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Sistema 5S

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SISTEMA 5S RESUMEN DEL SISTEMA 5S ..................................................................... pág. 1 Innovación japonesa Raíces estadounidenses Implementación Beneficios Comunicación visual PASO 1: CLASIFICAR ..................................................................................... pág. 5

pág.

¿Cómo encaja el marcado de suelos de sus instalaciones en el paso “Ordenar” del 5S?

Etiquetado rojo Reducir el desorden en el lugar de trabajo Eliminar los artículos que no se utilizan Poner en práctica la clasificación Clasificar - formulario de referencia 1 PASO 2: ORDENAR ........................................................................................ pág. 9 Un lugar para todo Evaluar los espacios de almacenaje Estándares internos Flujo de trabajo Procedimientos e inspecciones Inventario y materiales Ordenar - formulario de referencia 2 PASO 3: BRILLAR ........................................................................................ pág. 13

pág.

Limpiar Más que limpio Poka-Yoke Poner en práctica el brillo Brillar - formulario de referencia 3 ¿Puede una tarea tan simple como barrer el suelo dar resultados positivos bajo el 5S?

- M C OR T A PÁ LO

PASO 4: ESTANDARIZAR ......................................................................... pág. 17 Formular los estándares Codificar por colores Aplicación continua Estandarizar las listas de tareas Poner en práctica la estandarización Estandarizar - formulario de referencia 4

Siéntase en la libertad de compartir esta información con alguien a quien pueda serle útil.

¡Gracias!

PASO 5: MANTENER .................................................................................. pág. 22 Dedicarse a mantener Evaluaciones del progreso Sistema de puntos Revisar los pasos Progreso visual Poner en práctica el mantenimiento Mantener - formulario de referencia 5

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RESUMEN DEL SISTEMA 5S El Sistema 5S es una de varias herramientas de Manufactura Esbelta diseñadas para mejorar la eficiencia del lugar de trabajo mediante la organización de las instalaciones. Sus inicios se remontan a los métodos de gestión desarrollados y aplicados durante la Revolución Industrial de Estados Unidos. Muchos de estos métodos fueron mejorados en Japón durante el proceso de reconstrucción de la posguerra de la Segunda Guerra Mundial. Ahora, cada uno de ellos desempeña un papel fundamental a la hora de ayudar a gerentes y trabajadores de todo el mundo a lograr sistemáticamente una mayor organización, estandarización y eficiencia.

Innovación japonesa

Raíces estadounidenses

Desde que las fábricas japonesas comenzaron a implementar una versión temprana del Sistema 5S hace varias décadas, estas han experimentado niveles de eficiencia, seguridad y crecimiento nunca antes vistos. Al Sistema 5S incluso se le atribuye el mérito de haber ayudado a las fábricas japonesas a superar los resultados industriales y la calidad de los productos estadounidenses. Para mediados de la década de 1980, los gerentes de las principales fábricas de Estados Unidos ya tomaban en muy en serio el éxito de Japón y comenzaron a aplicar sistemas y métodos parecidos. Hoy, uno de esos sistemas se conoce mundialmente como 5S. Cuando las fábricas estadounidenses comenzaron a implementar el Sistema 5S, los gerentes observaron cambios significativos, como el aumento de la eficiencia y la reducción de los costos, que hasta ese entonces solo se habían visto en Japón.

El Sistema 5S ha sido diseñado para ofrecer flexibilidad e integración con otros programas y sistemas de eficiencia. Esto se debe a que muchos comparten metas similares y se originan en el mismo sistema estadounidense o japonés. Uno de los más utilizados es el de Manufactura Esbelta. El sistema de Manufactura Esbelta se deriva del método de producción japonés Just-In-Time (Justo a Tiempo, en español, o JIT, por sus siglas en inglés) y es uno de los más utilizados a nivel mundial para mejorar la eficiencia global del flujo de trabajo industrial.

El término 5S se origina de cinco palabras japonesas que comienzan con la letra S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Traducidas literalmente, Seiri significa “clasificación”, Seiton significa “orden”, Seiso significa “limpieza”, Seiketsu significa “estandarización” y Shitsuke significa “disciplina”. Para simplificar el sistema, estos términos fueron sustituidos por cinco palabras en inglés que comienzan con la letra S. Dichas palabras son las siguientes: Sort, Set in Order, Shine, Standardize y Sustain. No todas las instalaciones usan exactamente estas palabras en su proceso de implementación. Muchas los sustituyen por términos más adecuados para sus aplicaciones específicas.

Al igual que el sistema de Manufactura Esbelta ha adoptado muchas ideas de sistemas japoneses populares, las raíces de JIT y de otros se remontan a las invenciones industriales estadounidenses de la primera mitad del siglo XX. La línea de ensamblaje y las estadísticas aplicadas a los negocios de Ford Motor Company desempeñaron un papel fundamental en la revolución industrial de Japón durante la posguerra de la Segunda Guerra Mundial.

Los obreros de Japón lideraron la producción eficiente a nivel mundial aplicando inicialmente varios sistemas de eficiencia desarrollados en Estados Unidos. En décadas recientes, los gerentes y trabajadores japoneses mejoraron estos sistemas con numerosas innovaciones.

TRADUCCIÓN DE LOS TÉRMINOS 5S TÉRMINOS JAPONESES

TRADUCCIÓN AL ESPAÑOL

TÉRMINOS 5S

DEFINICIONES

Seiri

Clasificación

CLASIFICAR

Eliminar la basura y los materiales que no hacen falta.

Seiton

Orden

ORDENAR

Organizar el espacio de trabajo y almacenamiento de forma eficaz.

Seiso

Limpieza

BRILLAR

Limpiar el lugar de trabajo. Todo el mundo debe ser un conserje.

Seiketsu

Estandarización

ESTANDARIZAR

Estandarizar la manera en que se mantiene la limpieza.

Shitsuke

Disciplina

MANTENER

Convertir el sistema en una forma de vida. Esto conlleva compromiso.

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RESUMEN DEL SISTEMA 5S

Implementación Instalaciones industriales de todo el mundo están cambiando a la Manufactura Esbelta y otras técnicas que mejoran la eficiencia implementando primero el Sistema 5S. Los gerentes están descubriendo que pueden usar el Sistema 5S para identificar y corregir ineficiencias laborales antes de adoptar otros sistemas de Manufactura Esbelta más complejos y globales. Es posible que algunos pasos del Sistema 5S incluso sean los mismos que los de la Manufactura Esbelta. Sin embargo, el Sistema 5S permite establecer una base firme para obtener mejores resultados con la Manufactura Esbelta.

Un ciclo de eficiencia El Sistema 5S consta de cinco pasos fáciles de recordar, tal como se describe en el siguiente diagrama de flujo. Cada paso desempeña un papel fundamental para ayudar a las instalaciones a implementar y mantener exitosamente el sistema. Una vez se haya implementado cada paso, el Sistema 5S debería funcionar por un tiempo indefinido. Para alcanzar y mantener este nivel de éxito, los gerentes y trabajadores deben adoptar el sistema. Esto se logra integrando métodos y técnicas del Sistema 5S en sus tareas laborales diarias. Cabe recordar que alcanzar el último paso del sistema equivale solamente a concluir la implementación. Para que sus instalaciones mantengan la organización requerida

para garantizar su máxima eficiencia, es necesario repasar constantemente los pasos del Sistema 5S. Antes de proceder con la reorganización de las instalaciones, se requiere la autorización de todos los gerentes involucrados (mantenimiento, seguridad, producción, etc.). La participación del personal facilita significativamente la transición al Sistema 5S e incluso puede proveer ideas nuevas y más efectivas para su implementación.

