PROCEDIMIENTO
INVENTARIOS Proceso: Gestión de compras, medicamentos y dispositivos médicos
Código: CM-PC-383
Versión: 01
Fecha aprobación: 14-nov-2013
OBJETIVO: Garantizar el adecuado proceso en el control de inventarios, para certificar la calidad de los valores contables de este rubro en los estados financieros de la institución y así contribuir con la solidez financiera y la disponibilidad de insumos que permita la atención oportuna de los pacientes.
ALCANCE: El procedimiento de inventarios inicia en la preparación de las bodegas y culmina con la conciliación y aplicación contable. Aplica para todos los medicamentos, dispositivos médicos e insumos asistenciales (productos de aseo y limpieza), insumos de papelería y ferretería que son usados en la Institución.
DEFINICIONES:
Inventario: Registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. Inventario Contable: Es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. Almacén: Lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro.
GENERALIDADES:
La política de inventarios para la CUB considera la toma física dos veces al año, para mitad y cierre de año. En la toma física es indispensable que los formatos utilizados para los conteos no tengan tachones y estén firmados por los responsables del listado El corte de documentos debe hacerse antes de empezar los conteos, dejando el registro de última entrada por compra con sus soportes, último traslado, última devolución, última salida por avería o vencimiento, último préstamo (de la Clínica a otras entidades y de otras entidades a la Clínica), último cargo, última entrada por donación o bonificación, en cada servicio objeto de inventario. Los informes serán entregados para su validación una vez el proceso se termine al cierre contable Los medicamentos e insumos que no hacen parte del inventario en el sistema de información como aquellos suministrados por entidades del estado, equipos o uniformes; al momento de los conteos deben tener de manera visible el letrero de NO CONTAR, para evitar errores en los registros. Es indispensable la comunicación efectiva a los servicios de la disponibilidad en la jornada de inventarios, para garantizar el compromiso, la asistencia oportuna y la adherencia en los cambios a los procesos ordinarios. Para ello se publicarán en el boletín notas acerca de la actividad y se enviará a los coordinadores un comunicado interno que detalle los horarios y generalidades. Antes de empezar los conteos, es fundamental revisar que todos los productos estén ubicados en las estanterías del servicio. No deben quedar insumos en carros, bolsas o cajas sin identificación. Para la medición de gases anestésicos se designará una persona que conozca el procedimiento de manera adecuado y pueda generar un dato aproximado de las existencias de unidades incompletas, para ello se podrá solicitar ayuda del anestesiólogo de turno En cada servicio se deben asegurar el registro de todos los movimientos en el sistema antes de los conteos Para las salidas de insumos durante los conteos, como respuesta a una urgencia de los servicios asistenciales, se debe dejar documentado el movimiento en una planilla para tal fin como novedad Para dar respuesta a las necesidades de la clínica en la atención de pacientes, cuando se realicen los conteos de sub almacenes y servicio
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farmacéutico, se deben separar stocks de respaldo que permitan la dispensación oportuna y el normal funcionamiento de los demás servicios asistenciales De la preparación de bodegas, almacenes y servicios, ajuste de listados y adecuación de espacios por referencias, depende el buen resultado de la jornada de inventario; por ello es una actividad fundamental antes del día del inventario. ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DE LA ACTIVIDAD
REGISTROS
01
Planear los inventarios
Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de Contabilidad
Definir cuándo se realizarán los dos inventarios generales, obteniendo como resultado un cronograma anual con anterioridad.
Acta de reunión interna
02
Divulgar el cronograma planeado
Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de comunicaciones
Informar a toda la institución. Se da a conocer a todo el personal de la clínica el Comunicado Interno – Registros del cronograma planteado, a través de comunicados específicos a las áreas interesadas boletín y del boletín interno
03
Definir la organización y logística para cada toma de inventarios.
Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de Contabilidad
04
Elaborar listados para conteos
Coordinación de Aprovisionamiento
05
Preparar los almacenes según listados y recomendaciones del grupo de inventarios
Coordinadores de servicio y auxiliares de farmacia
06
Abastecer el stock para servicios satélite.
