Tutorial para el uso de cuaderno de registro by Comunicación y Difusión UCAR

Contenido INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................................................

TUTORIAL I: PLANILLA DE MOVIMIENTOS .............................................................................................................................................

TUTORIAL II: PLANILLA DE INVENTARIO ..............................................................................................................................................

TUTORIAL III: PLANILLA PERSONAL DE CRÉDITO .............................................................................................................................

TUTORIAL IV: DETALLE GENERAL DE CRÉDITOS ...............................................................................................................................

TUTORIAL V: PLANILLA PARA EL COMITÉ ............................................................................................................................................

TUTORIAL VI: INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO ...................................................................................

TUTORIAL VII: INFORME DE EVALUACIÓN DEL FONDO ROTATORIO ...............................................................................................

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Introducción El presente material forma parte de la Metodología de Implementación de Fondos Rotatorios de la UCAR e incluye el material necesario para guiar al usuario del Cuaderno de Registro en el llenado de las todas planillas que éste incluye. El diseño de las planillas permite que las mismas puedan ser utilizadas en formato digital (hojas de cálculo) y/o en formato impreso (cuaderno de registro), de forma tal que tanto las organizaciones que manejan computadora como las que llevan sus registros en papel puedan completarlas, siempre teniendo como objetivo la mejora de las capacidades de gestión de las organizaciones y de los productores que manejan la herramienta. Tanto el Cuaderno de Registro como este Tutorial surgen de la sistematización de los registros que actualmente llevan las organizaciones de productores, y fueron elaborados en base al aporte de las mismas. El material que aquí se presenta busca simplificar y homogeneizar la tarea de “llevar las cuentas”, sin perder información clave para la toma de decisiones y facilitando la presentación de resultados de gestión. Con la idea de dar un paso más en este sentido, y potenciar a aquellas organizaciones más avanzadas que presentan operatorias complejas, para las que incluso las planillas digitales no cubren sus necesidades, a partir de esta nueva edición del material que respalda la Metodología hemos desarrollado desde el Sector de Finanzas Rurales un sencillo programa de gestión de fondos rotatorios, que permite simplificar y unificar los registros. El sistema se denomina FonRot, y desde ya, está disponible para todas aquellas organizaciones que quieran instalarlo.

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Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

TUTORIAL I

Tutorial I: Planilla de Movimientos

PLANILLA DE MOVIMIENTOS

O BJETIVO El objetivo principal de la planilla es registrar todos los movimientos del Fondo Rotatorio (FR), para conocer la disponibilidad del mismo (en dinero en efectivo, en el banco y en insumos). Para realizar una correcta registración hay que encuadrar cada movimiento en el concepto correspondiente, según se verá en las columnas (C) a (H), lo que nos permitirá contar con información para evaluar el desempeño del Fondo.

FR: Fondo Rotatorio

Para utilizar la Planilla de Movimientos, como lo dice su nombre, debe existir un movimiento de fondos del FR. Una vez que se genere un movimiento, ya sea por entrada o salida de fondos, registraremos el mismo en la Planilla.

 L a r e g i st ra ci ó n Pa so a Pa so (A) Fecha: aquí hay que anotar la fecha en que se hizo el movimiento que estamos registrando (NO la fecha en que se anota). (B) Descripción: se anota un resumen explicativo del movimiento. Es importante que las distintas personas que utilicen la planilla usen criterios parecidos para descripciones similares, por lo que se recomienda observar anotaciones anteriores y tomarlas como ejemplo. Movimientos: El tercer paso es el más importante, ya que para anotar los montos del movimiento corresponde definir en qué columna se anotarán. Para ello, a continuación se dan ejemplos concretos de qué movimientos van en cada columna:

(C) Aportes de Capital: en esta columna se anotarán los montos que correspondan a movimientos desde el aporte inicial brindado por el Programa, hasta cualquier tipo de aportes que se hagan para aumentar el tamaño del Fondo Rotatorio (socios, rifas, etc.). En el caso de compras de insumos, en esta columna deberán registrarse las revaluaciones del stock.

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Ejemplos de Descripción: “Aporte Inicial del Programa”; “Gastos de Mantenimiento de Cuenta”; “Desembolso préstamo n°001 – Socio: J.López”; “Pago Cuota 1 - préstamo n°001 – Socio: J.López”; “Compra de 18 bolsas Alimento Balanceado (25kg c/u) – Valor Unitario por bolsa: $1.500”, etc.

Ejemplos de Aportes de Capital: “Depósito PRODERPA”; “Aporte de Juan López para el FR”; “Capitalización por suba precio insumo a $XX / Kg”, etc.

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

TUTORIAL I

(D) Créditos Otorgados: aquí se registran las cifras de todo movimiento que se refiera a la entrega de préstamos a los beneficiarios.

PLANILLA DE MOVIMIENTOS

(E) Recupero: aquí se registrarán los valores en pesos de los pagos que hacen los beneficiarios para devolver sus créditos a la organización. Esta columna se divide en dos: por un lado la parte que es “(E) Capital” de la deuda, y por otro si este pago incluye “(F) Intereses” calculados.

Ejemplo de Cred. Otorgados: “Desembolso préstamo n°001 – Socio: XX”; etc. Ejemplo de Recupero: “Pago cuota 1 - préstamo n°001 – Socio: J.López”; etc. Ejemplo de Gastos: “Gastos de Mantenimiento de Cuenta”; etc.

La información para separar Capital de Intereses proviene de la Planilla Personal de Crédito del beneficiario y préstamo en cuestión. Para los casos en que el pago sea parcial y no coincida con los montos indicados en la Planilla Personal, ver el cierre de este Tutorial I donde se explica a través de un ejemplo el criterio para registrar: (G) Gastos: en esta columna se deben anotar los montos de los gastos vinculados con el FR, que se paguen con dinero del mismo, como por ejemplo, cuando se paga un mantenimiento de cuenta bancaria, impuesto al cheque, etc. (H) Compra de Insumos: esta columna está reservada para las organizaciones que, con el dinero del FR, compran insumos para prestar. En tal caso, existe una salida de dinero por el pago, que quedaría registrada en esta columna. Algunas aclaraciones importantes: ) Para poder completar estas columnas es necesario tener los montos en Valor Monetario (Pesos). ) Todos los montos se deben registrar en números POSITIVOS de hasta dos decimales.

(I) Disponibilidad (Caja + Banco): una vez registrado el importe del movimiento en la correspondiente columna, se debe calcular el nuevo saldo de disponibilidad. Esta columna refleja los recursos disponibles que hay en el Fondo Rotatorio para prestar, tanto en dinero en efectivo como en la cuenta bancaria. La Disponibilidad se calcula con la siguiente cuenta matemática para cada línea:

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Elaboración del reglamento

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL I PLANILLA DE MOVIMIENTOS

(más) + $23.502,88 LÍNEA ANTERIOR (I) Disponibilidad (Caja + Banco) (más) + $ 0,00 (C) Aportes de Capital (menos) - $ 0,00 (D) Créditos Otorgados (más)

$ 1.250,00 (E) Recupero (Capital)

(más)

(menos)

0,00 (G) Gastos

(menos)

0,00 (I) Compras de Insumos

(igual)

125,00 (F) Recupero (Intereses)

= $24.877,88 (I) NUEVA Disponibilidad (Caja + banco) *Simplificando: todas las columnas se suman, excepto las sobreadas que se restan.

Algunas aclaraciones importantes: ) La Nueva (I) Disponibilidad (Caja + Banco) debe calcularse cada vez que se

registra un movimiento. ) La disponibilidad debe coincidir la suma del dinero en efectivo disponible más el saldo

de la cuenta bancaria (si se usa una cuenta exclusivamente para el FR). ) La última columna “Controlado” está para colocar una “X” en los movimientos en que

se controló que la disponibilidad de la línea coincida, en un momento dado, con la suma del dinero del FR (efectivo más dinero del FR en la cuenta del banco). UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

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TUTORIAL I

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Evaluación de desempeño

Otros campos a completar

PLANILLA DE MOVIMIENTOS

(A) Período: se debe completar a qué período/semestre corresponden los movimientos registrados en esta planilla. Hoja: para facilitar el orden de las planillas, se debe ir asignando un número de hoja correlativo a medida que se van agregando nuevas Planillas de Movimientos.

(B) TRANSPORTE de Subtotales Hoja anterior: Esta línea no será de utilidad en la Hoja 1, por lo que simplemente van todos los campos en cero. A partir de la Hoja 2, aquí se deben registrar los saldos Subtotales de la planilla de movimientos anterior para las primeras 6 columnas: (C) Aportes de Capital, (D) Créditos Otorgados, (E) Recupero (Capital), (F) Recupero (Intereses), (G) Gastos y (H) Compra de Insumos. La Disponibilidad (Caja + Banco) debe transportarse desde el último saldo de la columna en la planilla anterior.

Importante: Una vez cerrada cada hoja de esta Planilla, calculando los Subtotales, se deberán tachar las celdas no utilizadas. Las próximas anotaciones se hacen en una nueva hoja, a la cual, según el punto (B), se transportarán los Subtotales calculados.

(C) Subtotales de la Hoja: Aquí se debe registrar para cada columna la sumatoria de todos los valores previos (incluida la primera de “TRANSPORTE de Subtotales Hoja Anterior” (punto (2)), para así obtener el Total de cada columna hasta la fecha de cierre de la planilla. Hay dos motivos para hacer este cálculo: ) Se terminó el espacio para seguir anotando en esta planilla, por lo que tenemos que calcular los subtotales para “transportarlos”

a la Hoja siguiente, o ) Se decidió cerrar la información de esta planilla para preparar algún informe (por ejemplo, la “Planilla para el Comité”).

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Diagnóstico de la organización

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL II

Tutorial II: Planilla de Inventario

PLANILLA DE INVENTARIO

O BJETIVO Esta planilla se usa con el objetivo de registrar todos los movimientos de INSUMOS del FR, en el caso de que el mismo se utilice para la compra de materiales e insumos. De manera se puede conocer la cantidad que hay disponible para otorgar créditos, así como también registrar cambios en los precios de los insumos cuando las devoluciones de créditos se acuerden en Valor Producto. Se trata de una planilla con un uso muy similar a la Planilla de Movimientos, con la diferencia esencial de que, en este caso, para utilizarla debe existir un Movimiento de INSUMOS del Fondo Rotatorio. Una vez que se genere un movimiento, ya sea por entrada o salida de insumos, registraremos el mismo en la Planilla. Adicionalmente, para registrar devoluciones de créditos, se registrarán las Revaluaciones de Insumos en caso de ser relevantes los cambios de precio. Es de suma importancia que, en caso de que el FR de la organización trabaje con varios insumos, se lleve una Planilla de Inventario diferente para cada uno de ellos, dado que no sería posible sumar cantidades de elementos diferentes (por ejemplo, sumar fardos con Kg de alimento balanceado). Para empezar, resaltaremos dos secciones diferentes en esta planilla, donde se anotan los movimientos:

MOVIMIENTOS EN PESOS: en esta sección se registran los movimientos de insumos, reflejados en su VALOR MONETARIO. CANTIDAD: aquí se registran los movimientos según la cantidad de insumo de que se trate.

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Diagnóstico de la organización

TUTORIAL II PLANILLA DE INVENTARIO

Elaboración del reglamento

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Evaluación de desempeño

 La regi st ra ci ó n Pas o a Pas o (A) Fecha: aquí hay que anotar la fecha en que se hizo el movimiento que estamos registrando (NO el día en que se está anotando, sino en el que se entregaron o recibieron insumos). (B) Descripción: se anota un resumen explicativo del movimiento, por ejemplo: “Compra al Proveedor XX”; “Entrega préstamo n°001 – Socio: YY”; si se aceptan pagos en insumos1, podría ser “Cobro préstamo n°001 – Socio: ZZ”; “Pérdida de Materiales por tormenta”; etc. Es importante que las distintas personas que utilicen la planilla usen criterios parecidos para descripciones similares, por lo que se recomienda observar anotaciones anteriores y tomarlas como ejemplo. CANTIDAD: en esta sección se anotan solamente cantidades de insumos para las Entradas, Salidas y Stock Disponible.

(C) Entradas: esta columna es para detallar las cantidades del insumo que entran a la organización, por ejemplo: compras, aportes en insumos, etc. IMPORTANTE Se deberá actualizar el Precio Unitario de TODO el stock del insumo, ya sea antes del registro de cada entrada de insumos, como al inicio de cada mes en el que se prevea el cobro de créditos. Esto se debe a que será necesario tener actualizado el valor del insumo, tanto al momento de la entrada de insumos, como cuando los beneficiarios paguen su deuda. Al cierre de este tutorial, en la Planilla de Inventario de Insumos, se explicará cómo hacerlo con un ejemplo práctico.

1. No se recomienda aceptar los pagos/devoluciones en mercadería debido a que pueden provocar dificultades para determinar la calidad delmaterial entregado, así comosu valuación en conjunto del stock existente. Pr esta razón no se incluye en el ejemplo.

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Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

(D) Salidas: lo mismo que en el punto (C), pero en este caso para cuando salen o disminuye la cantidad de insumo, como por ejemplo: entregas de créditos en insumos, pérdidas por deterioro u otros motivos, etc. (E) Stock disponible: se trata del cálculo de la cantidad de insumo que queda en la organización después de registrado el movimiento, y se obtiene haciendo el siguiente cálculo.

(más) (más) (menos)

+ + -

LÍNEA ANTERIOR (C) Entradas (D) Salidas

(E) Stock Disponible

(E) NUEVO Stock Disponible Este dato de Stock Disponible muestra la cantidad de insumo que tiene la organización, como parte del FR (F) Precio Unitario: aquí se detalla el precio por cada unidad (fardo, kg, bolsa, etc) que corresponde al movimiento que se está registrando.

