GO personeelsmagazine
04 2019 | 06 2019
“Bouw vrijetijdscentrum schiet uit de startblokken� Team Edegem is terug
Rombit: digitaal aanvraagplatform
Laat je wachtwoord niet stelen
Achter de schermen van de financiële dienst Ieder jaar archiveert de financiële dienst haar boekhouding. Een noodzakelijke opdracht zo blijkt, want naast de wettelijke verplichting is er op de dienst vooral plaatsgebrek. Rachida El Morabit, medewerkster financiële dienst, gunt ons een blik achter de jaarlijkse opruimactie.
2
plakpaal
“Archiveren hoort tot mijn takenpakket”
Hoe gaat zo’n archivering in zijn werk? “Het oudste boekjaar, in dit geval 2017, nemen we uit de kasten en steken we in archiefdozen. Zo komt er plaats vrij om aanrekeningen, vorderingen en alle andere bewijsstukken van het nieuwe boekjaar te klasseren. Iedere doos krijgt een label met inhoud en volgnummer. Dat noteer ik in de archiveringslijst van het centraal gemeentelijk archief. Nadien maak ik een taakverzoek zodat de collega’s van de logistieke ploeg de dozen naar het archief in de gemeentehallen kunnen brengen.” Ben jij altijd verantwoordelijk of is er jaarlijks een andere collega aan de beurt? “De archivering behoort tot mijn takenpakket. Natuurlijk kan ik beroep doen op mijn collega’s als ik er eens niet ben. Als we een stagiair
hebben dan wordt die sowieso mee ingeschakeld.” Is een financiële dienst wettelijk verplicht om haar boekhouding te archiveren? “We zijn inderdaad wettelijk verplicht om alle financiële bewijsstukken te archiveren. Afhankelijk van het type document zijn er verschillende bewaartermijnen. De federale overheidsdienst economie raadt ons aan om facturen zo’n tien jaar bij te houden.” Waarom heeft de financiële dienst nog zoveel papier? Is er in de toekomst sprake van een digitaal archief? “We zijn van plan om over te schakelen op e-facturatie, maar ik weet niet of we er volledig in slagen om op korte termijn de financiële dienst te digitaliseren.”
Waarom niet? “Om volledig te digitaliseren moeten we een project uitschrijven met daarin de nodige budgetten. Dit staat op ons to-do-lijstje. In 2019 kopen we wel een softwarepakket aan om de financiële stromen te digitaliseren. Op dat moment doen we de nodige inspanningen om onze leveranciers aan te sporen hun facturen digitaal te versturen.” Moet je vaak nog iets terug in het archief opzoeken? “Dat is al wel eens gebeurd, maar we proberen het te vermijden. Documenten waarvan we weten of denken dat we ze in de toekomst nog nodig gaan hebben, houden we in ons kantoor. De tijd die we nodig hebben om het document op te snorren, kunnen we nuttiger besteden (lacht). Als alles digitaal is dan is het veel eenvoudiger om zaken op te zoeken.”
u Ingrid Voet, secretariaatsmedewerker, dook twee jaar lang gedurende twee dagen in de week het centraal gemeentelijk archief in om orde op zaken te stellen. Ze geeft ons graag een woordje uitleg over het archief en het archiveringsproces. “De jaarlijkse opruimdag is de eerste stap in het archiveringsproces. Diensten moeten selecteren welke documenten mogen worden vernietigd en welke gearchiveerd. De meeste documenten hebben een wettelijke bewaartermijn. Weggooien doen we dus niet in het wilde weg. Voor veel documenten hebben we trouwens toestemming nodig van het Rijksarchief om ze te mogen vernietigen. Diegenen die worden gearchiveerd, krijgen een duidelijke referentie om ze nadien makkelijk terug te vinden. In het archief noteren we ze dan nog eens op een plaatsingslijst: welke doos staat op welke rij, rek en plank. De laatste jaren neemt het aantal archiefdozen wel af. Ook binnen het archiefwereldje is de digitalisering bezig. Een tip: alles wat al digitaal is, hou je best digitaal.” 3
plakpaal
Vier op een rij Je hebt ze waarschijnlijk al zien hangen in de verschillende Edegemse gebouwen, de canvassen met Playmobilfiguurtjes oftewel onze kernwaarden. Betrokkenheid, Initiatief en Samenwerken kende je al als gemeentelijke waarden. Maar waarom kwam die vierde waarde, Mensgericht, er nu bij? Sinds januari 2019 zijn OCMW en gemeente officieel één organisatie. In de aanloop naar dit moment schreef onze organisatie in april 2016 een gezamenlijke visie. De vier kernwaarden maken daar deel van uit. Mensgericht is een belangrijk kernwoord in onze visie. Lees maar even mee: “In Edegem staat de mens centraal. We zijn een gemeente met bezieling waar iedereen zich thuis voelt en waarin elk individu zich gewaardeerd voelt omwille van zijn of haar unieke bijdrage. Een gemeente met pit waar mensen met plezier hun verantwoordelijkheid opnemen en waar iedereen altijd voluit gaat. We zijn ervan overtuigd dat wanneer we bewust kiezen voor een mensgerichte organisatie we maatschappelijk geëngageerde medewerkers aantrekken. We geloven dat een warm Edegem medewerkers zo aanspreekt dat ze ambassadeurs worden van onze gemeente. Enkel op deze manier ontstaat een echte verbinding tussen de overheid, haar medewerkers en de maatschappij.”
p Wilfried De Bock hangt vakkundig de vierde kernwaarde Mensgericht op in het gemeentehuis.
