ArchiMedia Archiviazione Digitale
Firm@ Conservazione Sostitutiva
ArchiScan Scansione Massiva
MultiMediait 2011-001-a
ArchiMedia è il software per costruire, gestire e usare l'archivio digitale. La soluzione è modulare, fornisce le funzioni necessarie per trattare i documenti e linteragire con i software esterni. Gli utenti possono inserire, validare, visualizzare, ricercare, fascicolare, spedire, revisionare documenti di ogni tipo e forma. Il responsabile della conservazione può configurare il sistema in base alle esigenze dell'organizzazione nel rispetto delle normative vigenti per ottenere, dove richiesto, un archvio elettronico valido e sostitutivo di quello cartaceo.
? Modulo Base ? ArchiSpool ? AutoSpool ? ArchiPrint ? ArchiJoin ? ArchiMaster
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? ArchiScan ? Firm@ ? Estensione
Sql E ? Estensione Sql S
Installazione e configurazione
Per prima cosa si procede all'installazione del client con un normale setup che richiede pochi minuti. In quella fase viene richiesto se installare anche i plugin per office (2003 e 2007) e il programma di scansione massiva ArchiScan.
La fase successiva consiste nel creare un percorso di lavoro condiviso e installare o creare ex novo la base dati. La versione standard utilizza un file mdb condiviso, la versione Sql (express o server) utilizza un database condiviso. La configurazione si completa con la creazione degli utenti che possono essere caricati dal Server di dominio e associati agli utenti windows. Il responsabile dovrĂ poi assegnare permessi, definire relazioni, tabelle, soggetti fiscali e in tutto questo ArchiConfig provvede a fornire facili strumenti di inserimento, modifica, controllo.
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Modulo Base Il modulo base consente di creare e utilizzare l'archivio elettronico. Il responsabile può definire aree, sottoaree, archivi, campi, utenti, permessi. Può sostanzialmente impostare tutte le regole necessarie per un buon funzionamento. Ogni archivio può essere composto da numerosi campi, obbligatori e non, e ogni campo può essere utilizzato per la ricerca. Le strutture possono essere modificate anche dopo che sono state utilizzate, ma la Masterizzazione crea copie non modificabili degli archivi consolidati. Vengono fornite 3 strutture standard già pronte per Studi Tributari, Consulenti del lavoro e Aziende. Per automatizzare le procedure è possibile utilizzare i moduli aggiuntivi della suite.
Uso dell'archivio Definito il sistema, gli utenti possono inserire documenti in diverse modalità, effettuare scansioni, importazioni. Ogni documento genera un record con le informazioni necessarie per la sua individuazione. Questo viene registrato nel Data Base ed il file associato viene posizionato nelle directory protette del programma.
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Drag and drops
Se il documento è già un file (word, pdf, tif), si può archiviare trascinandolo nell'archivio di destinazione (drag and drop) come in una cartella del pc. Si attiva la funzione di codifica che permette di compilare i campi definiti dal responsabile. Il file viene rinominato e memorizzato nella cartella protetta
Scansione Semplice Se la postazione è dotata di scanner, possiamo acquisire l'immagine dei documenti e ottenere files PDF/a multipagina. Per ogni documento ci viene richiesto di inserire i dati identificativi. Le funzioni di scansione sono comode, complete e veloci, Si possono effettuare acquisizioni in bianco e nero o a colori, ottenendo file Tif, Jpg, Pdf. Si possono aggiungere, togliere, invertire pagine, gestire tutti i parametri dell'interfaccia o attivare l'avvio automatico che salta completamente le opzioni di impostazione. Si possono memorizzare diversi profili di scansione per richiamare le impostazioni con una sola scelta.
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Microsoft Office Addins Microsoft Office è uno dei programmi più diffusi per la preparazione di testi (Word), di tabelle (Excel) e per la ricezione della posta (Outlook). Quando si installa il programma viene proposta l’aggiunta degli ADDINS per Microsoft Office i quali inseriscono nel menu un «Bottone» che avvia l'archiviazione del file che si sta utilizzando o del messaggio selezionato. Il tempo per archiviare un file è inferiore al tempo necessario per scegliere una cartella dove salvarlo, e i vantaggi saranno innumerevoli. Non avremo più file sul nostro pc, ma saranno in rete, nel sistema documentale, dove i backup e le operazioni di masterizzazione li rendono sicuri e facilmente identificabili. Questo ci permette di "condividere" il nostro lavoro con i colleghi e di avere una sola copia del file. Se vogliamo la certezza assoluta che nessuno potrà modificarlo, possiamo aggiungerci la firma digitale.
