Manual de Comunicaciones- Coaching Educativo

Manual de Comunicaciones Coaching Educativo en internacionalización para instituciones de educación superior en proceso de acreditación de alta calidad.

Manual de comunicaciones Coaching Educativo en internacionalización para instituciones de educación superior en proceso de acreditación de alta calidad

1. Introducción El éxito de un proyecto se mide y vislumbra por las actividades de comunicación y difusión que se adelanten entre sus participantes (tanto internos como externos). Para garantizar desde el principio una planificación estratégica y una gestión eficaz de las actividades y herramientas de comunicación desde las premisas que requieren de una articulación particular en los equipos de trabajo en el marco del Proyecto de Coaching Educativo; se pone a disposición de los diferentes actores, el presente MANUAL DE COMUNICACIONES con el fin de reglamentar las comunicaciones del Proyecto.

2. Objetivos En el presente Manual se dirimen las pautas sobre cómo proceder en la ejecución de actividades propias del proyecto y sobre el particular. Por ello, como objetivos generales del esquema de comunicaciones del proyecto se encuentran:  Organizar una comunicación eficiente entre las instituciones participantes en el proyecto.  Informar y comunicar los resultados del proyecto ante los entes participantes de manera oportuna y eficiente –atendiendo a los términos detallados en los planes de trabajo-­­ para el cumplimiento óptimo del mismo ante CCYK y El Ministerio de Educación Nacional.  Determinar los conductos regulares para solicitudes, propuestas o inquietudes que se presenten en el marco de las actuaciones de los miembros del equipo.

Los objetivos específicos del presente esquema de comunicación entre los participantes del proyecto son: Manual de comunicaciones Coaching Educativo en internacionalización para instituciones de educación superior en proceso de acreditación de alta calidad

 Sistematizar la comunicación entre los participantes, especialmente entre los representantes que tienen su accionar en Proyecto de Coaching Educativo y el beneficiario del programa; toda vez que en ellos recaerá la correcta gestión y ejecución del proyecto frente al cumplimiento de condiciones contractuales.  Abordar oportunamente niveles de relacionamiento comunicacional que prevean requisiciones innecesarias o no correspondientes a los objetivos del proyecto.  Dar visibilidad a las actuaciones del proyecto y concienciar sobre los alcances del mismo en cuanto a las intervenciones de los diferentes estamentos relacionales, a saber: Miembros de CCYK, Ministerio e IES beneficiarias.  Dar a conocer el proyecto a los potenciales actores involucrados y a los principales beneficiarios.

3. ESTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA – NIVELES

Se determinan los siguientes niveles que generan un sistema de relacionamiento para el cumplimiento de las obligaciones contractuales en el proyecto y según la estructura organizativa interna del mismo: NIVELES 1, 2,3 Y 4

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

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3.1 NIVEL 1 – Representantes y delegados En este nivel se determinan y formalizan las condiciones contractuales del Convenio de Asociación. Las interlocuciones sólo podrán generarse por solicitud expresa de las mismas a través de comunicados oficiales. Los representantes podrán designar agentes de interlocución institucional en su nombre sólo para temas de informes o reuniones que redunden en la operacionalización de ejercicios propios del convenio. Para el presente caso se determinan: • •

Por el MEN: Jefe de oficina de Cooperación y asuntos internacionales y/o sus delegados.

Por CCYK: El Líder de Proyecto – Jefe de Relaciones Internacionales y/o Secretario Técnico de CCYK.

3.2 NIVEL 2 – Estamento Administrativo para la ejecución del proyecto Coaches- Comité Asesor En este nivel se determina el grupo colegiado conformado por el Líder del Proyecto, el monitor del proyecto y el secretario técnico de CCYK, para el buen desarrollo de proyecto a través de una Comisión Gerencial donde participan: EQUIPO CENTRAL • Líder de Proyecto • Monitor del proyecto • Secretario Técnico de CCYK ESTAMENTOS DE APOYO A LA COMISIÓN • Coaches  Asistentes Secretaría Ejecutiva

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3.2.1 Actividades Organizacionales y de Comunicación del Comité Asesor El comité Asesor será presidido por el Líder del Proyecto y será convocada a través del Monitor y/o secretario Técnico.

Las funciones de cada uno de los participantes se mantienen tal como se estipula en la descripción en el manual de funciones y las condiciones contractuales internas a las que haya a lugar.

El Comité Asesor planeará, orientará y ejecutará–técnica y académicamente--‐ el cumplimiento de las condiciones contractuales establecidas entre CCYK y el MEN, para ello, emitirá y avalará informes que requieran ser comunicados o entregados a estamentos internos o externos.

El Comité Asesor dará las recomendaciones que haya ha lugar a los equipos de trabajo como Coaches y asistentes y emitirá conceptos por solicitud explicita – verbal o por escrito--‐ a estamentos de NIVEL 1.

Para el caso de los Comités Técnicos con el MEN, será el Líder del proyecto y el secretario Técnico de CCYK quien asista a reuniones convocadas por dicho estamento según delegación directa por el representante legal de La Salle como institución administradora de CCYK y representante en el convenio. Le asiste para casos de orden mayor o fortuito la Directora Ejecutiva de CCYK y si esta no pudiera le asiste el monitor y los estamentos de apoyo que se requieran de la Comisión Gerencial.

Para ambos casos de delegación –Comités Técnicos y reuniones--‐ los representantes reportarán los asuntos tratados y las solicitudes de decisión al Comité Asesor; ésta última determinará las acciones que haya a lugar o el escalamiento de las mismas a estamentos decisorios de orden mayor dejando constancia de ello por escrito.