Nieuwe korpschef voor HEKLA De 55-jarige Edegemnaar Ivo Vereycken is verkozen als nieuwe korpschef van de politiezone HEKLA. Vereycken startte zijn carrière in 1982 bij de rijkswacht. Na zijn opleiding maakte hij vooruitgang binnen de verschillende diensten van het speciaal interventie eskadron en de speciale eenheden. Vanaf 2001 verdiende hij zijn sporen als directeur operaties bij de directie speciale eenheden. Hij is ook gastdocent op de officierenschool ANPA en Campus Vesta. 4
De vier kernwaarden op een rijtje: Mensgericht: we waarderen ieders kunnen Initiatief: we zien het werk en ondernemen actie Betrokkenheid: we weten waar iedereen mee bezig is en zijn er trots op Samenwerken: we doen het werk samen en geven elkaar energie
Oproep! Deel je teamdagfoto’s Vrijdag 26 april gaat de allereerste teamdag door. Iedere cluster heeft zijn eigen activiteit gepland. De GO-redactie is alvast super benieuwd naar wat iedereen heeft uitgespookt. Bezorg ons na afloop dus zeker enkele foto’s van je activiteit en vertel ons hoe het is geweest. Hoe? communicatie@edegem.be
plakpaal
Eén kaart, zes bibliotheken Vanaf 1 februari kan je met je biblidkaart in zes bibliotheken terecht. Al tien jaar lang vormt onze bib samen met de bibliotheken van Boechout, Hove, Kontich, Lint en Mortsel Bibkwintet. Ze organiseerden al gezamenlijke projecten en lezingen en deelden speciale collecties. Nu gaan ze een stap verder! Met een lidkaart van Bibkwintet kan je sinds februari terecht in de zes bibliotheken. Zo heb je toegang tot een immense collectie van 275 000 boeken, strips, magazines, cd’s, films,…
Samen zijn de zes bibliotheken goed voor 144 openingsuren. Zeven dagen op zeven kan je in minstens één van de bibs terecht. Overal gelden dezelfde regels, tarieven en uitleenperiodes. Ben jij al lid? Als personeelslid van gemeente en OCMW heb je recht op een gratis lidmaatschap. Loop gewoon langs in de bib van Edegem om je kaart aan te maken. Meer info? www.edegem.bibliotheek.be
Team Edegem neemt opnieuw deel aan Levensloop. Doe jij ook mee? Na een pauze vorig jaar zullen Wendy Backx en Dirk Roelandt opnieuw aan de kar trekken. Aan enthousiasme geen gebrek bij beiden. Nu nog meer collega’s overtuigen om het team te versterken. “Vorig jaar voelde het zo raar aan om niet deel te nemen aan Levensloop”, vertelt Wendy. “Daarom dat ik me
dit jaar opnieuw in de strijd gooi. Het is mijn manier om iederen die geconfronteerd wordt met kanker een hart onder de riem te steken.” Voor diegenen die het concept nog niet kennen: gedurende 24 uur wandelen en lopen deelnemers van verschillende teams op een parcours door het Fort 5. “Dat gevoel en die sfeer tijdens dit evenement is met niets te evenaren”, volgens Wendy. “Ik wil zoveel mogelijk collega’s bijeenbrengen om te komen lopen, wandelen of even ons
kraampje te bemannen. Zie het als de perfecte teambuilding.” Wendy gaat verder: “Als er collega’s zijn die mee willen nadenken over wat we kunnen verkopen in ons kraampje tijdens Levensloop dan mogen ze altijd contact opnemen met mij. Een ding is al wel zeker, de opbrengst van de knabbelbox in de refter van het gemeentehuis gaat alvast naar Levensloop.” Interesse? wendy.backx@edegem.be Wanneer? Zaterdag 12 oktober van 16 uur tot zondag 13 oktober, 16 uur. 5
plakpaal
Edegem omarmt de SDG’s Edegem is één van de twintig pilootgemeenten bij de VVSG, de Vereniging van Steden en Gemeenten, in de realisatie van de duurzame ontwikkelingsdoelstellingen (SDG’s). Daarom tonen we in ieder nummer van onze GO hoe wij die SDG’s concreet maken. Klimaatgesprek met jongeren Think global, act local! Woensdag 6 februari gingen 23 klimaatjongeren in gesprek met burgemeester en schepenen. Ter inspiratie kregen de leerlingen een overzicht van de lopende klimaatmaatregelen die de gemeente ondertussen al nam. In kleine debatgroepjes deelden de jongeren hun ideeën, bezorgdheden, vragen,... met het bestuur. Geen grote klimaatvraagstukken, maar concrete acties op lokaal niveau. Het is de eerste stap naar een gemeentelijke klimaatwerkgroep.
Interne solidariteit Op zondag 24 maart liepen vier dappere collega’s de 100 km-run van Kom op Tegen Kanker. Om te mogen starten moesten ze 2 500 euro startgeld bijeen rapen. Verschillende collega’s zetten mee hun schouders onder dit project en maakten soep of ander lekkers dat ze tijdens middagpauze verkochten. De opbrengst van de snoepmand in de refter van het gemeentehuis ging integraal naar Kom op Tegen Kanker en de collega’s van de sociale dienst deden een laatste inspanning door op de markt zelfgemaakte versieringen en koekjes te verkopen. Eindtotaal: 3 243 euro! Bedankt aan iedereen die een steentje bijdroeg. Het geld gaat naar kankeronderzoek.
Een app voor noodsituaties Stel: je belandt in een noodsituatie. Door de paniek vergeet je het noodnummer van de politie, brandweer of ambulance. Daar komt de 112 BE-app tot de redding! Met deze app volstaat één klik op het icoontje van de juiste hulpdienst om een oproep tot stand te brengen. De app is supermakkelijk in gebruik en heeft bovendien een lokalisatiefunctie. Zo weten de hulpdiensten exact waar jij je bevindt. Ook doven, slechthorenden of mensen met een spraakstoornis kunnen de app gebruiken dankzij de chatfunctie. Je kan de app downloaden en installeren via Play Store (Android) of via de App Store (Apple). Opgelet: de app werkt enkel in België.
