ENCUESTA PARA ELABORAR TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y UNIDAD DOCUMENTAL
1. Entidad: _________________________________________________________ 2. Oficina productora: ________________________________________________ 3. Nombre de la unidad documental_____________________________________ 4. De qué manera ordena las unidades__________________________________ 5. Funciones________________________________________________________ ________________________________________________________________ __________________________________________________________________ 6. Realizan selección y descarte documental. Sí _____ No _____ 7. Sistema de organización de los archivos de oficina _________________________ 8. Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________
UNIDAD DOCUMENTAL (U.D.)
1. Oficina productora: ______________________________________________ 2. Nombre de la unidad documental __________________________________ 3. Función de la oficina que la genera o tramita __________________________ _________________________________________________________________ 4. CARACTERES EXTERNOS 4.1.
SOPORTE:
Papel ______ Unidad de CD _____ Fotografías ______ 4.2.
FORMATO:
Expediente ____ Libro ____ Documento simple ____ otro ____ cuál? ____ 5. Como se Ordenan las unidades: ____________________________________ ______________________________________________________________ 6. Estado de Conservación del soporte o formato Buena ______ Mala _______
7. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental. ___________________________________________________ ______________________________________________________________ 8.
Trámite Original. ___________ Número de Copias _____________
9. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra?
Sí______
No______
10. ¿Qué documentos conforman esta Unidad Documental? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 11. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 12. ¿Con qué periodicidad se produce esta Unidad Documental: Diaria Semanal ___ Mensual ___ Anual ___ Otra ___ ¿Cuál? __________ 13. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental quién lo establece? ______________________________________________________________ 14. Por cuánto tiempo se debería custodiar este documento Archivo de Gestión __________ Central __________ Histórico ________
15. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan: 16. La misma oficina ______ Otras oficinas ______ ¿Cuáles? ____________ Otras entidades _______ ¿Cuáles? ______________________________ 17. ¿Por qué lo consultan?_________________________________________ 18. Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos? Central ______
Histórico ______
Otros _____
¿Cuáles?______
19. ¿Con qué periodicidad se realizan? _______________________________ 20. ¿En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental? _____________________________________________________________ 21. ¿Con qué frecuencia? ______________ ¿Cuántos años? _____________ 22. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad Documental? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 23. Observaciones ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 24. Funcionario que diligencia la encuesta ______________________________________________________________ 25. Jefe de archivo: _________________________________________________ 26. Ciudad y fecha: _________________________________________________