INSTRUCTIVO MANEJO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL INSTITUTO SAN JOSÉ DE LA SALLE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN, ASPECTOS IMPORTANTES PARA LA CONSULTA DE LA INFORMACIÓN (Ley 594 de 2000)
GRACIAS POR PRESERVAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
¡BIENVENIDOS! 1
INTRODUCCIÓN La “Ley General de Archivos”, Ley 594 de 2000 nos refiere en el Título V: Gestión de Documentos: la obligación de las entidades públicas y privadas NORMATIVIDAD QUE APLICA que cumplenLey 594funciones públicas, de elaborar programas de gestión de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia. documental, independientemente del soporte (físico, magnético) en el cual se Acuerdo 060 de 2001 (AGN): Establece pautas para la administración comunicaciones oficiales . produzca la información, para el cumplimiento del cometido estatal, o del Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción establece normas para fortalecer mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y control de la gestión pública. objeto para la cual fueron creadas. PGJ-08 Derecho de petición.
En su artículo 24 hace referencia a otros aspectos como son la obligatoriedad de elaboración y adopción de las TRD, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y deben conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos. 2
OBJETIVO
GENERAL: NORMATIVIDAD QUE APLICA Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia.
Proporcionar una herramienta que oriente a los funcionarios del Instituto San José de la Salle, encargados del manejo, organización y custodia de los archivos de gestión, a fin de que puedan realizar de manera eficiente, eficaz y oportuna esta importante labor, en el marco de la Gestión Documental, creada para tal fin en el Instituto Acuerdo 060 de 2001 (AGN): Establece pautas para la administración comunicaciones oficiales .
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción establece normas para fortalecer mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y control de la gestión pública.
PGJ-08 Derecho de petición.
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OBJETIVO ESPECÍFICOS:: NORMATIVIDAD QUE APLICA Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia.
*Presentar un instrumento que sirva de apoyo y consulta para la implementación del proceso de aplicación de las TRD, adoptadas por el Instituto San José de la Salle. Acuerdo 060 de 2001 (AGN): Establece pautas para la administración comunicaciones oficiales .
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción establece normas para fortalecer mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y control de la gestión pública.
PGJ-08 Derecho de petición.
*Orientar igualmente a los funcionarios, en la metodología archivística, como también dar a conocer las ventajas y beneficios que se obtienen al realizar un adecuado tratamiento a los documentos, lo cual redundará en el manejo integral de los mismos. 4
ALCANCE El presente instructivo aplica para todos los documentos de archivo producidos y recibidos por el Instituto San José de la Salle, como resultado de la ejecución de los manuales de funciones y procedimientos de la institución y será de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios que en cumplimiento de sus funciones genere, reciba y gestione documentos. NORMATIVIDAD QUE APLICA
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia.
Acuerdo 060 de 2001 (AGN): Establece pautas para la administración comunicaciones oficiales .
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción establece normas para fortalecer mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y control de la gestión pública.
PGJ-08 Derecho de petición.
Así mismo el jefe de cada ára o dependencia, será el responsable que esta politica archivista se cumpla,
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NORMATIVIDAD QUE APLICA Constitución Política de Colombia Artículos: 8, 15, 23, 72 y 74, NORMATIVIDAD QUE APLICA Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia. En su artículo 4° dicha Ley señala que el objetivo esencial, ... “es el de disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para uso se la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de historia, por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y organizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten…”. Acuerdo 060 de 2001 (AGN): Establece pautas para la administración comunicaciones oficiales .
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción establece normas para fortalecer mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y control de la gestión pública.
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NORMATIVIDAD QUE APLICA Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción establece normas para fortalecer mecanismos de prevención, investigación, y APLICA sanción de actos de corrupción NORMATIVIDAD QUE Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia. y control de la gestión pública. Acuerdo 060 de 2001 (AGN): Establece pautas para la administración comunicaciones oficiales . 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción establece normas para fortalecer mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y control de la gestión pública. Ley Ley 734 de 2002 por el cual se expide el código único disciplinario, art. 34 . PGJ-08 Derecho de petición. Deberes del servidor público
Acuerdo 060 de 2001 (AGN): Establece pautas para la administración comunicaciones oficiales . Acuerdo 041 de 2002: por el cual se reglamente la entrega de documentos y archivos de las entidades que se fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su paáragrafo, de la ley 594 del 2000.
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NORMATIVIDAD QUE APLICA Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el invventario Único Documental y se desarrollan NORMATIVIDAD QUE APLICA los artículos 21,Ley22,23 y General 26 dedeArchivos: la Establece ley Genral Archivos. 594 de 2000 Ley reglas y principios de generales que regula la función archivística en Colombia. Acuerdo 060 de 2001 (AGN): Establece pautas para la administración comunicaciones oficiales .