Formación del equipo La implementación del Sistema 5S comienza con la creación de un comité interno compuesto por líderes del equipo 5S. Este grupo se encarga de administrar y apoyar el sistema desde la etapa de clasificación hasta la de mantenimiento. De acuerdo al tamaño de las instalaciones, un equipo puede incluir a un solo individuo, o bien a un amplio grupo de gerentes y trabajadores con distintas tareas. Los candidatos ideales para este equipo son personas con grandes destrezas de liderazgo. Una vez formado, el equipo podrá desarrollar un plan formal para el Sistema 5S. Lo adecuado es que todos los empleados participen activamente en el Sistema 5S. Los empleados tendrán que recibir educación y capacitación para comprender cómo la implementación del sistema mejorará su lugar de trabajo. Con el tiempo, se definirá claramente el papel de cada empleado en el Sistema 5S para integrar el mismo con facilidad en las rutinas de trabajo habituales.

1. CLASIFICAR 5. MANTENER

2. ORDENAR

4. ESTANDARIZAR

3. BRILLAR

Diagrama de flujo del Sistema 5S

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RESUMEN DEL SISTEMA 5S

Beneficios Para los gerentes de las instalaciones, uno de los beneficios principales de implementar el Sistema 5S será la información que los líderes del equipo recopilarán y reportarán. La recolección de datos es un aspecto fundamental del Sistema 5S y sirve para identificar y corregir muchos problemas de eficiencia. Los gerentes pueden usar esta información para aportar cambios que permitan alcanzar las metas y mejorar la eficiencia global de las instalaciones. Naturalmente, para recopilar buena información hace falta un buen sistema de registro de datos. Habrá que documentar cada área de trabajo con fotografías realizadas antes y después. Para garantizar la precisión de los datos, habrá que registrar, entre otras cosas, el tiempo que se dedica individualmente a cada tarea.

Cómo llevar un registro detallado La recolección de datos debe enfocarse en las tareas rutinarias de cada área de trabajo. A medida que se recopile la información, los problemas de eficiencia serán más aparentes y será posible corregir con precisión las rutinas de trabajo. Los líderes del equipo 5S usarán esta documentación para promover el sistema e incrementar su aplicación una vez concluya la implementación. Comparta con los trabajadores las fotos tomadas antes y después del proceso para que puedan ver el fruto de sus esfuerzos. El Sistema 5S permite alcanzar metas a corto y a largo plazo. Además, es muy probable que a lo largo del camino, surjan beneficios inesperados. Puede algunos no sea vean de inmediato, pero sus efectos serán evidentes después de unos meses o incluso unos años. Por ejemplo, las lesiones laborales suelen disminuir con el paso del tiempo. Esto, a su vez, puede influenciar positivamente otros aspectos de las instalaciones. Las rutinas de trabajo seguras podrían reducir los gastos médicos. En consecuencia, la producción

aumentará, ya que habrá menos ausencias por enfermedad. La lista de beneficios a largo plazo puede ser muy extensa, pero varía entre distintas instalaciones.

Beneficios imprevistos Un fabricante nacional de remolques de camión afirma que el Sistema 5S redujo los accidentes laborales y las consecuentes ausencias por enfermedad. Según un artículo publicado en 2003 por Rick Weber, de Trailer-BodyBuilders. com, el fabricante dijo que el Sistema 5S ayudo a su compañía a reducir el índice de accidentes OSHA un 44 por ciento, con lo cual quedó por debajo de la media en su industria. Gracias a ello, también se redujo un 50 por ciento la cantidad de días perdidos por baja laboral. A usted podría parecerle imposible alcanzar esas estadísticas en sus instalaciones. Sin embargo, cada vez son más las compañías que obtienen resultados sorprendentes al implementar y mantener correctamente el Sistema 5S.

BENEFICIOS Reduce

5S TÍPICOS

Aumenta • La seguridad y la moral • La calidad de los productos • La vida de los equipos

• Lesiones • Costos de producción • Tiempo de inactividad • Defectos • Errores de los proveedores • Infrautilización de los trabajadores • Transporte ineficiente • Tiempo de formación/ orientación • Búsqueda de herramientas/inventario • Costos de almacenamiento de inventario • Rutinas de trabajo ineficientes • Infrautilización de las superficies

Llevar registros detallados de las rutinas de cada área de trabajo es fundamental para que el Sistema 5S tenga éxito.

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RESUMEN DEL SISTEMA 5S

Comunicación visual La comunicación visual es una de las maneras más efectivas de mejorar la organización y eficiencia de las instalaciones. En el Sistema 5S, se utiliza para organizar el sistema y guiar a los trabajadores durante cada uno de sus pasos. Para que los trabajadores puedan seguir el Sistema 5S de forma independiente, usted puede colocar de todo en posiciones estratégicas de las instalaciones, desde etiquetas sobre los procedimientos hasta flechas para indicar el camino correcto.

Señales efectivas Las instalaciones usan la comunicación visual (letreros, etiquetas y otros elementos) para que los trabajadores puedan identificar claramente lugares, procedimientos, peligros, inventarios, equipos y herramientas. Con el tiempo, el resultado será una mayor eficiencia y menores costos. La comunicación visual es la clave para el éxito del 5S y desempeña un papel fundamental para transformar un sistema tradicional en uno de Manufactura Esbelta. Presentaremos esta técnica en el segundo paso del sistema: Ordenar.

¿Por qué ocurre este fenómeno y cómo podemos cambiarlo? A menudo, la razón principal es que no existe una comunicación visual apropiada. En muchas instalaciones, los trabajadores no completan tareas simples porque no disponen de la información necesaria. Si esto ocurre, es imposible predecir cuándo se completará el trabajo, y esto afectará la producción. En la mayoría de los casos, los trabajadores tienen diferentes niveles de conocimiento sobre las instalaciones y dependen de instrucciones escritas para completar las tareas. Comunicar visualmente el contenido del inventario y del almacén de herramientas puede ayudar a reducir los retrasos laborales.

Estilo visual consistente Crear un entorno laboral donde los inventarios, materiales, herramientas y equipos están identificados de manera clara y consistente reduce efectivamente el tiempo perdido. El impacto de una comunicación visual adecuada suele llegar muy lejos: de hecho, mejora la productividad, los niveles de calidad y la satisfacción de los clientes, a la vez que reduce las lesiones laborales.

Las etiquetas y los letreros son herramientas de eficiencia sumamente efectivas, siendo ideales para ayudar a corregir muchos problemas comunes del proceso. La ineficiencia laboral parece ser un problema significativo. Según los resultados de una encuesta realizada en 2008 por Microsoft®, los trabajadores pierden, en promedio, más de dos horas al día.

Utilice el Sistema 5S para mejorar la eficiencia, organización y limpieza del lugar de trabajo a través de la comunicación visual.

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PASO 1: CLASIFICAR

Clasificar es el primer paso para la implementación del Sistema 5S. El objetivo es evaluar todos los inventarios y herramientas de las instalaciones para eliminar artículos innecesarios o duplicados y reducir los riesgos en el área de trabajo. Los trabajadores requerirán un curso de capacitación en etiquetado rojo. Para que este paso se convierta en parte integral de la rutina de trabajo, es necesario explicar su valor para el lugar de trabajo y las instalaciones en general.

