Colegio de Notarios de Puerto Rico, Inc. Reglamento (SegĂşn Enmendado en la XXVIII Asamblea Anual Ordinaria celebrada el dĂa 5 de diciembre de 2014, en la ciudad de San Juan)
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
PREAMBULO Visión: Representar al notariado puertorriqueño en nuestro país y a nivel internacional; promover los más altos estándares éticos y profesionales; y aportar y defender los postulados de nuestro sistema de derecho.
Misión Promover y exaltar la figura y función del notario dentro de nuestra sociedad, así como en el ámbito internacional. Fomentar la educación profesional y ética del notario; orientar y servir a la comunidad; propulsar legislación y reglamentación que adelante los principios del notariado; y colaborar con las instituciones gubernamentales, privadas y educativas del país.
Valores Organizacionales Imparcialidad, Integridad, Compromiso, Ética, Sensibilidad, Confiabilidad, Lealtad, Confidencialidad, Lema Notario, garantía de legalidad ARTÍCULO I INTRODUCCIÓN El Colegio de Notarios de Puerto Rico, Inc. (en adelante, el CNPR o el Colegio) es una entidad jurídica sin fines de lucro organizada bajo la Ley de Corporaciones Generales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según enmendada. La misma fue incorporada ante el Departamento de Estado del Estado Libre Asociado de Puerto Rico el día 6 de agosto de 1986, siendo su Número de Incorporación es16565. Los fines y objetivos del CNPR son, entre otros, los siguientes:
Promover el mejoramiento profesional de los colegiados y el notariado de Puerto Rico en general, con énfasis en el conocimiento profesional y los más altos estándares éticos.
Defender y conservar la institución del notariado puertorriqueño como parte de nuestro patrimonio cultural jurídico. 2
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
Realizar labor de investigación con respecto a las disciplinas del notariado y del derecho registral inmobiliario.
Organizar, auspiciar, patrocinar y promover reuniones, cursillos, seminarios, conferencias, simposios foros, congresos, programas en los medios de comunicación y en las redes sociales toda clase de evento que se relacionen con materias notariales, registrales y de derecho inmobiliario, así como las materias relacionadas.
Prestar colaboración a los poderes públicos y a las instituciones locales y extranjeras en la promoción del estudio del notariado y de las ciencias jurídicas relacionadas.
Colaborar con la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, con el Departamento de Justicia y con otras agencias y corporaciones públicas en la preparación de estudios, informes, dictámenes, proyectos de ley, reglamentaciones y, reformas legislativas y presentar opiniones sobre estos aspectos.
Proyectar las bases de los programas de investigaciones y estudios en coordinación con la Asamblea Legislativa de Puerto Rico, el ilustre Cuerpo de Registradores de la Propiedad, las escuelas de derecho y otras instituciones.
Ofrecer cursos especializados y de adiestramiento profesional sobre materias notariales, registrales y de derecho inmobiliario en general, así como las materias relacionadas; colaborar con las escuelas de derecho y otras entidades, locales e internacionales, hacia ese fin y estructurar programas de Educación Continua a los fines de garantizar una fuente de orientación, consulta y adiestramiento a los notarios.
Promover la modernización de los sistemas que descansan en la labor del notariado de manera que pueda garantizarse una mayor agilidad, certeza y vigencia a las transacciones comerciales y privadas.
Propulsar la delegación de funciones gubernamentales en el notariado puertorriqueño facilitando el acceso público a la tramitación de asuntos gubernamentales.
Fomentar y mantener la participación del notariado puertorriqueño en eventos de intercambio internacionales, representar a Puerto Rico en la Unión Internacional del Notariado (U.I.N.L.) y suscribir acuerdos de colaboración con otras organizaciones afines con el objetivo de promover el intercambio profesional, de experiencias del notariado para el desarrollo, enriquecimiento y mejoramiento continuo del notariado local e internacional
3
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
Difundir el resultado de los estudios por medios de comunicación a la clase profesional y al público en general, y realizar todo esfuerzo de divulgación a la clase notarial y al país.
Promover el bienestar personal de los Notarios en Puerto Rico y obtener, tramitar, desarrollar y presentar programas de seguros y riesgo para beneficio de los notarios.
Llevar a cabo todo tipo de actividad profesional, cultural, social o económica relacionada para realizar los fines aquí enumerados.
ARTÍCULO II SEDE Y AGENTE RESIDENTE La sede del CNPR radicará en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico. El Agente Residente del Colegio, será el Director(a) Ejecutivo(a) de la organización, cuyas oficina será la sede del CNPR.
