CONVOCATORIA Revisoría Fiscal TÉRMINOS DE REFERENCIA Enero de 2019 Carrera 51 Nº48-48, Medellín PBX: 511 46 88 CAPITULO I INFORMACIÓN GENERAL De conformidad con lo establecido por el artículo 38 de la ley 79 de 1988, las cooperativas deben contar con un Revisor Fiscal. El alcance y funciones de la Revisoría Fiscal se encuentran establecidos en el Código de Comercio, en el Capítulo Tercero del Título Primero de la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normas complementarias. A continuación, se especifican los términos de referencia para la convocatoria a la elección de Revisor Fiscal para el período marzo 2019 - marzo 2021 en COOFINEP Cooperativa Financiera. En la propuesta no podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en los presentes términos de referencia. 1.1. OBJETO COOFINEP Cooperativa Financiera está interesado en recibir propuestas para contratar los servicios de Revisoría Fiscal para el período ya señalado, de acuerdo con lo establecido en la legislación colombiana y de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas en los presentes términos de referencia. 1.2. LEGISLACIÓN APLICABLE Este proceso contractual se regirá por las normas contenidas en la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia, sus normas complementarias y disposiciones legales vigentes que versen sobre la materia; así como también por los estatutos de la entidad y estos términos de referencia. 1.3. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo para la ejecución del contrato será de dos (2) años, una vez se haya cumplido el requisito de posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia y hasta una nueva elección por parte de la Asamblea General de Asociados. Conforme al Estatuto de COOFINEP Cooperativa Financiera, la Revisoría Fiscal puede ser reelegida. Cuando la Revisoría Fiscal sea ejercida por una persona
jurídica esta deberá rotar a las personas naturales que al interior adelantan dicha función con por lo menos una periodicidad de cinco (5) años y las personas que han sido rotadas solamente pueden retomar la auditoria de Coofinep luego de un periodo de dos (2) años. El término de duración se somete a las disposiciones legales y estatutarias y al contrato que al efecto se celebre de acuerdo al mandato de la Asamblea. 1.4. INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Con la presentación de la oferta, el proponente acepta los términos de referencia y manifiesta que conoce la naturaleza y alcance de los trabajos, los costos y su tiempo de ejecución y que además, se acoge a los dictados de la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia y sus normas complementarias. Igualmente, con la presentación de la propuesta, autoriza a COOFINEP Cooperativa Financiera para el manejo de información en los siguientes términos, a los cuales adhiere, y que deberán incluirse expresamente y ser firmados por el representante legal de la firma proponente en la propuesta presentada: AUTORIZACION MANEJO DE INFORMACION. Declaro (amos) que la información suministrada es cierta y verificable y autorizo(amos) a COOFINEP Cooperativa Financiera o a quien se subrogue en su posición jurídica para: a) Confirmar la información b) Almacenar en bases de datos, procesar y en general dar tratamiento a la información suministrada, para los propósitos necesarios de cara al mantenimiento de una relación contractual o comercial. c) Terminar cualquier contrato celebrado y exigir anticipadamente el pago de cualquier obligación si esta resulta falsa o inexacta d) Consultar, reportar y divulgar a las centrales de información financiera o entidades con propósitos similares, incluidas aquellas que administren información o datos personales en los términos de las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, toda la información relevante para conocer el comportamiento financiero y comercial, y el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales del proveedor y/o su representante a título personal; con la finalidad de evaluar el riesgo de iniciar, ejecutar o terminar una relación contractual; determinar su capacidad de pago; desarrollar modelos estadísticos o de otro tipo y/o adelantar actividades comerciales, institucionales o de seguimiento y recuperación de obligaciones. Acepta que el cumplimiento o no de sus obligaciones se reflejará en su historial financiero pasado, presente y futuro. He(mos) sido informados que las políticas y procedimientos aplicables para el manejo de datos e información personal se encuentran disponibles www.coofinep.com 1.5. APERTURA DE LA CONVOCATORIA La apertura del presente proceso se fija para el día 30 de enero de 2019 a las 08:00 a.m., fecha a partir de la cual podrán entregarse propuestas en el lugar indicado para ello en los presentes términos de referencia.
