PART 商務英文書信 Writing Business Letters 1
1 什麼是商業寫作？ 007
2 如何寫好商業寫作？ 009
→ DISCUSSION & EXERCISE 1 012
3 商業信件基本格式與元素 013
4 書信範例格式套用 021
5 三種商業書信格式 022
6 信封的寫法 028
→ DISCUSSION & EXERCISE 2 030
7 商業書信範例分析 032
→ DISCUSSION & EXERCISE 3 034
8 成功的寫作策略：「以讀者為中心」的寫作方式 038 9 撰寫、檢查和修改 041
10 商業寫作的原則：AIDA和8C 042 11 如何寫出好的開頭與結尾？ 051 12
4 058
065
PART 推薦信 Reference Letters 16
商業英文書信
Writing Business Letters
Key Terms
active voice 主動語態 動作主詞同時擔任句子主詞的英 語語態，例如「The dog bitthe boy 」（狗咬了小男孩。）便是主 動語態；「The boy was bitten by the dog 」（小男孩被 狗咬了。）則為被動語態。
abbreviation 縮寫 單字縮略的寫法，如以 Mr 代替 Mister。
acronym 字首縮寫 由各個單字的字首組成的縮寫，
如以 RAM 代表 randomaccess memory（隨機存取記憶體），以 PT 代表 part time（兼職）。
bold 粗體
粗體字型有突顯的功能，例如本 表中的英文詞彙便以粗體顯示。
bulleted list 項目符號和編號格式 列表中的各項目縮排並以列點 （‧）或其他符號標示。
closing 結尾敬辭
亦作 complimentary close，是 書信的結尾用辭，如 sincerely、 regards 等。
correspondence 通信 個人或公司之間以信件、電子郵 件、傳真等進行溝通。
enclosure 附件 信函中除了信件本身以外的附加 文件或資料。信件若有附件，需 在信中告知對方注意。
filler 填充詞 在說話時或寫作中，用來表示停 頓或思考時間的語詞，但未有實 質意義。在商業書信中，應刪去 徒占空間的填充詞。
functional writing/ document 功能性寫作
為了協助讀者、而非為了娛樂寫 成的文章。
hard return 段落分隔符號 按 enter/return 鍵跳到下 行。
header/heading 標題 在功能性文件中用以引入新的 段。標題應以粗體標示，並簡要 提示接下來的內容。
hierarchy 階層 在書信寫作中，階層指的是文件 內容的組織安排，也就是將主要 想法放在最上層，下面則是用以 支持或相關的想法與資訊。
indent 縮排 把段落中的 行往頁面中央移 動，遠離左邊的邊界。
internal 內部的 公司內部的，如 internal reference number（內部參考 文號）。
jargon 術語 非常專業的單字和詞彙。
margin 版邊 文章周圍空白的部分。英文商務 書信的版邊通常為 1 英寸（2 54 公分）。
postscript 附注 信件結尾補上的內容，以 PS 標示。
punctuation 標點符號
逗號、冒號、句號等在文字間做 為區隔或標示作用的符號。商業 書信寫作中，需格外注意各種標 點的使用時機。
return address 寄件人地址 寄信人的地址，即信件無法投遞 時退回（return）的地址。
salutation 稱呼
信件開頭對收信人的稱呼，如 Dear Ms Jones（敬愛的瓊斯女士）。
signature 簽名 本人簽下自己的名字。我們用簽 名來表示文件的真實性或私人性。
signposting 標示 用標題或其他格式指引讀者在文 件中找到特定資訊。
skim 略讀
快速瀏覽，只找出主要的內容或 特定的資訊。
stationer y 信紙 專門用來寫信的紙，通常配有信 封。
Tab 鍵 ; 移字鍵
電腦鍵盤上的按鍵，用來把文 章開頭向右移，產生的間隔為 2.5 公分左右。
tone 語氣 行文的基本風格和氛圍，展現 寫作者的格調和對於讀信者的 態度。專業的語氣 般為商業 書信所採用。
3
什麼是商業寫作？
What is business writing? Unit 1
memo 備忘錄 presentation 簡報 repor t 報告 other kinds of documents 各種文件
們 閱 讀 商 業 寫 作 是 為 了 得 到 資 訊（information）， 不 是 為 了 娛 樂 或 放 鬆。 商 業 寫 作 的 讀 者 不 想 跟 看 小 說 樣 享 受 曲 折 的 情 節， 而 是 想 立 刻 就 看 到 最 後 的 建 議 （
functional writing
4 閱讀商業寫作的人是忙碌的商務人士作（businessperson）
商務人士通常沒有很多時間仔細閱讀收到的文件，而是會略讀（skim），只找出 跟自己直接相關的資訊。因此商業寫作應該要有清楚的格式（clearly formatted）， 由簡短的段落、標題，與標有項目符號或數字的列表組成。
