Consejos de Marketing Ferial by Grupo G-Trade

PRESENTACIÓN

LA MAGIA DE LAS FERIAS

El trabajo de años se sintetiza en pocas horas. Los colores, la publicidad, las imágenes, el mensaje, las relaciones públicas, generan sensaciones de coincidencias y posibilitan que empresarios (cualquiera sea el formato de su negocio) se sienta seducido por ser parte del show ferial.

Las ferias encierran una dinámica maravillosa, todo se vuelve radiante, las esperanzas se renuevan y las empresas brillan con luz propia. Todo se transforma, suceden interesantes situaciones y como por arte de magia, los negocios comienzan a fluir. El trabajo de años se sintetiza en pocas horas. Los colores, la publicidad, las imágenes, el mensaje, las relaciones públicas, generan sensaciones de coincidencias y posibilitan que empresarios (cualquiera sea el formato de su negocio) se sienta seducido por ser parte del show ferial. Todos se preparan para la ocasión. Unos van a satisfacer sus necesidades de crecimiento y quieren comprar. Otros, van con sus mejores propuestas a vender los productos y servicios que alimentarán los sueños de consolidación empresarial de los visitantes. Para que este escenario sea posible hay un intenso trabajo previo, que consiste en convocar a través de diversos métodos a toda la oferta de un mismo sector empresarial. Se realiza una tarea minuciosa de inteligencia para detectar a los potenciales visitantes, estén donde estén (innecesario). Hay que llegar a ellos y decirles que existe una feria que logrará satisfacer sus necesidades empresariales. Para lograr ello, se genera una serie de mecanismos para despertar su interés y mantenerlo vigente hasta el día de la inauguración. El visitante debe considerar vital para su negocio asistir al evento. Y cuando coinciden todas las partes: Esto es, una organización seria que conoce su razón de ser, la escenografía del lugar, la profesional oferta de los expositores y la participación calificada de los visitantes, se produce la magia. Se genera, en pocas horas, un ámbito de exaltaciones, emociones, sensaciones y de buenos negocios donde todos salen beneficiados. Adrián Gechelín Grupo G-Trade SAC

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MARKETING FERIAL Esta publicaciรณn persigue el objetivo de apoyar, informar y ayudar a tomar

buenas decisiones

a las empresas participantes de ferias. El material fue elaborado de opiniones, vivencias, consultas a libros especializados, comentarios de nuestros expositores y escritos de eruditos en el tema. Se permite la publicaciรณn parcial de los escritos, siempre y cuando tengan como meta, educar y fortalecer el marketing ferial.

Consejos de Marketing Ferial

LAS FERIAS Las ferias son un fenómeno económico que surgió durante la Baja Edad Media en Europa Occidental, en donde convergían todas las actividades económicas de un pueblo. Consistía en una confluencia organizada por numerosos mercaderes de una localidad cuya posición geográfica representaba alguna ventaja, permitiendo establecer tratos comerciales durante varios días y con una periodicidad normalmente anual.

...Las ferias a pesar de tratarse de una herramienta comercial con varios siglos de antigüedad, mantiene una enorme vitalidad en nuestros días y es considerada una herramienta fundamental en el marketing industrial.

Conforme pasó el tiempo las ferias se sofisticaron, pero básicamente continuaron siendo una novedosa práctica comercial y un poderoso instrumento para el desarrollo empresarial. Porque no solo se beneficia a las empresas, ya sean éstas expositoras o visitantes, sino que también constituyen un fenómeno con un extraordinario impacto en la ciudad o país. Son pues, un fenómeno comercial complejo, rico y eficaz. A pesar de tratarse de una herramienta comercial con varios siglos de antigüedad, mantiene una enorme vitalidad en nuestros días y es considerada una herramienta fundamental en el marketing industrial.

CRITERIO PARA ELEGIR UNA FERIA A LA MEDIDA DE SU EMPRESA Cuando se toma la decisión de participar en una feria, se debe tener buen criterio y objetivos claros. Hay dos aspectos fundamentales: • La feria: Esta debe ser adecuada para las metas de su empresa, la difusión de la misma tiene que garantizarle la presencia de su público objetivo y el lugar debe ser adecuado para la exposición. Una vez analizado esto, es importante conocer su plan de trabajo, personal, lugar, fecha y la promoción respectiva. Es importante solicitar la opinión y experiencia de empresarios que han participado en esa feria anteriormente. Sus objetivos deben ser claros. Idealmente, la empresa debe contar con una planificación de corto, mediano y largo plazo, que sirva de mapa para guiar las acciones que se emprendan. Es importante determinar las metas que se quieren lograr con la implementación de las actividades publicitarias y promocionales. No olvide determinar cuánto costará su participación. Cuente con el presupuesto suficiente para asistir al evento y considere el retorno de la inversión en ventas o en imagen. • El organizador: Es importante remarcar la trayectoria y experiencia de la empresa, referencias de eventos anteriores, competencias, plan promocional y su situación legal e impositiva en el mercado.

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LOS EVENTOS FERIALES COMO HERRAMIENTA DE PROMOCIÓN Y MARKETING TIPOS DE FERIAS

Para la clasificación de las ferias hay que tomar en cuenta las características de su organización.

SEGÚN ALCANCE O COBERTURA • Ferias regionales: Las mismas convocan a expositores procedentes de un mismo país o región. • Ferias internacionales: Son grandes eventos de exhibición que se llevan a cabo para facilitar encuentros de negocios de expositores o empresas de distintos países. • Según el tipo de actividad: Este tipo de clasificación obedece al área de actividad de los participantes: comercial, industrial, artesanal, entre otras. • Según el público objetivo: Las exhibiciones pueden estar dirigidas a productores, distribuidores, o a consumidores finales. Esta división tiende a desaparecer, ya que actualmente muchas ferias destinadas a revendedores invitan a participar al público en general.

La sede

La presencia en una feria presenta una serie de retos en un sin número de aspectos relacionados con su planificación y montaje.

Es sin duda el primer factor que se debe considerar al participar en un evento. La misma involucra no solo la elección del lugar donde se desarrollará la feria, sino también muchos otros aspectos como su ubicación, accesibilidad, estacionamientos, seguridad, iluminación natural y artificial, decoración, sonido y ambientación. Principalmente el concepto de diseño del espacio físico de la exhibición.

Diseño de Stand

La presencia en una feria presenta una serie de retos en un sin número de aspectos relacionados con su planificación y montaje. Existen en la actualidad, empresas dedicadas específicamente a la realización de stands y su contratación ofrece a los expositores o empresas que deciden participar en una feria la oportunidad de una participación más efectiva. Esto les permite dedicar su tiempo y recursos a desarrollar estrategias y presupuestos particulares, sin tener que preocuparse de una tarea que debe ser realizada por especialistas.

Fecha y duración del evento

Nunca olvide la fecha de realización y el período de duración. Para ello, se deben tomar en cuenta aspectos como la disponibilidad de su personal y la coincidencia con otros eventos similares que puedan distraer la atención interna y externa.

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Promoción En nuestros tiempos, las comunicaciones son cada vez más abiertas y diversas, los mercados más amplios para las empresas y los consumidores o usuarios más exigentes. En este contexto, es preciso trabajar de forma coherente y racional si se aspira al éxito frente a la competencia. La planificación implica asimismo, lograr un cambio en la mentalidad de todos los agentes del plan de mercadeo, fomentando el realismo, la agilidad y la autocrítica con espíritu constructivo.

Campos de AnÁlisis Antes de decidir participar y promocionarse en una feria, el expositor debe procurar conocer, por todos los medios a su alcance, cada uno de los factores que inciden de forma directa en el éxito o fracaso de su participación: El mercado: Importancia cuantitativa y cualitativa del mismo. Localización, identificación y valoración. Los productos: Características, utilidad, adaptación y mejoras susceptibles a llevarse a cabo, costos, comercialización y distribución de los productos. Presencia de los productos de la competencia en el mercado objetivo. Producción disponible para el mercado en cuestión. Capacidad de la empresa para ampliar su oferta de los productos. Plazos de fabricación, de entrega y condiciones de venta de los mismos. Los compradores: Cómo seleccionan sus compras, cuáles son sus exigencias. Informes de su situación financiera, capacidad de compra, forma y método de trabajar, motivaciones personales y objetivos. Los visitantes: Estudio de sus motivaciones, necesidades reales y costumbres. Caracterización de actitudes frente a los productos de la empresa. Determinación de sus limitaciones económicas, culturales y de otros tipos. La competencia: Análisis de la estrategia comercial de la competencia, tratar de informarse de su oferta, clientes, fortalezas y debilidades.

Antes de decidir participar y promocionarse en una feria, el expositor debe procurar conocer, por todos los medios a su alcance, cada uno de los factores que inciden de forma directa en el éxito o fracaso de su participación.

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LA IMPORTANCIA DE PARTICIPAR EN FERIAS En este nuevo siglo de vertiginosos cambios en las comunicaciones, de desafíos para las economías regionales, de globalización de los mercados, de apertura de las exportaciones, de libre comercio y de veloces transformaciones de la información, las industrias deben enfrentar un nuevo desafío: DARSE A CONOCER y COMPETIR, con el único objetivo de impulsar, promover y concretar negocios de empresa a empresa. En las ferias se presenta un entorno ideal para realizar negocios, establecer alianzas comerciales y abrir las puertas a un abanico de nuevas posibilidades. Entre muchos objetivos, se pueden enumerar algunos de los más comunes: • Mantener vigencia. • Elaborar una base de datos fresca y actualizada. • Afianzar el poder de convocatoria en el mercado nacional. • Consolidar la relación con sus clientes y establecer nuevos contacto. • Reforzar su imagen en el mercado.

En una feria las empresas serán visitadas por una cantidad de interesados mucho mayor que los contactos que haya podido hacer durante un año...

Todo esto es posible, porque se trata de una oportunidad única, viable y lo mejor de todo, es que se puede lograr al menor costo. Las ferias son una excelente alternativa para enfrentar la realidad y sacarle el jugo al mercado. La clave es enfocar bien sus estrategias, crear buenos mensajes, diseñar productos más innovadores y estar atento a los movimientos de sus competidores. Lo ideal es trabajar con costos adecuados sin resignar la imagen, ni la calidad, para de esta manera captar potenciales clientes.

¿POR QUÉ TENDRÁ ÉXITO AL ESTAR PRESENTE EN UNA FERIA? Las ferias de muestras y los salones constituyen una excelente forma de aumentar la visibilidad de su empresa y, en definitiva, sus ventas. Resulta imprescindible sacar el máximo provecho del tiempo limitado que se trabaja en el stand para obtener el mayor rendimiento de la inversión. Las ferias ofrecen la posibilidad de alcanzar el éxito en pocos días. Durante el año, una empresa ha tenido que buscar interesados, perseguirlos, convencerlos, sacarles una cita, a dos, o tres, presentarse una y otra vez, ofrecerles promociones, descuentos, facilidades y otras alternativas para poder seducirlos. Con mucha suerte, y la ayuda de las coincidencias, podría ganar aquellos clientes.

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En una feria las empresas serán visitadas por una cantidad de interesados mucho mayor que los contactos que haya podido hacer durante un año. ¿No lo cree? Bueno, responda lo siguiente ¿por qué cree que las miles de personas que asisten a la feria no visitarán su empresa? Es vital en el mundo empresarial asumir una postura optimista y positiva, porque si no es así, no habrá feria que salve a su empresa. El momento es ahora, esperar el mañana es un síntoma de debilidad, ha llegado el día de preparar a su gente y crear productos o servicios “ganchos” para todos los interesados. Recuerde que en una feria la gente visitará su empresa, interesados en su propuesta comercial. Además, podrá fortalecer su imagen, exponer su oferta ante sus competidores. Si compara la realidad actual con el pasado cercano, para algunos puede parecer que hoy se vive en una etapa más difícil, pero, debe analizar que tal vez sea ésta la realidad en la que deba desempeñarse de aquí en adelante. Por ello la oferta empresarial debe ser acorde a las necesidades actuales. No es momento de especular, de esperar que las cosas vuelvan a ser como antes.

¿POR QUÉ LAS FERIAS SON UNA PODEROSA HERRAMIENTA DE MARKETING? Es fácil observar que las comunicaciones se vuelven cada día más impersonales. La feria le propone otro tipo de comunicación: • Estar cara a cara con cientos o miles de clientes potenciales. • Usted controla el ambiente/stand, está en su cancha. • Su prospecto lo puede evaluar frente a la competencia y notar sus diferencias. • Generar contactos que le hubiera tomado un año lograr una cita. • Tiene la mejor posibilidad para educar y explicar su oferta, mejor que por cualquier otro medio. • Visibilidad para las Pymes. Los compradores dedicarán más tiempo a los pequeños expositores que a los grandes con los que hablan cada semana. No todo cae del cielo, el éxito de su participación en la feria depende de su compromiso, preparación y los mecanismos que haya utilizado para promoverse. El resto es estar presente con las herramientas correctas. Es importante antes de dar el paso, seleccionar cuidadosamente en cuáles ferias participará. No todas las ferias atraen el mismo tipo de visitantes, ni están diseñadas para todo tipo de proveedor. Siempre analice en primera instancia el organizador, el lugar y el tipo de público que visitará el show.

..Las ferias ofrecen mucha visibilidad para las Pymes. Los compradores dedicarán más tiempo a los pequeños expositores que a los grandes con los que hablan cada semana...

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las ferias SON EL PUNTO DE ENCUENTRO DE LA OFERTA Y LA DEMANDA Las ferias son uno de los instrumentos de promoción, mercadeo y comunicación más importantes y además eficientes. Son un punto de encuentro entre la oferta y la demanda que facilita los negocios para todas las partes. Para los expositores, las ferias son un medio para dar a conocer sus productos o servicios, observar la competencia, probar o lanzar productos, estudiar el mercado, visitar y ser visitado por sus clientes, encontrar distribuidores y concretar ventas. Sumarse a una feria ofrece las siguientes ventajas y oportunidades: • Es el cliente quien visita a la empresa y no al revés, está dispuesto a terminar comprando. Es justo el momento de venderle. • El cliente está disponible, no necesita tomar una cita previa; no tiene otra cosa que hacer, está predispuesto a comprar. • A una feria acuden clientes muy difíciles de captar en otro lugar: A una feria acuden clientes difíciles de captar en otro lugar. Muchas veces dichos clientes son desconocidos por la red de ventar; en otras ocasiones, no son captados porque no están siendo cubiertos por la cartera de sus vendedores.

En una feria... los compradores dedicarán más tiempo a los pequeños expositores que a los grandes con los que hablan cada semana

• En una feria el producto es el rey. La exposición de sus productos se realiza en vivo y en directo. • El costo por contacto de ventas en una feria es indiscutiblemente el más bajo: en muy pocos días se puede vender mucho a muchos, incluidos a los clientes más difíciles.

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PRESUPUESTO PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA Luego de tomar la decisión de participar, es importante elaborar un presupuesto sincero y posible para asegurarse que pueda hacer frente a los gastos. Para ello, considere la información relacionada con respecto a los siguientes puntos: • El valor del stand o área de exposición. • Las formas de pago disponibles. • La inversión en productos que expondrá. • Duración de la feria, gastos de personal, alimentación y traslados. • Qué recibe por el valor que está pagando.

FACTORES DE COSTO DE PARTICIPACIÓN

Una mayor inversión en decoración, folletería y anfitriona no asegura el éxito. A veces, con creatividad, servicios y buena atención, se pueden alcanzar metas insospechadas...

Alquiler de stand 35% Suministro de energía, línea telefónica, etc. 5% Construcción y equipamiento de stand 35% Transporte de las muestras 5% Gastos del personal y viajes 15% Otros 5% Total 100% Esto es un esquema básico. Existen empresas que apuntan a reforzar o imponer su imagen en el mercado y modifican esta tabla, ya que deciden realizar una fuerte inversión en el stand, folletería y merchandising. En otros casos, se da a la inversa, las empresas solo contratan un stand, realizan una decoración básica y creativa, y apuestan a la exposición de sus productos, servicios y novedades. Ambas opciones son válidas, pero no son absolutas. Además existen combinaciones entre ambas alternativas.

Inscripción Para inscribirse será necesario que formalice su relación con los organizadores y se asegure de leer el reglamento de la feria y el contrato, para estar seguro si puede cumplir con todos los requisitos que se indican en los mismos.