ARTÍCULO III APLICABILIDAD DEL REGLAMENTO Y DEFINICIONES El Colegio adopta el presente Reglamento, el cual, además de lo que más adelante será establecido, será de aplicabilidad a todos los integrantes que, libre y voluntariamente, sean colegiados de la entidad, acatarán y cumplirán plenamente los preceptos del presente Reglamento. Para propósitos del presente Reglamento, se proveen los siguientes términos con sus respectivas definiciones: Colegio: Colegio de Notarios de Puerto Rico, Inc. Es, además, el órgano rector y deliberativo de las personas que integran el Colegio, teniendo personalidad jurídica independiente y aparte de sus integrantes. Días: Salvo se exprese lo contrario, se entenderán por días calendarios (lunes a domingo, incluyendo días feriados). Director Ejecutivo: Se refiere a la persona natural que asiste a la Junta de Directores del Colegio en el proceso de administrar y dirigir los servicios prestados por el CNPR, así como y velar por las necesidades del Colegio de Notarios de Puerto Rico, Inc. Junta de Directores: Grupo de Trece Colegiados en los cuales el pleno del CNPR delega la facultad para administrar y velar los mejores intereses del CNPR. 4
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
Socio o Colegiado: Todo Notario que se encuentre debidamente autorizado por el Tribunal de Supremo de Puerto Rico para ejercer como tal y se encuentre activo en la práctica del notariado en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, quien de forma libre y voluntaria, pagará una cuota anual al CNPR, como parte de sus deberes y obligaciones. Suscriptor: Toda persona o entidad que no sea colegiado activo y que paga una cuota de Suscripción al Colegio para recibir las publicaciones y servicios que ésta genera. El Suscriptor no es socio colegiado del Colegio. Referéndum: se utilizará indistintamente los términos referéndum y referendo para el mismo propósito. Significará el método alterno mediante votación sin celebración de Asamblea Ordinaria o Extraordinaria que podrá utilizar el CNPR para consultar a los colegiados y para que éstos voten sobre el asunto consultado, haciendo entrega de su opinión por los mecanismos de entrega tradicionales (correo ordinario, correo certificado o correo electrónico). El uso de este mecanismo estará sujeto y limitado a las instrucciones vertidas para el propósito consultado a los colegiados que integran el CNPR. Este método de votación podrá ser utilizado igualmente por la Junta de Directores del colegio. Reglamento: “Reglamento del Colegio de Notarios de Puerto Rico, Inc.” Las palabras y frases utilizadas en este Reglamento se interpretarán según el contexto en el que sean utilizadas, y tendrán el significado sancionado por el uso normal y corriente. De igual manera, y en los casos que así aplique, las palabras utilizadas en el tiempo presente incluyen también el futuro; las usadas en el término masculino incluyen el femenino; el singular incluye el plural y el plural el singular. ARTÍCULO IV SOCIOS COLEGIADOS SECCIÓN 1. COMPOSICIÓN. El CNPR podrá admitir como colegiado a todo Notario que ejerza la profesión de la Notaría y que se encuentre autorizado fehacientemente como tal por el Tribunal Supremo de Puerto Rico, debiendo, además, encontrarse ejerciendo de manera activa dicha profesión bajo la ética y normas establecidas. Dicho Notario, de manera libre y voluntaria, podrá solicitar ser colegiado activo en el Colegio. Luego de llenar el formulario de rigor, y ser aceptada su solicitud, éste tendrá la obligación de cumplir con todos los estatutos y resoluciones del CNPR. SECCIÓN 2. NUEVOS SOCIOS: Las personas que reúnan las cualificaciones expresadas en la Sección 1, deberán llenar el formulario provisto por el CNPR para solicitar admisión, debiendo, además, pagar su cuota de membrecía para el año natural corriente. No se podrá 5
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
negar o impedir la admisión de un notario como colegiado por razones de raza, s e x o , género, o r i e n t a c i ó n s e x u a l , ciudadanía, creencias religiosas, políticas o condición social o económica, SECCIÓN 3. DERECHO AL VOTO: Todo Socio que tenga sus cuotas al día, tendrá derecho a participar activamente en la discusión y a ejercer un (1) voto en cada asunto que fuere referido para votación de los colegiados del CNPR. Estará al día el colegiado que haya pagado su cuota anual de membrecía y que se encuentre admitido y activo ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico en el ejercicio de la Notaria. SECCIÓN 4. TERMINACIÓN DE MEMBRECÍA: Cesará como Colegiado del Colegio todo Notario que pueda encontrarse en alguna de las siguientes situaciones: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g)
Estar separado del Ejercicio de la Notaría. Estar separado del Ejercicio de la Abogacía. No tener la cuota anual al día. Cuando haya sido desafiliado por el CNPR. Muerte del colegiado. Renuncia del socio; Disolución del Colegio.
SECCION 5: Causas para la desafiliación del Colegiado La Junta de Directores podrá desafiliar a un colegiado cuando considere que el colegiado incurra en una o más de las siguientes causas: (a) Ha actuado en contra de los intereses del Colegio o de sus fines y propósitos; (b) Ha incurrido en mora en el cumplimiento de sus obligaciones con el Colegio, habiéndole previamente notificado de su incumplimiento; (c) Ha realizado actos impropios que perjudiquen moral o materialmente al Colegio; (d) Cuando mediante sus expresiones o actuaciones desacredite al CNPR o a la profesión notarial; (e) Cuando mediante sus expresiones, escritos o actuaciones atente contra los intereses del CNPR; (f) Cuando sus actuaciones demuestren desprecio por la profesión de Notaría; (g) Cuando su comportamiento constituya o aparente constituir depravación moral; (h) Ha infringido las disposiciones de este Reglamento; SECCIÓN 6.-Procedimiento desafiliar un Colegiado ante la Junta Todo proceso para la desafiliación de un colegiado requerirá la presentación de una declaración jurada mediante en la cual se expresen los hechos imputados por los cuales entiendan exista justa causa por la cual dicho colegiado no amerita ser afiliado. Dicha Querella deberá ser notificada al colegiado por el Querellante. Cuando la querella sea 6
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