Basic letter par ts 商業信件要素
Quality Cosmetics, Inc ❶
302 Beauty Lane, Suite 5
San Bruno, CA 94066 (650) 656-7000
act@cos com
October 12, 2023 ❷
CERTIFIED MAIL ❸
PERSONAL ❹
Permissions Department
Harbinger Publishing
309 Ditmas Ave Brooklyn, NY 11218-4901 ❺
Attention Mr. Donald Williams ❻
Re: Your letter dated October 9, 2023 ❼
Dear Permissions Department: ❽
Subject: Illustration: Girl Applying Lipstick ❾
May I use one of your illustrations in my in-house report titled“Third Quarter Growth in the Cosmetics Industry”? The illustration is called“Girl Applying Lipstick.”❿
Thanks for your time and attention. Please contact me as soon as possible at (415) 748-9852.
Regards, ⓫
Irina
Safarova ⓬ Irina Safarova ⓭ Analyst, Quality Cosmetics ⓮IS/jd ⓯
Enc (1) catalog ⓰
cc: Flora Lopez ⓱
P.S.
❶ SENDER'S ADDRESS 寄件人住址
▪ 如果信紙上印有信頭（letterhead），就不需要再打上這些資料。信頭就是公司專用信紙上印有 公司名稱與商標的地方。寫商務書信時，最好使用這種已經印好信頭的公司專用信紙，這樣看 起來比白紙要專業。
❷ DATE 日期
▪ 美國的日期寫法：月 日 年（例如 October 12, 2023）
▪ 英國的日期寫法：日 月 年（例如 12 October 2023）
❸ SPECIAL MAILING NOTATIONS 郵寄紀錄
記錄郵寄的方式與性質，如：
▪ CERTIFIED MAIL 掛號信件
▪ SPECIAL DELIVERY 限時專送
▪ AIR MAIL 航空信件
❹ ON-ARRIVAL NOTATIONS 內部紀錄
記錄郵寄的性質，如：
▪ PERSONAL 私人信件
▪ CONFIDENTIAL 機密文件
▪ PRIVATE AND CONFIDENTIAL 私人機密文件
▪ STRICTLY CONFIDENTIAL 極機密文件
❽ SALUTATION 稱謂 常見稱謂如下：
▪ Dear Sir:
▪ Dear Sir or Madam:
▪ Dear Ms [Last name]:
▪ Dear [Full Name]:
▪ To Whom It May Concern:
▪ Ladies and Gentlemen:
❾ SUBJECT 信件主旨
⓫ CLOSING 結尾敬語
⓭ NAME (typed) 姓名 ( 打字 )
⓯ IDENTIFICATION INITIALS (of the writer and typist) 鑑別符號
當寫信人和打字者不是同 個人時使用，
各取其姓名首字母縮寫。寫信人的姓名縮 寫用大寫放在前面，打字者的姓名縮寫用 小寫置於後，格式如下：
▪ IS/jd ▪ IS:jd
（指寫信人是 Irina Safarova，
打字者是 Joe Davis）
❺ RECIPIENT'S ADDRESS 收件人及地址 常見內容包含如下：
▪ name of person addressed
收件人名稱
▪ title of person addressed
收件人職位名稱
▪ name of organization 公司單位名稱
▪ street number and name 號碼與街名
▪ city, state, and postal code
城市、州、郵遞區號
▪ country of destination
寄送國家名稱（應單獨 行）
❻ AT TENTION 致 ( 指定的受信人 )
如果收件人地址上已寫明 ( 見第 5 點 )，就 不用加寫這 行。此外，Attention 的對象 應與信封上的收件人相同。
❼ REFERENCE (if any) 信件參考文號 將信件分類和編碼，以便日後參照。例如 註記是求職信、發票信或是回覆某信等。
❿ BODY OF LET TER 信件正文
(first paragraph) ( 第 段 )
⓬ SIGNATURE (handwritten) 親筆簽名
⓮ TITLE (typed) 單位或職位名稱 ( 打字 )
⓰ ENCLOSURE/AT TACHMENT 附件 ( 常用縮寫：Enc. 或 Encl.)
