Procedimiento de administración y contabiliad

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

Procedimiento 04 –P03

04-P01_03 Edición: 15/03/2016

Administración Gestión Administración y Recursos Humanos

Inscrita en el Registro Nacional de Asociaciones con el nº 90.547, grupo 1º, sección 1ª. Entidad Declarada de Utilidad Pública Certificado de Calidad ISO 9001:2008 Domicilio Social: Calle Carniceros, 10 bajo. 46001 VALENCIA. CIF: V46666897 Teléfono: 963.920.153 Telefax: 96 315 59 04 e-mail: info@comiteantisidavalencia.org www.comiteantisidavalencia.org — Página 1 de 7 —

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

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OBJETO

1

Gestión administrativa-económico-financiera y de personal, determinando cuáles serán los recursos económicos y humanos necesarios para la buena gestión de la Entidad. Así como control de todo tipo de documentación relacionada con ésta y sus trabajadores.

ALCANCE

2

Documentación administrativa, laboral, financiera, contable y económica de la entidad.

RESPONSABLES

3

La responsable del departamento de Administración es el coordinador.

4

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

1- GESTION DE DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA 04-F01 Listado de documentación Administrativa Existe una carpeta exclusiva con toda la documentación general de la entidad, en ella figura un índice con el listado de documentación (04-F01 Listado de Documentación Administrativa) que se encuentra archivada en ella: Estatutos, Declaración de Utilidad Pública, Inscripciones en los registros de asociaciones, declaraciones censales, exenciones fiscales inscripción en la Seguridad Social etc.

De manera individualizada se abrirá una carpeta por centro que incluye el índice de la documentación archivada en ésta (04-F01 Listado de Documentación Administrativa). Dicha carpeta contiene la documentación específica del centro (licencias de apertura, autorizaciones administrativas, contratos de alquiler, contratos de suministros etc.). En el caso de no disponer de algún contrato, se adjuntará en su lugar una copia del recibo pagado donde conste, nº de contrato y titular.

En el caso de los programas se abrirá una carpeta digital con el nombre del programa y la institución que lo financia.

Para programas con varios financiadores, se abrirá una carpeta por financiador. Esta carpeta tendrá la documentación pertinente en relación al programa. Si fuese necesario tener alguno de estos documentos en formato papel, estos se guardarán en un archivador donde especifique el año y el nombre del programa.

El índice con el listado de documentación (04-F01 Listado de Documentación Administrativa) de cada carpeta se revisará y actualizará al 31 de Diciembre.

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Gestión de Socios de la entidad Existe una base de datos con el registro de los socios que se actualiza con frecuencia anual, previamente al cobro de la cuota anual de socios.

Si una persona desea inscribirse como socio con posterioridad a la remesa, deberá hacer el ingreso de manera particular en el nº de cuenta asignado para ello. Se hará entrega de justificante en las oficinas para su inclusión en la base de datos.

Cualquier alta tendrá que ser autorizada y firmada por el interesado. Esta autorización quedará archivada en la carpeta de socios.

2- GESTION DE DOCUMENTACIÓN DE PERSONAL Todo los relacionado con documentación laboral, altas, bajas, contratos, nóminas, S. Sociales, etc., se emiten desde Administración.

04-F02- Ficha de Puestos de Trabajo Deberá ser cumplimentada por el Coordinador Técnico de cada Centro o Servicio, quien será el principal garante de que el personal adscrito a su centro que realice trabajos que afecten a la conformidad del servicio que ofrece es competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. Una vez cumplimentada se entregará una copia para el archivo en administración.

04-F03- Listado de personal Archivador con todos los expedientes de los trabajadores de alta.

Existirá un índice con el nombre de los trabajadores, en el caso de cese del trabajador, se anotará en dicho índice y el expediente se envía al archivo de bajas.

Los índices se actualizan según las variaciones y se renuevan al 01/01/, guardando el del año anterior para consultas.

04-F04- Ficha de personal El trabajador seleccionado entregará

toda la documentación necesaria para su

alta, incluyendo certificados o

documentos acreditativos de las competencias requeridas para el puesto que se indican en el 04-F02 Ficha de Puestos de Trabajo.

Toda la documentación aportada así como los datos personales y profesionales se registrará en la Ficha de Personal.

Se abrirá un expediente/ subcarpeta con el nombre del nuevo trabajador, donde se archivarán todos los documentos antedichos.

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En caso de que el empleado haya cesado su relación laboral con el CCAS-CV y vuelva a ser contratado se revisará y actualizará el 04-F04 ficha de personal así como su expediente / subcarpeta.

Formación 1-Vamos a distinguir entre acciones formativas (cursos de formación) y acciones informativas (congresos, jornadas, encuentros, charlas, y sesiones informativas) Solo se evaluarán las acciones formativas.

2-Cada acción formativa se va a evaluar de forma individual, atendiendo a sus peculiaridades. El aspecto común a todas ellas es que la persona trabajadora siempre deberá adjuntar su certificado de asistencia y cumplimiento de los objetivos de la misma.