3.2.2 Actividades Organizacionales y de Comunicación del líder del Proyecto El líder del proyecto, tendrá como responsabilidad comunicar las decisiones tomadas por el Comité Asesor ante los estamentos de los NIVELES 3 y 4 y aquellas que tengan carácter ejecutorio frente a las condiciones contractuales del Convenio, en este acto se levanta acto como evidencia de lo informado.

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El líder del proyecto velará por la armonía y el buen proceder del clima organizacional y la comunicación oportuna, permanente y efectiva para el logro de los objetivos del proyecto.

El Líder del Proyecto será el puente de comunicación entre el Comité Asesor y el Comité Asesor Ampliado -NIVELES 3 y 4- directamente o a través de la Secretaría Técnica de CCYK. Para ello se dejará constancia por escrito (Actas) sobre cualquier situación que afecte las dinámicas pre--‐ establecidas y que redunden en el buen desarrollo del proyecto.

Toda presentación o comunicación oficial ante el MEN y/o interlocución ante sus estamentos directivos se hará por parte del Líder Proyecto o por delegación especial del mismo a estamentos de los NIVELES 3 y 4, según corresponda.

Es responsabilidad del Líder del Proyecto establecer los mecanismos necesarios para las solicitudes que puedan darse entre los coaches y lo beneficiarios del programa. Para este caso, el control y aprobación de requerimientos entre parte y parte serán mediadas por este estamento.

3.2.3 Actividades Organizacionales y de Comunicación de la Monitoria El Monitor del Proyecto será el estamento delegado para apoyar en las comunicaciones oficiales en los NIVELES 2, 3 y 4 de manera verbal y escrita y servirá como puente entre los mismos. Sus objetivos se concentran en las comunicaciones oportunas sobre aquellos temas que el Líder del Proyecto a bien tenga.

Igualmente, apoyará con las comunicaciones emanadas desde la Comisión Asesora y mantendrá el repositorio de comunicados de los diferentes estamentos, en temas académicos y/o administrativos.

La monitoria se encargara de recepcionar comunicaciones por parte de los Coaches o asistentes de los niveles 3 o 4.

La carga de asignaciones, seguimiento y cumplimiento de sus obligaciones de comunicación se harán con VoBo del líder del Proyecto a su vez que coordinará con la Secretaria Técnica cualquier aspecto logístico que requiera.

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3.3 NIVEL 3 – Coaches (Directores de Relaciones internacionales de la Red CCYK) Los Coaches tendrán intervención relacional, de comunicación y capacitación con las Instituciones de Educación Superior (IES) beneficiarias del programa de Coaching a nivel académico y según determinación de los grupos colegiados que allí se designen para el cumplimiento de los objetivos del proyecto. De lo anterior se deja como evidencia acta que den cuenta de los temas tratados, el desarrollo, acuerdos, responsables y futura fecha de encuentro(s).

Los Coaches comunicarán toda información que se encuentre en los alcances propios de sus funciones y establecidos en sus planes de trabajo; en consecuencia, velarán por orientar sobre las disposiciones establecidas en el marco del proyecto.

Los Coaches harán intervenciones con las IES beneficiarias por asignación directa del Líder del Proyecto y elevarán solicitudes ante estamentos subalternos o superiores a través de ésta misma. Lo mismo ocurrirá para solicitudes que impliquen carga laboral para los Equipos de Apoyo a través de los mecanismos que el líder establezca.

Las comunicaciones y los requerimientos los harán a través de la Monitoria del proyecto el cual elevara las consultas a líder de proyecto.

3.4 NIVEL 4 – Asistentes Los Asistentes manejarán comunicaciones –verbal, escrita o a través de medios electrónicos--‐ con los Coaches en aras de acompañar las actividades que redunden en bien del proyecto. Sus niveles de relacionamiento y de comunicación se darán según su plan de trabajo y por instrucción directa del líder del Proyecto.

Los Asistentes dispondrán de su experticia académica para la elaboración de comunicados, brochures, cartillas o librillos que permitan informar cumplir con las obligaciones del convenio en asocio con los Coaches.

4. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS Y CONFLICTOS Toda novedad que requiera de la intermediación de un tercero se hará únicamente ante los conductos regulares aquí dirimidos.

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En caso de no lograr una sana y libre conciliación sobre situaciones que sean Contradictorias, ambiguas y que redunde en afectación al proyecto serán elevadas al NIVEL superior siguiente según el presente Manual, por escrito y a través de la Secretaría Técnica de CCYK únicamente.

Toda interpretación sobre causalidades de carácter contractual podrá ser consultada en cualquier momento, y por parte de cualquiera de los actores, ante el Secretario Técnico de CCYK –estamento encargado de interpretaciones jurídicas y/o administrativas--‐.

En todo caso, es facultad de la Universidad de La Salle disponer de los mecanismos necesarios para velar por el cumplimiento de los objetivos de comunicación efectiva objeto del presente proyecto a través de los estamentos delegados para su ejecución y en los términos definidos en el mismo.

“Para comunicarse de manera efectiva, debemos darnos cuenta que todos somos diferentes en la forma en que percibimos el mundo y usar este conocimiento como guía para nuestra comunicación con los demás”. (Anthony Robbins)

Elaboró. Giovanni Anzola Proyectó: Hans Dieter Selsted Barrero

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