⓱ COPY TO 副本註明 ( 說明另寄副件給某人 )
cc 是指 carbon copy
⓲ POSTSCRIPT 附注 ( 商業書信應避免使用 )
1 信頭 The letterhead
信頭就是公司專用信紙（stationery）上印有公司名稱、地址與商標的地方。寫
商 務 書 信 時， 最 好 使 用 這 種 已 經 印 好 信 頭 的 公 司 專 用 信 紙， 這 樣 看 起 來 比 白 紙 要 專 業。請看下面例子：
Kids International Village
3 August 2023
Arthur Teveli Sales Director EduTech 323 Bannock Street Denver, CO 80204
Dear Mr Teveli:
2 日期 The date
信頭 letterhead
由 於 商 務 書 信 的 內 容 往 往 是 與 時 間 密 切 相 關（time-sensitive） 的 資 訊（ 像 是 訂
單 ）， 因 此 定 要 寫 上 寫 信 的 日 期。 日 期 應 該 寫 在 信 頭（ 公 司 名 稱 和 地 址 ） 的 下 面，
把月分用字母寫出來，年分也要寫完整，比如「November 12, 2023」。不要只寫數
字（11/12/23），也不要用縮寫（Nov. 12, 2023）。
在 美 國， 日 期 是 按 照「 月、 日、 年 」 的 順 序 寫 出 來， 在 其 他 的 英 語 國 家， 日 期
多 按 照「 日、 月、 年 」 的 順 序 寫， 還 有 些 人 覺 得「 年、 月、 日 」 的 寫 法 最 清 楚， 但 是這種格式並不常見。
3 經辦人 The attention line
attention 就 是「 致 某 人 」 的 意 思， 表 示 這 封 信 的 指 定 收 件 人。 可 以 指 定 某
個 特 定 的 人（Attention Dr Smith），
attention 後面加上冒號： Attention: Ms Jane Harper
❹ attention 後面也可以不加冒號： Attention Ms Jane Harper
❺ 也可以打出完整的句子： To the attention of Ms. Jane Harper
4 信件內容架構
撰寫商務電子郵件時，應避免冗長的文字段落，而在段落間留白會讓整體訊息較
清楚易讀。此外，須使信中訊息應盡量清楚、簡短，整體架構和其他注意事項如下：
❶ 開場白（opening）： 開場先寫出有禮貌的問候 語（可稍微不正式），接 著寫出收件者的名字，最 後加上逗號。
Lynne Contra <lynne@bigorchid.com> Andrew Lloyd <a.lloyd@catererspuls.com> Ophelia Price <ophelia@bigorchid.com> Flower selection for July 19 event—please respond by July 7 bigorchidselections.doc ❺
Dear Mr. Lloyd,
❷ 正文（body）：為電 郵主要內容，應直接切入 重點，並遵守下列原則：
˙段落宜簡潔，各段間保 留 行空行。
˙可用編號或
Thank you again for confirming Big Orchid's services for the July 19 Tastebud Gala. I am writing to ask about your flower selection for the event. To ensure that your top choices will be in stock, we must have your flower selections by the end of this week. Below are three of our most popular options:
1. Happy Time (sunflowers, lilies, etc.)
2. Ice and Fire (cornflowers, roses, etc.)
3. Eastern Earl (orchids, peonies, etc.)
❺ Please use the attached Word file to make your selections and email them to us no later than July 7.
We look forward to the Gala!
❸ 結尾（closing）： 以有禮貌的告別問候或致 謝詞作為結尾，後面接 逗號，接著寫上寄件者 名字。
Thank you,
Lynne Contra Lynne Contra Manager❺ 附件（attachment）： 如果有附件，記得在信件本文 提及，並告知收件者要如何處 理附件。忘記加上附件的意外 也時常發生，因此最好在開始 寫信時就先把附件附上。
和其他 聯絡方式，例如公司的電 話號碼和網址。
Big Orchid Floral Design
www.bigorchid.com
lynne@bigorchid.com
❹ 簽名檔（signature block）：簽名檔上應要 附有寄件者的全名
16 February 2023
Thomas Brookes-Wolgar Mood MusicElm Corner, Upper Cam Lane
Addlestone, Surrey KT15 United Kingdom
Ref: Q230216
Dear Mr. Wolgar:
Thank you for your inquiry of 16 February. I am pleased to provide you with the enclosed product and price list for our 24-track hard disk recorders, 8-channel MIDI faders, and 8-channel surface extenders. The prices quoted here are valid for the next 30 days and include all shipping costs. We are also happy to offer you a 3% cash discount on payments made within 10 days of delivery.
We require cash in advance for first-time orders. We accept bank transfers, money orders, and credit card payments over the phone. For shipping within England, we use Monarch Mail or GlobeShip.
To place an order, please contact me at 01 472 441335 or send another letter listing:
▪The products you would like.
▪The quantities of each product.
▪The shipping address.
▪Any shipping preferences. (If no preferences are listed we use the Monarch Mail Parcel Tracking service.)
▪Your preferred method of payment.
▪A telephone number and a time to contact you to arrange payment in advance.
Please don't hesitate to contact me if you need further information.
Yours faithfully,
Miranda Snow Miranda Snow Sales Manager, Big Sound Enclosure (1)Big Sound
華格先生您好：
謝謝您於 2 月 16 日來函詢價，在此欣然附上本公司二十四軌硬碟記錄器、八頻道樂器數位 界面推桿，及八頻道操縱面板擴充器之價目表。此價格之有效期限為 30 天，包含運費。若
您在交貨 10 天之內付款，還可享有 3% 的現金折扣。
第 次訂購我們的商品時，須在交貨前付款。我們接受銀行轉帳、匯票和透過電話以信用 卡付款。就英國境內訂單，本公司委託 Monarch Mail 或 GlobeShip 運送。
若欲下訂單，請打 01 472 441335 與我聯絡，或是來信列出：
▪ 您欲購買的產品
▪ 各項產品訂購數量
▪ 送貨地址
▪ 偏好的送貨方式（若無特別指定的送貨方式，我們將透過 Monarch Mail 寄送包裹）
▪ 偏好的付款方式
▪ 電話號碼及聯絡時間，以安排預先付款事宜。
如果還需要任何資訊，歡迎隨時與我聯絡。
Q230216
1 Review the concepts
❶ What are three key questions to ask yourself before writing a letter containing a complex request?
❷ How can you help your reader grant your request?
❸ What is a letter of recommendation?
❹ What information should you include in a letter requesting a raise?
