E-learning Comment commencer? by Bert Coolen

E-learning Comment commencer ?

Implémenter l’e-learning en entreprise ne se fait pas du jour au lendemain. L’entreprise doit s’informer et définir clairement pourquoi elle opte pour cette forme d’apprentissage dans certaines situations, pour certains groupes cibles ou pour un contenu spécifique … Ce guide vise à effacer autant que possible l’incertitude quant à l’efficacité et la faisabilité d’une méthode d’apprentissage connue sous le nom de “e-learning”en vous proposant une marche à suivre dans le montage de votre projet. Ce projet a été financé avec le soutien de la Commission Européenne. La responsabilité en incombe exclusivement aux auteurs ; la Commission ne peut être tenue pour responsable de l’utilisation de l’information qui y figure.

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ÂŠ BE-ODL - 2/06/2003

Auteurs Ce guide a été rédigé grâce à la collaboration des organismes suivants (par ordre alphabétique) : BE-ODL est un réseau visant entre autres la promotion de l’apprentissage ouvert et à distance auprès des travailleurs. Le réseau met sur pied des activités virtuelles et « réelles » dans un but d’échange de bonnes pratiques. BE-ODL est à la recherche de synergies et établit dès lors des liens avec d’autres réseaux en Belgique intéressés par l’apprentissage ouvert et à distance. Céfora est le centre de formation sectoriel du comité paritaire 218, le comité paritaire complémentaire des employés. Ce secteur regroupe environ 50.000 entreprises, représentant environ 340.000 employés. Céfora organise des formations gratuites pour ces employés et pour des demandeurs d’emploi. De plus, Céfora rembourse les subsides de formation et organise de l’outplacement pour ce secteur. Le FOREM en tant que service public de l’emploi et de la formation en Région wallonne agit en coordonnateur des différentes composantes du marché, tout en fournissant des services d’intérêt général tels que la formation qualifiante ou l’aide à la recherche active d’emploi. GIVI offre la palette complète des méthodologies de formation : des formations en présentiel à l’e-learning en passant par l’apprentissage ouvert. Elle permet ainsi de proposer à tout apprenant et pour toute formation le parcours d’apprentissage idéal. GIVI propose en plus des services se rapportant à ces formations : de la consultance autour de projets de formation au développement de cours et à l’implémentation d’une plate-forme de formation : Competas. IPV est le centre de formation de l’industrie alimentaire (CP 118 et CP 220). Il propose un éventail de services à l’industrie alimentaire : des formations standards au coaching dans un certain nombre de domaines comme des plans de formation en passant par des formations sur mesure. IPV s’adresse aux travailleurs, aux demandeurs d’emploi ainsi qu’au public scolaire. VIBAM est l’organisme de formation sectoriel pour l’industrie métallurgique et électronique de la province d’Anvers. Il assiste les entreprises du CP 209 dans la formation de ses employés. VIBAM travaille pour 500 entreprises représentant 15000 employés.

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Table des matières

1. Comment commencer ? .........................................................................................6 2. Déterminez le besoin de formation .......................................................................7 2.1. Compatibilité e-learning - profil des apprenants ...................................................... 8 2.2. L’e-learning en tant qu’élément du parcours de formation? ................................. 10 2.3. Existe-t-il un besoin de formation en e-learning?.................................................... 11 2.4. Demandez conseil ....................................................................................................... 12

3. Quels sont vos besoins? ........................................................................................13 3.1. Disposez-vous des cours souhaités (contenu)? ......................................................... 14 3.2. De quels logiciels et hardware devez-vous disposer? .............................................. 17 3.4. Lieu d’apprentissage.................................................................................................. 19 3.5. De qui avez-vous besoin? ........................................................................................... 20

4. Calculez le coût .....................................................................................................21 4.1. A quoi devez-vous penser? ........................................................................................ 21 4.2. Comparez.................................................................................................................... 22

5. Comment préparer un projet ?...........................................................................23 5.1. Le projet est-il faisable?............................................................................................. 23 5.2. L’analyse SWOT ........................................................................................................ 24 5.3. A partir d’une approche RH, quels sont les avantages et les inconvénients manifestes?......................................................................................................................... 26 5.4. Quels objectifs souhaitez-vous atteindre? ................................................................ 27 5.5. Quelle stratégie utilisez-vous?................................................................................... 28 5.6. Cherchez de l’appui, informez & argumentez......................................................... 29

6. Comment monter un projet ?..............................................................................33 6.1. Le projet est-il toujours faisable? ............................................................................. 33 6.2. Facteurs de réussite.................................................................................................... 34 6.3. Pensez aux conditions accessoires............................................................................. 35 6.4. Etablissez un plan d’action........................................................................................ 36 6.5. Prévoyez l’accompagnement des apprenants .......................................................... 37 6.6. Démarrez et évaluez un projet pilote........................................................................ 38

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1. Comment commencer ? Pas à pas

Le schéma suivant mentionne les différentes étapes que vous devez parcourir pour monter un projet en e-learning. Ces étapes seront explicitées dans les pages suivantes. Analysez la problématique oui

Déterminez le besoin de formation

non

p.7 Les apprenants sont-ils prêts? oui

Autre solution

p.6

Existe-t-il un besoin de formation en e-learning ? oui

Pouvez-vous faire quelque chose ?

Trouvez une solution

Evaluez le besoin en e-learning Et en d’autres méthodologies

p.9

Faites un inventaire de vos besoins

p.12

Calculez le coût

p.19

p.21

non

Existe-t-il un besoin de formation?

E-learning = faisable ?

non

oui

non

oui

Pouvez-vous faire quelque chose ?

