POR: CLAUDIA LILIANA JIMENEZ LOPERA DEIMER OSNEIDER MUﾃ前Z EUSSE
YARUMAL ANTIOQUIA 28/02/2014 1
DEFINICION: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, de2be cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. CONCEPTO: Presupuesto es la manera en que una persona o empresa planea su futuro a corto o largo plazo. Conociendo sus ingresos y egresos para así llevar a cabo sus metas. OBJETIVO DEL PRESUPUESTO: 1: Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2:
Controlar
y
medir
los
resultados
cuantitativos,
cualitativos
y,
fijar
responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. PROPOSITOS: Para llevar con éxito la aplicación del sistema presupuestario, se deben tener en cuenta tres directrices fundamentales con el fin de lograr los resultados deseados: a)
La planeación integral y sistemática de todas las actividades de la empresa
que debe desarrollar en un periodo determinado. b)
El control que permite medir los resultados cuantitativos y cualitativos así
como fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr cumplimiento de las metas previstas. c)
La coordinación entre los diferentes centros de costo para que se asegure la
marcha de la empresa en forma integral. 2
En la elaboración de un presupuesto general, la administración se compromete a poner en práctica una serie de normas y políticas de acción a través de las diferentes dependencias. Estas normas se convierten por lo tanto en la guía que define las estimaciones presupuestarias y valoran cuantitativamente la meta a la que aspira cada unidad.
QUIENES
SON
LOS
USUARIOS
INTERNOS
Y
EXTERNOS
EN
EL
PRESUPUESTO: Cliente interno: son todas aquellas personas que trabajan en la empresa que dependen de manera directa o indirecta de un trabajo. Cliente externo: son todos aquellos que conocemos como gente que consume los bienes o servicios que una empresa ofrece.
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PRESUPUESTO VS TIEMPO: En la elaboraci贸n del plan presupuestal debemos siempre ubicarnos en tres momentos en el tiempo. 1. El pasado (informaci贸n hist贸rica) 2. El presente (analizar y evaluar el pasado) 3. Futuro (presupuesto, es decir se establecen metas y objetivos a cumplir)
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PRESUPUESTO VS AREAS FUNCIONALES VS FUNCIONES ADMINISTARTIVAS
CONTABILID FINANZ
RECURSOS
COMPRAS Y PRODUCCI
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6
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económico
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ventas
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Evalua
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distribución de
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proyecto
ventas: venta
s.
directa, distribuidor mayorista, minoristas, locales comerciales Capacitacion
Control de
es.
calidad.
Ascensos Mantenimie nto de 7
maquinaria y equipo.
Comunicacio nes.
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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
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PRESUPUESTO VS AREAS FUNCIONALES:
Ventas y mercadotecnia
Operaciones, compras y tecnología
Organización y personal
Informática, contabilidad y finanzas
Además, existe una quinta función coordinadora de las otras, la función de la dirección general que realiza la administración estratégica de la organización. Estas funciones pueden ser vistas como parte de un proceso de varios pasos: Esta función implica:
- Obtener información sobre el mercado. - Segmentarlo en grupos de clientes homogéneos y decidir cuáles son los mercados o segmentos objetivos que la organización busca atraer. - Crear una mezcla de mercadotecnia: la combinación de variables que la empresa establecerá para satisfacer a su mercado meta (la mezcla de mercadotecnia consiste de cuatro elementos fundamentales, llamados las cuatro “pes” (P) de la mercadotecnia: el producto o servicio que se va a vender a los clientes, el precio al que se venderá este producto, la promoción y publicidad que se realizará, la distribución (place en inglés) que indica dónde se venderá el producto. La mezcla de mercadotecnia busca posicionar el producto en la mente de los consumidores en términos de sus características y otras variables que le son importantes en comparación con los productos y servicios de la competencia.
