. ● El sistema puede controlar lo adquirido a través del proceso normal de adquisición o por otro medio como canje o donación. ● Permite la administración de los presupuestos, facilitando la consecución de los presupuestos a través de los informes de los presupuestos ya ejecutados y los que faltan por ejecutarse. ● Permite usar diferentes monedas a un fondo. ● Feed RSS de las nuevas adquisiciones. ● Informes de adquisiciones.
6.2 Procesos técnicos: Constituidos por la catalogación y clasificación de los materiales que conforman la colección de la biblioteca.
CLASIFICACIÓN: La clasificación del material bibliográfico se realiza teniendo en cuenta las diferentes colecciones que la Unidad de Información tiene, para este caso el Centro de Documentación cuenta con las siguientes colecciones: ● Colección General ● Colección Memoria Institucional ● Colección Hemeroteca ● Colección Audiovisuales ● Colección Cartográfica Una vez se ha realizado el proceso de clasificación, se procede a realizar la catalogación de
dicho material, y para esto ingresamos al módulo respectivo de Catalogación, el cual nos aparece de la siguiente manera:
CATALOGACIÓN: A través de este módulo podemos ingresar la información del material bibliográfico tales como libros, revistas, material audiovisual, cartillas, etc., objeto de catalogación; información que luego podrán ver los usuarios por pantalla al momento de hacer las búsquedas en el respectivo catálogo. Es importante ingresar correctamente la información para que los usuarios no tengan inconvenientes al momento de consultar el catálogo o realizar sus búsquedas de información.
Koha nos brinda dos opciones para realizar el proceso de catalogación: la primera es por medio del formulario prediseñado en Koha que consta de nueve hojas cada una con sus respectivas etiquetas, la segunda por medio de la hoja o formulario rápido, esta solo tiene dos hojas igualmente con las etiquetas, cuyo diligenciamiento debe estar acorde con las reglas de catalogación Angloamericanas.
Igualmente este módulo permite llevar a cabo las siguientes tareas: ● Importar registros usando protocolo Z39.50. Permite capturar registros desde diferentes bibliotecas optimizando tiempo de catalogación. ● Integración con formato MARC: Es decir que en la medida que se va catalogando, el mismo sistema nos va mostrando el nombre y los códigos de los campos MARC que vamos ingresando, y si llegado el caso se nos presentan dudas nos entregará enlaces que nos llevan al sitio de la Library of Congress con la descripción completa del formato. ● Por otra parte Koha permite agregar registros de forma masiva, usando carga en lote. igualmente podemos realizar modificaciones de registros en forma masiva, o en su creando registros originales por medio de los cuales podremos duplicarlos.
● Koha cuenta con una serie de plantillas de catalogación que ayudan a describir de forma más precisa los materiales de acuerdo a su naturaleza. Además el catalogador podrá bajo la clave del administrador del sistema crear de forma fácil nuevas plantillas acordes a las necesidades de la unidad de información.. ● En cuanto a la Gestión de Autoridades: es posible crear entradas de autoridad, de tal modo que pueda validarse y dar consistencia a los campos que se recuperan desde el OPAC. ● Además de todo lo anterior mediante la creación de registros, es viable crear marbetes, códigos de barras para los ítem´s.
A continuación veremos el pantallazo que nos muestra el formulario preestablecido en Koha para el ingreso de la información del material bibliográfico objeto de catalogación. El formulario está diseñado bajo el formato MARC 21, de ahí que se observan nueve pestañas que representan cada una de las hojas de trabajo por llamarla así, las cuales van numeradas desde cero (0) hasta nueve (9), cada una las diligenciamos con información tomada de la publicación como por ejemplo: datos del autor (es) personales o corporativos, fecha de edición, ISSN o ISBN, idioma, título de la publicación, fecha y lugar de distribución, descripción física del libro, revista, cartilla, etc., resumen, contenido, notas de bibliografía, descriptores temáticos, localización electrónica y acceso (URI),y finalmente en la última hoja colección a la cual pertenece la publicación, los datos del catalogador, fecha de catalogación.