Autres formes d’apprentissage non Blended learning

Trouvez une solution oui Demandez des conseils, p.27 Cherchez de l’appui Cherchez des avantages additionnels, non Réactions positives Contre-arguments envers e-learning ? Ou choisissez une autre méthodologie Etablissez un plan d’action Informez p.30 Montez un projet pilote Evaluez le projet pilote

non

Projet pilote = positif ? oui Prêt pour un projet plus important

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2. Déterminez le besoin de formation Déterminez le besoin

Avant de commencer à penser à l’e-learning, vous devez vous poser la question de savoir si une formation est bien nécessaire. Analysez la problématique oui

Existe-t-il un besoin de formation?

non

Autre solution

Déterminez le besoin de formation

Définissez le besoin d’ elearning

Le tableau suivant vous permet de faire une première analyse sur l’opportunité de l’e-learning dans votre entreprise. 1

Définissez les objectifs pédagogiques.

Les apprenants doivent savoir / connaître

L’e-learning est dans ce cas parfaitement possible Possibilité de combiner e-learning et tests

Les apprenants doivent comprendre les connaissances Les apprenants doivent S’il s’agit d’une formation à un logiciel, appliquer les connaissances possibilité de combiner e-learning avec

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des exercices. En cas de formation avec application à un autre domaine, il faut combiner l’elearning à une autre méthodologie dans laquelle les connaissances sont également appliquées. La formation vise un D’autres méthodologies sont plus changement d’attitude. appropriées. L’e-learning ne peut y être offert que comme soutien d’apprentissage Examinez le nombre de personnes à former.......... (Le nombre d’apprenants influence le coût.) Parcourez les caractéristiques du groupe cible et leur flexibilité: Le groupe cible n’a pas le même niveau de départ Le groupe cible n’a pas les mêmes objectifs Le groupe cible n’a pas le même contenu de formation Le groupe cible est réparti géographiquement Un grand groupe de travailleurs doit être formé simultanément Le groupe cible ne peut pas être libéré simultanément Plus vous cochez des cases dans cette liste, plus le choix pour une méthodologie flexible telle que l’e-learning s’impose.

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2.1. Compatibilité e-learning - profil des apprenants Profil de l’apprenant

Il s’avère que l’e-learning n’est pas approprié pour tous les apprenants. Cochez dans la liste dans quelle mesure votre groupe cible répond aux critères qui augmentent les chances de réussite de l’e-learning. Le groupe cible est ou a … Des compétences informatiques Internaute (recherche spontanément sur Internet) Multilingue (comprend les instructions en langue anglaise) Perçoit l’utilité de la formation Motivé (interne et /ou externe Æ tendance à chercher une solution si une évaluation positive en dépend...) Ose parcourir le module de façon autonome et contacter un coach

Applicable?1 1 2 3 4 1 2 3 4 1

1 1

2 2

3 3

4 4

Autonome/Débrouillard ( Cherche seul avant de demander de l’aide)

L’apprenant sait-il poursuivre ses efforts jusqu’au bout?

... Plus la cote est élevée, plus votre produit en e-learning sera susceptible d’être utilisé.

1 = le moins, 4 = le plus applicable

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Que pouvezvous faire?

Si le groupe cible ou une partie du groupe cible ne répond pas à un certain nombre de critères, vous pouvez à l’aide du schéma suivant examiner ce que pouvez faire. L’apprenant a des connaissances de base en informatique

non

Prévoyez une formation de base en informatique

oui Apprenant = internaute ?

non

Prévoyez une initiation à Internet

oui Apprenant = autonome ?

non

Prévoyez un accompagnement intensif

oui Apprenant= multilingue ?

non

Prévoyez une formation en langue

oui non

Apprenant = motivé ?

Est-ce possible de prévoir de la motivation externe (rémunération, promotion...)? non

oui

Combinez plusieurs méthodes

p.9 E-learning = OK

oui

Prévoyez motivation externe

Est-ce possible de combiner différentes méthodes d’apprentissage? non

Prévoyez une autre méthodologie

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2.2. L’e-learning en tant qu’élément du parcours de formation? L’e-learning est rarement non intégré

L’expérience nous dit que tous les apprenants ne possèdent pas le degré de motivation et d’autonomie nécessaires pour parcourir le module en e-learning. Il est donc conseillé d’intégrer l’e-learning dans le parcours de formation. Indiquez de quelle façon votre projet en e-learning peut s’intégrer au parcours de formation de l’apprenant.

Le cours en e-learning veille à ce que tous les apprenants aient le même niveau lors du début du cours en présentiel (ou atelier...).................................................... Le cours en e-learning permet aux apprenants de préparer de façon autonome et à leur rythme la prochaine activité planifiée ............................................................... Le cours en e-learning apporte avant tout la théorie. Vient éventuellement ensuite un autre moment de mise en pratique...................................................................... Le cours en e-learning est utilisé après le parcours de formation en tant qu’outil de réactualisation des connaissances ou comme ouvrage de référence. Les apprenants peuvent le consulter à tout moment. ..................................................... Le cours en e-learning est introduit via une séance d’information expliquant aux apprenants le fonctionnement du cours et ce qu’ils peuvent en attendre................. Le cours en e-learning permet une actualisation des connaissances en fonction des nouvelles circonstances ........................................................................................... Le cours en e-learning apporte une solution à un problème grâce au rapport flexible entre la théorie et la pratique ...................................................................... Les apprenants choisissent leur méthodologie, soit l’e-learning soit une autre méthodologie ...........................................................................................................

Blended learning

Le ‘blended learning’ consiste à combiner plusieurs approches méthodologiques. Une approche en e-learning est suivie ou précédée par une autre méthodologie.

