Inventario General CUB segundo semestre Los días 25,26 y 27 de Noviembre de 2016 Con la presente se pretende informar sobre el procedimiento que se realizará, para la toma física de inventarios de medicamentos, dispositivos médicos y suministros de forma general en la Clínica Universitaria Bolivariana. La toma física serán los próximos días 25,26 y 27 de Noviembre 2016. 1. Se realizará la toma para toda la clínica, tanto para la bodega central como para las bodegas satélites y las bodegas de aprovisionamiento/mantenimiento. 2. Los horarios de inicio de la toma física serán los siguientes: Reunión de apertura Martes 15 de Noviembre hora 8 am pendiente definir. Distribución de áreas: Carros de paro: jueves 24 de noviembre 9 am. Consulta externa y vacunación: viernes 25 de Noviembre10.am. Emergencias: jueves 24 de Noviembre 7 am. Ropería viernes 25 de Noviembre 8 am. Almacén: viernes 25 de noviembre 3 pm. Mantenimiento: sábado 26 de noviembre 7 am. Servicio Farmacéutico principal: sábado 26 noviembre 8am. Cirugía Ginecobstetricia: viernes 25 de noviembre 8 am. Cirugía General: domingo: domingo 27 de noviembre 8 am 3. Los despachos de medicamentos y dispositivos médicos se realizaran: El viernes 25 de noviembre se realizaran los despachos desde la farmacia principal para toda la clínica y se dejara dosis unitaria para 48 horas (viernes, sábado) El sábado 26 de noviembre el despacho para toda la Clinica se realizara desde Emergencias durante todo el día. Para el despacho de inicios de tratamiento, nuevas órdenes, cambio de órdenes, manejo de urgencias, durante la ejecución del inventario en
farmacia, los servicios se desplazarán hasta el almacén de emergencias de donde se realizara el despacho. En el caso de una urgencia que deba cubrirse con productos de la farmacia se hará el despacho soportado en una orden manual. Se requiere mucho compromiso del área asistencial, para pasar la ronda temprano y en lo posible indicar desde el viernes si hay posibles cambios de tratamiento. 5. Los pedidos de consumo que deberían despacharse el sábado, se despacharan el día viernes, se solicita al personal los envíen temprano. 6. Las devoluciones se podrán realizar solo hasta el día viernes horario máximo 6 pm y se reanudarán una vez terminado el inventario. Anotaciones importantes al momento de realizar el inventario:
Identificarse con el carnet
Tener el área organizada y debidamente rotulada.
No hacer tachones ni enmendaduras en los listados y firmarlos al terminar el conteo.
No agregar en los listados insumos, sin verificar que no queden repetidos.
Programar con anticipación el personal y enviar los listados del personal que participara en la toma física. Realizar la verificación de los cuadros de turno.
No realizar préstamos ficticios en el módulo de Servinte y en caso de realizar préstamos con otras instituciones deben pagarse antes de la toma física.
Cordialmente, Diego Fernando Flórez Moncada Contador Claudia Patricia Bermudez Giraldo. Coordinadora Aprovisionamiento
2016/10/24
PROCEDIMIENTO
INVENTARIOS Proceso: Gestión de compras, medicamentos y dispositivos médicos
Código: CM-PC-383
Versión: 02
Fecha aprobación: 7-oct-2016
OBJETIVO: Garantizar el adecuado proceso en el control de inventarios, para certificar la calidad de los valores contables de este rubro en los estados financieros de la institución y así contribuir con la solidez financiera y la disponibilidad de insumos que permita la atención oportuna de los pacientes.
ALCANCE: El procedimiento de inventarios inicia en la preparación de las bodegas y culmina con la conciliación y aplicación contable. Aplica para todos los medicamentos, dispositivos médicos e insumos, adicional productos de aseo, papelería, ferretería y ropa quirúrgica utilizados en la Institución.
DEFINICIONES:
Inventario: Registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. Inventario Contable: Es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. Almacén: Lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro.