VISTA DE FORMULARIO EN BLANCO
FORMULARIO
U
HOJA
DE
TRABAJO
RÁPIDA
CON
INFORMACIÓN
FORMULARIO U HOJA DE TRABAJO PREDETERMINADA CON INFORMACIÓN
Las imágenes anteriores podemos observar los dos formularios (hoja de trabajo predeterminado y hoja de trabajo rápida) con sus respectivos campos, subcampos y etiquetas para ingresar la información. Como administradores de Koha, tenemos la opción de ver lo que estamos ingresando y de encontrar errores (ortográficos, de digitación, datos errados de autores, ISSN, ISBN mal ingresado entre otras), errores que podemos corregir antes que el usuario la vea. Es un mecanismo de control también. 6.3 OPAC - Online Public Access Catalog: Que traduce: Catálogo de Acceso Público en Línea.
El OPAC es la parte del SIGB dispuesta o disponible al usuario final. En él se ve reflejadas las operaciones que se llevaron a cabo en cada uno de los módulos de Koha, y se relacionan con los servicios e información que los usuarios requieren para hacer uso de la Biblioteca y/o Centro de Documentación. En otras palabras el OPAC es el instrumento que permite que nuestros usuarios puedan acceder al sistema e interactuar con él, pero se hace necesario contar
con una interfaz web.
Características:
● Permite ubicar información en diferentes repositorios que tenga la entidad o unidad de información. ● Soporta diferentes tipos de búsquedas (básica, avanzada, etc.). ● Permite el uso de operadores booleanos. ● Cuenta con filtros de resultados de búsqueda. ● Feeds RSS de búsqueda. ● Contenido mejorado. ● Permite el manejo de listas y uso de carrito para las reservas del material bibliográfico. ● Inserción de comentarios por grupos y usuarios. OPAC (Online Public Access Catalogue) ofrece servicios adicionales tales como: ● Servicios soportados para usuarios: el usuario puede entrar a su cuenta a través del OPAC y revisar sus préstamos, poner reservas en línea que puede también ser canceladas a través del uso de la cuenta en línea; el sistema además muestra sugerencias de libros para pedir en base a préstamos anteriores y envía notificaciones automáticas de libros solicitados en préstamo a través de correo electrónico. ● Capacidad de configuración de búsqueda. Búsqueda simple y avanzada. ● Despliegue de registros: completo despliegue de datos incluyendo enlaces activos para mostrar material relacionado (navegación por otros libros del autor, del mismo tema o de libros en la misma estantería), además de mostrar disponibilidad de material.
● Integración de elementos de web social: permite etiquetar registros (folksonomia), agregar comentarios, rankear títulos del catálogo y compartir desde OPAC a redes sociales. ● Permite al usuario hacer sugerencias de compra de títulos.
Vista previa del Catálogo en línea
Visualización de resultados de búsqueda
VisualizaciĂłn del resultado de la bĂşsqueda
6.4 Usuarios: En este módulo se realiza la administración y gestión de usuarios, el cual nos permite agregar, eliminar, actualizar datos de usuarios que solicitan los servicios de información, permite establecer permisos por tipos y roles de usuarios, es factible solicitar y obtener informes estadístico de préstamo, multas, mensajería y avisos entres otros.
Características: ● Administración y gestión de usuarios (agregar, eliminar, etc). ● Permite establecer permisos por tipos y roles de usuario. ● Informes de usuario. ● Información de usuario: ○ Préstamo.Detalles de contacto. ○ Multas. ○ Historial de circulación. ○ Log de modificaciones. ○ Mensajería. ○ Avisos.
