CAPÍTULO IV. COSTOS EDUCATIVOS

COLEGIO HISPANOAMERICANO

MANUAL DE CONVIVENCIA ESCOLAR

I-DI-02

Fecha de implementación: 10-JULIO-2021

Versión: 11

socializan al inicio del año escolar a padres de familia y estudiantes de los tres sectores a través del portal web.

CAPÍTULO IV. COSTOS EDUCATIVOS

Son políticas económicas del Colegio Hispanoamericano las siguientes:

ARTÍCULO 104. TARIFA ANUAL

La Tarifa Anual es el costo económico que representa la vinculación de un estudiante con el Colegio Hispanoamericano, el cual se calcula para la vigencia del año lectivo completo, de acuerdo con el procedimiento establecido por ley, según decreto 2253 de 1995 y se divide en once pagos: una matrícula y diez pensiones mensuales. La tarifa anual no incluye el costo de transporte el cual no es obligatorio y se cancela conjuntamente con la pensión por 10 meses o por la vigencia del servicio, también se incluye mes a mes el costo de la jornada extracurricular y deportiva (no obligatorio). El Colegio podrá incluir además conceptos concretos de manera especial según la planeación del respectivo año escolar, siempre y cuando se conserve el carácter de importante en el plan formativo y participación mayoritaria de alumnos. Anualmente los padres al momento de hacer la matrícula autorizarán el cobro y facturación de los rubros que consideren a fin de hacerlo conjuntamente con la pensión, con excepción del Seguro de Accidentes Escolares el cual será facturado en la matrícula y aplicándole todas las reglamentaciones que existen sobre su pago y recargos por retrasos. El establecimiento educativo no podrá exigir en ningún caso, por si mismos, ni por medio de las asociaciones de padres de familia, ni de otras organizaciones, cuotas en dinero o en especie, bonos, donaciones en dinero o en especie, aportes a capital o tarifas adicionales a las aprobadas por concepto de matrículas, pensiones y cobros periódicos.

ARTÍCULO 105. PAGO DEL TRANSPORTE

El Servicio de Transporte del Colegio Hispanoamericano se hace a través de buses propios y en ocasiones por alguna contingencia lo realiza una empresa especializada, el transporte propio del colegio se realizará con personal altamente calificado, el cual es opcional y para inscribirse en él, los Padres de Familia deben firmar el contrato de servicios respectivo. El servicio está diferenciado de acuerdo a las Zonas de cobertura ofrecidas por el colegio, una vez adquirido el servicio de transporte es importante pagar cumplidamente conjuntamente con la pensión, al dejar de pagar la pensión y/o el transporte se suspenderá el servicio de transporte.

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Para prestar ese servicio, el Colegio utiliza los vehículos propios que dispone para tal fin y contrata los que hagan falta con proveedores idóneos de acuerdo con la Ley. El servicio de transporte entre la empresa de transporte, terceros y particulares distintos al Colegio y el padre y la madre de cada estudiante es responsabilidad de la empresa de transporte, tercero y particular; Se resalta que el Colegio Hispanoamericano no es responsable por servicios contratados directamente entre padres de familia y transportadores independientes como los mencionados.