1.6. FORMA DE PAGO COOFINEP Cooperativa Financiera pagará el valor del contrato por mensualidades vencidas, de acuerdo al cobro del contratista. 1.7 CIERRE DE LA CONVOCATORIA El Cierre de la Convocatoria y recibo de propuestas se fija para el día 28 de febrero de 2019 a las 05:00 p.m. CAPITULO II 2.1. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN En el presente proceso podrán participar todas las Personas Jurídicas consideradas legalmente capaces según las disposiciones vigentes que no se encuentren incursas en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad de que trata Ley 43 de 1990, el Código de Comercio, el Régimen Contable y el Estatuto de COOFINEP Cooperativa Financiera. COOFINEP Cooperativa Financiera se reserva el derecho de corroborar la autenticidad de los datos suministrados en la propuesta, y el proponente autoriza a todas las entidades, personas o empresas que de una u otra forma se mencionen en los documentos presentados, a suministrar la información que se requiera, en caso de considerarlo necesario. 2.2. PERSONAS JURÍDICAS Las Personas Jurídicas deberán acreditar su existencia y representación legal con la copia del certificado de la Cámara de Comercio de su jurisdicción, actualizado o renovado a la fecha de cierre de la convocatoria. En dicho certificado deberán constar claramente las facultades del Gerente o del Representante Legal, el objeto social y la duración de la persona jurídica. Si el Representante Legal tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la sociedad, deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano competente. 2.3. CONSORCIOS, UNIONES TEMPORALES U OTRAS FORMAS ASOCIATIVAS No podrán participar consorcios, uniones temporales u otras formas asociativas constituidas específicamente para este propósito 2.4. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES En el contrato que se derive de la presente convocatoria, COOFINEP Cooperativa Financiera aplicará las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Ley 43 de 1990, el Código de Comercio, el Régimen Contable y el Estatuto de COOFINEP Cooperativa Financiera.
CAPITULO III PREPARACIÓN Y ENTREGA DE LA PROPUESTA Los documentos que hacen parte de los presentes términos de referencia constituyen la única fuente de información que tiene el proponente para la preparación de la oferta. Este podrá solicitar las aclaraciones o presentar los comentarios y observaciones que considere necesarios sobre los mismos, por escrito, con un mínimo de cinco (5) días hábiles antes de la fecha fijada para el cierre del proceso de convocatoria. Cualquier aclaración o modificación a los términos de referencia o el aplazamiento de la fecha de cierre de la contratación que surjan por las observaciones formuladas o que COOFINEP Cooperativa Financiera considere oportuno hacer, será notificada por medio de adendas publicadas en la página web de COOFINEP Cooperativa Financiera. Estas aclaraciones y modificaciones formarán parte de los términos de referencia. 3.1. DETERMINACIÓN DEL VALOR DE LA PROPUESTA El valor total de la propuesta deberá darse de manera global en cifras enteras sin decimales, discriminado el valor del IVA y considerando todos los costos necesarios para la ejecución del objeto contractual. 3.2. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta deberá elaborarse con base en los requisitos y especificaciones técnicas contenidas en los presentes términos de referencia. La propuesta deberá presentarse en original, sin copias, en sobre cerrado e indicando el objeto de la convocatoria, así como el nombre y la dirección del proponente. Los documentos de la propuesta deberán ser totalmente legibles, legajados y foliados. El contenido de la propuesta deberá contemplar mínimo los siguientes aspectos, conforme a lo establecido en el Numeral 3.2.2.4 del Capítulo Tercero, Título Primero de la Circular 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia: i.