Etiquetado rojo La frecuencia de uso de un artículo es un excelente criterio para determinar su valor en un área de trabajo. Registrando las fechas de uso, es posible establecer el valor real de un artículo. Como es de esperar, los artículos de uso frecuente se conservan, mientras que se evalúa la eliminación de aquellos que se emplean rara vez. Los artículos que cumplen los criterios de eliminación se señalan con un método de comunicación visual conocido como etiquetado rojo. Los artículos que no son fundamentales se identifican con una etiqueta impresa de color rojo. Los artículos identificados para la eliminación se anotarán en un registro. Las etiquetas rojas deben prever un espacio para describir brevemente los pasos de clasificación, documentar la fecha de eliminación del artículo y anotar un número de rastreo. Los pasos a seguir suelen incluirse en las etiquetas rojas como lista de cotejo y describen si un artículo debe ser devuelto, trasladado o descartado.

emplean con poca frecuencia. Esto permitirá organizar los artículos etiquetados de rojo por su valor. Los materiales peligrosos podrían requerir una zona separada donde puedan guardarse en condiciones seguras. Limite a un máximo de cinco días el tiempo de almacenamiento de cada artículo en las zonas de etiquetado rojo de un área laboral. Esto permitirá recuperar los artículos que luego resulten ser fundamentales. Una vez transcurrido dicho periodo, los artículos se trasladarán a una zona central de etiquetado. El personal de cada área de trabajo aún podrá recuperar artículos de esta zona, pero solo por un tiempo limitado.

Guarde los artículos con etiquetado rojo en lugares cercanos al área de trabajo. Asegúrese de identificar visualmente cada zona. Esto permitirá que el personal del área de trabajo localice e identifique fácilmente cada zona de etiquetado rojo y comprenda su propósito.

Reducir el desorden en el lugar de trabajo La acumulación de artículos innecesarios es un problema grave en todas las instalaciones. El desorden dificulta la productividad, genera riesgos y frustra a los trabajadores, ya que limita su rendimiento. Eliminar el desorden puede ayudar reducir las ineficiencias y otros problemas en el lugar de trabajo. Lleve a cabo el paso Clasificar estableciendo los criterios de eliminación de artículos. Comience con los artículos inútiles o que conllevan riesgos innecesarios. Los artículos que no puedan ser eliminados podría requerir de un almacén externo. El propósito, la singularidad y la importancia de cada artículo para las tareas laborales tendrán que ser evaluados y documentados como criterios de eliminación. De esta manera, saltarán a la vista los artículos innecesarios, incluidos aquellos repetidos, mejorando así la eficiencia del proceso de clasificación. Una vez se hayan creado las zonas de etiquetado roja en el área de trabajo, divídalas en dos secciones. Dedique una sección a los artículos que no se utilizan y otra a los que se

Las etiquetas rojas impresas facilitan la identificación de artículos innecesarios para su eliminación y rastreo, además de proveer información adicional.

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PASO 1: CLASIFICAR

Eliminar los artículos que no se utilizan Finalmente, habrá que deshacerse de todos los artículos que queden en las zonas centrales de etiquetado mediante su donación, reciclaje, eliminación y reventa. Para que este paso sea lo más eficiente posible, comunique visualmente las instrucciones que considere útiles. La ubicación y la dirección de las zonas de etiquetado rojo pueden imprimirse en una etiqueta o letrero para identificarlas con claridad y facilitar el acceso a ellas. Por último, prepare una lista de cotejo para este paso, de modo que los trabajadores completar las tareas de forma independiente y como parte de sus rutinas diarias.

Poner en práctica la clasificación 1. Anote el tiempo que requieren las tareas de las áreas de trabajo y tome fotografías de las mismas antes de implementar el Sistema 5S. 2. Establezca los criterios de clasificación. 3. Dedique espacio a una zona de almacenamiento de artículos con etiquetado rojo en las áreas de trabajo. 4. Etiquete, documente y mueva los artículos a estas zonas. 5. Traslade los artículos a la zona central de etiquetado rojo una vez transcurra el tiempo establecido.

Use las cintas adhesivas PathFinder de marcado de suelos para crear zonas de etiquetado rojo y aplicar su sistema de codificación de colores al piso. Llame al 877.534.5157 para recibir más información.

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PASO 1: CLASIFICAR

CLASIFICAR - FORMULARIO DE REFERENCIA 1

Objetivo: Eliminar artículos innecesarios del lugar de trabajo.

Área de trabajo

Fecha

LISTA DE COTEJO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PASO "CLASIFICAR" FF Sacar fotos del lugar de trabajo antes de implementar el 5S

Iniciales

PASOS DE CONSULTA RÁPIDA

PREPARACIÓN DEL ETIQUETADO ROJO

FF Registro del tiempo empleado para las tareas laborales antes de la implementación

A. B. C. D.

FF Creación de un registro de artículos con etiquetado rojo

FF Definición de los criterios y del tiempo asignado para la clasificación

A. Nombres los artículos y llene las etiquetas rojas. B. Fije las etiquetas rojas en los artículos de forma segura. C. Mueva los artículos con etiquetado rojo a una zona del área de trabajo. D. Permite que el personal revise y recupere artículos.

FF Elegir al supervisor del proceso de etiquetado rojo

FF Designación de zonas de etiquetado rojo cerca de las áreas de trabajo FF Identificación correcta de las zonas de etiquetado rojo de cada área de trabajo

Identifique los artículos que no sean necesarios. Considere etiquetar los artículos que se utilizan poco. Identifique los artículos repetidos que sean innecesarios. Identifique los artículos que no cumplen ninguna función.

INICIO DE LA IMPLEMENTACIÓN

ZONAS DE ETIQUETADO ROJO EN EL “ÁREA DE TRABAJO”

FF Designación e identificación de zonas centrales de etiquetado rojo

A. Dedique un espacio a la zona de etiquetado rojo del área de trabajo. B. Asegúrese de que el espacio sea adecuado y de fácil acceso. C. Identifíquelo claramente con letreros y cinta de marcado de suelos para evitar confusiones. D. Establezca las fechas de vencimiento del periodo de almacenamiento para reemplazar frecuentemente los artículos. E. Divida la zona en dos secciones: “artículos de uso poco frecuente” y “artículos que no se usan”.

FF Definición del periodo de almacenaje en las zonas de etiquetado rojo

FF Etiquetado rojo de artículos innecesarios para su eliminación FF Traslado de artículos innecesarios a las zonas de etiquetado rojo del área de trabajo FF Actualización del registro

ZONA DE ETIQUETADO ROJO “CENTRAL”

A. Dedique un espacio a la zona de etiquetado rojo central. B. Asegúrese de que el espacio sea adecuado y de fácil acceso. C. Identifíquelo claramente con letreros y cinta de marcado de suelos. D. Establezca las fechas de vencimiento del periodo de almacenamiento para reemplazar frecuentemente los artículos. E. Divida las zonas de etiquetado rojo de las áreas de trabajo por categorías.

FF Registro del tiempo empleado para las tareas laborales

TIEMPO DEDICADO A LAS TAREAS RUTINARIAS Nombre

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Tarea

Tiempo (mm:ss)

PASO 2: ORDENAR

Una vez completado el paso Clasificar, los líderes del equipo 5S podrán iniciar un sistema de organización más abarcador. El segundo paso, Ordenar, tiene el objetivo de ayudar a las instalaciones a buscar lugares de almacenamiento permanente para cada artículo e identificar visualmente su ubicación.