presentada por el Director Ejecutivo o referida por la Junta de Directores o una entidad gubernamental, no se requerirá declaración jurada. La Querella se le referirá por la Junta de Directores o el Director Ejecutivo a la Comisión de Oficiales Examinador la cual operará bajo el procedimiento que se indica a continuación: (a) Citará al querellado para que éste muestre causa por la cual no deba resolverse que debe ser desafiliado. (b) Notificará copia de la querella al querellado mediante correo certificado con acuse de recibo. (c) Si la Comisión determinare, después de concederle al querellado una oportunidad razonable para ser oído y presentar prueba en apoyo de su causa, que éste ha violado cualquier ley o reglamento relacionada con la notaría o con el Colegio o ha seguido prácticas inadecuadas en el manejo de los negocios de esta institución, podrá resolver que el querellado sea destituida de su cargo. (d) El Comité notificará copia de la Resolución de destitución al querellado y a cada miembro de la Junta de Directores. De no ser revisada la Resolución, advendrá final y firme a los 15 días, luego de lo cual, el querellado, cesará de ocupar su cargo o empleo. (e) La resolución y las determinaciones de hecho y conclusiones de derecho en que se fundamente la misma no se harán públicas, ni se divulgarán a nadie, con excepción del querellado y los directores de la Junta, salvo cuando por determinación de dos terceras partes de la Junta de Directores del CNPR se determine que tal divulgación resulta conveniente al mejor interés del CNPR, o por orden judicial. (f) Ningún colegiado que hubiere sido destituido de su cargo según lo dispuesto en esta sección, podrá participar posteriormente en modo alguno en la administración o dirección del CNPR por un término no menor de 3 años, sin la previa autorización de la Junta de Directores del CNPR. g) el querellado tendrá 15 días para apelar la decisión a la Junta Directiva. SECCIÓN 7.-Revisión de la Decisión de Separación. Los casos en que la Resolución determine la terminación del Socio, la persona separada tendrá 15 días para apelar la decisión a la Junta Directiva. ARTÍCULO V PODERES Y FACULTADES SECCIÓN 1. En aras de viabilizar la ejecución y realización de los objetivos y propósitos para los cuales ha sido organizada esta corporación, se le confiere al CNPR los siguientes poderes y las siguientes facultades: A. Subsistir a perpetuidad bajo el nombre antes indicado, demandar y ser demandada como persona jurídica, y comparecer ante cualquier tribunal de justicia, organismo
7
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
cuasi-judicial u organismo administrativo para reclamar, proteger y defender sus derechos. B. Poseer y utilizar un sello corporativo. C. Adquirir derechos y bienes, muebles o inmuebles por donación, legado, compra, permuta, o cualquier otro medio; poseerlos, arrendarlos, hipotecarlos, traspasarlos, enajenarlos o disponer de los mismos en cualquier forma. D. Recibir, mediante el pago de cuotas, dineros, donaciones, cesiones o legados, así como asignaciones legislativas o gubernamentales en virtud de ley, bienes o propiedades de toda clase o naturaleza, sin limitación en cuanto a su valor. E. Adquirir poseer, hipotecar, pignorar, vender, ceder o disponer en cualquier forma de las acciones del capital corporativo de cualquier otra corporación organizada de acuerdo a las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, o de cualquier estado de los Estados Unidos de América, o de cualquier otro país o nación y ejercitar con respecto a tales acciones, bonos, valores o títulos, todos los derechos poderes y privilegios inherentes al dominio de los mismos, incluyendo el derecho al voto que corresponda a tales acciones. F. Concertar contratos y convenios de toda clase y naturaleza, sin limitación alguna, con cualesquiera persona natural o jurídica. G. Dar y tomar dinero a préstamo y exigir y prestar en uno y otro caso las garantías que estime necesarias o convenientes. H. Invertir los fondos y activos del Colegio. I. Aprobar reglamentos o estatutos para el gobierno interno del Colegio, así como sus enmiendas. Además de los poderes y las facultades antes relacionadas, el CNPR ejercitará todos y cualesquiera otros poderes, facultades prerrogativas que, por virtud de la Ley General de Corporaciones, se confieren a las corporaciones sin fines de lucro, así como aquellas dispuestas en otras leyes de Puerto Rico de aplicación a este tipo de entidad, sin limitación o restricción de clase alguna. ARTÍCULOVI ASAMBLEAS DEL CNPR, QUÓRUM Y REFERÉNDUMS SECCIÓN 1. ASAMBLEA ANUAL O ASAMBLEA ORDINARIA: Una reunión anual de los colegiados del CNPR se celebrará en el sitio designado al efecto por la Junta de Directores y notificado en la convocatoria cursada para dicha reunión con un mínimo de treinta (30) días 8
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
de anticipación. Dicha reunión se celebrará al menos una vez al año,en el día y hora seleccionada por la Junta de Directores. En la reunión anual se discutirán los asuntos que haya determinado la Junta de Directores discutir y presentar ante la consideración de los colegiados del CNPR. SECCIÓN 2. ASAMBLEAS ESPECIALES O ASAMBLEAS EXTRAORDINARIAS: Podrán celebrarse reuniones especiales o extraordinarias de los colegiados del CNPR, debidamente convocadas. En dicha Asamblea Extraordinaria o Especial solo podrán discutirse los asuntos para los cuales fue convocada. SECCIÓN 3. NOTIFICACIÓN DE LAS ASAMBLEAS: La convocatoria de las Asambleas estarán firmadas por el (la) Presidente(a) de la Junta o por la mayoría de los integrantes que compongan la Junta y que estén convocando la misma. Dicha notificación será por escrito, expresando el sitio, fecha y hora de cualquier reunión de Socios a celebrarse pudiendo notificarse por correo, facsímil o por medios electrónicos o similar. SECCIÓN 4. QUÓRUM: Constituirá quórum para declarar debidamente constituidas las asambleas generales, ordinarias o extraordinarias, los Socios que, en Primera Convocatoria, representen el ocho por ciento (8%) de los colegiados activos en el CNPR. De no comparecer en esa Primera Convocatoria el ocho por ciento (8%) de de los colegiados activos del CNPR, entonces quedarán todos los colegiados citados en Segunda Convocatoria para esa misma fecha, la cual será programada una (1) hora luego de la hora originalmente establecida en la Primera Convocatoria. De no comparecer en esa Segunda Convocatoria el Cuatro Por Ciento (4%) de los colegiados Activos del CNPR, entonces quedarán todos los Socios citados, sin más aviso ni requerimiento, en Tercera y Última Convocatoria, la cual será programada con una diferencia de treinta (30) minutos luego de la hora establecida en la Segunda Convocatoria. Para esta Tercera y última Convocatoria, se requerirá la presencia del Dos Por Ciento (2%) de los colegiados activos del CNPR, los cuales constituirán el Quórum reglamentario dispuesto en el presente Reglamento. De no comparecer el antes mencionado Dos Por Ciento (2%) de los colegiados activos en esta Tercera y última Convocatoria, los trabajos de la Asamblea serán dejados en suspenso, debiendo la Junta de Directores del CNPR, dentro del término de Ciento Veinte Días Calendario a partir de la fecha de la Asamblea originalmente programada, ejecutar una de las siguientes opciones: (i) el convocar una nueva Asamblea Extraordinaria para la discusión de los temas que debieron haber sido evaluados por los Socios Miembros del CNPR en la Asamblea originalmente convocada, la cual deberá cumplir con el requisito de Quórum establecido en el Artículo VI, Sección 4 del Reglamento; o (ii) someter a la consideración de los Socios Miembros del CNPR los asuntos
9
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
mediante el mecanismo de Referéndum dispuesto en el Artículo VI, Sección 7 del Reglamento. Toda decisión tomada y aprobada una vez determinado el quórum, será vinculante para todos los socios de la ANPR.