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PRESUPUESTO VS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: El control presupuestario es la manera de mantener el plan de operaciones dentro de los l铆mites preestablecidos. Al comparar resultados reales con los presupuestados, determina variaciones y suministra a la administraci贸n elementos de juicio para la aplicaci贸n de acciones correctivas.
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La figura anterior nos muestra que las etapas de planeación y control, como funciones de la gestión administrativa, se concretan en el proceso de elaboración de un presupuesto. Además, la organización, la coordinación y la dirección, permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. Por lo regular el proceso administrativo y gerencial no es estático; es activo, dinámico, siempre cambiante, cíclico y acorde con las circunstancias del entorno. El presupuesto actúa en cada una de sus etapas o funciones. Prácticamente no podrá realizarse ninguna labor en la empresa, si antes no se define cómo, por qué o para qué se efectúo y si no se cuenta con los recursos suficientes para ejecutarla. Ventajas • Permite determinar si los recursos estarán disponibles para ejecutar las actividades y se procura la consecución de los mismos • Permite escoger aquellas decisiones que aporten mayores beneficios a la entidad. • Da una base para la toma de decisiones y fijación de políticas a seguir (financiamiento, compras, inversiones, producción, ventas, etc.), las cuales pueden ser replanteadas si después de evaluarlas no son las adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. • Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción. • Procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos, • Ayuda a optimizar recursos. • Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa. • Advierte sobre optimismo exagerado o irrealizable, que pudiera traer consecuencias negativas. 12
• Conduce la fuerza de trabajo en forma más productiva.
Limitaciones. •Estar basado en estimaciones o pronósticos, que son susceptibles de errores, y a imprevistos como: disposiciones fiscales, tendencia del mercado, actuación de la competencia, pérdida en el poder adquisitivo de la moneda, etc. • La precisión de sus datos depende del juicio o la experiencia de quienes los determinaron. • Es sólo una herramienta de la administración, un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante. • Cuando se ha tenido por algún tiempo en ejercicio del control presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo. • Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto los resultados pueden no ser inmediatos
OBJETIVOS
Los objetivos del presupuesto son:
- Consideración del futuro, para que los planes trazados permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten. 13
- Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
- La coordinación de todas las actividades, para obtener ese fin.
PROPÓSITOS
Fomentar el progreso de la Teoría y de las Técnicas Presupuestarias y disciplinas afines y todo lo relacionado con las Finanzas Pública de los países miembros.
Servir de organismo de consulta y asistencia técnica a todos los países y organismos que la requieran, nacionales o internacionales, se trate de instituciones asociadas o no.
Realizar investigaciones en el campo presupuestario, actuando como organismo de difusión.
Estimular el intercambio entre los países y asociaciones miembros, propiciando el intercambio de publicaciones y experiencias entre técnicos y funcionarios.
Desarrollar y supervisar programas destinados a la capacitación, perfeccionamiento y actualización en el área de su competencia.
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COMO SE CLASIFICAN CRITERIOS SEGÚN EN EL SECTOR EN EL CUAL SE UTILICEN 15
Públicos Son
aquellos
que
realizan
los
Gobiernos,
Estados,
Empresas
Descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. En estos se cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Privados Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.