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Archiviazione delle Email con Outlook Le email, ormai, costituiscono una grossa fetta delle comunicazioni e spesso vengono trascurate e conservate in malo modo. Nel caso di email importanti a volte si procede anche alla stampa. La conservazione elettronica è facile e grazie all'uso dell'addins per Outlook, otteniamo anche una precodifica del documento poiché i dati del mittente, del destinatario, l'oggetto e la data vengono passati automaticamente tra Outlook e l'archivio. Outlook genera un file che include anche gli allegati quindi non avremo alcuna necessità di procedere all'archiviazione anche del contenuto , in caso di necessità sarà sufficiente ricercare il messaggio, aprirlo e estrarre gli allegati.
Ricerche Lo scopo principale dell'archivio elettronico è di consentire la ricerca veloce dei documenti. I dati inseriti nella fase di archiviazione possono essere utilizzati per le ricerche. Ricerca globale (su tutto l'archivio), oppure semplice sui campi testo, ricerca specifica sui singoli campi, ricerche combinate su più campi, ricerca a tutto testo sui documenti informatici. In pratica una serie di possibilità per ritrovare immediatamente qualsiasi documento archiviato.
Anche le interrogazioni più complesse, possono essere facilmente composte con la creazione guidata che aiuta l'utente nella formulazione delle domande. Il programma, non sostituisce le normali funzioni di ricerca date da altri programmi, ad esempio si potrà utilizzare la catalogazione di Acrobat per indicizzare tutti i file pdf. I documenti cartacei non consentono la ricerca a tutto testo poiché vengono acquisiti come immagini, ma aggiungendo programmi come IRIS PDF SERVER si possono facilmente convertire in file pdf contenenti testo ricercabile.
Anche le interrogazioni più complesse, possono essere facilmente composte con la creazione guidata che aiuta l'utente nella formulazione delle domande.
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Il visualizzatore di immagini e file pdf Il programma comprende un visualizzatore in grado di gestire file grafici (tif, jpg), file pdf e documenti generati da spool di stampa (vedi ArchiSpool). Tutti gli altri tipi di files, vengono visualizzati richiamando il programma associato all'estensione del file scelto. Queste impostazioni di default possono essere facilmente modificate e condizionate in base alle esigenze dell'utente che potrĂ definire quali programmi utilizzare per le diverse tipologie di files. Si possono collegare anche programmi esterni di elaborazione come Software Ocr, programmi di disegno, di fotoritocco o altro software specifico.
Comandi Oltre alle normali funzioni di scorrimento delle pagine e di passaggio da un documento a quello successivo o precedente, il visualizzatore consente di attivare altre funzioni estremamente utili, per esempio si può firmare un file, verificare una firma, aggiungere una marca temporale, verificarla, passare dal documento informatico all'immagine (Funzione Join), spedire il documento per Email, effettuare annotazioni, notifiche, stampare il documento.
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Fascicoli Cartelle collegamenti I documenti vengono normalmente classificati in base alla loro tipologia (fatture, comunicazioni, bolle, ordini) e al periodo (anno), ma capita spesso di dover gestire insiemi di documenti eterogenei. I fascicoli assolvono a questo compito; sono insiemi di documenti provenienti da archivi diversi, raggruppati in cartelle. Il responsabile dell'archivio o l'utente stesso, potranno quindi creare fascicoli per ogni tipo di problematica. Collegamenti I collegamenti, invece, consentono di legare tra loro documenti, indipendentemente dalla loro appartenenza o meno ad un fascicolo o ad un archivio. Si tratta di una sorta di link tra record che contengono documenti e che facilitano il passaggio dall'uno all'altro. Classico esempio di collegamento è la sequenza ordine - bolla - fattura. Se abbiamo generato i collegamenti, dopo aver ricercato la fattura possiamo visualizzare con un click le bolle richiamate e da ogni bolla l'ordine relativo. I collegamenti si possono creare manualmente o automaticamente con le funzioni di lettura degli Spool di stampa (ArchiSpool).
Visione logica / fisica Fascicoli, cartelle e collegamenti forniscono in pratica una visione logica dell'archivio, indipendente dalla composizione fisica, agevolando le fasi di ricerca e di associazione dei documenti.
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Notifiche L'uso delle email nelle comunicazioni interne, in alcuni casi raggiunge proporzioni abnormi. Quando inviate un documento per conoscenza a 5 persone, in realtà mettete in circolo sulla vostra rete 6 copie dello stesso file. Se in questo procedimento avete utilizzato l'Email con ricevuta, otterrete anche 5 documenti di risposta (in totale 12 messaggi nel server di posta), ipotizzando l'invio di un file di 5 mb, il traffico totale è di 25 mb sulla rete (+ le eventuali copie di sicurezza). Questa "Ridondanza" di copie può essere facilmente combattuta con l'utilizzo delle funzioni di Notifica. La notifica non INVIA UNA COPIA ad ogni destinatario, ma invia un LINK che consente di accedere al documento originale.
