CENTRO NACIONAL DE INFORMACION Y DOCUMENTACION (CENID)

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COMISION NACIONAL DE INVESTIGACION CIEN'I'IPICA Y TECNO CENTRO NACIONAL DE INFORMACION Y DOCUMENTAC ION Casilla 291-V, Correo 15, Santiago, CHILE

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S. 38/69 CENTRO NACIONAL DE INFORMACION Y DOCtI4ENTACION (cENID)

Notas para Reuni6n Comité de Fomento, preparadas por Betty Johnson de 'Vodanovic, Directora CENID. 28 de Octubre de 196

En el afto 1968 ODEPLAN convoc6 a un grupo de personas representan-

tes de diferentes instituciones y sectores, a constituír una "Comísin Asesora en Documentaci6n de ODEPLANN. Dicha Comisi6n trabaj6 desde Abril hasta Junto del mismo afto evacuando un informe intitulado "Informe N° 1 de la Comisi& Asesora en Documentaci6n de 0DBPLAN 11 , que fue sometido a la consideraci6n del experto Karl Heumann, traído al país por el Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas a traves de la Fundacic5n Ford.

Cabe sefialar que el seflor Hewnann había estado anteriormente en Chile en el aflo 1961 a travs de un convenio con la National Academy of Sciencea para formular un plan de organizaci6n para un centro de informaci6n y documentaci6n, que sirvi6 de base para que el Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas organizara el CENID a contar desde 1963.

La Comisi6n de Documentaci6n de ODEPLAN analiz6 el trabajo de: 1.- Centros donde se genera inforxnaci6n: oficinas de estudio, de departamentos o seccjones, de instituciones de los sectores gubernamental, universitario, empresas productivas y Otros, 2.- Centros donde se almacena informacicSn registrada: bibliotecas de diferentes sectores y archivos; 3.- Centros donde se analiza y procesa informaci6n: un Centro Nacional de Informacin y Documentación (CENID) y varios centros especializados; concluyendo que algunos de ellos 1/.

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carecen de organizacin; que los ya organizados aparecen, por lo general, no coordinados entre al y que no existen los especializados sobre algunas materias.

Esta misma Comisitn consider6 aderns que: En chile existen numerosas oficinas, institutos, centros y empresas que en la actualidad generan y consumen un gran volumen de inforrnaci6n. Sin embargo, hoy en dia este proceso de transferencia entre productor y usuario de la informaci6n es lento, costoso y muchas veces estril, por no existir los canales adecuados que permitan satisfacer una consulta en forma rpida y precisa. En consecuencia, una parte sustancial de la inforrnacitn y documentaci6n que existe y se genera en el pals, no es utilizada por quienes la necesitan para el desarrollo de su labor profesional o productiva.

El Informe de ODEPLAN concluye que: Con el objeto de satisfacer las urgentes necesidades de informaci6n de la comunidad cientifica y tecnclogica y de transferir sus resultados a los usuarios, ea necesario establecer un Sistema Nacional de Inforrnpci6n y DocumentaciSn. Dicho sisterna se concibe como el resultado de la coordinacin de las bibliotecas, centros y bancos de datos, generales y especializados.

Sus principales funciones son: 1.2.3.-

Recoger, procesar y mantener la informaci6n existente en el paĂ­s, ya sea generada dentro o fuera de Âż1.

Proporcionar toda clase de servicios de bibliografla, reprografla, etc., al pah y al exterior.

Vincularse con organismos de documentaci6n en el plano internacional y/o gubernamentales y privados extranjeros.

Pare cumplir con estas funciones deben establecerse los mecenismos adecuados que permitan fortalecer, coordinar y crear, mediante planes especiales, las bibliotecas, centros y bancos

-3de datos necesarios al desarrollo del país y que para cer recomendaciones concretas es necesarios hacer un analisis de la situación chilena.

