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NEWSLETTER 1 fevereiro.2014

Cร MARA MUNICIPAL DE MONTEMOR-O-VELHO

NEWSLETTER Nยบ 1

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NEWSLETTER 1 fevereiro.2014

O que é o PRO_MIG? Objetivo do projeto: O PRO_MIG visa adaptar a autarquia aos novos requisitos e garantir a gestão equilibrada dos recursos.

Intervirá sobre o controlo interno e auditoria para sustentar os ganhos obtidos. Promoverá a excelência em gestão, através de técnicas e ferramentas de gestão, partindo da definição da estratégia, num processo assente na liderança, atuando na gestão das pessoas, dos meios e recursos disponíveis, das parcerias e dos processos e métodos de trabalho, para obter melhores resultados com menos recursos. Dinamizará a mobilidade interna para que os trabalhadores possam assumir novas responsabilidades, devidamente preparados e integrados.

Como vai realizar-se o projeto? É um projeto de formação-ação com duração de 9 meses, o que significa que existirão ações de formação em sala que serão depois complementadas com ações de formação / consultadoria no posto de trabalho.

Nas ações de formação em sala estarão os 9 formandos selecionados pela autarquia. Nas ações de formação / consultadoria no posto de trabalho serão envolvidos outros colaboradores da autarquia.

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FASE 1.

Levantamento e diagnóstico de problemas.

Os novos requisitos legais e organizacionais aplicáveis. Apresentação, interpretação e modo como devem ser aplicados.

Necessidades de ajuste da autarquia face aos novos requisitos legais e organizacionais aplicáveis.

Condicionantes existentes na autarquia e enquadramento de soluções.

Análise crítica da evolução do projeto formativo.

FASE 2.

Elaboração do plano de ação.

Conceção das soluções.

Soluções base e transversais.

Soluções próprias para áreas de intervenção específicas da autarquia.

Integração das soluções e elaboração do Plano de Mudança e Melhoria.

Validação pelo executivo, realização de eventuais ajustes pelos formandos e apresentação de versão final do Plano de Mudança e Melhoria.

FASE 3.

Implementação do plano de ação.

Formação personalizada para a concretização do Plano de Mudança e Melhoria.

Consultoria para a concretização do Plano.

Análise crítica da evolução do projeto formativo.

FASE 4.

Apresentação de resultados e conclusões.

Apresentação de resultados e conclusões, de indicadores de execução e de impacto.

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Participantes no projeto e suas responsabilidades: Comissão de Acompanhamento com base nos relatórios mensais de execução do projeto, reunirá para adefinir correções e/ou melhorias nas ações em curso e os indicadores de avaliação de meios, resultados e impacto.

Executivo tomará as decisões chave sobre o Plano de Ações.

Comissão Técnica reportando mensalmente à Comissão de Acompanhamento, assegurará continuamente a execução das ações planeadas, a realização das ações de avaliação, a organização dos dossiês técnico-pedagógicos, a elaboração e monitorização do Plano Geral da Execução do Projeto e tomará as decisões preventivas e/ou de correção tidas como necessárias e adequadas.

Grupo de 9 formandos funcionará como grupo dinamizador do projeto, tendo como principais responsabilidades a recolha e tratamento de dados, a definição de propostas de ação e posterior dinamização da implementação das ações que venham a ser aprovadas pelo executivo.

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Restantes colaboradores da autarquia colaborar com o grupo de formandos e formadores/consultores no sentido de prestar as informações que lhe venham a ser solicitadas, bem como participar na implementação das ações que venham a ser aprovadas pelo executivo.

A equipa de fomandos e as equipas de melhoria, que estes vierem a dinamizar na fase de concretização do Plano de Ações, reportarão mensalmente a execução comparativa com o planeado.

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O Modelo Integrado de Gestão Porque surge o Modelo Integrado de Gestão (MIG)?

O Planeamento Estratégico e Operacional no MIG

Com o propósito de melhorar e modernizar os serviços prestados aos Clientes/ Munícipes, assim como o funcionamento e organização internos, o Município de Montemoro-Velho, assumiu o desafio de implementar o Modelo Integrado de Gestão (MIG).

Ao conhecerem-se quais as pretensões dos Munícipes e Partes Interessadas e tendo por base as orientações do Executivo, o MIG prevê a construção de Mapas Estratégicos (MEs) e Balanced Scorecards (BSCs) quer para o estabelecimento da estratégia do Município quer para o seu desdobramento para as Orgânicas (UOs) na direta dependência do Executivo.

O que engloba o MIG? Este modelo alinha a gestão estratégica com a gestão operacional do Município, tendo por base as necessidades e expectativas dos Clientes/ Munícipes e demais Partes Interessadas e as orientações político-estratégicas do Executivo, criando condições para a implementação/ melhoria de boas práticas de gestão que permitem ao Município de Montemor-o-Velho aumentar o controlo das atividades e processos, e consequentemente, a monitorização e avaliação, assegurando o feedback aos seus clientes/ Munícipes e Partes Interessadas.