Procedimenti Non si può rinunciare a prendere appunti sui documenti, con questa funzione si possono aggiungere annotazioni e Firmarle con Firma Digitale. Le note rimangono legate al documento e sono condivise con gli utenti che sono autorizzati a vedere il file.
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Quando l'utente attiva la ricevuta, questa viene automaticamente archiviata e all'utente che ha inviato il documento viene aggiornata la lista delle notifiche sospese. Esattamente il contrario dell' email, dove per sapere chi non ha letto il documento dobbiamo spulciare tra le ricevute e capire chi non ce l'ha ancora inviata. L'uso delle notifiche, semplifica, velocizza e rende sicure le comunicazioni interne e RIDUCE DRASTICAMENTE la quantità e la dimensione delle email interne, rende unico il documento e consente un NOTEVOLE risparmio di memoria disco.
ArchiSpool In un sistema documentale elettronico, il primo obbiettivo deve essere quello di eliminare la produzione dei documenti cartacei quando è possibile sostituirli con documenti elettronici in formato statico e validati con firma digitale. Risulta quindi fondamentale creare un collegamento tra il sistema documentale e il o i sistemi gestionali che producono documenti elettronici.
ArchiSpool consente di definire regole di trattamento dei file che vengono generati da altri software e procedere automaticamente alla loro archiviazione. Si possono interpretare diversi formati di file, i più noti sono i file ascii, Ibm print Control, Ibm Ansi, Postel e soprattutto i file PDF (1)
Leggere gli spool per acquisire dati La lettura di uno spool di stampa può essere utile anche quando il documento viene prodotto su carta, poichè ci fornisce in anticipo i dati di ricerca dei documenti che dovremo acquisire con lo scanner. Se ad esempio archiviamo lo spool dei documenti di trasporto emessi, in fase di acquisizione del cartaceo avremo la necessità di interpretare pochi dati (ad esempio la serie ed il numero) e abbinare l'immagine ai dati già acquisiti con lo spool.
(1) la postazione che esegue il programma deve essere dotata di Acrobat standard o professional.
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ArchiPrint ArchiPrint è un "agente" che sfrutta le impostazioni di ArchiSpool per automatizzare le attività di elaborazione degli spool, dei file pdf e gestice l'eventuale stampa cartacea del documento archiviato. Il programma permette di gestire decine di profili che si preoccupano di elaborare le diverse tipologie di stampe e cancellare i files elaborati. Tra le opzioni c'è anche l'aggiornamento dei soli dati, la sostituzione, e un comodo log che evidenzia le operazioni effettuate. Il modulo può essere attivato automaticamente con le operazioni pianificate e chiudersi automaticamente a fine giornata per lasciare libero il database.
AutoSpool
AutoSpool è una evoluzione del sistema di elaborazione delle stampe ArchiSpool. Consente di interpretare gli indici forniti dal sistema gestionale tramite un file xml e archiviare automaticamente il file richiamato. Il gestionale in pratica deve generare due documenti, il primo è un file xml che contiene i dati che devono popolare i campi di ricerca dell'archivio, il secondo file è il documento vero e proprio. Questo metodo è flessibile e pratico anche se richiede uno sforzo da parte del fornitore del software gestionale nel creare i file xml.
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DocFinder Il collegamento con i gestionali è un passo importante del sistema documentale. DocFinder offre un sistema semplice ed efficace per scambiare i dati e consentire il richiamo dei documenti dall'esterno. Definita la relazione tra l'archivio e la procedura gestionale, il sistema fornisce i dati univoci del documento da collegare unitamente alle chiavi di codifica. Il gestionale associa i dati univoci del documento al proprio database e inviando i dati al componente DocFinder, ottiene in
ArchiJoin E' una funzione che attiva la gestione di un secondo file che rappresenta lo stesso documento.Questo può essere necessario per diversi motivi che esamineremo. Il programma, per ogni record identificativo, normalmente associa 1 file denominato Sys_Filename. Questo può essere di qualsiasi tipo, compatibilmente con le autorizzazioni impostate dal responsabile della conservazione. Il file può essere firmato, in questo caso ne viene aggiunto un secondo in formato P7M, e marcato con marca temporale, per la marca si aggiunge un terzo file con estensione .tsr. Per particolari motivi può essere necessario rappresentare il documento con 2 files. Esempio vogliamo generare un documento da inviare e che riporti già il numero di protocollo di uscita. Il documento viene redatto con Word. In questo caso possiamo attivare il protocollo inserendo il file Word e
ottenere un numero di uscita. Riportare il numero sul documento e salvarlo. Una volta inviato il documento dovremo INTEGRARE il protocollo con l'immagine dello stesso acquisita con scanner. Grazie al modulo Join non avremo necessità di creare un secondo record ma potremo aggiungere al primo l'immagine in formato pdf. Anche questo secondo file potrà avere firma e marca temporale. Altro esempio di doppia archiviazione sono i DDT. Questi vengono generati dal gestionale quindi risulta semplice archiviare il file ma una copia stampata viene sottoscritta manualmente dal trasportatore e dal destinatario, si rende quindi necessario conservare anche l'immagine di questa copia che ritorna dopo il trasporto. Anche in questo caso il record che identifica il DDT sarà collegato a due files che a loro volta potranno avere firme digitali o altro.