ARTÍCULO 106. PAGO DE MATRÍCULA Y PENSIONES

La matrícula se paga por la asignación del cupo y la vinculación del estudiante al Colegio Hispanoamericano para cubrir todo el año lectivo, sólo se reintegrar el valor de la matrícula en casos excepcionales los cuales serán revisados por la administración del colegio previa solicitud y visto bueno de la Rectoría. Para matricularse en el siguiente periodo lectivo, el estudiante debe estar a paz y salvo por todo concepto con el Colegio, se incluye para efectos de éste aquellas instituciones contratadas para la prestación del servicio de cafetería y de transporte (si aplica). El pago de la matrícula se realiza en la entidad bancaria o por medio electrónico que informe el colegio, en efectivo o cheque. Dentro del proceso de matrícula, el padre y la madre de cada estudiante, o el Responsable Financiero firman solidariamente un contrato de prestación de servicios educativos, que sirve de garantía para el pago de las pensiones mensuales. Para efectuar cambios del responsable tributario en el contrato de servicios educativos, la familia deberá encontrarse al día con sus compromisos financieros. El Responsable tributario en todo caso, podrá ser uno de los padres o un Tutor Financiero formalmente presentado por la familia quienes pueden cumplir como Acudientes. En ningún caso podrá ser una entidad jurídica. Las familias pueden optar por la opción de pago anticipado de la pensión obteniendo el beneficio de un descuento otorgado de acuerdo a las políticas financieras y presupuestales establecidas para el año lectivo correspondiente y la aprobación de la Junta Directiva. Parágrafo 1: El Colegio no reservará cupo para el próximo año lectivo a aquellas familias que por cualquier circunstancia no realicen el proceso de matrícula en la fecha ordinaria o en la fecha extraordinaria como plazos máximos previsto para tal fin, solo se realizará la separación del cupo a casos excepcionales previamente autorizados por la administración del Colegio y la Rectoría. Parágrafo 2. La Junta Directiva de la Fundación podrá imponer un recargo económico para la realización de la matrícula de aquellas familias que no la realicen en las fechas oficiales anunciadas por el Colegio, las matrículas ordinarias no tendrán recargo, las matrículas extraordinarias y en fechas posteriores tendrán un recargo definido por la Junta Directiva de la Fundación. Las familias a las que se les haya reservado el cupo como casos excepcionales, según trata el parágrafo primero del presente artículo, no pagarán recargo.

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ARTÍCULO 107. FACTURACIÓN

La pensión, transporte y demás costos educativos se facturan y se contabilizan por separado y se consolidan en un solo documento llamado Recibo de Pago de Matrículas y Pensiones para ser cancelado en los primeros quince (15) días calendario del mes facturado o en el siguiente día hábil en caso de caer día festivo. La fecha de corte para la presentación de novedades es el día 15 del mes anterior al que se va a facturar o en su defecto el día hábil siguiente en caso de ser festivo o día no hábil. El retiro o suspensión del servicio de transporte para los meses de diciembre, enero, semana de receso y Semana Santa no aplican. Parágrafo 1: Se entiende por novedad toda información que modifique parcial o totalmente la factura mensual.

Parágrafo 2: Como requisito para que el estudiante pueda participar en actividades extracurriculares, las familias deben estar a paz y salvo con el Colegio. Parágrafo 3: Las novedades de transporte deben entregarse máximo el día 15 de mes anterior a la novedad, si la novedad se comunica al momento de facturar el mes, incluido el transporte, deberá cancelarse. Parágrafo 4: Mensualmente junto con el recibo de pago, se emitirá la Factura electrónica, la cual será enviada al correo electrónico registrado y autorizado por el responsable ante la DIAN.

ARTÍCULO 108. MEDIOS DE PAGO

El Colegio busca ofrecer a las familias la mayor posibilidad de opciones para sus pagos. En ese sentido, el pago de la pensión y del servicio de transporte se puede realizar en las oficinas de las entidades financieras que el Colegio Hispanoamericano designe para tal efecto, o se puede utilizar para su pago cheque personal, Pago de Servicios Electrónicos, PSE a través de la página web del Colegio, o por otros medios que dichas entidades ofrezcan para el mismo fin. De igual manera, el Colegio determinará a través de la Dirección Administrativa y Financiera otras formas de pago. Las entidades financieras no reciben pagos parciales. La imputación de los pagos que realizan las familias se aplica priorizando los conceptos más vencidos y en su orden.

Parágrafo 1: se podrán hacer abonos a las pensiones o deuda pendiente, esta será abonada a las pensiones y recargo por mora de los meses en cartera.

Parágrafo 2: se incluye en la Factura Electrónica el valor de los recargos por mora en el pago de las pensiones, después de la fecha límite de pago se emitirá una factura nueva con el recargo.

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ARTÍCULO 109. RECARGO

Si por alguna eventualidad una familia no pudo hacer su pago antes de la fecha de corte, en la siguiente facturación se liquidará el recargo correspondiente. Para cancelar sumas diferentes a las registradas en el recibo de pago, o si además presenta saldos acumulados en su factura, es necesario que antes de pagar en Caja o la entidad financiera, se haga reliquidar su factura en la Coordinación de Facturación y Cartera. El no pago oportuno genera recargo y cada mes será facturado junto a la pensión.