Elección del producto y selección de muestras Deberá definirse adecuadamente cuál será el producto o servicio que se ofrecerá a los clientes potenciales en la feria. Para ello habrá de revisarse los criterios definidos anteriormente tales como el mercado objetivo, la capacidad de producción, la disponibilidad del producto terminado, los canales de comercialización y los precios de sus productos.

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¿CÓMO BENEFICIARSE EN LA FERIA? La participación en ferias comerciales, tanto nacionales como internacionales, es una actividad central dentro de la política de promoción comercial de las empresas. Pero para obtener el máximo provecho de esta participación se requiere una preparación previa y un trabajo posterior para rentabilizar los resultados e informaciones obtenidas en el evento.

Si su empresa está acostumbrada a participar en ferias, no permita que el hábito y la costumbre le haga perder el rumbo de sus objetivos...

Las ferias comerciales son uno de los elementos de promoción que más auge está teniendo en los últimos años en nuestro país, parecido al caso de lo que ya ocurría en otros países más avanzados durante su desarrollo mercantil. Este auge contribuye a que cada vez sean más las empresas, de cualquier tamaño, que centran una gran parte de sus recursos de promoción en la asistencia a ferias sectorizadas. Sin embargo, para sacar el máximo partido a una actividad de esta naturaleza, para obtener la máxima ganancia posible, se debe tener en cuenta que los días de duración de la feria son sólo una pequeña parte del proceso total. Es necesario realizar una preparación previa adecuada y diseñar una buena estrategia para explotar los resultados conseguidos una vez que la misma termine. La feria, por lo tanto, debe ser solo una porción dentro de una estrategia global que se desarrollará a lo largo de todo el ejercicio anual de una empresa. En primer lugar debe decidir, en función de sus objetivos generales, si la asistencia a una feria es una buena alternativa dentro de todas las posibles herramientas que dispone para cumplir con sus presupuestos promocionales. El costo en que incurrirá será importante, por ello debe valorar correctamente la relación costobeneficio que pueda obtener.

ES CLAVE DEFINIR LOS OBJETIVOS Los mismos pueden ser muy variados según la estrategia de la empresa, aunque los más habituales son:  La generación de nuevos clientes.  Lanzamiento de nuevos productos o servicios  Análisis de la respuesta del mercado.  Fidelización de los clientes actuales.  Ampliar o crear una red comercial.  Estudiar el mercado.  Introducirse en el sector.  Impulsar la imagen corporativa.  Analizar el comportamiento de su competencia, entre otros. Una clara definición del objetivo perseguido es vital ya que ello le dará forma a todas sus acciones posteriores. Otros objetivos pueden ser, entre otros:

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 Buscar posibles alianzas con otras empresas.  Obtener información para preparar una próxima participación como expositores, e incluso conocer personal de otras empresas que les pueda ser útil para atraerlo a su organización. “El éxito de una exhibición, depende por completo del expositor, y se relaciona mucho con la gerencia de la feria” (Afirman los especialistas en este tema). Aunque la feria tenga un buen respaldo publicitario para su convocatoria, ya sean clientes o visitantes, podría usted figurar con nombre y apellido si se animara.

ALGUNOS CONSEJOS A CONSIDERAR Las invitaciones personales son muy eficaces para congregar un público que una empresa, no ha podido visitar o a otros nuevos clientes que deseen contactar entre sus compradores. Aunque esta tarea es sencilla, la elaboración del listado le tomará un tiempo que debe considerarlo como inversión. Si enviara correspondencia invitando a cientos de potenciales clientes, las posibilidades de un mayor retorno de la inversión aumentarán considerablemente. Busque más opciones. Comuníquese con sus prospectos y con quien le haya comprado alguna vez para capturar su atención. Coméntele que en el marco de una feria especializada, su empresa realizará la presentación de un nuevo producto, que tendrá condiciones inmejorables o simplemente procure hacerle recordar la importancia de su marca en la industria. Realce las ventajas de su empresa ante su competencia, esa es una carta importante que debe ser jugada. Las llamadas telefónicas tienen un sentido más personal, ya que un equipo de ventas podría tener contacto directo con el nuevo grupo de prospectos al que tiene que dirigirse. Una presentación clara y concisa, pero sobre todo, que invite a asistir a “SU” exhibición, sería lo más efectivo. Hay que estimular a los contactos que tiene a su alcance a visitar su stand mediante algún “gancho” o detalle favorable para ellos. Una llamada no demora más de tres minutos y se puede lograr un éxito inigualable. Otra técnica es la comunicarse mediante correo directo, que a diferencia de las invitaciones, requiere de un corto seguimiento. Esta gestión la puede estimular entregando algún obsequio en la fecha del encuentro entre el prospecto y el equipo de ventas en la feria. Es mejor si el regalo es personal, que lo halague, que sea exclusivo, que aparente un elevado valor y más aún, si es funcional. Si su empresa está acostumbrada a participar en ferias, no permita que el hábito y la costumbre le haga perder el rumbo de sus objetivos, porque estos deben ser claros y bien delimitados.

“El éxito de una exhibición, depende por completo del expositor, y se relaciona mucho con la gerencia de la feria”

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Importancia, utilidad y Ventajas de las Ferias Hay muchos ensayos, escritos y estudios realizados por los especialistas en marketing, que coinciden en una serie de conclusiones favorables para las empresas que apuestan a este tipo de manifestaciones comerciales.

RAZONES PARA SER EXPOSITOR 1. Ganar cuota de mercado y presentar una determinada imagen de marca de la forma más económica y eficiente. 2. Establecer una interacción directa entre comprador y vendedor. En otras palabras, estar cara a cara con el potencial cliente. 3. Obtener un alto volumen de información en un corto plazo de tiempo. 4. Establecer contactos comerciales: encontrarse con los clientes habituales y/o captar nuevos clientes. 5. Tomar el pulso al mercado y conocer las tendencias actuales y futuras. 6. Comprobar el grado de satisfacción de los clientes reales o potenciales respecto a sus productos y el de sus competidores. 7. Obtener feedback inmediato en la introducción de nuevos productos y/o mejoras en los ya existentes. 8. Contactarse con otros profesionales del sector para comentar problemas y nuevasc tendencias.

Establecer una interacción directa entre comprador y vendedor. En otras palabras, estar cara a cara con el potencial cliente.

9. Tener una idea clara acerca de la competencia. ¿Quién es y cuál es su posición en el mercado? También poder conocer sus clientes. 10. Participar en jornadas y actos paralelos que ayudan a evaluar la evolución y tendencias del mercado. 11. Oportunidad inmejorable para identificar posibles proveedores, subcontratistas, representantes, importadores y distribuidores. 12. Acelerar el proceso de decisión de compra. 13. Generar oportunidades de exportación. Las ferias proporcionan el acceso al mercado internacional y constituyen una auténtica plataforma en la estrategia de internacionalización de las empresas. 14. Investigar sobre las políticas de precios en el mercado. 15. Contribuir a reforzar la imagen de la empresa.

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FERIAS vs OTROS INSTRUMENTOS DE MARKETING Basado en un informe del Center for Exhibition Industry Research -CEIR- (*) y del Simmons Market Research Bureau (**). • Las ferias se colocan en segundo lugar en el ranking, sólo detrás de la venta directa, en lo que se refiere a su influencia en el proceso de ventas. * • El costo medio por visitante es un 45% inferior en una feria comercial que en una venta directa. * • En un 91% de los casos, la participación en ferias constituye un factor clave para la toma de decisiones de compra, colocándose en primer lugar con respecto a otras fuentes de información (publicaciones, asociaciones, directorios, vendedores, etc.) .** • Para el 85% de las empresas, la participación en ferias supone un ahorro de costos importante, al concentrar compradores y proveedores de productos y/o servicios en un mismo lugar .** • Según el anterior estudio, el 80 % de las empresas considera que las ferias constituyen la única oportunidad para discutir problemas y nuevas tendencias con profesionales del sector. ** • Aproximadamente el 54% de los potenciales clientes contactados en las ferias no precisan posteriores visitas para cerrar una venta. Por el contrario, un próximo contacto en el domicilio del prospecto requiere un menor esfuerzo para cerrar una venta .* • El 71% de los visitantes comparten la información que obtienen en ferias con 1 a 6 personas cuando regresan a sus empresas .* • El 83% de los hombres de negocios líderes confía en las ferias como instrumento para conocer las tendencias del sector .* • Por regla general, alrededor del 50 % de los visitantes asisten por vez primera a la feria. Dado que nuevos operadores emergen en cada sector cada día, la feria se convierte en el lugar idóneo para contactarlos.* • Alrededor del 80% de los visitantes de las ferias tienen poder de decisión en las compras o influyen en dichas decisiones respecto a los productos y servicios expuestos .* •

Según el Trade Show Bureau (TSB), las empresas gastan habitualmente el 22% de sus presupuestos de promoción en eventos, ferias y exposiciones, lo cual demuestra que, inequívocamente, son un elemento importante del marketing mix.

Por regla general, alrededor del 50 % de los visitantes asisten por vez primera a la feria. Dado que nuevos operadores emergen en cada sector cada día, la feria se convierte en el lugar idóneo para contactarlos.

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Los Objetivos en la feria Los objetivos constituyen las metas concretas, definidos en términos cuantitativos y cualitativos, que la empresa pretende alcanzar participando en la feria. Dichos objetivos, establecidos por un responsable adecuado y aceptados libremente por las personas encargadas de su logro, han de alcanzarse en plazos determinados, y en función de los medios ya disponibles o de aquellos de que se dispondrá en el momento de la feria. Al fijar los objetivos de participación de una feria, deberá precisar con toda claridad el área funcional de los mismos, así como decidir si opta por mantener sus beneficios en una escala lógica o mantener su actual nivel de actividad. Los objetivos son la base fundamental del marketing de alta densidad y marketing ferial. Su definición precisa, es de suma trascendencia y debe precederse a ella un análisis exhaustivo de toda la información relacionada con el problema de marketing que la feria en cuestión plantea. No hay que perder de vista que la participación puede aportar beneficios económicos, no solos inmediatos, sino también a futuro.

Toda buena estrategia debe definir a quiénes se vende y cómo hay que hacer para alcanzar los objetivos previstos.

Para acudir a una feria con plena garantía, la empresa debe fijar objetivos que respondan a las siguientes características: a. Ser concretos. b. Ser objetivos. c. Tener plazo de consecución y realización. d. Que la empresa sea establecida en la feria por las personas idóneas. e. Aceptar las condiciones que propone la feria. f. Tener los recursos necesarios para lograr la meta. g. Ser analíticos. h. Estar convencidos de los pasos a dar.

Estrategias La estrategia es el plan lógico que nace a partir de la decisión de instalar un stand en la feria; se basa en la ordenación concreta y adecuada de los recursos disponibles para alcanzar los objetivos prefijados. Una estrategia bien elaborada debe ser coherente. El entorno ferial es cambiante y multiforme; ello puede implicar también términos de incertidumbre. Así pues, el que los objetivos se alcancen o no dependerá, en última instancia, de las estrategias alternativas que sean planteadas. Lo ideal sería disponer de una estrategia específica para cada acción posible de la competencia. Toda buena estrategia debe definir a quiénes se vende y cómo hay que hacer para alcanzar los objetivos previstos. Esta debe ser: a. Integral: Que alcance a todos los acontecimiento. b. Valorada: Toda realización conlleva incurrir en gastos y la participación en la feria debe resultar rentable. Solo valorando

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la rentabilidad, se pueden aplicar criterios financieros adecuados para decidir qué estrategias adoptar. c. Idónea y adecuada: Al objetivo que se pretenda alcanzar. d. Ajustada: Al perfil de los representantes de venta de la empresa que se encontrarán en el stand.

CONTROL Participar en una feria constituye una experiencia única que requiere adaptación a los cambios, al entorno y a toda evolución (e incluso revolución) que se puede producir en un espacio de tiempo muy breve. Como promedio, las ferias duran pocos días. El expositor puede verse obligado a confrontar problemas y dificultades que no había previsto, los planteamientos de partida pueden resultar erróneos, puede surgir una gran resistencia por parte de la competencia o del propio mercado, entre otros factores.

Definición de Objetivos De la Exposición Se recomienda tener presente los siguientes tres principios: a. No dedicarse solamente a un mercado potencial, en detrimento de uno ya adquirido, trate de variar. Los competidores están al acecho de las ocasiones propicias para introducirse en su mercado. b. Preferir los mercados que crecen y evolucionan normalmente a los mercados ocasionales, por muy atractivos que resulten. Es preferible la rentabilidad a largo plazo que a corto plazo. Este debe estar contemplado en el plan estratégico. c. Procurar diversificar y limitar globalmente los riesgos, introduciéndose en mercados diferentes. Actuar siguiendo criterios de diversificación progresiva. Un experto en ventas que quiere tener éxito en una exposición vincula los objetivos de su empresa con los de los asistentes con la finalidad de lograr metas mesurables. Cuando se establecen los objetivos se debe asegurar que sean cuantificables, formulando preguntas como ¿quiénes?, ¿cuántos? y ¿hasta qué grado? La estimación de las ventas durante la exposición puede realizarse atendiendo distintos parámetros: las ventas totales efectuada en la exposición, la venta promedio por cliente, las que hacen los compradores habituales de la marca, las realizadas por nuevos clientes y las logradas en el período posterior a la exposición gracias a los contactos realizados en la feria. Se debe ser realista acerca de las proyecciones. Las cifras no se obtienen de la nada. Si se proyecta obtener pedidos de clientes actuales, se debe identificar a quiénes se espera ver en la exposición y, atendiendo a sus cifras de compra del pasado año, establecer una cantidad promedio por pedido. Multiplicando esa cifra por el número de compradores que se espera podrá establecer un primer objetivo de ventas.

No dedicarse solamente a un mercado potencial, en detrimento de uno ya adquirido, trate de variar. Los competidores están al acecho de las ocasiones propicias para introducirse en su mercado.

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Según los expertos, los principales objetivos de participación en una feria pueden resumirse en el establecimiento de nuevos negocios, análisis de la competencia, cultivar notoriedad e imagen y el sondeo del producto o nuevos modelos del producto. A continuación, el análisis individual de cada objetivo: Nuevos negocios: Identificar futuros clientes. El crecimiento corporativo exige la obtención de nuevos clientes y las ferias y exposiciones son una de las mejores y más eficaces fórmulas para entrar en contacto con ellos.

...los principales objetivos de participación en una feria pueden resumirse en el establecimiento de nuevos negocios, análisis de la competencia, cultivar notoriedad e imagen y el sondeo del producto o nuevos modelos del producto...

Aprovechar la feria para comprobar el posicionamiento del producto y la eficacia de la red de ventas. Todos los vendedores creen que conocen su zona mejor que cualquier otro. Tal vez sea cierto, pero, ¿conocen a todos los posibles clientes?, ¿conocen a todos los compradores de todas las compañías? Una de las mayores ventajas de las ferias es que los compradores se acercan a la empresa. Calcular el promedio de contactos que cada vendedor de la empresa puede realizar en una hora y el número de horas que éste permanecerá en el stand. Hay que tener en cuenta que en esa cifra de contactos-vendedor-hora, están ya incluidos los actuales clientes. Análisis de la competencia: Conocer el producto de los competidores. En el mundo de los negocios actual no basta con conocer el propio producto y comprender las necesidades del cliente, también es necesario poseer un conocimiento profundo de lo que hace la competencia. Las ferias son únicas, no solo porque el comprador se acerca a la empresa, sino porque la competencia se encuentra al otro lado del pasillo. Informarse acerca de las novedades que hay en el mercado, qué es lo más reciente y cuál es el producto del que más se habla en la exposición. En una feria se debe aprender algo más de los competidores y de las tendencias del mercado. Alguien de la empresa debe tomarse el tiempo necesario para recorrer la exposición y estudiarla a fondo de manera concienzuda, tratando de captar el ambiente general de la exposición, buscando nuevas ideas para el diseño del stand, evaluando las diferencias entre la propia compañía y los competidores. Notoriedad e imagen: Lo que se sepa de la empresa no debe ser lo que la competencia pueda contar. Hay que aprovechar la presencia en la feria para poner en relieve la imagen de la compañía. Realzar el prestigio frente a los competidores tomando en cuenta que las ferias permiten competir con empresas más importantes. Una empresa pequeña ocupa una posición igual y a veces mejor que una gran compañía en una feria o exposición, si sabe planificar bien sus acciones de publicidad y promoción.