Os Munícipes e demais Partes Interessadas no MIG O MIG é extenso e abrangente, envolvendo não só os colaboradores do Município de Montemor-o-Velho mas também os Clientes/ Munícipes e Partes Interessadas.

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Para além das ferramentas para definição e planeamento da estratégia do Município de Montemoro-Velho, o MIG, inclui ferramentas de monitorização e controlo da execução.

A Monitorização e o Controlo de Execução no MIG Nestas ferramentas incluem-se, ao nível da gestão estratégica: o BSC do Município, os BSCs das UOs na direta dependência do Executivo, o Dashboard, os gráficos de acompanhamento mensal e os gráficos de tendência dos últimos 4 anos para os indicadores selecionados pelo Município de Montemor-o-Velho. Ao nível da gestão operacional, as ferramentas de monitorização e controlo de execução disponíveis são: o PA, os ficheiros de monitorização do SIADAP 1 e 2, o programa de planeamento e controlo de atividades e projetos e os planos de ações.

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De forma a minimizar a possibilidade de desvios ao planeamento, o MIG contempla também procedimentos de gestão para os processos de gestão, de suporte (recursos humanos, sistema de informação, infraestruturas, equipamentos e ambiente de trabalho, compras) de medição, análise e melhoria para que seja assegurada a uniformidade nas práticas adotadas. Associadas a estes procedimentos estão algumas ferramentas que possibilitam aos dirigentes trabalhar alguns aspetos, como por exemplo a avaliação de fornecedores.

O Reporting e o Feedback no MIG

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Para que o MIG esteja completo e assegure uma gestão global do Município de Montemor-o-Velho estão também previstas ferramentas para reportar os resultados internamente e dar feedback aos Clientes/ Munícipes e Partes Interessadas para que estes sejam uma vez mais envolvidos e tenham informação disponível sobre o que o Município fez, considerando as suas necessidades e expectativas.

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Mobilidade Interna Porque surge a necessidade da Mobilidade Interna?

Se os Recursos Humanos são um ativo relevante das organizações e, portanto, das autarquias, que condicionam a sua performance (produtividade, qualidade do serviço, …) então há que criar as condições que permitam extrair todo o seu potencial.

A necessidade de processos de “gestão da mudança” é particularmente importante no contexto de transformação em curso nas autarquias. A integração dos recursos humanos no processo de transformação não se faz apenas com “boa vontade”, embora esta seja importante. Faz-se com o recurso estruturado a metodologias específicas, à definição de objetivos concretos a alcançar e a um processo de monitorização e acompanhamento que tenha em conta que se está a trabalhar com pessoas, com a sua diversidade, as suas personalidades, atitudes e comportamentos próprios, que devidamente enquadrados têm que produzir os resultados pretendidos.

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Para que a autarquia disponha do número de trabalhadores ajustado às necessidades operacionais e ao cumprimento dos objetivos, com o perfil de competências adequado e integrados nas suas novas funções surge a necessidade de se proceder a ajustamentos na distribuição de colaboradores.

Assim, com o domínio de “apoio à mobilidade interna” pretende-se: • Movimentar os recursos humanos, dentro da autarquia, mantendo o mesmo vínculo em Unidades Orgânicas diferentes e desempenhar funções da mesma natureza; • Proceder à mobilidade nas áreas em que a autarquia considere prioritárias ou em áreas que o diagnóstico assim o demonstre.

Auditoria Interna Porque surge a necessidade no âmbito da auditoria interna?

Tendo em conta o contexto muito restritivo no domínio dos recursos financeiros vivido pelas autarquias o “Controlo de Gestão”, com os seus vários instrumentos, constitui um apoio relevante para os Executivos Municipais.

A auditoria interna é uma ferramenta que permite aos Executivos Camarários uma garantia acrescida de que os requisitos legais, regulamentares e de boa prática são seguidos a todos os níveis da autarquia.

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• Definir as melhores práticas ao nível dos procedimentos de controlo de gestão; • Sistematizar a sua aplicação, disseminando-a em todas as Unidades Orgânicas e colaboradores; • Validar a sua concretização através do recurso a auditorias internas planeadas e realizadas de acordo com as “regras”; • Concretizar um sistema integrado de controlo interno assimilado e assumido por todos dentro da autarquia.

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O projeto pode proporcionar apoio quer na construção, de raiz, de soluções relativas ao controlo de gestão e à auditoria e controlo interno, quer no reforço metodológico e operacional das soluções já existentes nas autarquias.

Tendo em conta a aplicação da “Lei dos Compromissos e dos Pagamentos em Atraso”, o sistema de controlo interno da autarquia foi já sujeito a alguns ajustes visando dispor de informação mais fiável e em tempo oportuno.

No entanto, é necessário aprofundar esta abordagem pelo que com o domínio da “auditoria interna e controlo de gestão” pretende-se: 7

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Apresentação da equipa