Guia sigedoc

NUEVAS FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA sigedoc

Direcci贸n de Imprenta, Archivo y Correspondencia

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN Contralor General de la República

GLORIA AMPARO ALONSO MÁSMELA Vicecontralora

MAURICIO GUTIÉRREZ DANGOND Secretario Privado

ADRIANA MARTÍNEZ SÁNCHEZ Gerente Administrativa y Financiera

DIEGO IVÁN BETANCOURT GALEANO Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia

pág.

INTRODUCCIÓN

8

1.

PERFILES DENTRO DEL SISTEMA SIGEDOC

10

2.

FUNCIONALIDADES DIRIGIDAS AL MÓDULO DE RADICACIÓN

11 11 11 11 11 11

2.1. ORGANIZACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS ENVIADAS (IE) Y EXTERNAS ENVIADAS (EE) 2.1.1. Origen de la funcionalidad 2.1.2. Ventajas de la implementación 2.1.3. Perfil del funcionario 2.1.4. Procedimiento 2.2.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS (ER) EN UNA CIUDAD DIFERENTE A LA QUE VA DAR TRÁMITE AL DOCUMENTO 2.2.1. Origen de la funcionalidad 2.2.2. Ventajas de la implementación 2.2.3. Perfil del funcionario 2.2.4. Procedimiento

14 14 14 14 14

2.3.

RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS (EE), CON MEDIO DE ENVÍO PERSONAL 2.3.1. Origen de la funcionalidad 2.3.2. Ventajas de la implementación 2.3.3. Perfil del funcionario 2.3.4. Procedimiento

17 17 17 17 17

2.4. ENVÍO DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS (IE) POR VALIJAS 2.4.1. Origen de la funcionalidad 2.4.2. Ventajas de la implementación 2.4.3. Perfil del funcionario 2.4.4. Procedimiento

19 19 19 19 19

pág.

2.5 FORMATOS QUE PERMITE SUBIR EL SISTEMA SIGEDOC 2.5.1. Origen de la funcionalidad 2.5.2. Ventajas de la implementación 2.5.3. Perfil del funcionario 2.5.4. Procedimiento

21 21 21 21 21

2.6 RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO CON COPIAS Y VISUALIZACIÓN DE LA IMÁGEN DESDE LA COPIA 2.6.1. Origen de la funcionalidad 2.6.2. Ventajas de la implementación 2.6.3. Perfil del funcionario 2.6.4. Procedimiento

24 24 24 24 24

2.7

REGISTRO DE LA PRUEBA DE ENTREGA EN UNA COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA ENVIADA (EE) POR MEDIO DE ENVÍO MENSAJERÍA INTERNA 2.7.1. Origen de la funcionalidad 2.7.2. Ventajas de la implementación 2.7.3. Perfil del funcionario 2.7.4. Procedimiento

27 27 27 27 27

2.8. CREACIÓN DE GRUPOS DE TERCEROS Y BUSCADOR DE TERCEROS 2.8.1. Origen de la funcionalidad 2.8.2. Ventajas de la implementación 2.8.3. Perfil del funcionario 2.8.4. Procedimiento

28 28 28 28 28

2.9.

RADICACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA ENVIADA (EE) O INTERNA ENVIADA (IE) CON COPIAS A UN LISTADO DE TERCEROS 2.9.1. Origen de la funcionalidad 2.9.2. Ventajas de la implementación 2.9.3. Perfil del funcionario 2.9.4. Procedimiento

32 32 32 32 32

2.10. CLASIFICACIÓN DE RADICADOS Y EXPEDIENTES PÚBLICOS Y RESTRINGIDOS 2.10.1. Origen de la funcionalidad 2.10.2. Ventajas de la implementación 2.10.3. Perfil del funcionario 2.10.4. Procedimiento

34 34 34 34 34

pág.

2.11. ANULACIÓN DE NÚMEROS DE RADICACIÓN EN EL SISTEMA SIGEDOC 2.11.1. Origen de la funcionalidad 2.11.2. Ventajas de la implementación 2.11.3. Perfil del funcionario 2.11.4. Procedimiento

37 37 37 37 37

3.

39 39 39 39 39 39

FUNCIONALIDADES QUE FACILITAN LA CONSULTA

3.1. CONSULTA DE INFORMACIÓN Y ORDENACIÓN DE RADICADOS DESDE LAS BANDEJAS 3.1.1. Origen de la funcionalidad 3.1.2. Ventajas de la implementación 3.1.3. Perfil del funcionario 3.1.4. Procedimiento 3.2.

3.2.1.

3.2.2.

3.2.3.

3.2.4.

DESCARGUE DE ARCHIVOS E IMPRESIÓN DE IMÁGENES EN EL SISTEMA SIGEDOC Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

40 40 40 40 40

3.3.

3.3.1.

3.3.2.

3.3.3.

3.3.4.

BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES INGRESANDO POR LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

43 43 43 43 43

3.4.

3.4.1.

3.4.2.

3.4.3.

3.4.4.

RADICADOS DIGITALES EN LOS INVENTARIOS DE CARPETAS Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

44 44 44 44 44

3.5.

3.5.1.

3.5.2.

3.5.3.

3.5.4.

REPORTE INDIVIDUAL SOBRE RADICADOS PENDIENTES DE TRÁMITE Y EXPEDIENTES ABIERTOS Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

45 45 45 45 45

pág.

4.

FUNCIONALIDADES QUE FACILITAN EL TRÁMITE

4.1.

4.1.1.

4.1.2.

4.1.3.

4.1.4.

REASIGNACIÓN DE RESPONSABLE A UN DOCUMENTO RADICADO Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

48 48 48 48 48 48

4.2.

4.2.1.

4.2.2.

4.2.3.

4.2.4.

ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE TRASLADO DE DOCUMENTOS RADICADOS EN SIGEDOC Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

49 49 49 49 49

4.3.

4.3.1.

4.3.2.

4.3.3.

4.3.4.

ANULACIÓN O ELIMINACIÓN DE CARPETAS VACÍAS, TRASLADO DE EXPEDIENTES Y REORGANIZACIÓN DE RADICADOS Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

51 51 51 51 51

4.4.

4.4.1.

4.4.2.

4.4.3.

4.4.4.

DEVOLUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS (EE) EN EL SIGEDOC Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

55 55 55 55 55

4.5.

4.5.1.

4.5.2.

4.5.3.

4.5.4.

ASIGNACIÓN DE DOBLE DEPENDENCIA A UN USUARIO DEL SIGEDOC Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

57 57 57 57 57

4.6.

4.6.1.

4.6.2.

4.6.3.

4.6.4.

AUTOASIGNACIÓN DE RADICADOS POR PARTE DE LOS TRAMITADORES Origen de la funcionalidad Ventajas de la implementación Perfil del funcionario Procedimiento

58 58 58 58 58

TALLER PRÁCTICO

59

Gerente Administrativa y Financiera ADRIANA MARTÍNEZ SÁNCHEZ Director DIAC DIEGO IVÁN BETANCOURT GALEANO Grupo de Pruebas DIAC Hernando Edgar Velandia Misael Antonio Valencia Jairo Mora Stella Núñez López Carlos Alberto Jiménez Tejero

La Contraloría General de la República a través de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC), en cumplimiento del Acuerdo 060 de 30 de octubre de 2001 del Archivo General de Nación, en el cual SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS, adoptó el Sistema SIGEDOC mediante la Resolución 184 de 2012, “Por la cual se adopta el Sistema de Gestión Documental SIGEDOC como herramienta institucional para radicar, producir, tramitar, archivar y hacer seguimiento a la documentación Oficial de la Contraloría General de la República".

Como mejoramiento del aplicativo se presenta la GUÍA FUNCIONAL. Nuevas Funcionalidades del Sistema Sigedoc, en donde se describen la operatividad de las nuevas funcionalidades que se incorporan, y/o ajustan al SIGEDOC, las cuales nacen a partir de la interacción con el sistema, por parte de los funcionarios de la Entidad.

La guía se divide en cuatro capítulos que muestran: Capítulo 1. Perfiles dentro del Sistema Sigedoc. Define el perfil de un usuario de acuerdo con el rol que se le asigna en el sistema.

Capítulo 2. Funcionalidades dirigidas al módulo de Radicación: Incluye medio de envío por Unidad de correspondencia para la Externas recibidas (ER); envío personal para las comunicaciones Externas Enviadas (EE), al igual que el cambio en la organización de las comunicaciones Internas Enviadas (IE) y Externas Enviadas (EE), entre otras.

Capítulo 3. Funcionalidades que facilitan la consulta. Muestra funcionalidades que le permiten al usuario conocer información relacionada con el trámite de los radicados en el sistema Sigedoc, permite aceptar traslados de radicados y expedientes, organización y herramientas que le permiten realizar la impresión, cargue y descargue de imágenes o archivos.

Y finalmente el Capítulo 4. Funcionalidades que facilitan el trámite. Las funcionalidades permiten agilizar el proceso de recepción de los radicados, crear y archivar radicados en otra dependencia, y reasignar un documento por ser competencia de un usuario diferente al inicialmente asignado.

La GUÍA FUNCIONAL. Nuevas Funcionalidades del Sistema Sigedoc, esta dividida en dos partes, una Parte conceptual y la Parte gráfica. En la parte conceptual encuentra el título de la nueva funcionalidad, su origen, las ventajas de la implementación, el perfil del funcionario que le permite realizarla, y finalmente el procedimiento.

Dentro del procedimiento descrito en la parte izquierda se enumeran los pasos para realizarlo, éstos se relacionan con el icono enumerado de color 2 marrón ubicado en la parte derecha, las imágenes corresponden al sistema al realizar los pasos en el.

Dentro del texto los conceptos escritos en azul son definiciones que encuentra en el sistema y facilita su ubicación para el desarrollo del proceso.

Los recuadros azules resaltan las zonas en donde debe el usuario realizar alguna acción o diligenciar información requerida para adelantar el proceso en el sistema.

1. PERFILES DENTRO DEL SISTEMA SIGEDOC

E

l perfil definido le asigna derechos de acceso a un usuario, le permite realizar tareas determinadas en el sistema. A continuación se describen los perfiles utilizados en Sigedoc:

Radicador

Clasificador

Usuario encargado de ingresar datos de captura, editar y digitalizar documentos que entran y salen de la Entidad.

Usuario de la Unidad de Correspondencia, que recibe y entrega documentos correspondientes a radicados Internos Enviados (IE), Externos Enviados (EE), y Externos Recibidos (ER), en medio físico tramitados en las Unidades de Correspondencia (UC).

Receptor de documentos Usuario que recibe, entrega y/o traslada documentos de la dependencia (físico y electrónico), de tramitadores y/o asignadores.

Asignador Tramitador Recibe documento del receptor o del clasificador se asigna en la bandeja por distribuir, entrega el documento en la dependencia o entidad destino.

Tecnólogo Usuario que tiene acceso al sistema que le permite generar reportes a los usuarios que pertenecen a la Dependencia que se encuentra asignado.

Usuario Jefe de Oficina, Director, Gerente, Contralor, etc., que tiene acceso a la bandeja de la dependencia, desde la cual puede asignar, reasignar o trasladar un radicado.

2.1. ORGANIZACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS ENVIADAS (IE) Y EXTERNAS ENVIADAS (EE) 2.1.1. Origen de la funcionalidad. La organización de la copia del documento físico dirigido a otras dependencias, se archivaban en carpetas físicas, pero no quedaban archivadas en el expediente de la dependencia en el sistema.

Permitir ser finalizados los radicados de comunicaciones Externas Enviadas (EE), una vez sean recibidas por la Unidad de Correspondencia.

Radicación

2.1.2. Ventajas de la implementación. Permitir que las copias de los documentos originados en la dependencia, pueden ser consultadas en el sistema y físicamente.

1

Organizar los radicados Externos Enviados (EE) antes de ser entregados en la Unidad de Correspondencia para su envío.

2.1.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del Sigedoc.

2.1.4. Procedimiento.

Radicar IE Módulo de Radicación Tipo de Documento

Tipo de Documento

Oficio

Tiempo de Respuesta

No aplica

Privacidad

Público

Asunto/Referencia

Reportes de trámites pendientes en Sigedoc

Seleccione Folios físicos

1. De click en el icono de Radicar IE o Radicar EE ubicados en la barra de acceso rápido según el tipo de radicado que requiera.

* * * *

*

2

Dependencia Origen

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

*

Remitente

Diego Ivan Betancourt Galeano / DIRECTOR GRADO 03

*

Dependencia destino

81113-GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

*

Destinatario

ADRIANA MARTINEZ SANCHEZ

*

Observaciones

2. Diligencie el formulario electrónico con la totalidad de los datos que requiere el sistema: Tipo de documento, tiempo de respuesta, privacidad, asunto/referencia (debe ser el mismo del documento), folios físicos, dependencia origen, remitente, dependencia destino, destinatario, medio de envío, soporte, y anexos si los tiene.

Medio de envío

Mensajería interna

Soporte

Papel

* *

Unidad de correspondencia

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC

Anexos

2

*

Anexos Soporte

Folios físicos

Nombre

Descripción

Archivo

2

3. Organice el documento diligenciando los datos requeridos de Serie o subserie documental, expediente y tipología.

Por organizar Dependencia

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Serie

Seleccione la dependencia

3 Expediente Si el expediente no ha sido creado, de click en el icono de Expediente ubicado a la derecha y creelo teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental, ejemplo: NOVEDADES DE PERSONAL 2015 4. De click en Adicionar, para generar el número de radicado.