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2.3. Existe-t-il un besoin de formation en e-learning? Bilan provisoire Vous ne pouvez pas partir du principe que l’e-learning convient pour tous les

apprenants. Certains apprenants resteront toujours récalcitrants envers l’elearning. Il est cependant possible d’augmenter le nombre d’apprenants en prévoyant des formations ou accompagnements supplémentaires ou en combinant l’e-learning avec d’autres méthodologies. A l’aide du schéma suivant, faites le point provisoire. Préformation

Combien d’apprenants ont besoin d’une initiation à l’informatique? Combien d’apprenants ont besoin d’une initiation à Internet? Combien d’apprenants ont besoin d’un accompagnement intensif ? Combien d’apprenants ont besoin d’une motivation supplémentaire?

Date de début

Durée

Lieu

Objectif pédagogique

Nombre d’apprenants

Contenu

Méthode d’apprentissage

Ordre

Formation proprement dite

Nous conseillons une combinaison de plusieurs approches méthodologiques. Cela permet en outre d’utiliser une autre méthodologie en tant qu’élément motivateur pour la session en e-learning.

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2.4. Demandez conseil Importance

Lors du montage du projet en e-learning, il n’y a pas de mal à aller voir ce que le marché peut offrir et aller prendre conseil Nous vous proposons ci-dessous un aperçu de l’aide que les différents organismes, impliqués dans ce projet, peuvent vous offrir. Il va de soi que sur le marché il y a encore d’autres acteurs nationaux et internationaux. Consultez le site de BE-ODL: www.be-odl.org pour plus d’informations.

Informations concernant l’e-learning

Conseil sur e-learning

Offre de cours en e-learning

Vdab www.vdab.be

Vibam PC 209 www.vibam.be

Organisme Cefora PC 218 www.cevora.be Forem-formation www.hotjob.be

Cours sur mesure

Conseils, Accompagnement

IFV PC 118 & 220

www.ipv.be Givi Services & Training www.givi.be

Pour plus d’information sur ‘Hébergement’ (le cours est sur le serveur d’un fournisseur) et plate-forme de formation (la plate-forme qui permet de créer, de gérer et de présenter les cours) vous pouvez contacter Givi Services & Training.

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3. Quels sont vos besoins? Composantes essentielles

Dans cette partie, nous vous donnons un aperçu de ce dont vous avez besoin lors d’un projet en e-learning. Tout dépend dans quelle mesure vous soustraitez certains éléments ou non. OK? Contenu (développer ou acheter, voir p. 14)........................................................... Hardware (voir p. 17)............................................................................................... Logiciels (voir p. 17)................................................................................................ Logistique (lieu d’apprentissage, voir p. 19)............................................................ Ressources humaines (voir p. 20) ............................................................................

Composantes complémentaires

La mise sur pied d’un projet en e-learning implique plus que les éléments cités ci-dessus. Le projet doit être annoncé et “vendu” en interne. Vous devez faire progresser le projet et parfois faire appel à une collaboration externe. OK? Marketing et communication ................................................................................... Intégration et entretien ............................................................................................. Consultance..............................................................................................................

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3.1. Disposez-vous des cours souhaités (contenu)? Cours standard ou cours sur mesure ?

Le schéma suivant vous permettra de décider si vous achetez un cours standard ou si vous optez pour un cours sur mesure. Départ non

Le cours existe-t-il?

Développer son propre cours

oui non

Cours = utilisable? oui

L’achat du cours est plus cher que le développement?

oui

Disposez-vous des ressources nécessaires?

non

oui Développer soi-même est moins cher que de sous-traiter ?

non

Faire développer un cours

non

oui

Achat d’un cours standard

Développer son propre cours

Quand le cours est-il utilisable?

Lorsque vous examinez si le cours qui vous est proposé est utilisable, vous devez penser à : Contenu = OK? Qualité de la langue = OK? Objectifs = clairement formulés? Le contenu correspond aux objectifs ? Le cours = modulable? Le cours = convivial?

Le coût d’un cours

Examinez si le cours qui vous est proposé, est plus cher que le développement de votre propre cours (voir également p. 21 “Calculez le coût”) Pensez à : • Le coût par utilisateur x nombre d’utilisateurs. • Le coût de l’offre (infrastructure, PC, connexions) • Frais éventuels d’installation ou frais d’entrée ( Hébergement) • Le coût de l’accompagnement

Remarquez que le coût n’est pas toujours prépondérant. D’autres arguments peuvent jouer un rôle (gestion propre, indépendance, uniformité)

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Faire développer ou développer soimême un cours

Vous optez pour un cours sur mesure. Le schéma suivant vous montre selon quels critères vous pouvez décider si vous faites développer le cours ou si vous le développez vous-même. Recherche Examinez si vous disposez des ressources nécessaires pour développer vous-même un cours en e-learning. Vous avez besoin de : • Développeurs (experts contenu, , graphiste, gestionnaire du serveur) • Logiciels • Hardware pour accéder au cours (PC, serveur, modems...)

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3.2. De quels logiciels et hardware devez-vous disposer? Proposer des cours

Des cours en e-learning peuvent être proposés en stand alone ou via une plate-forme de formation. La plate-forme peut être hébergée chez vous ou chez un fournisseur. Dans ce cas, les cours vous sont proposés via hébergement. Le hardware et les logiciels dépendent fortement du fournisseur. Le schéma suivant vous donne un aperçu des exigences minimales au niveau technique.