IMPORTANTE: La importancia de tener los montos en pesos es que nos permitirá tener valuados los créditos otorgados en insumos, y de esta manera se podrán tener los datos necesarios para la presentación de informes al Comité. Como se aclaró en el punto (C) Entradas, el Precio Unitario siempre será el de la última entrada de insumos, excepto en la registración de una Revaluación de Insumos, la cual corresponde hacer al inicio de cada mes en que se prevé el recupero de créditos. UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

TUTORIAL II PLANILLA DE INVENTARIO

Diagnóstico de la organización

TUTORIAL II PLANILLA DE INVENTARIO

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MOVIMIENTOS EN PESOS: en esta sección se anotan los movimientos de insumos, pero en Valor Monetario. A diferencia de las cantidades, aquí será importante registrar en distintas columnas las salidas de insumos, diferenciando entre las que son para Créditos Otorgados de las que son por Deterioro u otros motivos.

Para obtener los valores en PESOS, más allá de la columna a la que corresponda el movimiento, la cuenta debe ser (para la línea de que se trate):

Cantidad (sea entrada o salida)

Precio unitario

(multiplicado)

(G) Compras: esta columna es para detallar los ingresos de insumos que pueden ser, por ejemplo: compras, aportes en insumos, revaluaciones por aumento en el precio unitario del insumo, etc. (H) Créditos Otorgados: aquí se registrará el monto si hay una salida de insumos con motivo de la asignación de un crédito. (I) Deterioro / Otros: en este caso también se registran los montos de una disminución del stock de insumos, pero esta vez con motivos diferentes a las entregas por un crédito asignado, como por ejemplo que se pusieran en mal estado, o una revaluación por la baja en el precio unitario del insumo, etc.

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(J) Stock Disponible $: de forma similar al cálculo del Stock Disponible respecto a cantidades, en este caso se calcula el mismo dato, pero en pesos, mediante el siguiente cálculo:

(más) (más) (menos)

+ + -

LÍNEA ANTERIOR (J) Stock Disponible $ (G) Compras (H) Créditos Otorgados

(menos)

( I ) Deterioro / Otros (J) NUEVO (J) Stock Disponible

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TUTORIAL II PLANILLA DE INVENTARIO

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TUTORIAL II

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Otros campos a completar

PLANILLA DE INVENTARIO

1. Insumo: en caso que el FR maneje más de un insumo, aquí se debe detallar de qué insumo es la planilla. 2. Período: se debe completar a qué período/semestre corresponden los movimientos registrados en esta planilla. Hoja: para facilitar el orden de las planillas, se debe ir asignando un número de hoja correlativo a medida que se van agregando nuevas Planillas de Inventario. 3. Transporte de Subtotales del Período / Hoja anterior:

Esta línea no será de utilidad en la Hoja 1, por lo que simplemente van todos los campos en cero. A partir de la Hoja 2, aquí se deben registrar: la fecha en que se comienza el registro de la hoja (Columna “Fecha”), y los saldos Subtotales de la planilla de inventario anterior para: CANTIDAD (columnas: Entradas y Salidas) y PESOS (columnas Compras, Créditos Otorgados, Deterioro/Otros). El Stock Disponible, tanto en Cantidad como en Pesos, debe transportarse desde el último saldo de su columna en la planilla anterior. 4. Subtotales de la Hoja:

Aquí se debe registrar la fecha en la que se calculan, para cada columna, la sumatoria de todos los valores previos (incluida la primera de “Transporte de Subtotales de la Hoja Anterior” (punto (3)), para así obtener el Total de cada columna hasta la fecha determinada. Hay dos motivos para hacer este cálculo: ) Se terminó el espacio para seguir anotando en esta planilla, por lo que tenemos que calcular los subtotales para “transportarlos”

a la Hoja siguiente, o ) Se decidió cerrar la información de esta planilla para preparar algún informe (por ejemplo, la “Planilla para el Comité”).

Una vez cerrada esta planilla calculando los subtotales, se deberán tachar las celdas no usadas, y las próximas anotaciones se harán en una nueva hoja, a la cual, según puntos (3) y (4), se transportarán los subtotales calculados.

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EJEMPLO PARA LA PLANILLA DE INVENTARIO

TUTORIAL II

A continuación se irá mostrando cómo se lleva la registración de esta planilla de forma detallada, siguiendo el ejemplo específico del Instructivo de Gestión de Fondos Rotatorios en Insumos, mostrando los siguientes movimientos “tipo”: a. Compra de Insumos. b. Asignación de créditos. c. Revaluación de Insumos (actualización del Precio Unitario del stock existente).

a. P r i m e r a co mpra de i nsumo s En nuestro ejemplo, el 1 de febrero de 2013 la organización compra 700 fardos de alfalfa a $40 cada uno, lo que equivale a un monto de $28.000. Es importante resaltar que el precio de $40 por fardo incluye el costo del flete para transportar los fardos hasta la Organización. Es decir que el precio surge de tomar el total pagado por producto más flete, y dividirlo por los 700 fardos. De esta manera, la organización transfiere ese costo a los beneficiarios y no al FR. Para este movimiento en el que hay una Entrada del Insumo, la registración en la Planilla de Inventario de Insumos quedaría como se ve en la fila 10:

En la sección de “CANTIDAD”, se anota la cantidad en (C) Entradas, por ser una compra. La columna (E) Stock Disponible se calcula como hemos visto anteriormente. Después, se registra en la columna (F) el Precio Unitario. En la sección “MOVIMIENTOS en PESOS” se anotan los valores monetarios, que responden a la multiplicación de las CANTIDADES por el PRECIO UNITARIO (columna (C) x (F)). Para esa fila, la columna (E) Stock Disponible nos muestra que hasta el momento hay 700 fardos, valuados en $28.000,- según la columna (J) Stock Disponible $. UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

PLANILLA DE INVENTARIO

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TUTORIAL II PLANILLA DE INVENTARIO

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b. Asi gna ci ó n de créditos Durante febrero se asignan tres créditos. Dado que la última (y única) compra registrada tuvo un Precio Unitario de $40 por fardo (último valor registrado), para los créditos que se asignen se usará ese mismo precio unitario, ya que, de todos modos, cuando los préstamos de un FR se dan en insumos, la devolución se basa en la cantidad entregada, pero al precio del momento de devolución. De ese modo, la registración en la Planilla de Inventario quedará como se ve en el siguiente cuadro:

Después de entregar el tercer crédito, se puede ver que el Stock Disponible son sólo 85 fardos (columna (E)), valuadas en $3.400,(columna (J)).

c. R eva l ua ci ó n de i ns umos (s ube e l pr e cio) Hasta ahora se trabajó con un solo Precio Unitario, ya que la entrega de créditos en fardos se basa en la cantidad, y no en el precio. Sin embargo, el recupero de estos créditos se basa en la actualización del Precio Unitario, devolviendo a valor actualizado. Como ya hemos dicho con anterioridad, es necesario actualizar el Precio Unitario del stock existente con cada nueva compra de insumos o bien al inicio de cada mes en el que haya cuotas que recuperar. Esto es necesario por dos motivos: ) Unificar el valor de los fardos en stock en la Planilla de Inventario de Insumos ante nuevas compras. El objetivo es que el

Inventario o Stock Disponible tenga todo el insumo a un mismo precio. Si sucesivamente se compra a diferente precio, podría ser complicado con el paso del tiempo saber qué precio tenía el fardo que se está entregando, y así tener bien valuado el Inventario. ) Tener un nuevo Precio Unitario de referencia en cada mes que haya recuperos. El objetivo es calcular en PESOS lo que el

beneficiario tiene que pagar, que originalmente fue establecido en cantidad de fardos.

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Evaluación de desempeño

Este procedimiento de actualización de precio puede realizarse en cualquier momento que a la Organización le parezca pertinente, tanto sea por subas en el precio como por disminuciones. Pero se recomienda hacerlo al comienzo de los meses en que hay vencimientos, para no demorar los cálculos relacionados con el recupero.

Hay dos situaciones en las cuales NO sería necesario actualizar el Precio Unitario del Stock. Una es, claramente, si se hace una compra, y el stock es CERO, ya que no hay insumo al que actualizarle el precio (el precio unitario pasa a ser directamente el de la nueva compra). La otra es si el precio de compra hubiera sido el mismo, ya que no hay nada que actualizar (siempre teniendo en cuenta que se debe calcular bajo las mismas condiciones: que incluya flete, cantidades similares, etc.).

En el ejemplo, al ser junio el primer mes en el que se cobrará una cuota y el precio cambió, es importante poder actualizar el precio de los fardos para poder tener el nuevo valor con el que se calculará el pago en PESOS. La registración de la REVALUACIÓN quedará como se ve en el siguiente cuadro, en la última fila:

La Actualización del Precio Unitario no genera ningún cambio en la cantidad de fardos, por eso las columnas C y D están en CERO, y a causa de eso, el Stock Disponible de la Columna E sigue siendo de 85 fardos. Son esos 85 fardos que quedan a los que se les actualiza la valuación.

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TUTORIAL II PLANILLA DE INVENTARIO

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TUTORIAL II PLANILLA DE INVENTARIO

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Como la línea es para una “Actualización”, el Precio Unitario a tomar en cuenta debe ser la diferencia que hubo en el precio, que se calcula de la siguiente manera:

(más) (menos)

+ -

PRECIO NUEVO PRECIO ANTERIOR

$ 41 $ 40

igual

DIFERENCIA DE PRECIO

$ 1

Esta diferencia de $1 es la que se refleja en la columna (F) Precio Unitario. Si el precio hubiese bajado, por ejemplo a $39 por fardo, la diferencia dará un número negativo, lo que está bien, porque está bajando la valuación de los fardos. Aunque parece una cuenta sencilla, es importante mantener el orden, para que el resultado sea útil tanto si el precio unitario sube como si baja. Siguiendo con el ejemplo, al aumentar el precio, se obtuvo un resultado positivo, por lo que esto aumentaría el valor de los insumos. Si el valor aumenta (el resultado es un número mayor que cero), se anotará en la columna (G) Compras, y se obtiene haciendo la cuenta:

Cantidad (sea entrada o salida)

Precio unitario

= $85,-

(Multiplicado)

En el caso de que el precio bajara, la Diferencia de Precio es negativa, por lo que el resultado da negativo. Ese resultado negativo también debe plasmarse en la columna (G) Compras, y al ser negativo terminará disminuyendo el valor del inventario Luego, la columna (J) Stock Disponible $ se calcula como vimos previamente en el punto J.

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

IMPORTANTE: cada vez que se registre una REVALUACIÓN DE INSUMOS se deberá registrar un movimiento en la PLANILLA DE MOVIMIENTOS, bajo la columna de “APORTE DE CAPITAL” por el mismo importe (positivo o negativo) y en la columna “COMPRA DE INSUMOS”, como se observa a continuación en la última fila.

De esa manera, no hay cambio en la Disponibilidad (Caja + Banco) porque no hay movimiento de dinero, pero sí se cambia el capital y la compra de insumos para que sigan siendo representativos.

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TUTORIAL II PLANILLA DE INVENTARIO

Diagnóstico de la organización

TUTORIAL II PLANILLA DE INVENTARIO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

A continuación se muestra cómo se registra una segunda y las sucesivas compras de insumos: La nueva compra de insumos se registra tal y como se ve en el cuadro a continuación, parte de la Hoja 2 de la Planilla de Inventario de Insumos del ejemplo:

La forma de registrarla es similar a la explicada en el punto (a) Compra de Insumos, con dos diferencias: ) La primera y más relevante, es que antes de registrar la compra, se debe chequear el Precio Unitario y hacer una Revaluación si

es que el precio de la compra no coincide con el último trabajado en la Planilla. ) La segunda es muy simple, y es que, en los cálculos del Stock Disponible, tanto en cantidad como en PESOS, al sumar la línea

anterior tendremos un saldo anterior, ya que no necesariamente el Stock está en CERO.

IMPORTANTE: Una forma de chequear que los números hayan sido puestos correctamente (entre la actualización del precio unitario y la compra), es haciendo la siguiente cuenta, y que nos dé igual que lo registrado:

485 Cantidad (Stock disponible) (E)

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$43 Precio unitario (F)

$420.855 Stock disponible $ (J)

Diagnóstico de la organización

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Evaluación de desempeño

d . R e val u ac i ó n de i nsumo s ( ba j a e l pr e cio)

TUTORIAL II

Del mismo modo que se mostró cómo actualizar el precio de los insumos cuando sube, presentaremos cómo se actualiza en caso de una baja del precio.

PLANILLA DE INVENTARIO

El 25/08 se decide una nueva compra de 250 fardos. Al averiguarse el precio, se advierte que el mismo es de $43 por fardo. Dado que (como todos los 1° de cada mes) el 1° de agosto el precio se había actualizado a $46, debemos registrar una baja de 3 pesos. La compra de fardos se realiza por $10.750 (250 fardos x $43 cada uno).

El 1 de agosto se actualizó el precio (pasa de $43 a $46), pero al momento de la compra (25/08) el precio había bajado a $43.

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Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL III

Tutorial III: Planilla Personal de Crédito

PLANILLA PERSONAL DE CRÉDITO

O BJETIVO El objetivo principal de esta planilla es registrar las condiciones generales de asignación de cada crédito, de manera individual, incluyendo los datos generales del beneficiario, datos generales de la línea, fechas importantes, y forma de devolución con sus correspondientes vencimientos. De esta manera, el mismo se transforma en la herramienta que acompañará al Acuerdo de Devolución de Crédito a firmar con el beneficiario. Adicionalmente, cuenta con una sección para registrar los pagos, con lugar para las firmas, dando a la planilla la condición de “recibo”. Para utilizar la Planilla Individual de Crédito, previamente debe existir un crédito asignado por el Comité, lo que significa que debe existir también una Planilla Individual de Crédito por cada crédito asignado por el comité. Una vez asignado un crédito, se confeccionarán 2 copias de esta planilla: una quedará en la organización para formar parte de la Carpeta de Crédito, y la otra es para entregar al Beneficiario. De esta manera, las anotaciones sirven de constancia tanto para la organización como para el beneficiario. Esta planilla la podemos dividir en cuatro secciones principales para entenderla mejor: (1) Datos Generales: en esta sección se detallan el Nombre y DNI del Beneficiario, Número de préstamo, y las características generales del Préstamo. (2) Completar sólo en el caso de Créditos en Valor Producto: aquí se detallan ciertos datos relevantes para los casos en que se acuerda la devolución de los préstamos en Valor Producto. (3) Calendario Previsto de Pagos: aquí se deja plasmado el cronograma de devolución acordado. (4) Movimientos: en esta sección se registran los movimientos de dinero referentes a este préstamo individual (en primer lugar, la entrega de dinero al beneficiario, y en adelante, los pagos que este realice). Asimismo, incluye columnas para la firma del Tesorero en nombre de la organización y del Beneficiario, oficiando en las dos copias como comprobante y recibo. UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

Diagnóstico de la organización

TUTORIAL III PLANILLA PERSONAL DE CRÉDITO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

 La regi st ra ci ó n Pas o a Pas o En primer lugar, es importante establecer un orden para las distintas secciones, y por ello tienen un número para su referencia: (1) Datos Generales, (2) Completar sólo en el caso de Créditos en Valor Producto y (3) Calendario Previsto de Pagos, son las secciones que se deben completar en el momento de la asignación del crédito por parte del Comité. (4) Movimientos recién se utilizará al momento en que existan movimientos de fondos (desembolso o cobranza).

