Código de ética y buen gobierno by Cofrem

Cรณdigo de ร tica, Transparencia y Buen Gobierno de Cofrem

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CÓDIGO DE ÉTICA, TRANSPARENCIA Y BUEN GOBIERNO INTRODUCCIÓN

La Caja de Compensación Familiar del Meta COFREM presenta su Código de Ética, transparencia y Buen Gobierno, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 789 de 2002, Artículo 21, Parágrafo 2°, el cual debe ser conocido y acogido en todos sus términos por los empleados de la Corporación; con su expedición, el Consejo Directivo de Cofrem pretende que todos los niveles de la administración, sus afiliados, usuarios y la comunidad en general, dispongan de un instrumento legal y ético como guía, para actuar en sus relaciones con la entidad, asegurándose de hacerlo con el mejor proceder posible y con miras a lograr, en forma transparente, los objetivos corporativos, el cumplimiento de la Misión de la Caja y la realización de su Visión institucional. Además, el Código de Ética, transparencia y Buen Gobierno tiene el claro propósito de cuidar que en la comunidad prevalezca y se consolide el buen nombre y la reputación alcanzada por COFREM. El personal directivo y administrativo será el encargado de divulgar y explicar el sentido y los alcances del presente código, velando por el cumplimiento del mismo. Cada empleado deberá declarar su conocimiento y la voluntad de ponerlo en práctica. El Código de Ética, transparencia y Buen Gobierno estará a disposición de todos los trabajadores de Cofrem, los afiliados y usuarios de la corporación y estará disponible en la página web de Cofrem, en la Oficina Gestión Humana y en la intranet.

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1. RESEÑA HISTORICA En reunión convocada por la Dirección del SENA y la Inspección del Trabajo y efectuada en el salón de sesiones de la Honorable Asamblea Departamental del Meta el 13 de Mayo de 1967 y según Acta No. 01 se dio la creación de la Caja de Compensación Familiar Regional del Meta “COFREM”; reconocida mediante Resolución No 252 del 13 de Mayo de 1967. La primera asamblea Ordinaria de Afilados contó con la participación de 57 empleadores de la región. A partir de junio 19 de 1967 “La Corporación” inicio operaciones en las instalaciones del SENA con 168 empleadores afiliados y se entregaba $40 por concepto de subsidio monetario a los trabajadores afiliados. En este mismo año se dio inicio al servicio médico y odontológico, para el año 1968 se dio inicio a servicio de laboratorio clínico y el servicio de médico especialista a través de convenios, igualmente para este año se aprueba la compra del lote para la construcción de la sede de “La Corporación” en el sector del Maizaro. En el año 1969 se da inicio al servicio de capacitación con los cursos de: corte y confección, culinaria, pastillaje, cooperativismo, primeros auxilios, y cultura general; para el año 1970 se crea el servicio de mercadeo a través del supermercado “COFREM”, para el año 1971 se da inicio al servicio de crédito social y a partir del año 1974 se traslada el Supermercado “COFREM” a la sede Maizaro. El Organismo de Control y Vigilancia era la Superintendencia Nacional de Cooperativas. En 1977 se compra el lote para construcción del Colegio y se extiende el servicio Médico a Acacias. En 1980 el subsidio monetario que se pagaba a los trabajadores era de $220 y se contaba con 929 empleadores afiliados. En este mismo año el servicio de mercadeo después de no arrojar utilidades por varios periodos mostró utilidades por más de $600.000. Se da inicio a la distribución de artículos de primera necesidad en los barrios populares de la ciudad de Villavicencio y en municipios vecinos por medio del vehículo furgón. Para el año 1981 se dio inicio al servicio de educación a través del Colegio Académico. En 1982 el Presidente de la República sanciona la Ley 21 de 1982 que introduce reforma sustancial al régimen del subsidio familiar que por ende afecta a todas las Cajas de Compensación del país. Para atender los cambios de esta ley se llevan a cabo la reestructuración del Departamento de Subsidios, la organización del sistema de información, el recaudo de aportes y el pago del subsidio familiar. Para el año 1982 “La Corporación” cuenta con 28 programas de Capacitación incluido entre ellos programas de promoción empresarial. Se da inicio en 1989 al desarrollo del servicio de recreación con la construcción de la primera etapa del “Parque de la Vida”, es terminada la obra para el año 1992 y se da apertura al servicio de la población afiliada el “Parque de la Vida”, para este mismo año

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“La Corporación” organiza el servicio de turismo social ofreciendo programas turísticos en convenio con otras Cajas del País. En 1994 se inician las escuelas de formación deportiva, vacaciones recreativas y recreación dirigida. “COFREM” convierte su servicio de salud en IPS institución prestadora de salud, el servicio de salud se vio fortalecido con la participación de la caja como IPS en el régimen contributivo y la aprobación como administradora del régimen subsidiado, se puso funcionamiento una moderna Unidad Móvil Medico Odontológica y de Salud Ocupacional. Se construye y se dota el Auditorio de la Integración en el parque de la vida con capacidad para 100 personas. Para 1995 el número de empresas afiliadas se incrementó a 2428. Se dio inicio en 1995 al servicio de Turismo independiente del área de recreación en donde “La Corporación” ratifica su compromiso con la población afiliada en el desarrollo de programas para el descanso y esparcimiento. En el año 1996 se lleva a cabo la creación de las USIS (Unidades de Servicios Integrados) con el objetivo de hacer presencia institucional en los puntos estratégicos del Departamento y ofrecer los diferentes servicios a la población afiliada para tal fin se crean USIS en Acacias, Cumaral, Puerto López y Granada. En el año 1997 se inaugura la supertienda “COFREM” en el centro comercial Villacentro para ofrecerle a la comunidad afiliada y en general un servicio moderno de mercadeo social. Para el año 2000 se creó el Centro de Estudios Complementarios con la infraestructura necesaria para ofrecer carreras técnicas, diplomados y seminarios. En la actualidad “La Corporación” se encuentra en una etapa de fortalecimiento en la prestación de los servicios a través de la implementación de políticas de calidad y de servicio al cliente que permita asumir los retos que imponen la globalización y la competitividad en el mercado actual. En el año 2005 “La Corporación” obtiene el certificado de Gestión de la Calidad ISO 9001 por parte del ICONTEC para el alcance de “Recaudo de Aportes y Pago de Subsidio en Cuota Monetaria”. Para el 2006 “La Corporación” asumió el reto de las nuevas responsabilidades sociales y las ha venido desarrollando a cabalidad con el compromiso claro y contundente por la creación de mejores condiciones de calidad de vida para las familias del Departamento del Meta. Durante el año 2006 “La Corporación” focalizo importantes recursos a la inversión social, para permitir el fortalecimiento de los diferentes servicios y procesos administrativos para dar cada día una mejor respuesta en oportunidad y calidad a la demanda de nuestros servicios; igualmente durante este periodo se llevó a cabo la

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ampliación del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad a los servicios de Capacitación y Crédito Social. En el 2007 continuando con la política de expansión de servicios a las familias y Empresas se logró la diversificación y mejoramiento de algunos de ellos para cumplir con el objetivo fundamental de su actividad, la solución de las necesidades de salud, educación, recreación, turismo, capacitación, subsidios, crédito, con los recursos que aportan las empresas y destina bienes y servicios para la comunidad. Para el 2008 “La Corporación” mantuvo un alto nivel de servicios que se manifestó en la modernización y ampliación de estos aumentando el número de afiliados en todo el Departamento del Meta, propuestas formuladas en planes estratégico de 3 o 4 años. En el 2009 se brindó más ofertas de servicios, mayor capacidad de atención y mejores beneficios reflejados en el ascenso continúo del número de empresas y personas que decidieron adquirir nuestros servicios; que a su vez derivo en la creación y ampliación de infraestructura para la prestación de servicios. Durante el 2010 COFREM construye futuro con importantes obras que la posicionan como una de las empresas más influyentes de los llanos orientales. Mientras los colegios Cofrem de Villavicencio y Acacias aumentan su cobertura y el parque de la vida amplía su infraestructura recreativa, deportiva y turística. Para el 2011 la misión proyectada por la Corporación para el trienio 2009 – 2011, se cumplió satisfactoriamente al lograr excelentes resultados administrativos y financieros, reflejados en un crecimiento vertiginoso se su patrimonio. Los resultados en la prestación de servicios sociales posicionan a Cofrem como la empresa que mayor bienestar genera a sus afiliados. El 2012, fue un año de mejora continua en los procesos, ampliación en la descentralización de servicios con la apertura a los centros de servicios en los municipios de Cabuyaro y Vistahermosa, se ubicó un nuevo sitio de atención personalizada “oficina móvil de Cofrem” para los diferentes campamentos petroleros. Durante el 2013, se realizó un importante trabajo en materia de inversión y optimización de la infraestructura, gracias al adecuado manejo, seguimiento y cumplimiento del plan estratégico de la Corporación. Así mismo se continuó con la consolidación de procedimientos y controles internos. 2014 arrojo un saludable crecimiento en coberturas en las áreas de recreación, vivienda, educación, crédito, capacitación, entre otros que han generado un alto impacto social y ha ayudado a mejorar la calidad de vida de nuestros afiliados y la comunidad. Al cierre de 2014 logró un significativo avance tecnológico al evolucionar al giro electrónico del subsidio familiar. En el 2015 COFREM se encuentra certificada por parte de INCONTEC en las normas ISO 9001:2008 sistemas de gestión de calidad y en NTC 5555:2011 de sistemas de

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gestión de calidad en las instituciones de formación para el trabajo y desarrollo humano. Así mismo participamos en la atención psicosocial a víctimas del conflicto armado. El año 2016 nuevamente la caja implementa proyectos de gran impacto social como el Jardín Social Restrepo, el centro de servicios educativo en Villavicencio en donde se prestaran servicios de capacitación de alta calidad, así mismo el servicio de alojamiento llega al Ariari con la construcción de 10 cabañas dentro del complejo recreativo del parque Ariari proyectos de gran impacto para la corporación y sus afiliados. Para el año 2017 y en conmemoración a sus 50 años, la caja de compensación tiene proyectados grandes momentos para los afiliados, la inauguración de proyectos de gran impacto, eventos deportivos y culturales masivos, alianzas, crecimiento del centro vacacional yurimena con un concepto de alojamiento denominado Glanping el cual será de mayor acceso para los afiliados, nuevos restaurantes, y desarrollo sociales para la región. 2. NATURALEZA Y OBJETO DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COFREM COFREM es persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, cumple con funciones de Seguridad Social, organizada como Corporación en la forma prevista en el Código Civil, con patrimonio propio y con personería jurídica. La Caja tiene por objeto el recaudo y el pago del Subsidio Familiar como prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos del Departamento del Meta, en proporción al número de personas a cargo, y cuyo objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad. En consecuencia la Caja asume las siguientes funciones:  Organizar y administrar programas que se establezcan para el pago del subsidio familiar en especie o servicios.  Desarrollar programas de recreación social, deportes, turismo, centros recreativos y vacacionales; educación, cultura y bibliotecas; vivienda de interés social; crédito, bienestar y educación familiar.  El otorgamiento de los subsidios de Fomento al Empleo y Protección al Desempleo.  La ejecución de los programas de Atención Integral a la Infancia y Jornada Escolar Complementaria.  Ejecutar directamente, en alianza con otras Cajas o mediante vinculación con organismos y entidades públicas o privadas, actividades relacionadas con sus servicios, la protección y la seguridad social.  Asociarse, invertir o constituir personas jurídicas para la realización de cualquier actividad que desarrolle su objeto social, en las cuales pueda vincular los trabajadores afiliados.  Administrar los programas que estén autorizados en la legislación vigente, de esta manera opera con el sistema de subsidio a la oferta.

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 Mantener una base de datos en la cual llevará el registro de los trabajadores que han sido beneficiarios de todos y cada uno de los programas que debe prestar la Caja, en los términos y condiciones que para el efecto determine la normatividad vigente.  Acatar las disposiciones del Gobierno Nacional en la determinación de los eventos en que las Cajas de Compensación Familiar podrán constituir e invertir en fondos de capital de riesgo, así como cualquier otro instrumento financiero. 3. PLATAFORMA ESTRATEGICA 3.1.

Misión

Somos una Caja de Compensación Familiar generadora de servicios y programas que contribuyen al mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores, sus familias y la comunidad. 3.2.

Visión

Ser en el año 2020 el mejor aliado en la generación de bienestar social para los afiliados sus familias y la comunidad beneficiaria de la Corporación, a través de subsidios, calidad y cobertura. 3.3.

Plan Estratégico 2012 - 2020

El plan estratégico COFREM 2012 – 2020 “Generamos Bienestar”, se propone direccionar durante los próximos 9 años el rumbo de la Caja de Compensación Familiar, estableciendo un diálogo estratégico y permanente entre la Corporación y sus grupos de interés, abordando los cuatro enfoques del Balanced Scordcard: Clientes y mercadeo, procesos, aprendizaje y crecimiento y finanzas de la Corporación. Para lo cual se han definido cuatro grandes megas u objetivos globales de la organización que al año 2020, serán alcanzados con el compromiso de: La Asamblea General de Afiliados, La Revisoría Fiscal, El Consejo Directivo, La Dirección Administrativa, Asesor Jurídico, Auditor Interno, Jefes de Subdirecciones y todo el personal adscrito a las dependencias de la Corporación. 3.4.

Objetivos Corporativos

“COFREM” ha definido como “OBJETIVOS CORPORATIVOS” los que se enuncian a continuación: Cliente Y Mercadeo M1: Garantizar la mejor oferta de los servicios sociales. COFREM debe desarrollar la capacidad de ofertar los mejores servicios sociales de la región, en término de: Precio, atención, infraestructura y superando las expectativas del cliente.

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Procesos M2: Garantizar la ejecución de procesos efectivos mediante su modernización. Modernizar los procesos de la Corporación significa, que su ejecución debe hacerse a través de: LAS MEJORES PRÁCTICAS, USANDO LAS TIC´S, EL MEJOR MÉTODO Y CON EL CAPITAL HUMANO QUE POSEA LAS COMPETENCIAS REQUERIDAS. Aprendizaje y Crecimiento M3: Asegurar el nivel óptimo de competencias y de motivación, para el cumplimiento de la misión de la organización. La organización debe establecer que nuevos requerimientos en términos de competencias, educación y experiencia debe tener el capital humano de la organización para posibilitar el cumplimiento a cabalidad de la Misión y el logro de la Visión. Financiera M4: Generar resultados económicos que permitan la estabilidad financiera y el crecimiento del patrimonio. Implementar decisiones financieras, económicas y contables dentro de la Corporación que permitan alcanzar los objetivos y metas establecidas por la alta dirección y el sistema del subsidio familiar. 3.5.