Cours en e-learning en stand alone

Exigences minimales pour l’apprenant Ordinateur standard avec connexion Internet2 ......................................................... Minimum Pentium II................................................................................................ Une mémoire interne de minimum 32MB ............................................................... Un disque dur de minimum 1 GB ............................................................................ 24x CD-ROM........................................................................................................... Ecran de 15’’............................................................................................................

Une plateforme de formation en gestion propre

Exigences minimales pour l’apprenant et le coach Ordinateur standard avec connexion Internet........................................................... Minimum Pentium II................................................................................................ Une mémoire interne de minimum 32MB ............................................................... Un disque dur de minimum 4GB ............................................................................. 24x CD-ROM........................................................................................................... Ecran de 15’’............................................................................................................ Exigences minimales pour l’administration Serveur .................................................................................................................... Base de données ....................................................................................................... Operating System: Windows 2000, Windows NT ................................................... Mémoire: 256MB RAM minimum .......................................................................... Un disque dur avec un espace de programmation de 500 MB................................. Serveur web (HTTP): Microsoft IIS 5.0 ou plus......................................................

Plus la connexion est rapide, plus il y a de confort d’apprentissage. Demandez à votre fournisseur de quelle connexion vous devez disposer.

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Des cours en e-learning via hébergement3

Exigences minimales pour l’apprenant Ordinateur standard avec connexion Internet........................................................... Minimum Pentium II................................................................................................ Une mémoire interne de 32 MB............................................................................... Un disque dur de minimum 4GB ............................................................................. 24x CD-ROM........................................................................................................... Ecran de 15’’............................................................................................................ Exigences minimales pour le coach Comme pour l’apprenant si le coaching est en gestion propre ................................ Exigences minimales pour l’administration (peut également être sous-traité) Serveur .................................................................................................................... Base de données ...................................................................................................... Operating System: Windows 2000, Windows NT ................................................... Mémoire: 256MB RAM minimum .......................................................................... Un disque dur avec 500 MB d’espace de programmation ....................................... Serveur web (HTTP) : Microsoft IIS 5.0 ou plus ....................................................

Nous recommandons une vérification de ralentissements par des sécurités telles que firewall. Ici également la vitesse de connexion agira sur le confort d’apprentissage

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3.4. Lieu d’apprentissage Importance

Le lieu d’apprentissage est très important. Le tableau suivant mentionne les avantages et les inconvénients des différentes possibilités Lieu de travail

Centre ouvert 4

Domicile

Sur le train de ou vers le travail

Avantage Inconvénient Idéal pour un apprentissage • Ne pas sous-estimer les “just-in-time” facteurs de dérangement • Pas de contact avec les collègues apprenants • Pas de contrôle sur l’environnement d’apprentissage Le déplacement vers ce lieu • Endroit idéal pour stimuler l’apprentissage d’apprentissage peut être un obstacle à l’apprentissage. • Contact avec les collègues apprenants • Tranquillité, le travailleur détermine lui-même son environnement d’apprentissage • Idéal si cela peut se faire dans un contexte de télétravail Les temps morts sont comblés par des moments d’apprentissage

Pas toujours motivant pour l’apprenant et son entourage familial d’apprendre pendant son temps libre. L’apprentissage à domicile n’est pas toujours autorisé. • Demande une grande capacité de concentration • Connexion (l’apprenant doit pouvoir apprendre hors connexion)

Environnement spécifique permettant un apprentissage dans le calme sur son lieu de travail

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3.5. De qui avez-vous besoin? Compétences

En fonction de vos choix (développer soi-même le cours ou faire développer, hébergement à l’extérieur ou sur votre propre serveur), vous aurez besoin de différentes compétences. Certaines personnes pourront remplir plusieurs rôles. Indiquez les compétences dont vous devez disposer pour votre projet. Compétences d’un développeur ............................................................................... Compétences d’un coach (voir également p. 34) ..................................................... Compétences d’un gestionnaire de système ............................................................ Compétences d’un responsable de formations / coordonnateur............................... ..................................................................................................................................

Rôles d’appui

Que ce soit avant, pendant ou après votre projet en e-learning, vous devez pouvoir compter sur le soutien de plusieurs services. Indiquez les départements sur lesquels vous devrez vous appuyer. Gestion ..................................................................................................................... Gestion de ligne ....................................................................................................... Service de marketing interne.................................................................................... Service de communication ....................................................................................... Département informatique .......................................................................................

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4. Calculez le coût 4.1. A quoi devez-vous penser? Composantes

Le coût total d’un projet en e-learning dépend fortement de vos choix. Lors du calcul du prix de revient, pensez aux composantes suivantes: Ressources humaines ..................................................................................

€

Contenu (développement ou achat).............................................................

€

Hardware.....................................................................................................

€

Logiciels......................................................................................................

€

Logistique....................................................................................................

€

Intégration et entretien ................................................................................

€

Marketing et communication ......................................................................

€

Consultance.................................................................................................

€

Total

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€

4.2. Comparez Comparez

Après avoir calculé le prix de votre projet en e-learning, il peut être utile de faire un calcul semblable pour une formation en présentiel sur le même sujet avec le même public. Attention: certains avantages de l’e-learning comme une autre culture d’apprentissage, … ne sont pas chiffrables. Approche “normale”

Ressources humaines

Mon projet

Nombre de journées de déplacement Durée du cours en jours Salaire de l’apprenant Nombre de jours de travail de l’apprenant Nombre d’apprenants Salaire journalier de l’apprenant5 Réduction de la durée du cours6

Salaire des apprenants7 Nombre de formateurs / coachs Salaire du formateur / coach Nombre de jours de travail du formateur / coach Salaire du formateur par jour8 Nombre d’apprenants par session Durée du cours en jours Journées de cours du formateur / coach9

