Instructivo Escuelas 2015 - 2016

Instructivo de llenado de los formatos de Gastos Diversos para la elaboraci贸n del presupuesto 2015-2016

Direcci贸n de Finanzas

Coordinaci贸n de Presupuesto

Gastos Departamentales

Instructivo de Gastos Diversos Departamentales Universidad Católica Andrés Bello Dirección de Finanzas Coordinación de Presupuesto Caracas, 2015 Diseño y Diagramación: Claudia Hernández clhernan@ucab.edu.ve claudiahz@gmail.com

Instructivo Gastos Diversos Departamentales Coordinación de Presupuesto

Consideraciones Generales Estimado Director, Para la preparación del presupuesto 2015-2016 de su respectiva dependencia, en lo relacionado a los Gastos Diversos Departamentales por Compras y Servicios, precisamos de su valiosa colaboración en el llenado de los formatos incluidos en el archivo (en formato digital) adjunto.

Podrá identificar el archivo mediante la denominación Presup.Gtos.Diversos 2015-2016, seguida del nombre de su dependencia, y finalizada con la extensión .pdf.

Dentro del mismo encontrará dos (2) páginas, cada una correspondiente a los siguientes formatos: 1. Proyección de Gastos Diversos 2015-2016.

2. Histórico presupuestado y ejecutado.

Mientras la primera página está destinada a ser rellena por usted, la segunda página se incluye a efectos informativos. Le agradecemos imprima en papel los dos formatos y proceda a llenarlos según se indica más a delante, una vez haya concluido la lectura de este instructivo.

A continuación encontrará la descripción y explicación para cada una de estas páginas:

Sigue en la próxima página .

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. Primera Página: Proyección de Gastos Diversos 2015-2016 En la primera columna (1) encontrará los rubros de Gastos Diversos, agrupados según su categoría, tanto de Compras como de Servicios.

En la segunda columna (2), [Presupuesto 2014-2015] encontrará los montos del último presupuesto aprobado, el cual, como es natural, es también el presupuesto actual (el presupuesto que se encuentra actualmente en ejecución).

En la tercera columna (3) [Ejecutado a Febrero 2015] encontrará información de los montos ejecutados del presupuesto actual (2014-2015). En vista de tratarse del presupuesto vigente, fue necesario efectuar un “corte”, por lo que estos montos corresponden a lo ejecutado hasta el pasado 28 de febrero de 2015.

En la cuarta columna (4) [Estimación de Gastos 2015-2015] se muestran, de manera ilustrativa, unos montos estimados sobre las cifras históricas de los tres últimos periodos (para más detalle de estas cifras por favor consulte la sección referida a la tercera página “Histórico presupuestado y ejecutado”).

En la quinta columna (5) [Propuesta Directores 2015-2016] se encuentran los espacios destinados a ser llenados por usted, según las previsiones que tenga pensadas para el siguiente periodo académico 2015-2016, para cada uno de los rubros utilizados por su dependencia.

En este punto, puede apoyarse en su proyección considerando los montos estimados situados en la columna previa (situada a la izquierda), analizando la factibilidad de los montos allí expresados o colocando su planteamiento alternativo, según los requerimientos que tenga pensados para el próximo periodo 2015-2016.

En la parte inferior de esta página dispone de un espacio denominado Observaciones (6) a fin de colocar las notas u observaciones que bien tenga a efectuar. Se agradece utilizar esta sección para plantear el presupuesto que requiera para adquisiciones de equipos, mobiliario, proyectos especiales y otros adicionales que considere de presentarse el caso.

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. Segunda Página: Proyección Número de Estudiantes 2014-2015 En la primera columna de esta página encontrará el nombre de su dependencia.

En los pares de columnas 2-3; 4-5, 6-7 y 8-9, encontrará respectivamente, los números de alumnos previstos y finalmente inscritos, para los últimos cuatro periodos: 2011-2012; 2012-2013, 2013-2014 y 2014-2015.

En la décima columna encontrará el espacio destinado para colocar por usted el número de alumnos (matrícula pregrado) que tiene previsto se inscriban en su dependencia para el próximo periodo académico 2015-2016. Adicionalmente, es requerido que cada director haga entrega de un reporte donde se indique el número de estudiantes por sección donde se especifique la Materia y el nombre del Docente.

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. Tercera Página: Histórico Presupuestado y Ejecutado En esta página encontrará información distribuida en tres cuadros: El primero (1) contiene las partidas detalladas de los gastos diversos (compras y servicios) y el histórico de lo presupuestado contra lo ejecutado para los últimos periodos (incluido el actual): 2011-2012; 2012-2013; 2013-2014 y 2014-2015 (corte al 28-022015), así como una columna final con los montos estimados para 2015-2016 (basados en los periodos previos).

En el segundo (2) cuadro se encuentra un resumen donde se visualizan los totales para compras y servicios del cuadro anterior.

En el tercer (3) cuadro se observa la información en forma gráfica de los dos cuadros anteriores, con el fin de visualizar de una mejor manera la tendencia que las partidas presupuestarias han tenido a lo largo del tiempo.

Los montos estimados en esta página son los mismos a los cuales se hizo referencia en la sección de la primera página, correspondiente a la cuarta columna [Estimación de Gastos 2015-2016].

Importante: note que ésta última página no dispone de espacios para ser rellenados, simplemente proporciona información más completa y detallada que la mostrada en el primer formato y sirve a su vez de apoyo para el llenado de dicho formato.

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(2) (3)

Para concluir, como mencionamos al comienzo, le recomendamos efectúe una primera lectura de este instructivo, con el fin de familiarizarse con los formatos, y posteriormente efectúe su llenado en papel.

En el anexo de este instructivo, encontrará una breve descripción del contenido de cada uno de los rubros de servicios.

Una vez llenado cada rubro y totalizados los montos, favor envíe los formatos firmados y sellados a la Dirección de Finanzas, a la atención de nuestro Director, Lcdo. Juan Carlos Mayo Vieites.

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Descripción de las partidas a proyectar de Gastos Diversos por Servicios 01: Servicios de reproducción: copias tradicionales (blanco y negro), copias a color, reducciones, ampliaciones, documentos encuadernados y engrapados.

02: Servicios de encomienda: transporte de bienes o materiales por cualquier medio (correo, servicios privados, transporte de carga)

03: Gastos de representación: asistencia a reuniones, eventos, núcleos del CNU, por ejemplo, en los cuales se requiera asistir por razones institucionales. Incluye todos los gastos de transporte, viáticos e impuestos, producto de la asistencia al evento. No se incluye la asistencia por razones académicas, a congresos o seminarios; gastos estos que son manejados a través de la partida de Formación Docente.

04: Suscripciones institucionales: pagos a entidades en las que esté inscrita la dependencia por razones institucionales, tales como colegios profesionales, núcleos del CNU, por ejemplo.

05: Servicios de refrigerios: pagos a restaurantes, cafetines, agencias de festejos, entre otros, por servicios de refrigerios, comidas o agasajos que deba realizar la dependencia por razones institucionales.

06: Otros servicios: gastos por otros conceptos que no correspondan específicamente a los rubros antes descritos, pero que su naturaleza sí corresponda al concepto general de servicios contratados para fines institucionales.

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El trabajo es un elemento fundamental para la dignidad de una persona. El trabajo, nos colma de dignidad; nos hace semejantes a Dios, que trabaj贸 y trabaja.

Act煤a siempre.

Franciscus PP.