Clasificación de los presupuestos Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Según la flexibilidad, 2) Según el periodo de tiempo que cubren, 3) Según el campo de aplicabilidad de la empresa, 4) Según el sector en el cual se utilicen. 6.1 Según la flexibilidad 6.1.1 Rígidos, estáticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público. 6.1.2 Flexibles o variables
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Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos. 6.2 Según el periodo de tiempo 6.2.1 A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. 6.2.2 A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grande Según el campo de aplicación en la empresa 6.3.1 De operación o económicos Tienen en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: ·Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos ·Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. ·Presupuesto de Compras 17
Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. ·Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados. ·Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo ·Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos CONTEXTUALIZAR
Metodología de la presupuestación: Labor de Concientización Organización del trabajo presupuestal Etapas de la preparación del presupuesto Evaluación del entorno Existen dos tipos de variables que afectan de manera significativa el desempeño de la empresa Determinación de Características Empresariales Áreas del conocimiento empleadas para presupuestar Metodología para la elaboración del presupuesto Áreas criticas del presupuesto Niveles Nivel Operativo Recae la ejecución de los planes de la dirección en materia fabril Nivel Administrativo Definen el horizonte comercial y financiero de la empresa Objetivos cuantificables, claros y alcanzables La planeación de los presupuestos no debe ser inflexible Proponer un conjunto de 18
alternativas, estudiarlas y seleccionar las más favorables Labor de concientización Pautas para la concientización Situación Financiera Eficiencia
y
productividad
Políticas
Gerenciales
Actualización
Tecnológica Permite determinar las posibilidades reales de progreso y establecer si las estrategias competitivas se sustentaran en el crecimiento de las operaciones o en la simple supervivencia Ya que van muy ligados a los procedimientos logísticos, estos tienen mucha influencia en los costos y por ende en la fijación de los precios La influencia por el desarrollo tecnológico industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos afecta los presupuestos comerciales La política de inventarios se refleja en los presupuestos de compras y producción y las políticas de salarios y de crédito se expresaran presupuestalmente en los valores de la nómina, la comercialización y los flujos monetarios Variables controlables Objetivos
Estrategias Competitivas
Políticas Gerenciales
Proyectos de inversión
Calidad del producto
Canales de distribución
Sistemas de producción Gustos del consumidor
Disposiciones gubernamentales
Inflación y devaluación 19
Tasas de interés
Estabilidad política
Ingreso per capital del consumidor
Acciones de la competencia
Tendencias
demográficas
Variables
No
controlables
Empresas
pequeñas y medianas 3.Difundir la técnica de elaboración del presupuesto en los niveles administrativos y operativos 4. Utilizar las estimaciones elaboradas por las áreas y que se transcriben en las cedulas presupuestarias 1. Sostener reuniones con la dirección general 2. Revisar sistemas de contabilidad de costos 5.Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de ventas y costos 6. presentar informes periódicos que permitan comparar los resultados previstos y los reales En el caso de estas empresas el trabajo presupuestal es responsabilidad del departamento de contabilidad Responsabilidades
de
un
director
presupuestal
2.
Aprobar
el
presupuesto de la empresa 3. Considerar y aprobar los cambios del presupuesto general Empresas Grandes En el caso de estas empresas, lo adecuado es conformar un comité de presupuestos que asuma las siguientes funciones: 1.Recibir los presupuestos parciales de cada departamento 2. Aprobar el presupuesto general de la empresa 3. Considerar los cambios al presupuesto general Reunir la información, clasificarla y organizarla, de las diferentes divisiones o departamentos Preparar el manual de presupuestos Preparar los análisis especiales de
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la ejecución presupuestal que requieran la gerencia general, el comité o las jefaturas Reiniciación Control Evaluación Ejecución 5. En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores Selección de las estrategias competitivas Selección en las opciones de crecimiento Liderazgo en costos y/o diferenciación Intensivo, integrado o diversificado Elaboración del presupuesto En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios En el área de producción se programaran las cantidades a fabricar o ensamblar Las compras se calculan en términos cuantitativos y monetarios La jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos, debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos Los proyectos de inversión demandan un tratamiento especial para la cuantificación de recursos Es competencia de los encargados de la función presupuestal reunir la información de la información de la operación normal y de los programas que ameriten inversiones adicionales Poner en marcha los planes, con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados Entre las actividades más importantes para esta etapa son: Preparar informes de ejecución del presupuesto por áreas y acumulados que comparen numérica y porcentualmente los real y lo presupuestado Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas entre lo previsto y lo ocurrido Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre. Al finalizar el periodo, se elabora un informe de los resultados obtenidos. Esta retroalimentación es muy importante para las áreas, así serán conscientes de su desempeño. La economía es trascendental por cuanto el análisis de factores como la inflación, la devaluación y las tasas de interés desempeña un papel determinante en las proyecciones La estadística proporciona instrumentos de suma valía, como los métodos de cálculo de pronósticos, los números índices, las 21