SECCIÓN 5. PROCESO DE VOTACIÓN: En las Asambleas, sean éstas ordinarias o extraordinarias, se considerará un (1) solo voto por colegiado. Todo asunto presentado ante la consideración de los colegiados que requieran su aprobación necesitará la obtención la mayoría de los votos, entendiéndose mayoría como la pluralidad de los votos emitidos. Para determinar la mayoría los votos abstenidos o nulos no se tomarán en consideración. (Mayoría de los que ejercen el voto; excluye los ausentes y abstenidos) de los colegiados que emitan su voto. Este por ciento de votos no aplicará al momento de discutirse posibles enmiendas al Reglamento, lo cual se regirá por lo dispuesto en el Artículo XIV de este Reglamento. SECCIÓN 6. ACTAS: Toda reunión del CNPR y los acuerdos tomados en las mismas, se harán constar en un Libro de Actas, que contendrán lo siguiente: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g)
La fecha, hora y lugar de la reunión. La convocatoria y forma de la convocatoria. Los asuntos propuestos. El texto de las resoluciones adoptadas. Los votos a favor, en contra, y aquellos que se hayan manifestado en forma explicativa. Las declaraciones que cualquier colegiado interese se deje constancia en el acta. La firma del Presidente y el Secretario de la Junta de Directores.
SECCIÓN 7. CONSULTAS MEDIANTE EL MECANISMO DE REFERÉNDUM: De determinar la Junta de Directores la necesidad de consultar a los colegiados del CNPR sobre algún tema relevante, y de verse limitado el tiempo o los recursos económicos para la celebración de una Asamblea a esos fines, se podrá consultar a los colegiados mediante este método alterno de votación, sin la necesidad de celebrar una Asamblea Ordinaria o Extraordinaria a esos efectos. En ese sentido, los colegiados del CNPR delegarán en su Junta de Directores el adoptar dicho procedimiento, el cual contemplará el envío de la opinión o decisión del Socio por los mecanismos de entrega tradicionales (correo ordinario, correo certificado, facsímil o correo electrónico). El uso de este mecanismo estará sujeto y limitado a las instrucciones vertidas para el propósito consultado a los colegiados que integran el CNPR, debiendo ser éstos notificados conformes las disposiciones que serán adoptadas por la Junta de Directores.
10
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
Los procesos de votación utilizando este mecanismo se regirán por lo dispuesto en la Sección 5 del Artículo VI, en lo se refiere al concepto de los votos requeridos para la aprobación del asunto. Este mecanismo estará disponible para consultar a los colegiados sobre posibles enmiendas al Reglamento. Dicho proceso se regirá por lo dispuesto en el Artículo XIV de este Reglamento. ARTÍCULOVII LA JUNTA DE DIRECTORES: PODERES Y FACULTADES La Junta de Directores constituye el órgano ejecutivo del CNPR y se reunirá tantas veces como los asuntos para el buen funcionamiento del Colegio lo requiera. Serán sus deberes y facultades los siguientes: (a) Tomará todas las resoluciones y acuerdos que sean necesarios para llevar a cabo los propósitos y objetivos establecidos en el Artículo 2 de este Reglamento y en los Artículos de Incorporación. (b) Atenderá todo lo relacionado con la buena administración y funcionamiento del CNPR. (c) Designar y autorizarlas plazas del personal necesarias recomendadas por el Director Ejecutivo para el buen funcionamiento del CNPR. (d) Aprobará, con la debida antelación, el presupuesto anual de ingresos y gastos y revisará y aprobará el Informe Anual. Designará y aprobará la firma de auditores externos, de así entenderlo necesario la Junta de Directores. (e) Designará las comisiones y oficiales que crean convenientes y establecerán sus facultades y poderes. (f) Invertirá y administrará los fondos del Colegio de acuerdo al protocolo de inversión aprobado por la Junta de Directores. (g) Podrá designará delegados del Colegio a cualquier colegiado, o miembro de la Junta de Directores, a congresos, encuentros, convenciones de carácter profesional que se celebren en y fuera de Puerto Rico. (h) Aprobará y autorizará la apertura delas cuentas bancarias e instrumentos negociables necesarios (certificados de depósitos, cuentas de inversiones, etc.), en las cuales se depositarán todos los ingresos obtenidos por el CNPR. (i) Aprobará la cuota de membrecía y otras partidas establecidas. 11
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
(j) Cubrirá las vacantes que surjan en la Junta de Directores. Cualquier sustituto, que sea nombrado por la Junta de Directores del CNPR ejercerá su cargo por el período que le restaba al antecesor de la vacante para la cual se le designó. (k) Comparecerá ante cualquier Foro Judicial o Administrativo o delegará la representación, que así lo requieraal igual que la intervención en asuntos donde se vean afectados los intereses de los colegiados del CNPR (l) Adoptará las reglas y disposiciones necesarias para consultar a los colegiados del CNPR de temas que requieran su opinión, teniendo, además, la facultad necesaria para establecer un mecanismo de consulta de temas mediante Referéndum electrónico, sin requerirle ni obligarle a celebrar una Asamblea del CNPR a esos efectos. (m) Adoptará el Sello Corporativo del CNPR. (n) Contratará los servicios de un Director Ejecutivo, cuyas funciones serán descritas más adelante. (o) Ejercerá todas las demás funciones que le sean asignadas por este Reglamento o por el pleno del CNPR. ARTÍCULO VIII LA JUNTA DE DIRECTORES: COMPOSICIÓN Y FUNCIONAMIENTO SECCIÓN 1. JUNTA DE DIRECTORES DEL COLEGIO: La Junta de Directores del CNPR estará constituida por trece (13) Directores, los cuales serán electos por el voto directo de la mayoría de los colegiados que forman parte del Colegio. La Junta de Directores, en su primera reunión anual, y con el voto mayoritario de los Directores, designará entre éstos los siguientes puestos: un Presidente, un Vicepresidente un Secretario, un Sub-Secretario, un Tesorero y un Sub-Tesorero. Ningún Director podrá ocupar más de un cargo de manera simultánea. Ningún Director podrá optar por un puesto remunerado como empleado y/o ser contratado por el CNPR, mientras ocupe el referido cargo de Director. La restricción en remuneración no es de aplicación cuando funjan como recurso y que demuestre un beneficio directo al Colegio. SECCIÓN 2. NÚMERO, PERMANENCIA Y CUALIFICACIONES: Anualmente, la Matricula del CNPR votará por los puestos vacantes de la Junta de Directores existentes al finalizar dicho año, cuya cantidad será notificada en la Convocatoria que, a esos efectos, sea circulada por el CNPR. Dichos Directores ocuparán su cargo por espacio de tres (3) años.