Acuerdo 05 de 2013: “Por el cual se establecen los criterios báscios para la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción establece normas para fortalecer mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y control de la gestión pública. clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas PGJ-08 Derecho de petición. y privadas que cumplen funciones públicas…” Acuerdo 04 de 2013 (AGN): “Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental. Resolución No. 001 de 2017:”Por el cual se crea el Comité Interno de Archivo del Instituto San José de la Salle Resolución No.002 de 2017: “ Por la cual se ajustan las TRD y se aprueban para su aplicación e implementación en el Instituto San José de la Salle” 8
MARCO CONCEPTUAL El Instituto San José de la Salle en ejercicio y desarrollo de sus funciones, actividades y en cumplimiento de los trámites rutinarios, genera registros de información (evidencias) que al agruparse por asuntos y contenidos semejantes, dan lugar a series y subseries documentales, las cuales hacen parte integral del total del archivo de las dependencias del Instituto San José de la Salle, el cual se denomina Fondo Documental. NORMATIVIDAD QUE APLICA
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia.
Acuerdo 060 de 2001 (AGN): Establece pautas para la administración comunicaciones oficiales .
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción establece normas para fortalecer mecanismos de prevención, investigación, y sanción de actos de corrupción y control de la gestión pública.
PGJ-08 Derecho de petición.
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MISIÓN INSTITUCIONAL La red de comunidades y escuelas lasallistas tiene por misión formar integralmente, generar conocimiento educativo pertinente, aprender en comunidad, anunciar el evangelio y contribuir a la consolidación de una sociedad pacifica, justa, inclusiva, democrática que promueve el desarrollo humano integral y sustentable. NORMATIVIDAD QUE APLICA
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia.
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VISIÓN INSTITUCIONAL En el año 2024 seremos reconocidos por: ● Ser comunidades que reflexionan, recrean y oran los procesos de las instituciones educativas que animan ● Ser una red de comunidades y escuelas lasallistas comprometida con la consolidación de una sociedad pacifica, justa, inclusa, democrática que promueve el desarrollo humano integral y sustentable ● Opción preferencial por los pobres es especial la niñez y la juventud. ● Los procesos de anuncio del evangelio en los contextos educativos. ● Ser referentes de formación integral de excelencia. ● La generación de conocimiento pertinente que transforma los 11 procesos educativos y sociales. NORMATIVIDAD QUE APLICA
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos: Establece reglas y principios generales que regula la función archivística en Colombia.
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¿QUÉ ES UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD? Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final. 12
ILUSTRACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
VALORES PRIMARIOS
● ● ● ● ●
Administrativo Contable Legal Fiscal Técnico
VALORES SECUNDARIOS
● ● ●
Histórico Científico Cultural 14
ORGANIGRAMA
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EXPLICACIÓN FORMATO TRD
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ESTRUCTURA DE UN FONDO INSTITUTO SAN JOSÉ DE LA SALLE ❖ ❖ ❖ ❖
RECTORIA COORDINACIÓN ACADÉMICA ADMINISTRACIÓN JEFATURA TALENTO HUMANO COORDINACIÓN ACADÉMICA SEDE A ● ● ● ●
ACTAS ACUERDOS CONTRATOS INVENTARIOS. * Actas de Consejo Directivo * Contratos de Obra, * Nómina - Aviso de convocatoria - Registro de llamado a lista - Acta - Comunicación oficial 17
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL CODIFICACIÓN DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
SECCIONES ● 100 Rectoría ● 110 Coordinación Académica ● 120 Coordinación Acompañamiento Humano ● 130 Coordinación Pastoral ● 140 Administración ● 150 Administración de Sistemas de Información ● 160 Jefatura de Calidad ● 170 Jefatura de Talento Humano 18
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
¿Qué es? Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
¿Qué es? Listado de asuntos o series documentales, a las cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final
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FONDO DOCUMENTAL Es la totalidad de la documentaciรณn producida y recibida por una entidad, empresa o instituciรณn en desarrollo de sus funciones o actividades. TIEMPO DE RETENCIร N Hace referencia al plazo definido en la TRD para la permanencia de los documentos en el archivo de gestiรณn o en el archivo central
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SERIE Es un conjunto de tipos documentales de contenido homogĂŠneo: Ejemplos: contratos, informes, actas, convenios, etc. TIPO DOCUMENTAL Hace referencia al documento el cual revela tanto el contenido como la estructura fĂsica: ejemplos: facturas, estudios previos, comunicaciones oficiales.