5. El sistema genera el número de radicado, el cual debe ser incluido en la comunicación oficial Interna o Externa según el caso.

Tipología

Seleccione la serie Seleccione la serie

Anexos Folios físicos

Soporte

Descripción

Nombre

Archivo

Gestión de respuesta y Copia Imprimir anexos en las copias?

Sí

Grupo de terceros

ALCALDIAS

Listado de funcionarios

0

Dependencia destino

Tipo de envío al grupo de terceros

Original (Se envía una copia a cada funcionario seleccionado)

Destinatario

Soporte

Medio de envío

Respuesta a radicado(s) Nº 2015ER0000000

4

Tesauro

Al incluir el radicado en la comunicación oficial, debe ser ubicado en la parte superior derecha, y debe mantener las proporciones de tamaño dentro del mismo.

Nota: las comunicaciones informativas Internas Enviadas (IE) y externas enviadas (EE) deben ser elaboradas en las planillas oficiales las cuales pueden ser descargadas de la intranet Click on line, en el icono Planillas Oficiales, son de uso obligatorio, y cuentan con la aplicación de la imagen institucional de la Entidad.

Adicionar

5 81115 Bogotá, 30 de julio de 2015

Doctor MIGUEL EDUARDO ORTIZ PEREA Profesional Universitario Grado 02 Dirección de Carrera Administrativa Asunto: Respuesta Radicado 2015IE0000000

6. Ingrese por el módulo de radicación, de click en la opción Digitalización. El sistema muestra tres (3) recuadros.

7. Diligencie los datos en los recuadros correspondientes a: Dependencia origen, y/o Dependencia destino, y/o Radicado, luego de click en Filtrar.

6

Radicación Recibidas (ER) Enviadas (ER) Internas (IE) Documentos registrados

8. El sistema muestra el radicado y al final se visualizan los iconos correspondientes a edición y digitalización . De click en el icono de digitalización y proceda a realizar la actividad.

9. Según el tipo de envío (mensajería interna o Unidad de correspondencia), realice el procedimiento respectivo en el sistema para la entrega de los documentos radicados.

Fax (ER) Email (ER) Devoluciones

Digitalización

Atención

7

Para presentar el listado de digitación debe usar los filtros

Cargar varios archivos

Digitalizar con código de barras

No se digitaliza

Digitalización: DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Dependencia Origen

Radicado 2015EE0058925

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

filtrar

Digitalización: DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Dependencia Origen

Radicado 2015EE0058925

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

filtrar

Radicado

2015EE0069940

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Oficio

Devolución de oficio 170109-0155111

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL 03-06-2015 Mensajería interna SECTOR SOCIAL

1

Tramitador

Seleccione

Imágenes Estado digitalizadas

0

8

Radicado/Radicado

2.2. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS (ER) EN UNA CIUDAD DIFERENTE A LA QUE VA DAR TRÁMITE AL DOCUMENTO 2.2.1. Origen de la funcionalidad. La recepción de documentos en las Unidades de Correspondencia dirigidos a otras ciudades para evitar que el usuario tuviera que utilizar otras empresas de mensajería para su envío y posterior radicación.

2.2.2. Ventajas de la implementación. Permitir que los usuarios radiquen los documentos dirigidos a otras Gerencias Departamentales o Dependencias del nivel central en cualquiera de las 32 Unidades de correspondencia de la Contraloría General de la República.

2.2.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para los usuarios radicadores de las Unidades de Correspondencia.

Radicación

1

2.2.4. Procedimiento.

Unidad de Correspondencia Origen 1. De click en el icono de Radicar ER ubicado en la barra de acceso rápido.

2. Diligencie el formulario electrónico con la totalidad de los datos que requiere el sistema: Tipo de documento, tiempo de respuesta, privacidad, asunto/referencia (debe ser el mismo del documento), folios físicos, dependencia destino (gerencias departamentales o dependencias del nivel central), remitente, observaciones si las tiene, medio de envío (Unidad de correspondencia), soporte, y anexos si los tiene.

Los datos correspondientes a empresa de mensajería, servicio de mensajería y número de guía deben ser diligenciados al momento de realizar el envío.

Radicar ER Módulo de Radicación Tipo de Documento

Oficio

Tiempo de Respuesta

No aplica

Privacidad

Público

* * *

Asunto/Referencia

Solicitud de Información sobre PRF XXX

Solicitud Folios físicos

*

*

2

Dependencia destino

80443-GERENCIA DEPARTAMENTAL COLEGIADA DE LA GUAJIRA/GRUPO DE INVESTIGA

*

Destinatario

ERNEY BERNAL TARAZONA

*

Tipo de remitente

Persona natural

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

* * Adicionar * Adicionar

Empresa de Mensajería Servicio de mensajería Número de guía Observaciones Medio de envío

Unidad de correspondencia

Soporte

Papel

* *

Unidad de correspondencia

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC

Anexos

2

*

Anexos Soporte

Folios físicos

Nombre

Descripción

Archivo

2

3. De click en Adicionar, para generar el número de radicado.

4. El sistema genera el número de radicado, el cual debe ser impreso sobre papel autoadhesivo y colocado en la comunicación oficial Externa Recibida (ER).

Respuesta a radicado(s) Nº

3

Tesauro

Adicionar

5. El Radicador entrega los documentos físicos al Clasificador de la Unidad de correspondencia quien los recibe en el sistema.

4 Bogotá, 30 de julio de 2015

6. El Clasificador diligencia los datos del radicado en la planilla de envío, deposita el documento radicado con sus anexos si los tiene en la valija de envío, y genera la guía (número de tula y precinto).

Contraloría General de la República :: SGD

05/08/2015

ORIGEN

Doctor ERNEY BERNAL TARAZONA Contralor Departamental Gerencia Departamental Colegiada de La Guajira

Contraloría General de la República :: SGD 05-08-2015 12:09 Al Contestar cite este No. 2015ER0000000 Fol: 2 Anex:2 FA: 5 Pedro Pablo Perez Bernal

DESTINO

80443-GERENCIA DEPARTAMENTAL COLEGIADA DE LA GUAJIRA/GRUPO DE INVESTIGA/ ERNEY BERNAL TARAZONA

ASUNTO OBS

Solicitud de Información sobre PRF XXX

Entrega Cd con información sin verificar

2015ER0000001

Asunto: Solicitud de información sobre PRF XXX

Realiza el cargue de los datos empresa de mensajería, servicio de mensajería y número de guía en el radicado.

Cordial saludo Doctor Bernal,

Externas Recibidas ER / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

7. Entrega las tulas al funcionario de la empresa de mensajería previa firma del reporte generado a través del sistema de la empresa.

Dependencia destino

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Estado

Todos

Medio de envío

Todos

Quien registró/radicó filtrar

Radicado

2015ER0000001

Tipo de Asunto/Referencia Documento

5

Oficio

Tiempo de respueta

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Solicitud de información N/A sobre PRF XXX

Empresa de Mensajería

SERVICIOS SERVICIOSPOSTALES POSTALESNACIONALES NACIONALESS. S.A. A.-4-72-4-72-

Servicio de mensajería

Corra Programado, Nacional, 0-500

Número de guía Observaciones

Destinatario

Dependencia destino

DEPARTAMENTAL LA GUAJIRA

Entrega Cd con información sin verificar Unidad de correspondencia

Soporte

Papel

* *

Unidad de correspondencia

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC

Anexos

2

*

Medio de envio

05-08-2015

Unidad de correspondencia

ERNEY BERNAL DESPACHO TARAZONA CONTRALOR

58896-20000

Medio de envío

Fecha de radicación

Folios físicos

125

Adicionar

6

Imágenes Estado digitalizadas

125

Radicado/Radicado

Unidad de Correspondencia Destino Externas Recibidas ER / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1. El Clasificador de la Unidad de correspondencia recibe la tula y revisa el contenido.

Dependencia destino

Estado

Quien registró/radicó

Todos

Medio de envío

Dependencia destino

Fecha de radicación

Medio de envio

05-08-2015

Unidad de correspondencia

Todos

filtrar

Radicado

2. El Clasificador verifica los datos contenidos en el radicado con el documento físico recibido, y recibe en el sistema.

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Tipo de Asunto/Referencia Documento

2015ER0000001

2

Oficio

Tiempo de respueta

Solicitud de información N/A sobre PRF XXX

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Destinatario

ERNEY BERNAL DESPACHO TARAZONA CONTRALOR

DEPARTAMENTAL LA GUAJIRA

Folios físicos

125

Imágenes Estado digitalizadas

125

Radicado/Radicado

Por distribuir / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Si los datos correspondientes a empresa de mensajería, servicio de mensajería y número de guía no fueron diligenciados se debe comunicar a la Unidad de Correspondencia origen para que diligencie los datos.

3. El Clasificador entrega el documento físico radicado con sus anexos si los tiene al Tramitador de la dependencia.

4. El Tramitador recibe el documento físico y busca el radicado en la Bandeja por Distribuir y recibe el radicado en el sistema.

El trámite continúa con el procedimiento de una Comunicación Externa Recibida en la dependencia que le dará respuesta al ciudadano.

Radicado

2015ER0000001

Tipo de Asunto/Referencia Documento

4

Oficio

Tiempo de respueta

Solicitud de información N/A sobre PRF XXX

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Destinatario

Dependencia destino

Fecha de radicación

Medio de envio

05-08-2015

Unidad de correspondencia

ERNEY BERNAL DESPACHO TARAZONA CONTRALOR

DEPARTAMENTAL LA GUAJIRA

Folios físicos

125

Imágenes Estado digitalizadas

125

Radicado/Radicado

2.3. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS (EE) POR MEDIO DE ENVÍO PERSONAL 2.3.1. Origen de la funcionalidad. Los funcionarios que realizan actividades en otras Entidades y requerían información debían desplazarse a la CGR a fin de dar trámite a la comunicación oficial, ya que no existía un trámite en el cual se pudiera hacer la entrega directa por parte del funcionario.

2.3.2. Ventajas de la implementación. Permitir que los usuarios radiquen y entreguen directamente las comunicaciones oficiales externas enviadas sin necesidad de ser recibidas por el receptor y asignar tramitador para su entrega.

2.3.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para los usuarios radicadores especialmente los que realizan Auditorías o trámites en otras Entidades.

Radicación

2.3.4. Procedimiento.

1

1. De click en el icono de Radicar EE ubicado en la barra de acceso rápido.

2. Diligencie el formulario electrónico con la totalidad de los datos que requiere el sistema: Tipo de documento, tiempo de respuesta, privacidad, asunto/referencia (debe ser el mismo del documento), folios físicos, dependencia origen, remitente, destinatario, observaciones si las tiene, medio de envío (Personal), soporte, y anexos si los tiene.

De click en Adicionar, para generar el número de radicado.

Al finalizar la radicación el estado digital se presenta como Finalizado.

Radicar EE Módulo de Radicación Tipo de Documento

Oficio

Tiempo de Respuesta

No aplica

Privacidad

Público

* * *

Asunto/Referencia

Solicitud de Información sobre Contrato XXX

Solicitud Folios físicos

2

Dependencia origen

83112- DIRECCIÓN DE VIGILANCIA FISCAL SECTOR AGROPECUARIO

Remitente

Carlos Ernesto Baquero Jiménez

2

*

* * * * Adicionar

Destinatario

Jorge Ricardo Medina Bohorquez

Observaciones

Entrega de fotocopia del contrato 2020 de 2014

Medio de envío

Personal

Soporte

Papel

* *

Unidad de correspondencia

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC

Anexos

2

*

Anexos Soporte

Folios físicos

Nombre

Descripción

Archivo

Adicionar

3. Organice el documento diligenciando los datos requeridos de Serie o subserie documental, expediente y tipología.

4. El sistema genera el número de radicado, el cual debe ser incluido en la comunicación oficial Externa Enviada.

5. Imprima la comunicación oficial, firmela y haga entrega de la misma solicitando los datos de recibido (nombre de quien recibe, fecha y hora).

Por organizar Dependencia

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Serie

Seleccione la dependencia

3 Expediente

Seleccione la serie

Tipología

Seleccione la serie

4 81115 Cali, 2 de agosto de 2015

Contraloría General de la República :: SGD

05/08/2015

Contraloría General de la República :: SGD 05-08-2015 12:09 Al Contestar cite este No. 2015ER0000000 Fol: 2 Anex:2 FA: 5 ORIGEN

6. Digitalice el documento con los datos de recibido, ingresando por el módulo de radicación, de click en la opción Digitalización.

El sistema muestra el radicado y al final se visualiza el icono correspondientes a digitalización , de click en el icono y proceda a realizar la actividad.

DESTINO ASUNTO OBS

Doctor JORGE RICARDO MEDINA BOHORQUEZ Secretario General Universidad de la Caña Asunto: Solicitud de información sobre Contrato XXX

Radicación Recibidas (ER) Enviadas (ER) Internas (IE) Documentos registrados Fax (ER) Email (ER) Devoluciones

Digitalización

6

83112- DIRECCIÓN DE VIGILANCIA FISCAL SECTOR AGROPECUARIO/Carlos Ernesto Baquero Jiménez

UNIVERSIDD DE LA CAÑA/Jorge Ricardo Medina Bohorquez Solicitud de Información sobre Contrato XXX

2015EE0000001

2.4. ENVÍO DE COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS (IE) POR VALIJAS

2.4.1. Origen de la funcionalidad. Para el envío y recepción de documentos en las Unidades de Correspondencia se utilizaba una planilla de envío, el registro no quedaba registrado en el sistema, por lo que la búsqueda de algún radicado se debía hacer físicamente.