12
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
Al momento de aspirar a una candidatura de Director de la Junta, el Director Ejecutivo del CNPR deberá acreditar que el colegiado se encuentra al día en el pago de su cuota anual de membrecía y que este se encuentre autorizado y activo como Notario por el Tribunal Supremo de Puerto Rico.
SECCIÓN 3. EX-PRESIDENTES: Todo colegiado que sea Ex-Presidente del CNPR será considerado como integrante Ex-Oficio de la Junta de Directores, teniendo derecho a participar de las reuniones de la Junta de Directores. En las mismas, dicho Ex-Presidente tendrá exclusivamente el derecho de voz, no así de voto. SECCIÓN 4. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES: Los integrantes de la Junta de Directores tendrán todos aquellos poderes y responsabilidades que, de tiempo en tiempo, le fueren especificados mediante resoluciones u otras directrices promulgadas por el CNPR. No obstante lo anterior, los principales oficiales directivos tendrán las siguientes funciones: (a) El Presidente:
Otorgará, en representación del Colegio, cualquier contrato, acuerdo u obligación.
Representará al CNPR en los actos públicos y privados asuntos que afecten al CNPR o que lo requiera.
Presidirá las reuniones del CNPR y de la Junta de Directores, tomando las medidas parlamentarias necesarias para el mejor encauzamiento y desarrollo de los debates.
Será miembro Ex-Oficio de todo comité que fuera creado por voluntad del CNPR o de la Junta de Directores, salvo aquel que pudiera constituirse para investigar su conducta o ejecutoria como miembro de la Junta de Directores.
Tendrá toda otra responsabilidad que le sea delegada por la Junta de Directores o el pleno del CNPR, así como aquellas que sean de su competencia por la naturaleza del cargo ocupado.
(b) Vice-Presidente:
Asumirá, en caso de ausencia, incapacidad o muerte del Presidente, las responsabilidades de este último.
Estará, conjuntamente con el Director Ejecutivo, a cargo de las operaciones administrativas del CNPR. 13
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
Será el coordinador de enlace entre las Comisiones y los diversos Comités creados y la Junta de Directores del CNPR.
Tendrá todo otra responsabilidad que le sea delegada por la Junta de Directores o el pleno del CNPR, así como aquellas que sean de su competencia por la naturaleza del cargo ocupado.
(c) El Secretario:
Mantendrá actas de toda reunión de la Junta de Directores o de las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias del CNPR.
Mantendrá los libros de actas del CNPR bajo su custodia.
Preparará y enviará conjuntamente con el Director Ejecutivo, las notificaciones de todas las reuniones o asambleas.
Realizará el paso de listas y asistirá al Presidente en la verificación de las votaciones.
Certificará, conjuntamente con el Presidente, las actas de cada reunión.
Expedirá, con referencia al libro de actas, todas las certificaciones que fueran necesarias con la aprobación de la Junta de Directores.
Será el custodio del sello del Colegio, así como de los artículos y certificados de incorporación.
Tendrá toda otra responsabilidad que le sea delegada por la Junta de Directores o el pleno del CNPR, así como aquellas que sean de su competencia por la naturaleza del cargo ocupado.
(d) El Sub-Secretario:
Asumirá, en caso de ausencia, incapacidad o muerte del Secretario, las responsabilidades de este último.
Mantendrá la lista de las Resoluciones aprobadas en la Junta de Directores.
Mantendrá un listado separado de las Resoluciones que requieran de acciones adicionales y el estado del cumplimiento de las mismas.
14
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
Tendrá toda otra responsabilidad que le sea delegada por la Junta de Directores o el pleno del CNPR, así como aquellas que sean de su competencia por la naturaleza del cargo ocupado.