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Sondeo de nuevos modelos y productos: En las exposiciones los compradores van buscando ideas nuevas, y la mejor fórmula para causar sensación con un nuevo producto es presentarlo a gran escala. Las presentaciones en feria ofrecen una lectura inmediata del potencial de venta de nuevos productos: ¿le gusta realmente al comprador?, ¿el precio es el adecuado? Se puede obtener un veredicto calificado sobre el producto. Los mejores compradores están muy bien informados y saben si un producto tendrá éxito o no. Si el artículo satisface plenamente a los compradores que visitan una exposición, se puede apostar que ocupará un lugar preponderante en el mercado.

Presupuesto en Base a Objetivos

La cantidad de dinero que se destina a una feria va en función de los objetivos que se pretenden alcanzar y de su vinculación a los resultados de la exposición. Una vez que se ha decidido participar, el siguiente paso consiste en establecer un presupuesto. Esta es una parte sencilla, pero necesaria de la planificación de una exposición. Se debe contemplar en el presupuesto las distintas partidas: alquiler del espacio, stand, transporte y almacenaje, servicios de la feria, personal, energía, publicidad y promoción, viajes, alojamiento, atenciones, se deben analizar y contabilizar donde corresponda. Al decidir qué superficie se va a alquilar se debe reflexionar sobre la cantidad de metros necesarios, de acuerdo a las necesidades de exhibición, aunque finalmente se opte por alquilar una área menor. Para realizar el número de contactos demarcados como objetivo de la exposición, se necesita contar con un número determinado de vendedores y éstos, a su vez, necesitan un mínimo de espacio para trabajar. Aunque estos cálculos previos reflejen situaciones ideales, que no necesariamente serán las reales, proporcionan un sistema de verificación y balance adecuados. El diseño y construcción del stand es pieza clave para lograr los objetivos. A efectos del presupuesto en este aspecto deben considerarse las siguientes partidas: a. Diseño y construcción del stand. b. Montaje y desmontaje. d. Elementos gráficos. e. Mantenimiento adecuado. f. Elementos de decoración que acompañen a los productos. Es también importante el aspecto del transporte y almacenaje. Para transportar la mercancía se puede utilizar un vehículo propio o contratar el mismo a terceros. Es necesario asegurarse de tener resuelto el problema de almacenaje de la mercancía si la propia gerencia de la feria no lo ofrece.

Las ferias son únicas, no solo porque el comprador se acerca a la empresa, sino porque la competencia se encuentra al otro lado del pasillo...

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Otro aspecto primordial es el costo de personal valorando el tiempo del personal propio y estudiando la contratación de la ayuda externa que se necesite.

TIPS PARA ALCANZAR OBJETIVOS Todos los esfuerzos deben estar dirigidos a conseguir los objetivos y este esfuerzo debe ser exitoso. Para ello debe enfocarse en tres etapas: el planeamiento previo, el evento como tal y el seguimiento. Para asegurar el éxito del evento, no olvide estos tips en su esfuerzo de planificación: El primer tip es prepararse para la feria escogiendo el espacio que desea. Para algunos el mejor espacio es en el ingreso, pero para otros ese sitio tiene un tránsito muy veloz. Otros buscan espacios cerca de la cafetería, algunos prefieren la zona de salida, muchos estudiosos dicen que las zonas más transitadas son las calles laterales. Todo es cuestión de criterio y de experiencias. El mejor stand, es donde una empresa tiene todo organizado y su gente se encuentre decidida a hacer las cosas bien, cualquiera sea el lugar. Parte de la organización de su evento es dar a conocer que usted será parte del mismo y que le pueden visitar allí. Puede hacer publicidad con invitaciones vía mail y creando el evento en su perfil de redes sociales. También es útil ofrecer obsequios o sorteos para quienes se acercan y se registran en su stand. Una bebida o un regalo genera que los visitantes se demoren un tiempo más en su stand.

El mejor stand, es donde una empresa tiene todo organizado y su gente decidida a hacer las cosas bien, cualquiera sea el lugar.

Lo siguiente que debe preparar es tener listo su material impreso. Elabore un diseño e incluya el contenido apropiado con una buena anticipación al evento. Procure en la comunicación de sus impresos beneficiar al lector, que éste tenga, además de la información que desea transmitir, algunos datos educativos o formativos. Entrene al personal que estará en el stand. Asigne a los colaboradores que harán entrega de material, bolsas, bebidas gratuitas y aquellos que harán la venta directamente. Es mejor preparar un plan de turnos de su grupo para mantenerlos enfocados en su evento. Siempre recuérdeles mostrar una actitud amistosa de manera que sea fácil la aproximación. Además, deben conocer perfectamente lo que están promocionando y vendiendo. Unas buenas relaciones interpersonales y habilidades de venta son una ventaja definitiva. Finalmente, asegúrese de que recopila la información de los visitantes y posibles compradores con los que ha hablado. Es importante hacer seguimiento para revisar los resultados de sus esfuerzos de venta. Con una adecuada planeación, usted puede promover su compañía de manera exitosa y conseguir más personas interesadas en lo que usted ofrece.

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IdEntificación DE NUESTRO PÚBLICO En las ferias, las empresas operan en un mercado amplio. Generalmente, no pueden atender a todos los clientes, que son demasiado numerosos, dispersos y variados en sus requisitos. Además, ciertos competidores se hallarán en mejor condición para atender a grupos concretos de clientes de ese mercado. La práctica moderna del marketing requiere dividir el mercado en segmentos, valorarlos y seleccionar aquel o aquellos que puedan ser atendidos en las mejores condiciones. La segmentación del mercado y la identificación del público objetivo son doblemente importantes en una feria donde se cuenta con recursos de tiempo limitado y una gran afluencia de compradores. No existe un producto universal para el cual todos y cada uno de los asistentes sean compradores. Es necesario definir a los compradores de cada producto de manera que puedan ser fácilmente identificados. Siempre existe cierto porcentaje de asistentes que se acerquen al stand y no correspondan con la definición del mercado objetivo, no son compradores calificados, puede ser un comprador con una necesidad que el producto no lo satisface, o simples curiosos. Es necesario clasificar a los visitantes según qué tan cerca puedan definirse como su cliente objetivo.

RAZONES PARA CALIFICAR A UN CLIENTE Hay tres razones para calificar a un cliente durante su presencia en el stand: por “economía” (cada contacto que se hace cuesta dinero y al calificar a los clientes se economiza), por “ahorro de tiempo” y por “oportunidad” (al calificar al visitante durante la exposición se mantiene una delantera, de esta manera se elimina un paso innecesario en el proceso de ventas).

No existe un producto universal para el cual todos y cada uno de los asistentes sean compradores.

Después de un par de minutos con un visitante puede ser útil hacerse esta pregunta: ¿el tiempo que estoy empleando ahora me acerca a los objetivos que me he marcado para la exposición? Si la respuesta es negativa, es mejor desviar la atención hacia otros clientes. Es importante deshacerse de los compradores no calificados tan pronto como sea posible a fin de evitar pérdidas de tiempo. Se debe recordar que en una feria solo se dispone de cierto número de minutos y deben ser aprovechados. Una buena estrategia es valorar qué porcentaje de los asistentes al stand se ajusta a la definición del público objetivo y cuál ha sido el porcentaje de visitantes no adecuados. Expertos en mercadotecnia de ferias establecen que un 25% es el porcentaje de visitantes que se aproximan a un stand, sin ajustarse a la definición de público objetivo de la empresa. Solo se acercan por simple curiosidad.

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RECOMENDACIONES PARA ATENCIÓN AL PÚBLICO Una feria que tiene una buena promoción genera visitantes de diferentes niveles. Algunos van a aprender, otros a conocer ese mercado, muchos a hacer negocios y así se podría enumerar una gran lista de la calidad de los asistentes a un evento. Los visitantes que demuestren cierto interés, podrían ser clientes potenciales:

CLIENTES SERIOS

¿Cómo detectar aquellos que realmente están interesados por sus productos o servicios?  ¿Por su aspecto?, ¿su procedencia geográfica?  ¿El interés que demuestra por la información?  ¿Por el tipo de preguntas que formula? Estos elementos pueden ayudarle, pero intentaremos clasificarlos con más detalle.

El promotor de la compra

Los visitantes pueden revelarse interesados por sus productos, se pueden informar acerca de ellos y recomendar su compra. Esté listo a todo tipo de preguntas...

Los visitantes pueden revelarse interesados por sus productos, se pueden informar acerca de ellos y recomendar su compra. Esté listo a todo tipo de preguntas como por ejemplo: aspectos técnicos, normas de calidad, especificaciones de materiales, mantenimiento, documentación. Ellos esperan un alto nivel de conocimiento profesional y técnico de quien los atienda.

El responsable de compra

Cual sea el tipo de empresa que represente, estará interesado por los precios, las condiciones de pago, los descuentos y todo detalle con respecto a sus transacciones. Permanece generalmente muy discreto respecto a sus intenciones reales. Proporciónele toda la información de índole comercial y formúlese éstas preguntas para responderle: ¿cómo sitúan sus precios respecto a la competencia?, ¿qué tipo de facilidades de crédito otorgan?, ¿qué condiciones tienen previstas en sus contratos?

El usuario final

Muchos poseen una experiencia considerable y, por lo general, conocen todo lo que se necesita saber sobre las materias primas, los procesos de producción, etc. Consiga despertar su curiosidad y llévelo a comparar las ventajas e inconvenientes de diversos materiales y productos, explíquele los métodos y procesos de fabricación utilizados.

El “toma decisión”

Se interesa por las ventajas generales de su producto, detalle de pedidos, entregas, servicio post venta, mantenimiento y actividades promocionales.

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El que tiene los medios económicos

Aunque usted haya negociado con éxito con el que consideró ser el “toma decisiones”, es posible que no haya tenido la autoridad para efectuar la compra cuando estuvo en su stand. Ventas considerables, casi exitosas, pueden enfrentarse a un bloqueo financiero, alargarse o simplemente no concretarse. No olvide que una sola persona puede representar los papeles de investigador, usuario final, tomador de decisiones y controlador de las finanzas.

OTRO TIPO DE VISITANTES

Esté listo a recibir personas que le propondrán representar su empresa o venderle algo.

El agente eventual

Personas que ofrecen servicios de representante o agente dentro o fuera del país. El mejor consejo es no firmar ningún contrato allí mismo, piense cuidadosamente sus ofertas y vaya a sus oficinas. Si desea contactar agentes, coloque un cartel destacado en su stand.

Vendedores

Esté de acuerdo o no, se presentarán en su stand tratando de venderle algo: materias primas, servicios técnicos, financieros o de marketing. Sea paciente. A pesar que no haya venido a comprar, pueden presentarse posibilidades interesantes.

Visitantes para inversión o colaboración

La regla a seguir es renunciar a tomar una respuesta definitiva. Estas ofertas exigen amplia reflexión, responderse varias preguntas y averiguar más acerca del eventual nuevo asociado.

El espía industrial

Cuídese de personas que vienen a visitar su stand en varias oportunidades y están interesados, aparentemente, por la composición de su producto y sus métodos de producción: puede tratarse de espías industriales. Estas personas están buscando información para reproducir sus servicios o bienes que comercializa. Demostrarán una viva curiosidad y un interés agudo por sus artículos, tomará notas detalladas, le pedirá documentación técnica y quizás autorización para alguna foto. El espía industrial prepara cuidadosamente “la historia” que le sirve de coartada. Deberá descubrirla lo más rápido posible. Empiece formulándole preguntas detalladas sobre su identidad, pídale su tarjeta y averigüe la importancia de su empresa, pregúntele por diversos organismos que usted conoce en su país, y acerca de otras personas pertenecientes al mismo sector de actividad que el suyo. Si formuló las preguntas pertinentes, el “espía amateur” probablemente abandonará el intento, pero el profesional persistirá. Prosiga con su interrogatorio. Si recibe respuestas satisfactorias, puede que se trate realmente de un cliente serio.

El “toma decisión”, se interesa por las ventajas generales de su producto, detalle de pedidos, entregas, servicio post venta, mantenimiento y actividades promocionales.

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¿A QUÉ VAN LOS CLIENTES A LA FERIA? EL CLIENTE VA A VISITARLO A UD.

En el ejercicio de las ventas, usted sabe que es mucho más sencillo para un vendedor visitar a quien ya le ha comprado al menos en una ocasión por lo tanto, es posible retraerse al visitar a un nuevo cliente. En una feria la figura se invierte, el vendedor no visita, sino que es visitado y, en gran porcentaje, por gente interesada en sus productos o servicios. Es prácticamente imposible mantener una base de datos de clientes eternos. Debería, en todo caso, actualizar ésta base constantemente y la manera más inteligente de hacerlo presentarle a cada uno de sus clientes su mejor oferta. Los visitantes se toman un tiempo específico para salir de la rutina de recibir a un vendedor en su oficina.

EL CLIENTE PUEDE COMPARAR

En una feria la figura se invierte, el vendedor no visita, sino que es visitado y, en gran porcentaje, por gente interesada en sus productos o servicios.

El comprador promedio necesita, por costumbre, hacer una comparación sobre las ventajas y las desventajas de los productos y servicios. En una exhibición, además de tener un contacto palpable con lo que se está ofreciendo, quien compra puede llegar a una decisión inmediata si se le permite comparar entre lo que le proporciona una empresa y otra. Una feria ofrece la posibilidad de hacer una presentación óptima de su producto.

EL CLIENTE QUIERE VER EN VIVO LAS OFERTAS Una manera espectacular de realizar la presentación de un nuevo servicio o un modelo mejorado de sus productos es en una feria, ya que siempre se presenta como una ocasión novedosa donde el público objetivo está interesado en conocer las variantes que se le ofrece. En una feria, la empresa tendrá mucho más claro el panorama sobre la aceptación de su oferta. Tiene retorno en la comunicación y puede tomar decisiones de forma inmediata.

EL CLIENTE VA A VER A LOS LÍDERES COMPITIENDO ¿Ha pensado en el presupuesto que puede usar su competencia para la publicidad o difusión de productos? Es posible que sea mayor que la suya. Si es así, tenga en cuenta que en una feria todos salen desde el mismo punto de partida y tienen iguales de posibilidades de capturar la atención de un visitante.

EL CLIENTE QUIERE EL CONTACTO DIRECTO La oferta es muy diversa y es, en exceso, competitiva. La feria le permitirá estar frente a frente con el cliente potencial, el vendedor y el comprador, interactuando en un ambiente cómodo en el que

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se puede ver, tocar y probar, lo que se ofrece, escuchando las explicaciones detalladas del uso y beneficio del producto. No crea que el vendedor sólo se limitará a explicar. Al interactuar con el comprador, todo el equipo de ventas aprenderá más sobre la utilidad y tendrá una reacción inmediata en el encuentro. De esta manera, podrán hacer acertadas estimaciones sobre el grado de rentabilidad en relación con los costos y beneficios del producto. El cliente va a preseleccionar a los vendedores que le interesan y realizar compras cara a cara con ellos, además desea proyectar una determinada imagen de poder de compra.

PERO TAMBIÉN VA A LA FERIA:         

Para ver la posibilidad de repotenciar su empresa. Para encontrar recetas para enfrentar al mercado. Para nuevas tecnologías. Para espiar a su competencia. Para observar su posicionamiento. Para ver en detalle si su oferta va por el camino correcto. Para conocer a nuevos proveedores y visitar los conocidos. Para conseguir nuevos clientes. Para participar de conferencias, mesas redondas y otros actos paralelos en los que se puede aprender sobre productos, empresas y mercados.

El cliente va a preseleccionar a los vendedores que le interesan y realizar compras cara a cara con ellos, además desea proyectar una determinada imagen de poder de compra.