Alcance de su labor respecto de cada una de las principales áreas que son competencia de la Revisoría Fiscal, según lo establecido en la circular ya mencionada. ii. Número de horas/mensual presenciales por profesional, las cuales no podrán ser inferiores 400 horas/mes para el equipo de trabajo incluyendo como mínimo 120 horas/mes para el Revisor Fiscal principal. iii. Informes que presentará y su periodicidad.
iv. Personas que forman parte de su equipo de trabajo, anexando sus hojas de vida e indicando la especialidad de cada uno y el área de la cual se encargará dentro del equipo de trabajo. v. Bases del cálculo de los honorarios. vi. Acuerdos respecto de la planeación del trabajo de revisoría fiscal vii. Acuerdos concernientes al uso del trabajo del auditor interno. viii. Acuerdos adicionales con la entidad Acorde con el Capítulo Tercero de la Circular 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia y con el propósito de que la apropiación presupuestal que se defina cumpla la finalidad de garantizar la permanencia, acceso irrestricto e ilimitado a la información, independencia y adecuado cumplimiento de todas las funciones que corresponden al Revisor Fiscal, se hace necesario que se discriminen los siguientes aspectos, que se estiman fundamentales para determinar el monto y alcance de tales recursos: Ö
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Valor total de la remuneración mensual del Revisor Fiscal, indicando el número de horas que, como mínimo, éste y su equipo deben dedicar al ejercicio de sus funciones, discriminando las de su asistencia a las reuniones del Consejo de Administración de la Cooperativa, cuando sea del caso. Los auxiliares, expertos y otros colaboradores que requiera, indicando las características profesionales o técnicas de los mismos y su costo, el cual estará comprendido en el valor de la remuneración pagada mensualmente a la Revisoría Fiscal. Valor mensual estimado para viáticos y gastos de transporte de los miembros del equipo de la Revisoría Fiscal. Tecnología, medios de comunicación y demás elementos necesarios, con el fin de garantizar su acceso irrestricto e ilimitado a toda la información que requiera para el adecuado ejercicio de sus funciones.
3.3. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA La propuesta deberá acompañarse de cada uno de los documentos que se describen a continuación: 3.3.1 Índice o Tabla de Contenido, especificando los números de página donde se encuentran la información y los documentos requeridos en los términos de referencia. 3.3.2 Carta de presentación de la propuesta, firmada por el representante legal donde se exprese que el proponente no se haya incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad establecida por la ley ni los estatutos para contratar con COOFINEP Cooperativa Financiera. 3.3.3 Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por la Cámara de Comercio de la jurisdicción o por autoridad competente para ello en caso de ser persona jurídica, actualizado o renovado a la fecha de cierre de la contratación.
3.3.4 Copia del Registro Único Tributario (RUT), expedido por la Dirección General de Impuestos Nacionales, donde aparezca claramente el NIT del proponente. 3.3.5 Autorización de Junta Directiva u órgano competente. El Representante Legal de la persona jurídica debe estar facultado cualitativa y cuantitativamente para presentar las propuestas, bien por los respectivos estatutos o por manifestación expresa y escrita del órgano societario competente para tal efecto; en el último caso, debe adjuntar el acta respectiva o certificación al respecto. 3.3.6 Propuesta Económica. Se deberá expresar en la carta de presentación el valor de la propuesta en precios unitarios y valores totales en cifras enteras sin decimales. 3.3.7 Estados financieros del último ejercicio contable (2018). En el caso de las personas jurídicas se deberá presentar el Estado de situación financiera al final del periodo (Balance) y el Estado de Resultados, firmados por Contador Público y debidamente dictaminados por Revisor Fiscal, si se está obligado a ello de conformidad con los requerimientos de ley. 3.3.8 Certificados de la experiencia, con fecha de expedición no superior a dos (2) meses a la fecha de inicio de la presente convocatoria, con los cuales el proponente acredite experiencia mínima de 4 años en entidades de características similares a COOFINEP Cooperativa Financiera. 3.3.9. Hojas de vida de quienes obrarán en calidad de Revisor Fiscal Principal y Suplente y de los auxiliares o asistentes anexando fotocopia de la cédula y la tarjeta profesional. 3.3.10. Certificado de antecedentes disciplinarios, de quienes vayan a obrar como Revisores Fiscales y de los asistentes o auxiliares. 3.3.11. Copia de la cédula de ciudadanía y Tarjeta profesional de quienes vayan a obrar como Revisores Fiscales y de los asistentes o auxiliares. 3.4. ENTREGA DE LA PROPUESTA Las propuestas deberán ser entregadas en la dirección Cr. 47 G N° 78 D Sur - 68 en el municipio de Sabaneta, dirigidas al Comité de Auditoría del Consejo de Administración de COOFINEP Cooperativa Financiera. Si el proponente desea enviar la propuesta por correo, deberá remitirla con suficiente antelación para que pueda ser recibida en la dirección anotada antes de la fecha y hora fijadas para el cierre de la contratación. En todo caso, COOFINEP Cooperativa Financiera no será responsable del retardo o extravío que pueda derivarse de esta forma de entrega.
