Estos 14 proyectos están agrupados en cuatro ejes de intervención: 1. Eje Diseño de procesos, apalancados con tecnología. En esta categoría están: Gobernabilidad: este proyecto nos ayudará a administrar de manera eficiente los procesos organizacionales a través de la Gestión documental, la realización de auditorías internas y la implementación de planes de acción que garanticen una mejora continua. El grupo de trabajo de esta iniciativa está conformado por: Liliana Gómez, Juan Diego Velásquez y Carolina Sierra. Estructuración Gerencial y Técnica de Negocios: este proyecto nos ayudará a garantizar la capacidad organizacional para estructurar proyectos inmobiliarios con eficacia y definiendo acuerdos de servicio inter-procesos de tal manera que se tengan actividades detalladas que facilite la ejecución y el control de los procesos del Negocio (componente Gerencial y Técnico).
Esta iniciativa es liderada en su alcance gerencial por José Fernando Páez, Héctor Gutiérrez, Margarita Montoya, Fernando Fuentes, Clara Vivares, Bertha Rodríguez, Alejandro Gantiva y Galo Molina. Gestión Contractual: este proyecto velará por la correcta administración de los contratos con los Clientes y contratistas, controlando los riesgos asociados desde la etapa precontractual, contractual y poscontractual. Se gestionará a partir del desarrollo de una herramienta que ayudará a monitorear el flujo normal de un contrato y sus puntos críticos. El grupo de trabajo de esta iniciativa está conformado por: Cristina Paz, Ana Isabel Vélez, Julián García y Juan Sebastián Lara. Cuentas por Pagar: este proyecto nos ayudará a controlar debidamente la facturación de los contratistas en las obras, de esta manera, las facturas se recibirán de manera centralizada, esto con el objetivo de garantizar su tenencia y su trámite oportuno. El grupo de trabajo de esta iniciativa lo conforman: Ángela Arango, Juan Camilo Villegas, Bernardo Vélez, Natalia Molina, Lina Palacio, Luz Marina Zapata, Cecilia Medina y Carlos Moreno. Implementación SINCO ABR Módulo Administrativo: desde este módulo ABR gestionará las condiciones contractuales de negociación con las cuales el módulo comercial ha cerrado los diferentes contratos que hoy se administran; controlará los procesos que se
desarrollan en la ejecución de un contrato: prorrogas, reajustes, terminación de contratos, cesiones, pagos de obligaciones del propietario como propiedad horizontal, mantenimiento, servicios públicos, entre otras funciones. Además, con él ABR se incorpora al módulo financiero, contable y de cartera de la Compañía. El grupo de trabajo de este proyecto lo conforman: Mauricio Mejía, Adriana Montoya, Norha Elcy Toro y Maria Elena Tamayo, con el apoyo de los jefes líderes de cada proceso. 2. Eje Gestión Documental. En esta categoría están: Serie Correspondencia Enviada y Recibida: este nuevo proyecto busca recopilar y organizar el manejo de información corporativa, asegurando su tenencia y su perdurabilidad en el tiempo. Su funcionamiento permitirá al CAD (como administrador de la documentación) y todos los demás procesos de la Compañía, llevar un control seguro de cualquier tipo de información, sea esta física o digital. Este es un proyecto que impactará a toda la Empresa pues toda la documentación y correos, internos y externos, estarán controlados por el CAD u otro medio tecnológico, con el objetivo de guardar soporte para disminuir los riesgos propios del negocio. El grupo de trabajo que adelanta este proyecto está conformado por: Ángela Arango, Juan Camilo Villegas, Liliana Velásquez y Carolina Sierra. Serie Obras: este proyecto busca optimizar el manejo de la información física que se crea y/o llega a las obras por las diferentes actividades
organizacionales, asegurando documento y de su historia.
la
integridad
física
del
Se conecta de manera directa con el proyecto de la Serie correspondencia enviada y recibida, pues toda la documentación llegará al CAD dentro de un período determinado, durante la ejecución de la obra. El grupo de trabajo de esta iniciativa está conformado por: Carlos Moreno, Zully López, Liliana Gómez, Sandra González y Cristina Paz. Serie Tramitación y Cartera: con este proyecto se busca optimizar el manejo de la información física que se deriva de la relación con los Clientes, asegurando la integridad física del documento y de su historia. De igual manera, con esta herramienta se hará una oportuna y adecuada gestión de las actividades que responden a la tramitación de cada uno de los negocios comerciales. El grupo de trabajo de esta iniciativa está conformado por: Jose Fernando Páez, Margarita Montoya, Sergio Giraldo, Pablo Camargo, Maria Antonieta Valencia, David Diez y Liliana Velásquez. Serie Arrendamientos: con este proyecto se busca optimizar el manejo de la información física que se deriva de la UEN ABR, asegurando la integridad física del documento y de su historia, las respuestas oportunas, la implementación de acciones dentro
de los tiempos esperados y definidas en los sistemas. Los líderes de esta iniciativa son Adriana Montoya y Mauricio Mejía.