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Objetivos de los VISITANTES Los profesionales del marketing opinan que las acciones de comunicación y ventas más efectivas son los eventos. Conocernos en persona es la forma más fácil y rápida de establecer relaciones de confianza. Un visitante de una empresa puede visitar en un solo recinto a decenas de proveedores o socios potenciales en apenas unos días, a los que sin estos eventos debería visitar en otras ciudades o incluso otros países. Muchas veces paseando por entre los expositores uno puede encontrarse con empresas que no conocía, pero que presentan propuestas y ofertas innovadoras y diferentes. Los objetivos del público al asistir a una feria comercial se pueden considerar en tres categorías fundamentales. 1) Aquéllos que saben cuál es la solución a sus problemas y están buscando proveedor (valorar opciones y adoptar decisiones de compra, 58%). 2) Los que saben que existe un problema, pero no saben cuál es la solución y puede que estén buscando una nueva orientación (identificar necesidades y otras razones para acudir, 24%). 3) Quienes ya son clientes y están buscando refuerzos o información adicional (poner en práctica una compra o resolver alternativas, 18%).

Los compradores que buscan datos específicos quieren hablar con especialistas técnicos, antes que con los vendedores.

Naturalmente, el personal tiene que tener distintos objetivos y diferentes estrategias de presentación de la información ante los asistentes que se encuentran en cada una de estas fases. Cuando se les pregunta acerca de las necesidades de información, el 18% tiene necesidades de información tanto general como específica y el 54% afirma que únicamente tienen necesidades de información general. El resto espera resolver cuestiones de información específica. Dado que más de la mitad de los asistentes saben cuál es la solución de sus problemas y están buscando proveedor, la reacción natural suele ser establecer la relación entre éstos asistentes. Sin embargo, esta decisión solamente satisface las necesidades del vendedor. Lo correcto es conocer los distintos objetivos que tienen los compradores para presentarles el tipo adecuado de personal de stand que satisfaga esos objetivos. La elección del personal del stand se debe realizar a partir de tres grupos de trabajadores: personal de ventas, de alta dirección y técnico. Los compradores que buscan datos específicos quieren hablar con especialistas técnicos, antes que con los vendedores.

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LOS BENEFICIOS DE LOS EXPOSITORES Toda feria puede ser analizada desde diferentes puntos de vista, ya que los objetivos de cada empresa son diferentes. Algunos necesitan posicionarse, otros prefieren hacer acto de presencia, están los que desean palpar de cerca el mercado y así podríamos seguir enumerando una serie de aptitudes que toma una empresa para justificar su presencia en una feria. Este escrito es una síntesis de textos tratados anteriormente con más detalle. Hay un aspecto muy importante al evaluar la presencia en una feria: ¿Cuántos meses de trabajo necesita el personal de ventas de una empresa para conseguir lo que en una feria podría conseguir en pocos días? En cuanto a costos, resulta más beneficioso para una empresa generar mayores ventas durante los días que dure un evento, comparado al gasto que se invierte en el duro trabajo de campo. La presencia de un vendedor en una empresa tiene un costo, más allá de los resultados, porque no se trata únicamente de un salario más, sino de los gastos fijos directos e indirectos que su tarea ocasione: teléfono, movilidad, gastos de representación, etc.

¿Cuántos meses de trabajo necesita el personal de ventas de una empresa para conseguir lo que en una feria podría conseguir en pocos días?

CLIENTES

En el ejercicio de las ventas, un empresario sabe que es mucho más sencillo para un vendedor visitar a quien ya le ha comprado al menos en una ocasión y es mucho más probable retraerse frente al potencial cliente por visitar. En una feria la figura se invierte, ya que el vendedor no visita, sino que es visitado y en gran porcentaje, por gente interesada en sus productos o servicios.

ACTUALIZACIÓN DE DATOS

Es prácticamente imposible mantener una base de datos de clientes eternos; es necesario actualizarla constantemente y la manera más inteligente de hacerlo es con propuestas creativas, buenos servicios, facilidades comerciales y otros beneficios. Pero aún así, esa base necesita actualización y ser alimentada. Las ferias se presentan como un lugar ideal para tener vigente una base de datos fresca.

COMPARACIÓN

El comprador promedio necesita, por costumbre hacer una comparación sobre las ventajas y desventajas de los productos y servicios. En una feria además de tener un contacto palpable con lo que se está ofreciendo, quien compra puede llegar a una decisión inmediata si se le permite comparar entre lo que se le ofrece una empresa y otra. La comparación facilita las decisiones. Las ferias le ofrecen a los expositores la posibilidad de hacer la

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presentación óptima de su producto, además de obtener más publicidad.

NUEVAS PRESENTACIONES

Una manera espectacular de realizar la presentación de un nuevo producto o servicio es en una feria, que siempre se presenta como una ocasión novedosa, en donde el público objetivo está interesado en conocer lo que se le ofrece. Aquí se debe ser creativo en el plan que se va a ejecutar para una nueva presentación. Además, realizándola en este escenario, se logra tener un panorama más claro sobre la aceptación de la oferta. En una exposición tiene retorno en la comunicación y puede tomar determinaciones en forma inmediata, porque está recibiendo respuestas instantáneas y espontáneas.

COMPETENCIA

La feria es un inmejorable lugar para conocer qué hacen sus competidores, quiénes son, cuáles son sus propuestas pero principalmente conocerle los clientes. Recuerde que hoy los clientes no son de nadie, el mundo de las comunicaciones ha contribuido que los clientes ya no sean fieles.

CONTACTO DIRECTO

En una exposición tiene retorno en la comunicación y puede tomar determinaciones en forma inmediata, porque está recibiendo respuestas instantáneas y espontáneas.

Al considerar la participación en una feria como una decisión estratégica, hay que tener objetivos claros sobre lo que se pretende conseguir durante el evento, porque esta será la manera más simple de saber el perfil de su público y a la vez de conocer lo que necesitan o desean. Con el contacto directo, el camino para obtener buena información para satisfacer a los clientes será más corto. Es bien sabido que entre un consumidor satisfecho y un cliente fiel, no hay más que un paso.

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LA FERIA ES UNA ACTIVIDAD PROMOCIONAL Esta aclaración la consideramos importante establecer, con la finalidad de aclarar conceptos y ayudar a interpretar la verdadera esencia de lo que es una feria. La feria es un evento promocional y un esfuerzo de ventas para su empresa, que le permite establecer un contacto personal con SU PUBLICO deseosos de conocer de primera mano las tendencias de este mercado, informarse de novedades y conocer nuevas alternativas. Si bien en publicidad cuentan con una gran cantidad de estudios, con los cuales pueden verificar su efectividad, suele suceder que en promociones, herramientas de este tipo no abundan. Más bien escasean.

El rol que cumple la promoción en las actitudes del consumidor, es un rol de peso, importante y decisivo desde todo punto de vista. Es como hablarle al oído al potencial consumidor.

Generalmente ocurre que todas la exigencias están volcadas hacia la publicidad, mientras que en las ACCIONES PROMOCIONALES existe una mayor permisividad, no son muchas las empresas que plantean políticas agresivas de promoción. Aparentemente esto sucedería porque se piensa que la promoción no es tan necesaria. El rol que cumple la promoción en las actitudes del consumidor, es un rol de peso, importante y decisivo desde todo punto de vista. Es como hablarle al oído al potencial consumidor. La promoción es el contacto personal, que lleva el objetivo de convencer y vender. La actividad promocional genera una corriente de simpatía y atracción hacia la empresa y orienta hacia dónde llevar las codiciadas actitudes del consumidor. La promoción es muchas veces sinónimo de prestigio, porque un buen manejo de la promoción puede ser el canal óptimo para convencer. Promoción, es llegar al público, mantener vigencia y ventas.

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PERSONAL DE FERIA ¿PROMOTORAS O VENDEDORES? El contacto en una feria es muy personal y esas entrevistas deben ser lo más efectivas posibles. Ello indica que el personal de atención debe ser capacitado. En la feria es muy frecuente la presencia de esculturales promotoras repartiendo folletos o merchandising que captan todas las miradas, ellas forman parte de una estrategia de marketing, que saca toda su artillería con el objetivo de llamar la atención. Hay empresas que participan en ferias con el objetivo de mostrar liderazgo en el mercado y de llamar la atención en el show. Estas empresas son generalmente multinacionales que llegan a un país y quieren remarcar su presencia, o empresas ya consolidadas que pretenden demostrar el lugar que ocupan en un sector determinado. Por ello no escatiman presupuesto para demostrar su presencia de líder.

En una exposición son contados los segundos para captar la atención de un visitante: el tiempo que éste tarda en pasar por adelante del stand.

En una exposición son contados los segundos para captar la atención de un visitante: el tiempo que éste tarda en pasar por adelante del stand. No hay minutos, ni horas para convencer a un cliente. En poco tiempo hay que capturar el interés del visitante, averiguar si es calificado, tomarle los datos y evaluar lo que necesita. Entonces, de la capacidad que tenga quien atienda el stand para captar interesados y saber explicar con claridad los productos o servicios que ofrece la empresa puede depender el éxito de su participación en la exhibición.

EL TIEMPO DE LAS PROMOTORAS Cuando el objetivo es posicionar una imagen de marca de la empresa, producto o servicio, las promotoras cumplen una función interesante. Son un “primer gancho”, es decir, una herramienta para llamar la atención de quienes transitan por los pasillos y atraer una sonrisa. Pueden captar su interés, entregar folletos u otro material informativo y resolver las primeras consultas. En ese momento, ellas representan la imagen de la empresa, es muy importante pensar qué vestimenta, accesorios y maquillaje van a utilizar durante la muestra. Nada debe quedar librado al azar: hay que pensar si vestirán los colores corporativos, como deben ir peinadas, etc. Aunque las promotoras resulten inestimables para captar la atención de potenciales clientes y difundir la imagen de la compañía, no es conveniente que estén solas en el stand. Siempre debe haber alguien que maneje información sobre la empresa, sus productos y servicios.

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En eventos abiertos al público en general, donde el objetivo es vender, se puede pensar en la presencia conjunta de promotoras y vendedores. Las primeras pueden funcionar como atracción y “filtro”, de modo que los vendedores dediquen su tiempo a las personas realmente interesadas en el producto.

EL MOMENTO DEL VENDEDOR En una exposición profesional, a la que solo acceden los visitantes calificados, los asistentes ya conocen la temática y se acercarán a la empresa por un genuino interés comercial o técnico. Entonces, tiene sentido pensar en tener vendedores al frente del stand, para que puedan resolver las consultas pertinentes. Entre las personas con mayor aptitud para estar al frente del stand, se encuentran los vendedores, con conocimiento de clientes y productos; el nivel gerencial de la firma, que además cuenta con mayor capacidad de decisión; y los desarrolladores de productos, que saben descubrir y captar las necesidades del mercado. Los vendedores deben estar capacitados para informar, transmitir argumentos de venta y cerrar operaciones, si es necesario. Por eso se recomienda llevar al stand a gente con experiencia en el uso de técnicas eficaces para derribar objeciones. Como se ve, no se trata de “vendedores vs. promotoras”. Ambos cumplen una función diferente dentro de la estrategia de marketing de la empresa y deben trabajar juntos como equipo para lograr las metas propuestas en una exposición. Por otro lado, es importante que la empresa pueda transmitir al conjunto de su personal las ventajas de participar en la exposición de una manera que involucre a todos.

...no se trata de “vendedores vs. promotoras”. Ambos cumplen una función diferente dentro de la estrategia de marketing de la empresa y deben trabajar juntos como equipo para lograr las metas propuestas en una exposición.

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ANFITRIONAS: RECOMENDACIONES La primera impresión dice mucho de una persona. Es por esto que contratar una buena anfitriona para nuestras actividades profesionales es imprescindible que ella tenga una buena reputación y marca personal. Cuando nos disponemos a organizar un evento debemos tener en cuenta que el éxito del mismo dependerá en gran medida de qué tan buenas anfitrionas contratemos y de la forma que nos manejamos con nuestros visitantes. Hay algunos consejos que nos llevarán al éxito y que debe conocer una anfitriona. •

Al seleccionar los invitados para que visiten nuestro stand, se debe tener en cuenta formar grupos con intereses comunes. Es un buen punto de partida para crear un ambiente agradable.

• El día del evento la anfitriona debe saludar personalmente a todas las personas invitadas, es importante presentarse con su nombre y ponerse a su disposición en caso de necesitar su asistencia.

La anfitriona debe ayudar a los invitados más tímidos a integrarse al evento. Con mucha naturalidad, puede poner temas comunes entre dos personas...

• Ella debe ayudar a los invitados más tímidos a integrarse al evento. Con mucha naturalidad, puede poner temas comunes entre dos personas que no se conocen y así fluye la conversación de forma espontánea. • Si la anfitriona habla en público procure que sus palabras sean breves y concisas. Que agradezca lo necesario y quede a disposición para preguntas y aclaraciones. • Al despedir a los invitados, de los debe acompañar hasta el exterior del stand para agradecerle su presencia. • La anfitriona debe saber dónde están las tarjetas personales, folletos, material técnico, comidas, bebidas, etc. de todos los trabajadores de un stand. • Exija puntualidad. • Evite que la anfitriona esté pendiente de su teléfono. • No autorice a la anfitriona a entregar sus datos personales a los visitantes.

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SOBRE LA CONVERSACIÓN Durante cualquier conversación debe procurar mostrar atención a lo que dice la otra persona. No hay nada más desagradable y que muestre tan poco tacto que la persona a la que se le habla no haga más que mirar hacia todas partes y parezca estar atenta de todo lo que ocurre alrededor. Esto causa la impresión de que no nos está prestando la más mínima atención, y como es natural, ocasiona mucha incomodidad. Otro detalle importante a recordar durante cualquier conversación, es que debe evitarse tomar puntos de vista demasiado opuestos en relación a cualquier tema. Especialmente en conversaciones sobre sexo, religión y política, ya que éstas son sumamente delicadas y pueden ocasionar discusiones muy acaloradas que provocarán un disgusto. Reservemos nuestras opiniones para el momento oportuno o para expresarlas a personas de suma confianza, que comparten puntos de vista similares a los nuestros o que sabemos pueden comprenderlos, si no compartirlos.

La anfitriona y la conversación de sus invitados Muchas veces la anfitriona tiene que servir como animadora en las conversaciones de sus invitados. Debe mantenerse muy alerta para intervenir si ve que alguno de sus invitados empieza a mostrar señales de antagonismo. En el caso de una persona que está prologando un discurso demasiado aburrido, la anfitriona puede interrumpir con mucho tacto y decir: “Perdónenme la interrupción, pero me gustaría robarles a la Sra. X por breves instantes”. Nunca trate de presentar a una persona recién llegada al stand a todos los invitados presentes. Debe acompañarlo hasta a algún grupo donde considere que se sentirá a gusto y presentarlo allí, de manera que esta persona pueda moverse entre la gente y presentarse a sí misma, o ser presentada a otras personas por los mismos miembros del grupo al que ha sido introducida. Otra regla importante es que nunca debe interrumpir una conversación animada y amena, aunque sea de la opinión de que una de las personas que participa en dicha conversación se sentirá mejor en otro grupo o en compañía de alguna otra persona.

Muchas veces la anfitriona tiene que servir como animadora en las conversaciones de sus invitados. Debe mantenerse muy alerta para intervenir si ve que alguno de sus invitados empieza a mostrar señales de antagonismo.

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LOS FOLLETOS PARA LAS FERIAS Un elemento vital para los expositores son los folletos, ya que tienen un papel importante pasada la feria. Luego del evento, los visitantes, de manera más relajada, evalúan los mensajes que recibieron impresos. Evaluar la folletería distribuida es una de tantas actividades que se deben atender como parte de la estrategia de ventas, porque allí se deben plasmar los beneficios que ofrece la empresa, los que deben ser directamente proporcionales a las necesidades del cliente. Los folletos deben presentar una serie de ventajas que el producto le proporciona al consumidor y estas deben ser importantes. Este tipo de comunicación sigue siendo básica en Sudamérica, a pesar de que la tendencia internacional es la migración a la web. Ya hay ferias en algunos países donde no se permiten llevar volantes pues se consideran un atentado contra la ecología.

REPARTICIÓN DE FOLLETOS El primer paso es identificar al prospecto que va pasando frente al stand. No hay que dejarse llevar por la imagen: muchas veces un gran comprador no es el que tiene la mejor apariencia.

No descuidar las tarjetas de presentación, son vitales y ocupan poco espacio. Generalmente en los visitantes internacionales prefieren este tipo de documentos.