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DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Es la decisión determinada en la TRD y/o TVD, respecto a la destinación de los documentos, conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL Actividad señalada en las TRD o TVD para la disposción final de aquellos documetos que han perdido sus valores primarios y secundarios, (sin perjuicio de conservar su información en otros soportes) 24
SELECCIÓN DE DOCUMENTOS Disposciión final señalada en las TRD o TVD y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representatitvo para su conservación permanente. MICROFILMACIÓN Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casettes, cintas, películas, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. 25
DIGITALIZACIÓN .Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casettes, cintas, películas, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. DEPURACIÓN O EXPURGO Operación por la cual se retiran aquellos “documentos”, que no tienen valores archivísticos, para su posterior eliminación
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METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD
PASO 1: ● Identifique las series documentales que se producen en su oficina ● Tenga a la mano las TRD de la oficina o dependencia en la cual labora, con el fin de establecer cuales le corresponden de acuerdo a las funciones que le han sido asignadas
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METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD
PASO 2: ● Proceda a conformar físicamente los archivos respecto de las series y subseries ● Ordene cada serie documental (grupo de documentos homogéneos) por año, en forma consecutiva y ascendente, para realizar dicha actividad favor tener en cuenta los siguientes conceptos: ● Depuración primaria: Consiste en eliminar los documentos repetidos, copias, fotocopias, facsimile, etc. Debe dejar únicamente el original o el ● duplicado más legible 28
METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD
PASO 2: ● Proceda a conformar físicamente los archivos respecto de las series y subseries ● Ordene cada serie documental (grupo de documentos homogéneos) por año, en forma consecutiva y ascendente, para realizar dicha actividad favor tener en cuenta los siguientes conceptos: ● Depuración primaria: Consiste en eliminar los documentos repetidos, copias, fotocopias, facsímile, etc. Debe dejar únicamente el original o el duplicado más legible 29
METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD
PASO 2: ● Apertura de carpetas: Una vez haya identifcado las series y subseries que le coresponden, calsifique y organice en carpetas la documentación producida y recibida por las oficinas, dentro de la correspondiente serie y/o subserie documental, tenga en cuenta lo establecido en la TRD
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METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD
PASO 3: Ordene la documentación atendiendo los principios archivísticos ● Coloque los documentos en cada expediente o carpeta (utilice un expediente para cada serie), de acuerdo a las funciones de cada dependencia (Guíese por la TRD)
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METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DE LAS TRD
PASO 4: Realice las transferencias documentales ● debe remitir los documentos del archivo de gestión al archivo central, posteriormente y asu debido tiempo si lo ameritan serán enviados al archivo histórico, conforme a lo establecido en la TRD.
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APLICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD
PASO 1: Elabore los separadores correspondientes para cada serie y subserie documental Código de la serie
Código de la serie
110-01- INFORMES
Código de dependencia
Nombre de la serie
110-01.01 Informes de Gestión
Código de la serie
Nombre de la subserie
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APLICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD
PASO 2: Una vez haya identificado y agrupado en expedientes todos los documentos de la dependencia, proceda a realizar la clasificación documental
PROGRAMAS INFORMES
ACTAS PROGRAMAS DOCUMENTOS DEBIDAMENTE CLASIFICADOS
ACTAS CONTRATO S
CONTRATO S
INFORMES
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APLICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD
PASO 3: Realizada la clasificación documental, proceda a ordenar los documentos en cada carpeta o expediente, tenga en cuenta el principio de orden original (fecha de producción o trámite) ACTAS ACTA 3 ACTA 2 ACTA 1
Junio 19 de 2016 Marzo 28 de 2016 Enero 14 de 2016
ACTAS 1
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APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES • • • • •
ROTULACIÓN CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN PERFORACIÓN ELIMINACIÓN (grapas metálicas, fax, cintas, duplicados idénticos, papel químico) • FOLIACIÓN (identificación de anexos) • INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL • ALMACENAMIENTO
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ROTULACIÓN FONDO: INSTITUTO SAN JOSÉ DE LA SALLE SECCIÓN: RECTORÍA SERIE: 100-01 ACTAS SUBSERIE: 100-01.01 Actas de Consejo Directivo No EXPEDIENTE _____ de _____ No DE FOLIOS ______ a ______ FECHAS EXTREMAS:___________a ___________ No CARPETA: _____ de _____ No DE CAJA: ________
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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
SEXTO PASO: Foliaciรณn Mayo
150
Abril
4
Marzo
3
Febrero Enero
2 1
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UNIDADES DE CONSERVACIร N PARA ALMACENAMIENTO O ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Poco volumen documental, menos de 50 folios
Exceso volumen documental, mรกs de 200 folios
Correcto volumen documental, entre 100 y 150 folios 39
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Cada carpeta de yute tamaño oficio tiene capacidad para máximo 150 folios, si son carpetas de 200 grs y si son de 400 grs con fuelle hasta máximo 400 folios
Cada mueble debe disponer de llaves para garantizar la seguridad de la documentación una vez finalizada las labores diarias y en horas de almuerzo los archivos permanecerán con llave
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ORGANIZACIร N DOCUMENTAL ยกIMPORTANCIA! Base para la toma de decisiones en la Administraciรณn: Gestiรณn y Control Para los Ciudadanos
Para la ciencia, la Investigaciรณn y la Cultura 41
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ¡IMPORTANCIA!