ARTÍCULO 110. RELIQUIDACIÓN

En caso de entrar en mora en el pago de pensión, o del servicio de transporte escolar, la familia debe acudir a la Coordinación de Facturación y Cartera para reliquidar su recibo y pagar en los puntos de pagos establecidos.

ARTÍCULO 111. MORA EN TRANSPORTE

En caso de mora en el pago del servicio de transporte, el procedimiento es:

● Si la mora cumple 60 días el servicio de transporte se suspende, previo aviso telefónico o correo electrónico con dos días hábiles de anticipación. Dicho servicio se podrá reactivar de inmediato con el pago del valor adeudado. ● Si el pago de la mora no se realiza dentro del segundo mes, el servicio queda suspendido de manera indefinida hasta que se realice el pago correspondiente

ARTÍCULO 112. RECUPERACIÓN DE CARTERA

Al matricular un hijo en el Colegio, los Tutores, Padres o Acudientes adquieren la obligación de pagar oportunamente las pensiones de su hijo (a), en los quince (15) primeros días de cada mes, de acuerdo con el Contrato de Prestación de Servicios Educativos en su cláusula tercera “Aspectos Económicos” – valor a cancelar. En caso de incumplimiento, El colegio se encargará de ejecutar todo el trámite de recaudo de la cartera de la institución, conforme lo indica el siguiente procedimiento:

● Cobranza Preventiva. Avisos recordatorios de pago, para las pensiones que se encuentren en mora durante el mes vigente. ● Cobranza Administrativa. Notificaciones de cobro a los padres de familia con una (1) pensión en mora, llamada o correo. ● Cobranza Administrativa y Pre jurídica. Gestión Telefónica de cobro cuando el estudiante tenga dos (2) pensiones o más en mora, En esta etapa se causan además del recargo, revisión de los casos para análisis de Junta Directiva. ● Cobranza Jurídica. Una vez agotadas las anteriores etapas de cobranza sin lograr el recaudo, los Tutores, Padres o Acudientes y de no llegar a un acuerdo de pago serán informados del posible reporte a las centrales de riesgo.

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Parágrafo 1: En el caso de las familias que se encuentran en mora, se establecerá un acuerdo de pago. Es responsabilidad de la familia acercarse a la Oficina de Facturación y Cartera del Colegio antes que su compromiso supere los sesenta (60) días de mora para plantear opciones de pago y posteriormente cumplir lo pactado. Parágrafo 2: Si el caso pasa a cobro pre jurídico, el cupo del estudiante para el siguiente año lectivo podrá ser condicionado, o en su defecto el Colegio puede solicitar nuevamente documentación para revisión y análisis de los Tutores, Padres o Acudientes. El condicionamiento para la matrícula de estudiantes en mora según el punto anterior, se dará por una de varias opciones que dispondrá la Coordinación de Facturación y Cartera, aprobadas por la Dirección Administrativa y Financiera y la Rectoría del Colegio. Al no llegar a ningún acuerdo con la familia se procede a llevar el caso a proceso jurídico y así mismo a ejecutar legalmente el contrato vigente, con lo cual se pierde el cupo del estudiante para el siguiente periodo académico.

ARTÍCULO 113. INFORMES – EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS

La emisión y entrega de informes académicos, certificados y similares se llevará a cabo sólo si en el momento de su solicitud, la familia se encuentra a paz y salvo por todo concepto o si la familia ha acordado con la institución un acuerdo de pago, cualquier excepción será únicamente aprobada por la Junta Directiva.

ARTÍCULO 114. AYUDAS Y BENEFICIOS ECONÓMICOS

El Colegio Hispanoamericano otorga auxilios/ayudas económicas a familias que se encuentren en dificultades económicas, o familias que cumplen con condiciones especiales para acceder a un beneficio, consistente en un descuento sobre la tarifa correspondiente de pensión. Dicho auxilio puede ser otorgado por el Colegio, a través del diligenciamiento de la solicitud de ayuda económica y aprobación de la Junta Directiva

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Santiago de Cali a los 10 días del mes de julio del año dos mil veintiuno (2021)

____________________________ _____________________________ Hugo de Jesús Botero Quiceno Martha Lucia Portilla Rueda Rector Secretaria Académica