(1)

Secci ó n de datos gene r ale s

(A) Nombre y Apellido Beneficiario: para identificar a la persona responsable de devolver el crédito que se detallará. (B) DNI: si se considera relevante, se puede anotar el número de documento del titular del préstamo. (C) Número de Préstamo: por razones de orden, se recomienda asignar un número correlativo a cada préstamo otorgado por el Comité. (D) Línea de Crédito: en el caso de existir más de una línea de crédito definidas en el Reglamento Operativo, aquí se debe especificar dentro de cual se encuadra el crédito que se detallará en la planilla.

24 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

(E) Fecha de Desembolso: corresponde poner la fecha en que se hará entrega del crédito al beneficiario.

TUTORIAL III PLANILLA PERSONAL DE CRÉDITO

(F) Fecha de Finalización: aquí va la fecha en que el beneficiario debería tener saldada su deuda con el FR. (G) Tasa de Interés: este campo es para detallar qué tasa se está calculando y cobrando para este préstamo. También se deben tachar los tipos de tasa que no correspondan: i. Directa: significa que la tasa se calcula directamente sobre el importe prestado, sin tener en cuenta el plazo o tiempo que pasará hasta la devolución. ii. Anual: significa que la tasa está expresada para un año completo. iii. Mensual: si la tasa está expresada para un mes completo. (H) Plazo (Meses): este cuadro es para poner, en meses, cuánto tiempo transcurre desde la (E) Fecha de Desembolso hasta la (F) Fecha de Finalización del crédito. (I) N° de Cuotas: aquí se debe detallar en cuantas partes o “cuotas” será la devolución del préstamo. En aquellos casos que la devolución sea por el total al vencimiento, el “N° de cuotas” será 1 (uno), ya que se está devolviendo en una sola cuota. Si el pago será de la forma que el beneficiario decida, siempre que se cancele el total antes de la fecha de vencimiento, el “N° de cuotas” también será 1 (uno), ya que el caso más exagerado sería que el beneficiario cancele la totalidad del crédito el día del vencimiento (1 sola cuota). (J) Monto del Crédito: es para poner el monto que se entregará al beneficiario. (K) Intereses: es para poner el monto de intereses que se cobrarán en total para el crédito de la planilla que se está llenando. Al igual que el (J) Monto del Crédito, si el crédito se ajusta a Valor Producto, se deberá expresar la cantidad y su respectiva unidad de medida. (L) Total a Devolver: en este campo irá el monto total que el beneficiario deberá devolver. Este debe ser la suma de los puntos (J) y (K) .

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C a l enda ri o Prev is to de Pagos

En esta sección se detalla la cantidad y la composición de los pagos a través de los cuales el beneficiario devolverá el crédito más intereses a la organización.

(O) Cuota: esta columna es para asignar un orden a los distintos pagos, es decir, cuota “1”, “2”, etc.. (P) Fecha: aquí se debe consignar la fecha en que vence la cuota reflejada en esa línea. (Q) Capital: aquí se expresa la parte de la cuota que corresponde al capital (deuda original). (R) Interés: aquí va la parte de la cuota que corresponde a intereses (costo del crédito). (S) Monto Cuota (Q) + (R): corresponderá al total a pagar en el vencimiento reflejado en esa línea, y será la suma de los puntos (Q) y (R) [capital (Q) más intereses (R) de la cuota]. Algunas aclaraciones importantes: ) Se completarán tantas líneas como cuotas se hayan acordado para devolver el crédito en cuestión. ) La suma del total de la columna (Q) Capital debe coincidir con (J) Monto del Crédito visto en el punto (1) Sección de DATOS

GENERALES de este Tutorial III. ) La suma del total de la columna (R) Intereses debe coincidir con (K) Intereses vistos en el punto (1) Sección de DATOS

GENERALES de este Tutorial III. ) La suma del total de la columna (S) Monto Cuota (Q) + (R) debe coincidir con (L) Total a Devolver visto en el punto (1)

Sección de DATOS GENERALES de este Tutorial III.

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TUTORIAL III

M o v i m i ent o s

Esta parte de la planilla es para anotar la entrega del crédito al beneficiario (en la primera línea) y, en las siguientes, los pagos que éste realice, calculando el monto del crédito que le queda pendiente. Adicionalmente, hay dos columnas para las firmas de ambas partes (organización y beneficiario), oficiando de esta manera como recibo de las cantidades. A partir de la línea siguiente a la de “Monto Total a Devolver”, se registrarán los movimientos, que podrán ser: ) Movimientos que disminuyan la deuda, que son los pagos del beneficiario. ) Movimientos que aumenten la deuda, es decir, penalidades o adicionales que la organización agregue a la deuda (por ejemplo,

penalidades por atrasos, o adicionales por mayores intereses al extender el plazo del crédito). El uso de esta sección debe dividirse en dos instancias: i. Al momento de confeccionar la Planilla Individual de Crédito: En esta instancia, que se registrará en la primera línea, se anotará el Monto Total a Devolver en la columna “Saldo de la Deuda”. Este monto será, y debe coincidir, con (L) Total a Devolver visto en el punto (1) Sección de DATOS GENERALES de este Tutorial III.

Tanto el tesorero de la organización como el beneficiario deben firmar en demostración de estar de acuerdo con ese Monto Total a Devolver en la columna correspondiente. Lo mismo se verá en el punto ii.

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ii. En el momento que se generen Movimientos en el Crédito en cuestión: En esta instancia se registrarán, a partir de la línea siguiente a la de “Monto Total a Devolver”, los movimientos que podrán ser: ) Movimientos que disminuyan la deuda, que son los pagos del beneficiario ) Movimientos que aumenten la deuda, es decir, penalidades o adicionales que la organización agregue a la deuda representada

(por ejemplo, Penalidades por atrasos, o Adicionales por mayores intereses al extender el plazo del crédito).

(T) Fecha de Pago: aquí se anota la fecha en que se produce el movimiento. (U) Cuota/Descripción: se anota la cuota qué se está pagando, o un resumen explicativo del movimiento, por ejemplo: “Pago 1era cuota”; “Pago parcial del Crédito”; “Penalidad por ATRASO en cuota n°XX”; “Adicional por REFINANCIACIÓN del Saldo”, etc.. (V) Adicionales o Penalidades: aquí corresponde anotar movimientos que aumenten la deuda. Algunos ejemplos para esta columna serían: adicionales por mayores intereses si se extiende el plazo, penalidades por atrasos en los pagos, etc., y pueden registrarse en la misma línea con el pago al cual se le aplicó la penalidad. (W) Monto Pagado: aquí se deben registrar las cifras que paga el beneficiario del crédito. (X) Saldo de la Deuda: una vez registrado el importe del movimiento en la correspondiente columna (adicionales o pago), se debe calcular el nuevo saldo adeudado del crédito. Esta columna refleja el monto total pendiente de devolver por el beneficiario en un momento dado, tanto en dinero (efectivo y cuenta bancaria) como en insumos.

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El Saldo de la Deuda se calcula con la siguiente cuenta para cada línea:

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(más) (más) (menos)

+ + -

$6.875,$ 0,$1.375,-

LÍNEA ANTERIOR (X) Saldo de la Deuda ((V) Adicionales o Penalidades (W) Monto Pagado

(igual)

$5.500,-

(X) NUEVO (X) Saldo de la Deuda

(Y) Firma del Tesorero: aquí va la firma del tesorero, en nombre de la organización. De esta manera, da su conformidad al movimiento registrado (Adicional, Penalidad y/o pago), y al nuevo saldo pendiente de la deuda. (Z) Firma del Beneficiario: ídem (Y) pero en este caso es el beneficiario el que da su conformidad al movimiento registrado. Algunas aclaraciones importantes: ) A continuación, sobre el final de este Tutorial III se explicará con un ejemplo práctico cómo calcular los saldos de Capital e

Intereses por separado cuando el beneficiario efectúe pagos que sean parciales de una cuota/préstamo.

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PA G O S PA R C IA LE S: Se par ac ión de Capital e Inter es es Para obtener información valiosa sobre el FR, nos encontramos que en la Planilla de Movimientos es necesario registrar los pagos diferenciando “Capital” de “Intereses”. Esta información sale directamente del Calendario Previsto de Pagos que es parte de la Planilla Personal de Crédito. Sin embargo, si el pago del beneficiario no es por el total de la cuota, se debe calcular cuánto es de capital y cuánto de intereses. En los casos en que el pago sea parcial, y no coincida con los montos indicados en la Planilla Personal de Crédito, el criterio para registrar debe ser el siguiente a. Si el crédito fue otorgado a devolver en distintas cuotas, el primer criterio debe ser cancelar las cuotas según su vencimiento sucesivo (por ejemplo: todo pago será para cubrir la cuota 1 –primero capital, luego intereses–, y una vez cancelada, se pasa a la cuota 2, y así sucesivamente). b. Si el monto cobrado no alcanza a cubrir por completo la cuota vencida, en primer lugar se cancela el CAPITAL. c. Si el monto alcanza para cubrir el capital, el sobrante se aplica como INTERESES. d. El siguiente pago deberá cubrir primero los INTERESES pendientes de la cuota anterior. Una vez cancelada la cuota, según el punto a), se pasa a la siguiente. ) Si se trata de un crédito en un solo pago, sólo aplican los puntos b) y c).

Ahora nos basaremos en un ejemplo diferente al ya trabajado sobre la Asociación Civil de Los Lagos, para utilizar números más redondos que sean más fáciles de seguir. Supongamos que tenemos un crédito que se compone según veremos en el siguiente Calendario de Pagos:

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C as o A : p ag o po r el t o t a l de l a cuota:

TUTORIAL III

Si el día 01/03 el beneficiario realiza un pago por el total de la cuota n° 1, encontramos el caso más sencillo. En este caso, el pago se compone como dice el detalle: $100 de Capital; $10 de Intereses, haciendo un total de $110. Asimismo, el saldo se compone por la suma de los valores de las cuotas n°2 y 3, como se detalla a continuación y se muestra en el cuadro a la derecha (presentado a modo de ejemplo para calcular los saldos del crédito):

El saldo pendiente TOTAL es de $220 ($110 cuota 2 + $110 cuota 3) El saldo pendiente de CAPITAL es de $200 ($100 cuota 2 + $100 cuota 3) El saldo pendiente de INTERESES es $20 ($10 cuota 2 + $10 cuota 3)

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C a so B : pa go pa rci al por menos del valor de la c uota: Si el día 01/03 el beneficiario realiza un pago por un monto que no alcanza para cubrir la cuota n° 1, como ya se explicó, el pago cubre primero el capital, y después los intereses, es decir que, si el pago es de $100 (que es el capital de la cuota 1) ó menor, estará cubriendo capital de esa cuota, y lo que exceda esos $100, será para cubrir parcialmente los intereses. Ejemplo 1: el beneficiario paga $75. En primer lugar hay que fijarse si cubre el capital de la cuota. Como en este caso no es suficiente, esos $75 se consideran pago de capital, por lo que los saldos son los siguientes:

El saldo pendiente de la CUOTA 1 es de $35, resultante del total de

$110 menos los $75 pagados. Ese saldo de $35 se compone de: $25 de capital ($100 menos $75 del pago); y $10 de intereses (no se llegó a pagar nada de intereses). El saldo pendiente TOTAL es de $255 ($35 cuota 1+ $110 cuota 2 + $110 cuota 3) El saldo pendiente de CAPITAL es de $225 ($25 cuota 1 + $100 cuota 2 + $100 cuota 3) El saldo pendiente de INTERESES es $30 ($10 cuota 1 + $10 cuota 2 + $10 cuota 3)

Cualquier pago posterior tendrá el siguiente orden de prioridad: 1°. Cubrir el saldo pendiente de $25 de capital de la cuota 1. 2°. Cubrir el saldo pendiente de $10 de intereses de la cuota 1. 3°. Recién cuando estén cubiertos los puntos 1° y 2° se comenzará a cubrir la cuota 2.

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Ejemplo 2: el beneficiario paga $105. Si nos fijamos, alcanza a pagar los $100 de capital de la cuota 1. La diferencia, se considera pago de intereses, por lo que los saldos son los siguientes: El saldo pendiente de la CUOTA 1 es de $5, resultante del total de $110 menos los $105 pagados. Ese saldo de $5 se compone de: $0 de capital ($100 menos $100 del pago); y $5 de intereses ($10 menos $5 que quedaron del pago excedentes del capital de la cuota). El saldo pendiente TOTAL es de $225 ($5 cuota 1 + $110 cuota 2 + $110 cuota 3) El saldo pendiente de CAPITAL es de $200 ($100 cuota 2 + $100 cuota 3) El saldo pendiente de INTERESES es $25 ($5 cuota 1 + $10 cuota 2 + $10 cuota 3)

Cualquier pago posterior tendrá el siguiente orden de prioridad: 1°. Cubrir el saldo pendiente de $5 de intereses de la cuota 1. 2°. Recién cuando esté cubierto el punto 1° se comenzará a restar de la cuota 2.

C as o C : p ago pa rci a l po r má s que el valor de la c uota: Si el día 01/03 el beneficiario realiza un pago por un monto superior a la cuota n° 1, el pago cubre primero el total de esa cuota (tanto capital como intereses) como en el Caso A, y lo que sobra pasa a considerarse un pago parcial de la cuota n° 2, y se considera como explica el Caso B.