6.5 Préstamos: Registro de material concedido en préstamo a los usuarios de la Unidad de Información. Permite realizar las siguientes actividades:
● Efectuar préstamos, devoluciones y renovaciones con una pistola lectora de códigos de barras o manualmente. ● Gestión de devoluciones y sanciones: incorpora la función de buzón de devolución para hacer devoluciones atrasadas y permite perdonar multas o suspensiones de ser necesario. Además permite fijar reglas de circulación y sanciones por sedes. ● Listados de lectura de los usuarios. ● Gestión de reservas: seguimiento sencillo de las reservas que han hecho los usuarios. ● Modo de circulación offline. ● Gestión de colecciones: si el usuario avisa pérdida del material, se puede modificar el
estado del ítem desde circulación. ● Bibliotecas con sedes: se puede marcar en transferencia libros recibidos en devolución que sean de otra sede o así mismo para prestarlos en otras sedes.
Características: ● Préstamos, devoluciones y renovaciones de materiales. ● Impresión de recibos de préstamo y devolución. ● Registro de usuarios. ● Gestión de reservas. ● Gestión de transferencias. ● Gestión de Multas monetarias y administrativas. ● Envío de notificaciones vía correo electrónico, impresas o vía teléfono móvil (sms) etc. ● Cada biblioteca dentro del sistema puede tener políticas de circulaciones distintas e independientes. ● Informes de circulación. ● Herramienta de catalogación rápida. ● Seguimiento de préstamo en sala. ● Módulo de autopréstamo interno. ● Utilidad de circulación offline. ● Autopréstamo: Cuenta con el protocolo Sip2 para la conexión de equipos de auto-préstamo de diversos proveedores.
6.6 Reportes y estadísticas: Koha permite generar listados y estadísticas para todos los módulos que integran el sistema, con base en filtros específicos de acuerdo a las necesidades particulares de la institución, permitiendo exportar la información a hojas de cálculo o archivos de texto que pueden ser manipulados por el usuario. Adicionalmente permite generar reportes de inventario, reportes por signatura topográfica, estadísticas por préstamos y
usuarios, entre otros.
● Koha maneja un vasto repertorio de Informes, Reportes y Estadísticas favorecidas por el uso de una base de datos relacional. ● Acceso completo a toda la información almacenada en Koha; de esta manera hay una gran flexibilidad para generar reportes personalizados de acuerdo a necesidades específicas. ● Uso de filtros para ejecutar los informes permite especificar en los resultados por sede, tipos de ítems, tipos de usuarios, rangos horarios, etc. ● Posibilidad de guardar informes creados para poder ejecutarlos nuevamente en el futuro. ● Genera listados y estadísticas por todos los módulos que componen el sistema, con base en filtros específicos de acuerdo a las necesidades particulares de la institución. ● Permite exportar la información de los reportes a hojas de cálculo o archivos de texto para que puedan ser manipulados por el usuario. ● La generación de los reportes están diseñados para ser utilizado por el usuario final sin la intervención de especialistas en cómputo, todos los campos del sistema son recuperables por medio de los reportes. ● Creación de informes a partir de SQL (Lenguaje de base de datos). ● Informes predefinidos más comunes y generación de informes guiados.
Formulario de estadĂstica de adquisiciones
7. CONCLUSIONES
Las nuevas tecnologías de información permiten a las Unidades de información adquirir, seleccionar, almacenar, analizar y difundir los nuevos conocimientos, de ahí la importancia que las Bibliotecas cuenten con un sistema de calidad y dinámico que facilite el acceso a la información y al desarrollo de habilidades en los usuarios para el uso de la misma.
Vale la pena resaltar la importancia que tiene el sistema Koha en las Unidades de información, ya que es una excelente herramienta que facilita la sistematización rápida, segura y eficaz de una serie de acciones que permiten ingresar, controlar y mejorar todos los procesos, facilitando
de esta manera al usuario a identificar y utilizar las fuentes de
documentación y los servicios de información de otras instituciones, lo que va a fortalecer los diferentes procesos desarrollados tales como la docencia, investigación y proyección como compromiso social no solo a nivel regional, sino nacional.