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ArchiProto ArchiProto è il modulo per il protocollo dei documenti in entrata ed in uscita. Fornisce diversi metodi di acquisizione del documento, vengono automaticamente memorizzati diversi dati, nel caso di email anche il mittente, il destinatario, l'oggetto e la data. Il protocollo può essere distribuito tra più utenti; il programma verifica il numero assegnato al fine di evitare la duplicazione.
Protocollo con etichettatura Si può anche attivare una postazione per il protocollo massivo con l'uso di etichette (requisito Archiscan). L'utente codifica prima tutti i documenti generando una etichetta che contiene anno e numero di protocollo assegnato. L'etichetta va applicata sulla prima pagina del documento. Completata la codifica si può passare alla scansione massiva. Il programma riconosce il numero di protocollo e abbina l'immagine al record creato precedentemente.
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Scansione locale o di rete I documenti cartacei possono essere acquisiti anche "al volo" tramite scanner con interfaccia twain. Se si dispone di scanner di rete o di dispositivi multi funzione si possono effettuare prima le scansioni e poi la codifica. Risulta difficile in questo caso riportare il numero di protocollo assegnato nel documento. I Fax ricevuti come documenti informatici possono essere protocollati come tali, evitando il passaggio su supporto cartaceo. Con le funzioni di notifica si può procedere alla distribuzione.
ArchiMaster La creazione dei supporti di conservazione è una fase molto importante per una corretta gestione dell'archivio elettronico. Con il termine Masterizzazione si intende la preparazione di un pacchetto di dati che poi verrà copiato su supporti di sicurezza. Il pacchetto contiene i dati di ricerca, i documenti, il programma di consultazione e, se è attiva la conservazone sostitutiva, il file con le impronte dei documenti, le firme digitali e le marche temporali. E' una funzione che può operare sia su singoli archivi ma può anche "raccogliere" i documenti da archivi diversi raggruppandoli per soggetto fiscale. Questa funzione è utilissima per i centri servizi che operano conto terzi. Con la masterizzazione l'archivio viene messo in totale sicurezza, i record e i documenti non sono più modificabili, una copia dei dati e dei documenti viene memorizzata in una zona di sola lettura del server e viene copiata sui supporti ottici non riscivibili. La regola vuole che si facciano almeno 2 supporti e che vengano conservati in luoghi diversi. Le funzioni di Ripristino, permettono di ricostruire il sistema documentale partendo dai supporti ottici.
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ArchiStorico E' un modulo particolarmente adatto agli uffici tecnici che vogliono gestire le revisioni dei files con autorizzazione. Si configurano 2 archivi, uno per i documenti correnti e uno che raccoglierà i documenti storici (versioni precedenti) e 3 tipi di utenti, i Revisori i Controllori e i Certificatori. Gli archivi sono PER DEFINIZIONE in sola lettura PER TUTTI amministratori compresi. Per modificare un documento occorre avviare un "processo di revisione". Il
Le particolarità della revisione Con la gestione delle revisioni, il documento ha sempre la stessa posizione e lo stesso nome file, la conclusione del processo sposta e rinomina il documento revisionato mentre il nuovo prende il suo posto. Questo aspetto è particolarmente significativo, immaginiamo di avere un documento word che richiama altri 4 documenti, se ne modifichiamo uno cambiandogli nome, dovremo modificare anche il documento che lo richiama, se lo modifichiamo mantenendo lo stesso nome, il riepilogativo richiamerà il nuovo documento senza dover apportare modifiche. Firma digitale sulla certificazione Il processo di certificazione può essere implementato dalla firma digitale del responsabile nella fase finale di approvazione.
processo di revisione Il file da modificare viene portato in una cartella di lavoro dove accedono solo gli utenti autorizzati, nel record originale viene applicato un avviso per gli altri utenti (documento in corso di revisione da ...). Una volta completata la revisione, il documento viene passato alla fase successiva di Controllo e poi a quella finale di Certificazione. Con la certificazione, avviene la SOSTITUZIONE del documento corrente con quello nuovo e il vecchio viene inviato a storico.
