Capa - Edição Dez/2013

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Veja porque a entrega de dados compulsória ao Fisco dos itens disponíveis nas lojas, estoques e CDs pode se tornar uma dor de cabeça para os supermercadistas DELFIM NETTO

Pedro Paulo Diniz conta como funciona a Fazenda da Toca

Saiba como competir por uma fatia maior no mercado de papelaria

Economista faz um balanço de 2013 e projeta futuro do País

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CONTROLE Além de ferramenta essencial para uma boa gestão de estoque, o inventário agora terá de ser enviado frequente e compulsoriamente ao Fisco [ Por Nathalie Catuogno

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revista@supervarejo.com.br

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partir de fevereiro de 2014 — salvo se houver outro adiamento, ainda considerado possível —, os supermercadistas terão de entregar ao Fisco o SPED Fiscal, módulo eletrônico que abarca o ICMS e o IPI. Entre outras obrigações, será preciso entregar, ao menos uma vez por ano, um inventário detalhado dos itens disponíveis nas lojas, estoque e CDs. A norma vale para todos os Estados em que houver a aplicação do SPED Fiscal, seguindo variações estaduais (Pernambuco, por exemplo, e o Distrito Federal não implementaram esse módulo). “O Estado de São Paulo está pronto. É o mais avançado”, explica o deputado estadual Orlando Morando (PSDB), vice-presidente da APAS (Associação Paulista de Supermercados).

Com a entrada em vigor do SPED Fiscal para o setor, o supermercadista terá de enviar uma versão digital do inventário — livro modelo 3 — periódica e compulsoriamente, explica o diretor da área de Tax (impostos) da Baker Tilly Brasil, Fábio Garcia. Atualmente, o governo só tem acesso a esses dados mediante pedido formal.

Na prática, essa exigência coloca a gestão de estoque ainda mais em evidência e a torna ainda mais importante do que já é. Isso porque, avaliam os especialistas ouvidos pela SuperVarejo, um bom inventário não existe isoladamente.

Ele é fruto de um processo constante de acompanhamento e melhoria no gerenciamento dos itens que entram, ficam e saem do supermercado.

De acordo com supermercadistas ouvidos pela reportagem, a lei pode prejudicar o setor, pois vai responsabilizá-los por práticas que são da cadeia produtiva ou por dados difíceis de se auferir com exatidão, como as perdas. Segundo o entendimento dos contabilistas ouvidos pela SuperVarejo, se a perda passar muito da média do setor, vai chamar a atenção do Fisco. Para um supermercadista que preferiu não se identificar, é muito complicado saber o que aconteceu com todos os itens perdidos ou divergentes do cadastro, especialmente no caso de se fazer um inventário anual.

Para alguns especialistas, pode ser também uma chance de se começar a arrumar o cadastro.

Segundo o diretor comercial da RTC Consultoria Gestão de Varejo, Romualdo Teixeira, para dar conta dessa nova obrigação e fazer um inventário correto, com informações confiáveis, é preciso ter: 1) processos adequados e bem definidos; 2) pessoas treinadas e capacitadas; 3) tecnologia

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(tanto para agilizar a contagem quanto para minimizar erros) e 4) equipe contábil capaz de avaliar e criticar as fases anteriores, bem como o resultado obtido no inventário.

Gestão de estoque O inventário consiste, basicamente, na contagem de todos os produtos da loja (ou de uma seção ou grupo, como os de alto risco de furto, por exemplo) para checar se a quantidade física condiz com a quantidade registrada nas operações de entrada e saída de mercadoria, aqui incluídas as ações de controle e também as contábeis.

O primeiro passo para um inventário benfeito, portanto, é definir processos adequados e eficientes de controle e gestão de estoque, começando pelo recebimento do produto e seu cadastro no sistema de retaguarda da empresa.

Tipos de contagem MANUAL: a contagem é feita manualmente. Cada inventariante, distribuído pelo espaço físico a ser contado, registra as quantidades encontradas em cada gôndola, entrega as anotações para uma pessoa que digita o total de cada produto e imputa as informações no sistema.