Estrategias

Cliente y Mercadeo 1. Diseñar y/o poner en uso permanente herramientas gerenciales para la identificación de oportunidades de mejora en los servicios y programas de la corporación. 2. Incrementar la afiliación de aportantes y trabajadores, con el fin de generar bienestar a sus familias, a través de los servicios ofrecidos por Cofrem. 3. Generar estrategias de mercadeo, publicidad y comunicaciones dirigidas a la población objeto de la corporación como mecanismos de fidelización de clientes. 4. Asegurar el ingreso correcto y oportuno de la información en el sistema, para el otorgamiento del subsidio en dinero y especie. 5. Diseñar y ejecutar acciones efectivas de ventas que aporten a los ingresos de los servicios. 6. Gestionar el recaudo de Aportes y minimizar los índices de evasión, elusión y mora de los empleadores afiliados y no afiliados a la corporación. 7. Ampliar las coberturas en los servicios de Recreación, Deportes y Turismo. 8. Posicionar el centro vacacional y recreacional como el centro de alojamiento turístico más integral en su zona de influencia aumentando coberturas en las categorías A y B. 9. Aumentar la colocación y coberturas de créditos, a través del mejoramiento de procesos y recursos tecnológicos. 10. Desarrollar alianzas y estrategias que permitan ampliar la cobertura en los programas de FONIÑEZ AIN, JEC.

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11. Potencializar a través de los programas del mecanismo de protección al cesante las oportunidades laborales de nuestros usuarios. 12. Activar la ruta de mejora continua que garantice la calidad e innovación de los programas y servicios de capacitación y formación para el trabajo y desarrollo humano, respondiendo a la oferta y demanda del mercado laboral. 13. Apoyar la oferta de proyectos Fovis que permitan la aplicación de los subsidios y brindar apoyo a los programas de Fonvivienda. 14. Fomentar, incentivar y fortalecer los eventos y/o actividades culturales y artísticas que reflejen un aumento de coberturas a nivel regional. 15. Posicionar el parque de la vida como un centro integral de actividades deportivas, recreativas y sociales, aumentando coberturas en las categorías A y B. 16. Activar la ruta de mejora continua que posicione el modelo educativo Aprender para Trascender, fundamentado en una formación integral de calidad y de educación para la vida. SEDE VILLAVICENCIO 16.1 Activar la ruta de mejora continua que posicione el modelo educativo Aprender para Trascender, fundamentado en una formación integral de calidad y de educación para la vida. SEDE ACACIAS 16.2 Activar la ruta de mejora continua que posicione el modelo educativo Aprender para Trascender, fundamentado en una formación integral de calidad y de educación para la vida. SEDE GUAMAL 16.3 Activar la ruta de mejora continua que posicione el modelo educativo Aprender para Trascender, fundamentado en una formación integral de calidad y de educación para la vida. SEDE SAN MARTIN 16.4 Activar la ruta de mejora continua que posicione el modelo educativo Aprender para Trascender, fundamentado en una formación integral de calidad y de educación para la vida. SEDE PUERTO LOPEZ 17. Posicionar los servicios del centro vacacional yurimena como el centro de alojamiento turístico más integral en su zona de influencia aumentando coberturas en las categorías A y B. 18. Promover y fortalecer los servicios y programas de la corporación de manera oportuna y eficiente para aumentar coberturas en los municipios de influencia ZONA NORTE. 19. Promover y fortalecer los servicios y programas de la corporación de manera oportuna y eficiente para aumentar coberturas en los municipios de influencia ZONA CENTRO. 20. Promover y fortalecer los servicios y programas de la corporación de manera oportuna y eficiente para aumentar coberturas en los municipios de influencia ZONA ORIENTE. 21. Promover y fortalecer los servicios y programas de la corporación de manera oportuna y eficiente para aumentar coberturas en los municipios de influencia ZONA SUR. 22. Activar una ruta de mejora continua y auto regulación, que garantice la pertinencia, calidad e innovación de los programas y servicios de formación y apoyo, con el propósito de incrementar la oferta de los mismos y su cobertura.

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23. Apoyar el fortalecimiento de las competencias de los trabajadores afiliados y particulares, así como la orientación al sector empresarial en la construcción de sus planes de capacitación y bienestar. 24. Optimizar los recursos publicitarios para lograr el alcance de los objetivos comunicacionales, apoyando la promoción de los programas y servicios. Procesos 1. Garantizar la ejecución de procesos efectivos mediante su modernización. 2. Generar mecanismos que motiven el autocontrol en la proyección y ejecución de gastos de la corporación de manera proactiva frente a la gestión de cada una de las oficinas de apoyo y servicios de la corporación. 3. Generar mecanismos que faciliten el adecuado manejo del archivo de la corporación y a su vez la racionalización de la producción de documentos, en busca de la cultura cero papel. 4. Consolidación y fortalecimiento de los sistemas de Gestión Corporativo, basados en sistemas de gestión de la calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo. 5. Apoyar de manera permanente todas dependencias y proyectos de la corporación. 6. Dar cumplimiento al régimen salarial y prestacional de conformidad con la normatividad vigente, convención colectiva, políticas de la corporación y lo pactado en los contratos laborales. 7. Establecer un punto único de comunicación para todos los usuarios a través del GLPI (focos de división de tecnología y mesa de servicio) y administrar las herramientas SEVEN ERP y KACTUS HR, brindando soporte desde mesa de servicio. 8. Establecer los lineamientos para la gestión de las actividades concernientes con el manejo de la contratación y seguimiento del personal. Aprendizaje y Crecimiento 1. Desarrollar un sistema de gestión del conocimiento e información que permita mejorar y fortalecer las competencias de los trabajadores. 2. Consolidar una política de bienestar que permita al trabajador mejorar su entorno personal, familiar, laboral y social. 3. Mantener y fortalecer el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo en todos los centros de trabajo de COFREM. Financiera 1. Controlar de manera eficaz los recursos financieros, humanos y estructurales de la corporación de tal manera que guarden una relación directa con la causalidad de los ingresos. 2. Coordinar, analizar y controlar las cuentas por cobrar, con el fin de contar con una cartera real y confiable, garantizando que los clientes realicen los pagos de manera oportuna y efectiva. 3. Realizar una gestión jurídica efectiva permanente, tendiente a la recuperación de cartera.

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3.6.

Valores Corporativos



Respeto: Reconocer, aceptar, apreciar y valorar las cualidades del cliente interno y externo y sus derechos.



Solidaridad: Colaboración mutua entre personas.



Honestidad: Correspondencia entre lo que hace, lo que piensa y lo que dice.



Responsabilidad: Conocimiento de las labores que realizo y prestación de servicios con calidad, a tiempo y respeto por los beneficiarios.



Ética: Hacer siempre lo mejor, y lo que está bien por el bienestar general y no el particular.

3.7.

Principios Organizacionales



Buen Gobierno



Comunicación Asertiva



Actitud de Servicio



Innovación



Mejora Continua



Trabajo en Equipo

3.8.

Políticas

La formulación de una política, como expresión de la voluntad del Consejo Directivo, está encaminada a la producción de un efecto previsto y se expresa con el fin de orientar la acción sobre una situación determinada. El proceder de COFREM en todos sus órganos de administración se regirá siempre por las siguientes políticas y las que surjan en adelante: Política de La Calidad La Caja de Compensación Familiar COFREM, contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores, sus familias y la comunidad, brindando servicios y programas sociales de calidad y el pago de subsidios en dinero y especie. Lo anterior se logra mediante:  

El cumplimiento de los objetivos de la Calidad. La aplicación y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

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   

El uso eficiente de los recursos de infraestructura, físicos, financieros y tecnológicos El compromiso de sus trabajadores. El cumplimiento de los principios organizacionales Y el direccionamiento permanente hacia la satisfacción del cliente.

Para continuar con un crecimiento organizacional que nos asegure un desarrollo sostenible con gran impacto social y empresarial. Política de Seguridad Y Protección Social Vinculación activa y de liderazgo en los procesos de análisis, participación, actores directos en prácticas de la Seguridad Social en el Meta. Incorporar en la acción institucional la voluntad política, la investigación social y específica, los estudios de impacto, la visión estratégica, interdisciplinaria, intersectorial e interinstitucional, requeridas para hacer concreto dicho propósito. Políticas de Seguridad En El Manejo de Los Sistemas de Información Dentro del sistema de gestión de calidad (SGC) la Corporación cuenta con un reglamento que define la Política de Seguridad en el Manejo de los Sistemas de Información contemplando aspectos como: los equipos de cómputo, el control de acceso, la seguridad en uso de los recursos informáticos y las sanciones. Es responsabilidad de todos los colaboradores de la Corporación asegurar la veracidad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos y del porque la información sea elaborada, generada, operada, modificada, almacenada, conservada, transportada, accedida, divulgada o destruida, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. Política de Seguridad Y Salud En El Trabajo La Caja de Compensación Familiar del Meta “COFREM”, entidad que de manera integral se encarga de gestionar y velar por la mejora en el bienestar del trabajador y su familia, a través de la prestación de los servicios de (subsidio, turismo, educación, empleo, vivienda, crédito y entre otras), se compromete desde el más alto nivel de la empresa a: 1. La prevención de accidentes, incidentes y enfermedades de origen laboral, a través de la implementación de los programas de medicina preventiva e higiene industrial. 2. Con el cumplimiento de la normatividad nacional vigente en materia de riesgos laborales y los demás requisitos aplicables. 3. La identificación, valoración de los riesgos y controles frente a peligros a los que se encuentra expuesto todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas.

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Para lograrlo, COFREM destina los recursos necesarios a nivel económico, tecnológico y del talento humano; con el fin de proteger la Seguridad y Salud de todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas independiente de su forma de contratación o vinculación; mediante la mejora continua del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Política de Prevención del Consumo de Alcohol, Tabaco, Drogas Y No Porte de Armas de Fuego O Blancas La caja de compensación familiar COFREM se encuentra comprometida con prevenir, mejorar, conservar y preservar el bienestar de los trabajadores, contratistas y temporales, manteniendo los niveles de seguridad en las áreas de trabajo. Por tal razón esta política es de obligatorio cumplimiento por todos los miembros de la caja y es aplicable en cualquier área donde la organización ejecute actividades propias de su naturaleza. Dando cumplimiento a la resolución 1075 del 24 de Marzo de 1992 en su artículo 1°, la resolución 4225 del 29 de Mayo de 1992, artículo 33 de la Ley 1122 de 2007, articulo 38 del decreto 1108 de mayo 31 de 1994. Para el cumplimiento de la presente política se debe tener en cuenta lo siguiente:  Se prohíbe el ingreso a las instalaciones o a cualquier lugar en donde ejecute actividades, del trabajador en estado de embriaguez, bajo los efectos del alcohol, drogas alucinógenas y enervantes u otras sustancias que creen dependencia.  Se prohíbe la posesión, consumo y venta de alcohol, cigarrillo y/o drogas en todas las áreas del trabajo.  Se prohíbe fumar, beber sustancias alcohólicas o consumir drogas alucinógenas en el desarrollo de los trabajos, dentro de las instalaciones, centros de trabajo, en comisión, o en la operación de vehículos y motos.  Divulgar los efectos nocivos producidos por las sustancias mencionadas en la salud y en el núcleo social del individuo.  Definir las sanciones al incumplimiento de esta política como incumplimientos al reglamento interno de trabajo.  COFREM se reserva el derecho de realizar pruebas de alcoholemia y/o de consumo de drogas ilícitas o de convocar a terceros para que las hagan situaciones en que un funcionario, directamente contratado o de terceros, esté envuelto en algún accidente y/o presente características o actitudes sospechosas o por dependencias aleatoriamente.  Se prohíbe el uso, porte, transporte y venta de armas de fuego y blancas en las instalaciones donde el trabajador. Labore sin excepción.  Se debe cumplir con la legislación Colombiana en lo pertinente al tabaquismo, drogas, uso y distribución de alcohol, tenencia y porte de armas. A quienes violen estas normas no se les autorizará el acceso al sitio de trabajo y serán objeto de acciones disciplinarias. Las normas sobre el consumo de alcohol. Tabaco, drogas y no porte de armas de fuego o blancas son aplicables para todo el personal de la empresa, contratistas, subcontratistas,

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personal en misión, visitantes e invitados en general. La caja de compensación Familiar COFREM, ha designado el Recurso Humano y financiero necesario para dar cumplimiento a esta política y espera por su parte, la colaboración de todos los funcionarios, participando activamente en los programas de sensibilización y capacitación. Política de Seguridad Vial La seguridad y la salud en el trabajo para los integrantes de la Caja de compensación familiar del Meta COFREM, forma parte fundamental de la actividad en los servicios prestados. En esta, contemplamos actividades desarrolladas y relacionadas con el traslado de personal, equipos o cargas (implementos propios y de clientes) y velamos por que estas sean ejecutadas de forma eficiente y segura. Trabajando en la prevención de condiciones de riesgos y actuaciones inseguras que puedan generar o materializar accidentes de tránsito con consecuencias adversas para la salud de nuestro personal, para el medio ambiente, bienes propios y afectación de procesos internos y de nuestros clientes. Por esto COFREM se compromete a:  Cumplir a cabalidad con la reglamentación establecida en el Código Nacional Terrestre (ley 769 de 2002) con respecto a la prevención de un ambiente sano y protección del espacio público y conservando los principios de la seguridad.  Implementar estrategias para la capacitación y entrenamiento de sus colaboradores, contratistas o subcontratistas según aplique, encaminadas a la prevención de accidentes de tránsito, conocimiento y aplicación de señalización de tránsito vehicular y manejo defensivo y de la seguridad vial.  Velar por el cumplimiento de mantenimientos preventivos y correctivos de su parque automotor, contratistas o subcontratistas y proveedores, para el desarrollo de las labores propias o del cliente, para garantizar el desempeño eficaz de los vehículos y establecer medidas de control e intervención, evitando la ocurrencia de accidentes que puedan generar adversidades en la salud de los colaboradores o daños a la propiedad.  Garantizar los recursos financieros, humanos, técnicos o tecnológicos y mecanismos necesarios que permitan el mejoramiento continuo y el cumplimiento al desarrollo de la presente política. Política de Prevención del Acoso Laboral La caja de compensación familiar del Meta COFREM, se encuentra comprometida con el cumplimiento de las normas establecidas para prevenir cualquier conducta o comportamiento que implique calificación de acoso laboral, contando con la participación de todos los trabajadores, mediante la salvaguarda de la información que sea recolectada y dando trámite e intervención oportuna a las quejas que sean radicadas a través del COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL, fijando unos principios de conducta, que han de ser cumplidos por todos los miembros de la empresa. Tales como:

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 No interferir en el ejercicio de los derechos del personal para observar sus creencias, prácticas o para satisfacer sus necesidades relacionadas con la raza, sexo, género, religión, etnia, edad o cualquier otra condición que pueda dar origen a la discriminación.  No permitir ningún comportamiento que sea amenazador, abusivo, intimidante, explotador o sexualmente coercitivo, incluyendo gestos, lenguaje y contacto físico en el lugar de trabajo y donde sea aplicable Favorecer los espacios de participación y consulta, teniendo en cuenta las ideas del talento humano.  Velar por el cumplimiento de los principios corporativos;  De esta forma y con el propósito de asegurar que todos los empleados de esta organización tengan un entorno de trabajo en el que la dignidad de la persona sea respetada, SE RECHAZA DE RAÍZ EL ACOSO LABORAL, en todas sus modalidades y formas, sin primar quién sea la víctima o el ofensor, ni cuál sea su rango jerárquico.  Por tal razón los coordinadores y supervisores que componen la organización fomentarán la exclusión de cualquier tipo de hostigamiento entre las posibles conductas, tanto para dirigir a los(as) trabajadores(as) como de relación de ellos entre sí. Esta política se encuentra publicada, divulgada y cada vez que la empresa lo considere pertinente será actualizada, de igual manera estará disponible a todas las partes interesadas. Política Laboral Docente Colegios Cofrem Según el artículo 196 de la Ley 115 de 1994 y el Decreto ley 1278 de 2002 en su artículo 68, establecen que el régimen laboral y prestacional aplicable a los educadores privados, será el del Código Sustantivo del Trabajo, es decir, que las normas previstas en este código serán las que regulan la vinculación de los docentes a la institución educativa. Por ende el decreto 1850 de 2002, no aplica para los colegios privados, el cual reglamenta la organización de la jornada escolar y jornada laboral de los directivos docentes de los establecimientos educativos estatales de educación formal. Política de Liquidación de Nomina y Prestaciones Sociales Esta política afectará a todos los trabajadores de COFREM contratados a término fijo, indefinido y directivos. En cuanto a la autorización de estos será responsabilidad de la Dirección Administrativa en coordinación con la División de Gestión Humana y en el caso de las horas extras serán validadas por el Jefe de la Unidad y/o Staff respectiva.   