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Videate del programma
Archivio DataBase
Visualizzatore
Fascicoli Firma digitale
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ArchiScan Scansione Massiva
ArchiScan è un programma per la scansione massiva ed il riconoscimento OCR, OMR, BAR CODE. Si collega agli archivi elettronici gestiti con ArchiMedia e Archivia plus e consente di automatizzare e rendere veloce e semplice l'acquisizione dei documenti cartacei. Con il termine scansione massiva, si intende la possibilità di caricare nello scanner discreti quantitativi di fogli e di suddividerli automaticamente in documenti attraverso l'uso di parametri come una etichetta con codice a barre, un foglio separatore, un particolare riconoscimento. La scansione può essere effettuata con scanner Twain (dalla versione 2010.04.xx) e Isis e grazie alla scansione continua si sfrutta al massimo la velocità. Riconoscimento Bar code ocr omr Una volta completata la scansione il programma consente di effettuare il "Riconoscimento" basato sulla lettura di codice a barre di vario tipo, di campi omr o di interpretazione OCR. Il tipo di Ocr implementato gratuitamente nel programma è in grado di riconoscere caratteri NON PROPORZIONALI, adatto quindi a tabulati, stampe a matrice o stampe laser di tipo standard.
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Definire il processo l’etichetta fa da separatore e chiave di ricerca Possiamo caricare un intero lotto
L’acquisizione di grandi quantità di documenti,presuppone la definizione di una regola di lavoro che deve includere: ? Una modalità per la separazione,
come la lettura di un codice a barre, di una etichetta, di un foglio separatore. ? Una modalità di interpretazione,
Scanner Veloce con Caricatore da 100 a 1000 fogli
lettura del codice a barre (Bar Code) o di parte di testo (ocr) o di box marcati (omr) ? Una modalità di memorizzazione
tif, pdf/a o altre forme Queste funzioni vanno “preparate” e memorizzate in un “Processo”. Le impostazioni del processo vengono utilizzate nelle varie funzioni per semplificare il lavoro dell’operatore.
Il software riconosce la prima pagina dalla etichetta divideil lotto in documenti. Dall’etichetta ricava anche i dati per la codifica
L’acquisizione dei dati dal gestionale completa i campi di ricerca
In questo schema è illustrato il processo dei documenti contabili nello studio con scansione locale e remota
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Firm@ Conservazione Sostitutiva
Firma è il programma che permette di attivare sulla propria rete o sul proprio personal computer un sistema di archiviazione a norma di legge (Cnipa), in grado di firmare digitalmente tutti i documenti ed i supporti archiviati e di generare un archivio legalmente valido che può sostituire quello cartaceo. Permette di gestire l'inventario dei soggetti, dei certificati digitali, quello dei supporti ottici; di attivare o disattivare permessi, autorizzazioni o altre funzioni, basando il proprio funzionamento sulle firme digitali dei singoli utenti. Firma integra e si integra perfettamente nella struttura di ArchiMedia. Firmare files Un file archiviato o una serie di files, possono essere firmati e marcati con un solo comando. La marca temporale viene richiesta ad un apposito server che invia un file contenente la data, l’ora ed il protocollo della stessa. Firma utilizza il servizio di marcatura temporale fornito da Infocert (www.firma.infocert.it), il collegamento è completamente automatico. La funzione di Marcatura viene richiamata anche in fase di creazione di cd a norma di legge. Le disposizioni prevedono che il file di chiusura del cd venga firmato dal responsabile della conservazione e marcato con marca temporale.
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La gestione Anagrafiche consente di individuare le aziende per cui si effettua la conservazione, avere a disposizione i dati salienti, assegnarle ad una Agenzia delle Entrate competente, identificare la banca per il pagamento dei bolli.
Per ogni entità omogenea di documenti (archivio) occorre definire i campi obbligatori, identificare un Responsabile e definire i tipi di files accettati
Con l’utilità di gestione bolli, si calcolano i tributi dovuti e si generano i modelli per il pagamento e le lettere per l’Agenzia competente
I documenti ed i supporti vengono validati con firma digitale e marca temporale. L’archivio dei supporti è sempre disponibile e aggiornato.
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