2.4.2. Ventajas de la implementación. Permitir que la trazabilidad de los radicados se encuentren en el sistema y sea rápida su búsqueda.

2.4.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para los usuarios clasificadores de las Unidades de Correspondencia.

2.4.4. Procedimiento.

Unidad de Correspondencia Origen Internas Enviadas IE / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1. El Radicador entrega los documentos físicos al Clasificador de la Unidad de correspondencia quien recibe el documento radicado, verifica la información en el sistema (digitalizado y tramitado), y recibe en el sistema.

2. El Clasificador diligencia los datos del radicado de la planilla de envío en formato Excel, deposita el documento radicado con sus anexos si los tiene en la valija de envío, y genera la guía (número de tula y precinto).

Realiza el cargue de los datos empresa de mensajería, servicio de mensajería y número de guía en el radicado.

3. Entrega las tulas al funcionario de la empresa de mensajería previa firma del reporte generado a través del sistema de la empresa.

Dependencia destino

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Estado

Quien registró/radicó

Todos

Medio de envío

Dependencia destino

Fecha de radicación

Medio de envio

05-08-2015

Unidad de correspondencia

Todos

filtrar

Radicado

Tipo de Asunto/Referencia Documento

2015ER0000001

1

Oficio

Tiempo de respueta

Solicitud de información N/A sobre PRF XXX

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Destinatario

ERNEY BERNAL DESPACHO TARAZONA CONTRALOR

Empresa de Mensajería

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S. A. -4-72-

Servicio de mensajería

Corra Programado, Nacional, 0-500

Número de guía Observaciones

58896-20000

Entrega Cd con información sin verificar

Medio de envío

Unidad de correspondencia

Soporte

Papel

Unidad de correspondencia

DEPARTAMENTAL LA GUAJIRA

* *

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC

Folios físicos

125

Imágenes Estado digitalizadas

125

Por recibir/Por recibir

Adicionar

3

Unidad de Correspondencia Destino Externas Recibidas ER / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1. El Clasificador de la Unidad de correspondencia recibe la tula y revisa el contenido.

2. El Clasificador verifica los datos contenidos en el radicado con el documento físico recibido, y recibe en el sistema.

Dependencia destino

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Estado

Todos

Medio de envío

Todos

Quien registró/radicó filtrar

Radicado

Tipo de Asunto/Referencia Documento

2015ER0000001

2

Oficio

Tiempo de respueta

Solicitud de información N/A sobre PRF XXX

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Destinatario

Dependencia destino

Fecha de radicación

Medio de envio

05-08-2015

Unidad de correspondencia

ERNEY BERNAL DESPACHO TARAZONA CONTRALOR

DEPARTAMENTAL LA GUAJIRA

Folios físicos

125

Imágenes Estado digitalizadas

125

Radicado/Radicado

Por distribuir / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Si los datos correspondientes a empresa de mensajería, servicio de mensajería y número de guía no fueron diligenciados se debe comunicar a la Unidad de Correspondencia origen para que diligencie los datos.

3. El Clasificador entrega el documento físico radicado con sus anexos si los tiene al Tramitador de la dependencia.

4. El Tramitador recibe el documento físico y busca el radicado en la Bandeja por Distribuir y recibe el radicado en el sistema.

El trámite continúa con el procedimiento de una Comunicación Interna Enviada (IE), en la dependencia a la cual fue dirigida la comunicación.

Radicado

2015ER0000001

Tipo de Asunto/Referencia Documento

4

Oficio

Tiempo de respueta

Solicitud de información N/A sobre PRF XXX

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Destinatario

Dependencia destino

Fecha de radicación

Medio de envio

05-08-2015

Unidad de correspondencia

ERNEY BERNAL DESPACHO TARAZONA CONTRALOR

DEPARTAMENTAL LA GUAJIRA

Folios físicos

125

Imágenes Estado digitalizadas

125

Radicado/Radicado

2.5. FORMATOS QUE PERMITE SUBIR EL SISTEMA SIGEDOC 2.5.1. Origen de la funcionalidad. La necesidad de subir al sistema formatos como pdf, eml, msg, como documentos principales, dado que el sistema permitía solamente el formato tiff al momento de digitalizar el documento.

2.5.2. Ventajas de la implementación. Permitir al usuario subir formatos diferentes a TIFF como documentos principales en el radicado. Hace más flexible la herramienta, y permitirá en el corto plazo una más fácil integración con otras herramientas.

2.5.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del sistema.

2.5.4. Procedimiento.

1. Genere el radicado, incluya todos los datos que requiere el sistema: Tipo de documento, tiempo de respuesta, privacidad, asunto/referencia (debe ser el mismo del documento), folios físicos, dependencia origen, remitente, dependencia destino, destinatario, medio de envío, soporte, y anexos si los tiene.

Radicar IE Módulo de Radicación Tipo de Documento

Tipo de Documento

Oficio

Tiempo de Respuesta

No aplica

Privacidad

Público

* * *

Asunto/Referencia

Reportes de trámites pendientes en Sigedoc

Seleccione Folios físicos

Al finalizar el diligenciamiento, de click en Actualizar y el sistema le asigna el número del radicado.

*

*

2

Dependencia Origen

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

*

Remitente

Diego Ivan Betancourt Galeano / DIRECTOR GRADO 03

*

Dependencia destino

81113-GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

*

Destinatario

ADRIANA MARTINEZ SANCHEZ

*

Observaciones Medio de envío

Mensajería interna

Soporte

Papel

* *

Unidad de correspondencia

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC

Anexos

2

*

Anexos Soporte

Folios físicos

Nombre

Descripción

Archivo

1

2. Ingrese por el módulo de radicación, de click en la opción Digitalización. El sistema muestra tres (3) recuadros.

Radicación

3. Diligencie los datos en los recuadros correspondientes a: Dependencia origen, y/o Dependencia destino, y/o radicado, luego de click en Filtrar.

2

Recibidas (ER) Enviadas (ER) Internas (IE) Documentos registrados Fax (ER) Email (ER) Devoluciones

4. El sistema muestra el radicado y al final se visualizan los iconos correspondientes a edición y digitalización . De click en el icono de digitalización y proceda a realizar la actividad.

5. Sí la imágen ya fue digitalizada y debe ser cambiada, ingrese por el módulo de radicación y seleccione el tipo de comunicación a modificar: Recibidas (ER), Enviadas (EE), e Internas (IE).

Diligencie alguno de los datos requeridos en los recuadros y de click en Filtrar. El sistema muestra la lista de radicados, al ubicar el requerido de click en el icono de digitalización ubicado a la izquierda y realice nuevamente la actividad.

Digitalización

Atención

3

Para presentar el listado de digitación debe usar los filtros

Cargar varios archivos No se digitaliza

Digitalizar con código de barras

Digitalización: DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Dependencia Origen

Radicado 2015EE0058925

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

filtrar

Digitalización: DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Dependencia Origen

Radicado 2015EE0058925

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

filtrar

Radicado

2015EE0069940

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Oficio

Devolución de oficio 170109-0155111

Recuerde que las imágenes se pueden reemplazar siempre que el radicado se encuentre en estado físico Radicado.

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

5

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL 03-06-2015 Mensajería interna SECTOR SOCIAL

1

Imágenes Tramitador Estado digitalizadas

Seleccione

0

4

Radicado/Radicado

Atención

Recepción masiva

Radicar EE

Recibir

Asignar tramitador

Recibir

Mis radicados

Tramitador

Radicación Recibidas (ER)

Digitalizar con c Enviadas (ER) Internas (IE)

Externas Enviadas / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC Dependencia Origen Empresa de Mensajería

Estado Todos Quién registró / radicó Servicio Mensajería

Medio de envío

Todos filtrar

6. Para cargar archivos en formatos pdf, eml, msg y jpg, el archivo debe estar identificado, de click en Seleccionar el archivo y en Cargar.

Si el archivo no corresponde al tipo permitido por el sistema se presentará un aviso, para que cambie el archivo; si por el contrario el archivo cargado al sistema es correcto el sistema informará a través de un mensaje de asociación con el documento radicado.

7. Para visualizar las imágenes o archivos cargados de click en Ver documento. Se abrirá un pestaña con la visualización de los archivos y/o imágenes digitalizadas, en el panel izquierdo verá las miniaturas de estos según su tipo de archivo.

2015IE0000001 (imágenes digitalizadas 0) Archivo Seleccionar archivo

Ningún archivo seleccionado

*

6

Cargar

Digitalización

7

Resultados

Imágenes digitalizadas: 1 Los cambios se realizaron Volver

2015IE0000001 (imágenes digitalizadas 1) Archivo (debe ser MultiTFF /G4)

Ver documento

X

2.6. RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO CON COPIAS Y VISUALIZACIÓN DE LA IMÁGEN DESDE LA COPIA 2.6.1. Origen de la funcionalidad. Al realizar el radicado de documentos en los cuales se iban a generar copias, la(s) imagen(es), contenidas en el radicado original, debían ser digitalizadas a cada copia haciendo el proceso prolongado.

2.6.2. Ventajas de la implementación. Permitir al usuario que radica un documento que contiene copias, que la(s) imagen(es) contenidas en el radicado original se carguen y visualicen en las copias.

Radicación

1

Radicar IE Módulo de Radicación

2.6.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del sistema.

Tipo de Documento

Tipo de Documento

Oficio

Tiempo de Respuesta

No aplica

Privacidad

Público

* * *

Asunto/Referencia

Reportes de trámites pendientes en Sigedoc

Seleccione

2.6.4. Procedimiento.

Generar radicado 1. De click en el icono de acuerdo con el radicado a realizar ubicado en la barra de acceso rápido.

2. Diligencie el formulario electrónico con la totalidad de los datos que requiere el sistema de acuerdo con el tipo de radicado.

*

Folios físicos

2

Dependencia Origen

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

*

Remitente

Diego Ivan Betancourt Galeano / DIRECTOR GRADO 03

*

Dependencia destino

81113-GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

*

Destinatario

ADRIANA MARTINEZ SANCHEZ

*

*

Observaciones Medio de envío

Mensajería interna

Soporte

Papel

* *

Unidad de correspondencia

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC

Anexos

2

*

Anexos Soporte

Folios físicos

Nombre

Descripción

Archivo

Gestión de respuesta y Copia

Seleccione en la zona de gestión de respuesta y copia: Imprimir anexos en las copias, Grupo de usuarios y Listado de funcionarios.

Imprimir anexos en las copias?

Sí

Grupo de usuarios

Coordinadores de Gestión

Listado de funcionarios

10

Dependencia destino

(Se envía una copia a cada funcionario seleccionado) Destinatario

Medio de envío

Soporte

2

3. Organice el documento diligenciando los datos requeridos de Serie o subserie documental, expediente y tipología.

Por organizar Dependencia

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Serie

Seleccione la dependencia

3 Expediente Si el expediente no ha sido creado, de click en el icono de Expediente ubicado a la derecha y creelo teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental, ejemplo: NOVEDADES DE PERSONAL 2015 4. De click en Adicionar, para generar el número de radicado.

5. El sistema genera el número de radicado, el cual debe ser incluido en la comunicación oficial Interna o Externa según el caso.

Tipología

Seleccione la serie Seleccione la serie

Anexos Folios físicos

Soporte

Descripción

Nombre

Archivo

Gestión de respuesta y Copia Imprimir anexos en las copias?

Sí

Grupo de terceros

ALCALDIAS

Listado de funcionarios

0

Dependencia destino

Tipo de envío al grupo de terceros

Original (Se envía una copia a cada funcionario seleccionado)

Destinatario

Soporte

Medio de envío

Respuesta a radicado(s) Nº 2015ER0000000

4

Tesauro

Al incluir el radicado en la comunicación oficial, debe ser ubicado en la parte superior derecha, y debe mantener las proporciones de tamaño dentro del mismo.

Nota: las comunicaciones informativas Internas Enviadas (IE) y externas enviadas (EE) deben ser elaboradas en las planillas oficiales las cuales pueden ser descargadas de la intranet Click on line, en el icono Planillas Oficiales, son de uso obligatorio, y cuentan con la aplicación de la imagen institucional de la Entidad.

Adicionar

5 81115 Bogotá, 30 de julio de 2015

Doctor MIGUEL EDUARDO ORTIZ PEREA Profesional Universitario Grado 02 Dirección de Carrera Administrativa Asunto: Respuesta Radicado 2015IE0000000

6. Ingrese por el módulo de radicación, de click en la opción Digitalización. El sistema muestra tres (3) recuadros.

6

Radicación

7. Diligencie los datos en los recuadros correspondientes a: Dependencia origen, y/o Dependencia destino, y/o Radicado, luego de click en Filtrar.

Recibidas (ER) Enviadas (ER) Internas (IE) Documentos registrados Fax (ER) Email (ER) Devoluciones

8. El sistema muestra el radicado y al final se visualizan los iconos correspondientes a Ver y digitalización . De click en el icono de digitalización y proceda a realizar la actividad.

En las copias generadas las imágenes digitalizadas en el original quedan cargadas automáticamente.

Digitalización

Atención

7

Para presentar el listado de digitación debe usar los filtros

Cargar varios archivos No se digitaliza

Digitalizar con código de barras Digitalización: DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Dependencia Origen

Radicado 2015EE0058925

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

filtrar

Consulta en el radicado copia Digitalización: DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Dependencia Origen

9. Busque el radicado utilizando la búsqueda del sistema, ingrese al radicado por el icono Ver , y ubique en la zona Copias en donde encuentra un recuadro que dice Ver documento original con el número de radicado, al dar click en el radicado abrirá el mismo.