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Apartado especial para créditos EN ESPECIE o en VALOR PRODUCTO

En este apartado explicaremos las diferencias particulares para llenar esta planilla en el caso de que el FR otorgue créditos en especie (es decir, insumos u otros bienes que no sean dinero), y/o que los montos a devolver se calculen en base al Valor de un Producto.

Como vimos, la Planilla tiene cuatro secciones. ) Sección de Datos Generales: Los datos del (A) al (I) se completan de la misma manera que en el caso en DINERO. Los datos (J),

(K) y (L) NO SE DEBEN COMPLETAR EN PESOS, sino con las cantidades, ya que -como es un crédito a valor producto- este monto dependerá del precio del insumo al momento de la devolución del crédito.

) Sección de Créditos en Valor Producto: Se completa de la siguiente manera

(M) INSUMO: aquí se detalla la cantidad, mencionando el insumo que se entrega y la unidad de medida seleccionada, por ejemplo “190 Fardos de Alfalfa”; “20 kg de alimento balanceado”; etc. (N) VALOR UNITARIO al momento de ASIGNACION: en este cuadro se especifica el precio unitario del insumo entregado, expresado en la unidad de medida seleccionada, que debe ser la misma a la que se hizo referencia en el dato anterior. Es de mucha importancia anotar el Precio y la unidad de medida a la que hace referencia ya que si sólo se anota el precio puede prestar a confusión, ya que puede corresponder a un fardo entero, a medio fardo, o a una bolsa de 10kg de azúcar, u otra de 50kg. Por ejemplo, si se calcula la cantidad de “fardos”, el precio se debe expresar para cada fardo.

IMPORTANTE: Si existen costos asociados a la compra del insumo, como por ejemplo un flete, un gestor, etc., se recomienda que ese valor se sume al total de la compra, y ese valor total se divide por la cantidad (fardos, kg, etc.). De esta manera, la organización se asegura el recupero de esos costos dentro del precio de cada unidad (fardo, kg, etc.). (Ñ) MONTO CRÉDITO $: este campo muestra el valor del crédito en dinero al momento de la entrega, y debe ser el resultado de la multiplicación de los puntos 0 (M) INSUMO: aquí se detalla la cantidad, mencionando el insumo que se entrega y la unidad de medida seleccionada por 0 (N) VALOR UNITARIO al momento de ASIGNACION: en este cuadro se especifica el precio unitario del insumo entregado, expresado en la unidad de medida seleccionada, que debe ser la misma a la que se hizo referencia en el dato anterior.

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) Calendario Previsto de Pagos: aquí se asignan las cuotas y la fecha de vencimiento, de forma similar al caso visto para créditos

en dinero. Sin embargo, el Capital y, por ende, el Interés, deben registrarse en unidades de producto. El tomador de crédito se compromete a devolver en dinero la suma equivalente a una cantidad de producto, por lo que su deuda se genera en esa cantidad y recién se valorizará al momento de la devolución, averiguando el nuevo precio que tenga el insumo en ese momento.

El monto de Capital coincide con la cantidad de producto anotada en el cuadro (M) INSUMO. El Interés surge de aplicar la tasa de interés (G) a ese capital.

IMPORTANTE: se recomienda que los créditos en valor producto se devuelvan en una sola cuota, por la complejidad que implica el cálculo de más de una cuota.

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) Movimientos: esta Sección se completará en el momento que existan movimientos en el crédito, ya sea la entrega inicial, con las

firmas correspondientes, como en la devolución del crédito. Nuevamente, este caso es muy similar al que se explicó para créditos en dinero, con la salvedad de que todos los montos deberán estar en términos de unidades de producto, es decir, en cantidad de fardos, kg, bolsas, etc.

En la celda que contiene la Descripción es necesario detallar los siguientes datos para saber el monto en pesos que se recibe y a qué precio unitario se realizó el cálculo: • La cantidad de producto cuyo equivalente en pesos se devuelve, • El precio unitario al momento de la devolución (ver el tutorial de la Planilla de Inventario), y • El monto total devuelto en PESOS Estos datos son imprescindibles, ya que son necesarios para poder anotar el ingreso de PESOS en la Planilla de Movimientos. En ella, se anotará el resultado de multiplicar el “precio unitario al momento de la devolución” por la cantidad de “capital” para el recupero de capital, y por la cantidad de “intereses” en el recupero/intereses. Los pagos parciales se registrarán de la misma manera ya explicada, solamente que en lugar de PESOS registraremos cantidades de

PRODUCTO.

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TUTORIAL IV

Tutorial IV: Detalle General de Créditos

DETALLE GENERAL DE CRÉDITOS

O BJETIVO El objetivo de esta planilla es contar con un listado que, como dice su nombre, detalle los créditos que se han otorgado, brindando más datos sobre los mismos. Para cada nuevo crédito otorgado por decisión del Comité se confecciona una Planilla Personal y una vez confeccionada esta última, se tiene que registrar también en el Detalle General de Créditos. Es decir que el Detalle General de Créditos se utiliza cada vez que se confecciona una Planilla Personal de Crédito. A continuación veremos cómo llenarla:

(A) Cód. (Código): la idea es identificar con un número diferente a cada crédito, según la característica que presenta >> i. 101 – Beneficiario por Primera Vez: es el código a poner si es el primer crédito que recibe ese beneficiario. ii. 102 – Beneficiario Reiterado: es el código ya asignado a un beneficiario que no recibe un crédito por primera vez. iii. 103 – Beneficiario Refinanciado: este se utilizará en el caso de que se esté refinanciando el crédito a algún beneficiario. (B) Descripción: es para poner un breve resumen sobre el crédito, como puede ser: n° de crédito, beneficiario, cantidad de cuotas, etc. (C) Fecha: aquí se registra la Fecha de Desembolso del crédito (Planilla Personal de Crédito – ítem (E)). (D) Monto del Crédito: en esta columna detallamos el monto que se le otorgó al beneficiario, ya sea en PESOS o en unidades de producto (Planilla Personal de Crédito – ítem (J)). UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

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TUTORIAL IV DETALLE GENERAL DE CRÉDITOS

(E) Intereses: este es el monto que se cobrará de intereses por este préstamo (Planilla Personal de Crédito – ítem (K)). (F) Total a Devolver: es el total que tendrá que devolver, expresado en PESOS o en unidades de producto según el crédito del que se trate, que sería la suma de (D) Monto del Crédito: en esta columna detallamos el monto que se le otorgó al beneficiario, ya sea en PESOS o en unidades de producto (Planilla Personal de Crédito – ítem (J)) más (E) Intereses: este es el monto que se cobrará de intereses por este préstamo (Planilla Personal de Crédito – ítem (K)). Este valor debe coincidir con el ítem (L) de la Planilla Personal de Crédito, o bien con el total del ítem (S) de la misma planilla si se trata de Créditos en Insumos o en Valor Producto. (G) Línea de Crédito: aquí se debe detallar a qué línea de crédito corresponde el crédito otorgado (Planilla Personal de Crédito – ítem (D)). (H) Plazo (meses): en esta columna se debe poner, en meses, el tiempo total que lleva el crédito desde su desembolso hasta su último vencimiento (Planilla Personal de Crédito – ítem (H)). (I) C = Cancelado / I = Incobrable: en una primera instancia, esta columna quedará en blanco. La utilidad de la misma es la de marcar con una “C” cada crédito que fuera Cancelado en su totalidad. De la misma manera, si el comité pasase a Incobrable un crédito, se lo deberá marcar con una “I”. Es imposible que un crédito tenga ambas marcas, ya que si está cancelado, no es incobrable; y si es incobrable, no está cancelado. El caso que podría presentarse es que un crédito fuera considerado incobrable, y, sin embargo, pasado un tiempo el beneficiario cancelara su deuda. En tal caso, simplemente se deberá tachar la “I”, para poner a su lado una “C”.

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TUTORIAL V

Tutorial V: Planilla para el Comité

PLANILLA PARA EL COMITÉ

O BJETIVO Por medio de ella se busca recopilar información importante para que el Comité de Crédito evalúe y tome las decisiones respecto del FR en sus reuniones. Se debe confeccionar una nueva planilla con antelación a cada reunión del Comité de Crédito, o cuando este lo requiera. Por ese motivo, es de vital importancia poner aquí la FECHA a la que corresponde la información. Básicamente, podemos dividir a la planilla en tres partes:

En esta parte se detallan aquellos créditos que, al momento de confeccionar la planilla, siguen con algún problema en el cumplimiento de las cláusulas acordadas (montos de las cuotas, fechas de vencimiento), o bien aquellos que el Comité haya determinado como incobrables. El objetivo es que el Comité cuente con un detalle de esas situaciones para que pueda decidir qué hacer en cada caso. Esta sección se basa en que el Comité sepa de cuánto dispone para volver a prestar. El motivo por el que incluye una Previsión de Gastos, es para descontarlos del disponible, asegurándose que quede dinero en el FR para afrontar esos gastos.

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TUTORIAL V PLANILLA PARA EL COMITÉ

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C o mpl et a ndo l a pl a n illa Pas o a Pas o En este caso, las distintas secciones de la planilla no tienen un orden estricto para completarse, ya que refieren a distinta información que simplemente se presentará en una misma hoja.

4 CA RT E R A co n AT RASO (MORA) Aquí se deberán mostrar aquellas cuotas o créditos que, al momento de hacer la planilla, continúen atrasados con respecto a su fecha de vencimiento. El objetivo es mostrar TODOS los casos, incluso si hay casos conocidos con poco atraso, ya que esto le permite al Comité decidir si son casos en los que se deban tomar acciones. Para obtener la información con la que completar este cuadro, será necesario ) Recorrer una a una las Planillas Personales de Créditos ACTIVOS (los que no estén cancelados). ) Observar en el Calendario Previsto de Pagos de cada una si hay algún pago vencido (viendo si ya ha pasado la fecha de alguna

cuota). ) Controlar si ese pago está registrado en la sección de Movimientos de esta planilla personal. ) Si un pago vencido no está registrado por el total, la parte que no esté paga formará parte de la Cartera con Atraso.

(A) Fecha de Vencimiento Original: la intención es mostrar en qué fecha debió haber estado paga la deuda reflejada. En el caso de que se trate de varias cuotas atrasadas, es importante anotar cada una en líneas separadas, ya que tendrán diferente (A) Fecha de Vencimiento Original y, de esta manera, tendrán también distinto (D) Atraso (días). (B) Beneficiario / Descripción: aquí es necesario indicar el nombre del beneficiario que tiene atrasos en sus pagos, al mismo tiempo que una breve descripción de a qué pago o a qué préstamo se refiere.

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(C) Monto con Atraso: se completa con el monto que está atrasado en el pago. Como ya dijimos, cuotas separadas deben ir en líneas separadas. Es muy importante que sea el monto total atrasado, es decir, incluyendo capital e intereses. Aquellos casos en que la Organización entrega créditos en Insumos, la única diferencia que se plantea es que estaremos mostrando Cantidad de Insumos, en lugar de valores en PESOS. (D) Atraso (días): el dato a poner aquí es “cuántos días de atraso lleva”. Esta información será útil para que el Comité pueda analizar y tomar decisiones sobre cada caso, así como también para calcular una “penalidad por mora” aplicando un interés al tiempo de atraso. (E) Causa / Motivo: es significativo detallar brevemente, si se conocen, los motivos por los que se produjo el atraso, ya que, por ejemplo, es muy diferente un atraso debido a que por una helada no pudo llegar con la moto a la organización, que un atraso porque una helada arruinó toda la producción de hortalizas del beneficiario; ambas son por el clima, y sin embargo son muy diferentes. Se recomienda tachar los campos que queden en blanco una vez que se termina de preparar la planilla.

5 INC O B R AB LE S Aquí se deberán mostrar aquellas cuotas o créditos que hayan sido considerados atrasados un tiempo prudencial, y que el Comité haya decidido clasificar como incobrables, es decir, que ya creen que no se cobrarán. Por lo recién explicado, para completar este cuadro será necesario contar con una “Planilla para el Comité” anterior. Además, es recomendable que haya constancia en un acta del Comité de Crédito clasificando a esos créditos como incobrables. De esta manera, basándose en la mencionada acta, aquellos créditos registrados como “Cartera con Atraso” en planillas anteriores pasarían a registrarse en el cuadro de incobrables.

(F) Beneficiario / Descripción: de igual manera que en la Cartera con Atrasos, es necesario indicar el nombre del beneficiario cuya deuda se considera incobrable, al mismo tiempo que una breve descripción de a qué pago o a qué préstamo se refiere. UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

TUTORIAL V PLANILLA PARA EL COMITÉ

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(G) Monto: se completa con el monto que está impago y considerado incobrable. En este caso, no habría problema en anotar toda la deuda de un beneficiario en una misma línea. Es muy importante que sea SOLO LA PARTE DE CAPITAL del monto adeudado, es decir, sacando intereses, ya que es un dato primordial para la Evaluación del FR. En los casos en que la Organización entrega créditos en Insumos se procede de la misma forma. La única diferencia es que estaremos mostrando Cantidad de INSUMOS, en lugar de valores en PESOS. (H) Causa / Motivo: como en la Cartera con Atraso, es importante detallar los motivos que llevaron a considerar incobrable el crédito. Se recomienda tachar los campos que queden en blanco una vez que se termina de preparar la planilla. Como no hay créditos incobrables en la planilla mostrada, se tacharon todos los campos.

6 PR E VISIÓN DE GASTOS Este cuadro tiene el objetivo de que el Comité de Crédito tome nota de una previsión de gastos vinculados con el FR que se supone que se generarán con el fin de asegurarse que quede dinero en el fondo para afrontarlos, es decir, que no se preste de más. El mismo llegará vacío a la reunión del Comité, ya que es ese organismo en su conjunto el que deberá armar esta previsión. Con respecto a la previsión, la decisión de cuántos meses y qué tipo de gastos preverá depende de cada organización. Sin embargo, es recomendable que la previsión incluya, como mínimo, todos los gastos que se estimen hasta la próxima fecha de cobranzas, para evitar quedarse sin fondos.

* El cuadro ya figura con datos, porque proviene del ejemplo que se ha trabajado en el Instructivo de Gestión y Registración.

