DESBUROCRATIZAÇÃO
Dez Mandamentos da
Desburocratização 1. E-mail também é documento. 2. Evite coleção de autógrafos. 3. Toda reunião deve ter uma pauta. 4. Precisa de uma informação? Use o telefone. 5. Simplifique sua comunicação. 6. Delegue mais e melhor. 7. Você age com boa fé. Os outros também. 8. Crie redundância positiva e evite redundância negativa. 9. O próximo cliente pode ser você mesmo. 10. Questione-se sempre.
1
E-mail também é documento.
O e-mail institucional emitido por servidor público federal, no exercício de suas funções, é considerado documento público e reveste-se da mesma confiabilidade dada à comunicação interna em papel. Com efeito, a correspondência eletrônica é um ato administrativo, com presunção de veracidade e com força probatória.
Evite enviar cópias do seu e-mail a dezenas de pessoas. Apenas copie pessoas que realmente estão envolvidas e têm interesse no assunto tratado, evitando assim a banalização desse instrumento. Quando a caixa de e-mails fica excessivamente cheia, a tendência é apresentarmos dificuldade em separar o que é realmente importante daquilo que não o é.
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A correspondência eletrônica é mais veloz (economia de tempo), não consome papel (economia de recursos) e é de fácil arquivamento (logística). O e-mail institucional (@ufabc) deve, paulatinamente, substituir o documento interno denominado comunicação interna (CI) como forma preferencial de comunicação entre os setores administrativos.
2
Evite coleção de autógrafos.
Um processo deve ser um caminho rápido para uma decisão e não uma “coleção de autógrafos”. Ao reduzir a quantidade de assinaturas, carimbos e autorizações, reduzimos o tempo de tramitação e a carga de trabalho dos envolvidos. Idealmente uma atividade pontual deve necessitar de uma única autorização (assinatura), pela instância certa.
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Atividades repetidas devem fazer uso de formulários, editais, termos de referência, textos-padrão, etc., préaprovados, que não precisam ser submetidos à autorização superior ou à análise jurídica cada vez que essa atividade repetida é executada.
3
Toda reunião deve ter uma pauta.
Reuniões produtivas não são conversas livres nem bate-papos. Elas devem ter uma pauta, informada com antecedência, identificando claramente os principais assuntos a serem tratados. A não ser que sejam emergenciais, assuntos não previstos na pauta devem ficar para o final da reunião ou para outra ocasião. Reuniões devem ter entre seus resultados um texto listando os itens da pauta, os participantes e as principais decisões tomadas, mas esse texto não precisa ser uma ata completa, quando um simples resumo ou uma memória da reunião é suficiente. Uma reunião deve começar no horário agendado. A contagem do quórum apenas é necessária nas reuniões de Conselhos Superiores e de comissões e comitês deliberativos. Em reuniões técnicas o conceito do quórum não é aplicado. Em reuniões técnicas não deve ser aplicada a lógica de representação de setores necessária para reuniões políticas e estratégicas (ex.: “um docente de cada centro” ou “um dissente, um docente e um TA”). No lugar disso, para reuniões técnicas devem ser chamados os especialistas e os indivíduos diretamente envolvidos no assunto.
4
Precisa de uma informação? Use o telefone.
O telefone frequentemente é a forma mais rápida para obter informações. Se o importante for apenas a informação em si e não o registro dela por escrito, o telefone deve sempre ser preferido ao e-mail. Se a rapidez da comunicação for importante, o telefone também deve ser preferido à reunião presencial.
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Em conversas pessoais a informação é transmitida de forma verbal, por gestos e mímica, e pela tonalidade da voz. Estudos mostram que a comunicação não verbal (gestos, mímica e tonalidade) é fundamental para garantir a interpretação correta da comunicação. No e-mail, apenas temos acesso ao conteúdo verbal da comunicação. O telefone frequentemente representa o meio-termo ideal entre a conversa presencial e o e-mail, porque preserva a tonalidade da voz e a interatividade da conversa pessoal, perdidas no e-mail, e é muito mais rápido do que o agendamento de uma reunião presencial.
5
Simplifique sua comunicação.
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O processo ideal deve-se se sustentar em três bases: um requerimento, uma informação, uma decisão. Devemos simplificar textos e documentos ao máximo, eliminar formalidades desnecessárias e evitar dizer o óbvio. A linguagem deve ser clara, precisa e concisa.
6
Delegue mais e melhor.
Devemos tentar resolver problemas no microambiente antes de repassá-las para o macroambiente. Muitas vezes a solução desenvolvida por quem trabalha com o assunto no seu dia-a-dia é melhor que a solução proposta pelo superior que não conhece os detalhes do assunto. A centralização excessiva da tomada de decisões reduz a qualidade e a agilidade delas. Atividades e competências devem ser delegadas sem medo. Ao delegar deve se estabelecer o alcance da delegação e um mecanismo de supervisão dos resultados, lembrando que delegar uma atividade significa compartilhar as responsabilidades entre quem dá e quem recebe a delegação.
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Decentralizar e delegar são atos que exigem coragem: do superior que abre mão de uma parte do controle e do poder que, hierarquicamente, tem e do servidor que começa a assumir maiores responsabilidades e a refletir mais sobre os desdobramentos globais do seu trabalho.
7
Você age com boa-fé. Os outros também.
Todo mundo é inocente até a prova do contrário. Devemos tratar os alunos, TAs e docentes da UFABC e os membros da comunidade externa com confiança. Ao receber uma informação ou um documento devemos partir da presunção de que esse foi elaborado com lealdade, honestidade e probidade. Ao passar uma informação e ao elaborar um documento devemos usar os mesmos critérios!
8
Crie redundância positiva e evite redundância negativa.
Redundância positiva: Para cada atividade administrativa e operacional deve haver pelo menos dois servidores capacitados para evitar interrupções e descontinuidades durante afastamentos e em função de mudanças nos quadros. A redundância na capacitação do quadro de servidores de cada setor garante maior estabilidade e despersonalização nos processos e atividades. Redundância negativa: Dois servidores fazendo rotineiramente o mesmo trabalho, duas assinaturas onde basta uma, informações disponíveis em um setor da Universidade sendo compiladas de novo por outro, etc.
9
O próximo cliente pode ser você mesmo.
O cliente (aluno, docente, TA ou membro da comunidade externa) que fizer uma pergunta ou solicitar uma atividade a um setor deve receber no prazo mais curto possível um retorno, com uma confirmação do recebimento e informações sobre o trâmite a ser seguido. O interessado tem o direito de acompanhar e saber das etapas de seu requerimento, e com essas informações, compreender o fluxo no qual sua solicitação está inserida. Não “engavete” um requerimento ou processo por não saber o que fazer. No caso de dúvidas deve-se buscar orientação e “fazer o processo andar”.
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Em todas as atividades administrativas devemos buscar a cooperação entre todos os envolvidos, questionar a necessidade de criação de novas regras e procedimentos antes que sejam implementados e focar mais na finalidade da nossa atuação e menos nos meios que utilizamos para alcançá-la.
10
Questione-se sempre.
Tendemos a repetir procedimentos e padrões sem nos questionarmos se são realmente imprescindíveis. Com isso, reproduzimos comportamentos enraizados que muitas vezes já não fazem mais sentido ou criamos novos, igualmente desnecessários. Ao questionarmo-nos cotidianamente sobre o sentido e utilidade de nossas ações, podemos aprimorar processos, descartar excessos e melhorar a qualidade do nosso trabalho.
? E lembre-se sempre: esses mandamentos são apenas guias. Toda regra tem suas exceções!