(e) El Tesorero: Será responsable de custodiar los fondos del CNPR. Pagará las obligaciones de la organización según autoridad delegada por la Junta de Directores. El Tesorero verificará que se mantengan los libros y archivos que reflejen las cuentas del CNPR, en las Oficinas Centrales del CNPR. El Tesorero rendirá mensualmente a la Junta de Directores un informe sobre el estado de situación, los ingresos recibidos, los gastos incurridos, los gastos pagados en el mes y cualquier otra información que solicite la Junta de Directores. El Tesorero revisará el Informe Anual que sea sometido para asegurarse que represente adecuadamente la condición financiera del CNPR y lo presentará para la aprobación de la Junta de Directores para su posterior presentación a la Asamblea Anual del CNPR. El Tesorero dará el seguimiento de rigor al Director Ejecutivo para que la firma de contabilidad contratada por el CNPR prepare y remita a tiempo las planillas de contribución sobre ingresos y otros informes requeridos por el Estado. Se asegurará que el informe anual esté preparado y certificado por un CPA (Contador Público Autorizado). La función de contabilidad y auditoría del CNPR será manejada por una tercera persona externa e independiente al Tesorero. Tendrá toda otra responsabilidad que le sea delegada por la Junta de Directores o el pleno del CNPR, así como aquellas que sean de su competencia por la naturaleza del cargo ocupado.
(f) El Sub-Tesorero:
Asumirá, en caso de ausencia, incapacidad o muerte del Tesorero, las responsabilidades de este último.
15
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
Tendrá toda otra responsabilidad que le sea delegada por la Junta de Directores o el pleno del CNPR, así como aquellas que sean de su competencia por la naturaleza del cargo ocupado.
SECCIÓN 5. REUNIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS DE LA JUNTA DE DIRECTORES: La Junta de Directores celebrará cuantas reuniones ordinarias o extraordinarias entienda prudente celebrar, la cual podrá ser convocada por el Presidente o, en su ausencia, por el Vice-Presidente. No obstante lo anterior, la Junta de Directores deberá celebrar diez reuniones ordinarias del cuerpo durante el año natural correspondiente. La Junta de Directores podrá disponer el sitio, fecha y hora para celebrar reuniones ordinarias y extraordinarias de la Junta. SECCIÓN 6. QUÓRUM: Una mayoría constituida por la mitad más uno de los integrantes de la Junta de Directores constituirá quórum para validar las decisiones tomadas en los asuntos discutidos, sujeto a los que más adelante se dispone. Todos los acuerdos en las reuniones serán tomados por la pluralidad de los votos (mayoría de los votantes). La participación en las reuniones podrá ser personalmente, por teléfono o por medios electrónicos. De no constituirse el quórum requerido para la celebración de cualquier reunión de la Junta, una mayoría de los directores presentes podrá recesar la misma hasta la fecha futura allí determinada. Se notificará subsiguientemente de la nueva fecha fijada al efecto, a todos los que componen la Junta. De no contar una reunión de la Junta de Directores convocada para la toma de decisión de un asunto medular con el número mínimo de Directores requerido para establecer Quórum, el Presidente de la Junta quedará facultado para, además de contar con aquellos Directores presentes, comunicarse vía telefónica, vía correo electrónico o por los medios tecnológicos existentes con los otros integrantes de la Junta de Directores que se encuentren ausentes, en aras de permitir que dicho Director pueda participar del proceso deliberativo de toma de decisión. En ese sentido, se reitera que un Director físicamente ausente podrá participar de un proceso deliberativo que requiera su opinión vía telefónica, vía correo electrónico o mediante los mecanismos tecnológicos existentes, considerándose su participación y votación como válido para todos los fines del Quórum exigido en el proceso de votación. SECCIÓN 7. VACANTES: De surgir una vacante en la Junta de Directores, la misma podrá ser cubierta mediante votación mayoritaria de los restantes oficiales de la Junta de Directores, quienes tendrán la responsabilidad de auscultar candidatos potenciales que tenga interés en ocupar dicho puesto vacante. Cualquier colegiado que sea designado para ocupar el 16
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
antes mencionado puesto vacante, tendrá las mismas responsabilidades y facultades de su antecesor, pudiendo ejercer en propiedad dicho cargo hasta que advenga el término de expiración del mismo. SECCIÓN 8. REMOCIÓN: La Junta de Directores tendrá la facultad para destituir de su cargo mediante resolución aprobada por dos terceras partes de los integrantes de la Junta de Directores a esos efectos, a cualquier Director que atente contra los mejores intereses del CNPR. Cuando se tenga motivos fundados para creer que cualquier miembro de la Junta de Directores, miembro de comité, principal funcionario ejecutivo u otro director del CNPR ha cometido una violación o está violando de cualquier ley o Reglamento relacionado con la entidad, o ha seguido prácticas inadecuadas en el manejo de los asuntos del CNPR, el CNPR presentará una querella contra dicho miembro de la Junta de Directores, miembro de comité, principal funcionario ejecutivo u otro director y le requerirá que comparezca ante el Comisión de Oficiales Examinadores designado por el CNPR, según el procedimiento establecido en este Reglamento en la Artículo IV, Sección VI. Se establece, además, que dos ausencias consecutivas sin justificación de un Director a las reuniones de la Junta de Directores, conllevará la remoción y destitución de dicho integrante. De igual manera, cuatro ausencias de un Director a las reuniones de la Junta de Directores, con o sin justificación, durante el periodo de doce (12) meses, también propiciará su remoción y destitución de la Junta de Directores. Remoción por causa de ausencias, no le es aplicable el proceso de querellas, pero si el de apelación. Para este cómputo no se contabilizará aquellas ausencias resultado de un conflicto de calendarios por causa de la reprogramación de una reunión de ordinaria. SECCION 9. SEGUROS: La Asociación mantendrá un seguro que cubra la responsabilidad de los Directores (D&O) y Director(a) Ejecutivo(a) mientras estos ocupen el cargo. ARTÍCULO IX EL DIRECTOR EJECUTIVO SECCIÓN 1. SELECCIÓN, DESIGNACIÓN Y TÉRMINO: El CNPR, por conducto de su Junta de Directores, tendrá la facultad de seleccionar designar a un Director Ejecutivo del organismo. El Director Ejecutivo será designado por el Presidente de la Junta de Directores con el consejo y consentimiento de la Junta de Directores. Su permanencia en el puesto estará a discreción de la Junta de Directores. SECCIÓN 2. FUNCIONES: El CNPR, por conducto de su Junta de Directores, delegarán en el Director Ejecutivo las facultades administrativas necesarias para el buen funcionamiento del Colegio. Dentro de esas facultades y responsabilidades, el Director Ejecutivo será, entre otras cosas, responsable de lo siguiente: 17