6
Iedereen mee met sociale media Enkele collega’s volgenden een jaar lang de online cursus van Socialemediaburo over sociale media. Iedere week kregen ze een les van 3 minuten. Ben jij ook benieuwd en wil je je kennis uitbreiden? Alle lessen kan je terugvinden op: H:\&Openbare mappen\ Handleidingen uit opleidingen\2018 - Iedereen mee met sociale media
goe bezig
“Complimenten voor de aanleg van het wandelpad. Stijlvol” -Bart-
Bedankt voor de herstelling van het weggetje Hazelbos. Onze kindjes zijn blij!” - Ronny -
Collega’s bedanken elkaar Kamperen is niet meer nodig. Sinds dit jaar is er een digitaal aanmeldsysteem voor de kleuter- en lagere scholen in Edegem. De communicatiedienst maakte daarvoor een informatiebrochure. Die werd vakkundig gelay-out door onze huisgraficus Paul Nauwelaerts. Filip Schramme, teamleider mens en maatschappij, die verantwoordelijk is voor de opvolging van dit project, bedankte Paul hiervoor. “Paul, ik wou je nog eens bedanken voor die mooie aanmeldbrochure van jou, inclusief meedenken!! ;-)”
Dank u Edegem voor de geruimde fietspaden! - Marijke -
Kreeg jij ook een complimentje van een klant, inwoner, cliënt of collega? Stuur het compliment door naar communicatiedienst via communicatie@edegem.be of de binnenpost. 7
8
talent in de kijker
“De belangrijkste regel: blijf het verhaal volgen” Mike Hauspie, hovenier, speelt al vijf jaren bij het poppentheater Jojo in Borgerhout. Het theater is een van de laatste in zijn soort. Het startte in 1987 als reizend gezelschap en vond in 1994 onderdak op hun huidige locatie in Borgerhout, een voormalige garage. Op een vroege zaterdagochtend ontmoeten we Mike in het gezellig theaterzaaltje. “Ik ben begonnen in het klassieke theater. Via een vriendin kwam ik bij dit poppentheater terecht. Het grote verschil tussen beide is de vrijheid die je hier hebt. Je kan meer je eigen ding doen. Zo werken we niet met uitgeschreven dialogen. Er is een verhaallijn en de rest is pure improvisatie. Een voorstelling kan de ene dag dus anders klinken dan de andere. We komen ook maar een paar uur voor de première samen om alles op elkaar af te stemmen zoals de decorwissels. Als het al eens fout loopt dan is het de kunst om gewoon verder te spelen. Er is maar een regel: het verhaal blijven volgen.” “Onze werking draait volledig op vrijwilligers. Van de techniek, over het maken van de poppen en decor tot het spelen. We spelen familievoorstellingen voor kinderen vanaf 6 jaar, al hebben we ook enkele voorstellingen voor kinderen vanaf 3 jaar. Kinderen zijn een dankbaar publiek. Meestal begint een voorstelling vrij rustig, maar naarmate het stuk vordert, stijgt de animo in de zaal. Zeker als er een slechterik meespeelt. Dan hoor je toch regelmatig “pas op, achter je” of “oooh”. We proberen er ook steeds humor met een dubbele bodem in te steken die zowel voor volwassenen als kinderen grappig is.” “Poppentheater Jojo, is een van de laatste in zijn soort. Veel mensen zijn zelfs verbaasd dat dit nog bestaat. Ook het feit dat ik als arbeider in een poppentheater speel, fronst vaak de wenkbrauwen. Die combinatie vinden mensen soms vreemd. Al ligt dat meer aan de perceptie van de mensen over arbeiders (lacht).” Wil je Mike eens aan het werk zien? www.poppentheaterjojo.be
9
Van versnippering naar een digitaal aanvraagsysteem Parkeerverbodsborden voor een verhuis? Een container voor de deur bij een verbouwing? Een terras voor een handelszaak? Voor al deze zaken heb je een toelating voor inname van het openbaar domein nodig. Nu lopen aanvragen nog via verschillende diensten. Binnenkort is dat verleden tijd en gebeurt de aanvraag van al deze zaken via een digitaal platform: Rombit. Debbie Smet, medewerker team publiek domein legt ons uit hoe het platform werkt. “Op dit moment is er een enorme versnippering in de aanvragen voor inname openbaar domein. Signalisatievergunningen komen bij planning en inrichting toe, een parkeerverbod zit bij HEKLA, horeca en terrasaanvragen behandelen de collega’s van ruimtelijke ordening en milieu”, vertelt Debbie.
10
Centraal systeem Debbie legt uit: “Rombit automatiseert een groot deel van het proces: van aanvraag en betaling, over behandeling, adviesverlening en vergunning, tot de plaatsing van de borden en de handhaving. Met het digitaal platform wordt alles gecentraliseerd. Niet alleen qua efficiëntie is dit een meerwaarde, ook voor de opvolging en betaling is dit systeem een hele stap vooruit. Nu krijgen aanvragers een goedkeuring, is er een vaststelling door de gemeenschapswachter en maakt de financiële dienst een factuur op. Zo glippen er wel wat mensen door de mazen van het net. Met Rombit moet je eerst betalen en pas dan krijg je een toelating.” Een, twee, drie,... test “Op dit moment zitten we in een testfase om na te gaan of alle
koppelingen en flows werken. Op het einde van deze fase krijgen de onthaalmedewerkers nog een opleiding over dit systeem. Er is namelijk een loketfunctie aan gekoppeld”, gaat Debbie verder. “Collega’s aan het onthaal kunnen dus vragen van burgers verwachten over Rombit. Daarom dat het belangrijk is dat ze de toepassing kennen.” Processie van Echternach De uitrol van dit systeem is een werk van lange adem geweest, vertelt Debbie. “Het was de bedoeling om met alle HEKLA-gemeenten gezamenlijk met Rombit te starten. Na het zoveelste overleg zonder concreet resultaat besliste Edegem om het voortouw te nemen en alvast te starten. Als alles vlot verloopt, dan is het in mei beschikbaar voor de burgers.”
‘t gaat vooruit
Neem geen onnodig risico: Laat je wachtwoord niet stelen Een perfect wachtwoord bestaat niet, want hackers gebruiken steeds meer gesofistikeerde methodes. Maak het hackers niet te makkelijk en kies een wachtwoord dat voor iedereen behalve voor jou totaal willekeurig lijkt. Informatieveiligheidsconsument, Christine Van Boom geeft je enkele tips om je hierbij te helpen. Een sterk wachtwoord begint niet met een hoofdletter en eindigt niet met een cijfer. Alles draait om voorspelbaarheid. Dit zijn de eerste combinaties die hackers testen.