Un lugar para todo Desde martillos hasta carretillas elevadoras, todos los artículos necesarios dentro y alrededor de las instalaciones requieren un lugar de almacenamiento. Así los trabajadores podrán hallar fácilmente los artículos sin perder tiempo buscándolos. Los artículos que estén guardados demasiado lejos de las áreas de trabajo deberán ser trasladados a un lugar más cercano. Tener acceso cercano a las herramientas y los suministros reduce las pérdidas de tiempo y las lesiones laborales. En algunos casos, montar armarios y estantes modulares puede ser una solución. Organizar los espacios de almacenaje facilita el proceso de identificar, buscar y trasladar contenidos. La implementación de este paso requiere de la colaboración de todos los líderes del equipo 5S. Asegúrese de celebrar reuniones del equipo con regularidad. Los líderes pueden emplear este tiempo para discutir los progresos y compartir ideas para mejorar. Tenga presente que seguirá habiendo artículos innecesarios que requerirán de etiquetado rojo. Esto significa que, en algunos casos, habrá que regresar al paso Clasificar.

Evaluar los espacios de almacenaje En este paso, los líderes del equipo deben evaluar la comunicación visual existente en las instalaciones para asegurar que las nuevas ubicaciones de almacenaje estén bien etiquetadas y muestren con precisión su contenido. Si no hay unos estándares internos de etiquetado y señalización, los líderes del equipo deberán crearlos. El objetivo es garantizar uniformidad y una visibilidad adecuada para que los trabajadores encuentren inmediatamente lo que buscan. Antes de elaborar los estándares internos, busque información acerca de los estándares de diseño ANSI y OSHA.

Estación de impresión DuraLabel 9OOO

Conocer de antemano los estándares de diseño nacionales de las señales de seguridad le permitirá evitar conflictos. Los estándares comunes de diseño se describen en el apartado 1910.145 del CFR 29 de la OSHA y en ANSI Z535. Luego, podrá crear estándares de diseños nuevos y diferentes para todas las señales y etiquetas de los elementos que no ocasionan riesgos. Presente ejemplos de colores y diseños a los trabajadores para que prueben su legibilidad y compartan su opinión. El tamaño, las imágenes, los colores y el texto de las señales deben estandarizarse en categorías útiles para garantizar la uniformidad. Luego, cada estándar podrá adaptarse a las necesidades individuales de las instalaciones.

Estándares internos Una vez establecidos los estándares internos de comunicación visual, asegúrese de que las señales y etiquetas existentes cumplan con los mismos. En algunos casos, habrá que retirar y reemplazar las señales y etiquetas existentes para cumplir con los estándares en todas las instalaciones. En ciertos lugares, podría ser ventajosa la combinación de señales con dispositivos sonoros. Los dispositivos sonoros son sumamente útiles cuando existen riesgos en los espacios de almacenaje. Durante todo el paso Ordenar, asegúrese de anotar las ubicaciones de los espacios de almacenamiento en un registro. Llevar un registro escrito evita que se pierdan se ubiquen incorrectamente los artículos. Instruya a los trabajadores para que aprendan a reconocer los lugares donde sería beneficioso contar con etiquetas y señales. Pídales que comuniquen la ubicación de estos lugares a los líderes del equipo 5S. Para fomentar la participación constante, responda lo antes posible a las peticiones de los trabajadores.

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PASO 2: ORDENAR

Flujo de trabajo

Inventario y materiales

• Utilice señales para indicar las dirección del flujo de trabajo.

• Aplique las etiquetas HazCom 2012 a los recipientes que contienen sustancias peligrosas.

• Coloque mapas de las instalaciones en lugares estratégicos.

• Instale armarios y estantes modulares para mejorar la organización y la visibilidad.

• Provea señales con leyendas para simplificar las instrucciones.

• Use espacios de almacenaje flexibles para facilitar cambios futuros.

Procedimientos e inspecciones

• Identifique claramente el contenido de tuberías, válvulas, tanques y cilindros guardados.

• Etiquete los equipos eléctricos para facilitar su reconocimiento.

• Identifique los nuevos espacios de almacenaje para herramientas e inventarios.

• Utilice señales para describir el funcionamiento de los equipos.

• Etiquete los servicios y sus medidas con identificaciones y procedimientos adecuados.

• Use etiquetas consistentes en todas las instalaciones.

• Asegúrese de señalar correctamente los riesgos y problemas de seguridad.

• Considere usar alertas sonoras, visuales y electrónicas cuando sea beneficioso.

• Marque los pisos del almacén para indicar sus límites.

• Coloque etiquetas de instrucciones en las estaciones de seguridad.

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PASO 2: ORDENAR

ORDENAR - FORMULARIO DE REFERENCIA 2

Objetivo: Dedicar áreas de almacenaje para todos los artículos del lugar de trabajo.

Área de trabajo

PASOS DE CONSULTA RÁPIDA

DOCUMENTACIÓN DE PELIGROS, HERRAMIENTAS E INVENTARIOS

Fecha

Iniciales

REGISTRO DE ARTÍCULOS REUBICADOS Artículo

Nueva ubicación

(utilice un punto de referencia)

A. Durante la colocación de etiquetas y señales, comience por los artículos que emplean con regularidad. B. Evalúe la eficacia de las etiquetas y señales actuales. C. Desarrolle un sistema uniforme de etiquetas y señales. D. Céntrese en proveer etiquetas y señales fáciles de identificar.

IDENTIFICACIÓN CLARA DE TUBERÍAS Y SERVICIOS

A. Marque las tuberías de manera que se cumplan los estándares y regulaciones. B. Utilice etiquetas y señales de tamaño adecuado. C. Lleve a cabo el bloqueo y etiquetado (LOTO) de los servicios que lo requieran utilizando etiquetas y señales identificables. D. Identifique correctamente las tuberías o los servicios que presenten riesgos.

IDENTIFICACIÓN CORRECTA DE LOS RIESGOS PARA LA SEGURIDAD

A. Repase los códigos y estándares relativos a etiquetas y señales. B. Asegúrese de que las etiquetas y señales de riesgo cumplan los estándares y regulaciones. C. Repase las características del lugar de trabajo para identificar áreas peligrosas. D. Documente los riesgos identificados por los trabajadores y márquelos adecuadamente.

DEFINICIÓN DE LAS PRIORIDADES DE ETIQUETADO

A. Documente con fechas los artículos que se utilizan con regularidad para determinar cuán necesarios son. B. Identifique los artículos de mayor valor y guárdelos cerca del área de trabajo. C. Etiquete adecuadamente las áreas de almacenaje de herramientas e inventarios. D. Identifique las herramientas guardadas en las paredes colocando etiquetas con la forma de sus siluetas.

ETIQUETADO DE MEDIDAS DE SERVICIOS Y EQUIPOS

A. Asegúrese de que las etiquetas y señales de los servicios cumplan los estándares y regulaciones. B. Verifique que las etiquetas de los servicios y los tamaños de las señales sean adecuados. C. Marque los servicios con etiquetas y señales fáciles de identificar. D. Asegúrese de identificar correctamente los servicios que presentan riesgos.

6 A. B. C. D.

INSPECCIÓN DE EQUIPOS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL Asegúrese de cumplir los estándares OSHA. Evalúe las condiciones y fiabilidad de los EPI. Documente y corrija los problemas que encuentre. Capacite a todos los empleados sobre su uso adecuado.

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PASO 3: BRILLAR

Este paso se refiere a las principales tareas de limpieza y mantenimiento básico que los trabajadores deben incorporar en sus rutinas diarias. Una vez implementado, este paso se convierte en una herramienta organizativa de gran valor integrada en las rutinas de trabajo diarias.

