Inventario General Clínica Universitaria Bolivariana Primer semestre 15 y 16 de Julio de 2017 Con la presente se pretende informar sobre el procedimiento para la toma física de inventarios de medicamentos, dispositivos médicos y suministros de forma general en la Clínica Universitaria Bolivariana. La toma física de los almacenes centrales serán los días 15 y 16 julio 2017. 1. Se realizará la toma para toda la Clínica, tanto para la bodega central como para las bodegas satélites y las bodegas de aprovisionamiento/mantenimiento. 2. Los horarios de inicio de la toma física serán los siguientes: Reunión de apertura: miércoles 5 de julio Hora: 10:00 am Lugar: por definir Distribución de áreas:
Carros de paro: lunes 10 de julio - 9:00 am. (conteo aleatorio).
Consulta externa y Vacunación: jueves 13 de julio – 10:00.am.
Ropería: lunes 10 de julio – 9:00 am.
Mantenimiento: sábado 15 de julio – 7:00 am.
Cirugía Ginecobstetricia (incluir carro de paro): viernes 14 de julio 8:00 am.
Emergencias (incluir carro de paro): miércoles 12 de julio - 7.30 am. Almacén: martes 11 de julio - 3:00 pm. Servicio Farmacéutico principal: sábado 15 de julio – 8:00 am. Cirugía General (incluir carro de paro): domingo 16 julio 8:00 am.
3. Los despachos de medicamentos y dispositivos médicos se realizarán: El viernes 14 de julio se realizarán los despachos desde la farmacia principal, para toda la Clínica y se dejará dosis unitaria para 48 horas (viernes y sábado). Las devoluciones de los insumos del día sábado deberán realizarse el domingo. Solo en caso que se requiera realizar la devolución de un paciente específico deben hacerla a la farmacia de emergencias (el día sábado). El sábado 15 de julio el despacho para toda la Clinica se realizará desde Emergencias durante todo el día. Para el despacho de inicios de tratamiento, nuevas órdenes, cambio de órdenes, manejo de urgencias, durante la ejecución del inventario en farmacia, los servicios se desplazarán hasta el almacén de emergencias de donde se realizará el despacho. En el caso de una urgencia que deba cubrirse con productos de la farmacia se hará el despacho soportado en una orden manual. Se requiere mucho compromiso del área asistencial, para pasar la ronda temprano y en lo posible indicar desde el viernes si hay posibles cambios de tratamiento. 5. Los pedidos de consumo que deberían despacharse el sábado, se despacharán el día viernes, se solicita al personal los envíen temprano.
6. Las devoluciones se podrán realizar solo hasta el día viernes horario máximo 6:00 pm y se reanudarán una vez terminado el inventario. Anotaciones importantes al momento de realizar el inventario:
Identificarse con el carnet
Tener el área organizada y debidamente rotulada.
Hacer un buen uso del computador, no modificar el archivo inicial (ni en orden alfabético, ni por código) pueden filtrar por grupo, después de digitar las cantidades en el listado tener la precaución grabar la información, estar atentos a la carga del portátil para evitar pérdidas de información.
Firmar la planilla de entrega y devolución del computador asignado.
El método para anexar los medicamentos nuevos que no se encuentren en el listado inicial se realizará en el mismo archivo, pero en una hoja aparte que contiene un listado general de todos los artículos. Solo se pone la cantidad, no se debe modificar el archivo.
Programar con anticipación el personal indicándoles el horario de inicio y que el horario de terminación es el informado por el coordinador de farmacia y aprovisionamiento. Enviar los nombres del personal que participará en la toma física. Realizar la verificación de los cuadros de turno.
Realizar pago de préstamos a otras instituciones y solicitar el pago de los insumos que nos adeudan.
Verificar con los proveedores que no se tengan notas crédito pendientes por entregar.
Cordialmente, Diego Fernando Flórez Moncada Contador Claudia Patricia Bermudez Giraldo. Coordinadora Aprovisionamiento