Hoe langer je wachtwoord, hoe minder vanzelfsprekend. Hoe langer je wachtwoord, hoe langer het duurt voor een hacker om het te achterhalen door alle mogelijke combinaties te testen. Zorg dat je wachtwoord op het werk minstens twaalf tekens bevat. Heb je moeite om je wachtwoord te onthouden, creëer dan een wachtwoordzin bijvoorbeeld: ‘ik zit elke dag om 7 uur aan hetcyber ontbijt!’ Bewaar de spaties, dat typt makkelijker. isch 03: Wees sterk Gebruik hoofd- en kleine letters en voeg cijfers en symbolen toe.
eveilig je eheimen
Een wachtwoordzin kan om het even welke zin. zijn. Hoe langer je wachtwoord, hoe beter. Toch zijn er websites waar je het aantal tekens beperkt is en dan creatief zijn. Maak alistisch moet over jeprivacy je zin korter door de eerste gheid letter van van elk woord te nemen en sommigen te vervangen door een symbool. Het voorbeeld dat we hierboven gaven, ziet er dan zo uit: ‘Iz€do7u@hO!’. Het resultaat is een heel sterk en makkelijk te onthouden wachtwoord!
zicht
s
lingen en
Verander je wachtwoord iedere drie maanden. Een wachtwoord is strikt persoonlijk. Moet je in een noodgeval toch je wachtwoord delen met iemand, verander het dan nadien. Geef het zeker nooit door via e-mail. Gebruik een wachtwoordmanager. Doe met je wachtwoorden zoals met je portefeuille of agenda en maak het dieven niet makkelijk. Heb je het moeilijk om al je wachtwoorden te onthouden, dan is het veiliger om een wachtwoordmanager te gebruiken. Dit is een applicatie die werkt als een bankkluis. Het creëert sterke wachtwoorden voor al je accounts. Zelf moet je nog maar één wachtwoord bedenken en onthouden: datgene waarmee je de wachtwoordkluis zelf beveiligt. Leuk dat je browser voorstelt om je wachtwoorden op te slaan, maar ga daar niet op in. De meeste browsers bewaren je wachtwoorden niet veilig en hackers kunnen ze verbazend makkelijk achterhalen.
Wat moet je doen als je wachtwoord op het werk is gehackt? Deel jeActiviteit wachtwoord niet met anderen. Verander direct je wachtwoord en breng de ICT-dienst 1: Hoe maak je een sterk paswoord Laat niemand meekijken wanneer je het invoert en laat op de hoogte. Iemand die jouw wachtwoord hackt, heeft Activiteit 2: Hou het voor jezelf het zeker nergens rondslingeren op een papiertje. als het ware jouw digitale sleutels in handen. Een hacker Activiteit 3: Interland: Schattentoren kan vertrouwelijke informatie stelen, boodschappen Creëer voor elk account een uniek wachtwoord. versturen in jouw naam naar jouw contacten, inloggen op Voor privacy- en beveiligingsproblemen zijn er niet altijd duidelijke goede op of de sociale netwerken en aankopen Metonline zogenaamde woordenboekaanvallen ‘testen’ met jouw profiel slechte oplossingen. Je persoonlijke en privé-informatie alle dingen hackers combinaties van alle bestaande woorden beschermen doen op- jouw favoriete websites. met enmaken symbolen tot ze wat vragen ze die joucijfers tot ‘jou’ - betekent datvinden je de juiste stelt en je eigen slimme zoeken. Daarom gebruik je best geen bestaand woord, Nog meer tips? www.cybersimpel.be antwoorden vindt. gebruikersnaam, de naam van een persoon, huisdier, merk, bedrijf enz. Zelfs bestaande zinnen (songtekst, ✓ Ontdekken waarom privacy belangrijk is en hoe het zich verhoudt tot spreekwoord, citaat, …) zijn op die manier snel te kraken. online-veiligheid. Gebruik nooit hetzelfde wachtwoord voor privé en voor ✓ Oefenen hoe je sterke paswoorden maakt. een professionele accounts. En best voor elk account ✓ De tools en instellingen bekijken die beschermen tegen hackers en andere uniek wachtwoord. bedreigingen.
11
‘t gaat vooruit
Bouw vrijetijdscentrum schiet uit de startblokken De eerste steen is gelegd. De bouw van het VTC kan nu echt van start gaan. Eindelijk kunnen we de naam van het vrijetijdscentrum verklappen. Tegen de zomer van 2020 zou heel de bouw klaar moeten zijn. We spraken met Bea Corbeels, teamleider vrije tijd en trekker van de projectgroep werking VTC, en Annik Somers, teamleider patrimonium & facility en trekker van de projectgroep bouw, over dit heugelijk moment en het hobbelig parcours er naar toe. “Ik ben vooral opgelucht dat de bouw eindelijk van start kan gaan”, geeft Bea toe. “Ik had er echt geen goed oog meer in en dacht dat het VTC er niet meer ging komen.” Annik daarentegen bleef er in geloven. “Het was een lange een hobbelige weg, maar ik heb nooit gedacht dat de bouw in de koelkast zou belanden.” Het ontwerp is een paar keer gewijzigd. Zijn jullie tevreden met het defintieve plan? Annik: “Het uitzicht is inderdaad wat gewijzigd ten op zichte van het eerste ontwerp. De focus is wel dezelfde gebleven. Het gebouw moest een open plek zijn. De vele ramen illustereren dat perfect. Bovendien moest het makkelijk aanpasbaar en multifunctioneel zijn. Zo krijgt de bib niet alleen ruimte voor haar boeken, maar ook een plek om lezingen, workshops,... te organiseren.” Bea: “Die multifunctionaliteit van het gebouw is inderdaad een belangrijk aspect. Daarnaast is de grootste troef dat de diverse vrijetijdsexpertises door bijeen te zijn nog vlotter kunnen samenwerken. De scholenwerking van de bib is daar een mooi voorbeeld van. Meerdere activiteiten kunnen nu in huis gebeuren. Er moeten geen verplaatsingen gemaakt worden of externe locaties gehuurd. We kunnen ook sneller inspelen op of aansluiten bij een activiteit die vanuit één expertise vertrekt.” Voor de bouw is er gekozen voor een speciale bouwtechniek? Annik: “Het VTC wordt opgetrokken in CLT (Cross Laminated Timber). Het is een vorm van houtskeletbouw waarbij de panelen zijn samengesteld uit verschillende platen die op elkaar zijn verlijmd.”