Limpiar Un lugar de trabajo mal mantenido es una clara señal de ineficiencia. En los ambientes sucios, los trabajadores y las máquinas no alcanzan su máximo rendimiento funcionan, y los problemas asociados a fugas, ruidos y vibraciones suelen pasar desapercibidos. Al final, esto provoca pérdidas de producción y de dinero. El efecto dominó generado por estas ineficiencias puede llegar muy lejos y afectar negativamente todas las instalaciones. Eliminando estos problemas, se obtiene una mayor productividad y seguridad de los trabajadores. Para limpiar verdaderamente las instalaciones se requiere mucho más que barrer y quitar el polvo. Es necesario eliminar todos los residuos y contaminantes del lugar de trabajo. El polvo, el sucio y los líquidos pertenecen a esta categoría, por lo que deben ser contenidos o eliminados. Los trabajadores deben tener acceso a suministros de limpieza adecuados para implementar el paso Brillar. Estos suministros se utilizan en áreas de trabajo y equipos específicos. Para limpiar, los trabajadores necesitarán una lista de cotejo detallada que describa las tareas incluidas en este paso. Coloque esta lista en cada área de trabajo. Los escritorios, equipos, herramientas, inventarios, áreas de almacenaje, pisos y luces son artículos comunes en las

áreas de trabajo que deben limpiarse con regularidad como parte del paso Brillar. Ayude a los trabajadores a integrar este paso proveyendo calendarios de limpieza que indiquen la frecuencia con que deben realizarse las tareas. Haga de este paso una rutina para ayudar a los trabajadores a aceptar rápidamente estas tareas y recordar su importancia. Cuando sea posible, asigne responsabilidades de limpieza a trabajadores de cada área. Al encargar a los trabajadores el mantenimiento de los equipos y herramientas que utilizan, sentirán más orgullo por su trabajo y su entorno. Los trabajadores tendrán que rendir cuenta de los problemas que surjan en sus áreas de trabajo. Motívelos a inspeccionar constantemente el nivel de limpieza en sus áreas de trabajo y en los espacios circundantes. Esto ayudará a identificar antes las anomalías pequeñas y las condiciones que puedan provocar fallos.

Más que limpio Para implementar y mantener este paso en el lugar de trabajo, se requiere mucho más que una limpieza básica. Los trabajadores deben participar en la reparación básica de todas las superficies visibles durante los horarios de limpieza programados. Esto puede incluir volver a pintar equipos, paredes, pisos o cualquier otra superficie de trabajo visible. Los beneficios del paso Brillar no siempre se perciben de inmediato. Sin embargo, su implementación en las instalaciones suele tener efectos más allá de las áreas de trabajo. Sabemos que este paso influye de manera positiva y global en las instalaciones. Los departamentos que no participan en la producción, tales como los de ventas o TI, pueden beneficiarse significativamente del paso Brillar. Contar con entornos laborales más limpios mejora la moral y la seguridad, además de motivar a los trabajadores a mantener las áreas de trabajo. Brillar es un paso que no acaba nunca y los líderes del equipo 5S deben monitorear constantemente las áreas de trabajo para identificar posibles problemas. Al igual que el efecto dominó, ignorar una pequeña cantidad de sucio provocará problemas mayores. Cuando el paso Brillar se implementa correctamente, el sucio y los residuos se eliminan a diario para que cualquier problema imprevisto salte a la vista. Así, los problemas se resuelven antes, reduciendo el tiempo perdido.

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Cuando surge un problema, la mejor solución es eliminar completamente todas las fuentes de contaminación. Aunque en los entornos laborales industriales es sumamente difícil eliminarlos por completo, la integración en este paso de otros métodos para mejorar la eficiencia puede ser útil cuando no logran cumplirse los objetivos de limpieza.

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PASO 3: BRILLAR

Poka-Yoke Hay varios métodos a prueba de errores que los gerentes pueden usar para rastrear y resolver problemas recurrentes. Dichos métodos son herramientas muy útiles en el Sistema 5S. Dos de los más populares son el poka-yoke (Sistema a Prueba de Errores) y el Análisis de Causa Raíz (ACR o RCA, por sus siglas en inglés). Poka-yoke es un conocido método japonés, diseñado para eliminar permanentemente los errores recurrentes del lugar de trabajo. Al igual que en el Sistema 5S, los líderes siguen paso sencillos para alcanzar las metas deseadas. Sin embargo, el poka-yoke suele implementarse como resultado de un error individual, y no de forma preventiva en todas las instalaciones. En pocas palabras, el poka-yoke se implementa una vez ocurre el error. Los líderes investigan el error y las operaciones relacionadas al mismo. Todas las posibles razones del error se analizan y documentan. Luego, esta información se utiliza para identificar pérdidas de tiempo y dinero, y para diseñar e implementar una solución al problema. El Análisis de Causa Raíz o RCA es otro método que los miembros del equipo 5S pueden emplear para rastrear un error y descubrir qué ocurrió, cómo y por qué. Identificar la causa del error y cómo ocurrió suele ser fácil con el ACR. Descubrir por qué ocurrió un error suele requerir más esfuerzo, pero provee casi toda la información necesaria para corregirlo. En el ACR, existe la creencia generalizada de que “los errores no ocurren así porque sí”. Los líderes adoptan este concepto como motivación para rastrear los errores a una causa bien precisa. Cuando se establece un vínculo entre un error y un trabajador, a este se le pide que describa todos los pasos que realizó y que puedan haber producido el error. Luego, el trabajador tendrá que explicar por qué tomó decisiones incorrectas. Durante el proceso, queda en evidencia la causa del error y los líderes del equipo 5S pueden usar la información para revisar los procedimientos y evitar que los errores se repitan. Durante la implementación del 5S, es posible integrar el poka-yoke, el ACR o ambos en cualquier paso.

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Poner en práctica el brillo: 1. Saque fotos del lugar de trabajo antes de implementar el paso Brillar. 2. Explique el paso a los trabajadores y defina las metas. 3. Desarrolle una prueba uniforme para evaluar la limpieza. 4. Asegúrese de que cada área de trabajo disponga de los suministros de limpieza necesarios. 5. Coloque en las áreas de trabajo un calendario con los días y los horarios en que se implementará el paso Brillar. 6. Coloque un calendario de inspecciones relacionadas a este paso. 7. Asigne las tareas de limpieza y autoinspección. 8. Implemente el paso limpiando y eliminando pequeñas imperfecciones. 9. Comunique los horarios dedicados a las tareas. 10. Por último, tome fotos de las áreas de trabajo.

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PASO 3: BRILLAR

BRILLAR - FORMULARIO DE REFERENCIA 3

Objetivo: Mantener un entorno laboral limpio y seguro.