No descuidar las tarjetas de presentación, son vitales y ocupan poco espacio. Generalmente en los visitantes internacionales prefieren este tipo de documentos, antes que una folletería ostentosa, porque le ocasiona mayor peso en su travesía. Más importante que repartir folletos es abordar a los visitantes. Estos pueden ser algunos pasos efectivos: Abordar: Preguntar al cliente si, de acuerdo a sus necesidades, pudiera requerir el producto que ofrecemos. Si no es candidato, entonces se le ofrece un folleto económico. Si se descubre que es un cliente potencial, entonces pueden pasar a otra fase. Evaluar: Registrar información clave de ese cliente, pedir tarjeta de presentación y toda la información necesaria para poder tener un contacto posterior. Al término de la evaluación se le entrega un folleto. Siempre necesario indagar por el contacto del director general. Presentar: Hablar de las ventajas del producto con respecto a la competencia, los beneficios de adquirirlo, si son económicos, de ahorro, de calidad, si se encuentran en stock, etc. Cerrar: Pactar un compromiso de venta futuro, para entonces, el posible cliente ya debería contar con un catálogo o un folleto.

EL VALOR DE LAS PREGUNTAS Hay preguntas claves para descubrir si un visitante es idóneo. Aquí depende del producto, la empresa y las necesidades del cliente: 1. ¿Qué tipo de producto o servicio está buscando?

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2. ¿Nuestro producto está dentro de su portafolio de necesidades? 3. ¿Qué cantidad de productos consume? (para saber medir la capacidad de compra del visitante).

TIPOS DE FOLLETERÍA Lo que importa en una exposición es dejar claro en el visitante, que los productos del expositor cubren sus necesidades y que el folleto le ayudará a aclarar esos puntos importantes. Es una extensión de la exposición. En la clasificación general, existen los folletos de bajo y alto costo. Los hay descriptivos del producto y de ofertas, donde una vez que termina la exposición se puede plasmar la extensión de la promoción.

TIPOS DE FOLLETOS A DISTRIBUIR

Económico: Para entregarlo fácilmente a una persona que no es de interés inmediato para la empresa. Puede ser simple y pequeño. Institucional: Se entrega a quienes tienen el perfil de cliente potencial. Toda persona que se lleve uno, debe ser registrada. Catálogo: En el caso que se opte por este tipo de presentación, debe tener más páginas y debe ser más detallado. La distribución de estos deben ser más dosificados. Va dirigido a los directores y tomadores de decisión de las empresas. Dada la cantidad de visitantes, es difícil hacerle un seguimiento a cada folleto, para saber a dónde va a parar la inversión. Por eso es necesario clasificar a los mismos, para seleccionar la tarea post-feria, de acuerdo a los contactos logrados. También se debe analizar la cantidad que puede distribuir una persona por hora, los que se dejan a mano para que lleven la gente que no desea dar mayores detalles de sí misma y/o curiosos. A partir de ese momento se puede analizar la cantidad a realizar. A pesar que muchos evalúan el éxito de un evento por la cantidad de folletos que distribuyen, la realidad indica que el éxito depende de la calidad y no de la cantidad de visitantes.

OTROS MEDIOS DE COMUNICACIÓN Muchas ferias utilizan el sistema de escáneres, esto les permite tomar los datos del visitante, no llenarse de tarjetas personales y posteriormente enviarles folletos virtuales. Por ello, también se debe considerar hacer catálogos que puedan ser bajados por internet. Una opción viable es entregar el catálogo completo en un CD, así es más difícil que un cliente lo vote, porque los folletos o catálogo son más desechables. Hoy no se puede prescindir de la folletería pero debemos dejar de depender de ella por responsabilidad social y en pro de la ecología, teniendo en cuenta que cada vez más personas están migrando a la web. Las ferias no van a morir pero van a tener que migrar a la virtualidad, en un futuro muy cercano.

Hoy no se puede prescindir de la folletería pero debemos dejar de depender de ella por responsabilidad social y en pro de la ecología...

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Lista de REQUERIMIENTOS para un stand Esta lista pretende ser una ayuda memoria para los expositores.

La organización de un puesto o stand

Esta lista está sugiere una determinada modalidad, sin embargo, algunos casos pueden hacerse en paralelo, y por supuesto, algunos se hacen en distinto orden.

Considerar si el stand cuenta con el mobiliario básico: mesas, sillas, credenza (mueble para guardar objetos personales) y cenefas (friso superior con el nombre de su empresa). O si se trata solamente de un área libre.

1. Computadoras portátiles: tenga en cuenta que es peligroso llevar este tipo de artículo a una feria, porque es un aparato que ante cualquier descuido se presta a ser hurtado por la cantidad de asistentes. Pero siempre es necesario. No se descuide. 2. Considerar si el stand cuenta con el mobiliario básico: mesas, sillas, credenza (mueble para guardar objetos personales) y cenefas (friso superior con el nombre de su empresa). O si se trata solamente de un área libre, en la que debe llevar absolutamente todo lo que va a requerir en la exposición. 3. Asegúrese de que el stand tenga enchufes o puntos de energía. 4. Considere las paredes que tiene para poner los carteles, gigantografías u otras imágenes que prefiera. 5. Infórmese si tiene internet o si la conexión está disponible. 6. Investigue si se pueden usar carteles aéreos. 7. Si va a llevar TV, asegúrese de contar con CDs institucionales. 8. Si va a realizar charlas o demostraciones, solicite permiso al comité organizador. Si es posible, asegúrese de poner la programación por adelantado (desde el primer día), para que la gente esté avisada. 9. Si hay charlas organizadas formalmente o seminarios, considere la posibilidad de hacer una exposición. 10. Considere cuántas sillas y mesas se van a necesitar en el stand. 11. Asegúrese de contratar energía adicional para que las máquinas puedan ser puestas en funcionamiento, de ser necesario. 12. Si lleva cables para conectar luces, computadoras u otros medios que requieran energía, que los cables sean vulcanizados. 13. Las mesas desnudas no dan buena imagen, así que considere usar manteles para tener una apariencia más profesional. 14. Si quiere vender algo (polos, CDs, pins, gorras, etc.), tendrá que contactar primero con la administración para saber si está permitido. Si es posible, lleve facturas o recibos oficiales. 15. Material promocional: merchandising, folletería, tarjetas, lapiceros y block para tomar notas. 16. Elementos para decorar su stand: tijeras, pegamentos, cuchillas, cintas autoadhesivas, franela de limpieza, basureros, etc. 17. Uniforme para anfitrionas y personal del stand. 18. Pines o fotochecks que identifiquen al personal para la feria. 19. Averigüe si puede ingresar con bebidas y alimentos. 20. No olvide fotografiar los momentos más importante en el show.

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Stands: CONSIDERACIONES para un buen diseño Para el diseño de un stand no se requiere, necesariamente, un gran espacio, lo fundamental es que sea creativo, ordenado, que visualmente llame la atención, pero fundamentalmente que COMUNIQUE BIEN la presencia y la imagen que la empresa pretende transmitir. A veces suele suceder que el diseño le gana a la comunicación y no sabemos cuál es verdaderamente la actividad de la empresa.

1. OBJETIVOS Siempre hay que hacerse las preguntas básicas: ¿qué se pretende comunicar?, ¿cuál es el objetivo que se persigue? Y considerar también el público que asistirá a la exposición. Si el objetivo es conseguir clientes, aparte de mostrar el producto de manera adecuada, estaría bien que hubiese algún espacio privado para cerrar tratos comerciales. Si, en cambio, el objetivo es dar a conocer el producto, el diseño del stand tendrá que ser completamente diferente: el producto deberá estar en un sitio preferente y muy visible. Sí se quiere hacer alguna exhibición del producto, lo mejor será que se haga en un lugar elevado y a la vista de todos.

2. IMAGEN Una vez que tengamos los objetivos definidos y el esquema del stand hecho solo quedará cubrirlo con “papel de regalo”. Para eso, en todo momento, el papel que elijamos debe reflejar lo que somos, los aspectos más importantes de la empresa, en definitiva, deberá ser el reflejo de la imagen corporativa.

3. RESALTAR La gráfica aquí juega un papel fundamental, esta debe llamar la atención, no puede pasar desapercibida. El visitante debe mirarlo, acercarse, detenerse, comunicarse con el stand. Los colores, el sonido, los elementos en movimientos también son recursos muy válidos. Si el stand llama la atención, automáticamente se produce un acercamiento por parte de los visitantes hacia la empresa.

4. VIGENCIA DE LA COMUNICACIÓN Una vez que el visitante simpatizó con el diseño del stand, hay que generar elementos para que se mantenga la atención. El espacio debe ser una suma de detalles y que tenga todo controlado, poniendo el acento en la atención al visitante.

Si el objetivo es conseguir clientes, aparte de mostrar el producto de manera adecuada, estaría bien que hubiese algún espacio privado para cerrar tratos comerciales.

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5. ÓPTIMO SERVICIO El personal que atienda el stand deberá conocer todos los aspectos relevantes de la empresa. La información para el cliente debe estar a la mano, las anfitrionas deben estar entrenadas. Todos deberán tener el mismo criterio para que la imagen de la empresa que se transmita sea intensa y de calidad. La actitud hacia el visitante deberá ser siempre cordial y positiva. Es primordial hacerlos sentir importantes y demostrarles que lo que se hace es para su beneficio.

7. Control de los resultados Hay que generar alguna actividad que nos permita tener un registro de todos los visitantes que visitan el stand. De esta manera, se podrá medir la eficacia de la comunicación. Lo habitual es que los resultados se conozcan más tarde, porque se trata de acciones a largo plazo.

8. CONTRATE PROFESIONALES Si va a realizar una gran inversión donde pondrá en juego la imagen de su empresa, no dude contratar profesionales con experiencia, gente que haya realizado actividades similares. No se trata de ahorrar recursos, sino de garantizar la inversión.

Si va a realizar una gran inversión donde pondrá en juego la imagen de su empresa, no dude en contratar profesionales con experiencia.

Una vez que se haya contratado un estudio de diseño, hay que poner plazos de ejecución, ver el reglamento de la feria. Generalmente, tienen algunas limitaciones en la altura y la manera de trabajar con los encargados de los montajes de los stands. Considere que el recinto ferial es para ensamblar el trabajo ya realizado en un taller, no es una carpintería u algo parecido. Muchas veces, sucede que algunos diseñadores deciden hacer trabajo en la misma feria, alterando el ambiente con pinturas, solventes o polvillo de madera.

IMAGEN DE UN STAND BÁSICO 0.25m 3m

0.95m

2.48m

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CALENDARIO DE ACTIVIDADES PREVIA A LA feria Las empresas contratan un espacio en una feria y se concentran en lograr que ese lapso de tiempo sea lo más productivo posible. Solo esperan que llegue el momento para recibir visitantes. Este enfoque es solo una tercera parte del potencial de ventas que tiene una exposición. Una feria consta de tres etapas bien definidas: antes, durante y después, y cada uno de ellos posee puntos fuertes que merecen toda la atención de los encargados del marketing. Por esto, es necesario elaborar un cronograma de acciones que contemple los tres momentos claves de una adecuada planificación.

Antes de la Feria

... es necesario elaborar un cronograma de acciones que contemple los tres momentos claves de una adecuada planificación.

10 a 12 meses antes de la feria a. Comunicar la decisión de asistir al equipo comercial. b. Celebrar una reunión con el personal que considere ideal para esta tarea y comience a delinear los objetivos. c. Hacer una primera selección de los productos a exponer. d. Prever la presentación de novedades para la feria. e. Estimar el espacio que se necesitará. f. Estudiar la documentación de ferias anteriores, si se ha asistido. g. Contactar con la organización de la feria para informar el interés por participar. h. Revisar la normativa de la feria. i. Visitar, si es posible, el terreno de la feria antes de reservar el espacio. j. Llenar y enviar la pre inscripción y solicitar información sobre la promoción.

Acciones a realizar despuÉs de CONTRATAR el espacio

8 a 10 meses antes de la feria a. Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado. b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior. c. Hacer un plan y un presupuesto de acciones promocionales previas a la feria. d. Hacer un plan y un presupuesto para acciones promocionales durante la feria. e. Presupuestar acciones promocionales post-feria. f. Decidir el material informativo y de ventas necesario. g. Estudiar si existen necesidades de otro material. h. Contactar con los proveedores y establecer fechas. 6 a 8 meses antes de la feria a. Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado. b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior. c. Diseñar la campaña de publicidad de apoyo: objetivos y fechas.

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d. Iniciar la campaña de información a clientes e. Encargar los materiales de promoción que se darán en la feria. f. Preveer y organizar las tareas de logística y transporte. g. Definir la decoración, ambientación e identificación del stand. h. Revisar el presupuesto. 2 a 4 antes de la feria a. Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado. b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior. c. Intensificar las acciones de marketing para captar visitantes. d. Seleccionar y atribuir funciones al personal que estará trabajando en el stand. e. Formar al personal de atención-ventas. f. Formar al personal de atención-imagen. g. Realizar prácticas con la argumentación del producto. h. Preparar al personal externo. i. Recurrir a personal que hable idiomas extranjeros. j. Nombrar a un responsable del stand. k. Enviar datos e información para el catálogo de la feria. l. Revisar el presupuesto. m. Comprobar el cumplimiento del pago de los plazos a la organización ferial. Acciones a realizar los dos últimos meses antes de la feria a. Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado. b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior. c. Revisar los presupuestos y controlar las desviaciones. d. Determinar el material que deberá llevarse a la feria: material de oficina, material de ventas, merchandising, etc. e. Estimar el número de teléfonos necesarios para el stand. f. Hacer una provisión de fondos para imprevistos. g. Redactar un manual de funciones y objetivos del personal del stand. h. Establecer los horarios del personal del stand. i. Enviar pases e invitaciones a clientes. j. Obtener información sobre misiones comerciales, visitantes confirmados, autoridades que acudirán a la feria.

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Preparación PREVIA AL EVENTO El stand será la primera tarjeta de presentación de la empresa y su imagen, ya sea buena, mala, neutral, perdurará en la mente de sus visitantes impregnando la idea que al final se hagan de nosotros. Por ello la imagen debe cuidarse al máximo. Por otra parte, su función debe ser la de atraer visitantes, pero no cualquiera, sino los que estén dentro de su público objetivo de acuerdo a los objetivos fijados. El diseño y construcción del stand es pieza clave para la consecución de los objetivos. A efectos del presupuesto en este aspecto deben considerarse las siguientes partidas: a. Diseño y construcción del stand. b. Montaje y desmontaje. d. Elementos gráficos. e. Mantenimiento adecuado. f. Elementos de decoración que acompañen a los productos. Es también importante el aspecto del transporte y almacenaje. Para transportar la mercancía se puede utilizar transporte propio o contratar el transporte de una compañía. Otro aspecto primordial es el costo valorando el tiempo del personal propio y estudiando la contratación de la ayuda externa que se necesite.

El personal de atención

El diseño y construcción del stand es pieza clave para la consecución de los objetivos.

Es fundamental la preparación y motivación del personal que estará cara al público en el stand. Todo dependerá de los objetivos previstos, pero en general no bastará con una anfitriona repartiendo folletos. Las personas que estén deben ser capaces de dar contestación a cualquier pregunta que se les haga, ya sea directamente o remitiendo a otra persona que sea capaz de darla en el momento o a través de un contacto posterior. No olvidemos que los stands son muchos y que, si uno no es atendido, rápidamente es difícil que el visitante se quede esperando. Normalmente seguirá con su visita y es raro que regrese en otro momento. La motivación adquiere una gran importancia ya que la actitud y actividad del personal se traducen de forma directa en imagen de la empresa. Son muchas horas de pie atendiendo a gente de todo tipo y no siempre agradable, muchas veces fuera de la ciudad de residencia, etc. Es necesario por ello implicarles desde el primer momento la importancia que el evento tiene tanto para el cumplimiento de los objetivos generales de la empresa como para facilitarles sus labores posteriores de venta, captación de clientes, fidelización, presentación de productos, etc.

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Los productos a exponer La empresa debe tener claro, dependiendo de su plan de marketing, cuáles son los productos y/o servicios que desea introducir en el mercado, o está introduciendo, y cuáles son los que deben recibir una atención prioritaria. Los productos que se expongan han de ser en lo posible nuevos y adaptados a las exigencias del mercado. Su colocación dentro del stand debe ser estudiada con cuidado, así como sus condiciones de accesibilidad por los visitantes, si este hecho es necesario por el tipo de producto, así como la iluminación que recibirá.