12
Wat is het voordeel van deze bouwtechniek? Annik: “Het is een milieuvriendelijke en supersnelle manier van bouwen. Op voorhand worden er units gemaakt die dan nadien ter plaatse in elkaar worden gezet als een soort van mecano. De voorbereiding bij deze techniek is wel veel langer dan bij een klassieke bouw omdat de aannemer heel het proces technisch moet uittekenen en moet nadenken over hoe die verschillende “legoblokjes” in elkaar moeten passen.” De naam die het VTC krijgt, is nu geen geheim meer. Vanwaar de keuze voor Kruispunt? Bea: “Een paar jaar geleden hielden we een rondvraag onder de inwoners, adviesraden, vrijetijdspersoneel en het college. Er kwamen toen zo’n honderd voorstellen binnen. Daaruit selecteerden we er 25 waarvan de verschillende adviesraden hun top drie maakten. Het college hakte de definitieve knoop door en koos Kruispunt. De naam verwijst niet alleen naar het vroeger jeugdhuis in het centrum van Edegem. Het symboliseert het doel van het VTC. In het vrijetijdscentrum zal door de nu vlottere ontmoeting zonder enige drempel tussen bezoekers, verenigingen, scholen, kinderen, senioren, vrijwilligers en vrijetijdsmedewerkers leiden tot nieuwe ideeën, verrassende invullingen, creatievere samenwerkingen en ondersteuning. Meerdere invalshoeken raken elkaar. Het wordt een bruisend kruispunt waar heel wat te beleven valt.” Volg de bouw van het VTC en tel mee af naar de opening in 2020 via www.vtckruispunt.be
blikopener
“Burgers hebben het recht om documenten op te vragen� Burgers hebben het recht om bestuursdocumenten op te vragen. Dat recht is vastgelegd in het decreet openbaarheid van bestuur. Sinds 1 januari 2019 is het decreet gewijzigd. We gingen langs op het secretariaat waar Inge De Schepper, secretariaatsmedewerker, ons meer uitleg geeft over het decreet openbaarheid en wat die wijzigingen betekenen voor medewerkers en burgers.
13
Wat houdt het openbaarheidsdecreet juist in? “Burgers hebben het recht om bestuursdocumenten op te vragen. Eigenlijk vragen ze toegang tot documenten van de overheid. Wij zijn dus verplicht om op dergelijke vragen in te gaan.” Zijn er uitzonderingen? Of kan een burger eender welk document opvragen? “In principe mag een burger eender welk document vragen. Een bestuursdocument is alle informatie, in welke vorm ook, waarover overheden beschikken. Het gaat dus niet enkel over papieren documenten, maar ook over bijvoorbeeld: foto’s, geluidsopnames enz… Er zijn natuurlijk uitzonderingen bijvoorbeeld als het gaat om het recht op privacy, geheimhouding, economische belangen,… Al die uitzonderingen zijn wettelijk bepaald.” Krijgen jullie op het secretariaat vaak vragen? “De laatste jaren gaat het om gemiddeld een honderdtal aanvragen per jaar.” Behandelen jullie alle aanvragen zelf? “Zowel het secretariaat als de dienst ruimtelijke ordening en milieu behandelen vragen. Als de collega’s van ruimtelijke ordening en milieu twijfelen dan kunnen ze op het secretariaat terecht. Het beantwoorden, bezorgen of weigeren van aanvragen gebeurt altijd door de algemeen directeur.”
14
Het decreet openbaarheid van bestuur is gewijzigd. Wat zijn de grootste veranderingen ten opzichte van het vorige decreet? “In het nieuwe decreet zijn er enkele zaken geherformuleerd. Zo ligt de nadruk niet langer op de ‘drager’ maar op de informatie die op een drager beschikbaar is en is er nu sprake van informatie ‘die in het bezit is van een overheidsinstantie’ in plaats van ‘waarover een overheidsinstantie beschikt’ De aanvrager moet zijn naam en zijn adres opgeven. Vroeger volstond een mailadres. Deze maatregel is
“We krijgen jaarlijks toch zo’n honderd aanvragen“ er gekomen om misbruik tegen te gaan en verzoeken onder fictieve namen te ontmoedigen.” Wat nog? “De termijn voor behandeling van een openbaarheidsverzoek is aangepast. Er is voortaan nog slechts één termijn waarbinnen je als bestuur moet beslissen en uitvoeren en dat is 20 kalenderdagen. Vroeger had je een termijn van 15 dagen om te beslissen en 30 dagen om uit te voeren. Daarnaast moeten we als overheidsinstantie
de burger er ook expliciet op wijzen dat een openbaarheidsverzoek geen toestemming is om de informatie te gaan hergebruiken. Al laatste is er nog een wijziging aan de beroepsprocedure bij een verzoek. De aanvrager moet een afschrift krijgen van zijn oorspronkelijk openbaarheidsverzoek en de eventuele weigeringsbeslissing.” Wat betekent dit voor de organisatie? “Medewerkers moeten vooral aandacht hebben voor de aangepaste termijnen, de beroepsclausule en de gegevens van aanvragers. Recent hebben we de collega’s die vaak vragen krijgen een stappenplan bezorgd. Dit kunnen ze gebruiken als ze een openbaarheidsverzoek krijgen. Collega’s kunnen natuurlijk ook altijd op het secretariaat terecht als ze vragen hebben.” Houden jullie alle aanvragen bij? “We zijn wettelijk verplicht om alle aanvragen bij te
houden. We maken wel een opsplitsing tussen de vragen voor ruimtelijke ordening en de rest.” Wat voor soort van aanvragen komen er zoal binnen? “Het merendeel heeft toch te maken met bouwvergunningen, maar evengoed gaat het soms over een lijst van leegstaande panden of de selectie van jobstudenten.” Wat is het vreemdste verzoek dat je ooit binnenkreeg? “Dat kwam van iemand die ooit zodanig veel documenten opvroeg dat we ze niet allemaal konden bezorgen. We vroegen aan de persoon in kwestie om te verduidelijken wat hij nu concreet nodig had. Toen we hem dat bezorgden, was hij nog steeds niet tevreden en ging hij in beroep om nog meer documenten te krijgen. Gelukkig hebben we toen toch gelijk gekregen van de beroepscommissie. Zij gaven aan dat we echt wel moeite hadden gedaan om de man alles te bezorgen en we correct gehandeld hadden.”