Toda propuesta presentada en lugar o forma diferente o por fuera de las señalas en los términos de referencia no serán recibidas. 3.5. CORRECCIONES, ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LA PROPUESTA No será permitido modificar o adicionar cualquier oferta después de presentada 3.6. CALIDADES QUE DEBEN REUNIR LOS PROPONENTES Las calidades mínimas que deben reunir los proponentes, serán las establecidas en el numeral 3.2.2 del Capítulo Tercero de la Circular 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia. 3.7. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN El Consejo de Administración de COOFINEP Cooperativa Financiera, por intermedio del Comité de Auditoría, hará la selección de las propuestas que serán presentadas a la Asamblea General, para lo cual tendrá en cuenta como parte de los criterios de selección los establecidos en el Numeral 3.2.1 del Capítulo Tercero de la Circular 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia. Calificarán las dos propuestas con mayor puntaje, las cuales serán presentadas a la Asamblea General de Asociados. 3.8. PROPONENTE ÚNICO Cuando se presente sólo una propuesta, o cuando sólo una de las propuestas presentadas reúna los requisitos para considerarla hábil, el proceso continuará con este único proponente y podrá adjudicársele el contrato si su oferta fuere favorable para COOFINEP Cooperativa Financiera. 3.9. IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES Al formular la oferta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales, que afecten el contrato y las actividades que de él se deriven, con excepción de los que estrictamente correspondan a COOFINEP Cooperativa Financiera. 3.10. RETIRO DE LA PROPUESTA Si un proponente desea retirar su propuesta antes de la fecha y hora de cierre de la convocatoria, deberá presentar una solicitud en tal sentido, firmada por la misma persona que suscribió la carta de presentación. La propuesta se considerará retirada sin devolución de documentación. 3.11. APERTURA DE PROPUESTAS Al día siguiente de la fecha y hora señaladas para el cierre de la contratación, se abrirán los sobres y se relacionarán los términos básicos de cada una de las propuestas presentadas.
3.12. RECHAZO Y ELIMINACIÓN DE PROPUESTAS COOFINEP Cooperativa Financiera podrá rechazar una o varias propuestas, en cualquiera de los siguientes casos: Ö
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Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar, según lo dispuesto en las normas antes citadas. Cuando el proponente no acredite las calidades de participación establecidas en estos términos de referencia. Cuando sea extemporánea, incompleta o en cualquier forma no cumpla con las condiciones de la convocatoria. Cuando la propuesta se presente en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición o de su contenido se infiera la no aceptación de cualquiera de los puntos del pliego de condiciones. Cuando se solicite al proponente subsanar alguno de los documentos o de los requisitos de participación y no lo haga dentro del término de tres (3) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación correspondiente. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes, para la misma convocatoria. COOFINEP Cooperativa Financiera se reserva el derecho de admitir aquellas propuestas que presenten defectos de forma, omisiones o errores, siempre que éstos sean subsanables y no alteren el tratamiento igualitario de las mismas.