Tiempos de liquidación de nomina Liquidación de vacaciones Aplazamiento de las vacaciones

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    

Prima de antigüedad Horas Extras Interrupción de vacaciones Nivel de endeudamiento Cesantías

Política Ambiental Fomento de relaciones armónicas entre el hombre y el medio ambiente, la Institución y el entorno social, con el fin de generar cultura ambiental y acogida en el marco de la “Política ambiental interna de Cofrem” y la legislación vigente. Las instalaciones y servicios de la Caja de Compensación Familiar Cofrem, deben fundamentar el desarrollo de sus actividades basado en los principios de la sostenibilidad por medio de acciones de sensibilización para con sus empleados, clientes de servicios sociales y huéspedes de establecimientos de alojamiento, promoviendo la conservación del patrimonio natural de la región, la renovación tecnológica y paulatina que a futuro genere reducción de sus índices de consumo energético, hídrico y la disminución gradual de los residuos generados dentro de cada uno de los establecimientos y sitios donde se realicen actividades vinculadas a los servicios sociales y la operación turística. Esta política promoverá la cultura de la comunidad, respetando las costumbres de los pueblos indígenas y promocionando servicios sociales incluidos el turismo de manera responsable, sin afectar los planes de vida de los mismos y la protección de los recursos naturales con acciones encaminadas a la conservación y uso sostenible de la biodiversidad de la zona. Seremos responsables de informar, sensibilizar, evitar y denunciar cualquier práctica que promueva el tráfico ilícito de bienes culturales y especies de flora y fauna, presentando nuestro total rechazo a la explotación y comercio sexual de menores de edad y adolescentes (ESCNNA) y nos acogemos a lo estipulado por la Ley 679 de 2001. Así mismo rechazamos toda práctica que conlleve al turismo sexual de cualquier índole y a la explotación laboral infantil y las diferentes formas de discriminación, trabajando conjuntamente con las autoridades competentes para prevenir estos actos y denunciar cualquier caso que se presente. Apoyamos el desarrollo de las comunidades que elaboran productos o prestan servicios que promuevan el uso sostenible de las materias primas utilizadas para la producción y que resalten las características propias de la zona. Así mismo, promovemos la comercialización y uso de artesanías fabricadas por habitantes nativos de la región en condiciones comerciales justas, favoreciendo la generación de empleo. Igualmente, contamos con la Gestión Empresarial de Empleo que se ha convertido en una fuente de empleo directa o indirecta que contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad local en general, teniendo como principio la contratación de personal propio de la región. Cofrem debe apoyar la capacitación al personal a través propio o de terceros, buscando mecanismos para sensibilizar y concientizar a clientes de servicios sociales, huéspedes y proveedores en prácticas sostenibles que contribuyan con el desarrollo y el fortalecimiento de las manifestaciones

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culturales, la educación regional y todas aquellas actividades relacionadas con nuestra razón de ser. Nuestros Programas 

Dale energía al planeta: ¡desenchúfate!

 Manejo integral de residuos  Promoción y conservación del patrimonio natural, cultural y artesanal  Apoyo a campañas y normatividad legal vigente del patrimonio cultural, natural, artesanal y rechazo al comercio y explotación sexual con menores de edad  Participación y acompañamiento de actividades con las comunidades  Campañas Institucionales de sensibilización de ahorro de agua y energía, ahorremos con los aires acondicionados, ahorremos en materiales de oficina y transporte y formación de nuestros colaboradores  Comportamientos Responsables Con El Desarrollo Sostenible Movilidad y transporte:    

Cuando las distancias al destino sean cortas, hacer uso de bicicletas o caminar para llegar al área de trabajo Compartir el automóvil o usar transporte público Evitar utilizar la bocina cuando se conduce, esto reduce la contaminación auditiva Todos los vehículos de uso privado o público deben cumplir con la normatividad ambiental

Consumo de agua:      

Reparar llaves que estén goteando para evitar desgaste de agua Realizar mantenimiento periódico de griferías Cerrar la llave cuando no se esté utilizando, al lavarse las manos o cepillarse los dientes utilizar un vaso Reducir artesanalmente el volumen del agua del tanque del sanitario (utilización peso) Implementar avisos de ahorro de agua en el baño No depositar sustancias corrosivas en el desagüe, así como toallas higiénicas, papel higiénico y/o desperdicios al sanitario

Consumo de energía: 

Implementar bombillos ahorradores para minimizar el consumo de energía



Apagar las luces al salir del sitio de trabajo y/o si no se están utilizando



Desenchufar los equipos y cargadores que no se utilicen



Aprovechar al máximo la luz natural

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

Implementar avisos para no hacer uso excesivo de energía

Residuos:  Promover e implementar el reciclaje mediante la correcta separación de residuos  Reutilizar el papel impreso por una sola cara para anotaciones  Utilizar papel biodegradable  Comprar baterías recargables y al desecharlas, hacerlo en sitios autorizados  Utilizar envases retornables o reutilizables  Reutilizar bolsas plásticas y/o utilizar bolsas de tela Prácticas naturales      

Incentivar la visita a lugares naturales respetando las especies de fauna y flora Cumplir con la normatividad ambiental Recoger residuos inorgánicos en bolsas reutilizables encontrados en cada lugar de salida No hacer uso de aerosoles que afecten la capa de ozono No arrojar desperdicios y/o residuos al suelo Informar a autoridades competentes sobre cacería y extracción ilegal de flora y fauna

Practicas socio-culturales      

Participación en actividades propuestas por la comunidad local Evitar escuchar música a alto volumen Implementar avisos que no generen impacto visual negativo Promover el uso y la compra de artesanías regionales Promover la visita a lugares culturales, respetando los bienes culturales Prevención de la explotación y comercio sexual con menores de edad

Comportamiento En Destinos Y Trayectos 

  

No deje basuras dentro de las áreas de las diferentes instalaciones, reservas y sitios visitados, regrésela a la ciudad y deposítela en el lugar adecuado o entréguela al personal autorizado para su correcta disposición final No extraiga ni adquiera especies animales, vegetales o material mineral de las zonas visitadas ni productos derivados de dichas especies Evite el uso de radios o grabadoras en parques naturales o reservas a visitar con el propósito de evitar contaminación auditiva e interrumpir la tranquilidad del lugar Absténgase de fumar mientras permanece en nuestras instalaciones y/o parques naturales, reservas a visitar

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      

Evite realizar fogatas o asados en áreas naturales durante la visita, en caso de realizarlas solicitar previa autorización a la autoridad ambiental competente y apagar completamente el fuego Proteja los senderos y sus alrededores evitando arrojar residuos o basuras sobre ellos Evite rayar o escribir sobre bienes culturales y naturales o en senderos, esto va en contra de la conservación del patrimonio Durante los recorridos debe estar en la compañía de un guía y debe transitar por los senderos señalados Respetar los horarios de visita a los atractivos naturales y culturales de cada destino Al comprar regalos o recuerdos busque productos que sean expresión de la cultura local ya que beneficiará la economía de la comunidad local En su destino disfrute conociendo la cultura, costumbres, gastronomía y tradiciones de las poblaciones locales

Manejo Integral De Residuos: Con el ánimo de incentivar la protección del medio ambiente y disminuir la contaminación, se impulsa el programa de manejo integral de residuos en cada salida turística, el cual es descrito a continuación: Separación y disposición de los residuos: 

La separación es la base fundamental para el adecuado manejo y gestión de los residuos, consiste en la separación selectiva de los residuos según su composición. Dando inicio a una serie de actividades que complementarán el proceso de manera eficaz. Los residuos que se generan durante las salidas turísticas y operativas de la agencia de viajes Cielo & Tierra se clasificarán de la siguiente manera: material reciclable y residuos ordinarios o comunes los cuales se colocarán dentro de bolsas plásticas reutilizables.



Material reciclable: serán aquellos residuos que no se descomponen fácilmente y que pueden ser reutilizados en procesos productivos para la creación de una nueva materia prima, por ejemplo: latas de aluminio, cartón, vidrio, revistas, metal, periódicos, papel, bolsas de plástico, botellas de plástico etc.



Residuos ordinarios: son aquellos generados en el desempeño normal de las actividades. Ejemplos: envolturas de paquetes, servilletas, papel higiénico, residuos de comida etc.



De igual manera es importante resaltar que las personas que contratan los servicios de nuestra Caja portan bolsas reutilizables o en sus bolsos de mano recolectan los residuos generados por lo que la separación de los mismos se realiza al finalizar la salida.

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

La disposición de residuos es de primordial importancia para minimizar los efectos sobre el medio ambiente, como la contaminación de fuentes de agua, de suelos y del aire, además de prevenir la proliferación de plagas que generan enfermedades.

Una vez culminada cada salida se disponen los residuos en canecas demarcadas ubicadas en casetas de autoridades competentes o en sitios destinados para este fin. El material recolectado como cartón o papel que ya no pueda utilizarse será reunido semestralmente para ser entregado a los recolectores de la ciudad quienes se encargarán de su disposición final. Asimismo, se contribuye al cuidado del medio ambiente llevando a cabo las siguientes prácticas: Reutilización La reutilización de residuos es una de las formas más fáciles y eficientes para reducir la generación de desechos. Es importante saber que entre menos basura se produzca menos recursos se tendrán que emplear para la generación o innovación de nuevos productos. Por ende se practican las siguientes actividades:   

Utilización de bolsas plásticas de supermercado para recolección de residuos Utilización de papel ecológico para impresiones Las hojas impresas por un solo lado son reutilizadas para anotaciones

Minimización Se denomina minimización al proceso de disminuir la cantidad de residuos generados, estas son algunas de las actividades a tener en cuenta:    

Utilización de bolsas de tela para transporte de documentos Impresión de documentos por ambos lados de la hoja de papel Utilización de tasas de porcelana con el fin de minimizar el consumo de vasos plásticos Enviar información de la Caja vía Internet

Reciclaje Es un proceso mediante el cual se transforman los desperdicios generados, en nuevos productos que se pueden utilizar. A pesar de que la agencia no lleve a cabo actividades de reciclaje dentro de su operación, si apoya estas actividades, que son llevadas a cabo por comunidades de los destinos que se visitan

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Política de Desarrollo Organizacional    

    



Acatamiento estricto de la normatividad vigente para el funcionamiento de la CAJA y de cada uno de sus programas. Organización institucional con autonomía funcional en cada una de las Subdirecciones, áreas de apoyo y staff, las cuales actuarán con claras definiciones de responsabilidad y autoridad. Acción permanente de la Caja en cumplimiento de los criterios definidos y los derroteros consignados en el Plan estratégico de la Corporación. La producción intelectual de los empleados, en cumplimiento de sus funciones, así como la información fundamental captada o elaborada para el funcionamiento y el desarrollo de la Institución son propiedad exclusiva de la Organización y deberán estar al servicio de ésta con oportunidad y confiabilidad. Su conocimiento, manejo y uso implica confidencialidad y responsabilidad. Disponibilidad de la información, captada o elaborada para el funcionamiento y el desarrollo de la Institución, dentro de los parámetros de oportunidad y objetividad en la prestación de los servicios. Acatamiento a los conductos regulares en todos los procesos de la Organización y a los principios de confidencialidad y responsabilidad en la apropiación y el uso de la información Institucional. Establecimiento de alianzas estratégicas y convenios regionales, nacionales e internacionales para el logro de mayores metas sociales y optimización de recursos en el ofrecimiento de los servicios. Investigación y actualización permanente de los conocimientos y las tecnologías apropiadas que sirvan de fundamento a los servicios prestados por la Caja, haciendo que redunden en una mejor gestión administrativa. Calificación, seguimiento, desarrollo y reconocimiento de los proveedores como aliados estratégicos para la prestación de los servicios, buscando con ellos la satisfacción de los clientes externos e internos de la Organización. Valoración del talento humano altamente calificado y con actitudes positivas, como sopor te de la estructura y marcha de la organización.

Política de Accesibilidad COFREM velará por un fácil ingreso y tránsito de nuestros afiliados o clientes con diversidad funcional, a todo lugar de nuestra Corporación, de manera segura, confortable y autónoma, con el fin de garantizar la calidad de vida durante la permanencia de nuestros visitantes. Política de Bienestar al Personal 

Técnica y rigurosa selección del talento humano, como variable decisiva y estratégica para el cumplimiento de la Misión Institucional.

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     

Contribución y estímulo efectivo a la formación y al desarrollo laboral y académico, al crecimiento personal, familiar, social y económico de todos los empleados, buscando su realización e identificación con la Visión y Misión de la Caja. Diseño, aplicación y mantenimiento de una estructura salarial equitativa, acorde con el mercado laboral del medio socioeconómico, que brinde estabilidad y permanencia a los empleados que la Caja requiera. Evaluación, calificación y seguimiento continuo del desempeño para efectos de otorgamiento de responsabilidades, promoción, capacitación, remuneración y sustitución laboral. Establecimiento y mantenimiento de un clima laboral armónico, como requisito para el desempeño creativo de los empleados y la buena marcha de la Institución. Manual de Contratación Técnica y rigurosa selección del talento humano, como variables decisiva y estratégica para el cumplimiento de la Misión Institucional. El Fondo de Bienestar Avanzar se creó bajo la siguiente estructura y parámetros:

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Líneas de crédito: Las líneas de Crédito, para otorgar a sus trabajadores quedaran determinadas en el reglamento RE-313-02 “Fondo de Bienestar Cofrem-Avanzar” y serán ampliadas de acuerdo a las necesidades que los trabajadores manifiesten, llevándolas a su aprobación.