GENERALIDADES:
La política de inventarios para la CUB considera la toma física dos veces al año, para mitad y cierre de año. En la toma física es indispensable que los formatos utilizados para los conteos no tengan tachones y estén firmados por los responsables del listado El corte de documentos debe hacerse antes de empezar los conteos, dejando el registro de última entrada por compra con sus soportes, último traslado, última devolución, última salida por avería o vencimiento, último préstamo (de la Clínica a otras entidades y de otras entidades a la Clínica), último cargo, última entrada por donación o bonificación, en cada servicio objeto de inventario. Los informes serán entregados para su validación una vez el proceso se termine al cierre contable. Los medicamentos e insumos que no hacen parte del inventario en el sistema de información como aquellos suministrados por entidades del estado, equipos o uniformes; al momento de los conteos deben tener de manera visible el letrero de NO CONTAR, para evitar errores en los registros. En caso de que los medicamentos o material médico sean productos en consignación, deben estar debidamente rotulados y separados para evitar cualquier tipo de confusión. Es indispensable la comunicación efectiva a los servicios de la disponibilidad en la jornada de inventarios, para garantizar el compromiso, la asistencia oportuna y la adherencia en los cambios a los procesos ordinarios. Para ello se publicarán en el boletín notas acerca de la actividad, difusión por medio del correo institucional, se enviará a los coordinadores un comunicado interno que detalle los horarios y generalidades y por último se realizara una reunión de apertura. Antes de empezar los conteos, es fundamental revisar que todos los productos estén ubicados en las estanterías del servicio. No deben quedar insumos en carros, bolsas o cajas sin identificación. Para la medición de gases anestésicos se designará una persona que conozca el procedimiento de manera adecuado y pueda generar un dato aproximado de las existencias de unidades incompletas, para ello se podrá solicitar ayuda del anestesiólogo de turno. En cada servicio se deben asegurar el registro de todos los movimientos en el sistema antes de los conteos
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Clínica Universitaria Bolivariana Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
Página 1 de 3
Para las salidas de insumos durante los conteos, como respuesta a una urgencia de los servicios asistenciales, se debe dejar documentado el movimiento en una planilla para tal fin como novedad Para dar respuesta a las necesidades de la clínica en la atención de pacientes, cuando se realicen los conteos de sub almacenes y servicio farmacéutico, se deben separar stocks de respaldo que permitan la dispensación oportuna y el normal funcionamiento de los demás servicios asistenciales De la preparación de bodegas, almacenes y servicios, ajuste de listados y adecuación de espacios por referencias, depende el buen resultado de la jornada de inventario; por ello es una actividad fundamental antes del día del inventario. El personal debe estar identificado con su respectivo carnet Verificar la correcta cancelación de préstamos en el sistema Realizar bloqueo de las bodegas en Servinte para evitar movimientos. Los coordinadores de cada servicio o bodega a su cargo, deben realizar su debida justificación mediante un informe donde se aclare el porqué de los faltantes o sobrantes.
No.
ACTIVIDAD
01
Planear los inventarios
02
Divulgar el cronograma planeado
03
Definir la organización y logística para cada toma de inventarios.
04
Elaborar listados para conteos
05
Preparar los almacenes según listados y recomendaciones del grupo de inventarios
06
Abastecer el stock para servicios satélite.
RESPONSABLE Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de Contabilidad y coordinación del servicio farmacéutico. Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de comunicaciones Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de Contabilidad y coordinación del servicio farmacéutico. Coordinación de Aprovisionamiento y coordinadora de servicio farmacéutico. Coordinadores de servicio y auxiliares de farmacia Coordinadora de farmacia
DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DE LA ACTIVIDAD
REGISTROS
Definir cuándo se realizarán los dos inventarios generales, obteniendo como resultado un cronograma anual con anterioridad.
Acta de reunión interna
Comunicado Interno – Registros del Informar a toda la institución. Se da a conocer a todo el personal de la clínica el cronograma boletín, correo planteado, a través de comunicados específicos a las áreas interesadas y del boletín interno electrónico y reunión de apertura. Se definen previamente las acciones a realizar en cada toma de inventarios. Se hace un planteamiento de la metodología a utilizar en el inventario. Como se va a hacer, cuando se va a hacer, que se va a contar, como se organizarán los espacios para el conteo, que personal Acta de reunión realizara los conteos pertinentes, cuáles serán los horarios, tiempos de alimentación, interna transporte, logística y demás aspectos relevantes para obtener resultados positivos en cada toma de inventarios. Se organizan los listados necesarios para realizar los conteos durante el inventario, estos listados contienen la totalidad de los insumos, medicamentos y dispositivos médicos y la clasificación se hace por códigos, por grupos y de acuerdo a su ubicación.
formato de conteo inventario código CM-FO-519
Los insumos objeto de inventario y listados deben organizarse de manera que al momento de los conteos no se omitan productos y el registro sea más fácil haciendo la jornada más efectiva.