(I) Concepto: Aquí se debe dar una breve descripción del gasto (vinculado con el FR) que se está previendo, como por ejemplo: “Gastos Bancarios”; “Impuesto al cheque por Pagos”; “Impuesto al cheque por Depósitos”; “Movilidad para buscar fondos”; “Movilidad para cobranzas”; y todos aquellos gastos que habrá que pagar y que tengan que ver con el FR. También es útil detallar para cuántos meses se prevé.

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(J) Monto: simplemente se completa con la cifra que se estima para ese gasto. Es importante poner el TOTAL para los meses en cuestión.

TUTORIAL V

La tarea del Comité para completar este cuadro consiste, inicialmente, en analizar los gastos del FR que se han registrado en las “Planilla de Movimientos” y, con esa información, ver los gastos que se repiten para hacer una previsión.

PLANILLA PARA EL COMITÉ

En segunda instancia, es importante prever gastos que no necesariamente tengan una repetición mensual. A continuación se enumeran algunos ejemplos para facilitar la comprensión: ) Si por las condiciones del ciclo productivo la gran mayoría de los préstamos se entregan en uno o dos meses del año, y se sabe

que se tendrá que pagar impuesto al cheque, es muy importante tenerlo en cuenta en la previsión, para poder afrontarlo. ) Si se debieran pagar gastos de flete para la entrega de insumos, esto deberá tenerse en cuenta. ) Si el cuidado de los insumos comprados con el FR requiere gastos.

7 DIS P O N IBILIDAD Este cuadro es para que el Comité pueda saber de cuánto dispone el FR, ya sea en dinero (disponibilidad en general) o en insumos (saldo de inventario si compran insumos y entregan créditos en materiales). Esta información es la que permitirá saber si el FR cuenta con fondos (dinero o insumos) para otorgar créditos en los momentos en que la organización haya recibido solicitudes de crédito,

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Evaluación de desempeño

(K) Disponibilidad: este dato surge directamente del último saldo de la columna (I) Disponibilidad (Caja + Banco), en la última Planilla de Movimientos del período. En el ejemplo que hemos estado trabajando, la “Disponibilidad (Caja + Banco)” al 30 de Junio (fecha del informe que tomamos como ejemplo) es de $23.502,88, que es la cifra que está en la última fila usada de la Planilla de Movimientos – Período Feb/Jun 2013.

(L) Previsión de Gastos (b): es el total de la previsión que vimos en el punto (6) PREVISIÓN DE GASTOS, cuyo total también se llamó (L) para identificar que se trata de ese mismo valor. (M) Disponibilidad para prestar (M) = (K) – (L): se obtiene, como dice, haciendo la cuenta de 0 (N) Disponibilidad: este dato surge directamente del último saldo de la columna (I) Disponibilidad (Caja + Banco), en la última Planilla de Movimientos del período. menos Previsión de Gastos (b): es el total de la previsión que vimos en el punto (6) PREVISIÓN DE GASTOS, cuyo total también se llamó (L) para identificar que se trata de ese mismo valor.. Se llega de esa manera al valor que significa: “de cuánto dispone el FR para prestar, dejando reservado dinero para la previsión de gastos”.

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Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

TUTORIAL V

8 DIS P O N IBILIDAD pa ra C R É DIT OS en IN SUMOS En los casos en que la organización entregue Créditos en Insumos, o valuados a Valor Producto, adicionalmente deberá completarse el campo (N) Saldo de Inventario de Insumos. Este dato surge de la Planilla de Inventario, siendo el que corresponde el último valor de la columna (E) Stock Disponible, y que le permite al Comité conocer de cuánta mercadería dispone para otorgar créditos, ya que, en este caso, es más relevante la cantidad que el valor en PESOS.

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PLANILLA PARA EL COMITÉ

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL VI

Tutorial VI: Informe sobre el Desempeño del Fondo Rotatorio

INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

O BJETIVO Reunir datos que son clave respecto al desempeño del FR. En primera instancia, sirve para que el Comité de Crédito de la organización analice la información, y, a su vez, confeccione una evaluación del FR. Más aún, también sirve como presentación de la información que la organización deberá entregar periódicamente a la correspondiente UPE de su provincia, y esta a su vez a la coordinación del Programa del que se hubieran recibido los fondos para conformar el FR. El Informe sobre el Desempeño refleja una recopilación de información, la cual podemos subdividir en cuatro partes: ) Los datos generales sobre el FR. ) La Síntesis Ejecutiva, que son los datos que se obtienen de las planillas de registración que ya hemos visto. ) Comentarios relevantes sobre cuestiones particulares que hubiesen ocurrido en el período informado. ) Sobre el cierre del informe aclara que “se adjuntan copias de las siguientes planillas correspondientes al período”. Aquí una breve referencia a cada una:

• Detalle de Créditos: se refiere a una copia del Detalle General de Créditos Otorgados. • Detalle de Morosos: es suficiente con una copia de la Planilla para el Comité. • Detalle de Movimientos del Fondo: como la misma palabra lo dice, son las Planillas de Movimientos. • Detalle de Gastos: en el caso de que las registraciones de la Planilla de Movimientos no estén bien detallados, es importante que la organización presente esa información bien detallada en otra hoja.

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Diagnóstico de la organización

TUTORIAL VI

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Evaluación de desempeño

D atos ge ne r ale s del FR

INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO Los informes deberán hacerse consecutivos cronológicamente, es decir que todo el plazo de ejecución del FR debe quedar cubierto por los distintos informes, sin dejar meses fuera. De esta manera, en caso de hacerse semestralmente, si el Informe N° 1 es de enero a junio, el Informe N° 2 debe ser de julio a diciembre y así sucesivamente (no podría ser solamente de Octubre a Diciembre, sin importar si el FR tuvo o no actividad, ni ningún otro motivo).

Los datos generales del FR serán los mismos en los sucesivos informes, con excepción de las fechas que manifiestan el período informado. Organización: lógicamente se debe identificar a la organización que gestiona el FR al cual se refiere el informe. Monto: la idea es expresar el monto que fuera desembolsado por algún Programa. Fecha de Desembolso: corresponde expresar la fecha en que la Organización recibió el desembolso del Programa. Período: es para detallar desde qué fecha se contempla y hasta qué fecha final hace referencia.

Sínte s is Eje cutiva Esta es la sección que contiene los datos que efectivamente ayudarán al Comité a analizar el desempeño del FR. Para poder realizar un mejor seguimiento del FR, en todos los casos se debe volcar por separado la información del período al que corresponde el informe, a la que se denomina “Acumulada”, que significa la suma desde el inicio de actividad del fondo hasta la fecha que cierra el informe. La información del período se completa en la primera columna, mientras que el acumulado en la segunda. A continuación explicaremos ítem por ítem cómo se llena esta sección, aclarando de dónde se obtiene la información. Para hacerlo comprensible, utilizaremos el ejemplo que se viene aplicando de la Asociación Civil de Los Lagos: IMPORTANTE: se recomienda redondear todos los montos de esta planilla (sin coma ni decimales) para hacerla más fácil de analizar.

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL VI

9 Di s p on i bi l i da d a l Ini ci o del Per íodo (a) Este dato se refiere a cuál era la cantidad de dinero del FR (Disponibilidad) al comenzar el período que se está informando. Y si nos referimos a disponibilidad, la planilla que nos proporcionará este dato es la Planilla de Movimientos en la columna (I). Es decir que obtendremos este dato mirando el saldo inicial de la primera Hoja del período de la Planilla de Movimientos. Es muy importante recordar que el primer saldo de Disponibilidad siempre estará dado por la fila “TRANSPORTE Subtotales Hoja Anterior, que trae los saldos de cierre de la planilla anterior. En este caso, como veremos en la imagen, se busca en la hoja 1 del período informado y al tratarse del primer período de ejecución del FR, la disponibilidad a considerar es CERO, ya que el FR no tenía fondos, y el primer movimiento registrado será el desembolso del Programa

que los aporte.

CHEQUEO La Disponibilidad al Inicio del Período (a) del informe actual debe coincidir con la Disponibilidad al Finalizar el Período (g) del informe ANTERIOR. En este caso, al tratarse del primer Informe de Desempeño, no existe un informe anterior, lo que sería como decir que todos los valores de un informe anterior serían CERO.

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INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Diagnóstico de la organización

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Elaboración del reglamento

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Evaluación de desempeño

1 0 Apo rt es ( b)

Aquí se muestra de cuánto han sido los Aportes de Capital del Fondo Rotatorio. En primer lugar, del período, y en segundo lugar, los acumulados. Esta información también proviene de la Planilla de Movimientos. Acumulado: La información acumulada, o “sumada” desde el inicio del FR, la podemos obtener directamente de la fila de “SUBTOTALES” de la última “Planilla de Movimientos” del período en cuestión, en su respectiva columna ((A) para el caso de los Aportes). En nuestro ejemplo, son $30.000,-, resaltados en la siguiente imagen:

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Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

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Evaluación de desempeño

Continuación – APORTES (b)

CHEQUEO DEL ACUMULADOO: Una vez completado el dato del período, es recomendable chequear el monto acumulado, que debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta, haciendo consistentes los distintos Informes de Desempeño entre sí:

(más/menos)

+/-

(igual)

Aportes acumulados en el Informe de Desempeño anterior Aportes del período del Informe de Desempeño del período actual

$ 0,$30.000,-

Aportes acumulados del Informe de Desempeño del período actual

$30.000,-

IMPORTANTE: si al chequear el acumulado no coinciden las cifras, puede tratarse de un error en el dato del período actual o en el cálculo del Acumulado en la planilla de Movimientos. Si siempre se hace el chequeo, el error NO debería provenir del acumulado del período anterior.

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TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

En este caso, la cifra de los “Aportes acumulados en el informe de desempeño anterior” es CERO, debido a que, trabajando sobre el primer informe, no existe uno anterior.

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TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Continuación – APORTES (b)

En el período: Para entender la forma de obtener la información del período, en primer lugar explicaremos en qué se basa la cuenta: En la Planilla de Movimientos tenemos los datos de Aportes de Capital, pero los subtotales no son sólo del período, sino la suma de todo lo que se va registrando hoja tras hoja. Por ello, tendremos que calcularlos. Esa planilla nos brinda los Aportes acumulados al inicio (el “Transporte” de la primer planilla) y al final del período (los “Subtotales” de la última). Si le restamos lo que tenemos al final (al cierre), a lo que teníamos al principio del período, esa diferencia nos dará la parte que efectivamente corresponde al período en análisis. En un simple ejemplo, si al empezar el período los aportes eran de $100,-, y al cierre eran $150,-, para obtener qué parte corresponde al período debemos hacer:

(menos)

Intereses acumulados al cierre: Intereses acumulados al inicio:

$150,$100,-

Intereses del período que consideramos:

$ 50,-

Si teníamos $100,- al empezar el semestre, y ahora tenemos $150,-, significa que $50,- se incrementaron DENTRO DEL PERÍODO. Si el resultado diera negativo, en el caso de Aportes de Capital significaría que algún socio retiró dinero que hubiera aportado. A continuación, se lleva esa idea a las planillas del ejemplo en concreto: En primer lugar es necesario recordar que las “Planillas de Movimientos” deben “cerrarse” cada vez que confecciona un informe o la “Planilla para el Comité”, calculando los subtotales de la planilla y quedando confeccionada para un período en particular. Por ese motivo es que vamos a hablar de la “Planilla de Movimientos” del período. Los Acumulados al inicio del período: están al principio de la “Planilla de Movimientos” del período actual, en la fila de “TRANSPORTE Subtotales Hoja Anterior” (esta fila trae los datos del cierre del período anterior). Como el ejemplo que estamos viendo es el informe del primer período de ejecución del FR, inicialmente será CERO (primera hoja del período – fila TRANSPORTE Subtotales Hoja Anterior – columna (C)).

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Continuación – APORTES (b)

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Los Acumulados al cierre del período están sobre el final de la “Planilla de Movimientos”, en la última hoja del período actual, en la fila de “SUBTOTALES”. En este caso, es de $30.000,-.

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TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Continuación – APORTES (b)

El cálculo que vimos previamente, quedaría de la siguiente manera para este ejemplo: Aportes acumulados al cierre > Aportes en la fila “SUBTOTALES”

$30.000,-

(menos)

Aportes acumulados al inicio > Aportes en la fila “TRANSPORTE Subtotales Hoja Anterior”

0,-

(igual)

Aportes del período

$30.000,-

El resultado muestra que los Aportes de Capital del período, que en este caso es Feb/Jun 2013, fueron de $30.000,-. IMPORTANTE: siempre hay que tener en cuenta que puede haber más de una Hoja de la “Planilla de Movimientos” para un mismo período. Si así fuera, se deberán considerar como datos iniciales del período los de la primera Hoja que sea del período, y los datos de cierre serán los de la última Hoja utilizada para el período.

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Elaboración del reglamento

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL VI

M on to de l o s C rédi t o s Ot o rgados (c )

INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

En este caso se muestra en PESOS cuánto se ha otorgado en créditos del Fondo Rotatorio. Nuevamente, en primer lugar, del período, y en segundo lugar, los acumulados. Esta información también proviene de la Planilla de Movimientos. Ambos datos (período y acumulado) se obtiene exactamente de la misma manera que se vio para los Aportes (b), sólo que trabajando sobre la columna (D) Créditos Otorgados. Así es que, para el ejemplo, los datos son los siguientes: Acumulado: En nuestro ejemplo, son $32.200,-resaltados en la siguiente imagen:

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Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

En este ejemplo, el “Monto de los Créditos Otorgados acumulado en el informe de desempeño anterior” es CERO, debido a que, trabajando sobre el primer informe, no existe uno anterior.

Evaluación de desempeño

Continuación – MONTO DE LOS CRÉDITOS OTORGADOS (c)

CHEQUEO DEL ACUMULADOO: Como ya hemos visto, además de completar la cifra, se debe chequear ese dato, que debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta, haciendo consistentes los distintos Informes de Desempeño entre sí: (más)

Monto de los Créditos Otorgados acumulado en el Informe de Desempeño anterior Monto de los Créditos Otorgados del período del Informe de Desempeño del período actual

(igual)

Monto de los Créditos Otorgados acumulado del Informe de Desempeño del período actual

$ 0,$ 32.200,$32.200,-

IMPORTANTE: Si al chequear el acumulado no coinciden las cifras, puede tratarse de un error en el dato del período actual o en el cálculo del Acumulado en la planilla de Movimientos. Si siempre se hace el chequeo, el error NO debería provenir del acumulado del período anterior.