Ahora bien, un sistna como el propuesto puede sólo considerarse como un "ideal" y para implementarlo era necesario la creación de un CENTRO Nacional Coordinador de. Informacion y Documentación, con ciertas caracteristicas bien definidas y funciones especificas.

Hasta allí el informe de ODEPXIAN. A continuación este mismo organismo, a travós de su oficina jurídica hizo un estudio detenido de los estatutos y reglamentos de varias instituciones (CaRPO, Consejo de Rectores, Biblioteca Nacional, etc.) 1 concluyendo que sólo CONICyT, -conforme su Estatuto (Art.4, letra e) "Estimular la creación o expansión de servicios de documentación", - estaba en condiciones de tomar la responsabilidad de organizar un Sistema Nacional. denformación y Documentación con las características propuestas, organizando ademas un Centro de Documentación Coordinador.

A continuación se estudiaron los centros existentes en chile que habían actuado o podían actuar como un centro Coordinador, conclu:róndose que sólo CENID había acumulado experiencia suficiente para transformarse en tal centro.

A fines del año 1968 luego de una serie de gestiones entre CONICyT y Consejo de Rectores de las Universidades chilenas se llegó a un acuerdo para que CENID pasara a depender de CONICyT. CONICyT reconoce que la información y documentación constituye una de las infraestructuras que hará posible el desarrollo científico y tecnológico del país para hacer de ¿1 no un país "en vías de desarrollo 1 sino "desarrollado".

En un país como el nuestro donde no existen bibliotecas públicas ni escolarear donde en las universidades, salvo excepciones, existen colecciones, pero no sistemas de bibliotecas ni tampoco centros de documentacion; donde los alumnos tanto escolares como universitarios no conocen el uso de las herramientas bibliogrficas (índices, bibliografías, servicios de reprografía, funciones de centros extranjeros a los cuales pueden recurrir, etc.); donde no se han

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-4formado, como en otros países especialistas en informaci6n o profesionales de diversas disciplinas que analicen el contenido de las publicaciones para facilitar el trabajo de sus colegas, etc., etc., el pretender deque las instituciones chilenas se adhieran a un sistema y sin egoísmo reconozcan que los materiales bibliogrficos no constituyen patrimonio personal, ni institucional, sino que son Nrecurso nacional" no es tarea fácil, sino ardua.

Tratando de cumplir con las funciones asignadas CENID ha puesto en marcha una serie de estudios y servicios que pueden resumiree en la siguiente forma: 1. An].ieis del sistema do transferencia de conocimiento a travs de la informaejón y d'x'umetación. Como complemento al Inventario del potencial científico y recursos humanos en ciencia y tecnología se preparan dos nuevas encuestas destinadas a:

1) Bibliotecas, archivos, centros o unies donde se genera, procesa o almacena informacion. Se obtondrn resultados s6lo de índole cuantitativa. Cwntos centros, que materiales bibliograficos poseen, culea son los recursos financieros que manejan, etc.

II) Curriculum vitae del personal que labora en dichos centros.

2. Paralelamente se estudia la metodología a seguir para plantear en base a: encuestas, entrevistas, diarios, estudios de casos y observaciones «necesidades de informacj4n desde el PUr1t2 de vista de los usuarios". Estudios muestreo para determinar comportamiento, sistemas y conocimientos de fuentes de informaci6n por parte de ellos. Estos estudios se han hecho muy frecuentes en la presente decada, porque complementan los de analisis del sistema y permiten poner en practica, acciones, concretas (creaci6n de centros, cursos y seminarios de enseñanza, adquisicicSn de materiales no existentes en el país, etc.) conforme a necesidades reales de los usuarios.

La organizaci6n y mantenci6n actualizada de servicios de documentaci6n o bibliotecas especializadas realmente vitales consume anual-

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-5.mente s10 en adquisición de materiales bib1iogrficos y servicios aproximadamente US$ 10.000, descontando la puesta en marcha del programa para lo cual deben considerarse inversiones de US$ 50.000 ms sueldos y otros materiales.

