Guía para solicitud de capacitación externa y o beca
Guía Solicitud de capacitación externa y/o reintegro de beca
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Guía para solicitud de capacitación externa y o beca
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Guía para solicitud de capacitación externa y o beca
Contenido
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PROCESO SOLICITUD DE CAPACITACIÓN EXTERNA ________________________________ 4 PROCESO SOLICITUD DE REINTEGRO DE BECA ____________________________________ 4 PASO 1: INGRESAR A JIRA ______________________________________________________ 6 PASO 2: CREAR INCIDENCIA _____________________________________________________ 7 PASO 3: SELECCIONAR LA INCIDENCIA ___________________________________________ 7 PASO 4: INFORMACIÓN REQUERIDA ______________________________________________ 8 RESPONSABILIDADES _________________________________________________________ 10
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Guía para solicitud de capacitación externa y o beca
Proceso Solicitud de capacitación externa
Cuando tenés una necesidad de desarrollo, individual o de un grupo de personas, primero debés revisar la oferta de aprendizaje de la Universidad BAC Credomatic y explorar opciones de capacitación interna. En caso la necesidad no sea cubierta por capacitación interna, podés proseguir a buscar proveedores externos, con el área de compras. Cuando ya tengás el proveedor definido, seguirás este proceso de solicitud de capacitación externa. Te recordamos que las capacitaciones externas tienen el objetivo de desarrollar conocimientos y habilidades técnicas para colaboradores de alto desempeño, talento clave y cierre de brechas cruciales para la organización. Los requisitos indispensables para una solicitud de capacitación externa son: 1. 2. 3. 4.
Visto bueno del Gerente Corporativo y/o vicepresidente del Área Visto bueno de Talento Humano Presupuesto aprobado PDI de los participantes: Se deberá adjuntar un pantallazo del PDI de cada participante donde se evidencie el objetivo de desarrollo relacionado.
Esta solicitud la realizás por medio de la herramienta JIRA en la pizarra Solicitud de Capacitación y/o Beca (Pizarra SCYB). A continuación, el paso a paso.
Solicitud de requerimiento
Asignación del requerimiento
El cliente ingresa la solicitud.
El líder de servicio o PO asigna la solicitud a un miembro del equipo ágil.
Liberación y aprobación presupuesto
Aprobación de comité
El miembro del equipo solicitará la liberación de presupuesto.
Se queda a la espera de aprobación del comité de gastos.
Proceso Solicitud de Reintegro de Beca
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Análisis El miembro del equipo ágil realiza el análisis de la solicitud.
Documentación Un miembro del equipo documentará las horas capacitación en Docebo.
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Este proceso es para reintegro solamente, es decir para aquellos que ya tienen una beca aprobada. Para solicitud de una nueva beca se debe seguir el proceso que se encuentra el lineamiento de la Universidad BAC Credomatic.
Esta solicitud la realizás por medio de la herramienta JIRA en la pizarra Solicitud de Capacitación y/o Beca (Pizarra SCYB). A continuación, el paso a paso.
Solicitud de requerimiento El cliente ingresa la solicitud.
Trámite de formalización El miembro del equipo ágil contactará al becado para la firma del contrato.
Asignación del requerimiento El líder de servicio o PO asigna la solicitud a un miembro del equipo ágil.
Liberación y aprobación presupuesto El miembro del equipo solicitará la liberación de presupuesto.
Documentación Un miembro del equipo documentará las horas capacitación en Docebo.
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Análisis El miembro del equipo ágil realiza el análisis de la solicitud.
Aprobación de comité Se queda a la espera de aprobación del comité de gastos.
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Paso 1: Ingresar a Jira
A. Ingresá a Jira mediante el siguiente link: https://jira.corp.redbac.com/secure/Dashboard.jspa
B. Ingresá con tu usuario y contraseña
C. En la opción de “buscar”, localizá la pizarra Solicitud de Capacitación y/o beca.
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Paso 2: Crear incidencia
Una vez ingresado a la pizarra, hace clic en crear.
Paso 3: Seleccionar la incidencia
Seleccioná el Tipo de Incidencia que requerís
Para seleccionar el tipo de incidencia, tomá en cuenta la siguiente información:
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Reintegro de Beca: Se utiliza en los casos que se paga por reintegro, en bachillerato o licenciatura universitaria.
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Capacitación Externa: En caso de que necesités una capacitación externa y tengas un proveedor definido.
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Paso 4: Información requerida
Completá la información que se te solicita, recordá que los espacios con un * son obligatorios.
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Resumen: Indicá cuál es el requerimiento. Ejemplo: Capacitación Cajeros bancarios. Gerencia CIC: Gerencia a la que pertenece él o las personas que serán capacitadas o becadas. Departamento: Departamento al que pertenece él o las personas que serán capacitadas o becadas. Justificación: Mencioná las razones por la cual requerís la capacitación o beca. Tipo de Moneda: Seleccioná Dólares o Colones. Monto: Indicá el monto que tenés presupuestado para esta solicitud en caso de capacitación externa, o, al contrario, si lo que necesitás es una beca, colocá el costo total de la misma. Posición presupuestaría a debitar: Al ser Capacitación, sería 505890 (becas y entrenamiento). Centro de Costos a debitar: 418 BAC (todo el presupuesto de capacitación se encuentra centralizado en este centro de costos). Posición presupuestaría a acreditar: Al ser Capacitación, sería 505890 (becas y entrenamiento). Centro de costos a acreditar: Es el C.C. del o los colaboradores que van a recibir la capacitación o beca, en caso de ser varios C.C adjuntar un archivo con el detalle Adjunto: Incluí los adjuntos correspondientes según tu necesidad. •
Reintegro de Beca: Constancia de notas, formulario de trámite pago a colaboradores y factura.
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Capacitación Externa: Visto bueno del gerente o vicepresidente según estructura del área y factura proforma.
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Responsabilidades
Solicitud del requerimiento: Es responsabilidad del cliente ingresar el requerimiento en la pizarra, utilizando la incidencia adecuada para el proceso. Así mismo, el cliente debe asegurar incluir toda la información y adjuntos requeridos. En caso de que la información este incompleta, la célula ágil brindaría 3 días hábiles para completar la información, de lo contrario se cerraría y el cliente deberá realizar una nueva solicitud. Asignación del requerimiento según segmento: Es responsabilidad del líder de servicio o PO de la célula ágil revisar y asignar la solicitud a algún miembro del equipo. Análisis: Es responsabilidad del miembro del equipo ágil realizar el análisis del requerimiento y responder oportunamente, incluyendo la solicitud del visto bueno de la Subgerencia de Desarrollo. Trámite de formalización (solo para beca): Es responsabilidad del miembro del equipo ágil contactar al becado para la firma del contrato, formulario de beca y solicitar el visto bueno de la Subgerencia de Desarrollo. Liberación y aprobación presupuesto: El miembro del equipo ágil duplicará la solicitud y la pasará a la pizarra de “liberación de presupuesto” para su debida liberación. Aprobación de comité: Un miembro del equipo ágil dará seguimiento para confirmar si la solicitud fue aprobada por comité, de ser así haría el ingreso del SAP. Documentación: Un miembro del equipo ágil documentará las horas de capacitación en la plataforma DOCEBO.
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