Formato de conteo inventario código CM_FO-519
Traslados del Se abastece el Stock que corresponde a los servicios satélite (Emergencias, Gine y Cirugía sistema y planilla de general) que estarán a cargo de surtir las necesidades de la institución en el momento en que paquetes es realizado el inventario general en el Servicio Farmacéutico o al cierre de los mismos quirúrgicos
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Clínica Universitaria Bolivariana Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
Página 2 de 3
No. 07
ACTIVIDAD Realizar de manera completa registros de entradas y salidas en el sistema
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS DE LA ACTIVIDAD
REGISTROS
Auxiliar de farmacia, Regente de farmacia, Auxiliar de compras
Registrar todos los movimientos de consumos, cargos o devoluciones del día según dispensación.
Soportes de SERVINTE
08
Realizar corte documental
Coordinación de aprovisionamiento
09
Realizar Conteos en los servicios según horarios designados
Personal designado
Elaborar informe del inventario Presentar informe del inventario
Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de Contabilidad Coordinación de Aprovisionamiento – Coordinación de Contabilidad Coordinación de Aprovisionamiento Coordinación de Aprovisionamiento
14
Entrega de reportes a Revisoría Fiscal.
Coordinación de Aprovisionamiento
15
Evaluar el inventario
Grupo de inventarios
10
Procesar la información
11
Ajustes por faltantes o sobrantes
12 13
Dejar copia del registro de última entrada por compra con sus soportes, último traslado, última devolución, última salida por avería o vencimiento, último préstamo (de la Clínica a otras entidades y de otras entidades a la Clínica), último cargo, última entrada por donación o bonificación, en cada servicio objeto de inventario. Se realizan los primeros y segundos conteos, por los funcionarios asignados. Quienes después de registrar cada conteo en los listados suministrados, los entregan al encargado de digitar la información, firmados y sin tachones o enmendaduras Después de obtener los conteos, la información se procesa y se cruza con el fin de verificar que los resultados coincidan y calcular los ajustes Necesarios. Para esta actividad es utilizado el software llamado SERVINTE. Finalizados los conteos en cada uno de los servicios, se procede a realizar los ajustes pertinentes ya sea por sobrantes o faltantes, lo cual permite dar a conocer si se tienen resultados positivos o negativos en el inventario físico de la institución. Con los resultados que el sistema genere se realiza informe detallado de los resultados del inventario, sobrantes, faltantes y los ajustes realizados Entregar a las Direcciones General y Administrativa y Financiera, el informe del resultado de la actividad desarrollada y su impacto financiero
Soportes de SERVINTE Listados para conteos
Listados de excel
Soportes de SERVINTE Informe gerencial Informe gerencial
Informe de cierre de oportunidades de mejora Se reúne el grupo de inventario, evalúa los resultados y define estrategias preventivas y Acta de reunión correctivas para los próximos. interna Después de realizar el cierre contable del mes respectivo y la conciliación entre módulos se entregan a revisoría fiscal los reportes para su auditoría
Elaboró Nombre: Claudia Patricia Bermúdez Giraldo
Revisó Nombre: Hugo Cardona Agudelo
Aprobó Nombre: Carlos Alberto Restrepo M.
Cargo: Coordinadora de Aprovisionamiento
Cargo: Director Administrativo y Financiero
Cargo: Director General
CONTROL DE CAMBIOS Versión 01 02
Fecha de Aprobación 14 – noviembre – 2013 07– octubre – 2016
Descripción de cambios realizados Creación del Documento Modificación en el alcance, ampliación de las generalidades y actividades.
El contenido de este documento es de propiedad y de uso exclusivo de la Clínica Universitaria Bolivariana Cualquier impresión o copia tomada de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
Página 3 de 3