En la cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el Mismo sentido del texto.
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando Tachones. 42
ยกPARA TENER EN CUENTA! LO QUE NO DEBEMOS HACER
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PARA RECORDAR
La documentaciรณn NO debe contener: bandas elรกsticas, grapas, clips metรกlicos o cualquier otro elemento perjudicial para la correcta conservaciรณn de los documentos.
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ELIMINACIร N
Se debe eliminar fax, duplicados, ganchos clips y grapas metรกlicas que pueden ocasionar deterioro a los documentos. 45
PERFORACIÓN
1 2
3
(1)
Para efectuar la perforación de la documentación es necesario primero que todo alinearlos en la parte superior y al lado izquierdo
(2)
Utilizar una guía base de perforación para realizar este proceso
(3)
Finalidad: evitar el deterioro del documento.
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SÉPTIMO PASO: Conformados los respectivos expedientes, proceda a organizarlos dentro del archivador destinado para tal fin, puede ser un archivo vertical o un archivo rodante. Ubique cada expediente teniendo en cuenta el mismo orden en que aparecen relacionados en la TRD.
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RELACIÓN DE PRÉSTAMO
Es responsabilidad de quien presta los documentos, diligenciar las planillas o formatos de préstamo con el fin de saber con exactitud quien tiene el documento.
Igualmente debe dejarse una tarjeta de afuera en el lugar donde se sacó la carpeta o documento, para saber en qué lugar debe ingresarse cuando sea devuelto. 48
DISPOSICIĂ“N FĂ?SICA: volumen documental, lomo, cinta de faya, almacenamiento de CDS: sobres blancos 49
Los documentos en soporte distintos al papel tales como CD, disquetes, videos, discos, cassettes,etc, se deben registrar en la hoja de control, y si se separan se etiquetan y se diligencia la respectiva referencia cruzada, dejando constancia a que unidad documental pertenece 50
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Las transferencias documentales consisten en trasladar los documentos del archivo de gestión al archivo central, una vez cumplidos los tiempos de retención establecidos en la respectiva TRD. Al realizar dicha transferencia se evita la aglomeración de archivos en las oficinas, de igual manera se mejora el manejo administrativo de la documentación, se conserva la documentación de interés c¿precaucional o definitivamente, y se asegura la conservación del acervo dcumental 53
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS Para efectuar las transferencias documentales la Unidad de Archivo o la oficina de Gestión Documental realizará el respectivo cronograma, el cual debe socializarlo con las diferentes dependencias para que el personal a cargo de la custodia de los documentos a transferir cumplan con los requerimientos establecidos y preparen de manera correcta la documentación. En dicho cronograma debe escribirse el nombre de la sección con su respectivo código y la fecha en la cual deberá hacer la transferencia 56
NORMALIZACIÓN EN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
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COMUNICACIONES OFICIALES
La presentación de las comunicaciones oficiales internas y externas deben cumplir con los requisitos de presentación establecidos tales como: (fuentes o tipo de letra, tamaño, negrilla, logos, pies de página)
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COMUNICACIONES OFICIALES
Todos los documentos que ingresen al Instituto San José de la Salle y que se envíe a otros destinos deben radicarse obligatoriamente en la ventanilla única de correspondencia.
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COMUNICACIONES OFICIALES
El control de la numeraciรณn consecutivo de los documentos internos es responsabilidad de cada dependencia. 60
COMUNICACIONES OFICIALES
DATOS DEL TRANSCRIPTOR
Elaboró:Claudia Vacca Revisó: María del Socoro Ocampo Archivo: 110-02
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COMUNICACIONES OFICIALES
Las comunicaciones oficiales como Derechos de peticiรณn, tutelas, Acciones y requerimientos de los entes de control deben tramitarse en los tiempos establecidos No guardar documentos duplicados o borradores o aquellos innecesarios que ya perdieron su valor de consulta (obsoleto) Todos los documentos de archivo de la Corporaciรณn se ordenarรกn conforme a lo establecido en la Tabla de Retenciรณn Documental (TRD) de cada dependencia
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COMUNICACIONES OFICIALES
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¡IMPORTANTE!
➢ Firmar con esfero o bolígrafo de tinta negra ➢ Evitar los sombreados ➢ Fuente: Arial 10 – 12 a excepción datos del transcriptor fuente Arial 8 ➢ Las comunicaciones internas se elaboran sin logo y pie de página y solo lleva negrilla el título de la Entidad y la palabra Memorando ➢ Las comunicaciones externas enviadas se deberán elaborar con logo y pie de página, solo llevará negrilla el nombre y apellido del destinatario y nombre y apellido del remitente. 64
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