Nota Técnica: Alcance de Trabajo y Especificaciones Técnicas en Contratos

ALCANCES DE TRABAJO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN CONTRATOS DE OBRAS (1era. parte)

Por Carlos A. Parra Urdaneta costosingenieria@gmail.com

1. Definición El alcance contractual es un conjunto de lineamientos con un inicio y fin determinados, dirigidos a cumplir un objetivo específico a través de un proceso administrativo donde se planifica, organiza, se dirige y se controlan actividades y recursos para alcanzar un objetivo.

2. Recomendaciones para estructurar un alcance y sus efectos en la administración del contrato Los alcances de trabajo en contratos de obras y servicios, se visualizan en objetivos generales y específicos.

Los objetivos generales Indican el propósito central del proyecto en términos de largo plazo; busca responder a lo que es la intencionalidad en la ejecución del contrato.

Los objetivos específicos son los pasos que hay que ir dando para consolidar la consecución de los objetivos generales hacia los que apunta el contrato.

En ese sentido, los alcances de trabajo buscan responder a través de los objetivos estas tres interrogantes: ¿Qué se va a hacer? / ¿Cómo se va a hacer? / ¿Para qué se va a hacer?

Los objetivos deben ser claros, precisos y pertinentes. Claros: Lenguaje comprensible. Preciso: Factible de alcanzar con los recursos disponibles, la estrategia adoptada y en los plazos previstos.

Pertinente: Relación lógica con lo que se pretende resolver. Existen diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir, sin embargo, la finalidad es la misma, la definición y control de lo que está y no está incluido en el proyecto.

Algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el alcance son: a. Detallar claramente que actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas (Estructura de Desagregada del Trabajo. EDT/WBS).

b. De ser necesario, dividir el proyecto en fases más pequeñas, esto facilitará la administración.

c. Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación.

d. Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del proyecto.

e. Formalizar la aceptación del alcance con el cliente.

El alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y nos ayuda a: a. Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. b. Facilitar la asignación clara de responsabilidades. c. Definir la línea base para la medición del desempeño y control. d. Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables. e. Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto. f. Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo para terminar exitosamente. Una vez formalizada la aceptación del alcance, no basta con guardarlo y olvidarse de él, es necesario llevar un control de los cambios que llegasen a surgir.

Durante el desarrollo del proyecto, se puede necesitar una revisión o redefinición del alcance para reflejar estos cambios; la clara definición del proyecto es crítica para el éxito del mismo.

Entre los factores que pueden surgir en la administración de contratos y dificultar su desarrollo se encuentran: a. La falta de entendimiento y/o comunicación b. Documentación pobre (escasa, nula o confusa). c. Objetivos ambiguos. d. Altos costos.

La definición del alcance es una de las herramientas utilizadas en la Administración de Contratos, que en conjunto buscan desarrollar la habilidad de administrar muchos proyectos con la menor cantidad de recursos.

En ocasiones, no se le dedica el tiempo y la importancia necesaria a este tipo de herramientas, sin embargo, es importante considerar que son la base para el cumplimiento de las expectativas del proyecto.

Nota Técnica Internacional

Revista Costos #279 - Diciembre | 2018

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