Radicado 2015EE0058925

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

filtrar

Radicado

Tipo de Asunto/Referencia Documento

2015EE0069940

Oficio

Devolución de oficio 170109-0155111

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Copias Ver el documento original 2015EE0000001

9

Anexos No hay anexos

Respuesta No. Nº Respuestaa radicados a radicado(s) 2015ER0000000

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL 03-06-2015 Mensajería interna SECTOR SOCIAL

1

Imágenes Tramitador Estado digitalizadas

Seleccione

0

8

Radicado/Radicado

2.7. REGISTRO DE LA PRUEBA DE ENTREGA EN UNA COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA ENVIADA (EE), POR MEDIO DE ENVÍO MENSAJERÍA INTERNA 2.7.1. Origen de la funcionalidad. El sistema no permitía ingresar los datos correspondientes a la prueba de entrega en las comunicaciones oficiales Externas Enviadas (EE), que se entregaban por mensajería interna.

2.7.2. Ventajas de la implementación. Permitir al radicador o receptor de documentos de la dependencia ingresar los datos correspondientes a la prueba de entrega (fecha y hora de recibido), en las comunicaciones oficiales Externas Enviadas (EE), que se entregan por mensajería interna.

2.7.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios radicadores o receptores de documentos del sistema.

2.7.4. Procedimiento.

1. Una vez realizado el proceso de radicación del documento incluida la digitalización, Reciba en el sistema y Asigne tramitador.

Por distribuir / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Radicado

Tipo de Asunto/Referencia Documento

2015ER0000001

2. El tramitador recibe en el sistema, y entrega el físico en la Entidad solicitando que le coloquen los datos de quien recibe (nombre, fecha y hora), en la copia que se archiva.

3.

El radicador busca el radicado ingresa por la bandeja de Mis radicados e ingresa los datos (fecha y hora). El receptor de documentos recibe en el sistema el radicado, e ingresa los datos (fecha y hora).

El estado del radicado una vez se incluyen los datos es Finalizado/Finalizado.

2

Oficio

Tiempo de respueta

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Solicitud de información N/A sobre PRF XXX

Destinatario

Dependencia destino

Cristina Camargo Díaz

Quien registró / radicó

Yolvi Zulay Ruiz

Fecha de creación

07-07-2015 17:11

Último usuario que actuaizó

Yolvi Zulay Ruiz

Última actualización

09-07-2015 14:40

Fecha de radicación

07-07-2015 17:11

Fecha de recepción del destinatario Fecha de asignación

09-07-2015

dd-mm-aaaa

Fecha de trámite

dd-mm-aaaa

Fecha final

09-07-2015 14:40

16:23

Medio de envio

05-08-2015

Unidad de correspondencia

ERNEY BERNAL DESPACHO TARAZONA CONTRALOR

DEPARTAMENTAL LA GUAJIRA

Información del acceso

Responsable

Fecha de radicación

3

Folios físicos

125

Imágenes Estado digitalizadas

125

Radicado/Radicado

2.8. CREACIÓN DE GRUPOS DE TERCEROS Y BUSCADOR DE TERCEROS Dentro del sistema Sigedoc se denomina TERCERO a la persona natural o jurídica a quien va dirigida una comunicación oficial emitida por la Contraloría General de la República.

2.8.1. Origen de la funcionalidad. El sistema no contaba con un buscador para indicarle al usuario si existían listas para ser utilizadas en envíos a un grupo de personas con características comunes, ejemplo Alcaldes de Colombia y Gobernadores.

2.8.2. Ventajas de la implementación. Permitir al usuario el uso de listas con grupos de terceros creados por otras dependencias, disminuyendo el tiempo en la búsqueda y digitación de datos en la generación de una nueva base.

Radicación Recibidas (ER)

2.8.3 Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del sistema.

Enviadas (ER) Internas (IE) Documentos registrados Fax (ER) Email (ER)

2.8.4. Procedimiento.

Devoluciones

Digitalización

Creación de listas con un Grupo de terceros 1. Ingrese al sistema, en el módulo de radicación de click en la opción denominada Grupos de terceros.

2. El sistema muestra el listado de grupos de terceros existentes. Las bases creadas con el tipo de Restringido podrán ser utilizadas solamente por quien las generó.

Nota: la restricción de una lista la define el usuario al momento de registrarla en el sistema.

Terceros Grupos de terceros

1

Mis documentos

Adicionar

Grupos de terceros Nombre

Identificador

filtrar

Tipo

2

Nombre

322

Publico

DIAN

315

Publico

FIDUCIARIA LA PREVISORA

320

Publico

FOGACOOP

316

Publico

FONDO NACIONAL DE GARANTIAS

1122

Publico

Descripción

Fecha de creación

15-04-2013 13:35 15-04-2013 13:05

15-04-2013 13:25

15-04-2013 13:09

SEGUIMIENTO F.A. OCUPACION ILEGAL

29-09-2014

ZONAS MARINAS Y COSTERAS

09:12

3. Al ingresar por el icono Adicionar ubicado en la parte superior derecha, puede crear un nuevo Grupo.

?

Ayuda

Adicionar

4. Diligencie el nombre del grupo a crear y seleccione en Tipo si el radicado es público o restringido. Luego dar click en Adicionar.

3 filtrar

5. De click nuevamente en el icono de Adicionar, el sistema muestra sobre el recuadro de Actualizar Grupo de Terceros las opciones:

Listado

Adicionar grupo de terceros

Descartar del Grupo, Adicionar nuevo, Buscar para adicionar, Cargar Archivo, y Listado

Nombre

*

Descripción

4 Al dar click en las opciones puede descartar, cambiar, o buscar la base de datos, 6. Para el caso de cargar archivo el sistema muestra la opción Descargar archivo de ejemplo que le permite descargar archivo en excel en el cual diligencia los datos de: cédula, nombres, primer apellido, segundo apellido, Nit empresa, nombre empresa, cargo en la empresa y dirección, debe

guardarlo con el nombre de la Lista, recuerde que el archivo debe mantener el formato establecido, no debe tener cifras con puntos ni datos iguales en las columnas de cédula y Nit.

Tipo

Adicionar

Descartar del grupo

Adicionar nuevo

Buscar para adicionar

Cargar archivo

Listado

Actualizar grupo de terceros Nombre

*

ALCALDIAS

Descripción

5

*

Tipo

Fecha de creación

20-08-2015 12:55

Quien registró / radicó

Stella nuñez Lopez

Archivo de terceros

7. La opción Archivo de terceros le permite cargar el archivo creado, de click en Examinar busque el archivo a subir al sistema y valide dando clik en el botón Validar tercero.

*

Seleccione

Examinar

7

Validar terceros

Descargar archivo de ejemplo

Cerrar

6

8. El sistema le muestra el archivo con los datos, si cumple con los parámetros le indica en la última columna con el dato Existe.

Persona natural

Identificación Nombre

52000001

9.

De click en el botón Aceptar validación, el sistema procesa la información, y genera el Grupo de terceros.

10. Para radicar debe realizar el proceso de radicación en Externas Enviadas, y en la zona denominada Gestión de respuesta y copia diligencie el nombre del Grupo creado.

11. De click en Adicionar y el sistema genera los radicados en orden consecutivo, para este proceso el sistema demora varios minutos.

12. Cuando se determina que el Tipo de envío al grupo de terceros es Original, a cada radicado se le deberá colocar rótulo de radicación y se digitalizan cada una de las comunicaciones oficiales.

Si elige la opción de Copias el radicado que genera el sistema es el número del radicado acompañado con la letra C y el número consecutivo correspondiente a cada copia.

2015EE0058963 2015EE0058963C1

Persona jurídica

MYRIAM AMANDA

Apellido

Segundo apellido

CASTILLO

CUBILLOS

4567890

Identificación Nombre

Jose Alfredo

Parra

Cadena

Dirección

Abogado sustanciador

Calle 32 26-42

Gerente General

Calle 2 50-00

Existe

8001234569

13511401

Cargo

8001234560

13511401

Jose

Perez

Perez

13511401

Jose

Perez

Perez

8001234569

13511401

Jose

Perez

Perez

8001234561

Contraloría de Bogotá La nueva Empresa

Existe

8 Otra nueva Empresa

Existe

Vendedor

Existe Existe

9000629179 8001234563 Aceptar validación

Existe Existe

Tercera nueva Empresa Cancelar

Existe

9

Gestión de respuesta y Copia Imprimir anexos en las copias?

Sí

Grupo de terceros

ALCALDIAS

Listado de funcionarios

0

Dependencia destino

Respuesta a radicado(s) Nº

10

Tipo de envío al grupo de terceros

Original (Se envía una copia a cada funcionario seleccionado)

Destinatario

Soporte

Medio de envío

12

11 Tesauro

Adicionar

Buscador de Grupo de terceros 1. Ingrese al sistema, en el módulo de radicación y de click en la opción denominada Terceros.

2. El sistema muestra el listado de grupos de terceros existentes puede ubicar el listado teniendo en cuenta el nombre dado al listado creado, puede ingresar por las Letras del abecedario ubicadas en la parte superior, o diligenciando alguno de los datos que solicita el sistema : Identificación, nombre, empresa, país, departamento, municipio, después de click en Filtrar.

Finalmente puede realizar la búsqueda ingresando por la lupa en cada título de las columnas y diligenciado un dato para que realice la búsqueda en el listado.

2

A B C D E F G H

Radicación

I

J K

L M N O P Q R S

T U V W X

Y Z

Adicionar

Tercero

Recibidas (ER) Identifica´ción

Enviadas (ER)

País

Empresa

Nombre

Seleccione

Departamento Seleccione

Municipio Seleccione departamento Original

Original

Internas (IE) Documentos registrados

Identificación

Nombres

Estado

Departamento Municipio

Dirección

Teléfono

filtrar

Última actualización

Fax (ER) Email (ER)

Devoluciones

Digitalización Terceros Grupos de terceros Mis documentos

1 11

2.9. RADICACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA ENVIADA (EE) O INTERNA ENVIADA (IE) CON COPIAS A UN LISTADO DE TERCEROS 2.9.1. Origen de la funcionalidad. El sistema no contaba con la opción de listas de terceros para enviar copias a una lista de funcionarios.

Radicación

2.9.2. Ventajas de la implementación. Permitir al usuario que radica un documento que contiene copias, utilizando la opciones de grupo y listas.

2.9.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del sistema.

1

Radicar EE Módulo de Radicación

2.9.4. Procedimiento.

Tipo de Documento

Oficio

Tiempo de Respuesta

No aplica

Privacidad

Público

* * *

Asunto/Referencia

Solicitud de Información sobre Contrato XXX

Solicitud

1. De click en el icono de acuerdo con el radicado a realizar ubicado en la barra de acceso rápido.

2. Diligencie el formulario electrónico con la totalidad de los datos que requiere el sistema de acuerdo con el tipo de radicado.

Seleccione en la zona de gestión de respuesta y copia: Imprimir anexos en las copias, Grupo de usuarios y Listado de funcionarios.

Para las comunicaciones Externas Enviadas (EE) al seleccionar Tipo de envío al grupo de terceros aparecen las opciones de Original o Copia, de acuerdo con la selección el sistema genera radicados por cada original para la opción Original, o el número del radicado acompañado con la letra C y el número consecutivo correspondiente a cada copia para el caso de Copia.

Folios físicos

2

Dependencia origen

83112- DIRECCIÓN DE VIGILANCIA FISCAL SECTOR AGROPECUARIO

Remitente

Carlos Ernesto Baquero Jiménez

*

* * * * Adicionar

Destinatario

Jorge Ricardo Medina Bohorquez

Observaciones

Entrega de fotocopia del contrato 2020 de 2014

Medio de envío

Personal

Soporte

Papel

* *

Unidad de correspondencia

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIAC

Anexos

2

*

Anexos Soporte

Folios físicos

Nombre

Descripción

Archivo

Gestión de respuesta y Copia Imprimir anexos en las copias?

Sí

Grupo de terceros

Ciudadanos

Listado de funcionarios

5

Dependencia destino

Tipo de envío al grupo de terceros

2

Original (Se envía una copia a cada funcionario seleccionado)

Destinatario

Medio de envío

Soporte

Respuesta a radicado(s) Nº

Tesauro

Adicionar

3. Al dar clickc en el número de funcionarios aparece el número de recuadros que le permite seleccionar los datos de las dependencias o Gerencias, al igual que los datos de los funcionarios a quien se va dirigida la copia.

4. Organice el documento diligenciando los datos requeridos de Serie o subserie documental, expediente y tipología.

5. De click en Adicionar, para generar el número de radicado.

Gestión de respuesta y Copia Imprimir anexos en las copias?

Sí

Grupo de usuarios

Coordinadores de Gestión

Listado de funcionarios

10

Tipo de envío al grupo de terceros

Dependencia destino

Destinatario

1

80011-CONTRALOR/UNIDAD DE INVESTIGACIONES ESPECIALES

Ruben Dario Mina Sanchez / ASESOR DE GESTION - GRADO 01

2

80012-CONTRALOR/UNIDAD DE COOPER NAL E INTERNAL

3

80031-CONTRALOR/CONTRALORIA AUXILIAR PARA EL SISTEMA

4

80116-VICECONTRALORÍA /DESPACHO DEL VICECONTRALOR

7. Realice el proceso de digitalización de imágenes en el radicado original.

En las copias generadas las imágenes digitalizadas en el original quedan cargadas automáticamente.