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
a) Será el responsable del eficiente funcionamiento de las oficinas del Colegio, tanto en el uso de recursos humanos, financieros, técnicos y materiales del CNPR. b) Seleccionar, contratar, y destituir al personal que labore en el CNPR, previa consulta con la Junta de Directores, y de acuerdo a lo estipulado en la política de recursos humanos establecida en el Colegio. c) Recomendará al Secretario y Presidente de la Junta, aquellos asuntos que deben ser incluidos en la agenda de las reuniones de la Junta de Directores d) Otorgará, en representación del Colegio, cualquier contrato, acuerdo u obligación, según los poderes autorizados o delegados. e) Representará, tanto extrajudicialmente como judicialmente, del CNPR en los asuntos que le afecten, así como en todo acto público o privado que lo requiera. f) Participará en las reuniones de la Junta de Directores del CNPR, en las cuales tendrá, derecho a voz, pero no a voto. g) Recibirá todas las solicitudes y comunicaciones dirigidas al Colegio o a la Junta de Directores, y dará cuentas a ellas, salvo a las que estén dirigidas a un oficial de la Junta en particular. h) Llevará y mantendrá un registro de socios. i) Tendrá a su cargo las Relaciones Públicas del CNPR, siendo, además, su responsabilidad el establecer comunicación y coordinación con otras entidades vinculadas al Ejercicio del Notariado. j) Autorizará los pagos conforme la autoridad delegada por la Junta de Directores. k) Extenderá al público y a las autoridades las debidas atenciones y cortesías. l) Cabildeará en la Asamblea Legislativa a favor de la legislación que propulse la asociación. m) Organizará las Asambleas y Actos Públicos del CNPR. n) Mantendrá informada a la matrícula de los acuerdos y actividades del Colegio. o) Cobrará a los colegiados del CNPR la cuota de membrecía anual.
18
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
p) Presentará con la debida antelación, el borrador de presupuesto anual de gastos previsibles y de ingresos. q) Ordenará la Auditoria de Fondos correspondiente, según requerido por la Junta. r) Administrará e Invertirá los fondos del Colegio de acuerdo a la Resolución o protocolo de inversión aprobado por la Junta de Directores. s) Preparará propuestas a agencias privadas o públicas para obtener fondos para el Colegio. t) Gestionará el cobro de las cuotas anuales de los colegiados del CNPR. u) Recomendará, a la Junta, el aumento o disminución de la cuota anual de membrecía y otras partidas establecidas. v) Dentro de esta facultad, podrán adoptar normas y Reglamentos que regulen el desempeño por empleados designados o contratados en sus labores, e igualmente adoptar condiciones y requisitos para su empleo y despido. w) Además de cualesquiera otros libros y archivos que lleve el Tesorero para reflejar adecuadamente las cuentas del CNPR, el Director Ejecutivo mantendrá en las Oficinas Centrales del CNPR, los archivos que contengan la siguiente información: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii)
Nombre y dirección de los colegiados Cuota pagada por cada colegiado Cuotas por cobrar Fondos depositados en cuenta corriente, de ahorro, certificados de depósitos y otros. Ingresos y egresos mensuales Estados de cuenta, cheques cancelados, hojas de depósitos, etc. Cualesquiera otros que determine la Junta de Directores para reflejar adecuadamente la situación financiera del CNPR.
x) Llevará a cabo cualquier otra función que le sea delegada por la Junta de Directores. SECCIÓN 3. CONTRATACIÓN Y TÉRMINO: Será requisito, al momento de comenzar sus labores, suscribir el correspondiente Contrato de Servicios Profesionales o Contrato de Empleo a Término con dicho Director Ejecutivo, el cual deberá ser también un Notario activo en la profesión. El Director Ejecutivo recibirá, además, una remuneración económica por sus servicios, los cuales serán fijados y determinados por la Junta de Directores, así como los beneficios, del cargo que ocupará. ARTÍCULOX 19
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
COMISIONES Y COMITÉS SECCIÓN 1. COMISIONES PERMANENTES: Se constituirán los siguientes comités permanentes por conducto de los cuales se encauzarán las actividades y labores del CNPR:
Comité Ejecutivo: Estará compuesto por el Presidente, el Vicepresidente, el Secretario y el Tesorero.
Comisión de Asuntos Legislativos: se compondrán de entre dos a cinco miembros. Su presidente será designado por la Junta de Directores.
Comisión de Actividades: se compondrá de entre dos a cinco miembros. Su presidente será designado por la Junta de Directores.
Comisión de la Casa del Notario: se compondrá de entre tres a cinco miembros. Su presidente será designado por la Junta de Directores.
Comisión de Comunicaciones: se compondrá de entre dos a cinco miembros. Su presidente será designado por la Junta de Directores.
Comisión de Notarios Nuevos y Capítulos Estudiantiles: se compondrá de entre dos a tres miembros. Su presidente será designado por la Junta de Directores.
Comisión de Relaciones Internacionales:se compondrá de entre dos a tres miembros. Su presidente será designado por la Junta de Directores. Incluirá a los consejeros internacionales y los designados por el CNPR para trabajar con la UINL.
Comisión de Concesión de Becas: se compondrá de tres (3) miembros del CNPR, incluyendo a la directora(a) Ejecutivo (a) uno de ellos. Su presidente será designado por la Junta de Directores.
Comisión de Oficiales Examinadores: se compondrá de no menos de tres (3) miembros del CNPR, siendo designados por la Junta de Directores, como entes parciales para atender querellas contra Socios y Directores. El CNPR mantendrá una póliza de responsabilidad que cubra a los miembros de este Comité.