series cronológicas y los análisis de regresión que son clave para reducir el grado de incertidumbre La administración suministra fundamentalmente
conceptos
vinculados
al
planeamiento,
la
coordinación de actividades y los flujos de información La contabilidad, al representar la expresión monetaria de las decisiones gerenciales, sirve de soporte al sistema, por cuanto el presupuesto se ha definido como la contabilidad hacia el futuro Las finanzas, además de fomentar el análisis global y sectorial del sistema, promueven la evaluación objetiva de las mejores alternativas puestas a consideración del cuerpo directivo A partir de la definición de la misión, la visión y análisis de los mercados se procede al pronóstico de ventas que sirve para elaborar el presupuesto de ingresos operacionales Al reunir el presupuesto de ventas e ingresos operacionales, el costo de ventas y el de gastos operacionales de comercialización y administración, se elabora la proyección del estado de resultados y se llega a la utilidad operacional Con base en los resultados obtenidos a través de los presupuestos mencionados, se procede a elaborar los presupuestos financieros Como la actividad reflejada en los presupuestos es dinámica, todo lo anterior se verá influenciado por las necesidades de investigación y desarrollo de nuevos proyectos traducidos en requerimientos presupuéstales Las cédulas presupuéstales se deben elaborar conjuntamente con los usuarios de la información de presupuestos Temas de reflexión La planeación y el presupuesto no tienen aplicación en economías afectadas por fuertes fluctuaciones de los indicadores de inflación y devaluación Tienen aplicación en cuanto a que si una economía está afectada de esa manera, deben planearse con más detalle los presupuestos, hacerse valer de los estados financieros pertinentes y tener muy en cuenta las variables no controlables Cuando la dirección solo busca la supervivencia de la organización, el trabajo presupuestal se limita a considerar la ejecución del presupuesto anterior y tener en cuenta para el futuro un crecimiento acorde a la tasa de inflación 22
Aunque se busque solo la supervivencia de la empresa, debería aplicarse un mejoramiento continuo debido a que las condiciones del mercado cambian día a día Al amparo de las obligaciones que se asumen en el momento de aprobar los presupuestos, es frecuente encontrar directivos que adoptan posiciones conservadoras frente a los pronósticos Es totalmente natural ver las posiciones conservadoras frente a los pronósticos, y estas deben tomarse también muy en cuenta, haciendo un equilibrio entre todas las opiniones que resulten útiles Los presupuestos simbolizan la expresión formal, cuantitativa y monetaria del planeamiento de la empresa Es por eso que se les denomina "la contabilidad hacia el futuro" Sin la formulación de planes, programas, proyectos, estrategias, políticas y presupuestos, las empresas ponen en riesgo su participación en el mercado competitivo y enfrentan tropiezos para utilizar eficientemente sus factores productivos Sin todo lo ya mencionado, la empresa camina totalmente a ciegas, sin pretender alcanzar sus objetivos de manera eficiente. Los planes son el mapa principal hacia el futuro de la empresa Naturalmente alimentan la necesidad de presupuestos y planeación a largo plazo para lograr ser competitivas frente a todas las demás empresas que se encuentran el mercado mundial. No solo presupuestar sino hacer más eficientes los presupuestos desarrollándolos con la mayor eficacia posible El ambiente de la globalización económica, la apertura de los mercados y la mayor competencia son fuerzas económicas que alimentan la necesidad del presupuesto y la planeación a largo plazo Si no conocemos la capacidad instalada de producción, podemos cometer el error de planear una producción mayor a la posible o podemos también planear una producción menor, desaprovechando los recursos de la empresa No es viable planear y presupuestar sin conocer la capacidad instalada de producción, lo cual constituye un factor restrictivo de la comercialización Las políticas de control de inventarios tienen incidencia directa sobre los costos de venta y, por tanto, sobre los objetivos relacionados con la 23
utilidad y la rentabilidad Dependiendo de los objetivos relacionados con la utilidad y rentabilidad, así se deben adecuar las políticas de control de inventarios Los costos unitarios de producción dependen del método utilizado para distribuir o asignar los costos indirectos de fabricación Al asignar los costos de producción porcentualmente vemos el costo de una manera más detallada y especifica que sacando un promedio general entre todos los distintos productos Evaluación de lectura Que papel desempeña la motivación al personal para que el presupuesto funcione adecuadamente? R/Con un equipo de trabajo motivado resulta más fácil alcanzar los objetivos propuestos, ya que el personal se encuentra comprometido con los objetivos de la empresa Considera que esta motivación debe hacerse antes o después de comenzar a operar el sistema R/Debe realizarse desde un inicio y durante todo el proceso para conservar una armonía motivacional Como el entorno puede afectar el presupuesto de su empresa?