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Elaboración del reglamento

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Evaluación de desempeño

Continuación – MONTO DE LOS CRÉDITOS OTORGADOS (c)

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

En el período: INICIO

CIERRE

Créditos Otorgados acumulados al cierre > Créditos Otorgados en la fila “SUBTOTALES”

$32.200,-

(menos)

Créditos Otorgados acumulados al inicio > Créditos Otorgados en la fila “Transporte Subt.”

0,-

(igual)

Créditos Otorgados en el período

$32.200,UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

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TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Elaboración del reglamento

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Evaluación de desempeño

CREDITOS EN INSUMOS: más adelante veremos, en un apartado, las diferencias que esos casos plantean.

1 2 M o nt o Recuperado (s ólo c apital) (d)

Ambos datos (período y acumulado) se obtiene exactamente de la misma manera que se vio para los Aportes (b), sólo que trabajando sobre la columna (E) Recupero - capital. Así es que, para el ejemplo, los datos son los siguientes: Acumulado: En nuestro ejemplo, son $23.760,-, resaltados en la siguiente imagen:

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Evaluación de desempeño

Continuación – MONTO RECUPERADO (SOLO CAPITAL) (d)

Como ya hemos visto, se debe chequear ese dato, que debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta,: (más)

Monto Recuperado (sólo capital) acumulado en el Informe de Desempeño anterior Monto Recuperado (sólo capital) del período del Informe de Desempeño del período actual

(igual)

Monto Recuperado (sólo capital) acumulado del Informe de Desempeño del período actual

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

CHEQUEO DEL ACUMULADOO:

$ 0,$ 23.760,$23.760,-

UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

En este ejemplo, el “Monto Recuperado (sólo capital) acumulado en el informe de desempeño anterior” es CERO, debido a que, trabajando sobre el primer informe, no existe uno anterior.

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Evaluación de desempeño

Continuación – MONTO RECUPERADO (SOLO CAPITAL) (d)

En el período: INICIO

CIERRE

Recupero - capital acumulados al cierre > Recupero - capital en la fila “SUBTOTALES”

$23.760,-

(menos)

Recupero - capital acumulados al inicio > Recupero - capital en la fila “Transporte Subt.”

(igual)

Recupero - capital en el período

$23.760,-

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0,-

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL VI

13 I n te r e ses C o bra do s ( e)

INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Nuevamente, ambos datos (período y acumulado) se obtiene de la misma manera que se vio para los Aportes (b), sólo que trabajando sobre la columna (F) Recupero - Intereses. Así es que, para el ejemplo, los datos son los siguientes: Acumulado: En nuestro ejemplo, son $2.573.- (redondeado), resaltados en la siguiente imagen:

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TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

En este ejemplo, el valor de “Intereses Cobrados acumulados en el informe de desempeño anterior” es CERO, debido a que, trabajando sobre el primer informe, no existe uno anterior.

Evaluación de desempeño

Continuación – INTERESES COBRADOS (e)

CHEQUEO DEL ACUMULADOO: Como ya hemos visto, se debe chequear ese dato, que debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta,: (más)

Intereses Cobrados acumulados en el Informe de Desempeño anterior Intereses Cobrados del período del Informe de Desempeño del período actual

(igual)

Intereses Cobrados acumulados del Informe de Desempeño del período actual

$ 0,$ 2.572,88 $2.572,88

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Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – INTERESES COBRADOS (e)

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

En el período: INICIO

CIERRE

Recupero - Intereses acumulados al cierre > Recupero - Intereses en la fila “SUBTOTALES”

$2.572,88

(menos)

Recupero - Intereses acumulados al inicio > Recupero - Intereses en la fila “Transporte Subt.”

0,- .

(igual)

Recupero - Intereses en el período

$2.572,88 UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

Diagnóstico de la organización

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

1 4 Desembo l sa do par a Gas tos (f) Este es el último de los datos que se obtiene de la misma manera que se vio para los Aportes (b), esta vez trabajando sobre la columna (G) Gastos. Para el ejemplo, los datos son los siguientes: Acumulado: En nuestro ejemplo, son $630,-, resaltados en la siguiente imagen:

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Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – DESEMBOLSADO PARA GASTOS (f)

Como ya hemos visto, se debe chequear ese dato, que debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta,: (más)

Desembolsado para Gastos acumulado en el Informe de Desempeño anterior Desembolsado para Gastos del período del Informe de Desempeño del período actual

(igual)

Desembolsado para Gastos acumulado del Informe de Desempeño del período actual

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

CHEQUEO DEL ACUMULADOO:

$ 0,$ 630,$630.-

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En este ejemplo, el valor de “Desembolsado para Gastos acumulado en el informe de desempeño anterior” es CERO, debido a que, trabajando sobre el primer informe, no existe uno anterior.

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Evaluación de desempeño

Continuación – DESEMBOLSADO PARA GASTOS (f)

En el período: INICIO

CIERRE

Gastos acumulados al cierre > Gastos en la fila “SUBTOTALES”

$630,-

(menos)

Gastos acumulados al inicio > Gastos en la fila “Transporte Subt.”

(igual)

Gastos en el período

$630,-

66 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

0,-

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL VI

15 D i s p on i bi l i da d a l Fi na l i z a r el Per íodo (g) La Disponibilidad al Finalizar el Período se refiere a la cantidad de dinero que tiene o tenía el FR al terminar el semestre o el plazo que se determine para el período en cuestión. Como se detalla bajo el mismo nombre del campo, se calcula sumando o restando los valores anteriores del PERÍODO (NO los acumulados), es decir: (a) + (b) - (c) + (d) + (e) - (f).

(más) (menos) (más) (más) (menos)

+ + + -

(a) Disponibilidad al inicio del período (b) Aportes (c) Monto de los créditos otorgados (d) Monto recuperado (sólo capital) (e) Intereses cobrados (f) Desembolsado para Gastos

(igual)

(g) Disponibilidad al finalizar el período

+$ 0 + $30.000 - $32.200 + $23.760 + $ 2.573 - $ 630 = $23.503

Este dato significa que el FR contaba con $23.503 en efectivo o en la cuenta bancaria disponibles para utilizar.

IMPORTANTE: la disponibilidad debe coincidir con el último saldo de la columna (I) Disponibilidad (Caja + Banco) de la última Planilla de Movimientos del mes (es aceptable una pequeña diferencia a causa de los números redondeados). Este dato significa que el FR contaba con $23.503 en efectivo o en la cuenta bancaria disponibles para utilizar.

CREDITOS EN INSUMOS: más adelante veremos, en un apartado, las diferencias que esos casos plantean.

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Diagnóstico de la organización

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

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Evaluación de desempeño

1 6 Número de C réditos Otor gados

Al decir “Número”, nos referimos a la cantidad, y no a montos en pesos. Es decir, que el dato se basa en responder a la siguiente pregunta: “¿Cuántos créditos se otorgaron?”. Se contemplan todos los créditos otorgados, sin separar línea, ni si se entregan por primera vez, etc. Este será un dato que se consigue en el Detalle General de Créditos Otorgados, y se obtiene simplemente contando las líneas que ahí están detalladas con un crédito. El acumulado será sencillo ya que se cuentan todos. Sin embargo, para el período, se deben contar los que tengan “Fecha” dentro del período analizado.

IMPORTANTE: en el caso de que la organización conserve prolijidad en las registraciones, la cantidad ACUMULADA de créditos otorgados debería coincidir con el número del último crédito otorgado en el período. En el ejemplo, el último otorgado es el Préstamo N° 004, por lo que la cantidad acumulada es 4 (cuatro) créditos.

68 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

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Evaluación de desempeño

Continuación – NÚMERO DE CRÉDITOS OTORGADOS

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Una líeas Dos líneas Tres líneas Cuatro líneas

Conclusión: Si hay cuatro líneas, se asignaron cuatro créditos (acumulados en el período)

Todas las fechas están dentro del período

CHEQUEO DEL ACUMULADOO: Además de contar las líneas del Detalle de Créditos, o constatar el número del último crédito otorgado, se debe chequear ese dato, que debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta,: (más)

Número de Créditos Otorgados acumulado en el Informe de desempeño anterior Número de Créditos Otorgados del período del Informe de desempeño del período actual

(igual)

Número de Créditos Otorgados acumulado del Informe de desempeño del período actual

0 4 4

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TUTORIAL VI

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Evaluación de desempeño

1 7 Número de Nuev os Tomador es de Cr é dito

INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Nuevamente, al decir “Número”, nos referimos a la cantidad y no a montos en pesos. En este caso, el dato se basa en responder a la siguiente pregunta: “¿de los otorgados, en cuántos créditos el beneficiario recibe un préstamo del FR por primera vez?”. Este dato sólo contempla aquellos créditos que estén identificados con el código “101”, referente a “Beneficiarios por Primera vez”. En el ejemplo, como se analiza el primer período de ejecución del FR, los cuatro créditos otorgados corresponden a la primera vez que esos beneficiarios reciben crédito del FR. Para el acumulado se cuentan todos, mientras que para el período se deben contar los que tengan “Fecha” dentro del período analizado.

Los cuatro préstamos del período llevan el código “101”, indicando que son “Beneficiarios por primera vez”. Contamos, y al haber 4 códigos “101” en el período, ese es el “Número de Nuevos Tomadores de Crédito”

Todas las fechas está dentro del periodo

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Evaluación de desempeño

Continuación – NÚMERO DE NUEVOS TOMADORES DE CRÉDITO

CHEQUEO DEL ACUMULADOO: Además de contar las líneas del Detalle de Créditos con el código “101”, se debe chequear ese dato que debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta,: (más)

Número de Nuevos Tomadores acumulado en el Informe de desempeño anterior Número de Nuevos Tomadores del período del Informe de desempeño del período actual

(igual)

Número de Nuevos Tomadores acumulado del Informe de desempeño del período actual

0 4 4

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TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

En este ejemplo, el “Número de Nuevos Tomadores de Crédito acumulado en el informe de desempeño anterior” es CERO, debido a que, trabajando sobre el primer informe, no existe uno anterior.

Diagnóstico de la organización

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Número de C ré ditos e n Mor a

En este caso apuntamos a mostrar “¿cuántos créditos están atrasados en uno o más pagos?”. Es importante reflejar aquellos créditos que, al momento de hacer el informe, siguen atrasados, y no aquellos que con el paso del tiempo ya se hubieran cancelado. En ese sentido es importante comprender que la Mora, o deuda atrasada, tiene la característica de no seguir siendo Mora de manera muy prolongada. Pasado un tiempo, necesariamente debe dejar de ser Mora por uno de estos dos motivos: a. Se cancela (se paga) la deuda. Aunque se haga de forma tardía y existan penalidades, si se paga deja de ser mora. b. Se considera que no hay forma de cobrar la deuda. Tras un análisis del Comité de Crédito, se puede decidir pasar la deuda a “Incobrables”, por lo que también deja de ser deuda atrasada o mora. Es importante tener en cuenta que el dato es sobre créditos atrasados, y no cuotas atrasadas. En el caso de que estuvieran atrasadas dos ó más cuotas de un mismo crédito, se tomará como 1 (un) solo crédito atrasado, como veremos en el siguiente ejemplo. Nos basaremos en el Informe sobre el Desempeño del FR N°2 (al 31/12/2013). Así, teniendo un informe previo, se entenderán mejor las cuentas realizadas. En el período: En primer lugar, restar el número que sale de la última Planilla para el Comité del período anterior, y después sumar el dato que obtengamos de la del actual período. En la última Planilla para el Comité del informe anterior (al 30/06), los datos son los siguientes:

Como se ve, hay dos registraciones, pero corresponden a dos cuotas de un solo crédito, el N°004. Es decir que al inicio teníamos 1 (un) solo crédito atrasado. Tomaremos este número RESTANDO, por ser del período anterior.

72 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

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Evaluación de desempeño

Continuación – NÚMERO DE CRÉDITOS EN MORA

En segunda instancia, miramos la última Planilla para el Comité del período actual (al 31/12):

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

En este caso no hay registraciones, por lo que el Número de Créditos con Mora es CERO. Si ponemos restando el del período anterior, y sumando el del actual, la cuenta nos queda así: (menos) (más)

Número de créditos en Mora registrados en Planilla para el Comité (período anterior) Número de créditos en Mora registrados en Planilla para el Comité (período actual)

-1 0

(igual)

Número de Créditos en Mora de este período

-1

Este resultado de (-1) es el que se debe reflejar, y significa que, durante el período que se analiza, la cantidad de créditos atrasados disminuyó en uno (por eso es negativo).