Coordinadora de farmacia
07
Realizar de manera completa registros de entradas y salidas en el sistema
Auxiliar de farmacia, Regente de farmacia, Auxiliar de compras
08
Realizar corte documental
Coordinación de aprovisionamiento
Se definen previamente las acciones a realizar en cada toma de inventarios. Se hace un planteamiento de la metodología a utilizar en el inventario. Como se va a hacer, cuando se va a hacer, que se va a contar, como se organizarán los espacios para el conteo, que personal realizara los conteos pertinentes, cuáles serán los horarios, y demás aspectos relevantes para obtener resultados positivos en cada toma de inventarios. Se organizan los listados necesarios para realizar los conteos durante el inventario, estos listados contienen la totalidad de los insumos, medicamentos y dispositivos médicos y la clasificación se hace por códigos, por grupos y de acuerdo a su ubicación.
Acta de reunión interna
Los insumos objeto de inventario y listados deben organizarse de manera que al momento de los conteos no se omitan productos y el registro sea más fácil haciendo la jornada más efectiva.
Se abastece el Stock que corresponde a los servicios satélite (Emergencias, Gine y Traslados del Cirugía general) que estarán a cargo de surtir las necesidades de la institución en el sistema y planilla de paquetes momento en que es realizado el inventario general en el Servicio Farmacéutico o al quirúrgicos cierre de los mismos Registrar todos los movimientos dispensación.
de consumos, cargos o devoluciones del día según
Dejar copia del registro de última entrada por compra con sus soportes, último traslado, última devolución, última salida por avería o vencimiento, último préstamo (de la Clínica a otras entidades y de otras entidades a la Clínica), último cargo, última entrada por donación o bonificación, en cada servicio objeto de inventario.
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Soportes de SERVINTE
Soportes de SERVINTE
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DE LA ACTIVIDAD
REGISTROS
09
Realizar Conteos en los servicios según horarios designados
Personal designado
Se realizan los primeros y segundos conteos, por los funcionarios asignados. Quienes después de registrar cada conteo en los listados suministrados, los entregan al encargado de digitar la información, firmados y sin tachones o enmendaduras
Listados para conteos
10
Procesar la información
Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de Contabilidad
Después de obtener los conteos, la información se procesa y se cruza con el fin de verificar que los resultados coincidan y calcular los ajustes necesarios. Para esta actividad es utilizado el software llamado SERVINTE.
Listados de excel
11
Ajustes por faltantes o sobrantes
Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de Contabilidad
Finalizados los conteos en cada uno de los servicios, se procede a realizar los ajustes pertinentes ya sea por sobrantes o faltantes, lo cual permite dar a conocer si se tienen resultados positivos o negativos en el inventario físico de la institución.
12
Elaborar informe del inventario
Coordinación de Aprovisionamiento
Con los resultados que el sistema genere se realiza informe detallado de los resultados del inventario, sobrantes, faltantes y los ajustes realizados
13
Presentar informe del inventario
Coordinación de Aprovisionamiento
Entregar a las Direcciones General y Administrativa y Financiera, el informe del resultado de la actividad desarrollada y su impacto financiero
14
Entrega de reportes a Revisoría Fiscal.
Coordinación de Aprovisionamiento
Después de realizar el cierre contable del mes respectivo y la conciliación entre módulos se entregan a revisoría fiscal los reportes para su auditoría
Grupo de inventarios
Se reúne el grupo de inventario, evalúa los resultados y define estrategias preventivas y correctivas para los próximos.
15
Evaluar el inventario
Elaboró Nombre: Luz Myriam García Santa
Revisó Nombre: Dr. Hugo Cardona A.
Aprobó Nombre: Dr. Carlos Alberto Restrepo M.
Cargo: Coordinadora de Aprovisionamiento
Cargo: Director Administrativo y Financiero
Cargo: Director General
Soportes de SERVINTE
Informe gerencial
Acta de reunión interna
CONTROL DE CAMBIOS Versión 01
Fecha de Aprobación 14 – noviembre – 2013
Descripción de cambios realizados Creación del Documento
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