R/ Pueden afectarlo de manera incierta debido a las variables no controlables, pueden representar graves riesgos o amenazas para la empresa Como las disposiciones gubernamentales podrían afectar sus calculos presupuestarios? R/ A través de cambios en los aranceles ya sea de importaciones y exportaciones, e impuestos, restricciones de ventas de ciertos productos entre otras. Enuncie y explique al menos dos etapas de la elaboracion de un presupuesto Ejecución: es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente interés por alcanzar los objetivos trazados Control: es recalcar que todo lo anterior se realiza en tiempo real Haga un listado de objetivos generales y específicos que se puedan tener en cuenta en la etapa de preiniciacion de un presupuesto Generales: 24
Incrementar los margenes de utilidad, rendimiento de la inversión y movilización de recursos Ampliar la cobertura comercial en el país Incursionar en mercados internacionales Específicos: Alcanzar un crecimiento de al menos un X% en volúmenes de ventas Lograr margenes de utilidad entre X% y X% Explique la funcion del comite de presupuestos en una organizacion Evalúan y aprueban el presupuesto de la organización. Se requiere de todo un comité cuando estamos hablando de empresas grandes ya que si la empresa es pequeña estas funciones quedan en manos del contador Explique las principales ventajas y limitaciones de los presupuestos Dentro de las principales
ventajas
podemos
encontrar
que
los
presupuestos
componen uno de los principales planes de la empresa dentro de los cuales podemos visualizar el futuro de la empresa y dar paso a una planificación estratégica, por eso a los presupuestos se les llama "la contabilidad hacia el futuro" La principal desventaja de los presupuestos es que no es algo totalmente seguro, debido a las variables no controlables. Explique esta afirmación: La investigación exhaustiva de los mercados constituye la plataforma para garantizar la confiabilidad de los presupuestos. La investigación de los mercados nos permite identificar de manera un poco más clara el comportamiento de las variables no controlables y ya que estas son las que afectan principalmente los presupuestos podemos llegar hasta cierto punto conocer estas variables y controlar los presupuestos de una manera más confiable. Porque es conveniente que la actividad presupuestaria converja a la preparación de los estados financieros tradicionales y a la elaboración del presupuesto financiero o 25
flujo de caja? Porque de esta manera podemos anticiparnos a los estados en el futuro, podemos definir metas en cuanto a lo que se ha reflejado en periodos anteriores y elaborar estrategias que nos permitan mejorar nuestro desempeño Explique la relación entre los programas de producción, los planes de compra, los consumos de materia prima y la demanda de mano de obra. Su relación está inmersa en las necesidades de presupuestar todo aquello que se planea producir, depende de la cantidad de la producción las compras, los consumos de materia prima, los programas de producción y la demanda de mano de obra Mencione las principales fuentes de informacion requeridas para elaborar los presupuestos de ventas, de compras de insumos y costos indirectos de fabricacion Ventas planificadas, inventarios de producto terminado estimado, unidades me material directo requerido para cada producto, gastos de fabrica estimados, inventarios iniciales y finales. Que parametros sugeriria para asignar los costos indirectos de fabricacion entre los diversos productos comercializados por cualquier empresa? Una distribución proporcional entre la base de aplicación y las horas de mano de obra directa de cada producto.