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Continuación – NÚMERO DE CRÉDITOS EN MORA

Acumulado: Para obtener el acumulado simplemente se cuentan los créditos con atraso en la última Planilla para el Comité del período actual. Como se acaba de ver, en este caso la última Planilla para el Comité no mostraba ningún crédito con atraso. CHEQUEO DEL ACUMULADOO: Para chequear esa cantidad, debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta:

(más/menos)

+/-

(igual)

Número de Créditos en Mora acumulado en el Informe de Desempeño anterior Número de Créditos en Mora del período del Informe de Desempeño del período actual Número de Créditos en Mora acumulado del Informe de Desempeño del período actual

1 -1 0

Informe Período Anterior

Informe Período Actual

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

TUTORIAL VI

M on to en M o ra

INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

En este caso volvemos a referirnos a los créditos con atraso, pero esta vez a los montos en pesos que están atrasados. Como se explicó con el “Número de Créditos en Mora”, con el paso del tiempo y al confeccionar nuevos informes, es de muchísima importancia ir restando aquellos montos que dejaron de estar atrasados porque se pagó la deuda o porque se pasaron a Incobrables. En el período: La forma de calcularlo es la misma vista para el Número de créditos en mora, pero en este caso trabajando con los montos. Es decir, que la cuenta es la siguiente: en primer lugar, restar el número que sale de la última Planilla para el Comité del período anterior, y después sumar el dato que obtengamos de la del actual período. Siguiendo con el ejemplo (nuevamente para el Informe N°2), la cuenta quedaría así: (menos) (más)

Monto en Mora registrados en Planilla para el Comité (período anterior) Monto en Mora registrados en Planilla para el Comité (período actual)

- $ 575,+$ 0,-

(igual)

Monto en Mora de este período

- $ 575,-

Última Planilla para el comité del Período Anterior

Última Planilla para el comité del Período Actual

Este resultado de (- $575,-) es el que se debe reflejar, y significa que, durante el período que se analiza el monto de créditos atrasados disminuyó, ya que no figuran más como atrasados. UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

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TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Continuación – MONTO EN MORA

Acumulado: El Monto en Mora Acumulado es el total de Cartera con Atraso que refleja la última Planilla para el Comité del período. Como se acaba de ver, en este caso la última Planilla para el Comité no mostraba ningún crédito con atraso. CHEQUEO DEL ACUMULADOO: Para chequear esa cantidad, debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta: (más/menos)

+/-

(igual)

Número de Créditos en Mora acumulado en el Informe de desempeño anterior Número de Créditos en Mora del período del Informe de desempeño del período actual Número de Créditos en Mora acumulado del Informe de desempeño del período actual

575 -575 0

Informe Período Anterior

Informe Período Actual

CREDITOS EN INSUMOS: más adelante veremos, en un apartado, las diferencias que esos casos plantean.

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TUTORIAL VI

20 N ú m e r o de C rédi t o s Inco bra b le s

INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Se trabaja exactamente de la misma manera que en el “Número de Créditos en Mora” visto previamente, pero basándonos en la segunda parte de la Planilla para el Comité, referente a INCOBRABLES. En el período: Trabajando también respecto al Informe N°2, el cálculo sería así:

Se ve que no hay ningún crédito incobrable al cierre del informe anterior, y solamente uno al cierre del actual.

(menos) (más)

Número de créditos incobrables registrados en Planilla para el Comité (período anterior) Número de créditos incobrables registrados en Planilla para el Comité (período actual)

-0 +1

(igual)

Número de créditos incobrables de este período

Este resultado de (+1) es el que se debe reflejar para el período, y significa que, durante el período que se analiza, la cantidad de créditos que pasaron a incobrables fue uno.

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Continuación – NÚMERO DE CRÉDITOS INCOBRABLES

Acumulado: Para obtener el acumulado, simplemente se cuentan los créditos incobrables en la última Planilla para el Comité del período actual. Como se acaba de ver, en este caso la última Planilla para el Comité mostraba 1 crédito incobrable. CHEQUEO DEL ACUMULADOO: Para chequear esa cantidad, debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta:

(más/menos)

+/-

(igual)

Número de Créditos Incobrables acumulado en el Informe de desempeño anterior Número de Créditos Incobrables del período del Informe de desempeño del período actual

0 1

Número de Créditos Incobrables acumulado del Informe de desempeño del período actual

Informe Período Anterior

Informe Período Actual

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TUTORIAL VI

21 M on to d e C rédi t o s Inco bra bl es

En este caso también se trabaja exactamente de la misma manera que en el “Monto en Mora” que vimos previamente, pero basándonos en la segunda parte de la Planilla para el Comité. En el período: Trabajando también respecto al Informe N°2, para contar con un informe anterior para ejemplificar, el cálculo sería así:

(menos) (más)

Número de créditos en Mora registrados en Planilla para el Comité (período anterior) Número de créditos en Mora registrados en Planilla para el Comité (período actual)

0 + 4.500

(igual)

Número de créditos en Mora de este período

+ 4.500

Este resultado de (+$4.500) es el que se debe reflejar para el período, y significa que, durante el período que se analiza, el monto de créditos que pasaron a incobrables fue de $4.500,--.

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TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

Continuación – MONTO DE CRÉDITOS INCOBRABLES

Acumulado: El Monto de Créditos Incobrables Acumulado es el total de Cartera Incobrable que refleja la última Planilla para el Comité del período. Como se acaba de ver, en este caso la última Planilla para el Comité mostraba un total de $4.500 como Incobrables. CHEQUEO DEL ACUMULADOO: Para chequear esa cantidad, debe coincidir con el resultado de la siguiente cuenta: (más/ menos)

+/-

(igual)

Número de Créditos en Mora acumulado en el Informe de desempeño anterior Número de Créditos en Mora del período del Informe de desempeño del período actual

0 4.500

Número de Créditos en Mora acumulado del Informe de desempeño del período actual

4.500

nforme Período Anterior

Informe Período Actual

CREDITOS EN INSUMOS: más adelante veremos, en un apartado, las diferencias que esos casos plantean.

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C ome n tar i o s

TUTORIAL VI

Esta sección del Informe de Desempeño está para poder informar, de forma muy breve, las características de las tareas realizadas durante el período, así como una breve descripción de las líneas y préstamos otorgados en ese lapso de tiempo. Sin embargo, si el espacio resulta insuficiente, el principal objetivo debe ser resaltar cosas particulares o cambios sustanciales que hagan más fácil de entender la evolución del FR en ese período. Algunos ejemplos podrían ser: ) Una modificación en la tasa de interés. ) El agregado de una línea de crédito. ) Si está prevista la venta en conjunto y la devolución de los créditos a través de esa venta, cualquier cambio fuera de lo habitual o

previsto referente a la decisión de venta (fecha, precio, cantidades, etc.) pasa a ser de gran importancia. ) La existencia de algún factor que haya influido en la producción o comercialización, y, por consiguiente, en la devolución de los

préstamos, de forma favorable (devolución anticipada por mejora en los precios de venta, etc.), como desfavorable (atrasos por inclemencias climáticas o sanitarias, etc.). ) El motivo de pasar un crédito a Incobrables. ) Decisiones sobre gastos. ) Explicaciones en relación a gastos no habituales.

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APARTADO ESPECIAL PARA CRÉDITOS EN INSUMOS O ESPECIE En este apartado explicaremos las diferencias particulares para llenar esta planilla en el caso de que el FR otorgue créditos en especie (es decir, insumos u otros bienes que no sean dinero), y/o que los montos a devolver se calculen en base al Valor de un Producto.

2 2 M o nt o de l o s C réditos Otor gados (c ) Cuando los créditos son en especies, o se expresan en producto para su devolución a precio actualizado, este valor sigue mostrando en PESOS cuánto se ha otorgado en créditos del Fondo Rotatorio. En este caso, tal y como se describió previamente, el dato proviene de la Planilla de Movimientos, pero también deberá sumarse el dato que proviene de la Planilla de Inventario. Ambos datos (período y acumulado) se obtiene de forma similar a la ya vista, trabajando sobre el Subtotal de la columna Créditos Otorgados en ambas planillas ((D) en la Planilla de Movimientos y (H) en la Planilla de Inventario). Así es que, para el ejemplo de entrega de Créditos en Insumos / Valor Producto, los datos son los siguientes:

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TUTORIAL VI INFORME SOBRE EL DESEMPEÑO DEL FONDO ROTATORIO

23 M on to en M o ra y M o nt o de Cr é ditos Inc obr ables Es importante destacar para estos dos casos, que la Mora y los Incobrables deberán expresarse por separado entre los créditos que fueran en Pesos y aquellos que fueran en Insumos. Esto se debe a que los primeros, lógicamente, se expresan en moneda, mientras que los segundos, al actualizarse según el precio del insumo, deberán expresarse en la unidad de medida elegida para el insumo en cuestión.

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MATERIAL DE APOYO

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PLA NILLAS C OM PLETAS D EL EJ EMPL O

○ Consigna 1 1. El 25 de Enero de 2013 el PRODERPA realiza una transferencia por $30.000 a la Asociación Civil de Los Lagos, producto de haber aprobado una solicitud de aporte para la constitución de un fondo rotatorio. 2. Como la Organización tiene una Caja de Ahorro, cuando depositan fondos les cobran el 1,2% en concepto de “Impuesto al Cheque”. De acuerdo al Acta del Comité del Fondo, se aprobaron las siguientes solicitudes de crédito:

Solicitante

Línea de Crédito

Importe solicitado

Plazo (meses)

Tasa para gastos (Interés)

J. López

Alimento balanceado

$ 7.500

10%

M. Vargas*

Artesanías

$ 5.000

15%

B. García

Alimento balanceado

$ 12.500

10%

A. Gómez

Alimento balanceado

$ 7.200

10%

(*) La solicitud de M. Vargas, si bien fue aprobada, se decidió dejar para la segunda vuelta por no contar con fondos suficientes

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MATERIAL DE APOYO

3. El 1° de febrero se otorga el primer crédito a J. López. 4. El 10 de febrero el Banco cobra el mantenimiento de la Caja de Ahorro por $50. 5. El 15 de febrero se entrega el crédito a B. García. 6. El 16 de febrero se desembolsa el crédito de A. Gómez. 7. El 27 de febrero Juan López paga la primera cuota de capital más intereses, dos días adelantado. 8. El 10 de marzo el Banco cobra el mantenimiento de la Caja de Ahorro por $50. 9. El 12 de marzo paga completa la primera cuota A. Gómez, y el 16 de marzo lo hace B. García. 10. El 1° de abril paga la cuota completa J. López. 11. El 5 de abril se reúne el Comité: prepara la Planilla para el Comité, considerando una “previsión de gastos” de $200 para los próximos cuatro meses. 12. El 10 de abril, habiendo fondos disponibles, el Comité otorga el crédito solicitado a M. Vargas por $5.000. Ese mismo día se paga el mantenimiento de cuenta. 13. El 12 de abril paga completa la segunda cuota A. Gómez. 14. El 20 de abril la tesorera de la Asociación revisa los vencimientos y advierte que se ha vencido un crédito hace más de 15 días, plazo a partir del cual los créditos de esta Asociación entran en mora. 15. El 5 de mayo paga la tercera cuota J. López.

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16. El 10 de mayo el Banco cobra el mantenimiento de la Caja de Ahorro, con un aumento de $10. 17. El 10 de mayo también paga completa la primera cuota M. Vargas. 18. El 15 de mayo, B. García cancela la segunda y tercer cuota con una penalidad de $171,88 por el atraso. 19. El 16 de mayo paga completa la tercera cuota A. Gómez. 20. El 1° de junio paga la cuarta cuota J. López. 21. El 10 de junio el Banco cobra el mantenimiento de la Caja de Ahorro por $60. Ese día también vencía la segunda cuota del crédito de Vargas, pero Vargas no vino a pagar. 22. El 15 y 16 de junio pagan sus cuotas García y Gómez, respectivamente. 23. El 30 de junio se reúne el Comité, por lo que corresponde preparar la Planilla para el Comité. 24. El 1° de julio paga la quinta cuota López. 25. El 10 de Julio el Banco cobra un nuevo mantenimiento de cuenta. 26. El 16 de julio Gómez abona la quinta cuota de su crédito, con lo cual éste queda cancelado. 27. El 1° de agosto, López abona la sexta y última cuota de su crédito. 28. El 10 de agosto, el Banco cobra el mantenimiento de cuenta. 29. El 15 de agosto el Comité aprueba 3 nuevas solicitudes de crédito: $6.000 a P. Costa, desembolso 15/08, a 6 meses en 6 cuotas; $10.000 a G. Correa, desembolso 20/08, a 4 meses en 4 cuotas; $4.000 a B. García a 3 meses en 3 cuotas, desembolso 05/09. 30. En todos los casos corre un interés directo del 7,5%. 31. El 10 de septiembre el Banco cobra el mantenimiento de cuenta. 32. El 15 de septiembre Costa abona la primer cuota de su crédito.

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MATERIAL DE APOYO

33. El 5 de octubre García paga la primer cuota. 34. El 10 de octubre el banco cobra el mantenimiento de cuenta. 35. El 15 de octubre Costa abona la segunda cuota. 36. El 20 de octubre, Correa abona su segunda cuota en tiempo y forma. 37. El 5 de noviembre el Banco cobra el mantenimiento de cuenta mensual. 38. El 15 de noviembre Costa abona la tercer cuota de su crédito. 39. El 20 de noviembre, Correa paga su tercer cuota. 40. El 5 de diciembre, García cancela su crédito abonando la última cuota restante. 41. El 10 de diciembre el Banco cobra el mantenimiento de cuenta. 42. El 15 de diciembre Costa paga la cuarta y última cuota de su crédito. 43. El 20 de diciembre Correa abona la cuarta cuota de su crédito. 44. Al 31/12, confeccionar la planilla para el Comité y el segundo Informe de Desempeño y Evaluación.