Raadpleegomgeving in een nieuw jasje Sinds januari is een gemeente verplicht om meer zaken op de website te plaatsen na vergaderingen zoals besluiten van het college, gemeenteraad,… Vroeger moest het secretariaat alle documenten apart opslaan en uploaden naar onze website. Nu is er een webtoepassing waar alle besluiten en documenten van alle bestuursorganen gepubliceerd worden. Alles verloopt zo goed als automatisch en levert dus een redelijke tijdswinst op. De agendapunten van het college zijn sinds kort dus voor iedereen vlot consulteerbaar op de website. Inge geeft je daarom enkele tips bij het maken van collegebesluiten.
1 Gebruik zo weinig mogelijk
persoonsgegevens in titels van agendapunten en in de punten zelf. Best zet je enkel een functietitel, adres of dossiernummer. Sowieso zijn er agendapunten waar enkel de titel van wordt gepubliceerd zoals bijvoorbeeld personeelspunten, juridische punten, facturen, ambtelijke schrappingen, fiscale bezwaren, beroep opname leegstand, begraafplaats, notulen,...
2 Als je een bijlage aan je
agendapunt hangt dan moet je goed opletten bij het aanduiden
van de keuzeveldjes. Als in de bijlage informatie staat die niet openbaar mag zijn en dus niet zichtbaar op de website dan moet je steeds ‘nee’ aanvinken en bij het artikelnummer een motivering zetten waarom het niet zichtbaar mag zijn.
zonder gevoelige informatie. Bijvoorbeeld: ‘goedkeuring van…’, ‘aanduiding van…’
3 Vanaf nu moet je bij ieder
de gemeenteraad wil laten goedkeuren dan moet je bij het uploaden voor een integrale bijlage kiezen.
agendapunt een beknopte samenvatting geven. Eigenlijk is dit een herhaling van het besluit zonder bedragen en persoonsgegevens te schrijven. Kortom: een beknopte omschrijving van het agendapunt
4 Gebruik zoveel mogelijk het generiek sjabloon.
5 Als je een reglement door
15
snapshot
p Het gezelligste kampvuur van Edegem lokte vier keer veel volk. Orkestleider van dienst was Koen Kohlbacher, leerkracht in de bioklas.
p Ken je deze nog? Op de dinsdagmarkt stond plots een oude bekende. Chris Cloots, voormalig ploegbaas van het ecopark, werkt sinds vorig jaar voor afvalintercommunale IGEAN. Op de dinsdagmarkt streek hij neer met het mobiel recyclagepark.
p "Waar zijn die nieuwjaarsfeestjes? Daar zijn die nieuwjaarsfeestjes!� Zowel de collega's van dienst uitvoering en planning en inrichting (links) als de publieke dienstverlening en onthaal en contactcenter (rechts) zette 2019 feestelijk in. 16
p Nog een laatste spurt! Op zondag 24 maart liepen vier dappere collega’s de 100-km run van Kom op tegen Kanker. Op de markt deden ze nog eens laatste inspanning om geld in te zamelen voor het onderzoek naar kanker. Met zelfgemaakte koekjes, gebak en decoratiemateriaal stonden ze op de dinsdagmarkt. Verkopers van het moment: Milan Dock en Nikki Van Hal van de sociale dienst van het OCMW.
Aangename kennismaking. Met een lekker ontbijt en een speeddate leerden de maatschappelijk werkers van de sociale dienst en de leden van het bijzonder comité sociale dienst elkaar kennen.q
p Geen 100 gram preparé of een kilo wortelen in dit kraam, wel gedichten. Zo’n 29 collega’s en 86 burgers schreven mee het gedicht tijdens Gedichtendag. De enthousiastelingen op de foto zijn Joke, Hannelore, Nathalie en Veerle. 17
onder de loep
Nieuwe teams krijgen vorm Sinds begin dit jaar zijn gemeente en OCMW officieel één organisatie. In de aanloop hier naartoe werkten we aan een toekomstvisie, onze organisatiewaarden, nieuwe communicatiekanalen en een nieuwe organisatiestructuur. Het uitgangspunt van deze organisatiestructuur is dat het niet langer jobs opknipt, maar juist meer bundelt en de samenwerking en autonomie van alle medewerkers bevordert. De nieuwe structuur is het startpunt voor de opmaak van een nieuw organogram. Ondertussen krijgen de teams meer en meer vorm en starten teams stelselmatig op. In het schema hiernaast kan je een voorlopige samenstelling van de nieuwe clusters zien. Doorheen het traject kunnen er nog zaken wijzigen. De switch naar de nieuwe clusters gebeurt trouwens niet op hetzelfde moment. De snelheid hangt af van hoe ingrijpend de verandering is. Stap voor stap bekijken we samen de nieuwe teams en hun processen. Hoe kunnen we de dagdagelijkse werking het best organiseren en het doel bereiken? De omschakeling van diensten naar teams gebeurt in vijf stappen. We zijn ondertussen al verder gevorderd in het traject. Lees mee welke stappen we al hebben gezet en welke we nog moeten nemen.
PROCES
TIMING
Kick-Off
Waarom veranderen we? Welke processen zitten er bij welk team? Wat is de rol van de leidinggevende en de teamcoach?