Política de Ahorro     

Priorizar economía y productividad en los costos y gastos de la Corporación. Eficiencia, productividad, claridad y transparencia en el manejo de los recursos financieros. Elaboración y definición de proyectos de inversión económica y desarrollo social, de acuerdo con los resultados de los estudios de pertinencia Institucional, impacto socio-cultural y viabilidad financiera. Adecuadas previsión y proyección financiera para garantizar el funcionamiento y el crecimiento Institucional. Atención oportuna a los compromisos económicos contraídos con los afiliados, empleados, proveedores, sector financiero y otras instituciones o acreedores. Política de Resarcimiento

COFREM previo estudio de cada caso, se compromete a dar una respuesta coherente y oportuna con el fin de devolver la satisfacción al cliente en cada una de las siguientes situaciones o las que presenta ocasionalmente y sean aprobadas por el comité de Servicio al Cliente:     

Prestar un servicio u ofrecer un producto en condiciones diferentes a las contratadas Incumplimiento del servicio reservado a través de carta de compromiso de la empresa o anticipo cancelado. Inadecuada actitud de los colaboradores que atienden al cliente. Incumplimiento de la estrategia de atención prioritaria a poblaciones especiales. Cotizaciones entregadas de forma extemporánea

Política de Tratamiento de Datos Personales LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COFREM , con domicilio en la ciudad de Villavicencio, Departamento del Meta, responsable del tratamiento y protección de los datos de empleadores, trabajadores afiliados, beneficiarios de los trabajadores, padres de familia , estudiantes, colaboradores , proveedores y público en general usuario de nuestros servicios, que de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, busca garantizar la protección de los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en sus bases de datos y archivos , incluyendo las académicas , laborales y comerciales, sean estas permanentes u

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ocasionales, y desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la misma. Política de Información Y Comunicaciones 

Orientación de los procesos de comunicación al logro del reconocimiento y la consolidación de los programas y servicios de la Caja, entre la comunidad afiliada y el público en general.



Veracidad y consistencia de la información y de los mensajes institucionales expresados a través de los medios de comunicación, con la esencia y la actuación de la empresa como entidad de Seguridad Social.



Divulgación permanente de los principios organizacionales y valores corporativos entre la comunidad afiliada, proveedores, empleados, colaboradores y comunidad en general.



Mantenimiento de relaciones públicas y sociales con personas e instituciones afines a la Misión de la Caja, que puedan contribuir al logro del plan estratégico. Política de Servicio al Cliente

COFREM está comprometido con un servicio de calidad, oportuno y eficaz, que supere las expectativas de nuestros clientes internos y externos, soportados en excelentes herramientas tecnológicas y un equipo humano idóneo, con clara orientación al servicio, que identifica las necesidades y mantiene una comunicación constante con los clientes, garantizando así relaciones de largo plazo con altos niveles de satisfacción. Política de Relación con los Empleadores y Trabajadores Afiliados    



Valoración, respeto y atención equitativa y personalizada a todos los afiliados. Concertación permanente con los empleadores y los representantes de los trabajadores, con el fin de identificar las necesidades de éstos y sus familias, para definir la adecuada prestación de los servicios. Cooperación con los empleadores y trabajadores para que conozcan, comprendan y valoren las características, beneficios, derechos y deberes de los sistemas de Compensación Familiar, Seguridad Social y Protección Social. Motivación constante a los empleadores y trabajadores para el establecimiento de alianzas con los actores comprometidos en el desarrollo socio-político y económico del país, con el propósito de garantizar la permanencia y el desarrollo del Sistema de Seguridad Social en Colombia. Actitud permanente de comprensión, diálogo, concertación y asesoría técnicoadministrativa, para con los empleadores que registren dificultades en el pago de sus obligaciones hacia el Sistema de la Seguridad Social.

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

COFREM velará por un fácil ingreso y tránsito de nuestros afiliados o clientes con diversidad funcional, a todo lugar de nuestra Corporación, de manera segura, confortable y autónoma, con el fin de garantizar la calidad de vida durante la permanencia de nuestros visitantes. Igualdad en los criterios que se empleen y en el trato que se dé a los trabajadores y empresarios en los procesos de afiliación y desafiliación, en atención a las disposiciones legales. Política de Afiliación y Mantenimiento

Mantenimiento permanente de afiliados a través de las empresas que por ley están obligadas a amparar a sus trabajadores con los beneficios de la Seguridad Social y de los trabajadores independientes o del sector informal que, individualmente o en grupos asociados, requieran de los servicios institucionales. Crecimiento constante de la población beneficiaria manteniendo un sano equilibrio en la compensación y distribuyendo entre un mayor volumen de afiliados los recursos del subsidio, con el fin de amparar una mayor población desprotegida. Política de Mercadeo    

Disposición de un sistema estratégico de mercadeo y ventas que afilie empresas y personas de acuerdo con los requisitos y la disponibilidad de los servicios. Creciente participación en el mercado de la Seguridad Social mediante la afiliación y conservación de clientes. Comercialización eficaz y efectiva de los servicios que ofrecen todas las unidades de negocios de la Caja. Conformación de una fuerza de ventas calificada y especializada, de acuerdo con las características y especificaciones de los diferentes servicios. Política de Tarifas



Establecimiento y aplicación de tarifas para productos y servicios de forma que se ajusten a condiciones de rentabilidad social y económica, competitividad y accesibilidad para nuestros afiliados, teniendo en cuenta el sistema de contratación individual, grupal o empresarial. Subsidiando la demanda a los trabajadores de menores ingresos, en mayor proporción cuanto menor sea el ingreso.



Reconocimiento de la prestación social del subsidio familiar por los beneficiarios. Políticas de Seguimiento y Control

Acompañamiento preventivo, formativo y correctivo de los órganos e instancias de control, a todos los cargos y dependencias de la Organización, con el fin de asegurar el cumplimiento de las políticas y funciones, la cultura de autocontrol y la oportunidad en la prestación de los servicios, la confiabilidad de los procedimientos, la rectitud en el manejo

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de los bienes y el acatamiento a las normas y los reglamentos internos y externos establecidos. Política de Manejo de Riesgos Formular y dotar a COFREM de las políticas requeridas para responder a los riesgos identificados, según los criterios establecidos en el manual de la Administración del Riesgo, a fin de asegurar que los responsables de los procesos las lleven a cabo y poder cumplir eficazmente con la misión institucional. La necesidad de diseñar e implementar un Plan de Manejo de los Riesgos Institucionales, está asociada con el impacto o consecuencias que éstos puedan generar en el normal desarrollo de los procesos y por ende en el cumplimiento de la misión institucional de COFREM, lo cual supone que las políticas, las acciones y decisiones que las materialicen deben ser de carácter obligatorio por parte de los Funcionarios que ejecutan los procesos, así como de las oficinas responsables de la gestión. Políticas De Cartera Y Cobranzas Las políticas de venta deben contener estrategias de prevención de mora, previas al otorgamiento de los productos y/o servicios, durante el otorgamiento y posterior a éste. El manejo de cartera se inicia con una buena colocación de créditos, previo al cumplimiento de los requisitos establecidos por la Caja. El Área de Cartera debe contar con un recurso humano calificado que brinde tranquilidad y confianza y garantice un satisfactorio indicador de recuperación. Se debe contar con herramientas, como el armado de la carpeta o expediente y el análisis del crédito que incluya metodologías de verificación eficiente, a fin de posibilitar el otorgamiento con mayor grado de seguridad, sobre todo a clientes nuevos. Los Servicios deben garantizar la debida creación, existencia, custodia y ubicación del pagaré o título valor que respalde la obligación, la carta de instrucciones, la autorización para reportar a las Centrales de Riesgos, la información personal y financiera, completa y actualizada del deudor y codeudor. El Área de Cartera debe velar por el adecuado mantenimiento de las bases de datos de los deudores, teniendo en cuenta que aquellos deudores a los que se les de baja de cuentas o se les castigue, no se le concederá nuevamente créditos, durante los dos (2) años siguientes al momento en que cancele totalmente la deuda castigada. Los créditos otorgados que presenten más de 60 días de mora, deberán ser reportados a las Centrales de Riesgos, previo cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley de Habeas Data. Una cartera sana no es obra de casualidad sino del esfuerzo de establecer políticas de ventas concretas, políticas de crédito que faciliten las ventas pero que a su vez restrinja

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sus riesgos, políticas de cobranzas flexibles de acuerdo al segmento de cartera, al producto, al tiempo de mora y a la situación del mercado. 25.1 Políticas De Cartera El Área de Cartera será la responsable del manejo y rendición de informes consolidados de la cartera de la Caja, por lo tanto será la encargada de generar una serie de políticas que ayuden a determinar los lineamientos y disposiciones necesarias para una buena recuperación de las ventas a crédito. El Comité de Cartera será el órgano habilitado para decidir en cada caso las acciones de cobro que sean pertinentes aplicar, determinar el deterioro de cartera considerando los eventos que causan las pérdidas, según las evidencias y presentar para aprobación del Consejo Directivo y contabilización de dicho deterioro. El Área de Cartera debe implementar planes de choque que se presentaran al Comité de Cartera, cuando identifique tendencias de incremento en la morosidad de la cartera, que exija resultados inmediatos, optimizando recursos y aumentando la recuperación en el menor tiempo posible. Otorgamientos de Créditos: Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, deberán cumplir previamente con el diligenciamiento y firma de un título valor (original) y documentos soportes que respalden la deuda adquirida con Cofrem, sin enmendaduras ni tachones. No se cobrará intereses de financiación (plazo), pero después del vencimiento, se cobrará intereses de mora a la máxima tasa permitida por la Superintendencia Financiera. El plazo para el otorgamiento de créditos será de 30 días, contados a partir de la fecha de la respectiva Factura de Venta, salvo plazos contemplados para algunos servicios, como Capacitación para el Trabajo y Capacitación Empresarial, debidamente reglamentados y aprobados (Carreras Técnicas y Diplomados de más 100 horas). No se dará créditos a clientes que presenten mora en alguno de los Servicios Sociales de la Caja, por lo tanto se debe consultar el sistema previamente sin filtrar la cuenta del servicio y consultando adicionalmente la base de datos de baja de cuentas ó castigo, suministrado por el Área de Cartera. 

En el caso de Educación y Capacitación para el Trabajo, deberá contar con un pagaré, la autorización para diligenciar el pagaré, el formato de la información básica del deudor y codeudor y la autorización para reportar a las centrales de riesgos, además de las fotocopias de las cédulas tanto del deudor como del codeudor.



En el caso de los demás Servicios Sociales, excepto Crédito Cofrem que es mediante libranza y convenio, deberán contar con la Factura de Venta por el servicio prestado debidamente diligenciado y firmado, junto con el formato de la información básica del deudor, autorización para consulta a las centrales de

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riesgos y fotocopia de la cédula de ciudadanía de quién firmo la Factura de Venta como Representante Legal y el RUT. 

En el caso de ventas a crédito a funcionarios de la Caja, se deberá hacer firmar un formato de descuento por nómina, como garantía del pago del servicio prestado y éste debe ser reportado y remitido a Gestión Humana para los descuentos correspondientes.



En el caso de créditos institucionales para empleadores afiliados a la Caja, que no superen los 15 SMLMV, además de los documentos requeridos para otorgar créditos, deberá ser autorizado por el respectivo Subdirector y bastará con enviar un oficio por el representante legal solicitando el servicio, el cual servirá como carta de intención y compromiso de pago, El empleador solicitante del crédito deberá estar al día en el pago de los aportes a la Caja y demás Servicios y los que superen este monto deberán legalizar contrato u orden de servicios.

Cada servicio deberá validar previamente la información suministrada por el deudor y codeudor, que esté debidamente diligenciada y se mantengan las condiciones particulares que presentaron al momento de otorgar el crédito, la vigencia de los documentos aportados, la información registrada en la solicitud de crédito y la información comercial y financiera provenientes de otras fuentes. El Servicio será el encargado de vigilar que los pagos se realicen dentro de los parámetros establecidos en el Reglamento de Cartera y Cobranzas, rindiendo informes mensuales de la gestión realizada al Área de Cartera, quién deberá velar por su cumplimiento y podrá requerir a los deudores morosos, aplicando las políticas de cartera aprobadas. En caso de entidades públicas, deberán presentar el certificado de disponibilidad presupuestal y obtener el registro presupuestal. Fundamentos Contables Bajo NIFF Además de lo establecido en el Manual de Políticas y Procedimientos Contables basado en las Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF, se deberá tener presente lo siguiente:    

La facturación deberá ser de inmediato a la prestación del servicio, a través del sistema SEVEN y dentro del período correspondiente. No se le debe facturar a menores de edad. Permanentemente el Área de cartera deberá estar monitoreando la cartera y validando que la información cuadre tanto en Cartera como en Contabilidad. Mensualmente, los Servicios Sociales deberán generar los informes de cartera y gestión de cobro con los soportes requeridos y enviar al Área de Cartera. En el proceso de cierre contable y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas, se deberá proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.

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

         

Se deberá realizar deterioro de cartera, por cuanto las ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa en una pérdida al no ser posible recuperar la totalidad de lo vendido y facturado a crédito. La cartera será manejada por los diferentes Servicios de la Caja, por el Área de Cartera y por la Oficina Jurídica en cada una de las etapas establecidas. Se manejarán las cuentas contables de la 13 Cuentas por Cobrar, de acuerdo a la nomenclatura incluida en el plan de cuentas bajo NIIF. La cartera en mora será clasificada por edades y en los siguientes grupos: Clientes del Servicio, Crédito Social y Otras Cuentas por Cobrar. Las cuentas por cobrar susceptibles de dar de baja, serán tomadas de las cuentas por cobrar vencidas, donde serán llevadas previamente. La cartera deberá ser segmentada en el tiempo de morosidad de pago y en el costo de gestión de la cuenta y probabilidad de pago. Se debe establecer mecanismos que revelen y establezcan las contingencias de pérdida. Para normalizar las obligaciones en mora y en vía prescripción o sin título valor, se podrá realizar Acuerdos de Pago, con un nuevo plazo no superior a 12 meses previo el pago de la primera cuota pactada. En un Acuerdo de Pago será permitido el cambio del codeudor más no del deudor principal, por cuanto se pierde en el sistema la trazabilidad de la deuda inicial, excepto por fallecimiento del deudor. En caso de incurrir en mora a partir de los 60 días, el Área de cartera procederá a reportar a las Centrales de Riesgos, limitando el acceso y otorgamiento de nuevos créditos. Por ninguna circunstancia, los funcionarios responsables del manejo de cartera, están autorizados para recibir dineros de los deudores o clientes de Cofrem.

Castigo o Baja de Cuentas Es un mecanismo contable para depurar las cifras e índices de los estados financieros. Un crédito moroso podrá ser susceptible de presentar baja, en los siguientes eventos: 

Cuando el proceso de cobro jurídico demuestre su irrecuperabilidad total.

Desde el cobro administrativo sin necesidad de haber sido enviado a cobro jurídico y habiéndose agotado todos los recursos necesarios, por los siguientes hechos:    

Por consideraciones del monto y antigüedad Por la incapacidad de pago comprobada por deudor y codeudor Ausencia total del deudor y deudores solidarios. Por inexistencia del título valor y/o documentos exigibles para accionar jurídicamente.

