Cognity Szkolenia - Zarządzenie czasem

ZarzÄ…dzanie czasem z wykorzystaniem programu Microsoft Outlook Justyna Pyrcz

„Pożeracze” czasu • Określenie rodzaju „pożeracza” • Znalezienie przyczyn • Rozwiązanie

Kurs Outlook

Motywatory • Motywatory negatywne – uciekanie przed czymś.

• Motywatory pozytywne – dążenie do czegoś.

Kurs Excel

Zasada stawiania celów - SMART Specific – konkretny Measurable – wymierny, możliwy do zmierzenia Ambitious – ambitny, stanowiący wyzwanie Real – rzeczywisty, możliwy do zrealizowania Time defined – określony w czasie Kurs VBA

Zasada SMART-ER • Specific – konkretny • Measurable – wymierny, możliwy do zmierzenia • Ambitious – ambitny, stanowiący wyzwanie • Real – rzeczywisty, możliwy do zrealizowania • Time defined – określony w czasie

• Ecologic

- ekologiczny (lub Exciting – ekscytujący)

• Recorded – zapisany, udokumentowany Kurs Outlook

Matryca Eisenhowera Pilne

Niepilne

Ważne

I

II

Nieważne

III

IV

Kurs Excel

Matryca Eisenhowera

Ważne

Pilne

Niepilne

Kryzysy Sprawy nagłe Zadania terminowe

Zapobieganie Budowanie relacji Planowanie Rekreacja

Niektóre spotkania, telefony, poczta, Nieważne Niektóre sprawy nagłe, Aktywność tzw. popularna

Część tzw. spraw codziennych, poczty, telefonów, „Pożeracze” czasu, Niektóre przyjemności Kurs VBA

Zasada Pareto

„20% Twoich działań wpływa na 80% osiąganych rezultatów.”

Kurs Outlook

Przykładowy terminarz Role i cele

Poniedział ek Ważne:

Wtorek Ważne:

Środa Ważne:

Czwartek Ważne:

Piątek Ważne:

Sobota Ważne:

Niedziela Ważne:

godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad godz zad

Kurs Excel

„Wykonanie pracy zajmuje tyle czasu, ile masz go do dyspozycji.”

Kurs VBA

Zasada 60/20/20 60% - ZAPLANOWANE 20% - NIEOCZEKIWANE 20% - SPONTANICZNE Kurs Outlook

Zasada ALPHEN • Wymień wszystkie zadania, jakie masz do wykonania.

• Do opracowanej listy zadań dołącz wszystkie zadania jeszcze nie załatwione zaległe.

• Pogrupuj zadania podobne do siebie.

• Sprawdź terminy wykonania każdego zadania.

• Określ rezerwy czasowe.

• Określ hierarchię zadań.

• Zastanów się, w których zadaniach możesz uzyskać pomoc współpracowników, lub innych departamentów.

• Pamiętaj o uwzględnieniu w planowaniu czasu na planowanie.

• Kontroluj realizację swojego planu.

Kurs Excel

Przygotowanie do planowania • Co należy dokładnie zrobić? (cel planowania) • Jak należy to z robić? (sposób wykonania zadania / zadań) • Kiedy należy to zrobić? (czas wykonania) • Gdzie należy tego dokonać? (miejsce działania) • Jakie zasoby są konieczne do wykonania zadania?

• Kto ma tego dokonać?

Kurs VBA

Etapy działania • Określ pożądany cel – np. wykonanie zleconego zadania, • Określ sytuację obecną – jakie posiadasz informacje, dane itp.

• Zastanów się jakie istnieją możliwości dotarcia do celu, • Wybierz najlepszy pomysł dotarcia do celu, • Zaplanuj działania, jakie należy podjąć, aby zrealizować wybrany pomysł, • Zaplanuj osiągnięcie celu, • Zrób pierwszy krok, • Zakończ i zbadaj efekt.

Kurs Outlook

Wydajność organizmu w ciągu dnia

Kurs Excel

Wydajność pracy

Kurs VBA

Planowanie • dzienne • tygodniowe • miesięczne • kwartalne • roczne Kurs Outlook

Delegowanie zadań • zlecanie „posyłkowe” • powierzanie odpowiedzialności

Kurs Excel

Powierzanie odpowiedzialności • pożądane rezultaty • wytyczne • zasoby • rozliczanie • konsekwencje

Kurs VBA

Organizowanie zebrań • Czy spotkanie można czymś zastąpić?

• Czy można wykorzystać inne sposoby, żeby skontaktować się z osobami, które uczestniczyłyby w zebraniu?

• Jeśli zebranie musi się odbyć to, co można zrobić, żeby uczestniczyła w nim jak najmniejsza liczba ludzi, czyja obecność jest na nim naprawdę potrzebna?

• Co jest celem spotkania: dyskusja czy podjęcie decyzji?

• Co powinniśmy osiągnąć na koniec zebrania?

• Czy spotkanie ma określone ramy czasowe?

Kurs Outlook

Planowanie zebrania • Co chcesz dzięki zebraniu uzyskać (po co je organizujesz)?

• Jakie sprawy chcesz na nim poruszyć?

• Kto powinien być na zebraniu obecny?

• Czy uczestnicy zebrania powinni coś przygotować lub z czymś się zapoznać (jeśli tak – trzeba będzie ich odpowiednio wcześniej powiadomić)?

• Jak długo zebranie powinno potrwać?

• Kiedy najlepiej je przeprowadzić?

Kurs Excel

Dobre praktyki • Ograniczenie liczby miejsc z wiadomościami do przeczytania.

• Pomijanie wiadomości zbytecznych.

• Podejmowanie decyzji podczas czytania wiadomości o sposobie jej przetwarzania.

• Ograniczenie liczby miejsc przechowywania jednej wiadomości.

• Używanie optymalnej ilości kalendarzy.

• Stosowanie kategorii.

• Regularne przeglądanie kalendarza i listy zadań.

• Rozważne wysyłanie wiadomości (treść, adresaci).

• Stosowanie schematów wiadomości.

Kurs VBA

Kurs Zarządzanie Czasem Chcących wiedzieć więcej o zarządzaniu sobą w czasie zapraszamy na kurs Zarządzanie Czasem z Wykorzystaniem MS Outlook.

Kurs Outlook

Kurs Excel Polecamy również pozostałe kursy i szkolenia w Cognity: • Kurs Excel • Kurs VBA • Kurs Access • Kurs PowerPoint • Kurs Excel Branżowy • Kurs Word • Kurs Outlook Kurs Excel

Kurs Excel Informacje o tym jak zarządzać sobą w czasie znajdziesz też na blogu Strefa Wiedzy Cognity, szczególnie polecamy Ci artykuły: • Zarządzam czasem czy czas mną? Wypełnij test i sprawdź czy umiesz zarządzać swoim czasem • Zarządzanie czasem – Outsourcing • Zarządzanie czasem - Stan flow • Zarządzanie czasem - Zasada pierwszej godziny • Zarządzanie czasem - Zasada pierwszej fizycznej czynności • Dlaczego warto zarządzać czasem?

• Jak zarządzać sobą w czasie? Poznaj 5 efektywnych technik • Szkolenie Zarządzanie Czasem - Technika Pomodoro Kurs VBA