(A) An outline of your responsibilities
(B) A list of coworker's salaries
(C) Other jobs you are interested in
❺ What is a common request made in business letters?
(A) Requests for a meeting
(B) Requests for references
(C) Requests for donations
(D) Requests for copyright permission
(E) All of the above
❻ What should you include in a letter requesting a job interview?
(A) Your educational history
(B) Your résumé
(C) Your physical description
2 True (T) or False (F)
❶ □ True □ False In business writing, a positive response should be short and direct.
❷ □ True □ False In business writing, negative responses are often longer than positive responses.
❸ □ True □ False In business writing, common requests can be short and direct.
3 List some problems with this letter of request.
Quality Training, Ltd
302 Beauty Lane, Suite 5 San Bruno, CA 94066 415.748.9852
July 9, 2023
Permissions Department
Harbinger Publishing
309 Ditmas Ave
Brooklyn, NY 11218+4901
Dear Permissions Editor:
I am so sorry to trouble you. I would like to use one of your illustrations in my in-house report titled "Third Quarter Growth in the Cosmetics Industry." The illustration is called "Girl Applying Lipstick." I apologize for any inconvenience. Please contact me as soon as possible at 415.748.9852.
Regards,
Irina Safarova Irina Safarova, AnalystQuality Cosmetics
* 信件寫作練習的解答為參考範例，不代表標準答案。
DISCUSSION & EXERCISE 1 Units 1-2 P. 12
1 1. A functional document is a piece of writing that is meant to help readers do something rather than to enter tain them
功能性文件是為了協助讀者，而非為了娛樂寫 成的文章。
2. They read for information, not pleasure, and they of ten look for conclusions or recommendations.
讀者閱讀商業寫作是為了得 到資訊，不是為 了娛 樂；他們通常想 立 刻就 看 到最後的建 議 或結 論。
2 Formal language:
1. I would like to inform you of
2. I will send a replacement immediately.
3. I am ver y pleased to hear that . . .
4. I am interested in learning more about
1
3 Readers of tentimes skim functional documents. Highlighting impor tant information helps readers find it when they are skimming
因為讀者閱讀功能性 文件時，通常採用略讀的方 式，因此清 楚 呈現 資訊 將能幫助讀者。
4. By using headers with numbers and/or different-sized fonts and by using bulleted or numbered lists within paragraphs.
以 編號 或 不同字 級 大小 標示標題，或另外在段 落
中使 用項目符 號 與 數字 編號 輔助。
5. Use a numbered list when information should be given in sequence 如果 清單中的內容 具有 前後關係則，使 用數字 編號。
Informal language:
1. Let me tell you about
2. I'll send you another one right now.
3. It's such great news that . . .
4. I want to know more about . . .
DISCUSSION & EXERCISE 2 Units 3-6
1. Flush left means aligned with the lefthand margin
「Flush left」是指與左邊的邊界齊頭。
2 Block format (also called full block format). 在齊頭式中，文件或信中每個部分 都從左邊邊界起頭。
3. Indented style and modified block style
縮 排 式 與改 良 齊頭式的寄 件人地 址會在信 件的右半邊。
4. Indented style. 縮排式是老式的書信格式。
5. With the modified block st yle, all paragraphs star t flush lef t, as in block st yle, but the return address, date, signature, and closing line are placed
P. 30
near the center of the page, as in indented st yle
改 良 齊頭式的段 落開頭皆齊左，與 齊頭式 相同；
但 是 寄 件人地 址、日期、簽名和結尾敬辭都 縮 排 靠 近中央，就 跟 縮 排 式 樣。
6. The sender's address, date, closing line, and signature
寄 件人地 址、日期、結尾敬辭和簽名。
7 The receiver's address goes in the center of the envelope.
收件人地 址 要 放 在信封的中央。
8. A window envelope is an envelope with a clear plastic pane in the center that shows the receiver's address.
開窗信封 為中央 有透明窗口的信封，可從窗口看 到收件人地 址。