Soporte

Medio de envío Digital

Archivo electrónico

Máximo Perea Mosquera / PROFESIONAL UNIVERSITARIO - GRADO 02

Digital

Archivo electrónico

Ana Beatriz Berdugo Sanchez / PROFESIONAL ESPECIALIZADO - GRADO 03

Digital

Archivo electrónico

Mensajería interna

Papel

Felipe Cordoba Larrarte / VICECONTRALOR - GRADO 06

Respuesta a radicado(s) Nº

Tesauro

6. El sistema genera el (los) número(s) de radicado(s) original(es) con sus copias de acuerdo con la selección hecha de en el Tipo de envío al grupo de terceros, el cual debe ser incluido en la comunicación oficial Interna o Externa según el caso.

Al incluir el radicado en la comunicación oficial, debe ser ubicado en la parte superior derecha, y debe mantener las proporciones de tamaño dentro del mismo.

Original

(Se envía una copia a cada funcionario seleccionado)

5

Adicionar

6 81115 Cali, 2 de agosto de 2015

Contraloría General de la República :: SGD

05/08/2015

Contraloría General de la República :: SGD 05-08-2015 12:09 Al Contestar cite este No. 2015ER0000000 Fol: 2 Anex:2 FA: 5 ORIGEN DESTINO ASUNTO OBS

Doctor JORGE RICARDO MEDINA BOHORQUEZ Secretario General Universidad de la Caña Asunto: Solicitud de información sobre Contrato XXX

83112- DIRECCIÓN DE VIGILANCIA FISCAL SECTOR AGROPECUARIO/Carlos Ernesto Baquero Jiménez

UNIVERSIDD DE LA CAÑA/Jorge Ricardo Medina Bohorquez Solicitud de Información sobre Contrato XXX

2015EE0000001

3

2.10. RESTRICCIÓN DE IMÁGENES EN RADICADOS Y EXPEDIENTES Al radicar un documento el radicador le da la propiedad de Público o Restringido, los radicados públicos pueden ser visualizados, pero una comunicación oficial emitida o recibida por la Contraloría General de la República que se radique con carácter Restringido podrá ser visualizada la imagen, por quien la genere y el destinatario. La restricción de las imágenes en un radicado lo establece el usuario que radica.

2.10.1. Origen de la funcionalidad. Mantener la restricción para visualizar imágenes de los radicados que se les asigne al momento de radicar la condición de Privacidad Restringida.

2.10.2. Ventajas de la implementación. Permitir al usuario que radica un documento, dar restricción en la visualización de las imágenes que se van a incluir en el radicado.

2.10.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del sistema.

2.10. 4. Procedimiento.

Restricción de las imágenes del radicado 1.

Ubique en el área de acceso rápido los iconos Radicar (ER), Radicar (EE), y Radicar (IE), de click en el icono respectivo para radicar una comunicación de acuerdo al tipo de radicado a realizar .

2. Diligencie la totalidad de los datos requeridos en el formulario de radicación y en el recuadro denominado Privacidad seleccione la opción Restringido. Al finalizar el diligenciamiento de click en Adicionar y el sistema asigna el Número de Radicado.

Radicación

1

Digitalización

Radicar EE Módulo de Radicación Tipo de Documento

Tipo de Documento

Oficio

Tiempo de Respuesta

No aplica

Privacidad

Restringido

Asunto/Referencia Seleccione

* * *

2 Reportes de trámites pendientes en Sigedoc

*

3. Al realizar la búsqueda del radicado visualizará en el Tipo de Documento seguido del icono de Restringido .

Los usuarios que pueden visualizar las imágenes son:

Documentos Radicado

2014EE016917

Tipo de Documento

Citación

de Asunto/Referencia Tiempo respuesta

Concepto

Dependencia Origen

Remitente

3 No aplica

Hernando Egdar Velandia Rodriguez

Destinatario

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

DIANA SANDOVAL

Dependencia destino

Responsable

OFICINA DE SISTEMAS

N/D

Descarguelo aqui

Asignador de la dependencia destino en los casos ? de Externa Recibida e Interna Enviada.

Asignador de la dependencia origen, para Externa ?

Enviada e Interna Enviada.

Radicador de Externa Enviada e Interna Enviada. ?

Responsable del radicado. ?

Destinatario y usuarios que participen en el trámite ? del documento.

Dependencia destino

Responsable

Fecha de radicación

Folios físicos

Mensajería interna

Imágenes digitalizadas

Estado

4 OFICINA DE SISTEMAS

N/D

?

03-06-2015 15:26

1/54

N/D

1

Radicado / Radicado

4. Si el documento tiene imágenes digitalizadas el sistema relaciona el número en el recuadro, ya que el sistema no le permite visualizar las imágenes al usuario que no tenga los permisos.

1 Por organizar

Restricción del expediente 1. Organice el documento diligenciando los datos requeridos, si no existe expediente de click en el icono de Expediente y creelo teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental, ejemplo:

Dependencia

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Serie

Seleccione la dependencia

Expediente

Seleccione la serie

Tipología

Seleccione la serie

Imprimir

Organizar

Actualizar

Ver imágenes

NOVEDADES DE PERSONAL 2015

2. Ingrese por el icono Tabla de Retención Documental ubicado en la barra de Acceso rápido.

2

3. Ubique el expediente creado teniendo en cuenta la serie o subserie documental donde lo creó.

4. De click en el icono de Edición al expediente.

3

, para ingresar 81115-122 - CONTROL Y DIVULGACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS DIVULGACIÓN ACTOS ADMINISTRATIVOS 2012

5. En la Zona denominada Acceso a la Carpeta ubicada en la parte inferior, diligencie los datos requeridos a fin de establecer el usuario o usuarios que podrán acceder al expediente, y definir el nivel de acceso que tendrán, ya sea Modificar o Lectura. Finalmente de click en el botón Adicionar.

Los usuarios que tengan acceso al expediente podrán ver las imágenes de los radicados que se encuentren archivados en el mismo.

Nota: los expedientes que tienen restricción solamente pueden ser modificados por el responsable del mismo al cambiar el tipo de Usuario a Grupo.

DIVULGACIÓN ACTOS ADMINISTRATIVOS 2013 DIVULGACIÓN ACTOS ADMINISTRATIVOS 2014 DIVULGACIÓN ACTOS ADMINISTRATIVOS 2015

4

Acceso a la carpeta Tipo

Usuario

Nivel de acceso

Modificación

Usuario

Stella Nuñez López

Fecha inicial

29-06-2015

*

5

*

07:23

Fecha final Adicionar

2.11. ANULACIÓN DE NÚMEROS DE RADICACIÓN EN EL SISTEMA SIGEDOC 2.11.1. Origen de la funcionalidad. Los usuarios anulaban radicados, pero el jefe de la dependencia no tenían conocimiento de ello.

2.11.2. Ventajas de la implementación. Permite controlar la anulación de radicados y su aprobación por parte del jefe de la dependencia que se encuentren duplicados o que se encuentren sin haberse realizado trámite alguno.

2.11.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los Usuarios del sistema.

1

2.11.4. Procedimiento.

Salir

Para solicitar la anulación 1. Ingrese al sistema, utilice la búsqueda del radicado diligenciado el número del mismo en el recuadro ubicado en la parte superior derecha.

2. De click en la palabra Buscar.

3. El sistema muestra en la parte inferior el radicado, al final de la linea presenta el icono de Ver .

4. Ubique el icono Solicitar anulación y de click en el mismo. El sistema pregunta Está seguro de realizar los cambios? debe dar click en la opción Aceptar o Cancelar.

5. El sistema le solicita que digite la justificación o motivo por el cual requiere la anulación del número de radicado y posteriormente debe dar click en el botón OK para Aceptar, o en el botón Cancel para cancelar.

2

2015IE0000001

Destinatario

Dependencia destino

DIANA SANDOVAL / POSITIVA

SERVIENTREGA / SERVIENTREGA

Responsable

Folios físicos

Fecha de radicación

N/D

Stella Nuñez 03-06-2015 15:26 Lopez

N/D

Stella Nuñez 03-06-2015 14:56 Lopez

1/54

1/0

Imágenes digitalizadas

Tramitador

7

N/D VICTOR FABIO MORA AGUILAR

radicó el documento, y el estado físico debe estar en Radicado.

1

¡ ¡

Fecha de Radicación

29-06-2015 14:14

Fecha De Recepción

dd-mm-aaaa

Fecha De Asignación

dd-mm-aaaa

Fecha De Trámite

dd-mm-aaaa

Fecha final

dd-mm-aaaa

Por recibir

Finalizado / Finalizado

4 Imprimir

Solicitar anulación

Porque anula el documento?

Descripción de la solicitud de anulación

OK

Cancel

5

Ayuda

Estado

Descarguelo aqui

Prevent this page from creating additional dialogs.

Nota: la anulación de un documento solo la puede hacer quien

?

3

Para aprobar o rechazar la anulación 6. Los jefes o asignadores ingresan por el módulo de radicación y dan click en la opción Anular.

Radicación

7. El sistema muestra el listado de radicados con Solicitud de anulación. El asignador debe dar click en la opción Aceptar Anulación o Rechazar anulación.

Al seleccionar Rechazar anulación, el sistema muestra un recuadro en el cual debe escribir la razón por la que no se acepta la anulación del número y en consecuencia se debe dar trámite del radicado.

Recibidas (ER) Enviadas (ER) Internas (IE) Documentos registrados

Digitalización

Grupos de terceros

7

8. Los números de radicados que tengan Solicitud de anulación quedaran marcados con una X en la columna de estado, la cual indica que están en solicitud de anulación.

9. Los radicados a los cuales se les acepte o rechace la anulación desaparecen de la bandeja del asignador, denominada Anular.

Notas: ?

Los únicos números de radicado que podrán ser anulados serán los que se encuentren en estado Radicado/Radicado. ?

Los números de radicado con copias y cuyo número principal sea anulado, también anulará todas las copias asociadas independientemente del estado en que se encuentren. ?

Recuerde que la aceptación o rechazo le corresponde al jefe o asignador.

Aceptar anulación

Rechazar anulación

Anular Tipo de Asunto/Referencia Documento

Radicado

Al Aceptar la anulación el número del radicado presenta estado Anulado/Anulado y no se podrá realizar ningún trámite. Al usuario que solicitó la anulación le aparece en la lista de mensajes un mensaje de confirmación, debe dar click en el icono para que desparezca de la lista.

6

Anular Terceros

2015EE0069940

Oficio

Devolución de oficio 170109-0155111

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL 03-06-2015 Mensajería interna SECTOR SOCIAL

1

Imágenes Estado digitalizadas

0

Radicado/Radicado

1

Página 1

Anular Radicado

2015EE0069940

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Oficio

Devolución de oficio 170109-0155111

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

8

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

Imágenes Estado digitalizadas

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL 03-06-2015 Mensajería 0 X 1 interna / Estado del físico SECTOR Estado del documento SOCIAL (se solicitó la anulación de este documento)

Radicado/Radicado

Página 1

Resultados Los cambios se realizaron

Aceptar anulación

Rechazar anulación

Anular Radicado

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

Imágenes Estado digitalizadas

9 Página 1

1

3.1. CONSULTA DE INFORMACIÓN Y ORDENACIÓN DE RADICADOS DESDE LAS BANDEJAS

3.1.1. Origen de la funcionalidad. No se contaba con un sistema de consulta, para obtener o filtrar información relacionada con los radicados desde las bandejas Mis documentos, Documentos de la dependencia y Por distribuir.

3.1.2. Ventajas de la implementación. Permitir al usuario filtrar y consultar la información relacionada con los radicados utilizando diferentes criterios de búsqueda 3.1.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del Sigedoc.

3.1.4. Procedimiento. Los usuarios del sistema al ingresar visualizan las bandejas con la información de los radicados dependiendo su perfil dentro del Sigedoc. ?

Los perfiles administrador, asignador, clasificador, y receptor de documentos visualizan las bandejas de Mis documentos,

Documentos de la dependencia y Por distribuir. ?

El perfil tramitador visualiza las bandejas Mis documentos, y Por distribuir. El perfil usuario o funcionario visualiza la bandeja

de Mis documentos.

1. Ubique la bandeja en la cual requiere hacer la consulta.

2. De click en la(s) lupa(s) ubicada(s) en cada una de las celdas de los títulos. El sistema muestra un recuadro para que diligencie o seleccione según la información requerida; ejemplo en Radicado digitar el número y en tiempo de respuesta seleccionar de la lista.

Por distribuir / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

2 3

Físico

Radicado

2015ER0000001

2015ER0069940

3. De click en filtrar y el sistema muestra la información relacionada con la consulta.

1

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Oficio

Oficio

Solicitud de información sobre PRF XXX

Devolución de oficio 170109-0155111

Tiempo de respueta 24 Horas 48N/A horas 3 días

N/A

Remitente

Dependencia origen

Pedro Pablo Perez Bernal

N/A

Daniel Estupiñan Cáceres

N/A

Destinatario

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Dependencia Fecha de radicación destino

Folios físicos

Filtrar

Tramitador

Físico

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL

05-08-2015

125

N/D

Por asignar tramitador

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL

03-06-2015

1

N/D

Por asignar tramitador

3.2. DESCARGUE DE ARCHIVOS E IMPRESIÓN DE IMÁGENES EN EL SISTEMA SIGEDOC 3.2.1. Origen de la funcionalidad. Las solicitudes realizadas por los usuarios del sistema, sobre la necesidad de imprimir las imágenes de los radicados especialmente los que se radicaban por medio de envío digital.

3.2.2. Ventajas de la implementación. Permite cargar y descargar comunicaciones oficiales radicadas en el sistema, en formato PDF y TIFF. 3.2.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del sistema.