Área de trabajo

Fecha

LISTA DE COTEJO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PASO "BRILLAR" FF Tome fotos del lugar de trabajo antes de implementar el paso Brillar. FF Desarrolle un sistema de inspección uniforme para seguir el progreso. FF Explique el paso a los trabajadores y establezca las metas. FF Pida a los trabajadores su opinión sobre los criterios empleados para evaluar las áreas de trabajo. FF Comience limpiando y eliminando pequeñas imperfecciones. FF Evalúe el área de trabajo con el personal y prepare una lista completa de tareas para el paso Brillar. FF Solicite la opinión y aprobación de la lista de tareas por parte de los gerentes. FF Prepare una lista de cotejo para las tareas de limpieza. FF Asegúrese de que cada área de trabajo disponga de los suministros de limpieza necesarios. FF Asigne responsabilidades de limpieza y autoinspección. FF Alterne las tareas de este paso entre todo el personal del área de trabajo. FF Coloque en las áreas de trabajo un calendario con las fechas y los horarios del paso Brillar. FF Asigne la inspección del primero periodo del paso Brillar a los líderes del equipo 5S. FF Esté disponible para contestar preguntas y resolver problemas de limpieza. FF Céntrese en implementar primero las tareas general es de este paso. FF Amplíe las tareas de limpieza con el paso del tiempo. FF Considere incorporar en las tareas de este paso la pintura y otras reparaciones pequeñas. FF Durante las inspecciones, pida recomendaciones a los trabajadores. FF Implemente las sugerencias de los trabajadores una vez hayan sido aprobadas por los gerentes. FF Registre los horarios de las tareas y saque fotos del lugar de trabajo.

Iniciales

PASOS DE CONSULTA RÁPIDA

1 A. B. C. D.

PREPARACIÓN DEL PASO "BRILLAR" Limpie las áreas que evidentemente estén sucias. Saque la basura con regularidad. Prepare una lista de contaminantes que deben eliminarse. Prepare una lista de lugares que deben inspeccionarse a diario.

IMPLEMENTACIÓN DEL PASO "BRILLAR"

A. Provea disolventes adecuados que no generen daños. B. Mantenga una cantidad adecuada de suministros de limpieza. C. Asigne a un trabajador la responsabilidad de mantener los suministros. D. Asegúrese de que los suministros de limpieza estén accesibles.

CALENDARIO DEL PASO "BRILLAR"

A. Prepare un calendario con las fechas y los horarios marcados. B. Alterne las fechas y las horas para eliminar conflictos. C. Instruya a los trabajadores sobre los procedimientos correctos. D. Prepare una lista de cotejo de limpieza para el área de trabajo. E. Coloque un calendario de referencia en el área de trabajo.

TIEMPO DEDICADO A LAS TAREAS RUTINARIAS Nombre

877.534.5157 | GraphicProducts.com

Tarea

Tiempo (mm:ss)

PASO 4: ESTANDARIZAR

Estandarizar es la espina dorsal del Sistema 5S. Este paso ayuda a las instalaciones a integrar los pasos anteriores en las tareas rutinarias. La estandarización también contribuye a crear uniformidad en el lugar de trabajo para que las tareas 5S se integren fácilmente en los calendarios de trabajo diarios, semanales y mensuales.

Formular los estándares Las reuniones de los líderes del equipo 5S deben emplearse para formular estándares 5S destinados a las instalaciones. Los gerentes deben consultar con los trabajadores para recibir sus aportes durante el proceso de estandarización. Las tareas obsoletas o innecesarias podrán eliminarse de la lista. Una vez se haya desarrollado la lista de tareas, esta tendrá que ser aprobada por los gerentes para su implementación estandarizada. Todos los gerentes que puedan verse afectados (mantenimiento, seguridad, producción, etc.) deben tener la oportunidad de revisar las listas antes de implementarlas. Una vez los gerentes hayan aprobado una lista, será posible aplicar uniformemente los estándares de mantenimiento en

las instalaciones. Las asignaciones de tareas nuevas y sus listas de cotejo deben ser compartidas con los trabajadores para su implementación inmediata. Asegúrese de que las tareas asignadas se publiquen en lugares estratégicos del lugar de trabajo de manera clara y fácil de consultar. Las tareas se realizarán de forma autónoma, aclarando las responsabilidades de los trabajadores y reduciendo así las de los gerentes. Muchos otros elementos del Sistema 5S también requieren estandarización. Documente estos estándares y publíquelos en lugares estratégicos de las instalaciones. Como ejemplo, se documentarán los estándares internos de comunicación visual. Se describirán los tamaños mínimos y máximos de las letras e imágenes, así como el sistema estandarizado de codificación por colores.

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PASO 4: ESTANDARIZAR

Codificar por colores

Aplicación continua

Los colores transmiten rápidamente la información a los trabajadores y demás personal. Desarrolle un esquema estandarizado en el que los colores estén asociados a ciertas categorías de riesgo o de seguridad y comunique este esquema a los empleados para que todas las comunicaciones visuales cumplan con los estándares. Coloque una leyenda impresa sobre la comunicación visual 5S en lugares estratégicos de las instalaciones. Asegúrese de seguir todos los códigos y estándares establecidos. Reserve los colores ya impuestos por OSHA/ANSI para sus respectivos problemas de seguridad. Esto evitará confusiones y ayudará a facilitar el reconocimiento.

Todos los pasos del Sistema 5S deben aplicarse constantemente para alcanzar la estandarización total. Aunque los entornos laborales cambien a lo largo de la vida de las instalaciones, cada paso deberá seguir funcionando y tendrá que adaptarse a los cambios. Los líderes del equipo 5S deben favorecer la evolución del sistema involucrando a los trabajadores en las reuniones 5S y buscando ideas para mejorar constantemente los estándares del sistema. De esta manera, el sistema mantendrá su relevancia y seguirá ayudando a mejorar la eficiencia y seguridad de las instalaciones.

Anime a los trabajadores a familiarizarse con los nuevos estándares de etiquetas y señales 5S. Aténgase a los estándares cada vez que imprima nuevas etiquetas y señales. Promueva la aceptación de estas normas evitando cambiar los estándares de colores.

Graphic Products ofrece gratuitamente un código de colores 5S estándar como el que se ilustra abajo.

Código de colores estándar 5S Seguridad Verde

Equipo de seguridad, primeros auxilios, afiches de seguridad, contenedores de reciclaje, salidas, cumplimiento OSHA

Equipo e inventario Azul

Máquinas, señales y líneas de inventario, puntos de inspección, notificaciones, cumplimiento OSHA

Estándares Amarillo o naranja

Resguardos de las máquinas, rutas de los pasillos, estándares operacionales, barandillas y pasamanos, precauciones, advertencias, cumplimiento OSHA

Defectos e incendios Rojo

Contenedores de residuos, ubicación de equipos, tuberías de rociado, etiquetas para artículos que no se utilizan

Gestión global del proceso Blanco

Herramientas de reparación, materiales para la gestión global del proceso, limpieza

Estantes y almacenamiento Gris Este es el esquema de colores sugerido para sus instalaciones. Es posible usar otros colores. Esto no elimina la necesidad de evaluar los estándares aplicables.

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PASO 4: ESTANDARIZAR

Estandarizar las listas de tareas En los siguientes ejemplo de las listas de tareas, las tareas que corresponden al paso BRILLAR se organizan en una hoja de cálculo y se imprimen en una etiqueta para colocarla en cada área de trabajo:

TAREAS 5S DEL PASO "BRILLAR" (TURNO TARDE/NOCHE DEL LUNES) TAREA

DESCRIPCIÓN

PERSONAL

HORA DE INICIO

GUARDAR

Asegurarse de que todos los artículos del área de trabajo estén guardados en el lugar correcto.

NICK

11:15pm

BARRER

Barrer y quitar el polvo en todo el lugar de trabajo.

JEFF

11:30pm

LAVAR

Eliminar los contaminantes (polvo, sucio y otros residuos).

JANET

11:45pm

BOTAR LA BASURA

Disponer adecuadamente de la basura contenida en los botes del área de trabajo.

ROBIN

11:45pm

REABASTECER

Preparar el inventario, las herramientas y los equipos para el próximo turno.