3.13. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA CONVOCATORIA COOFINEP Cooperativa Financiera declarará desierta la convocatoria en el evento en que no se presente ningún proponente, o ninguna oferta se ajuste a los términos de referencia o, en general, cuando existan motivos que impidan la selección objetiva del Contratista. CAPÍTULO IV 4.1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO Después de la apertura de las propuestas, el Comité de Auditoría de COOFINEP Cooperativa Financiera realizará el análisis de las mismas, con el fin de determinar cuáles se encuentran ajustadas a la Ley y a los requisitos de los términos de referencia, solicitando las aclaraciones que considere pertinentes, las cuales serán resueltas por el proponente dentro del término que para el efecto se le fije. De lo contrario, dicha información se tendrá por no presentada. Las propuestas que cumplan con los requisitos legales serán sometidas a evaluación técnica y económica, para la selección de aquellas con mejor calificación (dos) por precio, calidad e idoneidad. Estas serán presentadas a la Asamblea General de Asociados, lo cual le será informado previamente a los proponentes a fin de que hagan la respectiva sustentación ante dicho órgano de dirección.
4.2. ADJUDICACION Y FIRMA DEL CONTRATO COOFINEP Cooperativa Financiera, previos los estudios correspondientes y el análisis comparativo de las ofertas, basado en los aspectos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, adjudicará el contrato derivado del presente proceso, al oferente cuya propuesta se ajuste a los términos de referencia y haya sido seleccionado, aprobado por la Asamblea General de Asociados y posesionado por la Superintendencia Financiera de Colombia. CAPITULO V INFORMACION DE REFERENCIA DE COOFINEP COOFINEP Cooperativa Financiera es un Establecimiento de Crédito en categoría de Cooperativa Financiera vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia, condición que le fue otorgada mediante resolución 0623 del 24 de junio de 2003 de la Superintendencia Financiera de Colombia. Cuenta con 19 agencias y una extensión de caja, ubicadas en las siguientes ciudades: Agencia Bolívar Principal: Cr 51 N° 48-48 Medellín. Agencia Alpujarra: Cr 54 Nº 40A-13 Medellín. Agencia Edificio Inteligente: Cr 58 Nº 42-125 Sótano 2 costado Sur. Medellín. Agencia Plaza Botero: Cr 52 Nº 51A-09. Agencia Itagüí: Cr 51 Nº 50-73 Itagüí. Agencia Envigado: Cl 37 Sur Nº 43-33 Envigado. Agencia Bello: Cr 51 N° 51-36 Bello. Agencia Bogotá: Cr 7 Nº 35-27 Bogotá D.C. Agencia San Rafael: Cl 30 Nº 29-15 Municipio de San Rafael (Antioquia) Agencia Ituango: Palacio Municipal Primer piso. Municipio de Ituango (Antioquia) Agencia Caramanta: Cr 20 Nº 19-06 Municipio de Caramanta (Antioquia) Agencia Yolombó: Cl 20 Nº20-73 Municipio de Yolombó (Antioquia) Agencia Belén: Cl 30 Nº 75-58 Agencia San Andrés de Cuerquia: Cl Boyacá. Municipio de San Andrés (Antioquia) Agencia Central Mayorista: Calle 85 N° 48-01 Bloque 22 Local 3 Agencia Santa Bárbara: Cr Santander Nº 48-60. Sector cuatro esquinas Agencia Sonson: Cr 6ta N° 6-42 Municipio de Sonson (Antioquia) Agencia Apartado: Cl 96 N° 99-09 Esquina B. Agencia Turbo: Cr 14 Cl 102 esquina Plazoleta El Pescador Extensión de Caja Proveeduría: Cl 30 N° 65-315. Las cifras más representativas al corte del 31 de diciembre de 2018 se pueden consultar en la página web de la entidad www.coofinep.com. Cualquier inquietud favor comunicarse con el Director Jurídico y secretario del Consejo de Administración, Juan Camilo Mendoza Serna o con la Directora de
Auditoría Interna y secretaria del Comité de Auditoría, Elisabeth Monsalve Restrepo al teléfono 511 46 88 Extensiones: 4338 o 4110.