3. Eje Indicadores. Aquí tenemos la siguiente iniciativa: Indicadores de Control de Costos en Obra (Tablero): esta herramienta nos permitirá hacer visible la información de manera oportuna y confiable de los costos proyectados, sus actas a facturar, tanto para proyectos propios como para terceros; tomar acciones correctivas y evaluar estrategias; evaluar futuros resultados y hacer proyecciones adecuadas; dar correcta y rápida respuesta de los planes de acción; realimentar al grupo de Construcción y de Licitaciones; hacer seguimiento al desempeño de las obras con controles asertivos y monitorear, en un tiempo óptimo, indicadores de costos, de desperdicio y tenores. El líder de este proyecto es Rafael Munar, quien lo trabaja en equipo con Alejandro Mejía, Carlos Moreno, Karina Díaz, Julián García, Juan Diego Velásquez, Walter Gómez, Alexandra Laverde, Jineth Morales, Liliana Gómez, William Saavedra, Luis Contreras y Hermes Trujillo. 4. Eje Gestión del Cambio y de la Cultura Organizacional Desde esta iniciativa se trabajará y apoyará el proceso de implementación de cada una de los demás procesos y herramientas, velando por la correcta adaptación de toda la Compañía a los diversos cambios que surgirán en la marcha.
Toda esta transformación en la forma de manejar algunas actividades y procesos se apalancará en la capacitación para aquellos Colaboradores que se verán impactados, en el desarrollo de las competencias que se requieran para la manipulación de los nuevos programas y en el acompañamiento diario a todos los equipos de trabajo. Es vital tener presente que la gestión del cambio parte de cada uno, como nuestro Presidente nos dijo en el pasado encuentro “Debemos dar lo mejor siempre, sin rendirnos y convirtiéndonos en líderes de nuestros propios procesos y responsabilidades. Debemos dejar salir lo mejor que tenemos y convertirnos en referentes para nuestros Compañeros. ¡¡¡El cambio comienza por ti!!!” Adicionalmente, tendremos otra plataforma más que se convertirá en el principal medio de comunicación interna dado que recopilará en un solo lugar las herramientas que empleamos hoy. Esta es la Herramienta Colaborativa: Herramienta Colaborativa: este proyecto enriquecerá la comunicación inter-áreas y entre Colaboradores a partir de funcionalidades como chat interno, blogs, administración de correo electrónico, de la gestión del conocimiento, gestión de la documentación certificada, hacer videoconferencias, entre otros beneficios.
De igual manera, adelantamos otras iniciativas como: Automatización y centralización de los programas de obra, y seguimiento al avance de la misma. en este proyecto lo trabaja el equipo conformado por: Mauricio Ramírez, Jhin Henry Moreno, Nancy Álvarez y Ricardo Quintero, Hermes Trujillo y Carlos Adrián Zapata. Implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): es la adaptación de nuestros procesos contables y financieros a esta nueva norma. El equipo de trabajo que lo adelanta lo conforman: Nubia Jiménez, Leonisa Alzate, Zulma Morales, Jorge Humberto Botero, Maria Elena Tamayo y Norha Elcy Toro. La implementación de estas iniciativas, junto con nuestro compromiso y correcto manejo de todas ellas, nos permitirá alinear la operación con la estrategia, prevenir y administrar fallas y riesgos, ser innovadores, integrar los procesos con gobernabilidad, gestionar la capacidad y desempeño de cada uno de los Colaboradores, gestionar el conocimiento como un activo de la Empresa y gestionar cuantitativamente los procesos, productos y servicios, asegurando su calidad y cumplimiento. Hay otros proyectos que se empezarán a trabajar una vez los mencionados anteriormente estén estables, sobre los cuales informaremos en su debido momento. Ellos son:
Proyecto de intervención del proceso de Gestión Humana Gestión de Riesgos Automatización de Indicadores para Procesos Rutinas en obra Indicadores de Tenores
Todos estos nuevos apoyos para nuestra labor nos ayudarán a trabajar en equipo y con un mejor liderazgo, a realizar una gestión efectiva de los proyectos, de los requisitos de Clientes y de la relación con los Proveedores. Esta etapa de grandes transformaciones nos llevará a trabajar mucho mejor, a optimizar nuestro tiempo y a que aportemos al trabajo inter-áreas. Todos podemos enriquecer esta segunda ola con nuevas ideas y aportes desde nuestro saber y experiencia dentro de la empresa. Coninsa Ramón H. cuenta contigo, con tu compromiso y disposición para adaptarte al cambio, y que en equipo, contribuyas a que la empresa alcance sus megametas y sea el mejor lugar para trabajar.
Haz que pasen cosas buenas, haz parte del cambio…
¡Hazte cargo!