ESTRATEGIA CLARA Una estrategia bien elaborada debe ser coherente. El entorno ferial es cambiante y multiforme, ello implica, ciertamente, términos de incertidumbre. Así pues, el que los objetivos se alcancen o no dependerá también, en última instancia, de las estrategias alternativas que sean planteadas. Lo ideal sería disponer de una estrategia específica para cada acción posible de la competencia. Toda buena estrategia debe definir a quiénes se vende y cómo hay que hacerlo para alcanzar los objetivos previstos. Esto debe ser, por lo tanto:

Cualquier acontecimiento que se produzca en el transcurso de la feria debe estar contemplado en el plan estratégico.

a. Integral: Cualquier acontecimiento que se produzca en el transcurso de la feria debe estar contemplado en el plan estratégico. b. Valorada: Toda realización conlleva a incurrir en gastos y la participación en la feria debe resultar rentable. Sólo valorando la rentabilidad puede decidirse acerca de una inversión; en última instancia, deben aplicarse criterios financieros adecuados para decidir qué estrategias adoptar. c. Idónea y adecuada: Al objetivo que se pretenda alcanzar. d. Precisa: Al perfil de los representantes de venta de la empresa que se encontrarán en el stand. Participar en una feria constituye una experiencia única que requiere saber adaptarse a los cambios, al entorno y a toda evolución que se pueda producir en un espacio de tiempo muy breve.

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COMUNIQUE SU PRESENCIA... A TODOS Si los clientes no saben que cierta empresa participará en una feria, es difícil esperar que busquen su stand durante su asistencia. Siempre es preferible que sus clientes asistan a la feria invitados por su empresa. Los pocos días que permanece abierta una feria representan solo una tercera parte del proceso total de ventas de la exposición. Las otras dos están constituidas por la planificación previa y el seguimiento posterior. La publicidad y la promoción son partes integrales de este proceso y su utilización antes y durante la exposición suele determinar el éxito o fracaso en la participación. Como parte del proceso de planificación de la participación de la empresa en la feria, la publicidad y promoción están íntimamente ligadas a los objetivos previamente definidos. Los esfuerzos promocionales son un factor importante en lo que respecta a la definición del presupuesto, si se toma en cuenta que generalmente suman uno de los porcentajes más altos en lo que al rubro de gastos se refiere. El papel de la publicidad previa y durante la exposición esta relacionado principalmente al aspecto de la imagen y notoriedad tanto de la empresa como del producto o servicio que se exhibe. Involucra todas las tareas de producción y diseño de elementos gráficos y audiovisuales que formaran parte del mensaje creativo definido para cumplir con los objetivos de comunicación hacia el público objetivo: afiches, gigantografías, correo directo y piezas para avisos publicitarios. Esto incluye también los elementos utilizados en el diseño y montaje del stand y que acompañan y realzan el posicionamiento del producto. Su stand, además de servir como lugar de exhibición, constituye el principal punto de venta durante el evento. La promoción de ventas tiene sus propios medios para lograr sus objetivos y funciones. Los elementos más utilizados están: • Demostraciones: del producto o servicio, por parte del vendedor. • Muestras gratuitas. • Regalos: artículos promocionales, lápices, calcomanías, etc. • Concursos y promociones: descuentos, ofertas, premios sujetos a compras o bonificaciones adicionales por feria. • Bonos: pueden ser utilizados posteriormente a la feria por el comprador como compensación por su asistencia. • Exhibiciones de mostrador y punto de venta. Siempre que los elementos promocionales y publicitarios utilizados por los expositores sean similares, su impacto en el público dependerá de la innovación del diseño y presentación de los mismos.

La publicidad y la promoción son partes integrales de este proceso y su utilización antes y durante la exposición suele determinar el éxito o fracaso en la participación.

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LAS EMPRESAS DEBEN CAPITALIZAR SU ESFUERZO E INVERSIÓN Promueva su presencia en la feria, ya que esta es la parte más importante de todo el proceso. Si tiene dinero para adquirir el stand y decorarlo pero no para promoverlo; es como invertir en la producción de un comercial de televisión pero no tener dinero para pautarlo. Enfóquese en lo que genera negocios. Habitualmente se dedica más esfuerzo a la forma que al fondo. La forma son cosas como el alquiler del espacio, el diseño y la construcción del stand, el transporte, la distribución, el merchandising, los uniformes y el producto a exhibir. El fondo son el telemarketing, email y correo directo previo, la capacitación, la captura de posibles clientes y el seguimiento posterior a la feria. ¿Qué genera más rentabilidad? El fondo. ¿A qué se le dedica más tiempo y energía? A la forma. Enfóquese en lo que le generará más negocios a su empresa y en los objetivos que desee alcanzar en la feria.

Promueva su presencia en la feria, ya que esta es la parte más importante de todo el proceso. 44

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COMIENZA LA ACCIÓN: LA ESTRATEGIA DURANTE LA FERIA El valor agregado de una exposición es que el cliente visita a la empresa y no al revés. Es un momento justo para iniciar nuevos contactos efectivos y negocios. El cliente está disponible: no hay que tomar una cita previa, vino exclusivamente a visitar a los expositores, está predispuesto a conocer, a informarse, a obtener contactos y a recibir propuestas.

COMIENZA LA ACCIÓN

Relacione su negocio con un ambiente temático que sea consecuente con su posicionamiento, lo de espectáculo circense está de más.

a. El día antes de la inauguración, visitar el stand con todo el personal que estará en la feria y repasar los objetivos y responsabilidades de cada uno. b. Montar el stand lo antes posible (el primer día que lo permita la organización). c. Comprobar, lista en mano, que no falte ninguno de los elementos, materiales o servicios encargados para el stand. d. Respetar los horarios de entrada y salida establecidos. e. Seguir las señales de la feria. f. Localizar la ubicación de las oficinas y servicios de la organización ferial. g. Supervisar diariamente que todo esté en orden en el stand. h. Limpieza del stand. i. Estado de materiales y otros elementos. Administración y control de existencias. j. Coordinación de demostraciones y actividades. k. Funcionamiento de servicios y suministros. l. Ensayar, diariamente, demostraciones del producto. m. Designar una persona responsable de seguridad. n. Llevar a cabo, todos los días, una reunión con el personal para comentar incidencias, intercambiar información y señalar los seguimientos post feria. o. Obtener información de los competidores, tomar notas y comparar los aspectos correspondientes de la propia empresa. p. Prever el pago de servicios y consumos a la organización ferial. q. No abandonar la feria antes de la hora de cierre. Recuerde que los clientes permanecen todavía en la feria y que muchos expositores, que han estado ocupados, pueden visitarlos.

CONSEJOS DE CONDUCTA EN LA FERIA

Lo primero que hace un visitante al ver su stand es tratar de entender rápidamente quién es usted, qué hace y con ello determinar si vale la pena detenerse, especialmente si su marca no goza de gran reconocimiento. Relacione su negocio con un ambiente temático que sea consecuente con su posicionamiento”, lo de espectáculo circense está de más.

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Llegue temprano a ocupar su stand: Evitará la presión del tiempo, la congestión en el estacionamiento y logrará estar relajado para atender a los visitantes.

Existen varias formas conductas frente a los prospectos que se podrían tomar. Más allá de brindar sugerencias le presentamos múltiples casos: • Llegue temprano a ocupar su stand: Evitará la presión del tiempo, la congestión en el estacionamiento y logrará estar relajado para atender a los visitantes. • Procure no estar sentado: La actitud corporal dice mucho. Al verlo sentado, el prospecto podría no querer preguntarle algo importante. • No lea ni fume: Estas actitudes reflejan que usted o su equipo de ventas no está disfrutando lo que hace. Además de poder causar una sensación de rechazo, podría impedir a otros a seguir trabajando. • No coma dentro del stand: Consideramos que dispone de un horario de refrigerio para su equipo de ventas. Se supone que quien atiende el stand está únicamente a la espera de dar respuestas al visitante; hágalo de inmediato y cáusele una buena impresión. • No ignore a quien visite su stand: Es totalmente descortés no atender a quien desea ser atendido. Sea breve con cada prospecto para que pueda atender al próximo, y si no lo puede hacer, inclúyalo en la conversación. • No regale su papelería a diestra y siniestra: Si no ésta se convertirá en otro papel sin importancia. Si desea que le presten atención a su publicidad gráfica, ofrézcala cuidadosamente a quien sí le tomará la importancia debida. • Sea entusiasta y dinámico: Los estados de ánimo se contagian. Muy probablemente su buen ánimo podrá alegrar al prospecto y hacer más interesante y llevadera la conversación. • Cuide su apariencia personal: No es necesario grandes comentarios para sacar conclusiones. • Manténgase activo dentro del stand: Fundamentalmente para no perder ningún prospecto que se encuentre alejado; que todo a su alrededor le parezca próximo. Una encuesta a quinientos asistentes de una reciente feria comercial de alta tecnología dice que el 39% manifestó que la feria no le había ayudado a satisfacer sus necesidades. Su insatisfacción era consecuencia de que no habían encontrado el tipo correcto de personal al frente de los stands. Por lo tanto, al proveer los stands de un personal inadecuado, las empresas están arriesgando la inversión realizada. Para entender qué necesidades se han de atender cuando se elige el personal de un stand, es muy importante identificar qué personas asisten y qué esperan conseguir. Esta información hay que utilizarla también en el diseño del stand, la promoción previa y otras decisiones relativas al evento. En conclusión, use usted y su equipo, el criterio necesario para capturar la atención y la intención del prospecto hacia su stand. Dosifique la presencia de su personal para cada día de la feria para que al final no se sientan cansados o exhaustos. Sea creativo y use mucho tacto para el trato con la gente.

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RECOMENDACIONES PARA ATENDER EN EL STAND

Esta constituye la parte esencial de la feria en donde se da el encuentro entre la oferta y la demanda. Diversos especialistas proponen pautas de actuación en el stand, aquí le brindamos algunas:

• Tener bien identificados y presentados los productos y conocerlos a profundidad. • Conservar limpio el stand. • Tener una presentación preestablecida de la empresa. • Conocer a profundidad las necesidades de sus clientes potenciales. • Hacer demostraciones y distribuir el material promocional de forma selectiva. • Ser activo, tener iniciativa y demostrar entusiasmo. • Personalizar el contacto con el visitante. • Estar alerta, preparado y con una sonrisa para abordar al visitante en el momento que muestre interés. • Atender a los medios de comunicación, facilitar material promocional e información a los miembros de prensa. • Ser educado, cortés y puntual. • En horarios flexibles realizar visitas a otros stands. • Estudiar a los demás expositores. • Conocer la feria. • Vestir de acuerdo a la ocasión.

• Sentarse en ausencia de visitantes. • Dejar el stand vacío sin alguien que lo atienda. • Leer, fumar o (o “y/o”) comer en el stand. • Evitar repartir masivamente los folletos. • Evitar obstaculizar la visión de los productos. • Dejar problemas o inquietudes sin resolver. • Utilizar palabras chocantes o groseras. • Ser demasiado agresivo en la búsqueda de sus objetivos. • No considerar una feria como unas vacaciones o incentivo. • Evitar hablar por teléfono dentro del stand. • No subestimar a ningún visitante. • No hacer grupos con otros expositores o con el personal del stand. • No asumir la participación en uno de estos eventos como si se tratara de un evento social. • No atender en el stand a alguien que viene a reclamar algo; es mejor invitarlo a tomar algo en la cafetería. • No dejar de atender a posibles clientes por atender a los proveedores. • No instalarse en la entrada del stand con la postura de un guardia de brazos cruzados. • No participar con el único objetivo de “ir a ver qué pasa”.

No atender en el stand a alguien que viene a reclamar algo; es mejor invitarlo a tomar algo en la cafetería.

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LAS VENTAS SE PUEDEN LOGRAR FUERA DEL STAND Las ventas no solo se encuentran en el ámbito de un stand. La gente visita una feria para buscar nuevas alternativas y hacer negocios. Una feria es mucho más que un stand individual o el tiempo que se permanece en él. Engloba todo el recinto, y quizás hasta toda la ciudad, por lo tanto es una obligación buscar a clientes potenciales y perspectivas de negocios los días de la feria en el sentido más amplio de la palabra. No se limite a esperar que el 100% de la convocatoria dependa del organizador de la feria… Ponga su granito de arena.

VISITA TODOS LOS STANDS DEL RECINTO

Ser expositor de una feria es una oportunidad única de recabar información valiosa y de enterarse de las últimas tendencias de la industria...

Lo que puede ser una actitud lógica, puede que no lo sea tanto. Ser expositor de una feria es una oportunidad única de recabar información valiosa y de enterarse de las últimas tendencias de la industria o el sector que afectará su empresa (y a sus clientes) en los próximas semanas o meses. Es posible que sus potenciales clientes tengan sus propios stands. Si no se logra contactar con las personas que toman las decisiones de compra, existe la opción de hacer contactos con empresas que indirectamente lo llevarán a ellas. Si localiza a un potencial cliente, preséntese a la brevedad. Si la persona no parece interesada en hablar en ese momento, invítelo a pasar por su stand, proporcionándole un motivo. No todo se trata de cerrar una venta sino de presentarse.

PARTICIPA EN CHARLAS MAGISTRALES

Procure que una persona de su empresa participe en las conferencias. Los organizadores feriales siempre están al acecho de conferenciantes nuevos, que estén dispuestos a brindar buenas presentaciones. Esto le permitirá establecer nuevos contactos, hacer relaciones públicas con los participantes y generar temas de conversación.

EN LA FERIA, NO SOLO SE RELACIONE CON GENTE DE SU EMPRESA, EXTIENDA SU PANORAMA

Las ferias generan la posibilidad que gente de una misma empresa pueda estar junta, pero deben evitar la tentación de ir en grupo a todas partes. Deben dispersarse para tener más opciones y generar nuevas relaciones.

UTILIZA INTERNET ANTES DEL EVENTO

Asegúrese de que su agenda de actividades sea pública. Todos deben saber de su participación (con fotografías del stand, lista del personal, concursos, etc.) para que la gente se ponga en contacto antes del evento y se familiarice con su stand. Diseñe una estrategia de marketing electrónico

Consejos de Marketing Ferial

para llegar a clientes y targets. Luego de la feria, continúe la comunicación con las personas que lo visitaron y continúe promocionando su empresa comentando las novedades que presentaron en la feria.

BUENOS HÁBITOS COMERCIALES 1. Invite a sus clientes a pasar por el stand mediante un mailing previo al evento, correo electrónico personalizado, facebook y avisos publicados en su sitio web. 2. También es importante comunicar la localización de su stand dentro del recinto, ya que algunas zonas estarán más concurridas que otras. 3. Su lugar en el stand debe ser visible. Salude calurosamente a la gente. Necesita establecer contacto personal antes de hacer negocios. 4. Pregúntele a las personas cuáles son sus necesidades y qué es lo que están buscando. No de nada por sentado antes de evaluar sus necesidades. 5. Procure ser capaz de exponer sus argumentos en menos de 10 segundos. Enfóquese en los beneficios para el cliente (y no en las especificaciones del producto). 6. Debe tener el personal suficiente para permitir pausas para descansar y comer. El personal que trabaja en el stand siempre debe estar descansado y dispuesto. 7. Procure que la gente que visita el stand se alegre de haberlo hecho. Agradezca a todos su visita. 8. Aproveche al máximo el potencial del marketing electrónico. Las personas que le proporcionan sus datos de contacto son potenciales clientes, envíele correos electrónicos personalizados. 9. Evalúe al cliente potencial y espere a que éste exprese interés antes de entregarle publicidad impresa. Si le da un folleto al entablar contacto, habrá menos posibilidades de profundizar en él. A menudo inhibe la conversación. 10. No deje el stand sin personal y no lo desmonte antes del final del evento. Recuerde que se ha comprometido a quedarse allí por lo que dure la feria. Es frecuente que los asistentes acudan en masa justo antes del cierre y, si desmonta el stand antes de tiempo, estaría demostrando una falta de compromiso.

Su lugar en el stand debe ser visible. Salude calurosamente a la gente. Necesita establecer contacto personal antes de hacer negocios.