PHIL

11:50pm

Publicar las listas de tareas semanales en las áreas de trabajo de los líderes del equipo 5S:

TAREAS 5S SEMANALES DEL PASO "BRILLAR" PARA LÍDERES DEL EQUIPO (TURNO TARDE/NOCHE) GESTIÓN

DESCRIPCIÓN

LÍDER EQUIPO

DÍA/HORA (30 min.)

REUNIRSE

Los líderes del equipo y los trabajadores resuelven problemas y comparten logros.

LINDA

Lunes/4pm

INSPECCIONAR

Revisar las condiciones del área de trabajo y documentar sus problemas.

LINDA

Martes/12pm

REPARAR

Organizar a los trabajadores para pintar las superficies visibles que lo necesiten.

ROBERT

Miércoles/5pm

REVISAR

Repasar el programa de tareas diarias y ajustarlo según sea necesario.

LYNN

Jueves/4pm

REABASTECER

Garantizar que los trabajadores dispongan de los suministros de limpieza que necesitan en las áreas de trabajo.

ROBERT

Viernes/4pm

Publicar las listas de tareas mensuales en las áreas de trabajo de los líderes del equipo 5S:

TAREAS 5S MENSUALES DEL PASO "BRILLAR" PARA LÍDERES DEL EQUIPO (TURNO TARDE/NOCHE) GESTIÓN

DESCRIPCIÓN

LÍDER EQUIPO

DÍA/HORA (30 min.)

PROGRAMAR

Organizar y dirigir la reunión del Comité 5S.

ROBERT

2do lunes/4pm

REVISAR

Evaluar el progreso para discutir y resolver problemas.

LYNN

3er lunes/4pm

PLANTEAR

Buscar maneras de mejorar los procesos actuales.

TODOS LOS LÍDERES

3er jueves/4pm

Informar a los trabajadores sobre las nuevas implementaciones y pedir su opinión al respecto.

LINDA

3er jueves/11pm

IMPLEMENTAR

Conseguir la aprobación de los gerentes para los cambios e implementarlos.

LINDA

3er viernes/4pm

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PASO 4: ESTANDARIZAR

PASO 5S BRILLAR

Poner en práctica la ESTANDARIZACIÓN:

Progreso del turno de tarde/noche

1. Los gerentes deben reunirse periódicamente con los trabajadores para repasar el Sistema 5S.

100

2. Implemente las ideas ofrecidas por los trabajadores cuando la gerencia las haya aprobado.

60 50 40 30 20

DIC

NOV

OCT

SEP

AGO

JUL

JUN

MAY

ABR

MAR

10 FEB

5. Actualice la documentación para reflejar los cambios aportados al sistema. Asegúrese de que las etiquetas y señales describan los métodos y procesos nuevos.

ENE

4. Fomente la participación de los líderes del sistema interno, como los gerentes ISO, en el Sistema 5S para reducir las redundancias y mejorar el apoyo al mismo.

% completado

3. Permita que haya flexibilidad en el Sistema 5S para integrar constantemente los ajustes necesarios.

Presente gráficos de progreso, siga los logros y establezca metas para las instalaciones.

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PASO 4: ESTANDARIZAR

ESTANDARIZAR - FORMULARIO DE REFERENCIA 4

Objetivo: Establezca una política formal para el Sistema 5S

Área de trabajo

Fecha

LISTA DE COTEJO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PASO "CLASIFICAR"

PASOS DE CONSULTA RÁPIDA

FF Revise los estándares actuales de comunicación visual. FF Defina estándares de comunicación visual uniformes y que cumplan con las normas aplicables. FF Documente los nuevos estándares de comunicación visual. FF Publique los nuevos estándares en todos los lugares donde se preparen etiquetas y señales. FF Asegúrese de que haya impresoras y suministros disponibles para crear etiquetas adecuadas. FF Reúnase periódicamente con los empleados para repasar el Sistema 5S. FF Implemente inmediatamente las ideas aprobadas por los gerentes. FF Aporte los ajustes necesarios para que el Sistema 5S siga evolucionando. FF Fomente la participación de otros líderes de las instalaciones (por ejemplo, los gerentes “ISO”). FF Actualice los calendarios de tareas para usarlos a largo plazo. FF Notifique a los empleados acerca de los nuevos estándares implementados.

A. B. C. D.

2 A. B. C. D.

3 A. B. C. D.

FF Comunique todos los estándares a los gerentes. FF Publique adecuadamente todos los estándares cerca de los áreas de trabajo correspondientes. FF Busque en todo momento aportaciones de los trabajadores. FF Incorpore formalmente el tema del Sistema 5S en los cursos de capacitación de empleados nuevos. FF Anote los horarios de las tareas. FF Tome fotos de las condiciones actuales de las áreas de trabajo.

Iniciales

A. B. C. D.

5 A. B. C. D.

PREPARACIÓN DEL PASO "ESTANDARIZAR" Asigne tareas y formalícelas como parte de las políticas. Revise periódicamente el Sistema 5S. Permita los ajustes necesarios en todo momento. Solicite la participación de otros líderes internos.

DESARROLLO DE LA COMUNICACIÓN Comparta con los gerentes las ideas de los empleados. Documente las aportaciones de los empleados. Implemente rápidamente las ideas aprobadas por los gerentes. Notifique los problemas hallados para corregirlos enseguida.

INICIO DE LA IMPLEMENTACIÓN Comparta con los gerentes las ideas de los trabajadores. Busque la aprobación de los gerentes. Implemente rápidamente las ideas aprobadas por los gerentes. Siga pidiendo aportaciones a los empleados.

CRECIMIENTO DEL SISTEMA 5S Asegúrese de que todos los gerentes participen. Prepare una lista de procesos y sistemas ya implementados. Solicite la participación de otros líderes de procesos o sistemas. Integre el Sistema 5S en otras actividades existentes.

PARTICIPACIÓN GLOBAL Fomente el diálogo abierta en todas las discusiones. Asegúrese de que los empleados se sientan parte del sistema. Escuche y tome nota de todas las ideas. Siga permitiendo que se hagan ajustes.

TIEMPO DEDICADO A LAS TAREAS RUTINARIAS Nombre

Tarea

Tiempo (mm:ss)

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PASO 5: MANTENER

Mantener el 5S es el último paso en la implementación y ayuda a conservar el sistema durante la vida útil de las instalaciones. Los pasos anteriores ya deberían estar integrados en las operaciones diarias. Mantenerlos conserva la eficacia del Sistema 5S y maximiza la organización y eficiencia de las instalaciones.

Dedicarse a mantener Se espera que los trabajadores ya completen rutinariamente las tareas 5S asignadas con muy poca supervisión. Los calendarios de tareas y los procedimientos 5S publicados deben mantenerse para ayudar a promover la autogestión constante y evitar confusiones. Integre el tema del Sistema 5S en los programas de capacitación de empleados nuevos. Se espera que los empleados comprendan el Sistema 5S desde su primer día de trabajo. Aunque el Sistema 5S ya funcione de forma autónoma, los líderes del equipo deben estar alertas y observar activamente si existe algún problema. Los líderes 5S deben dar el ejemplo cumpliendo con las inspecciones programadas de las áreas de trabajo. Los líderes del equipo y otros gerentes de las instalaciones deben tener acceso a los calendarios 5S que indican las fechas y horas de las reuniones. Dedicarse a mantener el 5S permitirá seguir cosechando éxitos e inspirará a los trabajadores a adoptar el sistema.