Salaire des formateurs / coachs10 Coût du gestionnaire du système

Contenu

Frais de développement du cours Frais de matériel de cours par apprenant

Logiciels

Licences Hébergement du cours par jour par apprenant

Hardware

Frais poste de travail Frais serveur

Logistique

Frais de déplacement de l’apprenant Frais de restauration par apprenant Frais de logement11

Total

Calcul: salaire apprenant/nombre jours de travail de l’apprenant Un cours en e-learning est en général d’une durée plus courte qu’un cours en présentiel car l’apprenant n’apprend que ce dont il a besoin. 7 Calcul : (((nombre journées de déplacement + durée du cours en journées) x Salaire par jour par apprenant) x nombre d’apprenants) x réduction de la durée du cours 8 Calcul : Salaire formateur/Nombre jours de travail du formateur 9 Calcul : ((Nombre d’apprenants/Apprenants par session) x durée du cours en jours)/nombre de formateurs 10 Calcul : Jours de formation par formateur x salaire journalier du formateur x nombre de formateurs 11 Calcul: Frais de logement par jour x jours de formation par formateur x nombre de formateurs 6

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5. Comment préparer un projet ? 5.1. Le projet est-il faisable? Etapes

Vous avez fait l’inventaire de vos besoins. Vous avez une idée du prix. Vous pouvez maintenant partir à la recherche de soutien dans votre entreprise. Vérifiez encore une fois si vous pouvez répondre par l’affirmative aux questions suivantes: Les apprenants ont le profil adéquat ...................................................................... L’e-learning constitue une partie du parcours de formation ................................ Je sais comment trouver les bons cours (contenu) .................................................. Je sais de quel hardware je dois disposer ............................................................... Je sais de quelle moyens logistiques je dois disposer?............................................. Je peux offrir un accompagnement de qualité aux apprenants(voir p. 37)............... Je sais de quel budget je dois disposer .....................................................................

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5.2. L’analyse SWOT • • • • • • • • •

• •

Strengths (Swot) (Points forts) Accès aisé à l’information L’apprenant peut apprendre à tout moment (just in time)(quand il est le plus motivé) L’apprenant peut apprendre en tout endroit (sur le lieu de travail, sur le train, au domicile) Accent sur les besoins actuels d’apprentissage, j’apprends en fonction de mes besoins professionnels actuels (Juste assez) Pas de pertes de temps à aborder des sujets déjà maîtrisés Grande efficacité L’apprenant est en position centrale avec autour tout le soutien nécessaire Possibilité de varier les méthodologies via Intrenet ou le PC Interactivité, pré et post-tests, forum de discussion/ groupes de diffusion, FAQ (foire aux questions), navigation transparente à travers le contenu, utilisation adéquate des moyens multimédia (ni trop, ni trop peu) Augmente la productivité Préparation soignée et cohérente du contenu Opportunities (swOt) (Opportunités)

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•

• • • •

Weaknesses (sWot) (Points faibles) Connaissance et expérience insuffisantes du PC / Internet / . . . L’environnement est un obstacle qui doit être franchi en premier lieu Un soutien en 1° ligne (aide, tutoriel, help desk, . . .) doit être constamment présent pour l’apprenant afin de compenser son manque de connaissances et son inexpérience Exige une grande discipline de la part de l’apprenant Niveau d’investissements en hardware et en logiciels L’apprentissage en ligne exige une bande passante large Peu d’espace pour l’improvisation du coach

Threats (swoT)(Menaces)

• Peut servir de moteur à la gestion des compétences • Possibilité de suivi de l’apprentissage afin d’obtenir un feedback qualitatif sur les formations suivies • Aide à la promotion de l’apprentissage tout au long de la vie • Une culture d’apprentissage positive dans l’entreprise incite les collaborateurs à affiner leurs compétences à l’intérieur de leur fonction ou de leur carrière • Contenu illimité disponible sur Internet • Augmente la productivité • Formation disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 • Permet un soutien théorique à un apprentissage pratique • Une administration en ligne permet un suivi aisé de l’utilisation du cours et de l’évolution de l’acquisition des compétences. • Réductions de coût par des économies dans les frais de déplacement, les locaux de formation et les formateurs

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• L’entreprise sans culture d’apprentissage dissuadera ses collaborateurs à apprendre car ce temps est considéré comme étant perdu ou non actif (ce point de vue est également lié aux autres approches méthodologiques) • Il faut consacrer suffisamment d’attention au développement des modules d’apprentissage en e-learning • L’e-learning ne peut être considéré comme moyen de glissement de la responsabilité de l’apprentissage vers l’apprenant et son temps de loisirs • Lors du calcul du retour de l’investissement, il s’agit également de mesurer l’impact sur les résultats de l’entreprise • Manque de discipline et de persévérance chez l’apprenant • Le présentiel est encore considéré comme la meilleure approche méthodologique

5.3. A partir d’une approche RH, quels sont les avantages et les inconvénients manifestes? Avantages

Indiquez dans le tableau ci-dessous quels avantages sont d’application pour votre projet en e-learning. Vous aurez besoin de ces arguments pour convaincre d’autres personnes dans votre organisme. Indiquez dans le tableau ci-dessous si l’e-learning

Favorise la culture d’apprentissage ..................................................................... Permet une meilleure gestion des connaissances .............................................. Permet plus de parcours de formation individuels (au moyen de la modularisation) (... augmente ainsi l’efficacité de l’apprentissage, et en conséquence la motivation) .................................................................................. Offre une meilleure traçabilité et un meilleur suivi du parcours de formation en fonction de la gestion des compétences......................................................... Constitue une technique d’offre de cours uniforme et reconnaissable ........... Implique moins de “contrôle social” comme dans le présentiel diminuant ainsi la crainte de poser des questions. ...............................................................

