Guía para solicitud de capacitación externa y o beca
Guía Solicitud de capacitación externa y o beca
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Guía para solicitud de capacitación externa y o beca
Contenido
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¿CUÁNDO DEBO DE REALIZAR ESTE PROCESO? ________________________________________________ 3 PROCESO SOLICITUD DE CAPACITACIÓN EXTERNA _____________________________________________ 3 PROCESO SOLICITUD DE BECA ______________________________________________________________ 4 PASO 1: INGRESAR A JIRA __________________________________________________________________ 5 PASO 2: CREAR INCIDENCIA ________________________________________________________________ 6 PASO 3: SELECCIONAR LA INCIDENCIA________________________________________________________ 6 PASO 4: INFORMACIÓN REQUERIDA _________________________________________________________ 7 RESPONSABILIDADES _____________________________________________________________________ 9
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¿Cuándo debo de realizar este proceso?
Cuando necesités solicitar algún tipo de beca, reintegro de beca, solicitud de capacitación externa con proveedor definido, deberás ingresar una solicitud por medio de la herramienta Jira en la pizarra Solicitud de Capacitación y/o beca para que esta sea atendida.
Proceso Solicitud de capacitación externa
Solicitud de requerimiento
Asignación del requerimiento
El cliente ingresa la solicitud.
El líder de servicio o PO asigna la solicitud a un miembro del equipo ágil.
Liberación y aprobación presupuesto
Aprobación de comité
El miembro del equipo solicitará la liberación de presupuesto.
Se queda a la espera de aprobación del comité de gastos.
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Análisis El miembro del equipo ágil realiza el análisis de la solicitud.
Documentación Un miembro del equipo documentará las horas capacitación en Docebo.
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Proceso Solicitud de Beca
Solicitud de requerimiento El cliente ingresa la solicitud.
Trámite de formalización El miembro del equipo ágil contactará al becado para la firma del contrato.
Asignación del requerimiento El líder de servicio o PO asigna la solicitud a un miembro del equipo ágil.
Liberación y aprobación presupuesto El miembro del equipo solicitará la liberación de presupuesto.
Documentación Un miembro del equipo documentará las horas capacitación en Docebo.
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Análisis El miembro del equipo ágil realiza el análisis de la solicitud.
Aprobación de comité Se queda a la espera de aprobación del comité de gastos.
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Paso 1: Ingresar a Jira
A. Ingresá a Jira mediante el siguiente link: https://jira.corp.redbac.com/secure/Dashboard.jspa
B. Ingresá con tu usuario y contraseña
C. En la opción de “buscar”, localizá la pizarra Solicitud de Capacitación y/o beca.
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Paso 2: Crear incidencia
Una vez ingresado a la pizarra, hace clic en crear.
Paso 3: Seleccionar la incidencia
Seleccioná el Tipo de Incidencia que requerís
Para seleccionar el tipo de incidencia, tomá en cuenta la siguiente información: •
Beca Nueva: Utilizá esta opción en caso de solicitar una beca por primera vez.
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Reintegro de Beca: Se utiliza en los casos que se paga por reintegro, en bachillerato o licenciatura universitaria.
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Capacitación Externa: En caso de que necesités una capacitación externa y tengas un proveedor definido.
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Paso 4: Información requerida
Completá la información que se te solicita, recordá que los espacios con un * son obligatorios.
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Resumen: Indicá cuál es el requerimiento. Ejemplo: Capacitación Cajeros bancarios. Gerencia CIC: Gerencia a la que pertenece él o las personas que serán capacitadas o becadas. Departamento: Departamento al que pertenece él o las personas que serán capacitadas o becadas. Justificación: Mencioná las razones por la cual requerís la capacitación o beca. Tipo de Moneda: Seleccioná Dólares o Colones. Monto: Indicá el monto que tenés presupuestado para esta solicitud en caso de capacitación externa, o, al contrario, si lo que necesitás es una beca, colocá el costo total de la misma. Posición presupuestaría a debitar: Al ser Capacitación, sería 505890 (becas y entrenamiento). Centro de Costos a debitar: 418 BAC (todo el presupuesto de capacitación se encuentra centralizado en este centro de costos). Posición presupuestaría a acreditar: Al ser Capacitación, sería 505890 (becas y entrenamiento). Centro de costos a acreditar: Es el C.C. del o los colaboradores que van a recibir la capacitación o beca, en caso de ser varios C.C adjuntar un archivo con el detalle Adjunto: Incluí los adjuntos correspondientes según tu necesidad. •
Beca Nueva: Visto bueno del gerente corporativo o vicepresidente y factura proforma.
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Reintegro de Beca: Constancia de notas, formulario de trámite pago a colaboradores y factura.
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Capacitación Externa: Visto bueno del gerente o vicepresidente según estructura del área y factura proforma.
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Responsabilidades
Solicitud del requerimiento: Es responsabilidad del cliente ingresar el requerimiento en la pizarra, utilizando la incidencia adecuada para el proceso. Así mismo, el cliente debe asegurar incluir toda la información y adjuntos requeridos. En caso de que la información este incompleta, la célula ágil brindaría 3 días hábiles para completar la información, de lo contrario se cerraría y el cliente deberá realizar una nueva solicitud. Asignación del requerimiento según segmento: Es responsabilidad del líder de servicio o PO de la célula ágil revisar y asignar la solicitud a algún miembro del equipo. Análisis: Es responsabilidad del miembro del equipo ágil realizar el análisis del requerimiento y responder oportunamente, incluyendo la solicitud del visto bueno de la Subgerencia de Desarrollo. Trámite de formalización (solo para beca): Es responsabilidad del miembro del equipo ágil contactar al becado para la firma del contrato, formulario de beca y solicitar el visto bueno de la Subgerencia de Desarrollo. Liberación y aprobación presupuesto: El miembro del equipo ágil duplicará la solicitud y la pasará a la pizarra de “liberación de presupuesto” para su debida liberación. Aprobación de comité: Un miembro del equipo ágil dará seguimiento para confirmar si la solicitud fue aprobada por comité, de ser así haría el ingreso del SAP. Documentación: Un miembro del equipo ágil documentará las horas de capacitación en la plataforma DOCEBO.
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