Evaluaciones del progreso Las evaluaciones de progreso mensuales del área de trabajo son otro elemento importante de este paso. Las evaluaciones proveen a los líderes del equipo 5S y otros gerentes la oportunidad de medir el éxito obtenido. Un sistema de puntos personalizado permitirá ofrecer a los trabajadores las recomendaciones necesarias para mejorar.

en función del sistema de asignación y deducción de puntos. Explique siempre por qué se deducen los puntos para que el trabajador sepa qué necesita mejorar.

Sistema de puntos Recuerde ser justo a la hora de asignar y deducir puntos. Los trabajadores seguirán manteniendo el Sistema 5S si consideran que la puntuación refleja adecuadamente su desempeño. Para eliminar dudas, los trabajadores deben poder ver la puntuación de sus compañeros. Para ello, las puntuaciones pueden publicarse en las áreas de trabajo después de cada inspección. Se pueden incluir los totales mensuales y las metas anuales.

Revisar los pasos Ahora que estamos a punto de concluir el último paso de implementación, vuelva a sacar fotos de todas las áreas de trabajo y anote nuevamente los horarios de las tareas rutinarias. Asegúrese de recopilar las cifras actuales de producción, ganancias, lesiones y gastos. Si es posible, organice estos datos por área de trabajo y traslade las puntuaciones a hojas de cálculo. Use gráficos y tablas para proveer a los trabajadores y gerentes informes de progreso visuales fáciles de comprender.

Las evaluaciones del progreso suelen estar basadas en temas y logros documentados durante las inspecciones semanales de las áreas de trabajo. Asignar puntos por alcanzar metas ayudará a dar un seguimiento adecuado al progreso de cada área. Los líderes del equipo 5S pueden asignar un punto por tarea cuando se cumplen los estándares de limpieza y deducir dos puntos cuando no es así. Con el tiempo, los trabajadores completarán las tareas

Identificar las áreas de trabajo 5S ayuda a los trabajadores a reconocer las zonas de las que son responsables.

EVALUACIONES DE PROGRESO MENSUALES 5S (TURNO DE TARDE/NOCHE) REVISAR

DESCRIPCIÓN

ALMACENAJE

¿Se han guardado los artículos en los lugares que corresponden?

BARRIDO

¿Se ha barrido y quitado el polvo en toda el área de trabajo?

LAVADO

¿Se han eliminado los contaminantes (polvo, sucio y otros residuos)?

BASURA

¿Se ha eliminado correctamente la basura del área de trabajo?

REABASTECIMIENTO

¿Se han preparado los inventarios, herramientas y equipos necesarios para el próximo turno?

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LÍDER EQUIPO

DÍA/HORA

LINDA

Último día del mes/11pm

PASO 5: MANTENER

81% 75%

72%

64%

MANTENER

El proceso de seguimiento del progreso descrito en el paso Estandarizar ahora debe aplicarse a todos los pasos del Sistema 5S. Cuando los trabajadores ven regularmente informes de estado y listas de metas es mucho más probable que las alcancen. Empiece publicando resultados en las áreas de trabajo para que las puntuaciones 5S puedan verse a diario.

95%

ESTANDARIZAR

Ampliar el uso del 5S fuera del área de trabajo es una excelente manera de ayudar a mantener el sistema. Cuando el sistema se emplea en oficinas y otros departamentos externos, todo el mundo reconoce la importancia de apoyar y mantener el 5S. Cuando se alcance una meta, comunique inmediatamente el logro a todo el personal del área de trabajo. Las publicaciones internas, los premios e incluso los letreros y pancartas son medios excelentes para reconocer los logros. Al sentirse orgullosos de su aportación, los trabajadores tendrán la motivación necesaria para mantener el Sistema 5S y sugerir mejoras.

Promedio en agosto: 77.4%

BRILLAR

Mantener un diálogo abierto con los trabajadores es fundamental para los líderes del equipo 5S. Apoyar y alentar regularmente a los trabajadores fortalece el sistema, ya que les permite ver los beneficios de su implementación.

Promedios en las instalaciones

ORDENAR

Una vez se haya estandarizado el sistema de recolección de datos, se pueden presentar las metas de las áreas de trabajo individuales y las instalaciones en general. Coloque carteles y letreros sobre el progreso del 5S en lugares estratégicos para ayudar a los trabajadores a visualizar las metas y sentir que pueden alcanzarlas.

LOGROS 5S

CLASIFICAR

Progreso visual

Ejemplo de una gráfica de barras que muestra las puntuaciones referidas a los logros de un mes. Esto permite reconocer los logros globales en las instalaciones.

Poner en práctica el mantenimiento: 1. Provea a los trabajadores calendarios formales con las reuniones e inspecciones de las áreas de trabajo. 2. Celebre las reuniones e inspecciones programadas. 3. Siga documentando las sugerencias de los trabajadores e impleméntelas cuando los gerentes las aprueben. 4. Comunique los logros del Sistema 5S mediante publicaciones internas, letreros, premios y carteles. 5. Recurra a los trabajadores para monitorear el éxito y mejorar el sistema. 6. Anote nuevamente los horarios de las tareas y compárelos con los anteriores.

Publicar los logros dentro de las instalaciones promueve la mejora constante.

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PASO 5: MANTENER

MANTENER - FORMULARIO DE REFERENCIA 5

Objetivo: Formalizar una política 5S para las áreas de trabajo.

Área de trabajo

Fecha

LISTA DE COTEJO PARA EL PASO "MANTENER"

PASOS DE CONSULTA RÁPIDA

FF Provea a los empleados calendarios de reuniones e inspecciones. FF Celebre las reuniones e inspecciones programadas. FF Siga documentando las sugerencias de los trabajadores. FF Comunique los logros mediante premios y carteles. FF Considere la implementación de una publicación 5S interna. FF Siga reuniéndose periódicamente con otros líderes del equipo 5S. FF Alterne las tareas de gestión de los líderes del equipo 5S en las instalaciones. FF Anote periódicamente los horarios de las tareas. FF Fotografíe periódicamente las condiciones de las áreas de trabajo. FF Guarde los registros 5S en una carpeta o un archivo electrónico. FF Incluya fotografías en los informes de progreso.

A. B. C. D.

2 A. B. C. D.

3 A. B. C. D.

FF Revise el progreso de las instalaciones. FF Publique periódicamente los resultados en el “Tablón de Logros” de las instalaciones. FF Revise periódicamente las tareas de los líderes del equipo 5S.

Iniciales

A. B. C. D.

PREPARACIÓN DEL PASO "MANTENER" Diseñe calendarios para cada área de trabajo. Incluya en el calendario las tareas generales. Garantice el acceso visual al calendario. Actualice según sea necesario.

CELEBRACIÓN DE REUNIONES PERIÓDICAS Formalice las reuniones de las áreas de trabajo. Concluya las reuniones realizando una inspección. Atienda las preocupaciones que surjan en las reuniones. Implemente las ideas de los empleados que hayan sido aprobadas.

BÚSQUEDA DE IDEAS DEL PERSONAL LABORAL Mantenga una política de comunicación abierta. Involucre a los empleados en la búsqueda de soluciones. Documente las sugerencias de los empleados. Implemente las sugerencias aprobadas por los gerentes.

COMUNICACIÓN DE LOGROS Comunique inmediatamente los logros. Utilice premios y publicaciones internas. Presente los logros por medio de gráficos. Busque constantemente el éxito del Sistema 5S.

TIEMPO DEDICADO A LAS TAREAS RUTINARIAS Nombre

Tarea

Tiempo (mm:ss)

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