No se da baja de cuentas hasta tanto no se agoten todos los recursos encaminados al recaudo de la obligación y debe ser llevada primero a cuentas por cobrar vencidas para

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luego darse de baja. Se debe hacer el respectivo deterioro de cartera con el fin de contar con unos estados financieros reales y disponibles. La baja de cuentas en todos los casos debe ser aprobado por el Consejo Directivo de Cofrem. Se deben diseñar y presentar al Consejo Directivo, campañas de cobro para recuperar cartera morosa con buenas estrategias por parte del Área de Cartera, que permitan llegar a los deudores con interesantes propuestas de manera clara y atractivas, conocidas en el mercado a fin de evitar dar de baja dicha cartera. Incentivos a Otorgar Con el fin de lograr la recuperación del mayor valor de capital e intereses y otros conceptos y facilitar a los deudores y garantes, la cancelación de las obligaciones pendientes de pago con Cofrem por Servicios Sociales, vencidos, en gestión de cobro y en ejecución judicial, pudiendo realizar dicha cancelación un tercero, sin que ello signifique una novación o subrogación automática de la deuda a su favor. 

Condonación del 40% de intereses moratorios, cuando el deudor abona a capital e intereses corrientes, mínimo el 30%.



Condonación del 60% de intereses moratorios, cuando el deudor abona a capital e intereses corrientes, mínimo el 50%.



Condonación del 80% de intereses moratorios, cuando el deudor abona a capital e intereses corrientes, el 100% de la obligación.



Eliminar el reporte negativo de las Centrales de Riesgos, a partir de la suscripción del Acuerdo de Pago y cancelación de la primera cuota, con la condición y autorización de ser reportado nuevamente con el incumplimiento de una sólo cuota del acuerdo de pago.

La condonación de intereses moratorios, se estima hasta el 80%, con el propósito que no afecte el PyG de la Caja, en concordancia con el registro contable de los mismos. En el evento de insolvencia absoluta, debidamente demostrada y validada se podrá condonar todos los intereses y emolumentos y hasta el 50% del capital. Facultar al Asesor Jurídico para realizar las anteriores condonaciones en los términos de la presente Política. Las obligaciones de Crédito Cofrem, le serán aplicados los incentivos aprobados en la Política de Condonación Crédito Social, Operación con Recursos Propios.

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25.2 Políticas De Cobranzas El manejo de las cobranzas en COFREM se realizará estableciendo segmentación del total de la cartera vencida, con el fin de determinar el cobro en cada una de sus etapas (Anticipada, Administrativa, Prejurídica y Jurídica), en caso de que algunos de sus pagos no sea atendido total y oportunamente en las condiciones inicialmente pactadas, orientada a mantener una relación comercial activa y lograr un acercamiento con el deudor. Se debe conocer y analizar estrategias masivas de alto impacto a través de la segmentación y basados en el conocimiento individual del Cliente, logrando resultados inmediatos El personal encargado de las cobranzas debe contar con las herramientas y medios de contacto necesarios, que permitan obtener resultados más rápido y a menor costo. La gestión de cobro realizada, deberá registrarse necesariamente a través del sistema SEVEN, por cada uno de los Servicios Sociales de Cofrem y el Área de Cartera y se debe rendir informes de forma mensual sobre la gestión realizada. Se debe establecer técnicas profesionales para una buena comunicación y un buen nivel de interés del deudor, además de establecer reglas para atención de clientes, con el fin de que las cobranzas se desarrollen de forma correcta y sea efectiva. Políticas Contables Bajo NIIF Para Pymes La CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COFREM, dando cumplimiento al Decreto N° 2420 de 14 Diciembre de 2015 por el cual se reglamenta la ley 1314 de 2009, sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2 ó NIIF para las PYMES elaboro un documento de políticas contables preparadas para cada área contable de los estados financieros con la siguiente estructura:         

Objetivo Alcance Referencia de la Normatividad aplicada Responsabilidad Definiciones Reconocimiento y Medición inicial Medición Posterior Revelaciones Requeridas Presentación en los Estados Financieros

La Subdirección Administrativa y Financiera y Contabilidad General son los responsables de la preparación y actualización, divulgación y promoción del Documento de Políticas Contables, no obstante dentro de cada sección se determinará las responsabilidades específicas para cada política.

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Parte Introductoria 1. CAPITULO I MARCO CONCEPTUAL DE LA INFORMACION FINANCIERA 2. CAPITULO II PRESENTACION ESTADOS FINANCIEROS 3. CAPITULO III POLITICAS CONTABLES ESTIMACIONES, ERRORES Y HECHOS OCURRIDOS DESPUES DEL PERIODO SOBRE EL QUE SE INFORMA 4. CAPITULO IV INSTRUMENTOS FINANCIEROS 5. CAPITULO V PAGOS ANTICIPADOS 6. CAPITULO VI PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 7. CAPITULO VII PROPIEDADES DE INVERSION 8. CAPITULO VIII INTANGIBLES 9. CAPITULO IX ARRENDAMIENTOS 10. CAPITULO X BENEFICIOS A EMPLEADOS 11. CAPITULO XI FONDOS DE DESTINACION ESPECÍFICA 12. CAPITULO XII OBRA Y PROGRAMAS DE BENEFICIO SOCIAL REMANENTES 13. CAPITULO XIII PROVISIONES Y CONTINGENCIAS 14. CAPITULO XIV INGRESOS EN ACTIVIDADES ORDINARIAS 15. CAPITULO XV COSTOS Y GASTOS Políticas Antifraude Y Anticorrupción De Cofrem Integrar los elementos o componentes del sistema de control interno, para prevenir y gestionar eventos de fraude y corrupción en la Caja de Compensación Familiar COFREM, direccionando y promoviendo los valores promulgados en relación con los principios éticos y con las políticas corporativas. Promover una cultura ética al interior de la Caja de Compensación Familiar COFREM encaminada a mitigar los riesgos por fraude o corrupción. Las directrices definidas en la presente política están dirigidas a toda la Caja de Compensación Familiar COFREM y a todos aquellos que tengan algún tipo de relación de cualquier índole con la misma (trabajadores y tercera). Política para Líneas de Crédito La caja de compensación familiar Cofrem de acuerdo al marco normativo establecido en la ley 21 de 1982 y la ley 789 de 2002 ofrece a través del área de crédito a sus afiliados poder acceder a las diferentes líneas de crédito dentro de los siguientes lineamientos: 

operará de manera directa y/o mediante alianzas estratégicas (scoring, cobro de cartera con empresas especializadas, etc.) por medio de operadores de mercado; para lo cual, podrá tener varias fuentes de fondeo.

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 

el estudio, análisis, aprobación y control de cartera de los créditos se harán mediante proceso de tercerización con entidades idóneas que minimicen el riesgo de colocación de los recursos financieros. los reglamentos de las fuentes de fondeo de las líneas crédito se unificarán con los aliados estratégicos establecidos, manejando el reglamento de manera unificada.

Política de Condonaciones



El operador deberá informar al Área de Crédito de Cofrem cada condonación realizada al momento de ejecutarla, enviando el historial de la gestión, las condiciones del crédito y los criterios de la negociación que soporten que cumple con la política aprobada. En los casos en que la negociación supere el 60% del capital a condonar, deberá el operador informar al Área de Crédito de Cofrem, para la respectiva aprobación con la Subdirección de Servicios Sociales, enviando el historial de la gestión, las condiciones del crédito y los criterios de la negociación, justificando el porcentaje a condonar. Las condonaciones realizadas con su historial de gestión, condiciones del crédito y los criterios de la negociación serán incluidas por el operador en el informe de cierre que enviará al Área de Crédito Cofrem mensualmente.

Política De Seguridad De La Información Las Políticas de Seguridad de la Información aplican a todos los colaboradores, áreas, ubicaciones físicas, infraestructura, dependencias de la Corporación, contratistas, trabajadores temporales, aprendices, practicantes, clientes, terceros y ciudadanía en general que tengan acceso a los activos de Información de la Corporación. La información de la Corporación debe ser protegida independiente a si es almacenada, procesada o transferida dentro o fuera del alcance definido. Si determinada información está disponible fuera del alcance implica que las responsabilidades de las medidas de seguridad serán transferidas al tercero que administre esa información. Tomando en cuenta los requisitos legales, normativos, contractuales y de otra índole, el alcance de la Política de Seguridad de la Información se define de acuerdo con el contexto organización que se describe a continuación:

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Contexto organizacional La Corporación con el objetivo de proteger la información busca la disminución del impacto generado sobre sus activos, por los riesgos identificados de manera sistemática con objeto de mantener un nivel de exposición que permita responder por la integridad, confidencialidad y la disponibilidad de la misma, acorde con las necesidades de los diferentes servicios ofrecidos como: Subsidio, Recreación, Turismo, Formación, Educación, Vivienda, Crédito y Gestión de Empleo , de igual manera con los procesos estratégicos, misionales , apoyo, evaluación y control. De acuerdo con lo anterior, esta política aplica a la Corporación como se definió en el alcance, teniendo en cuenta los principios sobre los que se basa el desarrollo de las acciones o toma de decisiones alrededor del sistema de gestión de seguridad de la información estarán determinadas por las siguientes premisas: -

Minimizar el riesgo en las funciones más importantes de la entidad Cumplir con los principios de seguridad de la información. - Cumplir con los principios de la función administrativa. - Mantener la confianza de sus clientes, socios y empleados. Apoyar la innovación tecnológica. Proteger los activos tecnológicos. Establecer las políticas, procedimientos e instructivos en materia de seguridad de la información. Políticas Generales De La División De Tecnologías De La Información Establecer un marco de gobierno para que el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC’s) en la Corporación, logre satisfacer las necesidades actuales y futuras derivadas de la estrategia del negocio, siguiendo los criterios de innovación, calidad, eficiencia, escalabilidad y de arquitectura empresarial. Estas políticas son aplicables a todos los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes, que usen las tecnologías de información y la comunicación en Cofrem. Lineamientos generales de la política de tecnologías de la información y la comunicación (TIC´s) Responsabilidad Es responsabilidad de la Corporación, por medio de la División de Tecnologías de la Información, hacer uso de la política de TIC como parte de sus herramientas de gobierno y de gestión, y definir los estándares, procedimientos y lineamientos que garanticen su cumplimiento. Cumplimiento El cumplimiento de la Política de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) es obligatorio. Si los colaboradores, consultores, contratistas, terceras partes violan estas políticas, la Corporación se reserva el derecho a tomar las medidas correspondientes.

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Excepciones Las excepciones a cualquier cumplimiento de la Política de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) deben ser aprobadas por Planeación Corporativa, por medio de la División de Tecnologías de la Información, la cual puede requerir autorización del Consejo Directivo o de la Dirección Administrativa de la Corporación. Todas las excepciones a la Política deben ser formalmente documentadas, registradas y revisadas. Administración de las políticas Las modificaciones o adiciones de la Política de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) serán propuestas por Planeación Corporativa, por medio de la División de Tecnologías de la Información y aprobadas por el Consejo Directivo. Estas políticas deben ser revisadas como mínimo una vez al año o cuando sea necesario.

 Política de Seguridad Física: El propósito de esta política es proteger los sistemas de información física de la empresa mediante el establecimiento de estándares para operaciones seguras.  Política de adquisición, implementación y mantenimiento de las TIC: El propósito de esta política es crear un ambiente tecnológico idóneo y estándar que permita la actualización tecnológica constante dentro de los más altos estándares del medio y que favorezcan el crecimiento de la corporación.  Política de gestión de servicios: La División de Tecnología de la información, es la responsable del soporte de los servicios tecnológicos y de comunicación, por esta razón se debe promover la adopción de un enfoque basado en procesos integrados, preservando los principios de arquitectura empresarial, de modo que se entreguen servicios oportunos, efectivos, eficientes y funcionales.  Política de manejo y protección de la información: La División de Tecnología de la información, es la responsable del control de la información interna de los servidores y equipos a su cargo, pero todos los usuarios, internos y contratistas externos que tengan acceso a la información interna de Cofrem son responsables del buen uso y cuidado de esta.  Estrategia de difusión y acercamiento al usuario: Desarrollar una estrategia de comunicación, socialización y divulgación de los procesos y resultados de las actividades institucionales ejecutadas por la División de tecnología de la Información, de manera propia o en colaboración con la División de Publicidad de la Corporación. Esto con el fin que los usuarios entiendan el porqué de los procesos y cambios realizados en la División.

Política De Uso Aceptable De Los Activos El propósito de esta política es detallar el uso aceptable de la información y recursos de infraestructura tecnológica como computadores, servidores, equipos de comunicaciones, programas, herramientas, acceso a internet, entre otros.

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Alcance Esta política aplica a todos los colaboradores, áreas, ubicaciones físicas, infraestructura, dependencias de la Corporación, contratistas, trabajadores temporales, aprendices, practicantes, clientes y terceros que tengan acceso a los activos de la Corporación. Así mismo esta política es de obligatorio cumplimiento por todos, aplica para todos los activos de información e infraestructura como sistemas de información, aplicaciones, bases de datos, sistemas operativos, páginas web, equipos de cómputo, sistemas operativos, routers, switches, access point, entre otros, gestionados por COFREM con el fin de darles un buen uso y disminuir los riesgos de pérdida de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Política De Retención De Datos La necesidad de retener datos varía ampliamente con el tipo de datos. Algunos datos pueden eliminarse de inmediato y otros deben conservarse hasta que ya no exista un potencial razonable para futuras necesidades. Dado que esto puede ser algo subjetivo, una política de retención es importante para garantizar que las pautas de retención de la compañía se apliquen de manera consistente en toda la organización. Propósito El propósito de esta política es especificar las pautas de la compañía para retener diferentes tipos de datos. Alcance El alcance de esta política cubre todos los datos de la empresa almacenados en sistemas y medios de propiedad de la empresa, arrendados por la empresa y, por lo demás, proporcionados por la empresa, independientemente de la ubicación. Cuando esta política difiera de las regulaciones aplicables, se aplicará la política especificada en las regulaciones. Política De Gestión De Riesgos Objetivo Describir la estructura, roles y responsabilidades del marco de gobierno para el control y mitigación de los riesgos identificados. Alcance Esta política aplica para COFREM - Caja de Compensación, a los empleados directos e indirectos, en todos los niveles de la organización, como parte de su práctica y gestión de todos los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control, así como,

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a las áreas de negocio que requieren de su aplicación, incluyendo los procesos realizados por terceros.

