ALCANCES DE TRABAJO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN CONTRATOS DE OBRAS (2da. parte)

ALCANCES DE TRABAJO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN CONTRATOS DE OBRAS (2da. parte)

Carlos A. Parra Urdaneta Ingeniería de Costos - Administración de Contratos costosingenieria@gmail.com

1. La estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS)

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica, orientada al entregable del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos específicos trazados. Organiza y define el alcance total al subdividir el trabajo en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, llamados paquetes de trabajo que pueden programarse, costearse, supervisarse y controlarse.

El logro de los objetivos del proyecto requiere de una EDT que defina todos los esfuerzos requeridos, la asignación de las responsabilidades a un elemento definido de la organización y que a partir de la EDT se establezca un cronograma y presupuesto adecuado para la realización de los trabajos.

2.1 Elementos que definen la estructura de una especificación técnica.

En la formulación de las especificaciones técnicas se define en forma clara y precisa los aspectos sustanciales de la obra o servicio que se necesita contratar, de modo tal que se precise el procedimiento de ejecución, características particulares de los materiales y equipos a utilizar, las cuadrillas de trabajo, la medición y la forma de pago.

Todos estos elementos describen en términos simples, las pautas que el contratista debe cumplir para asegurar al Ente Contratante que los productos cumplen con lo que está descrito en el Alcance y en sus Especificaciones.

Debe tenerse presente que una adecuada definición permitirá contar con aspectos claros y precisos, para evaluar las diferentes opciones que ofrece el mercado y que mejor se ajusten a las necesidades de Ente Contratante.

Nota Técnica Internacional

El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT denominados paquetes de trabajo, éstos pueden ser programados, monitoreados y controlados.

2. Especificaciones técnicas

Una especificación técnica es una descripción detallada donde se emiten las características fundamentales de las obras y servicios a ser contratados y de las condiciones en que se ejecutarán las actividades; debe incluir la descripción de los procesos y métodos de producción.

Las características técnicas deberán sujetarse a criterios objetivos, razonables y congruentes con la obra o servicio requerido y su costo total.

De esta forma, se deberá evitar incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo favorezca a un determinado sector del mercado o a ciertos proveedores, de modo que no se afecte la concurrencia de la pluralidad de proveedores.

No se debe hacer referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que orienten la contratación de marca, fabricante

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o tipo de producto específico, salvo que previamente el Ente Contratante haya aprobado un proceso de estandarización que justifique el uso de una marca en particular.

En el caso que corresponda para la formulación de las especificaciones técnicas, deberá atenderse a lo dispuesto en los reglamentos técnicos, normas nacionales e internacionales .

La definición de las especificaciones técnicas y la formulación del requerimiento, marcan el inicio del proceso de contratación y determina en gran medida el resultado del mismo. Si las especificaciones técnicas están bien definidas, los contratistas podrán ofertar mejor, podrán ejecutar obras o servicios que se ajusten a nuestras necesidades.

Es importante verificar la existencia de antecedentes de la prestación que se requiere contratar, para obtener información acerca del plazo que demora concretar una contratación, el resultado alcanzado, el precio pagado, la evaluación de la calidad del producto o servicio contratado, la evaluación del desempeño de los contratistas, información sobre el mercado y los proveedores, entre otros.

2.2 Aspectos ineludibles para escribir especificaciones técnicas.

a. El proceso de escribir especificaciones es paralelo con la etapa de diseño para lograr una correcta interacción entre los distintos documentos del proyecto.

b. Los profesionales responsables de redactar los documentos, deben interactuar con el equipo de proyecto y coordinar las especificaciones con los diferentes especialistas para lograr un pliego consistente, homogéneo, sin omisiones ni repeticiones.

c. Quien redacte especificaciones debe: o Tener conocimientos técnicos, es deseable tener experiencia en contrataciones y en ejecución de obras y servicios.

o Conocer los aspectos comerciales, legales, técnicos y administrativos de los contratos en sus diferentes modalidades.

o Tener experiencia en redacción y edición, ser metódico y a la vez cuidadoso.

o Gozar de cierta jerarquía en la organización que le permita influir en el equipo de proyecto, de manera de coordinar los líderes por disciplina y documentos.

o Tener la visión global del proyecto.

c. Todo lo que no aplique al proyecto será eliminado de las especificaciones del proyecto.

d. Cada proyecto traerá consigo la necesidad de revisar lo existente, actualizarlo y desarrollar nuevas secciones, esto hace que las especificaciones maestras estén inmersas en un proceso de mejora continua.

2.4 Tipos de especificaciones técnicas a. Normalizadas/Estandarizadas Son actividades que se ejecutan rutinariamente en muchos trabajos, razón por la cual se ha llegado a determinar un “estándar” de cantidad de materiales y equipos.

Ejemplo: o Normas ASTM (American Society for Testing and Materials) o Normas ACI (American Concrete Institute) o Normas AASHTO (American Association of State Highway and Transportation Officials) o Normas AISC (American Institute of Steel Construction)

b. Exclusiva de la actividad (No estandarizada) Se refiere a una actividad que es única, no se ejecuta de forma rutinaria y por lo tanto no está estandarizada. Se requiere una descripción detallada antes de contratar la actividad.

c. Especificaciones Técnicas de un Bien/Activo. Características que lo hacen único, exclusivo e incomparable con otros activos o bienes; éstas especificaciones son elaboradas por el fabricante respectivo, pudiendo el cliente determinar si se ajustan a sus requerimientos

2.5 Recomendaciones a seguir para elaboración de especificaciones técnicas exclusivas a. Utilizar formatos estandarizados para una buena presentación de documento, con su página de revisiones, encabezados y pie de página.

b. Utilizar índice de páginas.

c. Llevar un orden de acuerdo a las partes que componen el documento.

d. Elaborar la EDT (Estructura de Desagregada del Trabajo) para ir detallando los entregables.

e. Redactar el documento utilizando un lenguaje técnico que pueda ser comprendido por la mayoría de las personas que tengan conocimiento en el tema. Ser conciso donde se requiera y detallista en las actividades críticas de la actividad.

o Mantenerse actualizado ante los cambios y evoluciones tecnológicas.

2.3 Desarrollo especificaciones de proyecto a. Se recomienda crear una librería de especificaciones maestras, que permitan generar pliegos en el tiempo mediante la selección y adecuación de contenidos.

b. El especificador seleccionará y modificará las especificaciones maestras tomando en cuenta las necesidades del proyecto.

f. Utilizar el corrector de ortografía al terminar el documento.

g. Solicitar a otro(s) compañeros de trabajo que lean el documento para detectar errores u omisiones.

h. No repetir términos o cláusulas que estarán plasmadas en el contrato.

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