Inconvénients

Indiquez dans le tableau ci-dessous quels inconvénients sont d’application pour votre projet:

Certains travailleurs ne sont pas très TIC et seront donc moins tentés d’ utiliser le PC en tant que moyen d’apprentissage.............................................. Certains travailleurs regrettent les contacts sociaux propres au présentiel Certains travailleurs craignent (à raison, si le plan de formation n’en prévoit pas le temps) que le temps d’apprentissage ne glisse vers le temps des loisirs.. ..................................................................................................................... Peur d’une trop grande traçabilité de la progession constituant en conséquence une possibilité d’évaluation .......................................................... Pas de possibilité d’intervention didactique et au niveau de la flexibilité par rapport aux différents styles d’apprentissage des apprenants .......................... Résistance des apprenants .................................................................................... Comparé au présentiel, l’e-learning offre moins de possibilités de feedback immédiat (temps de réponse plus long en cas de demande d’éclaircissements) ................................................................................................

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5.4. Quels objectifs souhaitez-vous atteindre? Déterminez votre objectif

Peut-être optez-vous pour l’e-learning après des expériences négatives avec le présentiel ou après lecture ou échange d’expériences ou de témoignages vous permettant de percevoir l’impact positif de cette approche méthodologique ? Nous avons ci-dessous essayé de lister les objectifs principaux, chaque fois exprimés en termes négatifs et positifs: Cochez les objectifs que vous visez et dans quelle mesure ils sont d’application : (1= pas du tout, 2= plutôt oui, 3 = plutôt non, 4= tout à fait)

Utilisez le résultat pour convaincre d’autres personnes dans votre organisme. Formulation négative

Formulation positive

Il faut diminuer le budget formation

Les formations doivent être planifiées de façon plus économique. L’introduction de l’e-learning est une composante. L’e-learning permet l’adaptation sur mesure des parcours de formation, signifiant un gain de temps. Les parcours de formation doivent être plus efficaces. L’e-learning peut être proposé dans certains cas.

La formation prend trop de temps. L’e-learning doit permettre une réduction de ce temps. L’acquisition de compétences n’est pas toujours perceptible après une formation en présentiel. Un module en e-learning est par définition plus efficace. Les formations planifiées à l’avance ne répondent pas toujours au besoin de flexibilité. Il y a rarement un bon moment pour envoyer une personne 2 à 3 jours en formation. Pour cette raison, certaines personnes ne vont jamais en formation. Envoyer des travailleurs en formation est semble-t-il contre productif : ils prennent peu d’initiatives dans la recherche d’ informations, de connaissances,… Les apprenants en ont assez des exposés théoriques en classe, ils veulent plus de variété dans leur apprentissage. Nos collaborateurs doivent chaque fois parcourir d’énormes distances pour un cours organisé au niveau central. Un grand nombre de personnes doit à des moments déterminés et dans un délai très court être formé à de nouveaux produits, procédures, services,… Cette approche est difficile et lourde au niveau organisationnel.

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Applicable? 1 2 3 4 1

La flexibilité de l’e-learning doit permettre aux travailleurs de suivre les formations nécessaires dans leurs heures creuses.

Par la mise à disposition d’informations, de connaissances, … l’e-learning introduit une autre culture d’apprentissage dans l’entreprise.

L’e-learning permet une offre de formation plus variée. La formation peut être plus adaptée aux styles d’apprentissage individuels ou à la culture d’apprentissage de l’entreprise. L’e-learning permet la transmission de connaissances sans que cela ne nécessite le déplacement des travailleurs.

L’e-learning permet la communication simultanée d’un même message à travers le monde.

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5.5. Quelle stratégie utilisez-vous? Définissez votre stratégie

Vous venez de décrire les objectifs prinipaux de parcours de formation possibles en e-learning. Avant de décrire les facteurs de réussite, vous devez vous assurer que les objectifs choisis aient également un ancrage stratégique. Utilisez le résultat pour évaluer la faisabilité de votre projet.

Question L’entreprise est-elle fortement dépendante du savoir-faire du “facteur humain”? Le maintien ou le développement de ce savoir-faire, est-il essentiel? L’e-learning correspond-t-il à la culture d’entreprise? A vérifier via quelques questions telles que: les TIC sont-ils une évidence dans votre entreprise? Investit-on suffisamment dans une solide infrastructure informatique ? Ou votre entreprise est-elle assez formelle et lourde dans ses processus et structures? Est-il déjà question d’une forme de culture de formation? Etes-vous familiarisé à l’élaboration d’un plan de formation annuel, la plupart des travailleurs ont-ils tendance à chercher eux-mêmes l’information? L’entreprise a-t-elle plutôt tendance à conserver et à soutenir ses bons collaborateurs … Avez-vous communiqué au niveau de la direction à propos de l’introduction de l’e-learning en tant que méthode d’apprentissage ? ....et si oui, l’attitude était-elle positive? Disposez-vous d’un espace d’expérimentation ?Pouvez-vous démarrer un projet pilote sans qu’il ne doive nécessairement réussir à 100% ? Disposez-vous d’un groupe cible de taille suffisante? (aussi bien au niveau quantitatif –y-a-t-il suffisamment de personnes intéressées par le produit - que qualitatif –sont-ce également les mêmes personnes qui s’intéresseront à ce produit? Suivez-vous les résultats des formations?

Applicable?12 1 2 3

1 1

2 2

3 3

4 4

Plus vous cochez des cases 3 et 4 , plus vous augmentez vos chances de réussite!