Política De Continuidad De Negocio Y Recuperación Ante Desastres Introducción El plan de Continuidad del Negocio (BCP, DRP) tiene como objetivo proteger los procesos críticos del negocio, contra desastres o fallas mayores, junto con las posibles consecuencias que se puedan tener, como pérdidas de tipo financiero, credibilidad, productividad, etc. debido a la no disponibilidad de los recursos de la organización. El Plan de Continuidad del Negocio (BCP, DRP) busca mitigar el riesgo a dichas fallas o desastres, mediante un plan que permita la pronta recuperación de la operación, en caso de presentarse algún evento que afecte el flujo normal de las actividades de COFREM. Un plan de recuperación ante desastres es un documento que define las políticas y los procedimientos para enfrentar varios tipos de desastres que pueden afectar a una organización, especialmente la infraestructura de TI (tecnología de la información) de la organización. Un desastre es cualquier evento que tiene un impacto significativo en la capacidad de una empresa para realizar negocios normales. Este plan incluye la información y los procedimientos necesarios para reanudar el funcionamiento de una organización después de algún tipo de desastre. A veces, el plan se divide en varios planes, uno para abordar desastres recuperables (por ejemplo, la pérdida de un servidor) y un plan de continuidad comercial más completo para usar en situaciones de pérdida total. Los DRP (Planes de recuperación ante desastres) deben ser desarrollados tanto por la administración como por los administradores de sistemas superiores que trabajan juntos. Propósito El propósito de este documento es garantizar el tiempo de actividad del sistema de información, la integridad y disponibilidad de los datos y la continuidad del negocio en caso de desastre. Alcance Este documento describe nuestras políticas y procedimientos para la recuperación de desastres en la tecnología, así como los planes a nivel de proceso para la recuperación de plataformas tecnológicas críticas y la infraestructura de telecomunicaciones. Este documento resume nuestros procedimientos recomendados. En el caso de una situación de emergencia real, se pueden hacer modificaciones a este documento para garantizar la seguridad física de los empleados, sistemas y datos operativos críticos de COFREM.

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Política De Comité De Seguridad De La Información Objetivo Definir los integrantes, responsabilidades, y frecuencia de reunión del Comité de Seguridad de la Información (en adelante “Comité”) de COFREM - Caja de Compensación Familiar, en adelante “LA CORPORACIÓN” Alcance Las decisiones del Comité tienen alcance sobre todos los colaboradores, áreas, proveedores y contratistas de la Corporación. Normas Generales El comité de seguridad de la información debe definir y monitorear los controles internos para proteger la información de la Corporación y sus activos.

Permanente Cargo

Asistente ocasional Roles

Cargo

Oficial de Seguridad Líder / Secretario de la Información

Asesor Jurídico

Director Administrativo

Presidente

Subdirector de Servicios Sociales

Planeación Corporativa

Asistente

Subdirector de Programas Sociales

Jefe de División de Asistente Tecnologías de la Secretario Información Subdirector Administrativa Financiera Auditoría Interna

Subdirector de Educación

y Asistente

Asistente

El Comité cumple estas responsabilidades llevando a cabo las actividades enumeradas en el título “Roles y Responsabilidades" de esta política. En el cumplimiento de sus responsabilidades, el Comité tiene la autoridad de:

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I. II.

III.

Aprobar los documentos (políticas, procedimientos y estándares) de seguridad de la información, riesgos de seguridad de la información y continuidad del negocio. Asignar el presupuesto o el recurso humano requerido para la gestión de riesgos de seguridad de la información de la Corporación, así como la implementación de proyectos de seguridad de la información. Investigar cualquier incidente de seguridad que se le haya presentado con pleno acceso a todos los libros, registros, instalaciones y personal de la Corporación.

Política De Clasificación De Datos Introducción Los activos de información son activos para la empresa al igual que la propiedad física. Para determinar el valor del activo y cómo debe manejarse, los datos deben clasificarse de acuerdo con su importancia para las operaciones de la empresa y la confidencialidad de sus contenidos. Una vez que se haya determinado esto, la empresa puede tomar medidas para garantizar que los datos se traten de manera adecuada. Propósito El propósito de esta política es detallar un método para clasificar datos y especificar cómo manejar estos datos una vez que se hayan clasificado. Alcance El alcance de esta política cubre todos los datos de la Corporación almacenados en sistemas y medios de propiedad de la Corporación, arrendados por la Corporación y de otra manera proporcionados por la Corporación, sin importar la ubicación. La póliza también cubre copias impresas de los datos de la Corporación, tales como impresiones, faxes, notas, etc.

Política Y Procedimiento De Control De Acceso Introducción Establecer un marco de gobierno y normas que establecen quien, como y cuando puede acceder a los activos de información de la Corporación y registrar convenientemente dichos accesos. Objetivo La División de Tecnologías de la Información establece como Política de Control de Acceso el controlar el acceso a la información, a las instalaciones de procesamiento de la información (Datacenter) y a los procesos de provisión, los cuales deberán ser controlados sobre la base de los requisitos y seguridad.

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Para ello, a través de sus diferentes áreas de Operaciones, Software, Seguridad y Soporte permitirá́ administrar el ciclo de vida de los usuarios, desde la creación automática de las cuentas, roles y permisos necesarios hasta su inoperancia; a partir de los requerimientos reportadas por la División de Gestión Humana y/o directamente de su Jefatura directa; lo anterior para que el funcionario tenga acceso adecuado a los sistemas de información y recursos tecnológicos, validando su autenticación, autorización y auditoria.

Política De Backup Introducción Una política de respaldo es similar a una póliza de seguro: proporciona la última línea de defensa contra la pérdida de datos y, a veces, es la única manera de recuperarse de una falla de hardware, corrupción de datos o un incidente de seguridad. Una política de respaldo se relaciona estrechamente con una política de recuperación ante desastres, pero como protege contra eventos que tienen una probabilidad relativa de ocurrencia, en la práctica se utilizará con más frecuencia que un documento de planificación de contingencia. La política de respaldo de una compañía se encuentra entre sus políticas más importantes. Propósito El propósito de esta política es proporcionar un marco coherente para aplicar al proceso de copia de seguridad. La política proporcionará información específica para garantizar que las copias de seguridad estén disponibles y sean útiles cuando sea necesario, ya sea para recuperar simplemente un archivo específico o cuando se necesite un esfuerzo de recuperación a mayor escala. Alcance Esta política se aplica a todos los datos almacenados en los sistemas corporativos. La política cubre aspectos específicos como el tipo de datos de los que se realizará la copia de seguridad, la frecuencia de las copias de seguridad, el almacenamiento de las copias de seguridad, la retención de las copias de seguridad y los procedimientos de restauración.

4. PRINCIPIOS ÉTICOS La Filosofía corporativa de COFREM, expresada en su Misión, Visión, Principios organizacionales, Valores y Políticas Corporativas, es inspiración para la formulación de los postulados éticos que deberán guiar el comportamiento de las personas pertenecientes a la Institución, en sus relaciones de trabajo y sociales, dentro y fuera de la organización; en la interacción con su familia, con las instituciones del entorno y el medio ambiente.

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La administración y el proceder de COFREM obedecerán siempre a los siguientes principios éticos: 4.1 Coherencia Con Las Políticas Y Valores Corporativos Todas las actuaciones y el comportamiento personal y laboral de quienes formen parte de la organización, deben ser acordes con los valores y políticas corporativas. 4.2 Apropiación De La Visión Y Misión De La Organización Es un deber apropiarnos de la Visión y de la Misión para que todos contribuyamos a que COFREM sea en la región la mejor opción para el aseguramiento y la prestación de los servicios inherentes a los regímenes de Compensación Familiar, acorde con sus Políticas Corporativas. 4.3 Integridad Personal La conducta de quienes hacen parte de la organización debe testimoniar siempre la coherencia entre su pensar, sentir, decir y hacer, de acuerdo con los Principios y Valores definidos para la Caja. 4.5 Deber De Disentir Y Denunciar Con responsabilidad, cordialidad y en forma constructiva, los integrantes de la Organización podrán disentir y deberán denunciar los hechos que vayan en contra de los valores e intereses de la Institución y hacer conocer de su superior inmediato o de quien tenga la responsabilidad de intervenir, aquello que encuentre en disconformidad con los principios éticos o atente contra la moral y la ley. 4.6 Manejo De Conflictos Y Diferencias Los conflictos deberán entenderse como una oportunidad para el crecimiento personal e institucional y tratarse con madurez y prudencia, claridad y respeto, evitando el distanciamiento entre los integrantes del equipo. 4.7 Compromiso Y Capacidad De Entrega El compromiso y la lealtad con la Organización exigen la entrega generosa y sincera del conocimiento, la experiencia y el uso de los talentos personales en el cumplimiento de las funciones y la ejecución de los procesos. 4.8 Sentido De Liderazgo Todo el personal podrá inspirar e influir con sus acciones en la marcha de la Organización, deberá educar con su ejemplo y reconocer sus logros y realizaciones a quien lo merezca.

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4.9 Cumplimiento De Compromisos Cumplimiento a cabalidad de lo dispuesto en la legislación y en el presente Código de ética, transparencia y Buen Gobierno, y de los compromisos pactados con los afiliados, usuarios, empleados, proveedores y entes de control. 4.10 Austeridad Moderación, racionalidad y rectitud en el manejo de los bienes para evitar el despilfarro de los recursos institucionales, con el fin de brindar más y mejores servicios. 5. PRINCIPIOS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL La Caja se abstendrá de establecer vínculos comerciales o de cualquier otra índole con personas naturales o jurídicas cuyo comportamiento ético, social y empresarial sea evidente o probadamente contrario a las leyes, a los postulados éticos que la rigen o a las buenas costumbres. La administración de COFREM obedecerá siempre a los siguientes principios de responsabilidad social:  Preservación y respeto a la vida en todas sus manifestaciones y condiciones.  Apego a los postulados morales y éticos de validez universal y reconocida aceptación social.  Respeto a la dignidad humana.  Acatamiento y respeto al ordenamiento normativo y legal.  Prevalencia en las decisiones de los intereses y el bien común.  Actitud solidaria y redistributiva.  Reconocimiento del derecho a la participación activa de los trabajadores y empresarios afiliados, directivos y empleados, en el destino de la Corporación. En todos los procesos de COFREM deberán respetarse los recursos naturales, y acatar el compromiso con su cuidado y conservación. 6. RESPONSABILIDADES CON LOS AFILIADOS, EMPLEADOS, PROVEEDORES Y CON LA COMUNIDAD Los afiliados y usuarios son la razón de ser de COFREM. Con ellos deben establecerse relaciones serias, delicadas y con calor humano, para satisfacer sus necesidades reales, sin perjuicio de la compensación por el servicio prestado y de las acciones de resarcimiento a que haya lugar por circunstancias excepcionales. Los procesos de evaluación, selección y seguimiento de proveedores y empleados se harán de acuerdo con los procedimientos del sistema de gestión de la calidad y el proceso de inducción aprobado en la Caja. Se evitarán relaciones de negocios o contractuales con personas naturales o jurídicas que observan un comportamiento contrario a la ley.

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La Caja contará con un registro actualizado de proveedores, que se evaluará periódicamente y podrá ser consultado para efectos de control. Este registro se hará de acuerdo con las especificaciones y exigencias del Sistema de gestión de la calidad. Para el efecto se tendrán los registros de proveedores de bienes, materiales y suministros; de servicios, tanto de personas naturales como jurídicas, y de contratación de obras civiles. Bajo ninguna circunstancia un empleado al servicio de la Caja podrá sentirse autorizado para realizar prácticas de competencia desleal en el mercado, tales como selección adversa, desviación de clientela, actos que creen confusión en la actividad mercantil, engaño a clientes o proveedores, descrédito hacia los competidores, imitación exacta y sistemática de iniciativas empresariales, aprovechamiento de ventajas competitivas ajenas, divulgación de secretos sin autorización del titular, pactos desleales de exclusividad y en general aquellos que afectan la decisión de los clientes o el funcionamiento en concurrencia del mercado, de acuerdo con lo establecido en las leyes vigentes. En su actuar, los empleados con responsabilidad comercial en la organización, evitarán toda conducta de preferencia en actividades relacionadas con servicios, programas, beneficios, convenios, contratos, devoluciones y reintegros, otorgados de manera selectiva, a algunas y no a todas las empresas afiliadas, tal como lo disponen la Ley 789 del 2002 en su artículo 21 y el decreto reglamentario 827 de 2003 o las normas que en adelante las sustituyan o modifiquen. Esta conducta se observará igualmente hacia las empresas y personas no afiliadas. 7. MECANISMOS DE DIFUSIÓN La Intranet, correo corporativo, comunicaciones internas, boletines internos, carteleras informativas internas, los espacios de encuentros de ECO, son algunos de los canales institucionales de comunicación interna que facilitan la relación e interacción entre las dependencias. La Caja tendrá definidos los procedimientos de inducción y reinducción del personal; el primero para facilitar a los recién vinculados su adaptación al ambiente laboral y el segundo para actualizar el conocimiento de los cambios, transformaciones y nuevos servicios. La circulación de “rumores o comunicaciones informales” es un comportamiento contrario a la cultura de la Organización y a la dignidad de las personas que afecta el adecuado manejo de la información y de la comunicación. Los contratistas que tengan acceso a la información de COFREM tendrán iguales responsabilidades y ésta exigencia deberá hacerse constar en los contratos por ellos suscritos.

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8. CONTROL SOBRE LOS SISTEMA DE GESTION DE LA CORPORACION 8.1 Sistema De Gestión Del Control Interno El Sistema de Control Interno es un proceder con el que todos los niveles de la Organización deben estar comprometidos. La Caja cuenta con Macro procesos y un conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados con el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos, que los procesos se desarrollen de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas trazadas por la alta Dirección, en atención al cumplimiento de los estatutos y objetivos estratégicos de la corporación. La Gestión del Control Interno se apoya en las actividades de Auditoria Interna, se fundamenta en criterios de independencia, objetividad, aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones y procesos de la entidad, ayudándola a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficiencia de los procesos de gestión de riesgo, control y gobierno corporativo. 8.2 Sistema De Gestión De Plan Estratégico La plataforma estratégica es el proceso de reflexión y planificación, donde la Corporación definió la misión, visión, valores y las Megas como los objetivos principales de cada una de las perspectivas del Balance Scordcard. El diseño del plan estratégico se da bajo un enfoque participativo en donde intervienen la alta dirección y sus dependencias de apoyo, las cuales a través del uso de la herramienta Balance Scordcard proyectan las estratégicas a seguir, así como el seguimiento y aporte de las actividades de cada dependencia en el crecimiento de la Corporación. Para el inicio de vigencia cada una de las dependencias son las encargadas de diseñar y desarrollar estas estrategias que a corto plazo impactaran de forma directa las Megas en periodos de hasta tres (3) años siendo evaluadas y reformuladas si así se requiere. 8.3 Manual De Contratación Como entidad privada sin ánimo de lucro, la Caja es autónoma en la selección y elección de los contratistas, bien sea personas naturales o jurídicas que se encuentren debidamente registradas como proveedores de la Corporación. Para evaluar y seleccionar las propuestas que cumplan con los términos de referencia y las necesidades de la Corporación, se debe realizar bajo las condiciones o parámetros establecidos en el manual de contratación, reglamento del comité de compras internas y reglamento de compras y servicios, los cuales serán actualizados de manera permanente por el comité de Dirección y aprobado por el Consejo Directivo.

