MANUAL DE REDACCIÓN ORGANIZACIONAL Colegio San José de Las Vegas Medellín 2017
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¿A quién está dirigida la capacitación? Esta capacitación está dirigida, especialmente, a las secretarias y personal administrativo del Colegio San José de Las Vegas.
¿Qué se espera lograr en la capacitación? Al finalizar las diferentes sesiones de trabajo, se espera que cada uno de los asistentes pueda mantener una adecuada ortografía y coherencia en la redacción de cartas, comunicados y correos electrónicos.
¿Quiénes dictarán la capacitación? La capacitación será impartida por Laura Yanneth Ruiz Monsalve y Gabriela María Gutiérrez Gómez, docentes del área de Lengua Castellana del Colegio San José de Las Vegas.
¿Cuál será la metodología empleada en la capacitación? Trabajaremos a partir de teoría y ejercicios prácticos, en donde cada asistente pondrá en práctica los conocimientos adquiridos. Serán 6 sesiones, de una hora cada una.
¿Qué cosas útiles aprenderá para poner en práctica en su labor diaria? o o o o o
Aprenderá la estructura de cartas, comunicados y correos electrónicos. Mejorará la redacción de las ideas, aplicando estrategias de coherencia y cohesión. Ortografía Capacidad de síntesis Uso correcto de los signos de puntuación.
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6 CUALIDADES DE UNA ESCRITURA PERFECTA Escribir es un acto muy concreto que se lleva a cabo dentro de ciertos moldes: se escriben cartas, comunicados, artículos, informes, memorandos, correos electrónicos, entre otros. La lógica de la comunicación escrita es esa: primero, unas reglas generales y comunes a todas las “escrituras”, luego ceñirnos a los moldes específicos teniendo en cuenta sus características particulares. Toda comunicación escrita debe reunir las siguientes cualidades: 1. Claridad: Escribir con sencillez, usar las palabras correctas y utilizarlas con naturalidad. 2. Brevedad: Expresar el máximo de ideas con el mínimo de palabras. 3. Precisión: Escribir sin rodeos, situándonos en el lugar del receptor o destinatario de la comunicación. 4. Corrección: Tiene que ver tanto con la presentación formal de lo escrito, como con las reglas gramaticales, adecuación del tono, buenos modales y respeto al receptor del mensaje. 5. Totalidad: No dejar en el destinatario la impresión de que se le transmite un mensaje incompleto. Incluir todas las ideas vinculadas al tema, mediante frases debidamente articuladas. 6. Originalidad: Un mensaje que lleve el sello de su propia personalidad logrará, en la mayoría de los casos, una comunicación efectiva. Redactar (etimológicamente significa: poner en orden), consiste en expresar por escrito los pensamientos previamente ordenados. Redactar bien un escrito es comunicar a quien lo ha de leer lo que piensa y quiere el que lo escribe; pensar bien y ordenadamente es un requisito indispensable para escribir bien. Por lo tanto, es necesario tener en cuenta lo siguiente: 1. Saber qué mensaje se trata de comunicar. 2. Conocer con certeza qué se piensa acerca de lo que se va a escribir. 3. El trabajo de pensar es un trabajo previo al de escribir. Para que un texto sea tal es necesario que tenga unidad de sentido y de forma, es decir, que las palabras y oraciones que lo componen estén relacionadas entre sí. La coherencia y la cohesión son los elementos que tejen esas relaciones entre las unidades del lenguaje, lo que quiere decir que todo texto, debe ser coherente y cohesivo, de modo que lo que se expone en él, pueda ser comprendido por el receptor.
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La coherencia se refiere al significado global de un texto. Para que este sea coherente debe mantener un mismo tema, es decir, cada una de las partes que lo conforman, ideas principales y secundarias, deben relacionarse con el tema central, debe haber una secuencia interna que nos permita seguir el texto y lograr una mejor comprensión de la información. Un texto es coherente si como lector, soy capaz de encontrarle sentido y distinguir la organización de sus partes. La cohesión es otro elemento importante en el texto; consiste en los recursos que los emisores utilizan para “encadenar” las distintas partes del texto, estableciendo una red de relaciones explícitas entre estas. Como recursos para lograr la cohesión, se puede incluir el uso de conectores textuales. El escribir bien y manejar una adecuada ortografía es fundamental en el desarrollo profesional y personal ya que gran parte de nuestro qué hacer diario pasa por relacionarnos a través del medio escrito, por lo tanto, es importante que manejemos lo mejor posible las reglas que tienen que ver con esta tarea. Hay que puntuar bien, Los signos de puntuación son los ‘semáforos’ del idioma. Ellos nos ayudan a interpretar los escritos y a no confundir las ideas. Todos los signos de puntuación y sus normas están vigentes, nada ha sido suprimido. También hay necesidad de acudir siempre al diccionario y estudiar y retener las normas. Cometemos errores en el uso de: v, b; g, j; ll, y; z, c, x, cc y otras. En la revisión del escrito, es prudente que se revise si él responde a estas preguntas: ¿Qué queríamos decir? ¿Lo dijimos bien y en forma correcta? ¿Se entiende nuestro mensaje? ¿Sí dijimos lo que pretendíamos decir?
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¿QUÉ DEBO HACER SI QUIERO QUE LOS CORREOS ELECTRÓNICOS SEAN MÁS EFECTIVOS? En la época actual, el uso de los correos electrónicos ha desplazada en gran parte, el envío de correspondencia física; por eso es importante dedicar unos minutos para pensar el mensaje que se desea transmitir y así lograr un mayor efecto en los receptores. A continuación, se presentan algunas estrategias que, de seguro, harán que tus mensajes electrónicos sean exitosos: 1. Piensa antes de escribir: a quién; para qué; qué necesita saber la otra persona; y cuál es la mejor forma de organizar el texto. 2. Comienza con un “Asunto” claro, conciso y específico. Nunca lo dejes en blanco. 3. Establece el objetivo del mensaje en las primeras líneas, tras un breve saludo. Es importante que la persona que reciba el mensaje tenga claridad de qué es lo que esperas enviándole este mensaje. 4. Utiliza las viñetas cuando un correo electrónico contenga los siguientes elementos: o Enumeraciones y enunciaciones o Varios temas o Varias preguntas Hacer esto posibilitará que tu mensaje transmita la idea de claridad, orden y pulcritud. 5. Redacta frases cortas y párrafos breves, pero sin llegar a sonar como un telegrama. 6. Incluye tu nombre, cargo y dirección de contacto al final de tu mensaje; acá es importante usar el logotipo de la institución 7. No olvides adjuntar los archivos a los que te refieres en el texto. ¡Cuántas veces hemos enviado un correo-e y nos hemos olvidado el adjunto!
MANUAL DE REDACCIÓN ORGANIZACIONAL Colegio San José de Las Vegas Medellín 2017 TIPS PARA HABLAR Y ESCRIBIR MEJOR
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BIBLIOGRAFÍA
Riuturt, A. (2013, julio 2). 10 buenas prácticas en la redacción de correos-e en el trabajo. [Mensaje en blog]. Recuperado de: https://antoniorcbxl.wordpress.com/2013/07/02/10buenas-practicas-en-la-redaccion-de-correos-e-en-el-trabajo/
FERNÁNDEZ DE LA TORRIENTE, GASTÓN. Cómo escribir correctamente. Domine su lenguaje. Edición 2002. Colombia. Edit.Norma.
González, L. (2017, julio, 27). El poder de la palabra. [Mensaje en blog]. Recuperado de: http://lucilagonzalezdechaves.blogspot.com.co/