Code 1 = peu applicable. Code 4 = très applicable.

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5.6. Cherchez de l’appui, informez & argumentez Quelles Le point de départ de votre projet est le plan de formation! Afin de fournir personnes ont une image correcte de ce que vous visez et afin de convaincre les sceptiques, leur mot à dire? vous devez de la façon la plus détaillée possible connaître les objectifs, les

stratégies et les profits. Utilisez l’analyse SWOT pour vous informer mais également pour informer autrui. Le plan d’action suivant vous aidera à déterminer qui vous devez informer, qui vous devez encore convaincre et quels arguments vous devez utiliser. La communication devrait être une constante tout au long de votre plan d’action.. Etape 1

Déterminer et placer les personnages clés Examinez qui dans votre entreprise vous devez impliquer pour mettre sur pied une action de formation en e-learning ? management / direction responsable du personnel responsable des formations responsable informatique/helpdesk utilisateurs potentiels gestion de ligne de produit délégués syndicaux … Prenez la témpérature auprès de chaque personnage clé. Que pense-t-il/elle de l’e-learning? Où sont les sensibilités? Quelle image (contenu, groupe cible, méthodologie, accompagnement, logiciels, hardware, Internet, contrôle, evaluation, …) a-t-il/elle de l’e-learning? Quels rejets / résistances a-t-il/elle ? Sondez son point de vue sur: • Le contenu • Le groupe cible (niveau d’expérience, niveau de connaissances préalables, degré de familiarisation avec l’approche méthodologique ) • Le degré de difficulté de l’auto-apprentissage pour ce groupe cible • la convivialité des logiciels • les objectifs à atteindre • l’evaluation et le contrôle • le hardware nécessaire • la connexion Internet •… Identifiez : • décideurs et personnes influentes • partisans et adversaires (partenaires et sceptiques) Suite à la page suivante

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5.6. Cherchez de l’appui, informez & argumentez, Suite Quelles personnes ont leur mot à dire? (suite)

Etape 4

Déterminez et placez les personnes clés Complétez le tableau suivant :

Aperçu des points de vue (tableau 1)

Arguments des partisans (partenaires)

Arguments des adversaires (sceptiques)

décideurs: .................................. .................................. .................................. personnes d’influence: .................................. .................................. .................................. .................................. autres: .................................. .................................. .................................. ..................................

Suite à la page suivante

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5.6. Cherchez de l’appui, informez & argumentez, Suite Etape 5.a

5.b

Information et argumentation "sur mesure" Examinez l’image que les partisans et les adversaires ont de l’e-learning. Comparez-la (tableau 1 de l’étape 4) avec votre plan d’action. Votre plan résiste-t-il aux déceptions, objections, remarques et critiques auxquelles il devra faire face ? Vos personnages clés ont-ils une image correcte de ce que vous leur proposez ? Quelles sont les divergences et où sont les convergences ? En cas de convergences, vous En cas de divergences, vous devez : devez : Informer : Informer : Renforcer par la répétition. Rectifier l’image. Examinez les critiques et les rejets des personnes clés. Sont-ils fondés ? Critique fondée Critique non fondée Rectifier le plan de formation Opposer des arguments Reconnaître la critique Rédigez un plan de communication (voir schéma 2) dans lequel les personnes clés obtiennent une réponse à toutes leurs remarques. Toute personne doit avoir une image correcte de votre plan d’action. Il s’agit de renseigner sur chaque point. Planifiez des réunions, rédigez des notes, organisez des démo, confrontez votre information avec des témoignages de personnes qui appliquent déjà la méthodologie et n’oubliez pas d’en parler dans les couloirs. Insérez des moments de concertation en vue d’une approbation formelle.

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Tableau 2: plan de communication

Points à renforcer

Points à rectifier

Contre-arguments

Décideurs : ................................... ................................... ................................... Personnes d’influence : ................................... ................................... ................................... ................................... Autres : ................................... ................................... ................................... ...................................

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Plan d’action

Timing

6. Comment monter un projet ? 6.1. Le projet est-il toujours faisable? Etapes

La faisabilité d’un projet en e-learning dépend d’un certain nombre de paramètres. Un budget et le soutien de votre entreprise sont essentiels. Parcourez de nouveau cette liste et indiquez dans quelle mesure votre entreprise est prête pour l’e-learning. Les apprenants ont-ils le profil adéquat ? .............................................................. Votre projet fait-il partie du parcours de formation ? ........................................... Pouvez-vous disposer des cours souhaités (contenu) ? .......................................... Pouvez-vous disposer du hardware nécessaire ? ................................................... Disposez-vous des moyens logistiques nécessaires ? ............................................ Pouvez-vous offrir un accompagnement de qualité? (voir également p.37) .......... Disposez-vous d’un budget ? .................................................................................. Disposez-vous du soutien de votre entreprise ? ......................................................

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6.2. Facteurs de réussite Recommandations

Vous trouvez ci-dessous une liste de recommandations pour votre projet en e-learning: Plus vous cochez d’affirmations, plus vous augmentez les chances de réussite.

Recommandations concernant la préparation

Avoir l’appui de la direction .................................................................................... Les apprenants ont été informés en temps voulu sur les avantages et les inconvénients de l’e-learning. ................................................................................. Les apprenants savent ce qui est attendu d’eux........................................................ L’e-learning est un complément aux formations existantes (pas un remplacement).......................................................................................................... Commencer par un petit projet pilote....................................................................... Choisir des cours et des coachs de qualité ............................................................... Veiller à une bonne infrastructure informatique ...................................................... Il existe une besoin d’apprentissage chez les apprenants......................................... Veiller à un environnement d’apprentissage adéquat. .............................................