CHECKOUT: equipe distribuída espacialmente (ex.: rua 1,2,3..) conta quantos produtos há com um mesmo código de barras no mesmo local, coloca uma etiqueta em um dos produtos com a quantidade contada e o coloca no carrinho de compras. Com o carrinho de compras cheio de mercadorias contadas, o inventariante o leva para frente de caixa. A frente de caixa abre o caixa no módulo inventário e começa a passar todos os produtos no leitor óptico, inserindo a quantidade contada, marcada anteriormente pelo inventariante no momento da contagem. Após ter passado todos os produtos, fecha-se a operação de inventário e solicita-se ao sistema uma análise de divergências.

COM COLETORES: similar à contagem com checkout, porém o produto não tem que ser colocados nos carrinhos, sendo contados diretamente em seu próprio local de exposição. Existem sistemas que permitem a utilização de lotes, e isso faz com que haja uma segurança maior na contagem, pois facilita a auditoria e revisão de divergências.

FONTES: RTC CONSULTORIA GESTÃO DE VAREJO

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Um dos desafios, talvez o primeiro deles, é a conferência da exatidão dos dados constantes na nota fiscal do fornecedor. Dados registrados de forma incorreta no sistema podem acarretar problemas na hora do inventário (e em todas as atividades de controle do estoque, claro). Por exemplo: registrar um item sob NCM de outro vai inflar artificialmente a quantidade de um e diminuir a de outro.

Tempos depois, no momento de inventariar, será difícil identificar e a até justificar ao Fisco, se for o caso, as razões da incongruência.

Devem ser tomados cuidados inclusive com variações dentro de um mesmo produto, como sabores e quantidade

(produtos que tenham versões de 1 e 5 quilos, por exemplo).

Se o supermercadista comprou uma caixa de suco de uva e duas de suco de laranja, embora tudo seja suco de um mesmo fornecedor, é preciso que na nota fiscal venham especificadas essas diferenças e que elas sejam transpostas ao sistema do supermercadista.

Teixeira, da RTC Consultoria Gestão de Varejo, diz acreditar que o Fisco será rigoroso em relação à correção dos dados de NCM, provavelmente uma das informações às quais o governo prestará maior atenção. O CEO da Sevilha Contabilidade, Vicente Sevilha, explicou à reportagem que será “necessário informar o NCM de cada item do estoque”.

Tecnologia e gestão De coletores a RFID, as soluções tecnológicas são indispensáveis para um inventário confiável “A tecnologia desempenha papel fundamental para este processo e historicamente viabiliza o desenvolvimento de formas mais refinadas e com menor custo de realização desse levantamento”, explica o gerente de Marketing e Vendas da RGIS, Alan Birck. Ele conta que, quando a tecnologia passou a ser utilizada nesse tipo de operação, ela se resumia a calculadoras que iam somando a contagem. Mais tarde vieram softwares específicos, coletores de dados, ferramentas desenvolvidas exclusivamente para essa finalidade e atualmente estão chegando ao mercado coletores por radiofrequência, o RFID. O avanço fica claro quando se compara o tempo investido nesse tipo de contagem antes e depois das mudan-

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ças tecnológicas. De acordo com o gerente de Produto Varejo da PC Sistemas, Cairo Araújo, no sistema manual (que está rapidamente caindo em desuso), seriam necessárias 36 horas para a contagem completa em um depósito de 500 metros quadrados. Com coletores, esse tempo reduziria para sete horas.

“Se for utilizado coletor com RFID, é possível inventariar esse espaço em coisa de 15 minutos”, diz ele. A etiqueta de radiofrequência, necessária para a leitura e que deve estar em todos os itens, ainda é cara: custa cerca de R$ 0,08 cada. Mas Araújo explica que, até 2016, a indústria terá de colocar esse tipo de etiqueta nos produtos, o que facilitará a adoção da mesma pelo varejo.

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Teixeira conta que algumas médias companhias (redes com 6 a 20 lojas) estão adotando um procedimento específico para a conferência das notas fiscais no recebimento das mercadorias. Há um setor centralizado que confere esses documentos, independentemente do destino da carga (centro de distribuição – CD, lojas etc). Funcionários são treinados para essa finalidade e checam todos os dados informados pela indústria. Quando é preciso, entram em contato com o fornecedor e pedem a correção. Somente com os dados livres de erros este setor libera o recebimento da mercadoria.