Afgehandeld
Procesmatrix
Zitten de processen op z’n plaats bij de verschillende teams? Welke capaciteiten zijn er aanwezig en welke heb je nog nodig?
In uitvoering
Fleximatrix
Waar sta je nu met je team en waar wil je naartoe? Wie is er binnen het team verantwoordelijk voor welk proces? Welke vormingen zijn er nog nodig? Welke kennisoverdracht moet er gebeuren? Zijn er aanpassingen aan de infrastructuur nodig?
In mei - juni
Structuren en afspraken
Hoe gaan we ons organiseren en samenwerken? Waar kunnen we als team zelf over beslissen en waarover niet?
Najaar 2019
Kantelmoment
Dit is het startpunt van de nieuwe organisatie, samen met de start van het nieuwe meerjarenplan. Alle teams zijn opgericht en zoveel mogelijk op elkaar afgestemd. Voor de burger betekent dit dat er er een lokaal bestuur is waarbij gemeentediensten, de sociale dienst van het OCMW en de ondersteunende diensten verenigt.
18
1 januari 2020
onder de loep Huidige diensten
Nieuwe cluster
balie publieke dienstverlening
Cluster leven Teamleider: Ilse Beuselinck
ruimtelijke ordening en milieu (milieu-natuur) - bioklas - ecoploeg - baliemedewerkers vergunningen - huisvesting gemeenschapswacht
Cluster wonen en ondernemen Teamleider: Greet Compeers
jeugd - cultuur- bibliotheek - evenementen en acties van lokale economie - welzijn en vrijwilligers - sport
Cluster vrije tijd Teamleider: Bea Corbeel
kinderopvang - initiatief buitenschoolse kinderopvang - algemene sociale dienst lokaal opvanginitiatief - gemeenteschool AVE buschauffeurs
Cluster mens en ontwikkeling Teamleider: Filip Schramme
projectteam van planning en inrichting straatonderhoud- groenonderhoud (onkruidploeg, hoveniers, grassers)
Cluster publiek domein Teamleider: Gert Verwaest
projectteam gebouwen van planning en inrichting - dienst aankopen - onderhoud gebouwen garage - magazijn - schoonmaak ploeg
Cluster patrimonium & facility Teamleider: Annik Somers
onthaal en contactcenter - secretariaat communicatie
Cluster communicatie, onthaal en secretariaat Teamleider: Heidi Spiessens
financiële dienst
Cluster financiën Teamleider: Joost Talloen
ICT
Cluster ICT Teamleider: Saskia Ritzky
personeelsdienst
Cluster personeel Teamleider: Ann Frans
duurzaamheidsambtenaar - consulent internationale solidariteit en stedenband gis-coördinator - beleidsmedewerker organisatieontwikkeling
Cluster beleid
Managementteam: Algemeen directeur: Katleen De Prins, adjunt algemeen-directeur: Filip Schramme, HR-manager: Ann Frans, financieel directeur: Joost Talloen, beleidsmedewerker organisatieontwikkeling: Vicky Bangels en burgemeester: Koen Metsu 19
20
soort zkt soort
Manu Styleman, werkt sinds oktober 2016 op de jeugddienst. Nathalie Gerdon begon haar carrière in de bib in 2015. De een is bezig met jeugd en muziek, de andere met jeugd en literatuur. Naast jeugd hebben Manu en Nathalie nog iets gemeen: allebei kunnen ze hun passie kwijt in hun job. Wat houdt jullie job precies in? Manu: “Ik beheer het verhuur van Hangar27 en de repetitielokalen. Daarnaast programmeer en organiseer ik het jaarlijkse festival RockEdegem en ondersteun ik de concertwerking van Club27. Verder probeer ik de Edegemse jeugd te helpen bij het organiseren van evenementen. “ Nathalie: “Ik organiseer activiteiten rond mediawijsheid en leesplezier, voornamelijk voor kinderen en jongeren. Ik koop ook de non-fictieboeken aan, promoot de bib via Facebook en sta een aantal uren per week aan de balie.” Wat wilden jullie eigenlijk als kind worden? Manu: “Avonturier zoals Atreyu uit het Oneindige Verhaal. Soms veranderde mijn carrièredroom en dan wou ik een groot coureur zijn zoals Johan Musseeuw, een skater als Tony Hawk, rijk zoals de man met zijn chocoladefabriek of de witte Power Ranger. Voorlopig allemaal zonder succes (lacht).” Nathalie: “Mijn kinderdroom was om schrijfster te worden of heks, onder invloed van de Harry Potterboeken. Mijn brief naar Zweinstein is helaas in de uilenpost verloren gegaan, vrees ik.” Kenden jullie elkaar al? Nathalie: “Ik heb Manu al ontmoet op bijeenkomsten van de vrijetijdsdiensten en weet dat hij met Hangar 27 en RockEdegem bezig is”. Manu: “Ik weet dat Nathalie in de bib werkt, maar had niet meteen een idee
van haar specifieke taken.” Wat vinden jullie het leukste aan je job? Manu: “De variatie en het feit dat ik voor een groot deel van mijn job bezig ben met wat me na aan het hart ligt, namelijk muziek.” Nathalie: “Dat is herkenbaar. Het is heerlijk om mensen warm te maken voor iets waar je zelf van houdt. Als kinderen na een workshop vertellen dat ze de bib echt cool vinden, is mijn dag goed.” Wat willen jullie zeker nog bereiken in je job? Nathalie: “Ik hoop samen met de andere vrijetijdscollega’s van het toekomstige VTC een aangename plek te maken waar mensen met plezier naartoe komen om bij te leren en zich te laten inspireren.” Manu: “Het VTC biedt kansen om meer dienstoverschrijdend te werken en zo samen boeiende activiteiten uit te denken. Daar kijk ik wel naar uit.” Als jullie een dag van job zouden mogen wisselen binnen de gemeente, welke job zouden jullie dan eens willen uittesten? Manu: “Een dag meedraaien op de ITdienst lijkt me wel wat. Er schuilt ergens diep vanbinnen een IT-nerd in mij.” Nathalie: “Ik ben een muziekliefhebber dus de job van Manu zegt mij wel iets. Of eens meedraaien in de bioklas. Werken in een mooie omgeving, middenin het groen lijkt me erg fijn.”