Intégrer l’e-learning dans le plan de formation. ................................................ Demander l’avis d’experts. .................................................................................. Recommandations concernant l’accompagnement

L’apprenant peut contacter une personne pour des questions de contenu et sait dans quel délai il peut obtenir une réponse ..............................................................

Recommandations concernant l’environnement d’apprentissage

L’apprenant peut apprendre sans être dérangé.........................................................

Recommandations concernant l’offre

L’apprenant collabore à l’élaboration de son parcours de formation.......................

L’apprenant peut contacter une personne en cas de problème technique ................ L’apprenant est suivi et motivé ................................................................................

Le planning prévoit un temps pour la formation......................................................

Le cours reste disponible et est actualisé ................................................................. Le cours en e-learning peut être combiné avec d’autres formes d’apprentissage .... Il existe également une offre de cours non fonctionnels..........................................

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6.3. Pensez aux conditions accessoires Importance

Situation d’apprentissage optimale

Lorsque les apprenants suivent une formation en présentiel, on part du principe qu’ils ont besoin de temps et que l’apprentissage se déroule dans un environnement stimulant. C’est également le cas pour l’e-learning. Indiquez dans quelle mesure13 les conditions accessoires sont remplies.

La formation en e-learning est planifiée (dans un calendrier) .......... 1

L’apprenant dispose de suffisamment de temps pour parcourir 1 son cours en e-learning .....................................................................

L’apprenant sait ce à quoi s’attendre (contenu, méthode...) ............. 1

L’apprenant sait pourquoi on a opté pour l’e-learning et connaît 1 les alternatives...................................................................................

L’apprenant peut apprendre dans le calme ............................... 1

L’apprenant n’est pas dérangé durant le processus 1 d’apprentissage..................................................................................

L’apprenant a des contacts avec un coach ........................................ 1

L’apprenant a des contacts avec d’autres apprenants........................ 1

L’apprenant est soutenu par le responsable de ligne......................... 1

Apprendre est évalué positivement dans l’entreprise (récompense 1 éventuelle).........................................................................................

L’apprenant dispose de temps après la formation pour appliquer 1 les connaissances acquises ................................................................

De 1 (à peine) à 4 (dans une grande mesure)

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6.4. Etablissez un plan d’action Qui fait quoi quand ?

Date Jour J – 3 mois Jour J – 2 mois Jour J – 2 mois Jour J – 1 mois Jour J – 2 semaines Jour J – 2 semaines Jour J – 2 semaines Jour J – 7 jours Jour J – 3 jours Jour J Jour J – 2 semaines Jour J+ 2 semaines

Commencez par un projet sur une petite échelle. Etablissez un schéma clair indiquant noir sur blanc qui fait quoi pour quand. Le tableau ci-dessous est une illustration. Tâche Information aux personnes concernées Inscriptions Planning Formation à la bureautique des personnes concernées Initiation à Internet

Qui Statut Jean OK Renée Renée Cathy Cathy

L’infrastructure est prête

Str

Formation du coach

Cathy

Briefing général de ce qui est attendu de chacun

Jean

Remise du mode d’emploi aux personnes impliquées

Cathy

Démarrage des premiers cours en e-learning Compte rendu + feedback coach

Cathy Cathy

Séance de regroupement

Cathy

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6.5. Prévoyez l’accompagnement des apprenants Recommandations

L’accompagnement des apprenants est un tâche importante. Cet accompagnement peut s’effectuer par une personne de votre entreprise ou par une personne externe. La checklist suivante vous permet d’évaluer si un coach interne possède les compétences nécessaires.

Le coach sait ...

Répondre aux questions de contenu......................................................................... Résoudre les problèmes techniques ou renvoyer à une autre personne en cas de problème .................................................................................................................. Soutenir l’apprenant durant le processus d’apprentissage (entre autres motiver).... Réagir par rapport aux styles d’apprentissage des apprenants ................................. Proposer des stratégies d’apprentissage ................................................................... Définir le parcours d’apprentissage en fonction de l’objectif et des styles d’apprentissage de l’apprenant.................................................................................

Le coach doit ...

Si demandé, communiquer le parcours de formation.................................... Si demandé, communiquer la durée probable de formation..................................... Mettre à disposition le matériel pédagogique nécessaire et éventuellement en proposer d’autres...................................................................................................... Si nécessaire assister les apprenants au niveau du contenu..................................... Assister les apprenants au niveau technique ........................................................... Suivre les apprenants, les résultats, les progrès (ré-actif et pro-actif)...................... Motiver les apprenants ............................................................................................. Evaluer les apprenants (satisfaction, acquis). .......................................................... Signaler les problèmes éventuels ............................................................................. Traiter les résultats déontologiquement (à convenir au préalable)........................... Le coach doit essayer d’augmenter l’autonomie de l’apprenant. Au lieu de donner la réponse à une question, le coach doit renvoyer l’apprenant à l’endroit où il pourra la trouver.

Tâches spécifiques de l’e-coach

Donner du feedback en synchrone ou en asynchrone .............................................. Mettre sur pied un forum. ........................................................................................ Animer un forum...................................................................................................... Evaluer les acquis..................................................................................................... Offrir des modules supplémentaires ................................................................... Définir les séquences d’apprentissage en fonction des tâches à réaliser, les conditions de travail et les critères de qualité . .......................................................

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6.6. Démarrez et évaluez un projet pilote Pourquoi?

Démarrer un projet pilote à petite échelle permet de réduire les risques. Evaluez soigneusement toutes les composantes (contenu, hardware, logiciels...) et interrogez toutes les parties concernées (apprenants, responsable informatique, coach...)

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