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CIERRE DE VENTAS Uno de los procesos más delicados y trascendentes de una negociación comercial es el cierre de ventas. Es el momento en el cual el vendedor considera que el cliente aceptó su producto y/o servicio y por lo tanto está dispuesto a definir la negociación. Las ventas se deben entender, como un proceso que se desarrolla en la mente del consumidor y que normalmente requiere de la intervención del vendedor. Es por ello que una mala preparación puede impedir o eternizar el cierre de la venta. Asimismo, es importante evitar presionar en exceso al cliente.

...Si no conoce bien el producto, el vendedor tendrá más posibilidades de tener problemas para cerrar la venta. Es posible que se confunda y caiga en la cuenta que el cliente sabe más que él y que este dándole información irrelevante.

El proceso usual implica los siguientes pasos: mostrar el producto, explicar las fortalezas y características del bien, escuchar el feedback y las dudas del cliente, plantear posibles alternativas y soluciones, volver a la solución que creemos más adecuada, encontrar la aceptación del cliente respecto a las alternativas y finalmente , preguntar si requiere algo más y cerrar la operación.

Conocer el producto

Si no conoce bien el producto, el vendedor tendrá más posibilidades de tener problemas para cerrar la venta. Es posible que se confunda y caiga en la cuenta que el cliente sabe más que él y que este dándole información irrelevante. Lo más probable es que muchos usuarios planteen preguntas muy concretas sobre el producto. Por ello es vital para el vendedor dominar su oferta y potenciar los puntos fuertes de la misma, para de esta manera, conducir la operación hacia la venta de una forma directa y transmitirle al cliente tranquilidad.

Leer las señales

Un vendedor debe adaptarse a su cliente y esto es posible cuando se escucha y se observa. Es curioso, pero en algunos casos puede ser el vendedor el que retrase la venta o el que termine poniendo trabas a la operación, al no saber leer las señales del cliente, el cual podría estar bien informado y solo necesita cerrar la venta. Marear al cliente con información que no ha solicitado, puede hacerle dudar sobre su decisión, aunque ya las haya despejado en su propia casa. Hay que aceptar que el consumidor no tiene por qué pensar como el vendedor y que sus decisiones se basan en necesidades muy concretas. Por ejemplo, si un cliente asegura que quiere comprar un modelo concreto de impresora de formato pequeño, no tiene sentido decirle que hay otras mucho más potentes y que ese formato puede ser muy antieconómico para competir. ¿Y si para el cliente lo más importante es el formato? ¿Y si ya ha descartado otras opciones más caras o económicas? Todo esto se puede solucionar de una forma muy sencilla: preguntando.

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Una venta se cierra desde que llega el prospecto y se confirman los siguientes puntos, utilizando la técnica del checklist: • Si realmente necesita el producto o servicio que se ofrece. • Si tiene los recursos económicos suficientes para pagarlo. • Si comprende cada una de las características y ventajas de su oferta. En caso de que todo esté perfectamente entendido, la probabilidad de cierre aumenta. Si hay algún punto en donde no hay acuerdo, aquí entran en juego las habilidades del vendedor profesional. Y lo primero que hay que poner a prueba es saber escuchar. La regla de oro señala que no se debe lanzar una propuesta sin antes poner atención y descifrar a fondo las objeciones de su contra-parte. Si la manzana de la discordia es el precio, la salida fácil es dar un descuento. Otra alternativa es crear valor para lograr que la persona aprecie cada billete que pagará a cambio de recibir los beneficios que se le ofrece. Una vez resuelto el tema del precio y el resto de las condiciones, es momento de pedir autorización al consumidor para firmar la orden de pedido y elaborar la factura. Considere que si no está pensando en hacer negocios y en cerrar ventas, no conseguirá sus objetivos trazados. Así que no olvide de tener todo el tiempo en mente el ABC de las ventas: Mantenerse Siempre Cerrando (en inglés Always Be Closing). Es parte de la actitud de un verdadero vendedor: tener iniciativa e implementar acciones enfocadas en cerrar el trato.

4 pasos clave para tener éxito 1. Crear confianza. Conquistar a un comprador potencial se logra incluso antes de agendar una cita. ¿Cómo? A través de su publicidad, con una llamada telefónica o correo electrónico para establecer el primer contacto. Hable en su propio lenguaje para hacer conexión. 2. Detectar necesidades. Ya en la entrevista (frente a frente) no cometa el típico error de comenzar con su presentación de inmediato. ¡Alto! Mejor inicie la conversación con una pregunta que le ayude a identificar qué es lo que requiere la otra persona. Con esa base, de una respuesta en concreto y sólo haga una descripción de su producto o servicio. 3. Dar una solución. Se trata de ayudar a un prospecto calificado a tomar una decisión de compra. Esto se resuelve por medio de una explicación puntal sobre cómo su oferta ayuda a resolver el problema del cliente. Si se lo confirma, el cierre está dado. 4. Cerrar la venta. El cierre es sólo indicar: “¿A nombre de quién hago la factura?, ¿Cuándo y en qué dirección se entregará la mercancía?”. En otras palabras, hay que asumirlo. Así de sencillo.

La regla de oro señala que no se debe lanzar una propuesta sin antes poner atención y descifrar a fondo las objeciones de su contraparte.

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Recaudos aduaneros para presentarse EN FERIAS EN PERú Las ferias internacionales son manifestaciones destinadas a promover el intercambio comercial entre los empresarios nacionales y aquellos de otras latitudes. El éxito de tales eventos depende de muchos factores, algunos exógenos y otros, endógenos. Entre estos últimos, tienen preponderancia las normas que regulan el ingreso de las muestras destinadas a ser exhibidas en dichas manifestaciones por aduanas. Tales normas pueden parecer complicadas para todo aquel que no domina el tema y es ,por lo tanto, recomendable buscar apoyo de expertos en la materia. Se debe manejar toda la documentación que se requiere correctamente desde el país de origen, para lograr un trámite fluido en el internamiento de los bienes.

Se debe manejar toda la documentación que se requiere correctamente desde el país de origen, para lograr un trámite fluido en el internamiento de los bienes.

Debe ante todo tenerse en cuenta que, los recintos donde se llevan a cabo las ferias internacionales en el Perú son generalmente considerados «zonas primarias». Ello significa que funcionan como una extensión de los recintos aduaneros. Tal denominación es concedida por una Resolución de Intendencia Nacional, luego que el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo haya autorizado la realización del evento. Gracias a esta facilidad, los bienes que ingresan temporalmente al país para ser exhibidos en una feria y eventualmente vendidos a operadores nacionales, no requieren del depósito en las aduanas. Es decir, de una fianza bancaria que garantice el pago de los tributos aduaneros que gravan su nacionalización. Podrán acogerse a este régimen especial, las mercancías destinadas a ser «exhibidas» en las exposiciones o ferias internacionales, así como los artículos destinados a ser usados en decoración y/o equipamiento de los stands o pabellones. La buena marcha de este régimen especial depende, prioritariamente, de la correcta emisión de los documentos de embarque que amparan las muestras.

Admisión temporal Las muestras pueden ingresar a la feria bajo este régimen especial para ser eventualmente re-exportadas al final del evento, sin requerir de garantía del pago suspendido de los tributos aduaneros. La factura que las ampara deberá ser PROFORMA y no contable cuando tales muestras carezcan de un comprador local. Deberá detallarse en ella

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el valor FOB de cada bien sumando el flete y la prima de seguro (de ser el caso) lo cual equivaldría al Valor CIF. La mercancía internada al amparo de este régimen solo podrá ser utilizada en demostraciones. En el recinto ferial no podrán efectuarse ventas al detalle de mercancías destinadas al régimen especial. Asimismo, los expositores no podrán entregar la mercancía que haya sido objeto de venta, hasta que no se clausure el evento ferial y se hayan cancelado los derechos arancelarios y demás tributos a la importación. En los casos en que se produzca la desaparición de las mercancías del recinto ferial, los expositores, dueños o consignatarios de las mercancías, así como los responsables del recinto ferial, responderán ante la SUNAT - Aduanas por los derechos arancelarios y demás tributos a la importación.

Importación definitiva

El material publicitario (folletos o bienes de consumo) para ser distribuido gratuitamente en el evento ferial y todos aquellos bienes que no serán re-exportados al final del evento, deberán ser sometidos al régimen aduanero local, para ser gravados con los tributos que les corresponda pagar, antes de su traslado al recinto ferial. La factura que ampara dichos materiales deberá ser CONTABLE y no proforma, debiendo detallarse en ella el valor FOB de cada «ítem» sumado el flete más la prima de seguro (de ser el caso) equivaliendo el Valor CIF Se recomienda facturar por separado aquellos bienes que se han de importar definitivamente, de aquellos que serán sometidos al régimen especial de admisión temporal. Se deberá tener precaución con el embalaje: no incluir en un mismo bulto diversos materiales que serán sometidos a diferentes regímenes aduaneros.

Plazos prudenciales

Si se quiere evitar problemas con el ingreso puntual de las muestras al recinto ferial, es recomendable que la carga marítima arribe al puerto del Callao (en el caso que la feria se realice en Lima), a más tardar quince días antes de la inauguración del evento. Tratándose de carga aérea, dicho plazo puede reducirse a diez días. Una vez clausurada la feria, el representante legal del expositor extranjero deberá trasladar las mercancías desde el recinto ferial hasta un almacén aduanero, donde podrán permanecer hasta completar su regularización dentro del plazo de 120 días calendario autorizado para tal efecto. El traslado de las mercancías deberá coordinarse previamente con el organizador de la feria.

Una vez clausurada la feria, el representante legal del expositor extranjero deberá trasladar las mercancías desde el recinto ferial hasta un almacén aduanero...

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Vencido el término señalado por la autoridad aduanera, sin que se lleve a cabo la regularización de la mercancía, ésta caerá en abandono legal y será puesta a disposición de SUNAT - Aduanas. Concluido el evento, todos los bienes ingresados al recinto ferial deberán ser retirados en el lapso de 48 horas. Así lo disponen los propietarios de tales recintos, pues estos últimos suelen estar comprometidos para la realización de otros eventos.

Concluido el evento, todos los bienes ingresados al recinto ferial deberán ser retirados en el lapso de 48 horas. Así lo disponen los propietarios de tales recintos, pues estos últimos suelen estar comprometidos para la realización de otros eventos.

Las muestras ingresadas previo pago de los correspondientes tributos aduaneros pueden retirarse sin problema alguno pero, ¿qué hacer con aquellas admitidas temporalmente bajo régimen especial? Conscientes de la precariedad del plazo concedido para el retiro de las muestras del recinto ferial (48 horas), se recomienda a los expositores decidir el destino que quieran dar a sus muestras, antes de la clausura del evento.

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LA ESTRATEGIA DESPUES DE LA FERIA Ya terminó la feria, se han logrado nuevos contactos, pedidos, una sustancial mejora de la imagen de la empresa y ya es hora de realizar un completo estudio de mercado del sector de la industria que le interesa Es muy importante este paso, porque no sólo hay que medir la cantidad y calidad de contactos realizados durante el evento, hay que trabajar con paciencia, porque hasta seis meses a un año después de finalizada la exposición la empresa seguirá recibiendo consultas. Las ferias ofrecen muchas oportunidades, principalmente de empresarios de la ciudad o país donde la misma se realice, pero además sirven también para encontrar oportunidades y acceso al mercado internacional. Algunos expositores tienen expectativas de “ventas” en lugar de pensar que se tiene “buenos contactos a trabajar”. Otros creen poder recuperar los gastos de representación y a veces duplicarlos y no es así, para eso está la postferia, que incluye el análisis de la base de datos obtenida, para trabajar esa información desde que termina la muestra hasta la próxima edición. Ya se participó de la feria y eso obliga a los expositores a comprobar el grado de satisfacción de los clientes reales o potenciales respecto a su producto y al de los competidores, saber cómo está posicionado y testear rápidamente la aceptación de un nuevo producto.

CONSEJOS A CONSIDERAR AL FINALIZAR LA FERIA

Algunos expositores tienen expectativas de “ventas” en lugar de pensar que se tiene “buenos contactos a trabajar”.

A. No desmontar antes de la clausura. La imagen de la empresa puede verse perjudicada. B. Supervisar el desmontaje del stand y el embalaje de los materiales y equipos. C. Organizar el transporte de materiales, equipos y productos. D. Celebrar una reunión con todo el personal involucrado para analizar los resultados (en la primera semana después de la feria). E. Pedir informes por escrito a todo el personal que haya participado evaluando: aspectos positivos, aspectos negativos, impresión general y posibles mejoras. F. Acciones de seguimiento a realizar (clientes, nuevos compradores, nuevos agentes, autoridades, alianzas estratégicas, etc.). H. Iniciar acciones de seguimiento de los contactos realizados. I. Cerrar el presupuesto y hacer el balance final

NO PIERDA EL RITMO DE LA FERIA Al finalizar el evento, su ritmo habitual volverá a ser como antes, pero obviamente tendrá trabajo adicional. Se presentan como imprescindibles el informe de la feria y el seguimiento a cada

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prospecto recogido en esos días. Esta es una tarea que involucra a todo el equipo. El esfuerzo que se realice en esta etapa es clave, lo que ayudará a garantizar que la inversión realizada no fue en vano. Hay que poner en conocimiento a la otra parte del personal, lo que se hizo en la feria. El informe debe contener datos técnicos sobre el evento: Dónde se realizó, cuánto tiempo duró, cantidad aproximada de público asistente, objetivos planteados y logrados, etc. Por otro lado, hay muchas formas de hacer un seguimiento completo a los prospectos, eso asegurará el éxito de su participación en la feria. Podría hacerlo por teléfono, correo electrónico o mediante visitas personales concertadas previamente. Es recomendable realizarlo en la semana inmediata al evento, ya que aún está fresco en la mente de los prospectos. Si la feria implica un esfuerzo mínimo de búsqueda de clientes, el seguimiento representa una labor final, pero previa a la captura, así que requiere del trabajo coordinado del equipo de ventas.

La explotación de los resultados

Una vez finalizada la feria no hay que desperdiciar los esfuerzos, hay que comenzar de inmediato a explotar los resultados.

Una vez finalizada la feria no hay que desperdiciar los esfuerzos, hay que comenzar de inmediato a explotar los resultados. Algunas tareas que se pueden realizar son: • Una reunión con todo el equipo participante para analizar los errores y aciertos. • Una reunión con los responsables de los principales departamentos involucrados para estudiar los resultados y tomar las decisiones a seguir con relación a la estrategia de la empresa. • Efectuar el cierre del presupuesto comprobando las desviaciones sobre lo previsto y las razones de ello. • Enviar comunicados de agradecimiento personalizadas a los visitantes e incluso a los incluidos en el mailing previo, pero de los que no tenemos constancia de su presencia en nuestro stand. • Preparar un plan comercial para aprovechar los contactos realizados, explotar las fichas de visita y preparar las entrevistas post-feria. • Elaborar una evaluación del personal del stand. • Realizar análisis de resultados inmediatos y comparación con las metas, que se habían trazado previamente. • Elaborar un análisis de costos finales. • Hacer un informe final sobre la exposición con recomendaciones para futuros eventos.

Empiece a planear su próxima feria

Anote todos los aprendizajes de su participación en la feria. Identifique áreas de oportunidad, acciones de la competencia que vale la pena emular y oportunidades por capitalizar. La fórmula de adicionar, quitar y continuar puede serle útil. Para la próxima feria: qué adicionaría o complementaría; qué quitaría o dejaría de hacer; y finalmente que debería continuar haciendo, de acuerdo a los resultados obtenidos.

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EL ÉXITO ESTÁ A SU ALCANCE

Imagen. A veces el mismo tiempo que utiliza una empresa en hacer una pobre presentación, le insume hacer una buena tarea. Preocúpese de presentar a su empresa como pretenden que sea percibida.

- Actitud. Sea positivo, puntual, optimista, cortés, honesto y digno. Pero sobre todo sonría. Quienes se acercan a su stand esperan lo mejor de usted. - Presencia. Recuerde que está vendiendo la posibilidad que las cosas le puedan ir mejor a su cliente. Si no está bien presentado y no es positivo, lógicamente no será la solución para ese cliente. - Dominio. Conozca bien su producto y su servicio. Todas las ventajas, bondades, detalles técnicos, condiciones de ventas, etc. - Compromiso. Hoy la calidad es una condición necesaria y no un elemento diferenciador. La diferencia está en el servicio, información, innovación, sistema de trabajo y atención. - La velocidad es fundamental. Los que primero se muevan tomarán la delantera. Lo que hoy es un buen negocio, puede que mañana no lo sea. Las decisiones deben ser rápidas. - Predisposición. Sepa escuchar a su cliente para poder satisfacerlo. - Sea espontáneo y jovial. Imprima un ritmo simple, ameno y jovial a la entrevista. Esto facilitará su objetivo final.