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De acuerdo con las necesidades de la contratación, definirá si acepta alianzas, uniones temporales o consorcios y demás figuras jurídicas que se encuentren dentro del marco legal colombiano. Respecto a la contratación con entidades del sector público, se acogerá a las condiciones y requisitos de Ley que regulan esta materia. 8.4 Sistema De Gestión Contable La elaboración de los Estados Financieros, la preparación y presentación de informes a los organismos de control y el diseño e implementación de planes de mejoramiento continuo, que respondan a las exigencias de calidad y oportunidad de la información financiera, son responsabilidad exclusiva de la Subdirección Administrativa y Financiera y el Contador General. El sistema de Contabilidad de COFREM pese a que esta descentralizada su captura, será un conjunto de subsistemas coordinados, integrados e inter-relacionados, y formará un todo unitario para la obtención de información financiera, utilizando SEVEN-ERP, que es un sistema modular desarrollado con tecnología web multinivel, bases de datos relacionales, Intranet, Internet y procesamiento distribuido, que integra herramientas como automatización de procesos por lo que es posible obtener información en tiempo real, haciendo más fácil el control de las actividades financieras la toma de decisiones y el conocimiento de toda la Caja. Contabilidad General y el personal que en ella labore asumirá el cumplimiento de todo lo dispuesto en la ley 1314 de julio 13 de 2009 por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, y el Decreto No. 2420 de diciembre 14 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y de lo estipulado en la Ley 43, de diciembre 13 de 1990, en la cual se reglamenta la profesión del Contador Público, o en su defecto de las normas que las sustituyan, modifiquen o adecuen. El Sistema de Información Contable cumplirá en todas sus aplicaciones, con las siguientes características cualitativas de la información financiera: Comprensibilidad La información proporcionada en los estados financieros debe presentarse de modo que sea comprensible para los usuarios que tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas y empresariales y de la contabilidad. La clasificación, caracterización y presentación de información financiera debe ser elaborada en forma clara y concisa para el mejor entendimiento de los usuarios que utilicen la misma. (Sección 2.4.)

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Relevancia La información proporcionada en los estados financieros debe ser relevante para las necesidades de toma de decisiones de los usuarios. La información tiene la cualidad de relevancia cuando puede ejercer influencia sobre las decisiones económicas de quienes la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas con anterioridad. (Sección 2.5.) Materialidad e importancia relativa La información es material y por ello es relevante, si su omisión o su presentación errónea pueden influir en las decisiones económicas que los usuarios tomen a partir de los estados financieros. La materialidad (importancia relativa) depende de la cuantía de la partida o del error juzgados en las circunstancias particulares de la omisión o de la presentación errónea. Sin embargo, no es adecuado cometer, o dejar sin corregir, desviaciones no significativas, con el fin de conseguir una presentación particular de la situación financiera, del rendimiento financiero o de los flujos de efectivo de la Caja. (Sección 2.6.) Fiabilidad La información proporcionada en los estados financieros debe estar libre de error significativo y sesgo, y representa fielmente lo que pretende representar o puede esperarse razonablemente que represente. Los estados financieros no están libres de sesgo (es decir, no son neutrales) si, debido a la selección o presentación de la información, pretenden influir en la toma de una decisión o en la formación de un juicio, para conseguir un resultado o desenlace predeterminado. (Sección 2.7.) Esencia sobre la forma Las transacciones y demás sucesos y condiciones deben contabilizarse y presentarse de acuerdo con su esencia y no solamente en consideración a su forma legal. Esto mejora la fiabilidad de los estados financieros. (Sección 2.8.). Prudencia Las incertidumbres que inevitablemente rodean muchos sucesos y circunstancias se reconocen mediante la revelación de información acerca de su naturaleza y extensión, utilizando la prudencia en la preparación de los estados financieros. Prudencia es la inclusión de un cierto grado de precaución al realizar los juicios necesarios para efectuar las estimaciones requeridas bajo condiciones de incertidumbre, de forma que los activos o los ingresos no se expresen en exceso y que los pasivos o los gastos no se expresen en defecto. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no permite la infravaloración deliberada de activos o ingresos, o la sobrevaloración deliberada de pasivos o gastos. En síntesis, la prudencia no permite el sesgo. (S.2.9.)

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Integridad Para ser fiable, la información en los estados financieros debe ser completa dentro de los límites de la importancia relativa y el costo. Una omisión puede causar que la información sea falsa o equívoca, y por tanto no fiable y deficiente en términos de relevancia. (S.2.10.) Comparabilidad Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de Cofrem a lo largo del tiempo, con otras empresas diferentes para identificar y evaluar las tendencias de su situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo relativos. Por tanto, la medida y presentación de los efectos financieros de transacciones similares y otros sucesos y condiciones deben ser llevadas a cabo de una forma uniforme a través del tiempo. Además, los usuarios deben estar informados de las políticas contables empleadas en la preparación de los estados financieros, de cualquier cambio habido en dichas políticas y de los efectos de estos cambios. (S.2.11.) Oportunidad Implica proporcionar información dentro del periodo de tiempo para la decisión. Si hay un retraso indebido en la presentación de la información, ésta puede perder su relevancia. La administración puede necesitar sopesar los méritos relativos de la presentación a tiempo frente al suministro de información fiable. Al conseguir un equilibrio entre relevancia y fiabilidad, la consideración decisiva es cómo se satisfacen mejor las necesidades de los usuarios cuando toman sus decisiones económicas. (S.2.12.) Equilibrio entre costo y beneficio Los beneficios derivados de la información deben exceder a los costos de suministrarla. La evaluación de beneficios y costos es, sustancialmente, un proceso de juicio. Además, los costos no son soportados necesariamente por quienes disfrutan de los beneficios y con frecuencia disfrutan de los beneficios de la información una amplia gama de usuarios externos. 8.5 Sistema De Gestión De Calidad Se encuentra implementado desde el año 2004 y certificado desde el año 2005 por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación “ICONTEC” en la norma ISO 9001, el alcance del “S.G.C” es la: Afiliación de Aportantes, Afiliación del Trabajador y Pago de la Cuota Monetaria, Prestación de Servicios de Crédito, Prestación de Servicios de Subsidios de Vivienda y Prestación de Servicios de Formación para el Trabajo y Desarrollo Humano, el objetivo de la Gestión de la Calidad es: “Establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad, acorde a los requisitos de las normas técnicas de calidad vigentes y el direccionamiento estratégico de la Corporación”. Esto se logra a través de la Elaboración y Control de los Documentos, de la Evaluación y Mejora al Sistema de Gestión de la Calidad, donde se establece llevar a cabo: Auditorías Internas de Calidad, Revisiones por la Dirección, Seguimiento de

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Indicadores de Procesos, Evaluaciones de Satisfacción y Reporte de PQR´S del Cliente y Gestión y Administración del Riesgo, de igual manera con el control, ejecución y seguimiento de Acciones Correctivas generadas para eliminar las causas de No Conformidades reales y/o potenciales, todo esto con el fin de contribuir a la mejora continua de la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y los Objetivos y Política de la Calidad. 9. GOBIERNO CORPORATIVO 9.1 Asamblea General De Afiliados Está conformada por la reunión de los afiliados hábiles o de sus representantes debidamente acreditados. Es la máxima autoridad de la corporación, sus decisiones serán obligatorias si están enmarcadas en la ley y los estatutos de la Caja y cumplen las funciones en los términos que estos mismos establecen. 9.2 Consejo Directivo El Consejo Directivo estará integrado por diez (10) miembros principales y diez (10) suplentes, así: Cinco (5) principales con sus respectivos suplentes, en representación de los empleadores afiliados a la Caja, elegidos por la Asamblea General de Afiliados para un periodo de cuatro (4) años y Cinco (5) miembros principales con sus respectivos suplentes en representación de los trabajadores, escogidos por el Ministerio de Protección Social, de listas que presentarán las centrales obreras con personería jurídica reconocida y de los listados enviados por la Caja de Compensación de todos los trabajadores beneficiarios no sindicalizados. Todos los miembros tendrán iguales derechos y obligaciones y ninguno podrá pertenecer a más de un Consejo Directivo de Cajas de Compensación Familiar. Sus funciones se describen en los estatutos de la Caja y en la legislación vigente. Los miembros del Consejo Directivo serán removidos de su designación por las siguientes causales, enunciadas en los Estatutos:  Por la pérdida de la calidad de afiliada de la empresa que representan.  Por la ausencia injustificada a tres (3) sesiones del Consejo Directivo.  Por quedar incurso en alguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades previstas en los Estatutos de la Caja.  Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo como miembro del Consejo Directivo.  Por la morosidad de la empresa que representan, en el pago de los aportes parafiscales, según los términos determinados por la ley. 9.3 Revisoría Fiscal El Revisor Fiscal y su suplente, serán designados por la Asamblea General de afiliados para un período de cuatro años, y estarán bajo su exclusiva dependencia.

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Pueden ser reelegidos y removidos por ésta autoridad suprema en cualquier tiempo. Los órganos de Administración depositan en la Revisoría Fiscal la tarea de observar, vigilar, evaluar y certificar del cumplimiento de las normas vigentes en el manejo contable y financiero. En tal sentido, la Revisoría Fiscal revisa y valida la elaboración de los Estados Financieros y la preparación y presentación de informes a los organismos de control. Sus funciones se describen en los Estatutos de la Caja y en la legislación vigente, de ellas se destacan, entre otras:  Certificar que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la Caja se ajustan a las prescripciones de la ley, los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General y del Consejo Directivo.  Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea de Afiliados, al Consejo Directivo, al Director Administrativo y/o la Superintendencia de Subsidio Familiar, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la Corporación y en desarrollo de sus actividades.  Colaborar con las entidades gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia de la Institución y rendirles los informes generales periódicos y especiales a que haya lugar o le sean solicitados.  Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la Caja, los libros oficiales y las actas de las reuniones de la Asamblea de Afiliados y del Consejo Directivo, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la Corporación y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.  En la realización de los registros contables y la preparación de los Estados Financieros deberá observar que la Organización cumpla adecuadamente con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, consignados en las normas vigentes y en las disposiciones emitidas por las Superintendencias de Subsidio Familiar.  Certificar con su firma cualquier balance y demás Estados Financieros que se hagan, con su dictamen o informe correspondiente.  Inspeccionar los bienes de la Caja y exigir que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título, además de la cabal prestación de los servicios social es a que están destinados.  Revisar las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores corporativos.  Vigilar el cumplimiento, por parte de la Caja, de lo establecido en las normas tributarias: Renta y Complementarios, Retención en la Fuente, Impuestos a las Ventas y verificar que la administración cumpla con la normatividad vigente en cuanto al impuesto de Industria y Comercio.  Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que siendo compatibles con las anteriores le encomiende la Asamblea General de Afiliados y el Consejo Directivo.  Estimular el autocontrol entre las áreas.

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9.4 Director Administrativo Es el representante Legal de la Corporación, judicial o extrajudicialmente, y tendrá a su cargo la administración directa de la misma. Es designado y removido libremente por el Consejo Directivo. Sus funciones se encuentran definidas en los estatutos y en la legislación vigente. 9.5 Comité De Dirección Básico Está integrado por el Director Administrativo, El Auditor Interno, el Asesor Jurídico, Jefe de Planeación Corporativa y Subdirectores. Dentro de sus funciones este comité se encargará de:  Servir permanentemente como órgano consultivo y asesor del Director Administrativo.  Servir de instancia superior al proceso de planificación estratégica de la Caja, y para la formulación de los planes de acción que están a cargo de cada una de las áreas de gestión.  Vigilar y controlar la ejecución de programas, la prestación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de los mismos.  Y las demás que señale el Director Administrativo. 9.6 Comité De Auditoria Para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde a los Consejos Directivos y en especial en el cumplimiento fiel de las funciones señaladas en el Art. 54 de la Ley 21/82, éstos deben contar con un Comité de Auditoria, derivado de ese órgano social, encargado de la evaluación del control interno y administración de riesgos de la misma, así como a su mejoramiento continuo, sin que ello implique una sustitución a la responsabilidad que de manera colegiada le corresponde al Consejo Directivo de la Caja de Compensación Familiar en esta materia, desarrollando funciones de carácter eminentemente de asesoría y apoyo. 9.7 Directivos Y Trabajadores De Cofrem El autocontrol, la autorregulación y la autogestión será la constante que guíe el quehacer diario de los empleados. Se manifestará en la elaboración y práctica de las técnicas de verificación y evaluación de la acción diaria, el control de los procedimientos, los riesgos y sistemas de información, con el fin de proteger los recursos y garantizar la eficiencia y eficacia en las actividades orientadas al cumplimiento de las metas y al logro de los objetivos. 9.8 Vigilancia Externa En forma permanente y disciplinada COFREM acatará las orientaciones y cumplirá con las instrucciones impartidas por los órganos de control externo legalmente constituido, en

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especial, las provenientes de las Superintendencias del Subsidio Familiar y de la Contraloría General de la República; o de las que en su defecto las sustituyan o haga sus veces, además de las que por norma establezca el Estado. 10. AFILIADOS 10.1 Derechos Y Deberes De Los Afiliados Los afiliados de la CAJA, están protegidos por las normas del subsidio familiar y del Gobierno Corporativo, las cuales velan por el respeto de sus derechos y la protección de los recursos que maneja el sistema. La Caja garantiza un trato equitativo para todos los afiliados, sin distinción alguna entre estos. En este sentido, ha adoptado sistemas que permiten la transparencia en todos los procesos. Con este objetivo la Caja cuenta con procedimientos para afiliación y desafiliación de empleadores y trabajadores. Igualmente se tiene un procedimiento aprobado por el Consejo Directivo para la suspensión y expulsión de empresas afiliadas. 10.2 Información A Empleadores Afiliados En las Asambleas de afiliados de cada año y a través del Revisor Fiscal y el Director Administrativo se presentarán los informes de gestión y los estados financieros de la Corporación, con el fin que estén disponibles para los empleadores afiliados y prestos a cualquier novedad e inquietud. Los Afiliados tienen derecho a informarse de las actividades de la Caja. Para ello la Caja utiliza los siguientes canales de comunicación. Correo Directo, boletines, folletos, boletines de prensa, Revista Enlace Cofrem e Informe anual de Director a la Asamblea General de Afiliados. 10.3 Oficina De Atención Al Cliente La Caja dispone de centros de atención al cliente que cuenta con la infraestructura y logística adecuada para que el afiliado y/o usuario, solicite información referente a los servicios y bondades que presta la Caja y así mismo presente todas las peticiones, quejas, reclamos, requerimientos, sugerencias y felicitaciones.

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11. PARTES INTERESADAS “MATRIZ DE PARTES INTERESADAS” #

Partes Interesadas CONGRESO DE LA REPUBLICA

MINISTERIOS

Descripción Definen y/o aprueban la norm atividad del s ubs idio fam iliar a través de leyes Definen program as , proyectos , em iten norm atividad, leyes , decretos de regulación de leyes

Regula la norm atividad de las Caja de SUPERINTENDENCIA Com pens ación, la m is ión y DEL SUBSIDIO los res ultados a través de FAMILIAR res oluciones y circulares

GOBIERNO DEPARTAMENTAL Y LOCAL

CLIENTES (APORTANTES, POBLACION AFILIADA Y NO AFILIADA)

Define program as y recurs os para ejecutar dentro de la región en s us planes de des arrollo en cum plim iento de las políticas nacionales

Son el eje fundam ental y la razón de s er de la Corporación.