3-Este criterio está reflejado en La política y plan de formación de la entidad.

3- GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE LOS PROYECTOS

04-F05 Listado de Subvenciones Figura como índice de la Carpeta de Subvenciones. Es un Listado Anual que recoge las solicitudes de subvención a entidades públicas y privadas desde los diferentes centros y servicios de la asociación, ordenados cronológicamente y en el que se refleja: la entidad a la que se solicita, el nombre del proyecto, fecha de presentación, importe solicitado, fecha de resolución e importe concedido, si procede.

En esta carpeta se archiva toda la documentación relativa a la presentación del proyecto: 

Solicitud



Orden que regula la subvención



Proyecto



Requerimientos



Resolución

04-F06 Registro de facturas por meses Recoge todas las facturas y justificantes de gasto que se originan en la entidad. Las facturas recibidas se registran semanalmente en esta hoja Excel con los siguientes datos: CAMPO

CUANDO CUMPLIMENTARLO

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Fecha Número de factura Suministrador Concepto Importe Forma de pago Proyecto Asiento

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Estos campos se rellenan cuando la factura o justificante de gasto llega al departamento de administración.

Se indica cuando la factura es asignada a un proyecto para su justificación económica Número de registro a cumplimentar cuando se contabiliza la factura en el programa contable.

Archivo de Facturas Recopila las facturas ya registradas en subcarpetas mensuales por año natural.

Las facturas permanecen en este archivo a la espera de ser asignadas a un proyecto, momento en que se traslada a la carpeta de justificación económica y memoria técnica del proyecto.

Carpeta de Justificación económica y Memoria técnica por proyecto Se abre cuando un proyecto recibe una resolución de subvención positiva. Incluye: 

La Memoria técnica realizada por los técnicos responsables de cada proyecto.



Aquellos documentos que el Organismo financiador requiera para la Justificación.



La Justificación económica, en el formato que requiera el Órgano concedente.



En función de lo que requiera el financiador las facturas de la justificación serán fotocopias u originales. En cualquier caso, siempre se hará una copia tanto de la memoria técnica como de la justificación económica para guardar en el expediente.

4- GESTIÓN DE DOCUMENTOS CONTABLES, NÓMINAS, SEGUROS SOCIALES, BANCOS E IMPUESTOS

Carpeta de Entidades Bancarias Está destinada a guardar los movimientos bancarios que se generan a lo largo del año: recibos, extractos, trasferencias, notificaciones y en general, todo tipo de documentación relacionada con las entidades bancarias con las que trabaja la Entidad. Se archivan semanalmente por orden cronológico inverso, según su llegada.

Se apertura una nueva carpeta cada año natural, con un apartado por cada entidad bancaria.

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Carpeta de Tributos Se abre una carpeta por quinquenio. En ella se recogen los diferentes modelos (ordenados numéricamente de menor a mayor), de impuestos y declaraciones informativas para el cumplimiento de las obligaciones con la Agencia tributaria.

Carpeta de Seguridad Social Se abre una carpeta nueva por quinquenio. En ella hay subcarpetas por años naturales que contienen los documentos de Seguridad Social (TC1 y TC2); diligencias emitidas por Organismos Públicos anulando el cuño que los TC’s llevan estampillados; notificaciones y/o requerimientos, y todo lo concerniente a la Seguridad Social.

Carpeta de Cuentas Anuales Se abre una carpeta por quinquenios. En ella se recogen las cuentas anuales, el informe de auditoría contable; el justificante de envío de éstas al Registro Nacional de Asociaciones y el correspondiente certificado del Ministerio del Interior dando por concluido el proceso de depósito del cuentas.

Carpeta de nominas Carpeta anual y por periodos mensuales donde se archiva una copia de las nóminas de los trabajadores.

Contabilidad Todos los gastos e ingresos que se generan, se contabilizan con el programa informático Contaplus.

DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

5 6.1 Documentos y Formularios 

04-P01 Procedimiento Gestión de Administración y Recursos Humanos



04-F01 Listado de Documentación Administrativa



04-F02 Ficha de Puestos de Trabajo



04-F03 Listado de Personal



04-F04 Ficha de Personal



04-F05 Listado de Subvenciones



04-F06 Registro de Facturas por proyectos

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6.2 Carpetas 

Carpeta de Documentación General de la Entidad



Carpeta de Documentación de Centros / Servicios.



Carpeta de Socios



Carpeta de personal



Carpeta de Subvenciones



Carpeta de Facturas



Carpeta de Justificación económica y Memoria técnica



Carpeta de Entidades Bancarias



Carpeta de Tributos



Carpeta de Seguridad Social



Carpeta de Cuentas Anuales CAMBIOS EN LA EDICIÓN

7

Firma Propietario

7.1 Segunda edición con esta nueva codificación – Modificando sustancialmente el procedimiento –.

Fecha:

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