21
fit en gezond
Start de werkdag vol energie Vanaf deze editie starten we met een nieuwe rubriek in de GO: fit en gezond. Een rubriek vol tips, weetjes, recepten voor gezonde en makkelijke lunches en tussendoortjes. Heb jij de ultieme fittip of een lekker recept. Aarzel dan niet om het met de collega’s te delen en bezorg het aan de redactie van de GO via communicatie@edegem.be. We beginnen alvast met wat algemene basis gezondheidsbeginselen.
SMAKELIJK!
Hoeveel tijd zit jij per dag? Duid het aantal uur dat je zit aan:
1
2
3
4
5
6
7
8
uur
Thuis
1
2
3
4
5
6
7
8
uur
op het werk
1
2
3
4
5
6
7
8
uur
in je vrije tijd
1
2
3
4
5
6
7
8
uur
tijdens verplaatsingen
Tel je aantal uren op. Totaal:
(eten, werken, …) (zittend aan bureau, tijdens eten, …) (TV kijken, gamen, internetten, …) (woon-werkverkeer met de auto, trein, bus)
uren zitten.
< 8 uur: Je zit minder dan 8 uur per dag stil. Goed zo: dat is een gezond gemiddelde. maximaal 8 uur per dag voor je gezondheid.
ELKE ST ELKE 30 MIN. EVEN RECHTSTAAN
Wat drink je? Water is de ideale dorstlesser.
Wist-je-datje
Andere kleuren van groenten en fruit brengen ook andere vitaminen en mineralen aan. Varieer en combineer!
BEWEGINGS
Smartphone aan de kant! Geniet van je maaltijd en je gezelschap.
VOEDINGS
Vlees? Wissel eens af met gevogelte, vis, ei, peulvruchten of tofu.
Wist-je-datje
Wist je dat je portie vlees best niet groter is dan de palm van je hand?
Minder eten? Neem kleine hapjes en leg je mes en vork neer na elke hap.
Kies steeds voor aardappelen of volkoren graanproducten zoals volkoren pasta of bruine rijst. Gedaan met eten? Blijf niet zitten! Geniet nog even van je pauze, strek je benen en haal een frisse neus.
Wat is jouw gezondheidstip of heb je een lekker recept? Geef het door aan de communicatiedienst via communicatie@edegem.be of via de binnenpost t.a.v de communicatiedienst. 22
V.U.: Vlaams Instituut Gezond Leven vzw, Linda De Boeck, Gustave Schildknechtstraat 9, 1020 Brussel
DRINK VOORAL
Bestaat jouw bord voor de helft uit groenten? Kies als dessert voor een stuk fruit of een melkdessert.
TELT AP
= of >8 uur: Je zit 8 uur of meer per dag stil. Probeer lang stilzitten te beperken tot
In beide gevallen is het even belangrijk om lang stilzitten ook regelmatig te onderbreken. Om de 20 of 30 minuten sta je best even recht: bv. je kan een glas water halen of een ander bewegingstussendoortje doen.
MEER
MINDER
Meer info en
onze mensen IN DIENST januari - maart
Tinne Verlinden, maatschappelijk werkster
Britt Van Dievel, maatschappelijk werkster
Herken dit detail en win een topprijs! Imran Hussain, onderhoud en catering
Joke Troubleyn, IBO-begeleidster
Iedere editie plaatsen we een herkenbaar detail van een van de gemeentegebouwen. Aan jou om te raden waar dit is. De spelregels Stuur je antwoord naar de communicatiedienst via communicatie@edegem.be of via de binnenpost. EĂŠn antwoord per persoon Uit al de juiste inzendingen zal een onschuldige hand een winnaar trekken. Meedoen kan tot 3 juni 2019 We wensen je alvast veel succes!
Hawaou Diallo onderhoud en catering
Yusuf Hoselito chauffeur huisvuilophaling
De oplossing van vorige keer: Dit ijzerwerk vind je aan de nooduitgang van het gemeentehuis op de tweede verdieping. Proficiat Joke Smedts! Jij wint de mooie GO-mok!
GEBOORTES Linde, dochtertje van Hanneke Verhaeghe, medewerkster personeelsdienst Bob, zoontje van Lies Van Dael, leerkracht bioklas
GO is het personeelsmagazine van de gemeente Edegem voor personeelsleden van gemeente en OCMW. Het verschijnt vier keer per jaar. Vormgeving: Paul Nauwelaerts. Redactieraad: Katleen De Prins, Ann Frans, Filip Schramme, Heidi Spiessens, Tine Van Laer, Kathleen Temmermans, Wim De Geest, Brigitte Goris. Fotoâ&#x20AC;&#x2122;s: communicatiedienst, Michel Sluyts, FotoFilmclub Edegem, Unsplash Verantwoordelijke uitgever: Koen Metsu, Ter Voortlaan 22, 2650 Edegem
23
“We sakkeren soms op hen, maar ons respect is enorm” De Duim
Vorige keer zette Caroline Stuyck, huisvestingsambtenaar, de collega’s van de sociale dienst in de bloemetjes. Nu was het de beurt aan de collega’s van de sociale dienst om De Duim te overhandigen. Voor de maatschappelijk werkers was de keuze snel gemaakt: de karladers verdienden een ferme pluim.
“Voor ons zijn de karladers de collega’s die in weer en wind zorg dragen voor iedere burger in Edegem. Zonder hen zou onze gemeente er helemaal anders uitzien. Het is volgens ons een ploeg van harde werkers, want vuilbakken heffen en leeg maken, is hard labeur. Ook al sakkeren we wel eens als we met de auto net achter hen staan, ons respect blijft veel groter dan het gemorrel op dat moment. Merci collega’s voor de dagelijkse inspanning!” De redactie kijkt al naar de nominatie van de karladers.