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Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla de Movimientos / Hojas 2 y 3

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Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla de Movimientos / Hoja 3

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Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Detalle General de Créditos Otorgados

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Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal del Crédito N°001

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MATERIAL DE APOYO

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal del Crédito N°002

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal del Crédito N°003

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MATERIAL DE APOYO

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MATERIAL DE APOYO

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal del Crédito N°004

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Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal del Crédito N°005

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MATERIAL DE APOYO

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MATERIAL DE APOYO

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal del Crédito N°006

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal del Crédito N°007

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MATERIAL DE APOYO

Diagnóstico de la organización

MATERIAL DE APOYO

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Evaluación de desempeño

CONTINUACIÓN – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – PLANILLA PARA EL COMITÉ AL 05/04/2013

98 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla para el Comité al 30/06/2013

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MATERIAL DE APOYO

Diagnóstico de la organización

MATERIAL DE APOYO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla para el Comité al 31/12/2013

100 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

Diagnóstico de la organización

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Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Informe de Desempeño e Informe de Evaluación N°1

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101

MATERIAL DE APOYO

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Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Informe de Desempeño e Informe de Evaluación N°2

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

MATERIAL DE APOYO

○ C ons i g n a 2 1. El 25 de enero de 2013 el Programa realiza una transferencia por $30.000,- a la Asociación Civil de Los Lagos, producto de haber aprobado una solicitud de aporte para la constitución de un fondo rotatorio. 2. Como la Organización tiene una Caja de Ahorro, cada vez que se depositan fondos, les cobran el 1,2% en concepto de “Impuesto al Cheque”. 3. La Asociación decide otorgar los créditos en Especie (fardos) a devolver en Valor Producto (precio de dichos fardos) y en una sola cuota, con interés directo. El 1° de Febrero la Asociación compra 700 fardos de alfalfa a $40 cada uno, desembolsando $28.000. 4. De acuerdo al Acta del Comité del Fondo, se aprobaron las siguientes solicitudes de crédito:

Solicitante

Línea de Crédito

Cantidad solicitada

Plazo (meses)

Tasa para gastos (Interés)

J. López

Fardos

190

10%

M. Vargas*

Fardos

430

15%

B. García

Fardos

125

10%

A. Gómez

Fardos

300

10%

(*) La solicitud de M. Vargas, si bien fue aprobada, se decidió dejar para la segunda vuelta por no contar con fondos suficientes

5. El primer crédito se otorga a J. López el 1° de Febrero por 190 fardos ($7.600). 6. El 10 de febrero el Banco cobra el mantenimiento de la Caja de Ahorro por $50. 7. Los días 15 y 16 de Febrero se otorgan dos nuevos créditos, a García y Gómez por 125 y 300 fardos respectivamente. 8. Los días 10 de Marzo y Abril el Banco cobra el mantenimiento de la Caja de Ahorro por $50. 9. El 10 de mayo el Banco cobra el mantenimiento con un aumento de $10. 10. El 1° de Junio el Tesorero detecta que el crédito de B. García vence ese mes, por lo que se dispone a pedir presupuesto de los fardos para tener el precio actualizado. El Comité averigua que el precio del fardo ascendió a $41, por lo que debe registrar la revalorización del stock. UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

103

Diagnóstico de la organización

MATERIAL DE APOYO

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Evaluación de desempeño

11. El 10 de Junio el Banco cobra el mantenimiento de la Caja de Ahorro por $60. 12. El día del vencimiento previsto B. García devuelve su crédito en tiempo y forma, abonando en dinero el equivalente a los fardos entregados. 13. El 30 de Junio se reúne el Comité. Preparar la Planilla de Reunión correspondiente, considerando una “previsión de gastos” de $240 para los próximos cuatro meses. Además, corresponde realizar el primer Informe de Desempeño (por cumplirse los primeros 6 meses). 14. El 1° de julio el Tesorero actualiza el precio de fardo, de $41 a $43. 15. El 16 de julio A. Gómez paga su crédito. 16. El 20 de julio la Organización realiza una nueva compra de fardos adquiriendo 400 unidades a $43 cada una. 17. Dada la disponibilidad de stock con que cuenta la Organización por la última compra, se contacta a M. Vargas para conocer si aún está interesado en recibir el crédito (que inicialmente se le había aprobado pero no otorgado por falta de fardos). M. Vargas accede, y el 25 de Julio se le entregan 430 fardos por 10 meses. Dado que este plazo es mayor al de los créditos ya otorgados, el interés que correrá es del 15%. 18. El 1° de Agosto el precio del fardo vuelve a aumentar en $3. Con ese valor se realiza el recupero del crédito de J. López ese mismo día. 19. El 25 de Agosto realiza otra compra de 250 fardos, pero a un precio de $43. Como el precio es menor al último registrado, deberá registrarse la revaluación. 20. A fin de año debe realizarse el segundo Informe de Desempeño, al 31 de diciembre. No olvidar la previsión de gastos.

104 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

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Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla de movimientos

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105

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Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla de Inventario de Insumos

106 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

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Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Detalle General de Créditos Otorgados

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107

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Diagnóstico de la organización

MATERIAL DE APOYO

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal de Crédito N°001

108 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal de Crédito N°002

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109

MATERIAL DE APOYO

Diagnóstico de la organización

MATERIAL DE APOYO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal de Crédito N°003

110 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla Personal de Crédito N°004

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111

MATERIAL DE APOYO

Diagnóstico de la organización

MATERIAL DE APOYO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla para el Comité 30/06/2013

112 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Planilla para el Comité 31/12/2013

UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

113

MATERIAL DE APOYO

Diagnóstico de la organización

MATERIAL DE APOYO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Informe de Desempeño e Informe de Evaluación N°1

114 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Continuación – PLANILLAS COMPLETAS DEL EJEMPLO – Informe de Desempeño e Informe de Evaluación N°2

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115

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Diagnóstico de la organización

TUTORIAL VII INFORME DE EVALUACIÓN DEL FONDO ROTATORIO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

Tutorial VII: Informe de Evaluación del Fondo Rotatorio O BJETIVO Evaluar el desempeño del FR. En primera instancia, sirve como análisis del desempeño del FR para que el Comité de Crédito pueda sacar conclusiones al respecto. A su vez, también sirve como parte de la presentación que la organización deberá hacer periódicamente a la correspondiente coordinación del Programa del que se hubieran recibido los fondos para conformar el FR.

El Informe de Evaluación consta de tres partes: Los datos generales sobre el FR. Los Indicadores, que son los datos que se obtienen en su mayoría realizando cálculos entre las cifras del Informe de Desempeño del período, como indica cada campo con sus referencias. Comentarios relevantes sobre cuestiones particulares que hubiesen ocurrido en el período informado. Al igual que con el Informe de Desempeño, los informes deberán hacerse consecutivos cronológicamente. Es decir, todo el plazo de ejecución del FR debe quedar cubierto por los distintos informes, sin dejar meses afuera. De esta manera, en caso de hacerse semestralmente, si el Informe N° 1 es de enero a junio, el Informe N° 2 debe ser de julio a diciembre y así sucesivamente (no podría ser solamente de Octubre a Diciembre, sin importar si el FR tuvo o no actividad, ni ningún otro motivo).

116 | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO | UCAR

Diagnóstico de la organización

Elaboración del reglamento

Gestión del del Fondo Rotatorio Rotatorio

Evaluación de desempeño

D atos ge ne r ale s del FR

TUTORIAL VII INFORME DE EVALUACIÓN DEL FONDO ROTATORIO

Los datos generales del FR serán los mismos en los sucesivos informes, con excepción de las fechas que manifiestan el período informado. Organización: lógicamente se debe identificar a la organización que gestiona el FR al cual refiere el informe. Monto: la idea es expresar el monto que fuera desembolsado por algún Programa. Fecha de Desembolso: corresponde expresar la fecha en que la Organización recibió el desembolso del Programa. Período: es para detallar desde qué fecha se contempla, y hasta qué fecha final hace referencia.

Indic ador es Esta es la sección que contiene los datos que efectivamente darán al Comité un estado de situación del FR y su evolución, si se compara con los informes de evaluación anteriores. En todos los campos se encuentra detallada la fórmula con la referencia de los datos con los que calcularla. La mayoría proviene del Informe de Desempeño (por eso dicen “del Informe”), mientras que dos de los campos tienen otro origen. A continuación explicaremos ítem por ítem cómo se calcula y se llena esta sección, aclarando de dónde se obtiene la información. Para hacerlo comprensible, seguiremos utilizando el ejemplo que se viene aplicando de la Asociación Civil de Los Lagos. UCAR | TUTORIAL PARA EL CUADERNO DE REGISTRO |

117

Diagnóstico de la organización

TUTORIAL VII INFORME DE EVALUACIÓN DEL FONDO ROTATORIO

Elaboración del reglamento

Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

2 4 Ta ma ño del Fo ndo al Inic io del Per íodo (1) Por “tamaño del fondo” se entiende a cuánto dinero o mercaderías componen al FR en un determinado momento. De una manera sencilla, podríamos decir que es el dinero / mercadería disponible sumado a lo que el FR tiene aún prestado pero sin devolver. Se calcula utilizando los siguientes datos del Informe de Desempeño, como detalla la fórmula: (g) + (c) - (d) - (i) . Esto sería: (más) (más) (menos) (menos)

+ + -

(g) la Disponibilidad al Finalizar el Período (c) el Monto de los Créditos Otorgados (d) el Monto Recuperado (sólo capital) (i) el Monto de Créditos Incobrables

Todas referentes a cifras ACUMULADAS del Informe de Desempeño

Para calcular el Tamaño del Fondo al Inicio del Período se deben tomar los datos del Informe de Desempeño inmediatamente anterior. El Tamaño del Fondo al Inicio del Período debe coincidir con el Tamaño del FR al cierre del período anterior, o sea el indicador (2) pero de la planilla inmediatamente anterior. En el primer período de ejecución, el Tamaño del FR inicial será igual al depósito del Programa.

2 5 Ta ma ño Act ua l de l Fondo (2) El Tamaño Actual del Fondo se calcula de la misma manera que el del Inicio del Período, pero con los datos correspondientes al Informe de Desempeño del período actual. En el ejemplo de la Asociación Civil de Los Lagos, el cálculo es el siguiente:

(más) (más) (menos) (menos)

+ + -

Disponibilidad al finalizar el período (g) Monto de los créditos otorgados (c) Monto de créditos incobrables (i) Monto de créditos incobrables (i) Tamaño Actual del Fondo:

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$23.503,$32.200,$23.760,$ 0,$31.943,-

Todas referentes a cifras ACUMULADAS del Informe de Desempeño

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Gestión del del Fondo Rotatorio Rotatorio

Evaluación de desempeño

TUTORIAL VII

26 C ap i tal i z a ci ó n La comparación entre el Tamaño Actual del Fondo con el Tamaño del Fondo al Inicio, nos permite advertir rápidamente si el capital del fondo está creciendo o reduciéndose. Si al final del período el FR es mayor que al inicio, significa que el FR ha crecido en ese período lo cual es una buena señal. Justamente, esta comparación es la que se realiza con este indicador Como indica la planilla, este indicador es igual a la resta del Tamaño Actual del Fondo (2) menos el Tamaño del Fondo al Inicio del Período (1). Si el indicador es positivo (mayor que cero) significa que el FR creció por ese monto durante el período analizado (se capitalizó). Si fuera negativo, significaría que el FR “perdió dinero” (o sea, se descapitalizó).

27 R otac i ó n Este indicador muestra cuántas veces se ha prestado el dinero del FR desde su puesta en marcha. Dicho de otra manera, cuántas veces el dinero del FR ha rotado entre los socios. Lo importante de un FR es justamente que el Fondo ROTE y que se puedan terminar prestando “más” que el capital inicial. Como en nuestro ejemplo, si una organización, recibe $30.000 para un Fondo Rotatorio pero lo presta 4 veces en un año, finalmente estaría dando créditos por $120.000, incluso sin tener en cuenta intereses. Ese número “4”, sería la Rotación. Este indicador se calcula dividiendo el Monto de créditos otorgados (c) por el total de Aportes (b), ambos datos del Informe de Desempeño siempre ACUMULADOS. Si se presta todo el Fondo, la división nos dará un resultado igual a 1 (se prestó todo el dinero una vez). Si se presta menos que el total, nos dará menor a uno, y si se presta más nos dará mayor a uno, lo cual indica que el fondo rotó más de una vez y se han dado más préstamos con la misma cantidad de dinero. Este es el objetivo final de un Fondo Rotatorio.

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INFORME DE EVALUACIÓN DEL FONDO ROTATORIO

Diagnóstico de la organización

TUTORIAL VII INFORME DE EVALUACIÓN DEL FONDO ROTATORIO

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Gestión del Fondo Rotatorio

Evaluación de desempeño

2 8 % de M o nt o s con Atr as o (de l total) Este indicador muestra el porcentaje de pesos cuyo pago está atrasado respecto del total prestado. Con este dato, el Comité sabrá, porcentualmente, cual es el incumplimiento en los vencimientos respecto de todo lo que han prestado Se calcula dividiendo el Monto en mora (h) por el Monto de créditos otorgados (c), ambos datos ACUMULADOS del Informe de Desempeño. El resultado del 2% en el ejemplo, deja ver que el 2% de los vencimientos están atrasados. Al mismo tiempo podemos decir que el 98% restante de los vencimientos se encuentran pagos.

2 9 % de M o nt o s Incobr ables (de l total) Este indicador muestra el porcentaje de pesos cuyo pago ya se cree irrecuperable respecto del total prestado. Es un indicador similar al anterior, simplemente que basado en aquellos créditos cuya devolución se considera improbable. Se calcula dividiendo el monto de créditos incobrables (i) por el monto de créditos otorgados (c), ambos datos ACUMULADOS del Informe de Desempeño.

3 0 R el a ci ó n “Int eres es ” menos “ Gas tos ”

Esta relación nos indica si los Intereses Cobrados fueron suficientes para cubrir los gastos (resultado mayor que cero), o no alcanzaron (menos que cero). Se calcula haciendo la resta entre el Monto de intereses cobrados (e) y el Monto desembolsado para gastos (f), ambos datos del Informe de Desempeño. Este es el único caso en el que el análisis incluye tanto datos del período como acumulados para saber tanto qué pasó durante el período y como es la situación en general desde el inicio de actividades del FR.

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Evaluación de desempeño

TUTORIAL VII

¿Cómo analizar los indicadores? Para evaluar el desempeño del FR a partir de los indicadores, podemos tomar ciertos valores como referencia para chequear si la situación en que se encuentra es buena o puede requerir algunos ajustes.

CAPITALIZACIÓN

ROTACIÓN

Capitalización < 0 : El FR no está creciendo

Rotación < 1 : Aún no se prestó todo el dinero del FR

Capitalización = 0 : El FR se mantiene igual Capitalización > 0 : El FR está creciendo

M ONTOS

CON ATRASO

INCOBRABLES DEL TOTAL

RETENCIÓN INTERESES MENOS GASTOS

% > 10%

Relación < 0 : Los ints no cubren los gastos

% entre 5% y 10%

Relación = 0 : Los ints no cubren los gastos

% < 5%

Relación > 0 : Los ints ayudan a crecer al FR

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INFORME DE EVALUACIÓN DEL FONDO ROTATORIO

Coordinación: Ing. Horacio Colombet - Lic. Marcelo Yangosian Equipo de trabajo: Lic. Juan Ignacio Estévez - Lic. Mariano Laffaye Lic. Alejandra Moreno - Lic. Lucila Bujanda Edición de textos: Lic. Luz Brandan y Clara Cameroni Diseño y diagramación: Andrea Suris Impresión: Colores Australes SRL Se terminó de imprimir en febrero 2017