Requerimientos Pertinentes

Expectativas Principales

Cum plim iento Norm atividad

Dar cum plim iento a las leyes y norm as que rigen a las Caja de Com pens ación

Cum plim iento Norm atividad

Acoger y ejecutar lo dis pues to por el m inis terio frente a program as , proyectos , políticas del gobierno nacional

Cum plir los lineam ientos de vigilancia y control

Cum plir con los lineam ientos es tablecidos para las Caja de Com pens ación

Requis itos Legales

Alinear los program as y proyectos con los planes de gobierno departam entales y locales

Satis facción del cliente

Elegir a los repres entantes de los em pleadores al Cons ejo Directivo y Revis or Fis cal y Expedir los Es tatutos que deberán s om eters e a la aprobación de la Supers ubs idio

Pres tación de s ervicios y program as de calidad con oportunidad y eficacia

Dar cum plim iento com o m áxim o órgano de dirección de la Corporación, a los principios del Subs idio Fam iliar, as í com o de las orientaciones y directrices que en es te s entido profieren el Gobierno Nacional y la Superintendencia del Subs idio Fam iliar

ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS

Son todos los em pleadores que s e encuentran afiliados y es tén hábiles a la Caja de Com pens ación

CONSEJO DIRECTIVO

Es tá com pues to por repres entantes de los trabajadores y em pleadores afiliados a la caja de com pens ación.

Vigilar y controlar la ejecución de Cum plir con lo es tipulado los program as , pres tación de los por la As am blea en cuanto s ervicios y el m anejo dirección y adm inis tración de adm inis trativo y financiero de la la Caja de Com pens ación Caja de Com pens ación

REVISORIA FISCAL

Órgano des ignado por la as am blea general para el control fis cal a la caja de com pens ación y s ervir de enlace con los entes de control y vigilancia

Garantizar el norm al As egurar que las operaciones de funcionam iento de las la Caja de Com pens ación s e operaciones de la Caja de ejecuten de acuerdo a las Com pens ación y vigilar el decis iones de la As am blea, cum plim iento de lo Cons ejo Directivo y norm atividad. es tablecido por los órganos de control

ALTA DIRECCIÓN (integrada por Dirección Adm inis trativa, Staff y Subdirecciones )

Definen las es trategias y el horizonte de la Corporación, s on los encargados poner en m archa y des arrollar lo planificado.

Planear, ejecutar y controlar el direccionam iento de la Corporación

Tom ar decis iones frente a la ejecución en la pres tación de s ervicios y program as s ociales y parte adm inis trativa de la Corporación.

Definir criterios de com pra, de pago, de calidad, de entrega, y dem ás obligaciones , requis itos , com prom is os y garantías de los productos o s ervicios a pres tar

Cum plim iento de los criterios de s elección, evaluación y s eguim iento es tablecidos por el Com ité de Com pras de la Caja de Com pens ación

PROVEEDORES

Un proveedor es aquel tercero que abas tece de m ateriales u otros s um inis tros a la em pres a, los cuales s on neces arios para s u des arrollo y funcionam iento.

TRABAJADORES COFREM

Cum plir con lo es tablecido en el Manual de Funciones Es tabilidad Laboral, condiciones y las dem ás dis pos iciones s alariales , des arrollo profes ional que s e le as ignen.

Planes de form ación continua, bienes tar s ocial, cum plim iento del m anual de funciones y reglam ento interno de trabajo y valoración de com petencias

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12. ADMINISTRACION DEL RIESGO Es de convicción para la Caja generar mecanismos que fortalezcan la cultura de prevención y autocontrol a través de la Administración de Riesgos los trabajadores de COFREM deben permanentemente garantizar el cumplimiento de la misión, objetivos y metas de la Caja, a través de la prevención y Administración del riesgo. Maximizar la oportunidad al identificar los posibles riesgos y minimizar las posibles pérdidas asociadas, es decir, buscar el equilibrio entre riesgo y oportunidad. Lograr que las actividades de la empresa se realicen dentro de las normas internas y externas que la rigen, con la vigilancia cuidadosa del cumplimiento de la reglamentación vigente en todos los aspectos que se requieran. Brindar una herramienta que facilite a la entidad una adecuada Administración del Riesgo. Asegurar la supervivencia de la empresa preservando la continuidad de su operación, de tal forma que no se interrumpa la prestación de sus servicios, y se eviten pérdidas financieras, afectar su imagen, su participación en el mercado o sus planes estratégicos. Utilizar los recursos humanos, físicos y financieros en forma eficaz, para que contribuyan al logro de los objetivos propuestos por la organización, y en forma eficiente, al lograr su mejor utilización, buscando productividad y evitando pérdidas, sub-utilización, sobrecostos y desperdicios. Prevenir o mitigar cualquier pérdida económica que pueda ocasionar la ocurrencia de los riesgos, al disminuir el grado de inseguridad de las operaciones de la empresa hasta límites considerados tolerables y al implementar los controles necesarios para prevenir las desviaciones en los objetivos previstos. 13. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Entre los miembros de los consejos o juntas directivas, directores administrativos o gerentes y los revisores fiscales de las cajas o asociaciones de cajas no podrán existir vínculos matrimoniales, ni de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni de asociación profesional, comunidad de oficina o sociedad comercial, excepción hecha de las sociedades anónimas y de las comanditarias por acciones. Extiéndase esta prohibición a los funcionarios de las asociaciones de cajas en relación con los de las cajas asociadas: No podrán ser elegidos miembros de los consejos o juntas directivas, ni directores administrativos o gerentes, quienes: a) Se hallen en interdicciones judiciales o inhabilitadas para ejercer comercio; b) Hayan sido condenados a pena privativa de la libertad por cualquier delito, excepto los culposos;

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c) Hayan sido sancionados por faltas graves en ejercicio de su procesión; d) Hayan ejercido funciones de control fiscal en la respectiva entidad durante el año anterior a la fecha de su elección o desempeñado cargos de nivel directivo, asesor, ejecutivo, técnico administrativo en la Superintendencia del Subsidio Familiar. No podrá ser designado como revisor fiscal principal u suplente quien: a) Se halle dentro de alguna de las situaciones previstas en los literales a),b),c) b) Tenga el carácter o ejerzan la representación legal de un afiliado a la respectiva entidad; c) Sea conocido cónyuge o pariente, dentro de los grados indicados en el artículo 2º del Decreto 2463 de 1981, de cualquier funcionario de la entidad respectiva; d) Hayan desempeñado cualquier cargo, contratado o gestionado negocio, por sí o por interpuesta personal, dentro del año inmediatamente anterior, en o ante la caja o asociación de cajas que se trate. El Revisor Fiscal en todo caso, debe ser contador público y no podrá prestar sus servicios como tal a más de dos entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Los miembros de los consejos o juntas directivas, revisores fiscales y funcionarios de las cajas y asociaciones de cajas no podrán, durante el ejercicio de sus funciones ni dentro del año siguiente a su cesación en las mismas, en relación con las entidades respectivas: a) Celebrar o ejecutar por sí o por interpuesta persona contrato o acto alguno; b) Gestionar negocios propios o ajenos, salvo cuando contra ellos se entablen acciones por la entidad a la cual sirven o han servido o se trate del cobro de prestaciones y salario propios; c) Prestar servicios profesionales; d) Intervenir por ningún motivo y en ningún tiempo en negocios que hubiere conocido o adelantado durante su vinculación. Prohibiciones que se extienden a las sociedades de personas, limitadas y de hecho que el funcionario o su cónyuge hagan parte y a las anónimas y comanditarias por acciones en que conjunta o separadamente tengan más del cuarenta por ciento del capital social. El cónyuge, los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil de los funcionarios a que nos referimos así como quienes con tales funcionarios tengan asociación profesional, comunidad de oficina o sociedad de personas o limitada, quedan comprendidos dentro de las incompatibles contempladas, sin embargo, se exceptúan las personas que contraten por obligación legal o en condiciones comunes al público. 14. REGIMEN DE TRANSPARENCIA Los trabajadores y directivos en general, de la Caja de Compensación Familiar Regional del Meta COFREM, deberán acatar y cumplir con todos los procesos, procedimientos y mecanismos caracterizados por una total transparencia, al igual que a la exigencia en

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cuanto a los requisitos que deben cumplir y a las obligaciones que deben adquirir los proveedores para ser incluidos en el registro correspondiente. 14.1

Manejo De Los Conflictos De Interés

Para garantizar un correcta aplicación de los recursos del Sistema, es deber del representante legal de la CAJA, informar al Consejo Directivo o máximo órgano administrativo, aquellos casos en los cuales él, un miembro del Consejo Directivo, o el Revisor Fiscal tenga parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, primero de afinidad o único civil, con personas que se relacionan a continuación:  Los socios, asociados o de personas jurídicas que hagan parte de la red de servicios contratados directa o indirectamente por la entidad o de las entidades vinculadas por razón de inversiones de capital.  Los contratistas personas naturales y los socios o asociados de personas jurídicas con quienes la entidad o de las entidades vinculadas celebren cualquier tipo de contrato o convenio dentro del marco de la operación del régimen.  Los socios, asociados o de personas jurídicas receptoras de recursos de capital de la entidad o entidades vinculadas, conforme su objeto social lo permita. En estos casos el representante legal o la persona que tenga uno de los vínculos anteriores deberá abstenerse de participar en los procesos de selección, contratación y la entidad deberá celebrarlos siempre y cuando éstos proponentes se encuentren en condiciones de igualdad con las demás ofertas o ser la mejor opción del mercado. Será causal de remoción del Consejo Directivo u órgano administrativo la violación a la presente disposición, incluyendo una inhabilidad para desempeñar esta clase de cargos por un término de 10 años. Es deber del representante legal de la entidad informar a los trabajadores de la entidad o entidades vinculadas sobre el contenido de la presente disposición y adoptar las medidas correspondientes tendientes a garantizar la periodicidad de esta información. En particular, esta debe ser una cláusula dentro de los diferentes contratos que celebre la entidad o entidades vinculadas, para garantizar por parte de terceros del suministro de la información. Es deber de la Caja establecer mecanismos caracterizados por una total transparencia en cuanto a los procedimientos a que deben acudir los proveedores para ser incluidos en el registro correspondiente. Será nula la elección o designación que se hiciere contrariando las disposiciones anteriores así como los contratos y actos que celebren o ejecuten las personas cuya elección o designación esté viciada. Constituye causal de nulidad la celebración de actos o contratos en contravención a los artículo 6o. y 7o. Los funcionarios que en ello intervengan o permitan su ejecución serán

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sancionados por la respectiva caja o asociación de cajas con la pérdida de empleo, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que pueda caber el infractor. 14.2

Deberes De Los Trabajadores De La Caja

Sin perjuicio de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, sobre obligaciones, son también deberes de los trabajadores los siguientes:  Todo trabajador deberá revelar por escrito a la Caja cualquier posible conflicto de interés que tenga, o las situaciones de competidores con la Corporación e que puedan estar incursos directa o indirectamente.  Todo trabajador deberá contribuir a que se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a los órganos de control interno y externo de la Caja.  Todos los trabajadores deben guardar y proteger la reserva industrial, comercial, financiera, tecnológica y la información de la Caja.  Todos los trabajadores deben contribuir a que se les dé a todos los afiliados un trato equitativo y que se les garanticen los derechos.  Todos los trabajadores de la Caja deben revelar a tiempo los eventos en que se encuentren incursos en alguna de las situaciones enunciadas en el acápite sobe prevención de conflictos. 14.3

Prohibiciones Para Los Trabajadores De La Caja

Sin perjuicio de las prohibiciones contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo, se consagran las siguientes:  Abstenerse de utilizar indebidamente la información privilegiada y confidencial en contra de los intereses de la Corporación.  Abstenerse de participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la Caja o en actos respecto de los cuales exista conflictos de interés, autorización del Consejo Directivo.  Abstenerse de realizar actividades que atenten contra los intereses de la Caja  Abstenerse de gestionar, por si o por interpuesta persona, negocios que le originen ventajas que conforme a la Ley, los estatutos, o las buenas costumbres, se puedan considerar que infringen los intereses de la CAJA.  Abstenerse de utilizar su posición en la Caja o su nombre para obtener para sí, o para un tercero, tratamientos especiales en negocios particulares, cualquier persona natural o jurídica que tenga alguna relación con la Corporación.  Abstenerse de utilizar los activos, servicios, y en general los recursos de la Caja para actividades distintas de las relacionadas con ella, por lo tanto no podrán encauzarlos en provecho personal o de terceros.  Abstenerse de aceptar para sí o para terceros relacionados, donaciones en dinero o especie por parte de proveedores o clientes de la Caja, o de personas o entidades con las que la Corporación sostenga relaciones comerciales o de servicios.

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Reglas Para Evitar Conflictos De Intereses

 Fortalezca los equipos de trabajo con el fin de brindar estrategias para solucionar diferencias.  Fortalezca y promueva espacios permanentes de comunicación.  Promueva una cultura organizacional basada en la buena fe, el respeto y la confianza reciprocas que, a su vez, motiven a buscar soluciones negociadas en los conflictos.  Promueva la igualdad de oportunidades y el trato justo a imparcial para todos los trabajadores, con el fin de evitar situaciones que puedan generar conflicto.  Canalice la información malintencionada de manera positiva mediante la conciliación y el diálogo.  Utilice adecuadamente los conductos regulares que tiene la institución. 15. DIVULGACION DE LA INFORMACION Toda la información generada, adquirida o administrada por las personas que laboran para la Caja es propiedad de COFREM, y como tal no debe ser empleada para usos diferentes al cumplimiento de sus funciones. Asimismo, toda la información generada, adquirida o administrada por terceros, en virtud de la ejecución de procesos institucionales y de la prestación de servicios, también se considera propiedad de la Organización y en consecuencia no deberá ser empleada para usos diferentes a los que se acuerden contractualmente. Para evitar la divulgación o mal uso de la información se le encomienda al personal acatar las siguientes reglas:  Mantener la debida reserva y protección, en todo momento, de los documentos de trabajo y de la información confidencial que esté a su cuidado.  No comentar temas relacionados con los negocios y proyectos de la Caja con personal ajeno a ésta, incluyendo amigos y parientes y menos aún en lugares donde se encuentren terceros.  Los negocios que comprometan información confidencial y que se realicen en las oficinas de La Caja, se deberán tratar fuera del alcance del personal no responsable de los mismos.  Los asesores externos contratados por la Caja deberán tratarse como tales y se mantendrán al margen de los proyectos internos, a menos que la consultoría esté relacionada con ellos.  Los visitantes deberán esperar en los sitios dispuestos para ello y no se les permitirá el acceso a oficinas, archivos y otras áreas de trabajo, a menos que sea necesario y siempre que dicha visita esté supervisada.

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