3.2.4. Procedimiento.

1. Ingrese al sistema, digite el número de radicado en el recuadro Buscar ubicado en la parte superior derecha.

1

1 Salir

2. De click en la palabra Buscar.

2

2015IE0000001

3. El sistema muestra en la parte inferior el radicado con la información correspondiente a: Radicado, tipo de documento, tiempo de respuesta, remitente, dependencia origen, destinatario, dependencia destino, responsable, fecha de radicación, folios físicos, tramitador, imágenes digitalizadas y estado, y los iconos correspondientes a Ver y Ver documento .

?

Ayuda

Expediente Nombre

Código

Fecha inicial

3

Estado

Fecha final

No hay elementos Descarguelo aqui

Documentos Radicado

Tipo de Documento

Asunto/Referencia

Tiempo de Respuesta

2014EE016917

Oficio

Solicitud Atención control enfernedad laboral

No aplica

2014EE016917 C1

Oficio

Autorización retiro de correspondencia enviada

No aplica

Remitente

Diego Iván Betancourt Galeano Diego Iván Betancourt Galeano

Dependencia Origen

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Destinatario

Dependencia destino

DIANA SANDOVAL / POSITIVA

N/D

SERVIENTREGA / SERVIENTREGA

N/D

Descarguelo aqui

Responsable

Fecha de radicación

Folios físicos

Stella Nuñez 03-06-2015 15:26 1/54 Lopez Stella Nuñez 03-06-2015 14:56 Lopez

1/0

Imágenes digitalizadas

Tramitador

N/D

7

VICTOR FABIO MORA AGUILAR

1

¡ ¡

Estado

Por recibir

Finalizado / Finalizado

4. De click en el icono de Ver documento y podrá visualizar las imágenes del radicado, en la parte izquierda encuentra las miniaturas y en la parte derecha la imagen correspondiente a la página digitalizada. Al dar click en cada una de las imágenes de las miniaturas se visualizan las imágenes digitalizadas. El visualizador muestra las imágenes en formato Tiff y el icono correspondiente al tipo de archivo cargado (pdf, emg o msg).

4

Impresión de imágenes 5. Para imprimir las imágenes de click en el icono de impresión , el sistema le genera verificación de la acción la cual debe Aceptar o Cancelar, si decide aceptar debe seguir las instrucciones de configuración de la impresora.

Ver documento 2014EE0161917 Miniaturas

/1

5

6. Las impresiones de las imágenes serán impresas con una marca de agua, que dice COPIA NO CONTROLADA el documento impreso es de carácter informativo ya que no reemplaza el documento original.

6

Descargue de archivos e imágenes Ver documento 2014EE0161917

7. Para descargar las imágenes de los radicados dar click sobre el icono Descargar documento, el sistema le genera un mensaje que pregunta Está seguro de descargar todas las imágenes en formato Tiff, y presenta las opciones de Aceptar o Cancelar.

Miniaturas

/1

7

Descargar documento

8. Aparece un recuadro preguntando si desea Abrir o Guardar, si elige guardar, se descargan automáticamente las imágenes o archivos, y los encuentra en la carpeta descargas de su computador o según la configuración de archivos descargados de su navegador.

89

9. Para descargar los archivos en formatos pdf, jpg, o jpg, debe dar click sobre la miniatura en el icono de acuerdo con el tipo de archivo, al dar click aparece el recuadro con las opciones de Abrir o Guardar el archivo.

8

3.3. BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES INGRESANDO POR LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 3.3.1. Origen de la funcionalidad. Facilitar la búsqueda de expedientes que se encuentren abiertos, cerrados o por entregar.

3.3.2. Ventajas de la implementación. Permitir al usuario la búsqueda de expedientes de acuerdo al tipo de archivo (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo de Trámite), o por el estado en que se encuentre el expediente (Abierto, Cerrado por entregar, Cerrada, Eliminada).

3.3.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del sistema.

3.3.4. Procedimiento.

1. Ingrese por el icono Tabla de Retención Documenubicado en la barra de Acceso rápido. tal 2. En la zona de Filtros, seleccione en el recuadro de Archivo físico el archivo en donde desea realizar la búsqueda: Todos, Archivo Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico o Archivo de Trámite. La primera opción realiza la búsqueda en los todos los archivos.

Seleccione en el recuadro de Estado de carpeta la opción: Todos, Abierta, Cerrada, Eliminada o Cerrada por entregar. La primera opción realiza la búsqueda de los expedientes, en todos los estados de los expedientes. Finalmente de click en filtrar.

3. De click en cada serie y subserie documental, para que se desplieguen los expedientes. Cada expediente muestra el icono que identifica si se encuentra Abierto o Cerrado .

1

Filtros Archivo físico

Archivo de trámite

Estado de carpeta

ABIERTA

2 filtrar

81115-027 - CERTIFICACIONES DE PAZ Y SALVO DOCUMENTAL CERTIFICACIONES PAZ Y SALVO DOCUMENTAL - 2012 CERTIFICACIONES PAZ Y SALVO DOCUMENTAL - 2013

3

CERTIFICACIONES PAZ Y SALVO DOCUMENTAL - 2014 CERTIFICACIONES PAZ Y SALVO DOCUMENTAL - 2015

3.4. RADICADOS DIGITALES EN LOS INVENTARIOS DE CARPETAS 3.4.1. Origen de la funcionalidad. Relacionar los radicados enviados en medio Digital en los inventarios de carpeta.

3.4.2. Ventajas de la implementación. Los documentos que no necesitan ser impresos, la información puede ser enviada de manera digital, no obstante el Sigedoc en el inventario de carpeta contaba los folios digitales y generaba una inconsistencia entre las carpetas físicas y las contenidas en SIGEDOC. 3.4.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del sistema.

1

3.4.4. Procedimiento.

1. Ingrese por el icono Tabla de Retención Documental ubicado en la barra de Acceso rápido .

2

81115-027 - CERTIFICACIONES DE PAZ Y SALVO DOCUMENTAL CERTIFICACIONES PAZ Y SALVO DOCUMENTAL - 2012

2. Ubique el expediente creado teniendo en cuenta la serie o subserie documental donde lo creó.

3. De click en el icono de Edición expediente.

, para ingresar al

CERTIFICACIONES PAZ Y SALVO DOCUMENTAL - 2013 CERTIFICACIONES PAZ Y SALVO DOCUMENTAL - 2014

3

CERTIFICACIONES PAZ Y SALVO DOCUMENTAL - 2015

Sub- Expedientes Sub-Expedientes

Orden

Nombre

Notas

No hay elementos

4. En la zona de Sub-Expediente, de click en el icono . de Inventario de carpeta

Carpetas físicas / Ubicación física Sub-Expediente

Archivado

Archivo físico

Unidad de conservación

Bloque (B)

Cuerpo

Estante (E)

Entrepaño Caja (A)

Archivador vertical

Gaveta

Fecha inicial

Fecha final

1

Certificaciones de Paz y Salvo enero-febrero 2015

200

Seleccione

Sí

Carpeta

02-01-2015

01-03-2015

Seleccione

1

Certificaciones de Paz y Salvo marzo-abril 2015

208

Seleccione

Sí

Carpeta

03-03-2015

15-04-2015

El sistema muestra un recuadro denominado Carpetas físicas en donde debe seleccionar el número y/o nombre del expediente o subcarpeta, del cual va a generar el inventario.

5. Se genera un archivo en formato pdf el cual puede ser descargado e impreso. Los radicados digitales se identifican en el inventario de carpeta con la nota (Es documento electrónico).

Total de folios

Orden Nombre

Seleccione

Cerrar

Actualizar

Imprimir rótulo

Inventario Inventario de carpeta de caja

4

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y CONTROL DE CALIDAD (SIGCC) CÓDIGO: GRE-81115-AX-02 VERSIÓN: 2.0 MACRO-PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS DE LA ENTIDAD Fecha: 28-07-2011 PROCESO: ADMINISTRAR DOCUMENTACIÓN ANEXO 2 - INVENTARIO DE CARPETA 90

2015IE0055727

91

2015IE0055813

Página 1 de 1

12-06-2015 10:00

SOLICITUD PAZ Y SALVO CARRANZA BARBOSA CRISTIAN CAMILO

(Es documento electrónico)

12-06-2015 11:13

SOLICITUD PAZ Y SALVO PEDRO PÉREZ

(Es documento electrónico)

5

3.5. REPORTE INDIVIDUAL SOBRE RADICADOS PENDIENTES DE TRÁMITE Y EXPEDIENTES ABIERTOS

3.5.1. Origen de la funcionalidad. Las solicitudes de Paz y Salvos Documentales, requieren la generación de reportes para verificar los radicados pendientes de trámite y los expedientes que están a cargo del funcionario que lo solicita, el usuario no tenia la opción de consultar por si mismo los radicados que tenia pendientes de tramite.

3.5.2. Ventajas de la implementación. Le permite al usuario generar el reporte Pendientes de trámite, el cual relaciona los radicados generados y asignados que tienen trámite pendiente, también permite visualizar los expedientes o carpetas que aparecen a nombre de él, y que no han sido cerradas en el sistema.

3.5.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios del Sigedoc.

3.5.4. Procedimiento.

1. Ingrese a la regleta de acceso rápido, al final de ésta se presenta un icono que dice: Pendientes de Trámite.

1 2. Se presentan dos recuadros con la dependencia y el usuario con el que se registró en la plataforma, 3. Al dar click en alguno de los tres (3) botones el sistema genera el reporte individual de radicados en diversos formatos.

Nota: los usuarios con perfil tecnólogo y administrador pueden generar reportes de otras dependencias y de otros usuarios.

Pendientes de trámite Dependencia Origen

Ver en pantalla

Ver en PDF

Descargar CSV

Funcionario

2

81115 - DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Stella Nuñez Lopez

Ver en pantalla

Ver en PDF

Descargar CSV

3

4.Al seleccionar Ver en pantalla se presentará en la parte inferior el listado con los radicados y los expedientes que tienen pendientes trámites dentro del Sigedoc, en la parte derecha se muestra el motivo por el cual el radicado no se encuentra finalizado.

El reporte generado relaciona las comunicaciones oficiales internas enviadas IE y externas enviadas EE que fueron radicadas por el usuario, si en el momento de generar el reporte se encuentran en estado Radicado/Radicado, no se podrá expedir el certificado de paz y salvo.

En las comunicaciones oficiales externas enviadas EE, además del estado Radicado/Radicado, se tienen en cuenta los estados de: Por recibir, Por organizar, En trámite, y Por asignar, para expedir el certificado de paz y salvo, es decir, si alguna comunicación oficial externa enviada se encuentra en alguno de los estados mencionados, no se podrá expedir el certificado de paz y salvo documental.

Para la expedición de Paz y Salvo Documental no se tienen en cuenta los radicados que sean responsabilidad del destinatario.

Pendientes de trámite Dependencia Origen

El reporte contiene los datos relacionados a continuación: radicado, asunto, remitente, dependencia origen, destinatario, dependencia destino, responsable, fecha de radicación, estado, dependencia, radicador, medio de envío, y motivo.

Funcionario

81115 - DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA YOLVI ZULAY RUIZ

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Ver en PDF

Descargar CSV

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTAL

4

REPORTE PENDIENTES DE TRÁMITE YOLVI ZULAY RUIZ Z RADICADO

2012EE0067227

ASUNTO

ASIGNACION SIGEDOC

REMITENTE

DEPENDENCIA ORIGEN

Margarita Maria Jimenez Quintero

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

2012EE0067241 C1

Respuesta SOLICITUD ASIGNACION SIGEDOC

Martha Patricia Tovar Gonzalez

2012EE0067241 C2

Respuesta SOLICITUD ASIGNACION SIGEDOC

Martha Patricia Tovar Gonzalez

2012EE0067291

Remito elementos para instalación equipos proyecto Sistema de Gestión Documental

Willian Torres Quevedo

2012EE0069872

Remisión respuesta traslado derecho de petición

2012EE0070609

Tra Of Gcia Departamental Quindío No 80634-152-0103069 de 24/08/2012.

DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

DESTINATARIO

RESPONSABLE

CARLOS SAAVEDRA /ASCONTROL TOLIMA

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

FECHA RADICACION

04/10/2012 12:02

ESTADO

Finalizado / Por asignar tramitador Por recibir / Finalizado

DEPENDENCIA RADICADOR

DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

RADICADOR

MEDIO DE ENVIO

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

Unidad de correspondencia

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

Unidad de correspondencia

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

Unidad de correspondencia

Procurador

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

04/10/2012 13:26

Fiscal /Fiscalia General de La Nación

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

Finalizado / Por 04/10/2012 13:26 asignar tramitador

DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

CLAUDIA LILIANA TORO CHALA/CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

04/10/2012 15:09

Finalizado / Por asignar tramitador

DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

Unidad de correspondencia

Martha Patricia Tovar Gonzalez

DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

SERGIO ANTONIO MEDINA MARTINEZ/GERENCIA DEPARTAMENTAL HUILA

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

18/10/2012 10:46

Finalizado / Por asignar tramitador

DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

YOLVI ZULAY RUIZ TORRES

Unidad de correspondencia

Mario Solano Calderon

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL

CGR Gerencia Departamental del Quindío

Milton Rios García

19/10/2012 17:44

Por recibir / Finalizado

DIRECCION DE VIGILANCIA FISCAL SECTOR SOCIAL

Milton Rios García

Unidad de correspondencia

MOTIVO

29-05-2015 09:12 / El estado físico o digital no se ha finalizado y realizó la última acción.