Sea positivo, puntual, optimista, cortés, honesto y digno. Pero sobre todo sonría. Quienes se acercan a su stand esperan lo mejor de usted.

- Focalice a sus clientes. Seleccione a los que le interese y bríndele su mejor atención. - Concentración. Lo que el cliente necesita, muchas veces no es lo que le estamos ofreciendo. Antes de vender es muy bueno escuchar, esto le facilitará el camino para cerrar un negocio - Realismo. No siempre va a tener todas las respuestas. A veces la humildad logra metas insospechadas. - Reconocimiento. A todo cliente le gusta sentirse recordado y valorado. - Precisión. Más que cantidad es mejor la calidad de su entrevista.

Percepción. Sepa como hacerle ver a su cliente que su inversión no compromete su presente y que los resultados serán favorables y beneficiarán su futuro. Primero se da, luego se recibe.

- Confianza. Si un cliente confió en usted, debe cuidar ese mérito. - Visión. Imagen no es la que creemos que tenemos de nuestra empresa, sino la que otros piensan que tenemos. - Buena información. Tener los datos adecuados en el momento indicado para estar ubicados. Esto debe ser tarea de todos los días. - Consejo. Mente fría, corazón caliente y los pies en la tierra.

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TIPS FERIALES ENFRENTE A EMPRESAS MÁS GRANDES QUE LA SUYA

¿Es posible? ¡Por supuesto! Supongamos que tiene un producto (o servicio) interesante, pero las ventas están muy bajas. Has intentado de todo, desde las técnicas más convencionales de marketing, hasta los recursos más innovadores de promoción, pero nada parece funcionar. ¿Qué hacer entonces? Está la opción de seguir los sencillos consejos que se presentan en esta publicación, que son conclusiones de muchos profesionales involucrados en el marketing ferial, que mencionan sobre la importancia de presentarse en una feria. En este tipo de exposiciones, una empresa puede ser la estrella en un evento de pocos días, donde existe la posibilidad de estar ante miles de empresarios ávidos de hacer negocios, que muchas veces desconocen su oferta y las posibilidades que su empresa brinda. Con un poco de optimismo, puede echar a andar un exitoso plan comercial sin necesidad de invertir grandes cifras. «En una feria todos tienen las mismas posibilidades, desde el más grande hasta el más chico, porque todos parten del mismo punto».

Promueva la interrelación con su público objetivo

«En una feria todos tienen las mismas posibilidades, el más grande y el más chico... porque todos parten del mismo punto».

El hecho de que una empresa no reciba ninguna queja por parte de sus clientes, no significa que su producto o servicio este satisfaciendo sus necesidades y/o expectativas. Puede que estén desilusionados con su compañía, pero se mantienen fieles a ella porque no hay otra opción a la mano. Sin embargo, tan pronto como surjan nuevas alternativas, comenzarán a abandonar su negocio y, entonces descubrirá que se olvidó de hacer tareas preventivas. Estas situaciones se enfrentan con convicciones. La rutina empresarial muchas veces aleja a la gerencia de sus clientes. Una feria le ofrece la posibilidad de estar cara a cara con sus clientes, situación única donde puede encontrar retroalimentación. En el mano a mano se pueden escuchar quejas y sugerencias; qué es lo que podría hacer para mejorar sus expectativas y cómo atenderlas mejor. Esta es una buena recomendación, antes de que sus clientes actuales se conviertan en clientes pasados. Los clientes raramente se quejan, aún cuando tienen razones para hacerlo. Piensan que al quejarse, lo único que lograrán es perder tiempo y esfuerzo, ya que en muchas ocasiones sus quejas tienen pocos o nulos resultados. Por esto, una feria es un escenario ideal para modificar esa actitud. Es un ámbito relajado, ameno e ideal

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para reencausar las relaciones con sus clientes. Esto le permitirá saber qué es lo que quieren y cómo puede atenderlos mejor.

LOS DESCUENTOS SON ARMAS DE DOBLE FILO Evite rematar mercadería en una feria. No es lo adecuado. Puede generar confusiones de sus clientes a futuro. Algunos mercadólogos argumentan que si una empresa ofrece descuentos muy seguido, la gente comprará solamente cuando tenga ofertas. Esto, obligará a su negocio a tener productos y servicios en descuento todo el tiempo. La feria es una excelente oportunidad para realizar ofertas de productos de baja rotación, pero a un precio justo.

Diseñe un Premio de reconocimiento o una Mención de Honor Contar con una especie de premio, digamos un certificado de regalos, una beca o incluso una simple placa conmemorativa en algún área de excelencia, ayuda a crear y fomentar la lealtad de los consumidores y sugiere que tiene una compañía seria y responsable que lo respalda. Luego, por supuesto, está toda esa publicidad gratuita que recibirá durante el anuncio correspondiente. Promueva que la gente se inscriba y participe. Realice concursos para elegir a los nominados; después, a los semifinalistas, finalistas, etc. Una feria puede ser el lugar elegido para una ceremonia de presentación y apta para llamar a los medios del sector para que cubran su evento. Este tipo de promoción generará una mejor imagen para su empresa y a futuro en más ventas. Puede crear menciones honoríficas (el cliente más honesto; la mejor secretaria de sus clientes, etc.). No importa cómo lo haga, tiene que crear “ruido” alrededor de su stand.

Evite rematar mercadería en una feria. No es lo adecuado. Puede generar confusiones de sus clientes a futuro.

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LOS ERRORES MAS COMUNES EN LAS FERIAS Participar en una exposición conlleva una gran inversión pero también trae beneficios. Si se asume el compromiso con profesionalismo, las ganancias son enormes. Hay buenas tácticas para hacer que retorne la inversión. Para que el esfuerzo realizado no sea en vano, debe evitar caer en errores comunes. No hay que ser grandes marketeros para tener presencia en una feria, solo es necesario tener la voluntad de cumplir tareas simples y determinantes para obtener importantes resultados. Todo es cuestión de una buena decisión. 1) La actividad POST-FERIA es vital: Se deben efectuar acciones simples después de haber terminado la feria, pues es ahí donde comienza la labor de la empresa para obtener los objetivos que se propuso al alquilar un stand en una feria.

...Hay pasos que son vitales para la salud de su equipo de ventas: Trate de tener objetivos tangibles y realistas, no pretenda vender en pocos días la cuota anual.

Hay pasos que son vitales para la salud de su equipo de ventas: - Trate de tener objetivos tangibles y realistas, no pretenda vender en pocos días la cuota anual. - Tenga una rápida respuesta a las cotizaciones solicitadas. - Envíe de manera inmediata documentos y muestras. - No deje de concertar entrevistas, antes, durante y después de la feria. - No olvide de hacer las llamadas de seguimiento. 2) Los especialistas señalan que la primera participación de una Pyme en una feria debe tomarse como una inversión de aprendizaje: “Antes de participar hay que informarse en todo sentido, y recién después planear la estrategia y desarrollar”. Muchos consideran que una empresa que debuta en una feria tiene las desventajas propias de la primera participación, pero la experiencia indica que son muchos los visitantes que están atentos a contactar con nuevos proveedores y que por tanto dedican tiempo a identificar quiénes están participando por primera vez, ya que ello les abre nuevas posibilidades de negocios. 3)

La “Post-feria”: Algunos expositores tienen expectativas de “ventas inmediatas” en vez de “buenos contactos para trabajar”. Creen poder recuperar los gastos de representación y a veces duplicarlos. En la práctica esto no es así, para eso está la“postferia”, que se asienta en el análisis de la base de datos obtenida.

La dinámica no radica en sentarse en el stand a esperar que pase un visitante, sino invitar a los actuales y potenciales clientes de antemano. Una planificación previa, incrementará las posibilidades de recibir compradores en el stand.

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5) El stand debe expresar a primera vista lo que usted desea transmitir: El visitante identificará lo que la empresa está ofreciendo a primera vista. El expositor deberá tener en cuenta la claridad, orden, prolijidad y un mbiente armoniosoque permita mantener una conversación agradable. 6) La mayoría de las veces, los expositores novatos pecan por invertir mucho en el stand y la promoción, y no consiguen una buena relación costo-beneficio. Es preferible presentarse dignamente con un stand sencillo (que resultará más económico que construir uno) y apelar a la utilización de elementos decorativos propios y sobre todo a la generosa exhibición de los productos que ofrece. 7) Otro aspecto clave es convocar a los vendedores de la empresa en lugar de contratar recepcionistas que, si bien aportan lucimiento, raramente están en condiciones de brindar información técnica profesional. Nadie está en mejores condiciones para atender un stand que los propios interesados en obtener resultados. 8) Poco tiempo y mucho que ver: Los visitantes tienen poco tiempo y mucho por recorrer, antes de llegar a su stand. Se debe tomar en cuenta que ya llevan un tiempo transitando, acumulando información (y cansancio), por lo que hay que captar su atención. Trabajar en la feria es trabajoso, tanto para expositores como para visitantes, por lo que disponer de lugares para sentarse. Este es un detalle que será apreciado y, además, no tiene costo alguno. 9) Trate de ser fácil de identificar: Es importante utilizar todo el tiempo la credencial. Solo así los visitantes sabrán con quién están tratando. 10) No confundir la participación en una feria con un evento social. Todo tiene su medida y ser buen anfitrión, no significa ser dueño de un bar. 12) No atender en el stand a alguien que viene a reclamar algo; es mejor invitarlo a tomar algo en la cafetería. 13) No dejar de atender a posibles clientes por atender a los proveedores. 14) No instalarse en la entrada del stand con la postura de un guardia de brazos cruzados, porque no genera una buena sensación para el visitante. 15) No participar con el único objetivo de “ir a ver qué pasa”, aproveche al máximo todas las posibilidades que le ofrece la feria.

La mayoría de las veces los expositores novatos pecan por invertir mucho en el stand y la promoción, con lo que a la hora del balance consideran que tuvieron una mala relación costobeneficio

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CUIDADOS QUE DEBE TENER EN LA FERIA, PARA EVITAR MOMENTOS DESAGRADABLES 1) Realice un registro de ingreso y salida de mercadería del recinto ferial, procure constatar que todo esté perfecto antes de salir hacia la feria y, posteriormente en su stand, vuelva a verificar si toda su mercadería, bienes y material publicitario está en su totalidad. 2) No deje nunca su stand solo. En caso de fuerza mayor, solicite al encargado de salón que le ayude con personal de seguridad, hasta que consiga un reemplazo, o simplemente lo apoyen hasta que supere su imprevisto. No permita que su stand permanezca solo en ningún momento, ya que cualquier eventualidad que ocurra es su responsabilidad. Se aconseja como mínimo dos personas para la adecuada atención. 3) Evite dejar a la mano productos o equipos electrónicos pequeños o manipulables (ej. teléfonos, laptops, escáneres, carteras de mujer, etc.). En su stand tiene que tener un espacio con un mueble para mantener allí todas sus pertenencias.

Nunca pierda el contacto con sus cosas.

No permita que su stand permanezca solo en ningún momento, ya que cualquier eventualidad que ocurra es su responsabilidad.

4) Procure estar siempre en su stand con personas de confianza. 5) No permita que personas extrañas se le acerquen tratando de distraerlo. Normalmente, el modo de operación de ladrones, es de varias personas, en primer lugar observan que una persona esté sola en el stand, o que haya muchas personas y todo se encuentre fuera de control. Los ladrones trabajan en grupo, pero rara vez se mueven juntos. Se comunican a distancia. Cuando van a sorprender a alguien, su primera acción es entretener con preguntas al encargado del stand, por lo general no son preguntas muy técnicas. Es muy evidente que esta persona no conoce nada del negocio. Solo buscan desconcentrar a su «presa». Esta persona siempre es apoyado por una segunda persona, que se ocupa de tapar la visión al expositor. Cuando realizan el hurto, siempre con movimientos rápidos, le entregan lo robado a una tercera persona que pasa fugazmente por el stand. Nada relaciona a esta tercera persona a ellos. Es posible que esa tercera persona le entregue lo robado a una cuarta persona, que será quien sacará lo robado fuera del recinto ferial. 6) Trate que sus bienes o cosas de valor estén amarrados, para que no corran ningún riesgo.

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7) Al terminar la jornada ferial, una persona de la empresa debe quedarse 30 minutos más, hasta que se desaloje la feria. Verifique que su stand esté cerrado y no olvide sus objetos personales. Procure pegar una cinta en los extremos, de modo que sea evidente su ausencia para el personal de seguridad. Sea estricto con el cumplimiento de los horarios y cierre, durante los días de montaje, feria y desmontaje. 8) Prevea que su stand quede con todas las medidas de seguridad. 9)

Recuerde que la limpieza en el interior de su stand es responsabilidad de su empresa, si necesita ayuda solicite apoyo a la organización, siempre habrán personas que puedan hacer esa tarea.

Esto debe ser previsto antes de la feria. 10) Para que el éxito del evento sea total en este aspecto, lo importante es que colaboren todos y que prevalezca la buena predisposición de todas las partes. 11) Identifique al personal de la organización para denunciar cualquier situación anormal que se observe. 12) Las organizaciones feriales no responden por pérdidas que se presenten durante el tiempo en que la feria se encuentre abierta al público.

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Las organizaciones feriales no responden por pérdidas que se presenten durante el tiempo en que la feria se encuentre abierta al público. 63

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“La imaginación es más importante que el conocimiento” Albert Einstein

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BIBLIOGRAFÍA Y DOCUMENTACIÓN DE APOYO Libro Éxito en las Ferias Made in Germany, AUMA www.TradeShowTraining.com Facebook Toolbox. Duct Tape Marketing. http://www.miwasanga.com www.eventoplus.com.ar Espacio Creativo Libro de Autumn H. Diaz HS Eventos. Asociación Nacional de la Publicidad www.TradeShowTraining.com www.SoyEntrepreneur.com Asociación Argentina de Organizadores y Proveedores de Exposiciones y Congresos (AOCA). C.D.D.C. TECNICOS ADUANEROS S.A.C. AFEP: Asociación de Ferias de Perú Revista Congresos & ferias

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INDICE 5.

LAS FERIAS: CRITERIO PARA ELEGIR UNA FERIA A SU MEDIDA

LOS EVENTOS FERIALES COMO HERRAMIENTA DE PROMOCIÓN

Y MARKETING 8.

LA IMPORTANCIA DE PARTICIPAR EN FERIAS

11. PRESUPUESTO PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA? 12. ¿CÓMO BENEFICIARSE EN LA FERIA? 14. Importancia, utilidad y Ventajas de las Ferias 16. Los Objetivos en la feria 21. IdEntificación de NUESTRO Público 22. RECOMENDACIONES PARA ATENCION AL PUBLICO 24. A QUE VAN LOS CLIENTES A LA FERIA 26. Objetivos de los VISITANTES 27. LOS BENEFICIOS DE LOS EXPOSITORES 29. LA FERIA ES UNA ACTIVIDAD PROMOCIONAL 30. PERSONAL DE FERIA: ¿PROMOTORAS O VENDEDORES? 32. ANFITRIONAS: RECOMENDACIONES 34. LOS FOLLETOS PARA LAS FERIAS 36. LISTA DE REQUERIMIENTOS PARA UN STAND 38. CALENDARIO DE ACTIVIDADES PREVIA A LA FERIA 41. reparación PREVIAS AL EVENTO 43. COMUNIQUE SU PRESENCIA... A TODOS 45. COMIENZA LA ACCION: LA ESTRATEGIA DURANTE LA FERIA 48. LAS VENTAS SE PUEDEN LOGRAR FUERA DEL STAND 50. CIERRE DE VENTAS 52. recaudos aduaneros para presentarse en ferias en peru 55. LA ESTRATEGIA DESPUES DE LA FERIA 57. EL EXITO A SU ALCANCE 58. TIPS FERIALES 60. LOS ERRORES MAS COMUNES EN LAS FERIAS 62. CUIDADOS QUE DEBE TENER EN LA FERIA, PARA EVITAR

MOMENTOS DESAGRADABLES

65. INDICE

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