“Dessa forma, os conferencistas do CD ou da loja que vai receber os produtos só se preocupam em verificar se as quantidades ‘batem’ com o esperado”, diz Teixeira.

A questão da quantidade é crucial, pois se a equipe registrar no sistema, exemplificando, 100 itens (pedidos), mas a indústria entregar apenas 90, essa diferença de 10% será notada no inventário de estoque e, se não puder ser explicada, poderá gerar desconfianças no Fisco.

Esses procedimentos básicos no recebimento da mercadoria valem tanto para lojas quanto para CDs. Quando a rede tem um centro de distribuição, o ideal é que se estabeleça um processo de checagens rigorosas tanto no recebimento indústria/CD quanto no CD/lojas.

Supermercadistas ouvidos pela reportagem questionam a responsabilidade do supermercado na conferência dos

Por isso, empresas de tecnologia estão investindo em soluções diversas com o uso do RFID, que possibilita que os produtos com etiqueta e os coletores de dados (e até mesmo checkouts) “conversem” uns com os outros praticamente sem interferência humana.

dados da indústria. Um deles, que preferiu não se identificar, exemplifica: o fornecedor às vezes envia, em um pedido, itens que não foram solicitados, mas que estão “encalhados” na indústria. Para saber disso e fazer o registro correto, os varejistas teriam de contar item a item recebido.

Do CD para as lojas, o procedimento adequado determina, ainda, etapas que facilitem o controle do que foi enviado para cada unidade. Um documento elaborado pela RTC Consultoria Gestão de Varejo, ao qual a SuperVarejo teve acesso, sugere ações como: separação “cega” com ajuda de coletores de dados; padronização dos pallets (para facilitar conferências) e marcação, bem visível, do local de destino dos mesmos; sinalizar, nas docas, o local para onde vão os produtos e procurar separar ao máximo as cargas de acordo com a loja de destino; auditorias da equipe de prevenção de perdas para avaliar o nível de conformidade com os processos definidos, assim como a incidência de erros no processo.

Gerir bem o estoque inclui também o trânsito das mercadorias dentro da loja e o acompanhamento e o registro de furtos, perdas e quebras. É preciso, por exemplo, registrar as movimentações entre os setores (da padaria para a rotisseria, por exemplo; do setor de frios para a padaria e assim por diante).

Um registro diário de avarias é outro ponto fundamental.

Nada pode ser jogado fora, devolvido, descartado sem ser registrado e sem que se dê baixa no sistema. Também deve-se

BALLET, DA ARIUS: equipamentos para informatizar o inventário e a contagem de produtos estão ficando mais acessíveis

Segundo o gerente de tecnologia da Arius, Valdir Ballet Junior, os equipamentos que informatizam a contagem e o inventário estão ficando mais acessíveis e se massificando. Ele exemplifica com o coletor de dados, que custa hoje entre R$ 1.800 e R$ 2.000. Também pode ser alugado pelo supermercadista (caso resolva inventariar com equipe própria) e é a tecnologia mais comum entre as empresas terceirizadas que prestam esse tipo de serviço. “Notamos um aumento de 40% na procura pelos coletores de um ano e meio para cá. A tecnologia tem sem popularizado”, avalia.

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levar em conta, ainda de acordo com o documento da RTC, o rendimento dos itens manipulados na loja. Para vender, imagine-se, 500 gramas de bife, levando em consideração o que se perde ao “limpar” a carne, o açougueiro tira do estoque, por exemplo, 540 gramas. Esse percentual deve ser definido caso a caso.

O mesmo acontece com as receitas da padaria e da rotisseria. O ideal é que se saiba exatamente quanto de cada item da receita é usado para cada produto e que se padronizem as receitas. Nesse caso, cada vez que um bolo for assado, o que se gastou de farinha (suponha que seja 300 gramas) terá de ser subtraído do estoque no sistema.