5. Al seleccionar Ver en PDF el sistema genera un documento de extensión pdf que podrá guardar e imprimir.

6. Al seleccionar Descargar CSV se genera el reporte en un archivo Excel el cual debe descargar.

7. En la parte inferior del listado de documentos encontrará la lista de Carpetas o expedientes en estado Pendientes por trámite, donde verá la información de cada expediente: dependencia, serie, subserie, nombre, archivo físico en donde se encuentra, estado, número de carpetas físicas, número de carpetas físicas por entregar, y el motivo por el cual aparece en el reporte. Las carpetas que ya no se requieren por que finalizó el proceso deben ser cerradas en el sistema y quedan en estado Cerrada por entregar.

Para la expedición de Paz y salvos documentales los expedientes que van a continuar trámite deben ser Trasladados al funcionario que continuará el trámite y a quien se le hace entrega del expediente físico. Para realizar el cambio debe: a. Ingresar al expediente y cambiar el nombre del responsable. b. El sistema genera un mensaje al nuevo responsable quien debe Aceptar o Rechazar la responsabilidad del expediente. El cambio del responsable se realiza una vez sea aceptado el expediente.

Los expedientes que finalizaron el trámite deben ser Cerrados en el sistema y entregados físicamente al Archivo de Gestión. Para realizar el cierre en el sistema debe: a. Finalizar los radicados que se encuentren en el expediente. b. Ingresar al expediente por el icono de Editar , ubique el icono de cerrar , al dar click en el sistema solicita confirmación de la acción y queda en estado Cerrada por entregar.

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTAL

REPORTE PENDIENTES DE TRÁMITE Pagina 5 de 5 CÓDIGO DEPENDENCIA

81115

7

CARPETAS YOLVI ZULAY RUIZ Z DEPENDENCIA

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

SUBSERIE

SERIE

NOMBRE

ARCHIVO FÍSICO

ESTADO

CARPETAS FÍSICAS CARPETAS FÍSICAS TOTALES POR ENTREGAR

MOTIVO

81115 - DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

81115-027-CERTIFICACIONES DE PAZ Y SALVO DOCUMENTAL

-

CERTIFICACIONES PAZ Y SALVO DOCUMENTAL 2012

ARCHIVO DE TRÁMITE

CERRADA POR ENTREGAR

4

4

11-09-2013 08:40 / Es responsable y no se han entregado todas las carpetas físicas al archivo de gestión.

81115 - DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

81115-241-SOLICITUDES INTERNAS

-

SOLICITUDES INTERNAS DIAC 2012

ARCHIVO DE TRÁMITE

ABIERTA

1

1

20-11-2012 15:45 / Es responsable y no se han entregado todas las carpetas físicas al archivo de gestión.

81115 - DIRECCION DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

81115-152-02-DERECHOS DE PETICIÓN

81115-152-DOCUMENTOS DERECHOS DE PETICIÓN DIAC 2012 DE ORIGEN CIUDADANO

ARCHIVO DE TRÁMITE

ABIERTA

1

1

19-11-2012 17:30 / Es responsable y no se han entregado todas las carpetas físicas al archivo de gestión.

4.1. REASIGNACIÓN DE RESPONSABLE A UN DOCUMENTO RADICADO 4.1.1. Origen de la funcionalidad. El Asignador de la dependencia designaba al usuario en el sistema que debía dar trámite a un documento radicado, pero si debía ser reasignado a otro usuario el sistema no lo permitía.

4.1.2. Ventajas de la implementación. Permitir reasignar un documento radicado en el sistema a un usuario diferente al inicialmente asignado.

4.1.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para los usuarios Asignadores (Jefes) del sistema.

4.1.4. Procedimiento.

1. Ubique la bandeja de Documentos de la dependencia.

2

1

Documentos de la dependencia / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

2. Consulte el radicado en que se requiere hacer la Asignación del nuevo usuario utilizando las lupas que se encuentran en las celdas de los títulos.

Para poder Asignar nuevamente un radicado en el sistema, el estado del digital debe encontrarse en Por asignar, Asignado o Por organizar.

3. Seleccione el radicado en el cuadro de la derecha y de click en el botón Asignar.

4. Ingrese los datos del nuevo usuario a quien se le asigna el documento y de click en el botón Enviar.

Nota: La asignación de documentos se realiza al interior de la dependencia y el traslado se efectúa entre dependencias.

Recibir Asignar

Físico

Radicado

3

2015ER0000001

2015ER0069940

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Oficio

Oficio

Solicitud de información sobre PRF XXX

Devolución de oficio 170109-0155111

Tiempo de respueta

N/A

N/A

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Daniel Estupiñan Cáceres

Dependencia origen

N/A

N/A

Destinatario

Dependencia Fecha de radicación destino

* Motivo

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Folios físicos

Trasladar Asignar

Tramitador

Físico

CONTRALORIA

*DELEGADA Dependencia destino 05-08-2015 PARA EL SECTOR SOCIAL

125

N/D

Asignado

1

N/D

Por asignar tramitador

* Usuario

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL

Enviar

03-06-2015

4.2. ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE TRASLADO DE DOCUMENTOS RADICADOS EN SIGEDOC 4.2.1. Origen de la funcionalidad. Una vez el documento radicado era trasladado el sistema no permitía que el destinatario lo aceptara o rechazara, y éste debía volver a trasladar hacia la dependencia y usuario que debía atenderlo por ser de su competencia.

4.2.2. Ventajas de la implementación. Permitir al destinatario acceder al documento, verificar si es de su competencia y tomar la decisión sobre Aceptar o Rechazar el traslado de un documento radicado. Recuerde que los traslados se relizan entre dependencias.

4.2.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para todos los usuarios.

4.2.4. Procedimiento.

Trasladar Aceptar traslado

1. Ingrese al sistema, busque en la bandeja Mis documentos o Documentos de la dependencia el radicado que va a trasladar.

Físico

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Radicado

2. De click en el recuadro ubicado a la izquierda del radicado.

2

2015ER0000001

2015ER0069940

3. De click en el botón Trasladar ubicado en la parte superior de la bandeja, el sistema muestra un recuadro donde debe diligenciar el Motivo, la dependencia destino, y el Usuario, luego debe dar click en Enviar.

Oficio

Oficio

Tiempo de respueta

Dependencia origen

Remitente

Destinatario

Dependencia Fecha de radicación destino

Recibir

Folios físicos

Tramitador

Físico

* Motivo

Solicitud de información sobre PRF XXX

N/A

Pedro Pablo Perez Bernal

Devolución de oficio 170109-0155111

N/A

Daniel Estupiñan Cáceres

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL

05-08-2015

125

N/D

CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL

03-06-2015

1

N/D

* Dependencia destino

N/A

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

N/A

Trasladar

3

Asignado

* Usuario

Recibir

Tipo de Asunto/Referencia Documento

2015ER0000001

Físico

5. El radicado que se encuentra en Solicitud de Traslado se visualiza con una flecha verde, el texto en color rojo y el estado Aceptar traslado.

Cancelar traslado

Enviar

Por asignar tramitador

Por distribuir / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Radicado

4. El Tramitador debe recibir el radicado en la bandeja Por distribuir y hacer entrega del documento físico.

Rechazar traslado

1 Documentos de la dependencia / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

4

Oficio

Radicado

2015EE0069940

Tiempo de respueta

Solicitud de información N/A sobre PRF XXX

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Oficio

Devolución de oficio 170109-0155111

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Destinatario

Dependencia destino

Medio de envio

05-08-2015

Unidad de correspondencia

ERNEY BERNAL DESPACHO TARAZONA CONTRALOR

DEPARTAMENTAL LA GUAJIRA

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Diego Iván Betancourt Galeano

Fecha de radicación

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Folios físicos

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

CONTRALORIA DELEGADA Unidad de PARA EL 03-06-2015 Correspondencia SECTOR SOCIAL

4

125

Tramitador

5

Seleccione

Por entregar

Por recibir

Cambiar tramitadorr

Imágenes Estado digitalizadas

125

Radicado/Radicado

Imágenes Estado digitalizadas

4

Aceptar traslado

Aceptar o rechazar traslado 5. Al usuario al que le fue trasladado el documento radicado le aparece el radicado en la bandeja de Mis documentos.

6. Si decide aceptar el traslado, reciba el documento físico y Acepte el traslado en el sistema dando click en el botón Aceptar traslado.

7. Si luego de Revisar el documento del radicado determina que no es de su competencia y decide Rechazar el traslado no reciba el documento físico y de click en el botón Rechazar traslado .

6

Aceptar traslado

Físico

Radicado

2015EE0069940

Rechazar traslado

Cancelar traslado

5

Mis documentos

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Oficio

Devolución de oficio 170109-0155111

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

CONTRALORIA DELEGADA Unidad de PARA EL 03-06-2015 Correspondencia SECTOR SOCIAL

4

Tramitador

Seleccione

Imágenes Estado digitalizadas

4

Aceptar traslado

7

Recibir

Trasladar

4.3. ANULACIÓN O ELIMINACIÓN DE CARPETAS VACÍAS, TRASLADO DE EXPEDIENTES Y REORGANIZACIÓN DE RADICADOS 4.3.1. Origen de la funcionalidad. Se evidenciaron documentos radicados, que fueron organizados sin tener en cuenta la TRD, igualmente se encontraron carpetas creadas sin ningún contenido.

4.3.2. Ventajas de la implementación. Concordancia en la organización de los documentos contenidos en los expedientes físicos y electrónicos de acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD). Reubicar documentos finalizados que se encuentren organizados en series o subseries que no corresponden. Trasladar expedientes a otras series o subseries documentales.

4.3.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para los usuarios que requieran reorganizar documentos, trasladar expedientes y/o anular o eliminar carpetas vacías creadas en el sistema, para ello se requiere de autorización por parte del jefe de la dependencia.

4.3.4. Procedimiento.

Reorganizar radicados 1. El jefe de cada dependencia solicita al Director de la DIAC, a través de correo electrónico, habilitar la funcionalidad de Reorganizar documentos para el funcionario que lo requiera, indicando nombres y apellidos, y el lapso de tiempo que se requiere para realizar la actividad.

2. Ingrese al sistema, utilice la búsqueda del radicado diligenciado el número del mismo en el recuadro ubicado en la parte superior derecha.

2 Salir

3

2015IE0000001

?

Ayuda

3. De click en la palabra Buscar.

Destinatario

4. El sistema muestra en la parte inferior el radicado, al final de la linea presenta el icono de Ver .

Dependencia destino

DIANA SANDOVAL / POSITIVA

SERVIENTREGA / SERVIENTREGA Descarguelo aqui

Nota: un expediente es el conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio.

Responsable

Fecha de radicación

Folios físicos

N/D

Stella Nuñez 03-06-2015 15:26 1/54 Lopez

N/D

Stella Nuñez 03-06-2015 14:56 Lopez

1/0

Imágenes digitalizadas

Tramitador

N/D

7

VICTOR FABIO MORA AGUILAR

1

¡ ¡

Estado

Por recibir

Finalizado / Finalizado

4

5. Ubique el área Volver a organizar y diligencie la información requerida en los recuadros de Dependencia, serie, expediente y tipología, y finalmente de click en Organizar.

Por organizar Dependencia

81115-DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Serie

Seleccione la dependencia

Expediente

Seleccione la serie

Tipología

Seleccione la serie

6. El sistema solicita verificación de la acción, y muestra recuadro en el cual le pregunta ¿Por qué reorganiza el documento?, una vez diligenciada la justificación de click en Aceptar.

5

Imprimir

Organizar

Actualizar

X

172.20.30.47 necesita alguna información

7. Los radicados pueden se reorganizados en expedientes de las dependencias que hagan parte de la misma Gerencia, oficina o Contraloría Delegada, de acuerdo con la estructura organizacional.

Mensaje del script:

Ver imágenes

Aceptar

6

¿Por qué reorganiza el documento?

Cancelar Por que es un documento de novedades de personal

- CONTRALORÍA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL 84111 - CONTRALORIA DELEGADA PARA EL SECTOR SOCIAL 84112 - DIRECCIÓN DE VIGILANCIA FISCAL SECTOR SOCIAL

8. Para ver el documento en su nueva ubicación, ingrese por el icono de Tabla de Retención Documental .

7

84113 - DIRECCIÓN DE ESTUDIOS SECTORIALES SECTOR SOCIAL

81115-122 - CONTROL Y DIVULGACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS DIVULGACION ACTOS ADMINISTRATIVOS 2012 DIVULGACION ACTOS ADMINISTRATIVOS 2013

Ubique la serie, y/o subserie documental, y expediente en donde fue reorganizado el radicado para verificar la nueva ubicación.

DIVULGACION ACTOS ADMINISTRATIVOS 2014 DIVULGACION ACTOS ADMINISTRATIVOS 2015 1-DIVULGACIÓN ACTOS ADMINISTRATIVOS 2015 2015IE0003793 - INFORME 2015IE0005334 - INFORME

9. Al reorganizar un radicado en un expediente cuyo responsable es diferente al usuario, el sistema genera un mensaje dirigido al responsable del expediente para que Revise, Apruebe o Rechace .