Academia Notarial de Puerto Rico: se compondrá de una Decana y el personal administrativo requerido para cumplir con las funciones de proveer educación a los Notarios y Abogados del país.
20
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
SECCIÓN 2. DESIGNACIÓN DE INTEGRANTES DE LOS COMITÉS: Se delega en la Junta de Directores la facultad para determinar la selección y designación de los integrantes de las Comisiones y los Comités. SECCIÓN 3. REGLAMENTOS Y PLANES DE TRABAJO: Se delega en la Junta de Directores del CNPR para adoptar y aprobar los Reglamentos y/o Planes de Trabajo necesarios para el funcionamiento de las Comisiones y los Comités. SECCIÓN 4. CREACIÓN DE OTROS COMITÉS: El Presidente, con el consejo y consentimiento de la Junta de Directores, podrá crear comités adicionales, así como designar los miembros que compondrán los mismos. SECCIÓN 5. INFORMES: Los Comités antes mencionados, así como los que puedan prospectivamente ser creados, rendirán a la Junta un informe, según sea requerido y mediante informe escrito el cual notificará trimestralmente al Presidente, Vice Presidente y al (la) Director(a) Ejecutivo(a). SECCION 6. MIEMBROS EX OFICIO – El Presidente y el Vicepresidente de la Junta de Directores es miembro Ex Oficio de toda Comisión con excepción de la Comisión de Oficiales Examinadores. El (la) Directora (a) Ejecutiva será miembros ex oficio de toda Comisión, excepto la Comisión de Oficiales Examinadores y el Comité Ejecutivo. ARTÍCULOXI PRESUPUESTO, CUOTA ANUAL, INGRESOS DE LA ANPRY MANEJO DE FONDOS SECCIÓN 1. FONDOS del CNPR: Los fondos del CNPR consistirán de las recaudaciones por concepto de cuota anual de membrecía, de las aportaciones y donaciones recibidas, así como de aquellos ingresos que provengan de cualquier fuente o actividad autorizada por el CNPR o su Junta de Directores o por ley. . SECCIÓN 2. PRESUPUESTO ANUAL: El Tesorero junto al Director Ejecutivo prepararán anualmente para la aprobación de la Junta de Directores el presupuesto de gastos operacionales del Colegio. La Junta de Directores del CNPR tendrá la facultad para determinar el Año Fiscal Operacional. SECCIÓN 3. CUOTA ANUAL: Todo afiliado al Colegio deberá pagar anualmente y por anticipado, a más tardar el 31 de enero del año que corresponda, una cuota. Dicha Cuota Anual será revisada de año en año, con la aprobación de la Junta de Directores y notificado a la Asamblea con treinta (30) días de antelación. SECCIÓN 4. DESEMBOLSOS DE FONDOS:
21
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
Los fondos del CNPR se desembolsarán únicamente por autorización de la Junta de Directores. Todo desembolso de fondos se realizará mediante cheque oficial según surja de la Resolución Corporativa emitida por la Junta de Directores para esos propósitos, siendo siempre la firma del Tesorero una de ellas. Aquellos gastos pagados por algún socio para beneficio del CNPR, requerirá el completar un Informe de Gastos para desembolso. ARTÍCULO XII LIBROS Y RÉCORDS SECCIÓN 1. INSPECCIÓN DE LIBROS Cualquier socio, por sí o por apoderado, mediante requerimiento jurado en donde consigne su propósito, tendrá derecho a examinar, así como de hacer copias o extractos, para cualquier propósito válido durante las horas regulares de oficina del registro de socios y los demás libros de la corporación. Una vez hecha la solicitud, el Colegio deberá responder en 5 días laborables. Cualquier director tendrá derecho a examinar el registro de socios y los otros libros y cuentas de la corporación, si tienen un propósito razonablemente relacionado con su cargo de director. Los libros, registros y documentos abiertos a inspección no incluyen archivos o expedientes personales de empleados o colegiados, ni cualquier libro, registro o documento que contenga secretos de negocio del Colegio. Cualquier solicitud denegada puede ser presentada ante la consideración de la Junta de Directores. ARTÍCULOXIII DEROGACIÓN DEL REGLAMENTO ANTERIOR Con la adopción del presente Reglamento, se deroga y se deja sin efecto el Reglamento vigente de la Asociación de Notarios de Puerto Rico de 1986, según enmendado. ARTÍCULO XIV ENMIENDAS AL REGLAMENTO El presente Reglamento podrá ser enmendado, modificado o derogado por el voto de la mayoría de los colegiados del CNPR que asistan y constituyan quórum en una Asamblea Ordinaria o Extraordinaria convocada a esos efectos, siempre y cuando los cambios propuestos sean circulados con por lo menos quince (15) días de antelación a la fecha establecida para celebrar dicha reunión, lo cual puede ser notificado por cualquier medio. ARTÍCULO XV INTERPRETACIÓN, CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD Y VIGENCIA
22
Reglamento del Colegio de notarios de Puerto rico, inc.
SECCIÓN 1. INTERPRETACIÓN: Este Reglamento y cualquiera de sus cláusulas serán interpretadas de conformidad con las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, reiterándose, además, la competencia del Tribunal de Primera Instancia, Sala Superior de San Juan, para dirimir cualquier controversia SECCIÓN 2. CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD: Si cualquiera Artículo, Sección o parte de este Reglamento fuere declarado nulo por un tribunal con jurisdicción y competencia, dicho fallo no afectará, perjudicará ni invalidará el resto de sus disposiciones, quedando la nulidad limitada a dicho Artículo, Sección o parte SECCIÓN 3. VIGENCIA: Este reglamento entrará en vigor al momento de ser adoptado y aprobado por dos terceras (2/3) partes los asistentes que hayan debidamente constituido el quórum requerido en la Asamblea Ordinaria o en la Asamblea Extraordinaria que sea convocada para su discusión y aprobación.
23