Especificamente em relação à contabilidade, há que se emitir e registrar notas fiscais específicas para os diversos casos de quebra ou perda operacional.

Sevilha, da Sevilha Contabilidade, explica que é o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) que diferencia um “tipo” de nota de outro. “Tem a de envio pra incineração, utilizada para chocolate fora do prazo de validade, tem a de devolução para indústria, em casos em que se adota esse procedimento. É preciso estar atento a isso.

Uma perda próxima da média não gerará desconfiança no Fisco”, explica ele.

De acordo com dados da Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS), as perdas do setor, em 2012, foram de 1,95% do faturamento.

Para os supermercadistas ouvidos pela reportagem, esse tipo de procedimento é muito complicado de se cumprir. A questão é que, explicam eles, é muito difícil determinar (um ano depois, em caso de inventários anuais, por exemplo) o que aconteceu exatamente com os itens perdidos cuja divergência apareça apenas no momento em que o inventário contábil for comparado com o físico.

O pleito do setor é que o governo aceite como parâmetros as taxas de perda por setor, já que se perde mais FLV que mercearia seca, por exemplo, e não apenas o índice geral para a não exigência de justificativas contábeis em caso de divergência.

Uma dica repetida por diversos especialistas diz respeito à relação com os fornecedores: quanto mais parceiros forem indústria e varejo, mais conhecimento será compartilhado e menores serão as chances de o varejista super ou subestimar suas vendas. Há softwares, por exemplo, geridos pelas

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indústrias que acompanham o estoque dos varejistas e formalizam pedidos de reposição quando se atingem determinados níveis de produtos disponíveis. É uma forma compartilhada de aumentar a acuidade dos dados e do controle.

Contagem A elaboração e o cumprimento de todos esses processos descritos nos parágrafos anteriores é pressuposto para um inventário com poucas discrepâncias e com perdas e quebras bem justificadas não apenas para enviar ao Fisco, mas também para manter uma gestão adequada do estoque.

De modo geral, há três tipos principais de inventário, de acordo com o gerente de Marketing & Vendas da RGIS, Alan Birck: o geral, o parcial e o rotativo. “Suas principais diferenças não residem no método de contagem, mas especialmente em seu propósito”, explica.

No primeiro caso, do inventário geral, conta-se tudo o que estiver na região geográfica determinada, geralmente a loja toda mais estoque. “Para essa modalidade, o propósito normalmente é de fazer levantamento financeiro-contábil,

TEIXEIRA, DA RTC: para inventário correto é preciso ter tecnologia, processos e pessoas capacitadas

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COMO E POR QUEM

Métodos mais praticados e mais recomendados Grupos

Rotativos

Gerais

Perecíveis

Equipe própria/com coletor

Terceirizado

Alimentos

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Terceirizado

Não alimentos

Equipe própria/com coletor

Terceirizado

Troca

Equipe própria/com coletor

Terceirizado

Avaria

Equipe própria/com coletor

Terceirizado

Eletro

Terceirizado

Terceirizado

Têxtil

Terceirizado

Terceirizado

Dupla Cesta

Supermercado

Fonte: RTC Consultoria Gestão de Varejo

Atacadista identificação de quebras de estoque, etc.

Muitas empresas o utilizam para validar seus balanços anuais.”, diz Birck.

Já no segundo tipo, o inventário parcial, é como se fosse uma parcela do geral. Muito parecido com o outro, geralmente é realizado com produtos de “alto risco” (PAR), como eletroeletrônicos, perfumes, bijuterias, bebidas especiais. Segundo Birck, em geral, as empresas optam por esse tipo de contagem associada a uma ou mais contagens gerais ao longo do ano. A justificativa é que o inventário desse tipo de produtos, por mais eficiente que seja a gestão do estoque, vai se “deteriorando” e precisa ser refeito no decorrer do ano.

A terceira modalidade de inventário, chamada de rotativa, consiste em um contínuo de contagem de alguns produ-

tos dentro de um ou mais setores (não abarcando o setor todo, como no caso do parcial, explica Birck). Os rotativos têm como objetivo dar consistência ao controle do estoque, que continua sendo contado constantemente. No entanto, tem pouco valor contábil.

Segundo avalia Birck, “As duas primeiras modalidades de inventário, apesar de muito mais frequentes, constituem uma ação passiva, um levantamento a posteriori do que já pode estar errado, porém possuem grande valor contábil, pois confirmam/reafirmam a informação do balanço. Os inventários rotativos são uma ação ativa que busca manter a acuidade de estoque ao longo do ano para melhorar diversas operações, como compras, expedição e rupturas.”

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Em relação à frequência geral de realização dos inventários, não importa o tipo, não há uma regra, dizem os especialistas. Birck diz que o mais comum é ocorrerem, no geral, dois inventários anuais, o que não é muito diferente da prática nas grandes companhias de autosserviço, que costumam fazer três ciclos de contagem por ano.

No entanto, a orientação é que cada empresa estude em quanto tempo o inventário perde a eficiência, a correção. A metáfora mais comum é: a contagem do estoque é como a fotografia de um momento. Em quanto tempo ela deixa de retratar a realidade?

Ao contrário do que pode parecer, dizem os especialistas, realizar muitos inventários não significa um bom controle de estoque. São as companhias com baixa gestão operacional, com controles ainda incipientes ou passando por uma transição nos processos, cujos inventários deterioram mais rapidamente e que, por isso, se veem obrigadas a refazerem a contagem em menor intervalo.

Os supermercados com processos de controle e prevenção de perdas, como os já mencionados (controle de entrada, trânsito e saída das mercadorias, por exemplo), tendem a diminuir a necessidade de realizar inventários.

De dentro ou de fora?

Realizar o inventário por uma equipe interna ou contratar um prestador de serviço para essa finalidade depende de cada situação, do tipo de inventário e do objetivo da contagem. Teixeira, da RTC, recomenda que, no caso dos inventários gerais, a equipe seja terceirizada. Já nos rotativos, salvo exceções (como seções de eletro e têxtil), ele sugere o uso de equipe interna.

Para os pequenos e médios, a chance de contratarem um terceirizado é ainda maior, pois geralmente não têm equipe em número suficiente nem com treinamento tão específico para fazer a contagem.

Birck, da RGIS, ressalta que, ainda que o supermercadista utilize mão de obra interna, o ideal é que seja um grupo de pessoas de outro setor ou de um setor especializado nesse controle. Em outras palavras, o gerente de determinado setor não pode ser o responsável pela contagem desse setor, cujos dados vão, numa análise mais gerencial, apontar eventuais falhas no controle que esse mesmo gerente tem liderado. “O ideal é que a empresa possua um departamento de prevenção de perdas e/ou auditoria, que será responsável por garantir a correta execução dos inventários”, diz ele.

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O CONTADOR SEVILHA explica que uma perda próxima da média de mercado não vai gerar desconfiança do Fisco

Os varejistas ouvidos pela SuperVarejo temem que, na prática, sejam responsabilizados por erros de contagem que podem ser de terceiros, uma vez que ainda que seja uma empresa terceirizada a fazer a contagem, o supermercadista é quem vai, legalmente, responder pelas informações.

Uma recomendação dos contabilistas ouvidos pela reportagem é que, ao menos nas primeiras contagens a serem enviadas para o Fisco, o supermercadista contrate uma auditoria externa para criticar e analisar os dados contábeis antes que eles sejam submetidos ao Governo.

A loja pode ou não ser fechada para a execução da contagem. Birck explica que, quando o inventário é feito por equipe própria, geralmente a loja é fechada. Há casos em que a contagem é feita fora do horário do expediente e não atrapalha o atendimento ao consumidor. Esse arranjo vai depender da realidade de cada supermercadista.

FONTES DESTA MATÉRIA Arius Sistemas: (19) 3408-8950 Baker Tilly Brasil: (11) 5504-3800 MG Contécnica: (11) 2575-1800 PC Sistemas: 0800-7072707 RGIS: www.rgis.com RTC Consultoria Gestão de Varejo: (11) 4272-0538 Sevilha Contabilidade: (11) 2879-6682

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