2015IE0012304 - INFORME ENVIO DIARIOS OFICIALES 2015IE0012732 - ENVIO DIARIOS OFICIALES 2015IE0023670 - ENVIO DIARIOS 2015IE0026409 - INFORME

8

2015IE0027720 - SOLICITUD

9

9

Archivo Listado de mensajes 2. Organización

El Usuario Misael Antonio Valencia Avila responsable de la carpeta ACTAS 2013 ELIANA ha rechazado la organización del documento 2013EE0016467, debe organizar

3. Organización

El Usuario PEDRO LUIS DAZA CORONEL ha organizado el documento 2013EE0015016 C1140 en el expediente SUMINISTROS E INSUMOS 2014 que es de su responsabilidad, ¿acepta?

10. Si el responsable Acepta queda registrado en el block de auditoría, si por el contrario la opción es Rechace el usuario debe reorganizar nuevamente el documento.

Reorganizar documentos radicados teniendo en cuenta las diferentes versiones de TRD El procedimiento a realizar es el mismo de reorganizar radicados pero al llegar al paso 5 debe: 5. Ubique el área Volver a organizar y seleccione en el recuadro correspondiente a TRD, la versión de la Tabla de Retención documental en donde se encuentra o va a crear el expediente, diligencie la información requerida en los recuadros de Dependencia, serie o subserie documental, expediente y tipología, y finalmente de click en Organizar.

10

Registros de auditoría Acción del Documento

Descripción

Usuario

Fecha

Actualizar

Se organizó y finalizó el documento

Stella Nuñez López

29-07-2015 09:13

172.18.138.79

Información

Se reorganizó el documento y se eliminaron los índices existentes, la justificación es: Por error al archivar el documento

Stella Nuñez López

29-07-2015 09:13

172.18.138.79

Actualizar

Se organizó el documento

Stella Nuñez López

05-11-2014 11:37

172.18.138.79

Volver a organizar TRD Dependencia

Serie Expediente Tipología

Aprobación 11-11-2011 Versión 3.0 Aprobación 19-12-2012 Versión 3.1 Aprobación 25-10-2013 Versión 3.2 Aprobación 10-05-2014 Versión 4.0 Seleccione la dependencia Seleccione la serie Seleccione la serie

Organizar

5

Actualizar

Eliminar expedientes vacíos 1. El jefe de cada dependencia solicita al Director de la DIAC, a través de correo electrónico, habilitar la funcionalidad de Eliminar carpetas vacías para el funcionario que lo requiera, indicando nombres y apellidos, y el lapso de tiempo que se requiere para realizar la actividad.

2 2. Ingrese por el icono Tabla de Retención Documental ubicado en la barra de Acceso rápido.

IP

3. Ubique la carpeta vacía creada teniendo en cuenta la serie o subserie documental donde lo creó.

DIVULGACION ACTOS ADMINISTRATIVOS 2012 DIVULGACION ACTOS ADMINISTRATIVOS 2013

4. De click en el icono de Edición carpeta vacía.

, para ingresar a la

3

81115-122 - CONTROL Y DIVULGACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

4

DIVULGACION ACTOS ADMINISTRATIVOS 2014 DIVULGACION ACTOS ADMINISTRATIVOS 2015

Carpetas físicas / Ubicación físicas

5. Ubique el icono Descartar , ubicado en la zona de Carpetas físicas/Ubicación física y de click en el.

Sub-Expediente

Orden

Nombre

Total de Archivo físico folios

Unidad de conservación

Archivado

Bloque (B) Cuerpo

Estante (E)

Entrepaño (A)

Caja

Archivador vertical

Gaveta

Fecha inicial

Fecha final

No hay elementos

5 6. El sistema genera un mensaje de alerta al responsable de la carpeta vacía que le informa que se eliminará y que no hay documentos asociados.

Cerrar

Descartar

Actualizar

Imprimir rótulo

Inventario de carpeta

Inventario de caja

81115-239 - REGISTROS DE CONTROL DE SERVICIOS DE ARCHIVO 81115-239-01 - REGISTRO DE CONTROL DE CONSULTA 81115-239-02 - REGISTRO DE CONTROL DE PRÉSTAMO

7. Verifique que la carpeta vacía creada no se visualice en la serie o subserie ingresando por el icono Tabla de Retención Documental .

81115-239-03 - REGISTRO DE CONTROL DE REPROGRAFÍA

7

Trasladar expedientes Para realizar un traslado de expediente el responsable del mismo debe:

Carpetas físicas / Ubicación físicas Sub-Expediente

Orden

Nombre

Total de Archivo físico folios

Archivado

Unidad de conservación

Bloque (B) Cuerpo

Estante (E)

No hay elementos

Realice los pasos 1 a 4 del proceso anterior.

6 Cerrar

5. Seleccione la serie o subserie documental a donde se va a trasladar el expediente.

6. Ubique el icono Trasladar , ubicado en la zona de Carpetas físicas/Ubicación física y de click en el.

Descartar

Actualizar

Imprimir rótulo

Inventario de carpeta

Inventario de caja

Entrepaño (A)

Caja

Archivador vertical

Gaveta

Fecha inicial

Fecha final

4.4. DEVOLUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS (EE) EN EL SIGEDOC 4.4.1. Origen de la funcionalidad. Cuando la Empresa de Mensajería realizaba la devolución de las Comunicaciones Oficiales Externas Enviadas - EE, remitidas a través de la Unidad de Correspondencia, era necesario volverlas a radicar para direccionarlas al remitente.

4.4.2. Ventajas de la implementación. Eliminar un documento tenga doble radicado. Agilizar la recepción y entrega del documento. Conservar la trazabilidad del documento dentro del sistema.

4.4.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para los usuarios clasificadores de las Unidades de correspondencia y usuarios receptores de documentos de las dependencias.

4.4.4. Procedimiento.

2014EE016917 2014EE016917C1

Oficio

Solicitud Atención control enfernedad laboral

Oficio

Autorización retiro de correspondencia enviada

No aplica

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Stella Nuñez Lopez

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

No aplica

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Stella Nuñez Lopez

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

N/D

03-06-2015 1/0 15:26

N/D

08-07-2015 1/0 12:26

1

Por organizar / Finalizado

0

Finalizado/

0

Unidades de Correspondencia 1. Verifique que el documento a devolver se encuentre en estado físico Finalizado. Ingrese por el buscador digitando el número de radicado.

2

2. Ubique el icono Devolución que se encuentre en la barra de acceso rápido y de click en él.

3. Seleccione el radicado de acuerdo con la lista que aparece, seleccione el motivo de la devolución, y de click en Actualizar. Para que el radicado se encuentre en la lista que muestra el sistema la información de la prueba de entrega se debe haber diligenciado.

Devolución Módulo de Radicación

2013EE001644 C2

Motivo

Datos inconsistentes

*

5. Al buscar el radicado y ver el estado del mismo se visualiza el icono que lo identifica como devuelto.

Actualizar

*

Resultados

4

El documento se marcó como devuelto

4. El sistema muestra un anuncio en la parte superior derecha que dice Se marcó el documento como devuelto.

3

*

Devolución

Radicado

2015EE0069940

Tipo de Asunto/Referencia Documento

Oficio

Devolución de oficio 170109-0155111

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

5

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

CONTRALORIA DELEGADA Unidad de PARA EL 03-06-2015 Correspondencia SECTOR SOCIAL

4

Tramitador

Seleccione

Imágenes Estado digitalizadas

4

Por recibir/ Finalizado

6. Entregue el documento físico al Clasificador quien debe recibir el radicado en el sistema.

7. El Clasificador hace entrega del documento físico al Tramitador quien recibe en el sistema.

Radicado

2015EE0069940

Tipo de Asunto/Referencia Documento

6Oficio

Devolución de oficio 170109-0155111

Remitente Dependencia Origen Destinatario Dependencia Destino

Diego Iván Betancourt Galeano

DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

Carlos Eduardo Umaña Lizarazo

Fecha de Medio de Folios radicación envio físicos

CONTRALORIA DELEGADA Unidad de PARA EL 03-06-2015 Correspondencia SECTOR SOCIAL

4

Tramitador

Seleccione

Imágenes Estado digitalizadas

4

Por recibir/ Finalizado

Dependencias 8. El Tramitador recibe documento devuelto en físico y actualiza su recibo en el sistema. Hace entrega del documento al Receptor de documentos quien lo recibe en físico y en digital el trámite del radicado finaliza en el sistema.

9. El receptor de documentos hace entrega del documento físico al Responsable del mismo quien archiva el documento físico devuelto.

4.5. ASIGNACIÓN DE DOBLE DEPENDENCIA A UN USUARIO DEL SIGEDOC 4.5.1. Origen de la funcionalidad. El desarrollo busca que los usuarios que se encuentren en comisión, encargo o en cualquier otra situación administrativa, que comprenda el desarrollo de sus actividades en dos despachos o dependencias, puedan tramitar y organizar radicados en cada una de las dependencias asignadas.

4.5.2. Ventajas de la implementación. Permitir al usuario la generación y trámite de radicados desde dos despachos o dependencias en las cuales desarrolla sus actividades.

4.5.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para el usuario que lo requiera.

4.5.4. Procedimiento.

1. El Jefe de dependencia o despacho solicita por medio de correo electrónico al Director de La Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia, la asignación de doble dependencia del funcionario, la cual se habilita por un tiempo máximo de tres (3) meses.

Una vez habilitado el funcionario por parte de la DIAC, al ingresar al sistema aparece un mensaje en donde le indica que Tiene varias dependencias asociadas, actualmente está trabajando con, y aparece un recuadro con la Dependencia que se encuentra activada, la cual puede ser cambiada por el usuario al dar click en la segunda dependencia asignada.

La Tabla de Retención Documental (TRD), que aparece durante el cambio de dependencia le permite al usuario crear radicados y expedientes, al igual que dar trámite a los mismos.

!

Tiene varias dependencias asociadas, actualmente está trabajando con 81115 - DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 81115 - DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

, para cambiar de dependencia simplemente seleccione la nueva dependencia en el campo anterior y confirme el cambio

81116 - DIRECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

Número de radicado

Buscar

4.7. AUTOASIGNACIÓN DE RADICADOS POR PARTE DE LOS TRAMITADORES 4.7.1. Origen de la funcionalidad. Los usuarios tramitadores les asignaban los radicados los Clasificadores y los Receptores de documentos, el sistema no permitía asignar a un nuevo tramitador en los casos que los documentos no pertenecieran a la dependencia.

4.7.2. Ventajas de la implementación. Permitir al usuario tramitador una vez reciba el documento físico, comparar la información, seleccionar los radicados de su dependencia y finalmente asignarselos.

4.7.3. Perfil del funcionario. Esta funcionalidad esta habilitada para los usuarios tramitadores.

4.7.4. Procedimiento.

1. El Clasificador entrega el documento físico radicado con sus anexos si los tiene al Tramitador de la dependencia.

2. El Tramitador recibe el documento físico, ubica en la Bandeja por Distribuir el radicado en el sistema.

Para consultar radicados puede utilizar las lupas que se encuentran en las celdas de los títulos.

3. Seleccione el radicado en el cuadro de la izquierda y de click en el botón Recibir.

Por distribuir / DIRECCIÓN DE IMPRENTA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Oficio

2 Recibir

Radicado

2015ER0000001

Tipo de Asunto/Referencia Documento

3

Oficio

Tiempo de respueta

Solicitud de información N/A sobre PRF XXX

Remitente

Pedro Pablo Perez Bernal

Destinatario

Dependencia destino

Fecha de radicación

Medio de envio

05-08-2015

Unidad de correspondencia

ERNEY BERNAL DESPACHO TARAZONA CONTRALOR

DEPARTAMENTAL LA GUAJIRA

Folios físicos

125

Por entregar

Por recibir

Cambiar tramitadorr

Imágenes Estado digitalizadas

125

Radicado/Radicado

TALLER 1. SOLICITUD DE TRASLADO DE UNA COMUNICACIÓN EXTERNA RECIBIDA - ER PERFILES QUE INTERVIENEN Unidad De Correspondencia Tramitador Receptor documental Usuario DESARROLLAR EL SIGUIENTE EJERCICIO PRÁCTICO El ciudadano Pedro Pérez, trae un documento con una denuncia de un presunto caso de corrupción encontrado en la alcaldía del Buenvivir: 1. El RADICADOR1 de la Unidad de Correspondencia Recibe, Radica y Digitaliza el documento y todos sus anexos como una comunicación oficial Externa Recibida.

2. El CLASIFICADOR de la unidad de correspondencia le recibe el documento ER por el sistema al RADICADOR. 3. El TRAMITADOR2 una vez reciba el documento físicamente, ingresa al sistema con su usuario y contraseña, y en la bandeja por Distribuir de la dependencia de destino, busca el radicado ER y lo recibe.

4. El RECEPTOR3 de documentos de la dependencia de destino, una vez recibe el documento físico, lo recibe también por el sistema.

5. El RECEPTOR de documentos traslada por el sistema el radicado a un usuario de otra dependencia.

6. El usuario de la nueva dependencia de destino acepta la solicitud de traslado.

7. El tramitador de la de pendencia que originó el traslado se asigna el documento (recibe – bandeja por distribuir)4.

8. El usuario recibe y se asigna el documento.

9. El usuario una vez organiza el radicado, proyecta la respuesta enlazándola con el ER, y finaliza el trámite.

1

El radicador antes de generar el número de radicado tendrá que organizarlo en la serie o subserie documental y expediente que corresponda.

El tramitador puede recibir documentos de todas las dependencias de su Unidad de correspondencia.

El receptor de documentos debe verificar que las imágenes digitalizadas en el sistema corresponde con los documentos físicos que le están entregando.

4 Este paso se realiza siempre y cuando la solicitud de traslado sea aceptada.

2

3

Este documento se terminó de editar en septiembre de 2015 Diseño y diagramación: Stella Núñez López Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia