Gestioná tu tiempo y productividad en
3 pasos Por Lizbeth Mendez – Analista de Desarrollo Organizacional
Te voy a contar la historia de Ana, ella es una colaboradora muy comprometida y cumple siempre sus promesas. Desde el inicio del día tiene claro cuales son las tareas que desea ejecutar, por lo que decidió definir un plan de desarrollo individual para transformar positivamente su rol y alcanzar nuevos objetivos. Sin embargo, con forme pasa el día se ve interrumpida por diferentes situaciones urgentes y de último momento. Las personas se acercan a ella para pedir ayuda, llamadas telefónicas, sesiones no programadas previamente, entre muchas más. Todas esas distracciones hacen que Ana no logre completar las tareas del día, provocando aplazar tiempos que iba a destinar para su desarrollo personal y profesional. Para que no te pase las de Ana, te recomendaré algunas herramientas y técnicas útiles que te funcionarán con la gestión del tiempo y productividad, logrando así alcanzar tus metas.
El único requisito es querer aprender y el primer paso lo das vos
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Utilizá herramientas digitales a tu favor
¿Te ha pasado que anotas algo importante en alguna agenda o post-it y luego no la encontrás? Utilizá OneNote, en ella podrás: • • • • •
“Si buscás resultados distintos, no hagás siempre lo mismo”. Atrevéte a implementar estos 3 pasos, ¡Podrás ganar minutos valiosos!
Anotar todo lo que necesités. Tener a mano la información desde tu computadora o celular. Utilizar el buscador con palabras claves para una búsqueda rápida. Agregar notas y la información estará actualizada siempre. Enviar tus notas a otras personas de manera inmediata, por lo que ahorrás tiempo en el envío de minutas o correos al finalizar alguna reunión.
Recordá • •
Son muchas las ventajas de utilizar esta herramienta, por lo que al final de este artículo te comparto un enlace donde podrás aprender mucho más.
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Programá en tu agenda espacios para ejecutar tus tareas. Es importante que reservés espacios en tu día para completar las tareas que tenés pendientes. Respetar estos espacios te ayudarán en tu productividad y poder llevar a cabo todas tus metas del día. ¿Sabías que OneNote está ligado con Outlook? Así que podés asignar una hora y día a una tarea y se reflejará en tu calendario. (Revisá el enlace al final del artículo)
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Anotar Programar Administras las interrupciones
Tomá el control de los distractores Una de las razones del porqué no logramos terminar nuestras tareas son los distractores, tomá el control de los distractores de esta manera: 1. 2. 3.
Reto semanal… Utilizá estas recomendaciones durante una semana al pie de la letra y contános cómo te fue. Estoy segura de que te sorprenderás con los cambios positivos que te traerá la buena gestión del tiempo: • Podrás programarte mejor. • Disfrutar aún más tu trabajo. • Destinar tiempo para alcanzar tus metas de desarrollo.
Identificá las interrupciones constantes, podés definir patrones y anticipar. Analizá si puede delegarse. Establecé su urgencia e impacto.
Si tenés interrupciones recurrentes de personas específicas, programá una reunión y definí en conjunto tiempos de respuesta o parámetros para catalogar algo como urgente. La negociación es clave.
Ingresá aquí para más información: •
OneNote
Establecé durante el día, periodos de tiempo para responder correos, llamadas o mensajes de teams, esto evitará que perdás enfoque cada vez que entra un correo o mensaje.
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Outlook
El único requisito es querer aprender y el primer paso lo das vos