Objetivos específicos • Describir los pasos considerados en los planes empresariales. • Destacar las etapas del proceso presupuesta. • Presentar las relaciones de coordinación consultadas en la preparación del presupuesto. • Relacionar las principales fuentes de información interna y externa consideradas para elaborar el presupuesto en el aspecto funcional (ventas, producción, relaciones industriales).
26
• Señalar cómo los presupuestos funcionales permiten integrar el presupuesto global y proyectar los estados financieros. • Enunciar y explicar las funciones del comité de presupuestos y del jefe. • Presentar el contenido y los beneficios del manual de presupuestos.
Principio de la presupuestacion: 2. PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO Independientemente del tipo de presupuesto que se prepare, se aplican ciertos principios generales. En primer lugar, el apoyo de la gerencia es vital para el éxito del programa presupuestado. A pesar de que ésta podría no darse cuenta del papel tan importante que juega en la presupuestación, su posición respecto a la misma trasciende pronto al resto de la empresa. Si consideran que el presupuesto es un proceso mecánico que se debe realizar lo más rápidamente posible, es probable que los empleados presten menos atención a la preparación del presupuesto. 3. El proceso de presupuestación fracasará también si la gerencia considera los presupuestos como algo para echar la culpa de todo. Por el contrario, si se considera que el presupuesto es un medio excelente 27
de planificación y desempeña un papel activo en la ejecución de los mismos, es más probable que la empresa obtenga todos los beneficios que ofrece este proceso. 4. PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO 1) Programación: Se desprende de la propia naturaleza del presupuesto y sostiene que éste (el presupuesto) debe tener el contenido y la forma de la programación. a. Contenido: Establece que deben estar todos los elementos que permitan la definición y la adopción de los objetivos prioritarios. b. Forma: En cuanto a la forma, con él deben explicitarse todos los elementos de la programación. Respecto de la forma mediante este principio se sostiene que deben contemplarse todos los elementos que integran el concepto de programación; Es decir que deben expresarse claramente los objetivos concretos adoptados:
Los recursos humanos. Materiales y otros servicios que demanden dichas acciones y para cuya movilización se requieren determinados recursos monetarios. 6. 2) Integralidad: En la actualidad, la característica esencial del método de presupuesto por programas, está dado por la integralidad en su concepción y en su aplicación en los hechos. El presupuesto debe ser:
28
ementos de la programación. 7. 3) Universalidad: Dentro de este postulado se sustenta la necesidad de que aquello que constituye materia del presupuesto debe ser incorporado en él. En la concepción tradicional se consideraba que este principio podía exponerse cabalmente bajo la prohibición; de la existencia de fondos extrapresupuestarios. 8. 4) Exclusividad: En cierto modo este principio complementa y precisa el postulado de la universalidad, exigiendo que no se incluyan en la ley anual de presupuesto asuntos que no sean inherentes a esta materia. Ambos principios tratan de precisar los límites y preservar la claridad del presupuesto, así como de otros instrumentos jurídicos respetando el ámbito de otras ciencias o técnicas. 9. 5) Unidad: Este principio se refiere a la obligatoriedad de que los
Elaborados.
definida y adoptada por la autoridad competente, de acuerdo con la ley, basándose en un solo método y expresándose uniformemente. 10. 6) Acuciosidad: para el cumplimiento de esta norma es imprescindible la presencia de las siguientes condiciones básicas en las diversas etapas del proceso presupuestario:
decisiones, en la realización de acciones y en la formación y presentación del juicio sobre unas y otras, y 29
tivos y fijación de los correspondientes medios; en el proceso de su concreción o utilización; y en la evaluación de nivel del cumplimiento de los fines, del grado de racionalidad en la aplicación de los medios y de las causas de posibles desviaciones. 11. 7) Claridad: Este principio tiene importancia para la eficiencia del presupuesto como instrumento de gobierno, administración y ejecución de los planes de desarrollo socio-económicos. Es esencialmente de carácter formal; si los documentos presupuestarios se expresan de manera ordenada y clara, todas las etapas del proceso pueden ser llevadas a cabo con mayor eficacia. 12. 8) Especificación: Este principio se refiere, básicamente, al aspecto financiero del presupuesto y significa que, en materia de ingresos debe señalarse con precisión las fuentes que los originan, y en el caso de las erogaciones, las características de los bienes y servicios que deben adquirirse. La especificación significa no sólo la distinción del objetivo del gasto o la fuente del ingreso, sino además la ubicación de aquellos y a veces de éstos, dentro de las instituciones, a nivel global de las distintas categorías presupuestarias, y, en no contados casos, según una distribución espacial. 13. 9) Periodicidad: Este principio tiene su fundamento, por un lado, en la característica dinámica de la acción estatal y de la realidad global del país, y, por otra parte, en la misma naturaleza del presupuesto. A través de este principio se procura la armonización de dos posiciones extremas, adoptando un período presupuestario que no sea tan amplio que imposibilite la previsión con cierto grado de minuciosidad, ni tan breve que impida la realización de las correspondientes tareas.
30
14. 10) Continuidad: Esta norma postula que toda la etapa década ejercicio presupuestario deben apoyarse en los resultados de ejercicios anteriores y tomar, en cuenta las expectativas de ejercicios futuros. 15. 11) Flexibilidad: A través de este principio se sustenta que el presupuesto no adolezca de rigideces que le impidan constituirse en un eficaz instrumento de: Administración, Gobierno y Planificación. Para lograr la flexibilidad en la ejecución del presupuesto, es necesario remover los factores que obstaculizan una fluida realización de esta etapa presupuestaria, dotando a los niveles administrativos, del poder suficiente para modificar los medios en provecho de los fines prioritarios del Estado. 16. 12) Equilibrio: Este principio se refiere esencialmente al aspecto financiero del presupuesto aun cuando éste depende en último término
combinación de factores para la producción de los bienes y servicios de
consecuencia, también del grado de estabilidad de la economía. 17. Es cuando necesitamos “información para tomar una decisión, que nos damos cuenta de la calidad de la información que producimos.”
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Las etapas de la presupuestacion: Preparación y solicitud La primera fase del ciclo presupuestario consiste en preparar y solicitar un presupuesto. Normalmente, un comité de personas presenta la propuesta. Este comité puede ser nombrado por el Poder Ejecutivo o puede ser un subconjunto que proveniente de la rama legislativa. Una vez que el comité haya evaluado los presupuestos anteriores, considerará los gastos previstos, confirmará los recursos disponibles, elaborará una propuesta de presupuesto y la presentará a la legislatura para su aprobación.
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Aprobaci贸n legislativa Por lo general, la legislatura tiene la facultad de aprobar o rechazar un presupuesto. Una vez que el proyecto lo ha recibido el poder legislativo, es tarea de los legisladores revisarlo y votarlo. Si el presupuesto es aprobado, pasa a la fase de ejecuci贸n. Si es rechazado, se enviar谩 al comit茅 de presupuestos para que se revise y vuelva a enviarse.
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Aplicaci贸n y ejecuci贸n Una vez que el presupuesto haya sido aprobado, corresponde al Poder Ejecutivo implementar y ejecutar el presupuesto. Esto consiste, 34
primordialmente, en distribuir los recursos presupuestarios a los destinatarios que se encuentran dentro del gobierno.
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Auditoría y revisión Por último, un presupuesto se audita y revisa según criterios preestablecidos. Se evalúa la eficacia del presupuesto y su uso eficiente para orientar las futuras decisiones presupuestarias.
36
37