De allí que los estudios de las necesidades de usuarios sena indispensables en países como los nuestros donde los fondos son sienpres escasos.

3. Actualizacin del Catlocto Colectivo Nacional de Publicaciones Peri6dicas. Mediante este catlogo es posible saber qué títulos de revistas se encuentran en Chile y en que bibliotecas. (Anlisis de cifras).

4. Estudio de factibilidad de mecanización de este mismo registro junto con la evaluaci6n por áreas de las publicaciones existentes en Chile. (Muestra de como sern los estudios y peticion de cooperaci6n del Comité de Fomento).

S. Estudio por muestreo de ca1idd do publicaciones periódicas científicas chilenas aparecidas durante los últimos 10 o 20 aflos.

6. Publicaci6n de listados, en lo poaible mecanizados, de investigaciones realizadas, publicadas o no, conforme las encuestas de potencial tecno1ico del país.

CEÑID. SERVICIOS

1. Biblioteca. Una coiecci6n lo ms completa posible de materiales que no se encuentran en el país sobre "política científica" y "documentaciSn".

2. Servicio de Reprografía. Ubicaci6n y obtenci6n tanto en el país como en el extranjero de material bibliogrfico que no se encuentra en la instituciori donde el investigador, docente o estudiante trabaja.

En este programa debe ademas propenderse a la creacin de unidades (laboratorios completos de reprografía en ciertas regiones geogrficas). Los costos de instalaci6ri y manterzci6n de estos laboratorios son demasiado altos para plantear soluciones

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-6-a nivel institucional. (US$ 50.000 un laboratorio).

3. Servicio Nacional de Traducciones. El programa ha sido concebido en 3 etapas en las cuales se trabaja simultneamente:

a) 22icaci6n de traducciones en el exterior para impedir gastos innecesarios y hacerla de nuevo en el país. Para ello CENID, mediante un pequefo presupuesto esta adquiriendo los catlogoa de traducciones del Centro mundial de DELFT, CNBS y, mediante convenio de reciprocidad, las hechas en Argentina. b) Fichaje de traducciones hechas en el país. An cuando con cierto esfuerzo ha sido posible conseguir traducciones hechas en loa últimos 5 aflos por personas o instituciones, esta parte del programa tiene validez de aquí en adelante, Formacin de conciencia a nivel individual e institucional de las ventajas de que todo el material se encuentre en un fichero central que permita sacar listados parciales y distribuirlo tanto en el Palo como en el extranjero. c) rormación de un pool de traductorcs. A travs de la prensa y contactos personales configurar un grupo de traductores calificados que con conocimiento de algunas materias e idiomas estn dispuestos a efectuar traducciones a peticion de usuarios. CENID actuaría s6io como "enlace" entre el traductor y el usuario, poniendo a disposicin de los traductores una colecci6n bsica de diccionarios especializados en varios idiomas, fijará tarifas, plazos de entrega, etc.

EL CENXD Y Lh FUNCION DE FOMENTO Me parece que este es el momento de conversar sobre algunos problemas que inciden en la infraestructura de informaci6n y documentacian que requiere el desarrollo científico y tecnol6gico chileno y que estn relacionados con Los programas de fomento.

1.- Ca2acitci6n Recursos Humanos.

Imperiosa necesidad de abrir los canales existentes para entrenamiento acad&nico de bibliotecarios y otros especialistas en Esta-

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dos Unidos, Inglaterra, Prancia y Países Escandinavos.

Consegüir apoyo directo de la ConisiiSn para utilizar en mejor forma los cursos que el IBBD (Brasil) diota todos los años con una duraci6n de 9 meses.

Estudiar la posibilidad de firmar un convenio con alguna fundaci6n norteamericana para hacer posible entrenamiento en servicio en instituciones especializadas tales como: Battelle, MIT, Stanford Research Institute, Arthur D. Little, etc.

Organizar en Chile cursos, o seminarios de 15 a 20 días de duracian sobre problemas de organizaci6n de documentación con asistencia tcnica extranjera o personal nacional altamente capacitado.

Para proximo año CENID ha programado 5 seminarios. A ellos debieran asistir bibliotecarios junto con especialistas de otras disciplinas en numero no superior a 25.

2.- pejcj6n de material bjbltogrfjco en proyectos de investigacion o becas de post-grado en el paf.

Estudiar un procedimiento y reglamentaci6n por el cual las personas que son favorecidas con este tipo de ayuda de CO1ICyT no reciban directamente los materiales bibliogrficos solicitados, sino que estos vayan a engrosar las colecciones de las Bibliotecas de las instituciones en las cuales laboran.

US$ 50 o US$ 100, que es el mximo permitido para material bibliogrfico en un proyecto de investigaci6n es casi siempre insuficiente para la investigaci6n y es ms bien solo temporal en cuanto a ayudar a una persona a formar su propia colecci6n.

Sería preferible buscar un mecanismo por el cual a travs de Biblioteca CONICyT-CENID, se le diera al investigador servicios de: reprografía, traduccion y bibliografía extranjera.

3- Mejoramiento de calidad de la publicpci6n científica chi1en.

Muchos son los factores que inciden para que las investigaciones hechas en Chile se publiquen fuera del país, con lo cual no se crea tradici6n de informacion nacional de alta calidad producin-

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dose al mismo tiempo desconocimiento en otras regiones sobre la potencialidad creadora de nuestros científicos.

La ayuda directa a la edici6n de determinadas revistas no es solucicn, ya que los fondos sern siempre escasos. Sería preferible pensar una acci6n por la cual CONICyT inicie una serie, no una revista, con resmenes de trabajos en ingls, de las investigaciones que ella financie.

Para esto el investigador debiera cornpr rante un período de tiempor prudencial, sultados en e]. extranjero. Tina serie de damente conocida y sería indizada, a no internacionales.

nder que por lo menos duno puede publicar sus reeste tipo se haría rpidudar, por las revistas

Ea probable que exista algn otro tipo de mecanismo por el cual se logre crear tradici6n_de producci6n científica chilena, pero CTID no lo tiene claro to&vi.a.

4.- Fomento y/o promoçn de unida'tes tr ±írrsub-sitemas dentro del sistema nacional de in .rciónv_docmentac2.on.

Debern canalizarse acciones (la mayor parte de ellas monetarias) que permitan el desarrollo de centros especializados en determinadas disciplinas. Ej.: Recursos Naturales, Sistema de Informacin en Medicina, en Agricultura, etc.

Esto significa que deben canalizarse recursos financieros tanto extranjeros como nacionales para fortalecer determinadas unidades de acuerdo con el inventario y estudios de diagnóstico.

5.- Evaluaci6n ¿te calidad de publicaciones aue necesitan los invesPara esto CENID solicitará la formaci6n de Comites o Grupos de estudio mixtos de usuarios y administradores de servicios para evacuar informes que permitan llegar a un plan racional de adquisiciones cooperativas de material bibliogrfico y equipos que hagan posible servicios.

-96.- Aceptaci6n de investigaciones que aporten datos al diagnSstico o posibles acciones de cONIevT en la impletnentaci6n del sistema jwjonal de informaci& y documentacjn.

C1NID, si Uds. lo estiman conveniente, haría una campafla de promo-

cicSn para que en los proximos aflos se presenten como proyectos de investigaciones algunos relacionados con: ccnportamiento de usuarios, anlisis cualitativos de informaciones que se encuentran en el país, metodología a seguir en estos y otros estudios, etc., ya que se ha propuesto que CENID tenga una planta muy pequefla de personal con lo cual es imposible realizar todas las acciones que dicen relaci6n con el sistana "ideal" propuesto.